Báo cáo phân tích thiết kế hệ thống quản lý sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp đồ gỗ mỹ nghệ
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.81 MB, 61 trang )
GV: Chu Thị Hờng
Thực hiện: Đậu Hoài Nam TH39
Mục lục
Lời nói đầu
Chơng I: Khảo sát mô tả hệ thống
I. Hệ thống hiện tại
II. Mô tả nghiệp vụ hệ thống
1. Nhiệm vụ cơ bản
2. Nhiệm vụ từng bộ phận
a. Bộ phận quản lý nguyên liệu
b. Bộ phận quản lý sản xuất
c. Bộ phận quản lý bán hàng
d. Bộ phận tổng hợp kế toán
3. Tổng hợp về dữ liệu
a. Dữ liệu liên quan đến quản lý nguyên liệu
b. Dữ liệu liên quan đến quản lý sản xuất
c. Dữ liệu liên quan đến quản lý bán hàng
III. Nhận xét
IV. Phơng hớng giải quyết
Chơng II: Phân tích hệ thống về chức năng
I. Sơ đồ phân rã chức năng
1. Chức năng quản lý nguyên liệu
2.
Chức năng quản lý sản xuất
3.
Chức năng quản lý bán hàng
4.
Chức năng tổng hợp kế toán
II. Biểu đồ trình tự
1.
Quá trình quản lý nguyên liệu
2.
Quá trình quản lý sản xuất
3.
Quá trình quản lý bán hàng
4.
Quá trình thống kê kế toán
Chơng III: Phân tích hệ thống về dữ liệu
I.Mô hình thực thể liên kết mở rộng
1. Xác định kiểu thực thể, kiểu thuộc tính
2. Xác định kiểu liên kết
3. Định nghĩa các kiểu sử dụng trong ER
4. Vẽ mô hình liên kết ER mở rộng
II. Chuyển đổi từ mô hình thực thể mở rộng sang thực thể kinh điển
1. Quy tắc chuyển đổi
2. Vẽ mô hình thực thể kinh điển
III. Chuyển đổi từ mô hình thực thể kinh điển sang thực thể hạn chế
1. Quy tắc chuyển đổi
2. Định nghĩa các ký hiệu trong mô hình
3. Vẽ mô hình thực thể hạn chế
IV. Chuyển đổi từ mô hình thực thể hạn chế sang mô hình quan hệ
1. Quy tắc chuyển đổi
2. Vẽ mô hình quan hệ
3. Mô tả các bảng trong mô hình quan hệ
Chơng IV: Thiết kế hệ thống
I.Thiết kế tổng thể
II. Thiết kế giao diện ngời máy
III. Thiết kế cơ sở dữ liệu
IV. Thiết kế báo cáo
đánh giá kết luận
HT quản lý Sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp đồ gỗ mỹ nghệ Thái Kim Hà Tĩnh
-1-
GV: Chu Thị Hờng
Thực hiện: Đậu Hoài Nam TH39
Lời nói đầu
Ngày nay công nghệ thông tin đã đợc ứng dụng rộng rãi và phổ biến trong
tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Chỉ cách đây khoảng vài năm thì trong các
văn phòng, cơ quan, đơn vị, công ty, doanh nghiệpmáy tính đợc đa vào sử dụng
hỗ trợ cho các công việc chuyên môn là rất hiếm hoặc hầu nh không có, thì hiện
nay công nghệ thông tin đang đợc sữ dụng một cách rất rộng rãi, đang từng bớc
có tác động lớn đến hầu hết các lĩnh vực hoạt động chính trị cũng nh kinh tế, xã
hội, văn hoáHầu hết các cơ quan đơn vị, các công ty doanh nghiệp từ lớn đến
nhỏ đều cố gắng đa công nghệ thông tin vào hỗ trợ trong công việc của mình.
