Báo cáo phân tích thiết kế hệ thống quản lý học viên HVKTQS

Quản lý học viên HVKTQS

Nguyễn Văn Luật

Tin Học 39

LỜI NÓI ĐẦU
Với sự phát triển và ứng dụng mạnh mẽ của công nghệ thông tin. Máy tính
đã trợ giúp con người trên nhiều lĩnh vực làm tăng hiệu quả của công việc và giảm
đáng kể sức lao động của con người. Những thế hệ máy tính sau ra đời có kế thừa
và phát triển của thế hệ trước tỏ ra ngày cành mạnh mẽ thoả mãn những yêu cầu
công việc của con người cũng như giải trí của con người. Và máy tính và các phần
mềm tiện ích chắc chắn sẽ không bao giờ ngừng phát triển vì nhu cầu của con
người theo từng giai đoạn phát triển là khác, nhau sau cao hơn trước.
Với việc ứng dụng tin học vào các công việc quản lý nói chung là cuộc
cách mạng có tính quyết định trong bước phát triển của ngành quản lý. Cùng với
chương trình tin học hoá quốc gia hiện nay thì hệ thống thông tin đã trở thành một
khái niệm quen thuộc cho tất cả các ngành, mà nó không còn chỉ riêng với ngành
công nghệ thông tin. Vì vậy yêu cầu với một hệ thống thông tin hoạt động có hiệu
quả thì cần có tính chính xác, tính nhanh chóng, tính thân thiện với người dùng, và
tính kinh tế cao.
Để một hệ thống thông tin đi vào hoạt động có hiệu quả thì bước đầu tiên vô
cùng quan trọng là việc thiết kế, tổ thể hệ thống thông tin đó. Nếu việc thiết kế hệ
thống tốt thì sẽ giúp ta có thể triển khai được chương trình một cách vô cùng thuận
lợi, và hiệu quả từ bước cài đặt đến bước đi vào sử dụng, và làm giảm đáng kể chi
phí, thời gian và công sức. Đây là một vấn đề quan trọng cho các nhà làm công tác
quản lý cũng như người tiến hành thiết kế theo đơn đặt hàng của các nhà quản lý.
Đây cũng chính là mục tiêu của môn học: Phân tích thiết kế hệ thống, một môn học
nhằm trang bị cho các học viên nghành công nghệ thông tin những kiến thức cơ
bản quan trọng nhất trước khi bước vào phát triển một chương trình quản lý. Trong
phạm vi baì tập lớn của môn học của em là: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý

học viên quân sự - HVKTQS. Qua môn học này và bài tập lớn đã giúp em hiểu sâu
hơn về tầm quan trọng của việc thiết kế hệ thống thông tin trước khi chiển khai cài
đặt một phần mềm quản lý. Nhưng do kinh nghiệm còn hạn chế nên trong bài khó
trnhs khỏi những sai sót rất mong cô giáo và các bạn giúp đỡ em để em có thể hoàn
thành môn học này với kết quả tốt nhất làm tiền đề cho phát triển về sau.
Em xin chân thành cảm ơn cô Chu Thị Hường đã giúp đỡ em hoàn thành bài tập
lớn của môn học này!

1


Quản lý học viên HVKTQS

Nguyễn Văn Luật

Tin Học 39

MỤC LỤC
PHẦN I: MÔ TẢ NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG……………………………............5
I. Mô tả chung về nghiệp vụ của hệ thống quản lý học viên………………………...5
1.Nhiệm vụ cơ bản chung…………………………………………………………...5
2.Cơ cấu tổ chức phân công trách nhiệm………………………………….............6
3. Quy trình sử lý........................................................................................................7
4. Các mẫu biểu……………………………………………………………………...9
5. Mô hình tiến trình nghiệp vụ…………………………………………………...13
II. Xử lý sơ bộ, tổng hợp kết quả khảo sát…………………………………………...14
1 Mô tả chi tiết công việc………………………………………………………..14
2 Mô tả chi tiết về dữ liệu……………………………………………………….16
3

Tổng hợp các xử lý…………………………………………………………….21

PHẦN II : PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG…………………………..24
I. Sơ đồ phân rã chức năng…………………………………………………….......24
1. Xác định các chức năng chi tiết……………………………………………….24
2. Gom nhóm chức năng…………………………………………………………25
3. Sơ đồ phân giã chức năng……………………………………………………..26
II. Sơ đồ luồng dữ liệu………………………………………………………………27
1. Định nghĩa các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ…………………………………27
2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0……………………………………………………..28
3. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1……………………………………………………..29
4. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2……………………………………………………..29
5. Kết luận ………………………………………………………………………...31
6. Các đặc tả chức năng…………………………………………………………..31
PHẦN III : PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU……………………………….36
I. Mô hình thực thể liên kết mở rộng……………………………………………….36
1. Xác định kiểu thực thể, kiểu thuộc tính………………………………………..36
2. Xác định kiểu liên kết…………………………………………………………...38
3. Vẽ ER mở rộng………………………………………………………………….39
II. Chuyển đổi từ mô hình thực thể mở rộng sang mô hình thực thể kinh điển…..39
1. Các quy tắc chuyển đổi từ mô hình thực thể mở rộng sang mô hình thực

thể kinh điển áp dụng cho bài toán…………………………………………….39

2


Quản lý học viên HVKTQS

Nguyễn Văn Luật

Tin Học 39

2. Vẽ mô hình thực thể kinh điển…………………………………………………40
III. Chuyển đổi từ MH thực thể kinh điển sang MH thực thể hạn chế………….....41
1. Các quy tắc chuyển đổi từ mô hình thực thể kinh điển sang mô hình

thực thể hạn chế áp dụng cho bài toán…………………………………………41
2. Định nghĩa các ký hiệu trong mô hình………………………………………….41
3. Vẽ mô hình thực thể hạn chế……………………………………………………42

