Kế Toán các khoản thanh toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp

Trường Đại học Công Nghiệp Thực phẩm TP.HCM

CHƯƠNG 3
KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THANH TOÁN

Giảng Viên: Lương Quế Chi
Thuyết trình: Nhóm 3


NỘI DUNG TRÌNH BÀY
- Khái niệm Kế toán các khoản phải thanh toán trong Kế Toán Hành Chính Sự Nghiệp
- Kế toán các khoản phải thu
- Kế toán các khoản phải trả


KHÁI NIỆM KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THANH TOÁN TRONG KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP

 Các nghiệp vụ thanh toán của đơn vị HCSN phát sinh trong mối quan hệ giữa đơn
vị với các đối tượng bên trong và bên ngoài nhằm giải quyết các quan hệ tài chính
liên quan tới quá trình hình thành, sử dụng và thanh quyết toán kinh phí ngân sách
Nhà nước tập trung và kinh phí khác.
 Đối với các khoản thanh toán phải được hạch toán chi tiết theo từng nội dung thanh
toán, cho từng đối tượng và từng lần thanh toán.
 Kế toán phải theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ, thanh toán đầy đủ, kịp thời các
khoản phải thu, phải trả. Phải chấp hành quy định thanh toán, thu, nộp ngân sách.
 Có thể phân các khoản thanh toán thành 3 nhóm: các khoản phải thu, các khoản
phải trả, các khoản thanh toán khác.


3.1. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU

3.1.1 Những vấn đề chung:
Các khoản thu trong đơn vị dự toán là các khoản thu theo chức năng nhiệm vụ,
chuyên môn hoạt động và các khoản thu khác phát sinh tại đơn vị HCSN.
Các khoản thu bao gồm:
• Các khoản thu phí và lệ phí theo chức năng và tính chất hoạt động của đơn vị
được Nhà nước cho phép.
• Các khoản thu sự nghiệp như sự nghiệp giáo dục, sự nghiệp văn hóa, y tế, sự
nghiệp kinh tế
• Các khoản thu khác.


3.1. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU

3.1.2. Kế toán các khoản phải thu
- Nội dung:
• Các khoản phải thu với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp lao
vụ, dịch vụ, nhượng bán, thanh lý vật tư dụng cụ thừa, chưa thu được tiền
• Các khoản cho vay cho mượn vật tư, tiền vốn có tính chất tạm thời
• Các tài sản thiếu chờ xử lý hoặc đã xử lý bắt bồi thường nhưng chưa thu được
• Các khoản chi hoạt động, chi dự án, chi theo đơn đặt hàng, chi đầu tư XDCB nhưng
quyết toán không được duyệt phải thu hồi
• Các khoản phải thu khác.


3.1.2. Kế toán các khoản phải thu
- Nhiệm vụ kế toán:
- Tài khoản sử dụng:
TK 311 “Các khoản phải thu”: phản ánh các khoản phải thu và tình hình thanh toán các khoản phải thu,
TK 311 (3111, 3113, 3118)
Tài khoản này có thể có số dư bên có:

SDĐK

Kết cấu và nội dung
phản ánh TK 311:

-

-

-

-

Số tiền phải thu của khách hàng
về sản phẩm, hàng hóa,cung cấp
dịch vụ được xác định là đã bán
nhưng chưa thu được tiền.
Các Khoản chi hoạt động, chi dự
án, chi theo đơn đặt hàng,chi đầu
tư XDCB nhưng quyết toán
không được duyệt phải thu hồi.
Số tiền phải thu về bồi thường vật
chất do cá nhân, tập thể (trong và
ngoài đơn vị gây ra
Số tiền phải thu về cho vay , cho
mượn vật tư, tiền vốn có tính chất
tạm thời

SDCK: Các khoản nợ còn phải thu.