Trong bối cảnh thời kỳ đất nớc và thế giới đang có những bớc tiến vợt bậc trên tất
cả các hoạt động đời sống, công nghệ và kỹ thuật phát triển mạnh, đặc biệt là
công nghệ thông tin, đã thay đổi mạnh mẽ cung cách làm việc truyền thống trong
thời gian ngắn. Ngoài việc tối u hoá thời gian làm việc thì mặt khác Công nghệ
thông tin đã giúp làm tăng đáng kể hiệu quả công việc, rất nhiều thoa tác chuyên
môn nghiệp vụ đòi hỏi tốn nhiều công sức và thời gian đã đợc giảm thiểu tối đa
chi phí bởi công nghệ thông tin. Và trong thời buổi hiện nay Công gnhệ thông tin
cũng là một tiêu chí đánh giá sự phát triển của xã hội. Qua đó ta cũng thấy đợc
HT quản lý Sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp đồ gỗ mỹ nghệ Thái Kim Hà Tĩnh
-2-
GV: Chu Thị Hờng
Thực hiện: Đậu Hoài Nam TH39
tầm quan trọng lớn lao của chiến lợc phát triển công nghệ thông tin, đặc biệt là
trong các hoạt động sản xuất kinh doanh và thơng mại
Trong những năm gần đây với sự phát triển mạnh mẽ của Tin học cũng nh
ứng dụng của Tin học đã giữ vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực nh kinh tế, văn
hóa, xã hội ... Do sự xuất hiện nhu cầu về hệ thống thông tin với khối l ợng thông
tin khổng lồ và các quan hệ phức tạp mà bằng thủ công thì bạn sẽ mất nhiều thời
gian đôi khi hiệu quả công việc hoàn thành lại không nh mong muốn của bạn. Vì
vậy, để phục vụ cho các đòi hỏi trên nghành Công nghệ Thông tin nói chung và
nghành Tin học nói riêng đã tạo ra rất nhiều phần mềm Tin học ứng dụng hữu ích
trong mọi lĩnh vực, những các chơng trình này ứng dụng trực tiếp vào giải các bài
toán quản lý của từng cơ quan, xí nghiệp ... đôi khi nảy sinh một số vấn đề mới
mà cha kịp đáp ứng kịp thời. Do đó, cần phải có các chơng trình quản lý riêng cho
từng chuyên nghành cho phù hợp với từng công việc cho từng cơ quan, từng bộ
phận hoạt động. Để phát triển đợc một đề án Tin học hóa thì ta phải khảo sát hệ
thống. Ngời ta định nghĩa "Hệ thống" là một tập hợp các phần tử có các ràng buộc
lẫn nhau để cùng hoạt động nhằm hoạt động tốt nhất. Hệ thống quản lý sản xuất
và bán hàng là một hệ thống hết sức phức tạp, nó không chỉ chứa các thông tin về
quản lý mà nó còn thúc đẩy mạnh mẽ các hoạt động của tổ chức Kinh tế - Xã hội.
Do đó, cần phải xem xét các yếu tố đặc thù, những nét khái quát cũng nh các mục
tiêu về nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng một hệ thông thông tin Quản lý đợc Tin học hóa mang kại kết quả tốt nhất. Muốn đạt đợc các yêu cầu trên thì ta
phải xây dựng một hệ thống sao cho phù hợp nhất với đặc thù công việc của từng
bộ phận chuyên môn.
HT quản lý Sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp đồ gỗ mỹ nghệ Thái Kim Hà Tĩnh
-3-
GV: Chu Thị Hờng
Thực hiện: Đậu Hoài Nam TH39
Chơng I
KHảo sát và mô tả hệ thống
I. Hệ thống hiện tại
Trớc hết chúng ta tìm hiểu qua về hoạt động doanh nghiệp đồ gỗ mỹ nghệ
Thái Kim - Hà Tĩnh. Doanh nghiệp đồ gỗ mỹ nghệ Thái Kim là một doanh thuộc
loại doanh nghiệp vừa và nhỏ, đợc thành lập và cấp giấy phép kinh doanh vào
tháng 5-2005 từ nguồn là một xởng sản xuất đồ gỗ khả năng về vốn cũng nh cơ sở
sản xuất còn hạn chế. Qua hơn 2 năm hoạt động, doanh nghiệp đã có những bớc
phát triển đáng kể về sản xuất kinh doanh cũng nh khẳng định thơng thiệu sản
phẩm trên thị trờng. Hình thức hoạt động của doanh nghiệp khép kín từ khâu thu
mua, nhập nguyên liệu, thiết bị, quản lý sản xuất, nhân công cho đến phân phối
