Báo cáo phân tích thiết kế hệ thống- hạch toán kế toán của công ty xuất nhập khẩu lương thực thực phẩm

Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán của công ty xuất nhập khẩu lơng thực thực phẩm
Mục lục
Các Phần Nội Dung
Trang
Phần I
Mục Lục
1
Nhận Xét Đánh Giá Của Giáo Viên
2
Lời Nói Đầu
3
Phần II
Khảo Sát Hiện Trạng và Xác lập Dự án
4
Hiện Trạng Của Hệ Thống Hoạch Toán Kế Toán
4
GiảI Pháp
5
Dữ Liệu Đầu Ra
5
Phần III
Các Sơ Đồ Biểu Diễn Chức Năng Của Hệ thống
6
Mô hình phân rã chức năng hệ thống hạch toán kế toán
6
Sơ đồ luồng dữ liệu
9
Phần IV
Phân tích các dữ liệu của hệ thống
13
Mô Hình Thực Thể Liên Kết

13
Mô Hình Quan Hệ Giữ Liệu
13
Phần V
Thiết kế Tệp
14
Một Số Tệp Cơ Sỡ Dữ Liệu
14
Một Số From Chính
16
Phần VI
kết Luận
18
Nhận xét đánh giá của giáo viên
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
1
Ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng h¹ch to¸n kÕ to¸n cña c«ng ty xuÊt nhËp khÈu l¬ng thùc thùc phÈm
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - -
Gi¸o viªn
2
Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán của công ty xuất nhập khẩu lơng thực thực phẩm
Lời nói đầu
Sự phát triển của ngành công nghệ thông tin trong những năm gần đây đã đem lại
những thành tựu to lớn trong việc phát triển kinh tế. Những chơng trình tin học ứng
dụng ngày càng nhiều. Rất nhiều công việc thủ công trớc đây nay đã đợc sử lý bằng
các phần mềm chuyên dụng, đã giảm đáng kể công sức ngời lao động, công việc đợc
xử lý nhanh chóng và độ chính xác cao. Để có đợc một phần mềm tin học ứng dụng
đáp ứng nhu cầu công việc đặt ra thì những ngời lập trình phải đi phân tích tìm hiểu
hệ thống làm việc của chơng trình, và từ đó xây dựng lên một phần mềm ứng dụng
quản lý chơng trính đó bằng một ngôn ngữ lập trình nào đó. Chơng trình, phần mềm
ứng dụng đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực quản lý,nó là những công cụ hỗ trợ
đắc lực và hầu nh không thể thiếu nhằm đáp ứng đầy đủ nhất thuận lợi nhất những
đòi hỏi của công việc quản lý nhờ những công cụ trợ giúp có sẵn nh Access,

SQLServer l một phần mềm nh vậy nó đợc ứng dụng rộng rãi trong công tác quản
lý, không những thế nó còn là một ngôn ngữ lập trình khá mạnh giúp cán bộ quản lý
có thể viết những chơng trình để sử sụng cơ sơ dữ liệu hay giải quyết một yêu cầu
nào đó,phần mền ứng dụng này đã phần nào trợ giúp các nhà quản lý trở lên nhanh
chóng ,thuận lợi,chính xác và kịp thời với những tính năng có sẵn sát với thực tế
quản lý.
Chơng trình Phân tích thiế kết hệ thống hạch toán kế toán của công ty xuất nhập
khẩu l ơng thực thực phẩm là một chơng trình đợc xây dựng nhằm đáp ứng những
đòi hỏi đặt ra của quá trình quản lý nh nhập thông tin về hàng hoá nhập về và xuất
đi, tìm kiếm, thống kê, in báo cáo và rất nhiều công việc khác một cách nhanh
chóng và thuận tiện ,chính xác một cách hệ thống.Trong chơng trình phần mền ứng
dụng này thì chơng trình nghiên cứu phân tích thiết kế hệ thống đóng vai trò rất
quan trọng trong việc thiết kế chơng trình phần mền ,nhìn vào bản phân tích ta có
thể hiểu đợc ngời lập trình muốn làm gì và hiểu đợc sự hoạt động của hệ thống.
3
Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán của công ty xuất nhập khẩu lơng thực thực phẩm
Chơng I
Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án
I. Hiện trạng của hệ thống hạch toán kế toán (HTKT)
trong công ty xuất nhập khẩu lơng thực, thực
phẩm.
1. Vài nét cơ bản về hệ thống HTKT :
Hầu hết các ứng dụng kế toán trên thị trờng hiện nay đều hớng đến mục
đích tin học hoá công tác kế toán trong các cơ sở làm việc, kinh doanh, từ văn
phòng cho dến nhà máy sản xuất.
Nh chúng ta đã biết bản thân kế toán là công việc tính toán khá mất thời
gian. Những năm trớc đây trình độ tin học cha phát triển, hầu hết các kế toán
viên sử dụng máy tính bỏ túi để thực hiện công việc thống kê bút toán, tính tồn
quỹ, tồn kho, công nợ, thu chi, chi phí giá thành, Những công việc này có thể
mất nhiều ngày hay nhiều tuần để kết thúc kỳ kế toán.

