Tổ chức công tác kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp - trường Tiểu học Trần Phú.DOC

lời nói đầu
Tất cả chúng ta ai cũng biết rằng công tác kế toán là một bộ phận tối
quan trọng, không thể thiếu ở bất kì một công ty, một doanh nghiệp sản xuất
nào. Vì công tác kế toán phản ánh hoạt động thu chi tài chính của mỗi đơn vị,
góp phần quyết định sự tồn tại, phát triển hay phá sản của đơn vị. Chỉ cần nhìn
vào số liệu trên sổ sách kế toán ta sẽ biết đợc thực trạng của công ty (doanh
nghiệp) là làm ăn thua lỗ hay trên đà hng thịnh.
Đó là kế toán của ngành sản xuất, còn đối với các đơn vị hành chính sự
nghiệp (HCSN) thì sao?. Tuy những đơn vị này không trực tiếp sản xuất ra của
cải vật chất nhng công tác kế toán cũng giữ một vị trí rất quan trọng. Bởi vì đặc
trng cơ bản của các đơn vị HCSN là đợc trang trải các chi phí hoạt động và
thực hiện nhiệm vụ chính trị đợc giao bằng nguồn kinh phí từ ngân quỹ nhà nớc
hoặc từ quỹ công theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp.
Kế toán HCSN là công cụ quản lý, là một bộ phận cấu thành hệ thống kế
toán Nhà nớc. Có chức năng thu thập, xử lý, cung cấp thông tin về tình hình tiếp
nhận và sử dụng kinh phí, quỹ, tài sản công ở các đơn vị thụ hởng ngân quỹ Nhà
nớc, ngân quỹ công cộng. Thông qua đó thủ trởng các đơn vị HCSN nắm đợc
tình hình hoạt động của tổ chức mình, phát huy mặt tích cực, ngăn chặn kịp thời
các khuyết điểm. Các cơ quan chức năng của Nhà nớc kiểm soát, đánh giá đợc
chính xác, hiệu quả của việc sử dụng công quỹ.
Để giúp các đơn vị quản lý tốt nguồn kinh phí đợc ngân sách Nhà nớc cấp
phát, giúp các cơ quan kiểm tra, kiểm soát của Nhà nớc trong việc kiểm tra,
kiểm soát việc chấp hành chế độ chi tiêu, ngăn chặn sự tham nhũng, lãng phí
trong chi tiêu, đảm bảo cho việc chi tiêu đúng mục đích, tiết kiệm kinh phí, thì
một trong những biện pháp phải làm là phải bao quát đợc các nội dung hoạt
động dễ làm, dễ hiểu, dễ kiểm tra, kiểm soát.
Trờng Tiểu học Trần Phú là đơn vị sự nghiệp thụ hởng ngân sách Nhà n-
ớc, cũng đã sử dụng Kế toán nh một công cụ đắc lực trong công việc hạch toán
và quản lý chi tiêu tại trờng. Qua thời gian thực tập tại Phòng Tài chính Kế toán
của trờng, đợc tiếp cận làm quen với từng khâu của công tác kế toán từ : Lập
chứng từ kế toán, ghi sổ kế toán, lu trữ hồ sơ tài liệu kế toán. Đã giúp em nhận