và bán hàng. Trong đó khâu nguyên liệu thờng là qua t nhân nhỏ lẽ hoặc qua các
nhà phân phối nhỏ, cha xây dựng đợc một chiến lợc nguyên liệu dài hạn, cụ thể là
cha tự tạo ra đợc nguồn cung nguyên liệu lớn, hoặc là các vùng nguyên liệu tập
trung vì nguyên liệu chính ở đây là gỗ thô. Nên trong việc chủ động đợc nguyên
liệu và thiết bị sản xuất là cha ổn định, có thể còn theo mùa vụ. Về khâu sản xuất
thì phải quản lý hầu hết các khâu, trong đó phải có sự liên hệ mật thiết với cả
khâu nhập nguyên liệu và phân phối bán hàng. Đây chính là khâu phức tạp về
hoạt động của nó vì phải tính toán đến nhiều hoạt động đi cùng đó là ổn định
HT quản lý Sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp đồ gỗ mỹ nghệ Thái Kim Hà Tĩnh
-4-
GV: Chu Thị Hờng
Thực hiện: Đậu Hoài Nam TH39
nguyên liệu, ổn định sản xuất, ổn định trong việc quản lý nhân công và sản phẩm
sản xuất ra. Nó đòi hỏi ngời quản lý phải biết nhanh nhạy trong hoạch định chiến
lợc kinh doanh, nếu sẽ xãy ra những tình trạng nh thừa thiếu nguyên liệu, sản xuất
sản phẩm kém chất lợng hoặc thừa thải dẫn đến tình trạng phân phối không tốt,
không tận dụng đợc khấu hao thiết bị . Trong khâu phân phối và bán hàng thì hiện
tại doanh nghiệp cha xây dựng đợc một hệ thống bán hàng và đại lý phân phối
rộng khắp
Khi Tin học cha áp dụng vào công việc Quản lý thì việc Quản lý sản xuất
và bán hàng của các doanh nghiệp sản xuất vẫn diễn ra bằng phơng pháp thủ công
ở tất cả các bộ phận.
Hàng hóa của Doanh nghiệp Thái Kim là các sản phẩm gỗ thành phẩm nh
đồ gỗ gia dụng, nội thất, đồ gỗ mỹ nghệ cao cấp không những tiêu thụ trong nội
vùng mà còn phân phối ra cả nớc và phục vụ xuất khẩu ra các thị trờng Mỹ, Nhật
Bản và Tây Âu Doanh nghiệp đồng thời Quản lý cả hai hệ thống là: "Hệ thống
sản xuất" và "Hệ thống bán hàng". Chính vì việc muốn mở rộng hoạt động sản
xuất kinh doanh và tăng cờng quảng bá sản phẩm của mình nên bản thân doanh
nghiệp đang cần đa Công nghệ thông tin vào việc quản lý các khâu và bộ phận
trong hoạt động kinh doanh hiện tại và tơng lai để đáp ứng đợc yêu cầu phát triển
doanh nghiệp vì hoạt động hiện tại không còn đủ đáp ứng hiệu quả về mặt thời
gian, hiệu suất công việc.
H1: Mô hình hoạt động của doanh nghiệp
HT quản lý Sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp đồ gỗ mỹ nghệ Thái Kim Hà Tĩnh
-5-
GV: Chu Thị Hờng
Thực hiện: Đậu Hoài Nam TH39
II. Mô tả nghiệp vụ hệ thống
1. Nhiệm vụ cơ bản
Trớc hết ta phải xác định luồng thông tin vào và ra của hệ thống từ đó sẽ
phân tích thiết kế hệ thống mới.
Có nhiều hệ thống phân tích thông tin chức năng, ở đây ta áp dụng phơng
pháp phân tích từ trên xuống.
+ Luồng thông tin vào:
- Các thông tin về khách hàng.
- Thông tin về nhà cung cấp.
- Thông tin về hàng hoá.
- Thông tin về công nhân.
+ Luồng thông tin ra:
- Báo cáo nhập, xuất và tồn kho.
- Báo cáo về khách hàng.
- Báo cao về lợi nhuận kinh doanh.
- Báo cáo về công nợ.
- Tra cứu tổng hợp về các mục tiêu có liên quan đến công tác kinh
doanh của Doanh nghiệp.
H2: Mô hình trạng thái hoạt động của hệ thống
2. Nhiệm vụ cụ thể từng bộ phận
a. Bộ phận Quản lý nguyên liệu:
Bộ phận này chịu trách nhiệm về việc xử lý nguyên liệu của Doanh nghiệp,
luôn luôn kiểm tra nguyên liệu tồn trong kho và nhập nguyên liệu từ các nhà cung
cấp nguyen liệu, sau đó đa vào kho và lập hóa đơn mua nguyên liệu và gửi hóa
đơn cho bộ phận tổng hợp kế toán.