Ngày nay với sự trợ giúp của máy tính, công việc tính toán và kết sổ kế toán
ngày một cải thiện. Bắt đầu từ việc sử dụng các phần mềm quản lý, công việc kế
toán trở lên dễ dàng hơn.
Và để cho việc quản lý đợc hoàn thiện hơn chúng ta phải đi phân tích hệ
thống hạch toán kế toán.
2. Thực trạng của hệ thống HTKT trong công ty xuất nhập khẩu lơng thực,
thực phẩm.
Yếu kém :
o Thiếu vắng : Không có hệ thống hạch toán kế toán hoàn chỉnh để quản
lý, kiểm kê, theo dõi và đáp ứng các nhu cầu thay đổi hàng ngày.
o Kém hiệu quả trong việc quản lý hàng nhập về, hàng xuất kho, hàng
tồn kho, việc thanh toán, thu chi diễn ra chậm.
o Các công việc nh: thống kê hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn kho, công
nợ, chi phí giá thành, hầu hết các nhân viên đều dùng máy tính bỏ
túi để tính toán, thống kê nên công việc kéo dài nhiều ngày hoặc có
thể nhiều tuần lễ để có đợc bản thống kê báo cáo về kỳ kế toán.
o Công việc theo dõi, thực hiện đơn hàng không sát, xảy ra nhiều sai sót
do phân tán về quản lý.
o Tổn phí : Do quá trình đối chiếu thủ công để khớp từ khi dự trù đơn
hàng, hàng nhận, phiếu giao hàng và hoá đơn thanh toán.
o Và đó là nguyên nhân gây ra những nhợc diểm :
+ Tốn rất nhiều thời gian và công sức.
+ Dễ nhầm lẫn và sai sót.
+ Khó kiểm tra và quản lý.
+ Công việc tìm kiếm rất khó khăn.
+ Cập nhập và sửa đổi không thuận tiện.
+ Hiệu quả, năng xuất thấp.
Do đó hệ thống quản lý hạch toán kế toán cần phải sửa đổi lại cơ cấu quản lý,
hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả để dễ quản lý đến từng công việc.
Mục tiêu

o Khắc phục các yếu kém.
o Tăng cờng quản lý, kiểm tra đầu vào và đầu ra của hệ thống.
4
Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán của công ty xuất nhập khẩu lơng thực thực phẩm
o Tạo ra một hệ thống hạch toán kế toán hoàn chỉnh.
o Tổ chức theo dõi quản lý đơn hàng, hàng nhập kho, xuất kho, hàng tồn
kho, đơn hàng một cách chặt chẽ, tránh các sai sót hoặc sự chậm chễ
với các đơn hàng.
II. Giải pháp
Cần tổ chức lại cơ cấu quản lý.
Tin học hoá toàn bộ công đoạn thủ công trong kế toán.
Nghiên cứu, phân tích hệ thống một cách tỉ mỉ, chi tiết để từ đó viết ra một
phần mềm hạch toán kế toán phù hợp với hệ thống của công ty.
Tiển dụng đội ngũ kế toán thông thạo về vi tính.
Việc thống kê sổ sách, dữ liệu, tìm kiếm, sửa chữa, báo cáo, trả lời các đơn
hàng cần đợc xử lý bằng máy tính.
III. Dữ liệu đầu ra
- Trong hệ thống thông tin quả lý có những thông tin đầu vào khác nhau.
- Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi, thông tin này mang tính chất
thay đổi lâu dài.
- Những thông tin mang tính chất thay đổi thờng xuyên, phải luôn luôn cập nhật
và xử lý.
- Những thông tin có tính chất thay đổi tổng hợp, đợc tổng hợp từ các thông tin
của cấp dới phải xử lý định kỳ theo thời gian.
+ Thông tin về các mặt hàng,
+ Thông tin về giá cả.
IV. Dữ liệu đầu ra là các thông tin xử lý bao gồm các
thông tin sau:
Bảng biểu và các báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng đợc tổng
hợp và phục vụ cho nhu cầu quản lý, nó phản ánh trực tiếp mục đích của hệ