-

-

Số tiền đã thu của khách hàng.
Số tiền ứng, trả trước của khách
hàng.
Kết chuyển giá trị tài sản thiếu
vào các tài khoản liên quan theo
quyết định ghi trong biên bản xử
lý.
Số tiền đã thu được thuộc các
khoản nợ phải thu khác


3.1.2. Kế toán các khoản phải thu
TK 311 có 3 TK cấp 2 và 2 TK cấp 3
- TK 3111:Phải thu của khách hàng
- TK 3113: Thuế GTGT được khấu trừ
+TK 31131: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ
+ TK 31132: Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ
- TK 3118: Phải thu khác
- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
a) Kế toán phải thu khách hàng:
1) Doanh thu của khối lượng sản phẩm, hàng hóa xuất bán, lao vụ cung cấp đã được xác
định là tiêu thụ nhưng chưa thu được tiền
• Nếu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo
phương pháp khấu trừ.
Nợ TK311 (3111)
Có TK 531

Có TK 333 (3331)


3.1.2. Kế toán các khoản phải thu
VD1 : Tại đơn vị HCSN ABC trong tháng 01/2015 có nghiệp vụ phát sinh như sau :
Ngày 05/01/2015 đơn vị bán hàng cho khách hàng A trị giá chưa thuế 20.000.000 .Thuế GTGT 10
% . Chưa thu tiền . Giá vốn 10.000.000 .
ĐK :
 Kế toán phản ánh giá vốn :
Nợ TK 531 : 10.000.000
Có TK 1552 : 10.000.000
 Kế toán phản ánh doanh thu :
Nợ TK 3111 (KH A) : 22.000.000
Có TK 531 : 20.000.000
Có TK 33311 : 2.000.000
• Nếu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương
pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT
Nợ TK 311 (3111)
Có TK 531


3.1.2. Kế toán các khoản phải thu
VD2 : Tại đơn vị HCSN ABC trong tháng 01/2015 có nghiệp vụ phát sinh như sau :
Ngày 06/01/2015 Đơn vị bán hàng cho khách hàng B (thuộc đối tượng không chịu
thuế GTGT, tổng trị giá hàng hóa là 22.000.000. Chưa thu tiền. Giá vốn 11.000.000.
ĐK :
Kế toán phản ánh giá vốn :
Nợ TK 531 : 11.000.000
Có TK 1552 : 11.000.000
Kế toán phản ánh doanh thu :

Nợ TK 3111 (KH B) : 22.000.000
Có TK 531 : 22.000.000


3.1.2. Kế toán các khoản phải thu
2) Doanh thu bán hàng bị trả lại,các khoản chiết khấu hoặc giảm giá hàng bán:
• Đối với sản phẩm, hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ:
+ Đối với giá vốn hàng bán bị trả lại :
Nợ TK 1552 :
Có TK 531 :
+ Doanh thu bán hàng bị trả lại,các khoản chiết khấu hoặc giảm giá hàng bán:
Nợ TK 531
Nợ TK 3331
Có TK 311 (3111)
Có TK 111,112
• Đối với sản phẩm, hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương
pháp trực tiếp hoặc đối tượng không chịu thuế GTGT:
Nợ TK 531
Có TK 311 ( 3111)
Có TK 111,112


3.1.2. Kế toán các khoản phải thu
3) Khi được khách hàng ứng trước tiền hoặc Khi nhận tiền do khách hàng trả nợ
Nợ TK 111,112
Có TK 311 (3111)
VD : Tại đơn vị HCSN ABC trong tháng 01/2015 có nghiệp vụ phát sinh như sau :
Ngày 07/01/2015 khách hàng A yêu cầu trả lại ¼ số hàng do không đảm bảo chất lượng . Đơn vị đã
chấp nhận trừ vào khoản phải thu . Ngay sau đó khách hàng A thanh toán số nợ còn lại bằng tiền gởi
ngân hàng

ĐK : a. Kế toán phản ánh giá vốn hàng bán bị trả lại
Nợ TK 1552 : 10.000.000 x 25% = 2.500.000
Có TK 531 : 2.500.000
b. Kế toán phản ánh doanh thu hàng bán bị trả lại :
Nợ TK 531 : 20.000.000 x 25% = 5.000.000
Nợ TK 33311 : 500.000
Có TK 3111 (KH A) : 5.500.000
c . Khách hàng chuyển khoản thanh toán :
Nợ TK 1121 : 16.500.000
Có TK 3111 (KH A) : 22.000.000 – 5.500.000 = 16.500.000