Nếu cần bộ phận này cũng có thể đa ra những thông tin về Nhà cung cấp
nguyên liệu, Hoá đơn mua nguyên liệu, Mua nguyên liệu, Nguyên liệu.
- Mô tả: Quản lý thông tin về nguyên liệu.
- Thông tin vào: Các thông tin cơ bản về nguyên liệu cần mua: Mã NL,
Tên NL, Đơn vị, Đơn giá/m3.
- Thông tin ra: Hoá đơn mua nguyên liệu (Dùng để lu thông tin mua
nguyên liệu), báo cáo mua.
+ Danh sách nhà cung cấp:
HT quản lý Sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp đồ gỗ mỹ nghệ Thái Kim Hà Tĩnh
-6-
GV: Chu Thị Hờng
Thực hiện: Đậu Hoài Nam TH39
- Mô tả: Cung cấp thông tin về nhà cung cấp nguyên liệu.
- Thông tin vào: Các thông tin về loại nguyên liệu.
- Thông tin ra: Thông tin về nhà cung cấp.
- Các sự kiện: Thay đổi về địa chỉ, số điện thoại...
+ Danh sách mặt nguyên liệu mua:
- Mô tả: Thông tin chung về nguyên liệu cần mua.
- Thông tin vào: Các thông tin chung về tên nguyên liệu, chủng loại.
- Thông tin ra: Thông tin về chất lợng, nhà cung cấp.
- Các sự kiện: Thay đổi về trọng lợng, nhà cung cấp, giá cả, có thể bổ sung các
mặt nguyên liệu vào.
+ Báo cáo mua:
- Mô tả: Cung cấp thông tin về nhà cung cấp nguyên liệu.
- Thông tin vào: Các thông tin về loại nguyên liệu.
- Thông tin ra: In báo cáo về nhập nguyên liệu.
H3: Mô hình quản lý nguyên liệu
b. Bộ phận Quản lý sản xuất:
Bộ phận này chịu trách nhiệm về việc Quản lý sản xuất và Quản lý công
nhân của Doanh nghiệp, lấy nguyên liệu trong kho và giao cho từng công nhân
đồng thời yêu cầu công nhân phải làm những mặt hàng cụ thể phù hợp với thị yếu
ngời dùng. Sau đó bộ phận này kiểm tra và thu nhận sản phẩm đạt chất lợng từ
công nhân, lập hóa đơn thanh toán tiền công và gửi hóa đơn cho bộ phận tổng hợp
kế toán.
Nếu cần bộ này cũng có thể cung cấp thông tin về Giao nguyên liệu, Công
nhân, Hoá đơn thanh toán tiền công, Nhận sản phẩm.
- Mô tả: Quản lý thông tin về công nhân, sản phẩm.
- Thông tin vào: Các thông tin cơ bản về sản phẩm.
- Thông tin ra: Hoá đơn thanh toán tiền công.
HT quản lý Sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp đồ gỗ mỹ nghệ Thái Kim Hà Tĩnh
-7-
GV: Chu Thị Hờng
Thực hiện: Đậu Hoài Nam TH39
+ Danh sách công nhân:
- Mô tả: Cung cấp thông tin về công nhân.
- Thông tin vào: Các thông tin về sản phẩm.
- Thông tin ra: Thông tin về công nhân.
- Các sự kiện: Thay đổi về địa chỉ, Tên công nhân ...
+ Danh sách mặt sản phẩm đã giao nộp:
- Mô tả: Thông tin chung về sản phẩm đã giao nộp
- Thông tin vào: Các thông tin chung về tên sản phẩm, chủng loại.
- Thông tin ra: Thông tin về tiền công, công nhân sản xuất.
- Các sự kiện: Thay đổi về trọng lợng, công nhân sản xuất, tiền công, có thể bổ
sung các sản phẩm vào.
+ Báo cáo trả công:
- Mô tả: Cung cấp thông tin về việc trả công.
- Thông tin vào: Các thông tin về loại sản phẩm.
- Thông tin ra: In báo cáo về thanh toán công.
H4: Mô hình quản lý sản xuất
c. Bộ phận Quản lý bán hàng:
Bộ phận này chịu trách nhiệm về quá trình bán hàng, luôn kiểm tra kho
hàng và đa những yêu cầu cụ thể về kho hàng tới bộ phận sản xuất, sau khi bán
hàng bộ phận này lập hoá đơn bán hàng và gửi cho bộ phận tông hợp kế toán.
Nếu cần bộ phận này cũng có thể cung cấp thông tin về Khách hàng, Hoá
đơn bán hàng, hàng bán, Kho hàng.