4. Mô tả chi tiết các bảng trong mô hình quan hệ………………………………..42
IV. Kết luận……………………………………………………………………………..49
PHẦN IV: THIẾT KẾ GIAO DIỆN NGƯỜI DÙNG………………………………...50
1. Sơ đồ phân giã chức năng…………………………………………………….....50
2. Thiết kế giao diện người dùng…………………………………………………..51

3. Kết luận…………………………………………………………………………..54
PHẦN V . KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN…………………………………55
1. đánh giá công việc và kết luận ……………………………………………………....55
2. Phương hướng mở rộng ……………………………………………………………..55

Tài liệu tham khảo………………………………………………………………..55

3


Quản lý học viên HVKTQS

Nguyễn Văn Luật

Tin Học 39

PHẦN I : MÔ TẢ NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG
I.Mô tả chung về nghiệp vụ của hệ thống quản lý học viên
1. Nhiệm vụ cơ bản chung.
Quản lý học viên của các trường đại học, cao đẳng nói chung, tại Học Viện
Kỹ Thuật Quân Sự nói riêng là một công việc rất phức tạp, nó đòi hỏi phải quản lý
số lượng lớn, kết xuất nhiều thông tin, nhiều số liệu cần phải sử lý mà làm thủ công
thì mất rất nhiều công sức mà độ chính xác không cao không đảm bảo được yêu
cầu thực tế. Do vậy việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý học viên tại
HVKTQS là một việc làm vô cùng quan trọng nó đã giải quyết tốt các vấn đề khó
khăn đã nêu ở trên, nó đem lại hiệu quả cao do thao tác trên máy tính cùng các
phần mềm hỗ trợ tiện dụng thời gian thao tác ngắn độ chính xác tin cậy cao, giảm
sức lao động, thời gian và kinh phí một các đáng kể.
Hệ thống quản lý học viên cùng các hệ thống khác tạo ra sự hoạt động thống
nhất trong học viện. Nhiệm vụ cơ bản của hệ thống quản lý học viên: lá theo dõi
quản lý toàn bộ quá trình học tập và rèn luyện của từng học viên của HVKTQS từ
khi nhập học đến khi tốt nghiệp ra trường, không để xảy ra sai sót về kế quả học
tập và rèn luyện của học viên. Hệ thống quản lý học viên giúp phòng đào tạo theo
dõi đánh giá được tình hình học tập, rèn luyện của toàn bộ học viên trong học viện
qua từng giai đoạn từng học kỳ từng năm. Đó là điều kiện thuận lợi để phòng đào
tạo xác định các kế hoạch đào tạo khác trong năm học: tổ chức thi lại, xét học
bổng, lưu ban, lên lớp. Đồng thời qua cong tác quản lý chung cho việc xét các danh
hiệu thi đua khen thưởng và làm các công tác xét kế nạp Đảng, thăng quân hàm
cho học viên và đồng thời căn cứ vào đó để tiến hành các biện pháp giáo dục xử lý
kỷ luật với những học viên yếu kém.
Các nhiệm vụ cụ thể của hệ thống quản lý học viên hệ quân sự cần thực hiện
là:
Lưu trữ đầy đủ các thông tin về một học viên(hồ sơ học viên, điểm học chung

từng học viên của học, kỳ năm học số đơn vị học trình nợ của năm học đã trả và
chưa trả được, kết quả rèn luyện) để làm các công tác đánh giá về học viên qua
từng kỳ học năm học và toàn khoá theo quy định của Bộ giáo dục và của học viện.
Tổng kết phân loại học lực của học viên từng giai đoạn, từng học kỳ, từng
năm học. Kết xuất được các thông tin về kết quả học tập đối với từng học viên,
từng lớp, từng đơn vị, từng hệ- tiểu đoàn, làm cơ sở để các đơn vị theo dõi được
quá trình học tập của học viên và từ đó đối chiếu với kết quả rèn luyện của học
viên đó. Từ đó để các hệ - tiểu đoàn đề ra các biện pháp chỉ đạo cụ thể nâng cao
4


Quản lý học viên HVKTQS

Nguyễn Văn Luật

Tin Học 39

chất lượng học tập, rèn luyện và làm công tác phát triển đảng viên xét đề nghị thi
đua khen thưởng, và có biện pháp giáo dục xử lý với các học viên yếu kém.
Truy vấn được danh sách các học viên thuộc các diện học bổng, học lại, thi lại
từng học kỳ và danh sách học viên lưu ban hàng năm theo qui chế của học viện.
Kết xuất các bảng biểu, mẫu báo cáo khoa học tổng quát hay chi tiết theo yêu
cầu của phòng đào tạo, các đơn vị đối với từng học viên, từng lớp theo từng năm
học. In bảng kết quả học tập, rèn luyện cho mỗi học viên khi tốt nghiệp ra trường.
2. Cơ cấu tổ chức và phân công trách nhiệm
Trong hệ thống quản lý học viên gồm 2 bộ phận chính :
a. Bộ phận phụ trách quản lý học tập của học viên (Phòng đào tạo)
Chia thành 4 bộ phận nhỏ
*. Bộ phận Quản trị hệ thống :
Bộ phận này gồm 3 bộ phận con là :