3.1.2. Kế toán các khoản phải thu
b) Kế toán các khoản phải thu khác:
1)Trường hợp vật tư, hàng hóa và số tiền mặt tồn quỹ phát hiện thiếu khi kiểm
kê, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý:
Nợ TK 311 (3118)
Có TK 111,112,152,153,155
2) Trường hợp TSCĐ dùng trong hoạt động SXKD phát hiện thiếu khi
kiểm kê, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý:
Nợ TK 214
Nợ TK 3118
Có TK 211, 213


3.1.2. Kế toán các khoản phải thu
3) Trường hợp TSCĐ dùng trong hoạt động sự nghiệp phát hiện thiếu khi kiểm kê, chưa xác
định rõ nguyên nhân, chờ xử lý:
Ghi giảm TSCĐ:
Nợ TK 214

Nợ TK 466
Có TK 211,213
Đồng thời: Ghi giá trị còn lại của TSCĐ phát hiện thiếu phải thu hồi
Nợ TK 311 (3118)
Có TK 511 (5118)
Khi có quyết định xử lý:
+ Nếu xóa bỏ số thiệt hại:
Nợ TK 511 (5118)
Có TK 311 (3118)
+ Thu bồi thường theo quyết định xử lý:
Nợ TK 111,112,334
Có TK 311 (3118)


3.1.2. Kế toán các khoản phải thu
4) Xử lý số đã thu hồi về giá trị tài sản thiếu:
Nợ TK 511 (5118)
Có TK 333
Có TK 461,462,465
Có TK 431
5) Khi cho vay cho mượn vật tư, hàng hóa….
Nợ TK 311 (3118)
Có TK 111,112
Có TK 152,153,155
6) Các khoản nợ phải thu vì lý do nào đó không đòi được hoặc khó đòi được
duyệt cho quyết toán vào chi hoạt động hoặc chi dự án
Nợ TK 661
Có TK 662,631,635
Có TK 311

3.1.2. Kế toán các khoản phải thu
7) Các khoản đã chi hoạt động, chi dự án, chi thực hiện đơn đặt hàng của nhà nước, chi
hoạt động SXKD hoặc chi phí đầu tư XDCB không được duyệt phải thu hồi
Nợ TK 311 (3118)
Có TK 661,662,635,631
Có TK 241
VD : Tại đơn vị HCSN ABC trong tháng 01/2015 có nghiệp vụ phát sinh như sau :
Ngày 15/01/2015 kiểm kê phát hiện thiếu 1 TSCĐ HH dùng cho hoạt động sự nghiệp , nguyên
giá 32.000.000 , đã hao mòn 18.000.000
Ngày 16/01/2015 xuất tiền mặt cho đơn vị bạn vay tạm thời là 100.000.000 . Một số khoản đã
chi cho hoạt động sản xuất mà không được duyệt Nhà Nước đã thu hồi lại 50.000.000
Ngày 18/01/2015 theo thông báo của đơn vị bạn,số lãi được chia từ hoạt động liên doanh là
12.000.000 . Cuối ngày đơn vị quyết định xử lý TSCĐ bị thiếu : bắt nhân viên có liên quan
bồi thường 50% bằng tiền mặt , số còn lại đơn vị chịu .


3.1.2. Kế toán các khoản phải thu
ĐK :
• Ngày 15/01/2015 :
• Ngày 18/01/2015 :
a. Nợ TK 214 : 18.000.000
a. Nợ TK 3118 : 12.000.000
Nợ TK 466 : 14.000.000
Có TK 531 : 12.000.000
Có TK 211 : 32.000.000 b. Nợ TK 1111 : 14.000.000 x50% = 7.000.000
b. Nợ TK 3118 : 14.000.000
Nợ TK 5118 : 7.000.000
Có TK 5118 :
Có TK 3118 : 14.000.000

14.000.000
+ TM bổ sung cho hoạt động sự nghiệp :
• Ngày 16/01/2015 :
Nợ TK 5118 : 7.000.000
a. Nợ TK 3118 :100.000.000
Có TK 431 (hoặc 333) : 7.000.000
Có TK 1111 :
100.000.000
b. Nợ TK 3118 : 50.000.000
Có TK 631 : 50.000.000