thống quản lý, các bảng biểu phải đảm bảo chính xác kịp thời.
- Bảng thống kê các hoá đơn đặt hàng, giao hàng, mua hàng và
nhận hàng.
- Bảng thống kê báo cáo về các mặt hàng xuất khẩu.
- Bảng thống kê báo cáo về các mặt hàng nhập khẩu.
- Bảng thống kê báo cáo về các mặt hàng còn tồn kho.
- Thống kê các khoản thu chi hàng tháng.
- Bảng thống kê tồn quỹ (Để tính tồn quỹ cần có các số liệu thu
chi và tồn quỹ đầu kỳ của cuối tháng hiện tại).
- Các thông tin trả lời ngời quản lý.
- Bảng tổng kết thống kê chơng trình hạch toán kế toán của mỗi
kì.
Chơng II
Các Sơ Đồ Biểu Diễn Chức Năng Của Hệ thống
5
Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán của công ty xuất nhập khẩu lơng thực thực phẩm
I. Mô hình phân rã chức năng hệ thống hạch toán kế
toán.
- Sơ đồ phân cấp chức năng cho ta cái nhìn tổng quát về các chức năng của hệ
thống, nó giúp xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích và tăng cờng cách
tiếp cận logic tới phân tích hệ thống. Hệ thống hạch toán kế toán trong công ty
bao gồm các chức năng chính: quản lý sách, quản lý độc giả, mợn trả sách, tra
cứu, báo cáo.
Tìm Kiếm Thống Kê
Báo Cáo
ThoátCập Nhập
Dữ Liệu
Quản Lý Hệ Thống
Hạch Toán - Kế Toán
Xoá

Sửa
Nhập
Tìm kiếm theo tên
hàng
Tìm kiếm theo thời
gian
Tìm kiếm theo đơn
hàng
Báo cáo thu chi
hàng tháng
Báo cáo các mặt
hàng
Thống kê đơn hàng
6
Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán của công ty xuất nhập khẩu lơng thực thực phẩm
Sơ đồ phân cấp chức năng mức đỉnh gồm các chức năng nh trên thể hiện một hệ
thống kế toán :
7
Cập Nhập Dữ
Liệu
Cho phép nhập vào các dữ liệu: Hoá đơn, đơn hàng, các
mặt hàng xuất khẩu, các mặt hàng nhập khẩu, các mặt
hàng tồn kho, giá cả của từng loại mặt hàng,.
Sửa đổi các thông tin về hàng hoá, giá các mặt hàng, đơn
hàng,
Xóa các thông tin về hàng hoá, đơn hàng, khách hang,.
Tìm Kiếm
Tìm kiếm bằng cách nhập vào tên của một mặt hàng nào
đó và hệ thống sẽ kiểm tra, trả về kết quả.
Tìm kiếm bằng cách nhập vào thời gian, hệ thống sẽ trả