- Mô tả: Quản lý thông tin về việc bán hàng của Doanh nghiệp.
- Thông tin vào: Các thông tin cơ bản về yêu cầu của khách hàng.
- Thông tin ra: In hoá đơn cho khách, lập báo cáo hàng xuất kho.
+ Danh sách khách hàng mua:
HT quản lý Sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp đồ gỗ mỹ nghệ Thái Kim Hà Tĩnh
-8-
GV: Chu Thị Hờng
Thực hiện: Đậu Hoài Nam TH39
- Mô tả: Cung cấp thông tin về các mặt hàng đã mua.
- Thông tin vào: Thông tin về hàng hoá mua của khách.
- Thông tin ra: Thông tin về khách hàng.
- Các sự kiện: Thay đổi về địa chỉ, số điện thoại.
+ Danh sách mặt hàng tiêu thụ:
- Mô tả: Liệt kê chung về các mặt hàng đã bán.
- Thông tin vào: Các thông tin cơ bản về tên hàng, chủng loại, số lợng.
-Thông tin ra: In báo cáo về các mặt hàng đã xuất.
+ Báo cáo xuất:
- Mô tả: Cung cấp thông tin về hàng hoá đã bán.
- Thông tin vào: Các thông tin về loại hàng hoá.
- Thông tin ra: In báo cáo về xuất hàng hoá.
H5:Mô hình quản lý bán hàng
d. Bộ phận tổng hợp kế toán:
Bộ phận này có vai trò báo cáo, tổng hợp hoạch toán kế toán mọi vấn đề về
kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Xác định kết quả kinh doanh:
- Xác định lại kết quả kinh doanh.
+ Báo cáo tài chính:
- Báo cáo lại toàn bộ việc thu chi của toàn Doanh nghiệp.
HT quản lý Sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp đồ gỗ mỹ nghệ Thái Kim Hà Tĩnh
-9-
GV: Chu Thị Hờng
Thực hiện: Đậu Hoài Nam TH39
H6: Mô hình tổng hợp kế toán
Các dạng hoá đơn:
1. Hoá đơn mua nguyên liệu:
Doanh nghiệp đồ gỗ mỹ nghệ Thái Kim
24 Hà Huy Tập TP Hà Tĩnh
Điện thoại: 039855264
Hóa đơn mua nguyên liệu số: ........................
Tên nhà cung cấp: ........................................
Địa chỉ nhà cung cấp: ...................................
Điện thoại nhà cung cấp: ..............................
Ngày mua nguyên liệu: .................................
Danh sách nguyên liệu đã cung cấp:
Tên nguyên liệu
Đơn vị
Đơn giá/m3
Thành tiền
HT quản lý Sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp đồ gỗ mỹ nghệ Thái Kim Hà Tĩnh
- 10 -
GV: Chu Thị Hờng
Thực hiện: Đậu Hoài Nam TH39
Tổng cộng: ...................
Ngày lập hóa đơn: ................................................
Ngời lập hóa đơn:................................................
2. Hoá đơn thanh toán công:
Doanh nghiệp đồ gỗ mỹ nghệ Thái Kim
24 Hà Huy Tập TP Hà Tĩnh
Điện thoại: 039855264
Hóa đơn thanh toán tiền công số: ........................
Tên công nhân: .............................................
Ngày sinh công nhân: ...................................
Địa chỉ công nhân: .......................................
Ngày thanh toán công: .................................
Những sản phẩm đã giao nộp:
Tên hàng
Số lợng
Lợng
giao
Lợng nhận
Tiền công
đơn
Tiền công
Tổng cộng: ...................
Ngày lập hóa đơn: ................................................
Ngời lập hóa đơn:................................................
HT quản lý Sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp đồ gỗ mỹ nghệ Thái Kim Hà Tĩnh
- 11 -
GV: Chu Thị Hờng
Thực hiện: Đậu Hoài Nam TH39
3. Hoá đơn bán hàng:
Doanh nghiệp đồ gỗ mỹ nghệ Thái Kim
24 Hà Huy Tập TP Hà Tĩnh
Điện thoại: 039855264
Hóa đơn bán hàng số: ........................
Tên khách hàng: ..............................................
Địa chỉ khách hàng: .........................................
Điện thoại khách hàng: ....................................
Ngày bán hàng: ...............................................
Những mặt hàng đã mua:
Tên hàng
Đơn vị
Đơn giá
Số lợng bán
Thành tiền
Tổng cộng: ...................