3.1. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU
3.1.3. Kế toán tạm ứng
- Khái niệm:
Khoản tạm ứng là khoản tiền, vật tư do đơn vị giao cho người nhận tạm ứng để giải quyết công việc
cụ thể nào đó đã được phê duyệt. VD: chi tạm ứng đi công tác, chi tạm ứng mua vật tư,…
- Nguyên tắc:
- Chứng từ: Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, phiếu chi… và các giấy tờ có liên quan
khác.
- Tài khoản sử dụng: TK 312: Tạm ứng
+ Nội dung: Phản ánh các khoản tạm ứng và tình hình thanh toán tạm ứng của công chức, viên chức
trong nội bộ của đơn vị.
Nợ
TK 312
Có
+ Kết cấu:
- Các khoản tiền, vật tư đã ứng
- Các khoản tạm ứng đã được thanh
toán

- Số tạm ừng dùng không hết nhập lại
quỹ hoặc trừ lương
 

Số dư: Số tiền tạm ứng chưa thanh toán

 


3.1.3. Kế toán tạm ứng
Các nhiệm vụ kinh tế phát sinh chủ yếu:
1) Tạm ứng tiền cho cán bộ, viên chức, Tạm ứng vật tư cho công nhân viên
Nợ TK 312
Có TK 111, 112, 152, 153
2) Thanh toán tạm ứng dùng cho hoạt động, tạm ứng bằng hàng hóa vật tư
Nợ TK 661, 662, 152, 153, 155
Có TK 312
3) Tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ hoặc trừ lương
Nợ TK 111, 334
Có TK 312
4) Người nhận tạm ứng, chi vượt tạm ứng
Nợ TK 152, 153, 661, 662
Có TK 111, 112


3.1.3. Kế toán tạm ứng
Đơn vị:...................................
Bộ phận:.................................
Mã đơn vị SDNS:...................

Mẫu số C32 - HD
(Đã ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐ- BTC
ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày ..... tháng ..... năm ......
Số : ..........................
Kính gửi :..............................................................................................................
Tên tôi là :.............................................................................................................
Bộ phận (hoặc địa chỉ) :........................................................................................
Đề nghị cho tạm ứng số tiền :.........................(Viết bằng chữ).............................
...............................................................................................................................
Lý do tạm ứng :.....................................................................................................
Thời hạn thanh toán :............................................................................................
Thủ trưởng đơn vị
ứng
Duyệt tạm ứng:......
(Ký, họ tên)

Kế toán trưởng

Phụ trách bộ phận

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

Người đề nghị tạm
(Ký, họ tên)

3.1.3. Kế toán tạm ứng
VD : Tại đơn vị HCSN ABC trong tháng 01/2015 có nghiệp vụ phát sinh như sau :
Ngày 20/01/2015, chi tiền mặt tạm ứng cho viên chức: 17.000.000
Ngày 22/01/2015, Thanh toán số thực chi hoạt động sự nghiệp từ tiền tạm ứng
15.000.000, số còn lại nộp hoàn quỹ tiền mặt là 2000.000.

ĐK :
- Ngày 20/01/2015
Nợ TK 312: 17.000.000
Có TK 111: 17.000.000
- Ngày 22/01/2015 :
Nợ TK 6612: 15.000.000
Nợ TK 111: 2.000.000
Có TK 312: 17.000.000


3.2. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ
3.2.1. Những vấn đề chung:
Các khoản phải trả trong đơn vị hành chính sự nghiệp thường phát sinh trong các quan hệ giao
dịch giữa đơn vị với người bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa thanh toán tiền.
3.2.2. Kế toán các khoản phải trả
- Chứng từ kế toán sử dụng
- Tài khoản sử dụng: TK 331: Các khoản phải trả
Kết cấu
- Dư Có: Số tiền còn phải trả cho
TK
331
Có
Nợ

các đối tượng
- Các khoản đã trả trước cho - Số tiền phải trả cho
Hoặc dư Nợ: Số tiền đã ứng trước,
người cung cấp hàng hoá, dịch người bán
đã trả trước cho các đối tượng.
vụ, người nhận thầu về XDCB. - Các khoản phải trả nợ
* Tài khoản 331 có 3 TK cấp 2:
- Các khoản nợ vay đã thanh vay
- TK 3311: Phải trả người cung
toán
- Kiểm kê phát hiện thừa
cấp
- Xử lý kiểm kê phát hiện thừa
- TK 3312: Phải trả nợ vay
- TK 3318: Phải trả khác