Quản trị quyền truy cập : Người quản trị hệ thống(administrator) là người toàn
quyền với hệ thống có quyền cho phép hay không cho phép người dùng (User)
được sử dụng các tài nguyên nào, cụ thể ở đây phòng đào tạo là người toàn quyền
với hệ thống, Giáo viên, học viên, Hệ tiểu đoàn là các User. Khi các User đăng
nhập hệ thống thì họ có quyền thay đổi tài khoản của họ.
Cập nhật danh mục dữ liệu hệ thống :
Thông thường vào đầu mỗi học kỳ bộ phận quản trị hệ thống phải nhập dữ liệu cho
các ngành, các lớp với các môn học đó chính là thời khóa biểu của lớp đó
Vơi các loại dữ liệu biến đổi không nhiều trong quá trình hoạt động của hệ thống
thì chúng được cập nhật ngay mỗi giai đoạn hoạt động, ở đây ta có các bảng dữ
liệu như :
Danh mục loại hình đào tạo
Danh mục môn học
Danh mục lớp học
Danh mục ngành
Danh mục niên khoá
Danh mục tỉnh
Bảo toàn dữ liệu hệ thống :

5


Quản lý học viên HVKTQS

Nguyễn Văn Luật

Tin Học 39

Để đảm bảo dữ liệu được toàn vẹn và tránh mất mát thì chúng cần được lưu lại sau
những khoảng thời gian nhất định, Và cũng để đảm bảo cho những đối chiếu sau

này nên bộ phận này đảm nhiệm sao lưu phục hồi dữ liệu.
*. Bộ phận quản lý học viên :
Đây là bộ phận đảm nhiệm quản lý học viên từ khi vào trường đến khi ra
trường. khi vào trường mỗi học viên được thành một bản ghi trong bảng hồ sơ học
viên. Các học viên này được chia vào các lớp và trong quá trình học tập nếu học
viên đó xuống lớp(lưu ban) thì chúng sẽ được cập nhật lại, mỗi lớp có một danh
sách học viên được dung để làm bảng điểm cho lớp học và dưới hệ, tiểu đoàn quản
lý học viên nhận học viên của mình về để quản lý.
*. Bộ phận quản lý kết quả môn học :
Đây là bộ phận đảm nhiệm kết quả học tập của các học viên.Sau khi thi kết
thúc môn học, Giáo viên nộp phiếu điểm thi hết môn cho bộ phận Quản lý kết quả
môn học, bộ phận này vào điểm, rồi lưu lại, gửi điểm cho khoa chủ quản và gửi về
cho hệ, tiểu đoàn quản lý học viên.
*. Bộ phận quản lý kết quả học tập :
Bộ phận này đảm nhiệm quản lý kết quả học tập của học viên, khi học viên
đănh nhập vào hệ thống có quyền xem kết quả học tập của mình theo tiêu chuẩn
học kỳ, năm học, đầu khoá đến hiện tại.
Bộ phận này cũng tổng hợp tình hình học viên được nhận học bổng, tình hình thi
lại của các học viên để báo cáo cấp trên và các hệ tiểu đoàn để xử lý.
Khi học viên tôt nghiệp thì bộ phận này cũng sẽ in bảng điểm tốt nghiệp cho mỗi
học viên.
b. Bộ phận quản lý rèn luyện (Hệ,Tiểu đoàn)
Bộ phận này chính là các hệ tiểu đoàn phụ trách chính là mảng rèn luyện của
học viên. Bộ phận này kết hợp với phòng đào tạo với các kết quả học tập của các
học viên của phòng đào tạo gửi về cùng với kết quả rèn luyện sẽ tổng hợp đánh giá
toàn diện tới tưng học viên. Sẽ phối hợp với cơ quan chưc năng làm công tác phát
triển Đảng, thăng quân hàm, thi đua khen thưởng, kỷ luật… với mỗi học viên.
3. Quy trình xử lý
Qua điều tra và khảo sát thực tế , Em thấy được quy trình làm việc cùng các
loại văn bản sử dụng trong hệ thống quản lý học viên tại học viện KTQS như sau:

Khi các học viên khoá mới nhập học thì bộ phận quản lý hồ sơ học viên tiến
hành cập nhật hồ sơ học viên mới, lưu các thông tin chi tiết về học viên đó. Để làm
việc này bộ phận quản lý hồ sơ học viên phải căn cứ vào hồ sơ dự tuyển và hồ sơ
6