ra kết quả là các hoá đơn, mặt hàng, trong thời gian đã
nhập.
Tìm kiếm theo đơn hàng sẽ đ a ra các thông tin về khách
hàng, hàng hoá nhập, xuất, thông tin chi tiết về các mặt
hàng,
Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán của công ty xuất nhập khẩu lơng thực thực phẩm
Sau khi công việc đợc hoàn tất, chơng trình sẽ hỏi để lu kết quả, nếu ngời dùng đồng
ý lu lại thì hệ thống sẽ tự động lu lại kết quả về công việc đã làm.
8
Báo Cáo
Thống Kê
Báo cáo thống kê về các khoản thu chi hàng tháng, các
khoản thanh toán hoá đơn,
Báo cáo thống kê các mặt hàng nhập về, các mặt hàng
xuất khẩu,
Báo cáo thống kê về đơn hàng cho biết chi tiết về khách
hàng, mặt hàng xuất (nhập), giá của mặt hàng đó,
Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán của công ty xuất nhập khẩu lơng thực thực phẩm
V. Sơ đồ luồng dữ liệu.
Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh:
- Giải thích:
+ Nhân viên quản lý cập nhập thông tin dữ liệu cần thiết và hệ thống sau khi
xử lý trả ra kết quả về các thông tin đã cập nhập.
+ Sau khi đã cập nhập nhân viên có thể đa ra một yêu cầu tìm kiếm bất kì, hệ
thống sẽ trả ra các thông tin tìm kiếm đợc.
+ Sau môix kỳ kế toán thì các nhân viên phải thống kê sổ sách, chỉ cần nhập
vào các yêu cầu thống kê hệ thống sẽ tự động trả ra kết quả thống kê.

9
Nhân Viên

Quản Lý
Hệ Thống Quản Lý Hạch
Toán - Kế Toán L ơng
Thực, Thực Phẩm Của
Công Ty
Trả ra các thông tin đã cập nhập
Trả ra các thông tin tìm kiếm
Yêu cầu cập nhập thông tin
Yêu thông tin tìm kiếm
Kết quả thống kê
Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán của công ty xuất nhập khẩu lơng thực thực phẩm
Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.
10
Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán của công ty xuất nhập khẩu lơng thực thực phẩm
Khách hàng
Khách hàng
Kho hàng Khách hàngĐơn Hàng Kho hàng
Trả ra KQ cập nhập, tìm kiếm thống kê
Yêu cầu cập nhập, tìm kiếm,thống kê DL
Xuất tyhông tin các mặt hàng, khách hàng,
Yêu cầu thông tin về các bảng dữ liệu
Nhân Viên Quản Lý
Thống Kê
báo cáo
Cập Nhập
Dữ Liệu
Dữ liệu cần tìm kiếm
Trả ra kết quả tìm thấy
Thoát khỏi hệ thống
Yêu cầu thoát

Hàng Hóa Thời GianĐơn Hàng
Tìm Kiếm
Dữ Liệu
Thoát
11
Khách hàng
Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán của công ty xuất nhập khẩu lơng thực thực phẩm
Sơ đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh.
a. Chức năng cập nhập dữ liệu:
b. Chức năng xuất dữ liệu
Giá Hàng Kho hàngKho hàng
Nhập Dữ
Liệu
Sửa Dữ
Liệu
Khách hàng
Xoá Dữ
Liệu
Khách hàng Hàng Hóa Đơn Hàng
Nhập thông tin dữ liệu
Bảng dữ liệu đã nhập
B
ả
n
g

d
ữ

l

i
ệ
u

đ
ã

đ
ợ
c

s
ử
a
N
h
ậ
p

t
h
ô
n
g

t
i
n

c

ầ
n

s
ử
a
Nhập thông tin cần xóa
B
ả
n
g

d
ữ

l
i
ệ
u

đ
ã

x
o
á

t
h
e

o

y
ê
u

c
ầ
u

Nhân Viên Quản Lý
12
Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán của công ty xuất nhập khẩu lơng thực thực phẩm
Nhân Viên Quản Lý
Xuất hàng
(theo số hàng xuất)
Mặt Hàng(xuất/nhập) Đơn Hàng Giá Hàng Khách Hàng
Yêu cầu số l ợng hàng nhập về
Bảng danh sách khách hàng và hang nhập về
Y
ê
u

c
ầ
u

s
ố

l
ợ
n
g

h
à
n
g

x
u
ấ
t

đ
i
B
ả
n
g

d
a
n
h

s
á
c

h

k
h
á
c
h

h
à
n
g

v
à

h
a
n
g

x
u
ấ
t
Xuất hàng
(the số hàng nhập)
13
Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán của công ty xuất nhập khẩu lơng thực thực phẩm
Chơng III