3.2.2. Kế toán các khoản phải trả
- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu:
1) Các khoản phải trả do mua hàng hóa, dịch vụ dùng cho hoạt động SXKD
Nợ TK 152, 153, 155: Nếu mua về nhập kho
Nợ TK 211, 213
Nợ TK 631: Nếu dùng ngay
Nợ TK 3113: (Nếu có - Dùng cho hoạt động SXKD)
Có TK 3311: Phải trả nhà cung cấp
Ví dụ : Tại Đơn vị HSCN ABC :
Ngày 02/02/2015 Mua vật liệu về dùng ngay cho hoạt đông sản xuất kinh doanh , giá
chưa thuế 50.000.000,Thuế GTGT 10% .Đơn vị chưa trả tiền Công Ty X
ĐK :
Nợ TK 631 : 50.000.000

Nợ TK 3113 : 5.000.000
Có TK 3311 (Công ty X) : 55.000.000


3.2.2. Kế toán các khoản phải trả
2) Các khoản phải trả do mua hàng hóa, dịch vụ dùng cho hoạt động sự nghiệp
Nợ TK 152, 153, 155: Nếu mua về nhập kho
Nợ TK 211, 213
Nợ TK 661, 662, 635: Nếu dùng ngay
Có TK 3311: Phải trả nhà cung cấp
Ví dụ : Tại Đơn vị HCSN ABC:
Ngày 31/01/2015 mua 1 TSCĐ hữu hình của Công Ty B qua lắp đặt, giá mua TSCĐ
được lắp đặt chưa có thuế 300.000.000, thuế GTGT đầu vào 5% chưa thanh toán , tài sản
này được đầu tư bằng nguồn kinh phí dự án.
+
+

Nợ TK 211 : 300.000.000 x 0.05 = 315.000.000
Có TK 331 : 315.000.000
Nợ TK 662 : 315.000.000
Có TK 466 : 315.000.000


3.2.2. Kế toán các khoản phải trả

3) Thanh toán các khoản phải trả hoặc ứng trước tiền hàng cho người bán
Nợ TK 331.1
Có TK 111, 112, 461, 462, 465, 441
4) Hạch toán tài sản thừa phát hiện khi kiểm kê:
- Trường hợp tài sản thừa khi kiểm kê chờ xử lý:

Nợ TK 111, 112, 152, 153, 155
Có TK 3318
- Khi có quyết định xử lý tài sản thừa, căn cứ quyết định xử lý:
Nợ TK 3318: Phải trả khác
Có TK 152, 153, 155: Xuất NVL, CCDC, SPHH
Có TK 3311: Trả lại tiền cho người bán
Có TK 461, 462, 465, 441: Ghi tăng nguồn KP


3.2.2. Kế toán các khoản phải trả
VD : Tại đơn vị HCSN ABC trong tháng 02/2015 có nghiệp vụ phát sinh như sau :
1. Ngày 01/02/2015 Chuyển tiền gửi kho bạc về trả nợ Công ty B ở kỳ trước
2. Ngày 02/02/2015 kiểm kê hàng tồn kho phát hiện thừa NVL trị giá là 30.000.000 chưa rõ
nguyên nhân , chờ cấp trên xử lý
3. Ngày 24/02/2015 Quyết định xử lý số 01: Xác định số NVL thừa ngày 02/02/2015 được bổ
sung KP hoạt động
ĐK : 1. Ngày 01/02/2015
Nợ TK 331 ( CTy B ) : 315.000.000
Có TK 1121 : 315.000.000
2. Ngày 04/02/2015
Nợ TK 152 : 30.000.000
Có TK 3318 : 30.000.000
3. Ngày 24/02/2015
Nợ TK 3318 : 30.000.000
Có TK 461 : 30.000.000