Quản lý học viên HVKTQS

Nguyễn Văn Luật

Tin Học 39

nhập học của học viên, lấy những thông tin cần thiết lưu vào bảng HSHV. Dữ liệu
hồ sơ học viên là dữ liệu chung cho một số hệ thống quản lí khác. Đối với mỗi
khoá học mới ban cán bộ tiến hành phân và tách lớp theo các chuyên ngành mà học
viện đào tạo. Sau đó gửi danh sách học viên của các lớp học để bộ phận quản lý hồ
sơ học viên cập nhật danh sách lớp học cho các học viên. Sau khi đã ghép, tách lớp
xong, mỗi học kỳ phòng đào tạo có hệ thống lập kế hoạch đào tạo cho từng lớp:
các môn học trong học kỳ, thời khoá biểu, phân công giáo viên giảng dạy các môn
học.
Giáo viên thực hiện giảng dạy các môn học được phân công. Trong một hội
trường có thể ghép nhiều lớp cùng học chung một môn do một giáo viên đảm
nhiệm. Kết thúc môn học đó giáo viên tổ chức thi và cho điểm các học viên trong
các lớp học môn đó. Giáo viên tổng hợp kết quả thi của môn học, ghi vào phiếu
điểm của từng lớp và ký xác nhận gửi cho bộ phận quản lý điểm. Bộ phận quản lý
điểm tiến hành kiểm tra xem xét, nếu không có sai sót gì thì tiến hành cập nhật
điểm cho các học viên trong lớp đó vào bảng DHV. Đây là điểm lần thi chính thức
của học viên với môn học đó. Đồng thời bộ phận quản lý điểm gửi một bản sao
phiếu điểm cho lớp học đó thông quan tiểu đoàn quản lý học viên. Nếu học viên có
kiến nghị về điểm với giáo viên mà được giáo viên chấp nhận thì giáo viên sửa

điểm cho học viên và gửi phiếu điểm cho bộ phận quản lý điểm để bộ phận này sửa
điểm cho học viên.
Trong học viện, mỗi học kỳ được tổ chức thành hai giai đoạn học tập và thi
kiểm tra. Sau mỗi giai đoạn bộ phận quản lý điểm đều tính điểm trung bình của
giai đoạn đó để có đánh giá sơ bộ kết quả của từng giai đoạn và phục vụ một số
công tác khác. Cuối mỗi học kỳ, bộ phận tổng hợp kết quả tiến hành tính điểm
trung bình học kỳ cho các học viên, thực hiện thống kê cụ thể kết quả học tập của
từng học viên, gửi cho các hệ, tiểu đoàn, phòng đào tạo làm cơ sở để xem xét việc:
học bổng, và một số chế độ của học viên. Thống kê các học viên học lại, thi lại gửi
cho phòng đào tạo để lập kết hoạch học và thi lại cho các học viên đó. Kết thúc
năm học phòng đào tạo cùng hệ, tiểu đoàn tiến hành thống kê kết quả học tập và
rèn luyện để xét thăng quân hàm, lưu ban, học lại, thi lại. Nếu các học viên phải
lưu ban thì họ được sếp vào các lớp mới ở khoá dưới.
Khi học viên hoàn thành khoá học, bộ phận tổng hợp thống kê tiến hành tính
điểm trung bình của học viên, in ra bảng điểm cho từng học viên trong suốt quá
trình học tập tại học viện. Phòng đào tạo dựa vào kết quả học tập và quá trình rèn
luyện để phân loại và cấp bằng tốt nghiệp cho các học viên ra trường. Bộ phận
tổng hợp kết quả thống kê các số liệu học viên tốt nghiệp giỏi, khá, trung bình và
các học viên không đủ điều kiện tốt nghiệp.Sau đó gửi cho phòng đào tạo tiến
hành lập kế hoạch cho các học viên không đủ điều kiện tốt nghiệp học và trả các
môn học còn nợ.
7


Quản lý học viên HVKTQS

Nguyễn Văn Luật

Tin Học 39

4.Các mẫu biểu
a. Mẫu của phiếu điểm của từng lớp.

Bảng tổng hợp thi lại cho học viên
Danh sách thi bù và thi lại
Lớp ……………… Năm học ……………… Khoá ……
STT
1

Họ tên
Hoàng Văn A

Môn học
Mô A

Số
trình

Ghi
chú

3

Thi lại

Môn 1

Thi bù
4

Môn 2

4

Thi lại

8


Quản lý học viên HVKTQS

Nguyễn Văn Luật

Tin Học 39

b. Bảng tổng kết học tập và rèn luyện theo học kỳ

c.Bảng kết quả tổng hợp điểm và rèn luyện các nhân cho mỗi năm học:

9


Quản lý học viên HVKTQS

Nguyễn Văn Luật

Tin Học 39

d.Kết quả rèn luyện theo học kỳ 1
Lớp:……………… Đại đội:………….. Tiểu đoàn:….. Năm học:…………..