Ngày lập hóa đơn: ................................................
Ngời lập hóa đơn:................................................
3. Tổng hợp về dữ liệu
Mục đích: Liệt kê tất cả các dữ liệu có liên quan đến khảo sát hệ
thống.
a. Dữ liệu liên quan đến Quản lý nguyên liệu:
HT quản lý Sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp đồ gỗ mỹ nghệ Thái Kim Hà Tĩnh
- 12 -
GV: Chu Thị Hờng
Thực hiện: Đậu Hoài Nam TH39
b. Dữ liệu liên quan đến Quản lý sản xuất:
HT quản lý Sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp đồ gỗ mỹ nghệ Thái Kim Hà Tĩnh
- 13 -
GV: Chu Thị Hờng
Thực hiện: Đậu Hoài Nam TH39
c. Dữ liệu liên quan đến Quản lý bán hàng:
HT quản lý Sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp đồ gỗ mỹ nghệ Thái Kim Hà Tĩnh
- 14 -
GV: Chu Thị Hờng
Thực hiện: Đậu Hoài Nam TH39
III. Nhận xét:
Ta thấy với sự hoạt động của Doanh nghiệp đồ gỗ mỹ nghệ Thái Kim hiện
tại thì việc Quản lý thủ công thật là tốn thời gian, công sức và phát sinh nhiều
chứng từ khó theo dõi, việc quản lý thờng hay bị chồng chéo nhau, khó thực hiện,
có thể có những sai sót hoặc nhầm lẫn khi muốn kiểm kê hoặc thống kê định kỳ.
Thể hiện ở các điểm sau:
* Hiệu quả thấp: - Phơng pháp xữ lý không chặt chẽ,dễ nhầm lẫn
- Sổ sách giấy tờ nhiều, khó chỉnh sửa,phức tạp trong quản
lý, mốc hỏng, rách nát.
- Việc thống kê báo cáo khó khăn, tốn công sức.
* S thiu vng chc nng x lý: Thay i, chnh sa khi sai sót, qun lý
HT quản lý Sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp đồ gỗ mỹ nghệ Thái Kim Hà Tĩnh
- 15 -
GV: Chu Thị Hờng
Thực hiện: Đậu Hoài Nam TH39
an ton.
* Chi phí cao: Về kinh tế, thời gian, công sức, về nhân lực và trang thiết bị.
* Thiếu sự liên kết đồng bộ trong các khâu từ quản lý thu mua nguyên liệu
đến sản xuất và phân phối sản phẩm, tạo nên sự không chủ động trong quá
trình kinh doanh sản xuất dễ gây nên khủng khoảng thiếu hoặc thừa.
* Hệ thống hiện tại đang thực hiện thủ công tại tất cả các khâu nên hiệu quả
kinh doanh sẽ thấp, tất yếu sẽ dẫn đến tình trạng chi phí sản xuất cao hơn
nhiều lần nếu Doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô sản xuất, đầu t thiết
bị nhà xởng và nhân công lao động.
* Hệ thống phân phối hiện tại sẽ không đợc nhanh nhạy và kịp thời, gây ra
sự quản lý phức tạp cà chậm trễ.
IV. Phơng hớng giải quyết
Để giải quyết đợc nhợc điểm đó, chúng ta sẽ tiến hành phát huy u điểm của
Công nghệ thông tin vào để xây dựng một ứng dụng "Quản lý Sản xuất Bán
hàng", tin học hoá vào quản lý trên tất cả các khâu, tự động nhanh chóng trong
thống kê, báo cáo, tạo đợc mối liên hệ hữu cơ giữa các bộ phận xuyên suốt quá
trình sản xuất kinh doanh và phân phối, chủ động nguồn lực và vật lực, tiết kiệm
chi phí cả thời gian và nhân công, tạo nên hiệu quả trong sản xuất và kinh doanh.
Hơn nữa doanh nghiệp sản xuất theo cơ chế khoán công và sản phẩm nên hệ
thống làm việc không quá phức tạp, nên việc tạo phần mềm với giá rẽ là khả thi
trong khi đó hiệu quả mang lại là rất lớn.
HT quản lý Sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp đồ gỗ mỹ nghệ Thái Kim Hà Tĩnh
- 16 -
GV: Chu Thị Hờng
Thực hiện: Đậu Hoài Nam TH39
Chơng Ii
Phân tích hệ thống về chức năng
I. Sơ đồ phân rã chức năng
Trớc hết ta phải xác định luồng thông tin vào và ra của hệ thống từ đó
sẽ phân tích thiết kế hệ thống mới.