Phân tích các dữ liệu của hệ thống
I. Mô hình thực thể liên kết.
Kiểu thực thể liên kết là nguồn thông tin cần thiết cho hệ thống ,các kiểu thực
thể có thể xuất hiện ở các tác nhân ngoài, các luồng thông tin nội bộ hoặc các
kho dữ liệu
Đối với hệ thống hạch toán kế toán của công ty xuất nhập khẩu lơng thực thực
phẩm cần có hai kiểu thực thể đó là:
+ Kiểu thực thể hàng hoá,
+ Kiểu thực thể khách hàng,
+ Kiểu thực thể đơn hàng.
Hệ thống thống hạch toán kế toán của công ty quản lý rất nhiều mặt hàng,
khách hàng và đơn hàng. Một khách hàng có thể có nhiều đơn hàng và mua
nhiều mặt hàng, nhng mỗi đơn hàng thì chỉ ứng với một khách hàng. Một mặt
hàng thì lại có thể bán cho nhiều khách hàng khác nhau và có nhiều đơn hàng
đặt mua một mặt hàng. Nh vậy kiểu liên kết giữa khách hàng và hàng hóa là
kiểu liên kết nhiều nhiều(n-n), khách hàng với đơn hàng là kiểu liên kết một
nhiều(1-n), đơn hàng với hàng hóa là kiểu liên kết một nhiều(1-n).
Kiểu liên kết này đợc chuyển thành kiểu liên kết (1-n) nhờ một kiểu thực
thể trung gian đó là kiểu thực thể nhân viên quản lý.
Bảng mô hình thực thể liên kết:
II. Mô hình quan hệ dữ liệu.
Chơng IV
Thiết kế tệp
I. Một số tệp cơ sơ dữ liệu.
1. Hồ sơ khách hàng(Khách hàng)
14
Hàng Hóa NV Quản lý Đơn hàng
Khách hàng
Ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng h¹ch to¸n kÕ to¸n cña c«ng ty xuÊt nhËp khÈu l¬ng thùc thùc phÈm
2. C¸c mÆt hµng

trong c«ng
ty(Hµng hãa)
15
Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán của công ty xuất nhập khẩu lơng thực thực phẩm
3. Các đơn hàng đợc đặt(Đơn hàng)
3. Chi
tiết
về
đơn
hàng(Đồng Đơn Hàng)
16
Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán của công ty xuất nhập khẩu lơng thực thực phẩm
II. Một số from chính.
1. From đăng ký khách hàng:
2.
From nhập hàng hoá:
3. From đặt hàng:
4. m
17
Ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng h¹ch to¸n kÕ to¸n cña c«ng ty xuÊt nhËp khÈu l¬ng thùc thùc phÈm
4. From t×m kiÕm:
5. Fro
m
söa
d÷
liÖu:
18
Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán của công ty xuất nhập khẩu lơng thực thực phẩm
Chơng V
Kết Luận

Chơng trình quản lý hệ thống hạch toán kế toán trên đây có một số công đoạn
thủ công nhờ tự động hoá nhờ máy tính sẽ trở lên nhanh và hiệu quả hơn trớc.
Các công đoạn cập nhập dữ liệu nh sửa, xóa, tìm kiếm, đã đa nên tự động hoá, các
thông số thống kê đợc thiết kế trên máy và in ra giấy.
Do đó có thể giảm đợc chi phí thời gian đồng thời tránh đợc những sai xót, lầm lẫn,
mang lại hiệu quả cao.
Em hy vọng với chơng trình này có thể đóng góp một ý kiến hay, một ý tởng
nào đó cho việc xây dựng hệ thống quản lý hệ thống hạch toán kế toán.
Chơng trình quản lý hệ thống hạch toán kế toán trên chỉ mang ý nghĩa xây
dựng một mô hình hệ thống quản lý theo phán đoán chủ quan ,với kinh nghiệm về
ngành kế toán và trình độ chuyên môn còn non yếu của bản thân nên không thể
tránh đơc sau sót mong đợc sự góp ý chân thành của các thầy cô và các bạn.
Chúng em xin chân thành cảm ơn sự hớng dẫn tận tình các thầy cô giáo trong khoa
Công nghệ thông tin đặc biệt là thầy Nguyễn Minh Quý và các ý kiến đóng góp của
bạn bè để chơng trình này hoàn thành.
Nhóm thực hiện
Hoàng Xuân Hoài
Chu Thiều Quang
19