STT Họ và tên
1
Nguyễn Văn A

T8 T9 T10 T11 T12 T1 H.Kỳ1
Ghi chú
A A A A A A A
Kỷ luật không

e.Kết quả rèn luyện học kỳ 2
Lớp:……………… Đại đội:………… Tiểu đoàn:…... Năm học:……………..
STT

Họ và tên

T2 T3 T4 T5 T6 T7 H.Kỳ2

Ghi chú

f.Kết quả rèn luyện cả năm.
Lớp:……………. Đại đội:…………... Tiểu đoàn:…… Năm học:………….
STT
Họ và tên
Học kỳ 1 Học kỳ 2 Cả năm
Ghi chú

10


Quản lý học viên HVKTQS

Nguyễn Văn Luật

Tin Học 39

g. Bảng phân công giảng dạy
Kíp học:……… Học kỳ:…. Năm học:…………….

h. Thời khoá biểu

11


Quản lý học viên HVKTQS

Nguyễn Văn Luật

Tin Học 39

5 . Mô hình tiến trình nghiệp vụ (Định nghĩa ký hiệu sử dụng, vẽ mô
hình)
Định nghĩa ký hiệu sử dụng :
Ký hiệu hình chữ nhật
miêu tả các bộ phận của hệ thống quản lý, ví dụ như : bộ phận quản trị hệ thống, bộ
phận quản lý điểm, bộ phận quản lý điểm môn học, bộ phận quản lý kết quả học
tập
Bộ phận quản trị hệ
thống
- Cấp quyền truy cập
- ...

- ...

Ký hiệu elip miêu tả các tác nhân
các cơ quan liên quan đến quá trình quản lý học viên, chẳng hạn như: phòng đào
tạo, phòng khoa học và công nghệ, ban tổ chức, khoa công nghệ thông tin ...

Phòng đào tạo

Ký hiệu mũi tên chỉ hướng của luồng dữ liệu.

Hình vẽ :

12


Quản lý học viên HVKTQS

Nguyễn Văn Luật

Tin Học 39

II. Xử lý sơ bộ, tổng hợp kết quả khảo sát.
1. Mô tả chi tiết công việc
Các công việc chính của hệ thống được mô tả như các bảng sau:
a.Cập nhật hồ sơ và điểm học tập của học viên
Dự án: QL học viên
Loại:Phân tích hiện trạng
- Điều kiện ban đầu

Tiểu dự án: Cập nhập

Mô tả công việc
Công việc: Cập nhập hồ sơ
+ Khi các học viên của khoá mới nhập học
+ Khi có các học viên buộc thôi học, lưu ban
+ Sau định kỳ có yêu cầu cập nhập, bổ xung, chỉnh sử thông tin

- Thông tin đầu vào: Hồ sơ đăng ký dự tuyển và nhập học của học viên.
- Kết quả đầu ra: Cơ sở dữ liệu lưu trữ các thông tin có liên quan tới bản thân học viên.
- Nơi sử dụng: Ban cán bộ, phồng đào tạo, hệ, tiểu đoàn quản lý học viên.
Chú ý:
- Cập nhập kịp thời khi các học viên khoá mới đến nhập học, chỉnh sửa những thông tin
cần thiết đến từng học viên ở bất kỳ thời điểm nao.
- Với các học viên đào tạo liên kết với các trường, và học viên nước bạn phải có các tổ chức
thông tin riêng.

13


Quản lý học viên HVKTQS

Nguyễn Văn Luật

Tin Học 39

b.Tra cứu, in ấn
Dự án: QL học viên

Tiểu dự án: Cập nhập

Loại:Phân tích hiện trạng

Mô tả công việc
Công việc: Tra cứu in ấn

- Điều kiện ban đầu

+ Khi có yêu cầu xem hồ sơ học viên
+ Khi có đề nghị từ các hệ, tiểu đoàn học viên và yêu cầu cấp trên

- Thông tin đầu vào: Các yêu cầu, tiêu chí tìm kiếm, tra cưu.
- Kết quả đầu ra: Đưa ra được những thông tin theo yêu cầu, theo tiêu chí tìm kiếm.
- Nơi sử dụng: Ban cán bộ, hệ, tiểu đoàn quản lý học viên.
Chú ý:
- Tra cứu, tìm kiếm nhanh, đáp ứng yêu cầu cần thiết ở bất cứ thời điểm nào.
- Kết quả tìm kiếm phải chính xác.

c.Thống kê in ấn báo cáo
Dự án: QL học viên

Tiểu dự án: Cập nhập

Loại:Phân tích hiện trạng

Mô tả công việc
Công việc: Thống kê in ấn báo cáo

- Điều kiện ban đầu

+ Khi có yêu cầu thống kê, in ấn về các nội dung liên quan.
+ Khi có đề nghị từ các hệ, tiểu đoàn học viên và yêu cầu cấp trên

- Thông tin đầu vào: Các yêu cầu, tiêu chí thống kê báo cáo.
- Kết quả đầu ra: Đưa ra được những thông tin theo yêu cầu, theo tiêu chí thống kê báo cáo.
- Nơi sử dụng: Ban cán bộ, phòng đào tạo, hệ, tiểu đoàn quản lý học viên.
Chú ý:
- Phải có khả năng thống kê kết quả học tập, rèn luyện của học viên từ khi nhập học tới
thời điểm hiện tại phục vụ cho các phồng ban, đơn vị xét các tiêu chuẩn cho học viên.
-Các báo cáo, thống kê phải khoa học, đầy đủ thông tin theo yêu cầu.