Có nhiều hệ thống phân tích thông tin chức năng, ở đây ta áp dụng phơng pháp phân tích từ trên xuống.
+ Luồng thông tin vào:
- Các thông tin về khách hàng.
- Thông tin về nhà cung cấp.
- Thông tin về hàng hoá.
- Thông tin về công nhân.
+ Luồng thông tin ra:
- Báo cáo nhập, xuất và tồn kho.
- Báo cáo về khách hàng.
- Báo cao về lợi nhuận kinh doanh.
- Báo cáo về công nợ.
- Tra cứu tổng hợp về các mục tiêu có liên quan đến công tác
kinh doanh của Doanh nghiệp.
H2: Mô hình trạng thái hoạt động của hệ thống
1. Chức năng Quản lý nguyên liệu.
- Mô tả: Quản lý thông tin về nguyên liệu.
- Thông tin vào: Các thông tin cơ bản về nguyên liệu cần mua:
Mã NL, Tên NL, Đơn vị, Đơn giá/chỉ.
- Thông tin ra: Hoá đơn mua nguyên liệu (Dùng để lu thông tin
mua nguyên liệu), báo cáo mua.
+ Danh sách nhà cung cấp:
- Mô tả: Cung cấp thông tin về nhà cung cấp nguyên liệu.
HT quản lý Sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp đồ gỗ mỹ nghệ Thái Kim Hà Tĩnh
- 17 -
GV: Chu Thị Hờng
Thực hiện: Đậu Hoài Nam TH39
- Thông tin vào: Các thông tin về loại nguyên liệu.
- Thông tin ra: Thông tin về nhà cung cấp.
- Các sự kiện: Thay đổi về địa chỉ, số điện thoại...
+ Danh sách mặt nguyên liệu mua:
- Mô tả: Thông tin chung về nguyên liệu cần mua.
- Thông tin vào: Các thông tin chung về tên nguyên liệu, chủng
loại.
- Thông tin ra: Thông tin về chất lợng, nhà cung cấp.
- Các sự kiện: Thay đổi về trọng lợng, nhà cung cấp, giá cả, có
thể bổ sung các mặt nguyên liệu vào.
+ Báo cáo mua:
- Mô tả: Cung cấp thông tin về nhà cung cấp nguyên liệu.
- Thông tin vào: Các thông tin về loại nguyên liệu.
- Thông tin ra: In báo cáo về nhập nguyên liệu.
H3: mô hình user-case quản lý nguyên liệu
2. Chức năng Quản lý sản xuất:
- Mô tả: Quản lý thông tin về công nhân, sản phẩm.
- Thông tin vào: Các thông tin cơ bản về sản phẩm.
- Thông tin ra: Hoá đơn thanh toán tiền công.
+ Danh sách công nhân:
- Mô tả: Cung cấp thông tin về công nhân.
- Thông tin vào: Các thông tin về sản phẩm.
- Thông tin ra: Thông tin về công nhân.
HT quản lý Sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp đồ gỗ mỹ nghệ Thái Kim Hà Tĩnh
- 18 -
GV: Chu Thị Hờng
Thực hiện: Đậu Hoài Nam TH39
- Các sự kiện: Thay đổi về địa chỉ, Tên công nhân ...
+ Danh sách mặt sản phẩm đã giao nộp:
- Mô tả: Thông tin chung về sản phẩm đã giao nộp
- Thông tin vào: Các thông tin chung về tên sản phẩm, chủng
loại.
- Thông tin ra: Thông tin về tiền công, công nhân sản xuất.
- Các sự kiện: Thay đổi về trọng lợng, công nhân sản xuất, tiền
công, có thể bổ sung các sản phẩm vào.
+ Báo cáo trả công:
- Mô tả: Cung cấp thông tin về việc trả công.
- Thông tin vào: Các thông tin về loại sản phẩm.
- Thông tin ra: In báo cáo về thanh toán công.
H4: mô hình user-case quản lý sản xuất
3. Chức năng Quản lý bán hàng:
- Mô tả: Quản lý thông tin về việc bán hàng của Doanh nghiệp.
- Thông tin vào: Các thông tin cơ bản về yêu cầu của khách hàng.
- Thông tin ra: In hoá đơn cho khách, lập báo cáo hàng xuất kho.