14


Quản lý học viên HVKTQS

Nguyễn Văn Luật

Tin Học 39

2. Mô tả chi tiết về dữ liệu
Dự án:

Kiểu dự án: Bảng Học viên

Loại:

Mô tả dữ liệu

Trang:
Số tt:
Ngày:

Tên: Mã học viên
Định nghĩa: Dùng để phân biệt các học viên trong toàn Học Viện, mỗi học viên được
gán một mã riêng.
Cấu trúc và khuân dạng: Kiểu kí tự, gồm 7 trong đó có 5 kí tự đầu là số, 2 kí tự cuối
là chữ (qs).
Loại: Sơ cấp
Số lượng: 5000 mã
Ví dụ: 01350qs
Rằng buộc: Not null
Tên: Tên sin viên
Định nghĩa: Dùng để chỉ tên một học viên Học viện quản lý
Cấu trúc và khuân dạng: Kiểu kí tự, gồm từ 30 đến 40 kí tự, các chữ cái đầu viết hoa
Loại: Sơ cấp
Số lượng: 5000 tên
Ví dụ: Nguyễn Văn Luật
Rằng buộc:Not null (>=2 chữ)
Tên: Giới tính
Định nghĩa: Dùng để chỉ cán bộ là Nam hay Nữ
Cấu trúc và khuân dạng: Kiểu Bit, độ rộng là 1, Khuân dạng “1”: Nam; “0”: Nữ
Loại: Có cấu trúc
Ví dụ: 0
Rằng buộc: null
Tên: Ngày học
Định nghĩa: Dùng để chỉ ngày khai sinh của học viên
Cấu trúc và khuân dạng: Kiểu Smalldatetime, độ rộng 8
Loại: Có cấu trúc

15

Quản lý học viên HVKTQS

Nguyễn Văn Luật

Tin Học 39

Ví dụ: 02/03/06
Rằng buộc: Not null
Tên: Nơi sinh
Định nghĩa: Dùng để chỉ nguyên quán của học viên
Cấu trúc và khuân dạng: Kiểu kí tự, bao gồm 20 đến 30 kí tự, kí tự đầu viết hoa
Loại: Sơ cấp
Ví dụ: Hà Tây
Rằng buộc: null
Tên: Chức vụ
Định nghĩa: Dùng để chỉ chức vụ lớp cảu học viên
Cấu trúc và khuân dạng: Kiểu kí tự, bao gồm 15 kí tự, kí tự đầu viết hoa
Loại: Sơ cấp
Ví dụ: Lớp trưởng
Rằng buộc: null
Tên: Dân tộc
Định nghĩa: Dùng để xác định xem học viên đó là dân tộc nào
Cấu trúc và khuân dạng: Kiểu kí tự, bao gồm 15 kí tự, kí tự đầu viết hoa
Loại: Sơ cấp
Ví dụ: Kinh
Rằng buộc: Not null

Dự án:
Loại:

Kiểu dự án: Bảng Giáo viên
Mô tả dữ liệu

Trang:
Số tt:
Ngày:

Tên: Mã giáo viên
Định nghĩa:Dùng để xác định một giáo viên cụ thể, mỗi giáo viên có một mã riêng để phân biệt
với cán bộ khác
Cấu trúc và khuân dạng: Kiểu kí tự, gồm 4 kí tự số, 2 kí tự đầu chỉ mà bộ môn, 2 kí tự sau chỉ

16


Quản lý học viên HVKTQS

Nguyễn Văn Luật

Tin Học 39

số thứ tự của giáo viên trong bộ môn đó.
Loại:Sơ cấp
Ví dụ:0201 : (Nguyễn Bá Tường)thuộc bộ môn các hệ thống thông tin với STT là 01
Rằng buộc:Not null
Tên: Tên giáo viên
Định nghĩa: Dùng để chỉ tên một giáo viên Học viện quản lý
Cấu trúc và khuân dạng: Kiểu kí tự, gồm từ 30 đến 40 kí tự, các chữ cái đầu viết hoa
Loại: Sơ cấp

Số lượng: 5000 tên
Ví dụ: Nguyễn Văn Luật
Rằng buộc:Not null

Dự án:

Kiểu dự án: Bảng tài khoản

Loại:

Mô tả dữ liệu

Trang:
Số tt:
Ngày:

Tên: Mã người dung(ID)
Định nghĩa:Dùng để truy cập hệ thống
Cấu trúc và khuân dạng: Kiểu kí tự
Loại:Sơ cấp
Ví dụ: nguyenluat
Rằng buộc:Not null

Tên: Password
Định nghĩa: Dùng để truy cập vào hệ thống
Cấu trúc và khuân dạng: Kiểu kí tự (>=6 kí tự)
Loại: Sơ cấp
Ví dụ: quang_uy
Rằng buộc:Not null
Tên: Quyền truy cập

Định nghĩa: Sau khi truy cập vào hệ thống được quyền gí

17


Quản lý học viên HVKTQS

Nguyễn Văn Luật

Tin Học 39

Cấu trúc và khuân dạng: Administrator, User,Read Only..
Loại: Sơ cấp
Ví dụ: Administrator
Rằng buộc:Not null

Dự án:
Loại:

Kiểu dự án:Bảng Điểm học viên
Mô tả dữ liệu

Trang:
Số tt:
Ngày:

Tên : mã học viên
Định nghĩa: Dùng để phân biệt các học viên trong toàn Học Viện, mỗi học viên được gán một
mã riêng.
Cấu trúc và khuân dạng: Kiểu kí tự, gồm 7 trong đó có 5 kí tự đầu là số, 2 kí tự cuối là chữ

(qs).
Loại: Sơ cấp
Số lượng: 5000 mã
Ví dụ: 01350qs
Rằng buộc: Not null
Loại: Có cấu trúc
Ví dụ: 4.1
Rằng buộc: Not null
Tên: Mã môn học
Định nghĩa: dung để chỉ mã của môn phải học
Cấu trúc và khuân dạng: Kiểu kí tự, độ rộng 4, 2 kí tự đầu là mã bộ môn, 2 kí tứ chữ sau chỉ
mã của môn thuộc bộ môn đó
Loại: Có cấu trúc
Ví dụ: 02KA
Rằng buộc: Not null
Tên: điểm 1
Định nghĩa: dung để chỉ điểm thi lần đầu của môn học

18


Quản lý học viên HVKTQS

Nguyễn Văn Luật

Tin Học 39

Cấu trúc và khuân dạng: số (SmallInt) chỉ điểm thi môn học (0-10)
Loại: Có cấu trúc
Ví dụ: 9

Rằng buộc: Null
Tên: điểm 2
Định nghĩa: dung để chỉ điểm thi lần hai của môn học
Cấu trúc và khuân dạng: số (SmallInt) chỉ điểm thi môn học (0-10)
Loại: Có cấu trúc
Ví dụ: 6
Rằng buộc:Chỉ được cập nhật khi điểm 1 < 5 Null
Tên: điểm 3
Định nghĩa: dung để chỉ điểm thi lần ba của môn học
Cấu trúc và khuân dạng: số (SmallInt) chỉ điểm thi môn học (0-10)
Loại: Có cấu trúc
Ví dụ: 5
Rằng buộc:Chỉ được cập nhật khi điểm 1 < 5 và điểm 2 < 5 Null

3 Tổng hợp các xử lý
*. Lược đồ công việc
Tên dự án: Quản lý học viên tại HVKTQS
Tên kiểu dự án: Lược Đồ công việc
Ngày phỏng vấn: 22/04/2008
Chức năng:

Quản lý học viên

19


Quản lý học viên HVKTQS

Nguyễn Văn Luật

Tin Học 39

*. Tổng hợp các xử lý

- Quản lý học tập
STT

Mô tả công việc

Vị trí làm việc

T1

Quản lý, cung cấp
Phòng đào tạo
quyền truy cập hệ
thống, cập nhật dữ
liêụ hệ thống, sao lưu,
Backup dữ liệu

Tần xuất
Thường xuyên

Hồ sơ vào

Hồ sơ ra

D5,D6,D7,
D8

D1,D2

20


Quản lý học viên HVKTQS

Nguyễn Văn Luật

Tin Học 39

T2

Quản lý học viên

Bộ phận quản lý
học viên

Thường xuyên

D6

D3

T3

Quản lý kết quả môn
học

Bộ phận quản lý

môn học

Thường xuyên
khi có phiếu
điểm của giáo
viên gửi tới

D5,D6

D4

T4

Quản lý kết quả học
tập

Bộ phận quản lý
kết quả học tập

Thường xuyên
khi có yêu cầu

D4

D5,D6,D7,D
8

* Quản lý rèn luyện
Gồm các hệ tiểu đoàn các khối theo dõi rèn luyện của học viên.

Khi học viên mới nhập học theo đúng quy trình của học viện sẽ chia học viên
theo các chuyên nghành, và phân theo các lớp đào tạo sau đó để tiến hành phân về
các hệ tiểu đoàn đẻ tiến hành công tác quản lý học viên trên phương diện rèn
luyện. Thông thường tại học viên sẽ phân theo nguyên tắc gốc ngành, tức là gốc
ngành điện vào chung cùng tiểu đoàn, cơ vào chung tiểu đoàn. Từ các tiểu đoan sẽ
phân nhỏ thành các đại đội để quản lý. Ta có sơ đồ như trên. Vì thực tế tại các hệ
tiểu đoàn công việc quản lý rèn luyện của học viên do các cán bộ hệ, tiểu đoàn trực
tiếp tham gia quản lý sâu sát và nó bao gồm rất nhiều công việc cụ thể khác nhau:
Khi nhận học viên về hệ, tiêủ đoàn lập kế hoạch quản lý và trong quá trình quản lý

21


Quản lý học viên HVKTQS

Nguyễn Văn Luật

Tin Học 39

sẽ được sự chỉ đạo của ban giám đốc, văn phòng, và sự phối hợp với các cơ quan
công việc có nhiều thay đổi theo các quy định, và những kế hoạch của trên, của các
cơ quan chức năng của học viện. Nên công việc cần có những điều chỉnh phù hợp
và sự sát sao của cán bộ hệ, tiểu đoàn, và công việc này thừng làm thủ công, nên ở
đây em sẽ tập chung vào phần quả lý học tập của học viên còn phần quản lý chủ
yếu mang tính giới thiệu và phân tích những vấn đề liên quan của quản lý học tập
với rèn luyện.
d. Tổng hợp dữ liệu (Hồ sơ dữ liệu, Từ kết quả học tập và rèn luyện)
Số TT