+ Danh sách khách hàng mua:
- Mô tả: Cung cấp thông tin về các mặt hàng đã mua.
- Thông tin vào: Thông tin về hàng hoá mua của khách.
HT quản lý Sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp đồ gỗ mỹ nghệ Thái Kim Hà Tĩnh
- 19 -
GV: Chu Thị Hờng
Thực hiện: Đậu Hoài Nam TH39
- Thông tin ra: Thông tin về khách hàng.
- Các sự kiện: Thay đổi về địa chỉ, số điện thoại.
+ Danh sách mặt hàng tiêu thụ:
- Mô tả: Liệt kê chung về các mặt hàng đã bán.
- Thông tin vào: Các thông tin cơ bản về tên hàng, chủng loại, số
lợng.
-Thông tin ra: In báo cáo về các mặt hàng đã xuất.
+ Báo cáo xuất:
- Mô tả: Cung cấp thông tin về hàng hoá đã bán.
- Thông tin vào: Các thông tin về loại hàng hoá.
- Thông tin ra: In báo cáo về xuất hàng hoá.
H5: mô hình user-case quản lý bán hàng
4. Chức năng tổng hợp kế toán
+ Xác định kết quả kinh doanh:
- Xác định lại kết quả kinh doanh.
+ Báo cáo tài chính:
- Báo cáo lại toàn bộ việc thu chi của toàn Doanh nghiệp.
HT quản lý Sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp đồ gỗ mỹ nghệ Thái Kim Hà Tĩnh
- 20 -
GV: Chu Thị Hờng
Thực hiện: Đậu Hoài Nam TH39
H6: mô hình user-case tổng hợp kế toán
II. Biểu đồ trình tự
1. Quá trình quản lý nguyên liệu
a. Biểu đồ trình tự quá trình mua nguyên liệu
Ngời quản lý nguyên liệu khởi động hệ thống QL nguyên liệu chọn
nhà cung cấp, nguyên liệu sau đó thiết lập phiên mua nguyên liệu, cập
nhật nguyên liệu mới và tạo hoá đơn. giả sử việc mua nguyên liệu
thành công khi mọi thông tin đều hợp lệ.
Biẻu đồ trạng thái quản lý nguyên liệu
HT quản lý Sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp đồ gỗ mỹ nghệ Thái Kim Hà Tĩnh
- 21 -
GV: Chu Thị Hờng
Thực hiện: Đậu Hoài Nam TH39
Biểu đồ trạng thái quá trình quản lý nguyên liệu
Biu lung d liu:
HT quản lý Sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp đồ gỗ mỹ nghệ Thái Kim Hà Tĩnh
- 22 -
GV: Chu Thị Hờng
Thực hiện: Đậu Hoài Nam TH39
b. Biểu đồ trình tự trong trờng hợp nhà cung cấp không hợp lệ
Ngời quản lý nguyên liệu chọn nhà cung cấp trong danh mục các nhà cung
cấp nhng không có nhà cung cấp hợp lệ lúc ấy chơng trình sẽ trả về kết quả
không thành công.
HT quản lý Sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp đồ gỗ mỹ nghệ Thái Kim Hà Tĩnh
- 23 -
GV: Chu Thị Hờng
Thực hiện: Đậu Hoài Nam TH39
c. Biểu đồ trình tự trong trờng hợp nguyên liệu không hợp lệ
Ngời quản lý khởi động hệ thống QL nguyên liệu chọn đợc nhà cung cấp nhng nguyên liệu cung cấp không hợp lệ.
2. Quá trình quản lý sản xuất:
a. Biểu đồ trình tự quá trình sản xuất
HT quản lý Sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp đồ gỗ mỹ nghệ Thái Kim Hà Tĩnh
- 24 -
GV: Chu Thị Hờng
Thực hiện: Đậu Hoài Nam TH39
Ngời quản lý sản xuất sử dụng hệ thống quản lý sản xuất, chọn công nhân,
lấy thông tin về nguyên liệu, chọn nguyên liệu để giao cho công nhân sau đó
cập nhật lại nguyên liệu và thêm thông tin nguyên liệu giao cho công nhân
trong nhật ký làm việc của công nhân đó. Thêm thông tin sản phẩm trong nhật
ký làm việc của công nhân và kho hàng. Lập hoá đơn công.
Biểu đồ trạng thái
Biểu đồ luồng dữ liệu
HT quản lý Sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp đồ gỗ mỹ nghệ Thái Kim Hà Tĩnh
- 25 -