Tên – Vai Trò

Công việc liên quan

D1

Lưu các thông tin về tài khoản
người dùng

T1

D2

Lưu các thông tin về hệ thống

T1

D3

Lưu các thông tin về hồ sơ học
viên

T2,T3,T4

D4

Lưu bảng điểm

T3,T4

D5

Các yêu cầu cho bộ phận quản lý

T1,T2,T3,T4

D6

Đưa ra các yêu cầu báo cáo

T1,T2,T3,T4

PHẦN II : PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG
I. Sơ đồ phân rã chức năng
1. Xác định các chức năng chi tiết
* Bộ phận quản lý học tập của học viên(Phòng đào tạo)
1, Truy cập hệ thống

17, Tổng hợp KQ học tập, rèn luyên theo năm

2, Thay đổi mật khẩu

18, Tổng hợp KQ học tập, rèn luyện toà khoá

22


Quản lý học viên HVKTQS

Nguyễn Văn Luật

Tin Học 39

3, Cấp quyền truy cập

19, Quản lý chuyển lớp, tách lớp

4, Cập nhật danh mục loại hình đào tạo

20, Cập nhất điểm thi kết thúc môn

5, Cập nhật danh mục môn học

21, In danh sách thi

6, Cập nhật danh mục lớp học

22, In phiếu điểm

7, Cập nhật danh mục ngành

23, Thống kê kết quả môn học

8, Cập nhật danh mục liên khoá

24, Thống kê số lượng học viên nợ môn

9, Sao chép dữ liệu

25, Tổng hợp quả học tập theo kỳ

10, Xoá dữ liệu

26, Tổng hợp kết quả học tập theo năm

11, Phục hồi dữ liệu

27, Tổng hợp kết quả học tập đến hiện tại

12, Thoát khỏi hệ thống

28, Tổng hợp kết quả học tập toàn khoá

13, Quản lý hồ sơ học viên

29, Tổng hợp học viên nhận học bổng

14, In danh sách học viên

30, Tổng hợp tình hình thi lại

15, Thống kê số học viên

31, In bảng điểm

16, Tổng hợp KQ học tập, rèn luyện theo kỳ

32, In bằng tốt nghiệp

* Bộ phận quản lý rèn luyện của học viên
Thực tế tại học viện hiện nay bộ phận này thường thao tác thủ công, do dặc thù

của bộ phận này là theo rõi tình hình rèn luyện của học viên hàng ngày sau đó tổng
hợp theo tháng và kỳ học, bộ phận này thường kết hợp với các cơ quan chức năng
của học viện chủ yếu là phòng đào tạo, ngoài ra có văn phòng, và một số cơ quan
khác để đánh giá học viên. Ví dụ như dựa vào kết quả học tập, kết quả theo dói
hàng tháng ra vào doanh trại,… để tổng hợp kết quả rèn luyện của từng học viên
theo từng tuần, thánh, kỳ, và năm học sau đó kết hợp cùng phòng đào tạo và các cơ
quan đánh giá toàn diện chất lượng học tập rèn luyện của học viên. Bộ phận này có
chức năng chính là tổng hợp kết quả học tập rèn luyện học viên phục vụ cho chức
năng tổng hợp học tập và rèn luyện theo kỳ (chức năng 16), tổng hợp học tập rèn
luyên theo năm(chức năng 17), và tổng hợp học tập rèn luyện toàn khoá(chức năng
18) ở trên.
2. Gom nhóm chức năng

23


Quản
lý học
HVKTQS
1, Truy
cậpviên
hệ thống

Nguyễn Văn Luật

Tin Học 39

2, Thay đổi mật khẩu
3, Cấp quyền truy cập
4, Cập nhật danh mục loại hình đào tạo

5, Cập nhật danh mục môn học
6, Cập nhật danh mục lớp học
7, Cập nhật danh mục ngành

Quản trị
hệ thống

8, Cập nhật danh mục liên khoá

Hệ thống quản
lý học viên

9, Sao chép dữ liệu
10, Xoá dữ liệu
11, Phục hồi dữ liệu
12, Thoát khỏi hệ thống
13, Quản lý hồ sơ học viên
14, In danh sách học viên
15, Thống kê số học viên
16, Tổng hợp KQ học tập, rèn luyên theo kỳ
17, Tổng hợp KQ học tập, rèn luyện theo năm

Quản lý
học viên

18, Tổng hợp KQ học tập rèn luyên toàn khoá
19, Quản lý chuyển lớp, tách lớp
20, Cập nhất điểm thi kết thúc môn
21, In danh sách thi
22, In phiếu điểm

23, Thống kê kết quả môn học

Quản lý
kết quả
môn học

24, Thống kê số lượng học viên nợ môn
25, Tổng hợp quả học tập theo kỳ
26, Tổng hợp kết quả học tập theo năm
27, Tổng hợp kết quả học tập đến hiện tại
28, Tổng hợp kết quả học tập toàn khoá
29, Tổng hợp học viên nhận học bổng

Quản lý
kết quả
học tập

30, Tổng hợp tình hình thi lại
31, In bảng điểm
32, In bằng tốt nghiệp

24


Quản lý học viên HVKTQS

Nguyễn Văn Luật

Tin Học 39

3. Sơ đồ phân giã chức năng

II. Sơ đồ luồng dữ liệu
1.Định nghĩa các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ
a. Các chức năng
Biểu diễn : Một chức năng được biểu diễn trong (BLD)bởi một hình tròn hoặc một
hình ô val, bên trong có tên của chức năng đó
Hình vẽ :
Tên chức năng

b. Các luồng dữ liệu

25