thức rõ, sâu về tính chất tổng hợp của kế toán HCSN. Vì vậy em đã chọn chuyên
đề Kế toán tổng hợp làm đề tài chi báo cáo thực tập tốt nghiệp.
Nhờ có sự hớng dẫn tận tình cảu các thầy cô giáo trong bộ môn kế toán
và sự giúo đỡ tận tình của cán bộ kế toán tại đơn vị thực tập nhng do năng lực
và khả năng tiếp nhận còn yếu kém nên chắc rằng bản báo cáo này không tránh
khỏi những khiếm khuyết nhất định, mong các thầy cô giáo cùng bạn đọc cho
những ý kiến đóng góp để bản báo cáo tốt nghiệp này đợc hoàn thiện hơn.
Để đáp ứng yêu cầu mà đề tài này đặt ra, kết cấu của Báo cáo thực tập đ-
ợc trình bày qua 03 phần :
Phần I : Giới thiệu về Trờng Tiểu học Trần Phú.
Phần II : Tổ chức công tác kế toán ở Trờng Tiểu học Trần Phú.
Phần III : Một số kết luận rút ra sau quá trình thực tập tại Trờng.
phần I : giới thiệu về trờng tiểu học trần phú
I/ quá trình hình thành và phát triển nhiệm vụ của đơn vị.
I.1/ Quá trình hình thành và phát triển.
I.1.1/ Giai đoạn 1955 1980
Trờng đợc thành lập vào năm 1955 với tổng diện tích mặt bằng 7.395 m2,
sân chơi, bãi tập khoảng 2.000 m2, với tên gọi Trờng Tiểu học Trần Phú. Trờng đ-
ợc xây dựng trên địa bàn xã Trần Phú, huyện Thanh Trì, Hà Nội (nay thuộc phờng
Trần Phú, quận Hoàng Mai, Hà Nội). Trờng gồm 04 khối lớp hệ 09 năm : khối lớp
1, khối lớp 2, khối lớp 3, khối lớp 4
I.1.2/ Giai đoạn 1980 1983
Trờng sát nhập với Trờng cấp II Trần Phú lấy tên là Trờng Tiểu học Trung
học cơ sở Trần Phú, và phát triển lên thành 5 khối lớp, hệ 10 năm, 12 năm : khối
lớp 1, khối lớp 2, khối lớp 3, khối lớp 4, khối lớp 5.
I.1.3/ Giai đoạn 1983 2004
Trờng tiểu học Trung học cơ sở Trần Phú lại tách riêng thành 02 Trờng : Tr-
ờng Tiểu học Trần Phú và Trờng THCS Trần Phú. Trờng tiểu học vẫn giữ nguyên
05 khối lớp hệ 12 năm.
I.2/ Nhiệm vụ của Trờng

I.2.1/ Thực hiện chơng trình :
Dạy đủ 09 môn và đúng chơng trình do Bộ quy định, tổ chức học môn tự
chọn Anh văn.
Tổ chức học 02 buổi 01 ngày trong toàn trờng. Thực hiện tốt hớng dẫn chỉ
đạo của các cấp chuyên môn với loại hình 02 buổi/ ngày.
Tổ chức các hoạt động ngoại khoá nhân các ngày lễ, tổ chức tham quan để
giáo dục toàn diện.
Kết hợp với các lực lợng để giáo dục rèn luyện đạo đức cho các em ở Trờng
và ở gia đình.
I.2.2/ Đổi mới phơng pháp dạy học.
Trờng đã chỉ đạo áp dụng phơng pháp dạy học ở 09 môn học mới đạt kết
quả tốt. Giáo viên đã từng bớc nâng cao chất lợng dạy học.
Hàng năm 100% giáo viên tổng kết việc áp dụng phơng pháp dạy học mới
bằng văn bản ( viết kinh nghiệm )
Thực hiện tốt công tác phổ cập giáo dục đúng độ tuổi. Tỷ lệ lu ban dới 1%
Huy động trẻ 06 tuổi lớp đạt 100%, duy trì sĩ số tốt, không có học sinh bỏ
học giữa chừng.
I.2.3/ Hoạt động chuyên môn.
Các khối chuyên môn sinh hoạt có nề nếp, qua sinh hoạt chuyên môn giáo
viên tự bồi dỡng nâng cao trình độ.
Các giáo viên chủ động dự giờ đồng nghiệp.
Ban giám hiệu đã dự giờ kiểm tra hoạt động dạy của tất cả các giáo viên.
Kiểm tra việc soạn giáo án, hồ sơ chuyên môn. Mỗi tháng kiểm tra sổ điểm 01 lần,
sau mỗi lần kiểm tra Ban giám hiệu công khai việc xếp loại, đánh giá để giáo viên
phát huy mặt mạnh, khắc phục những mặt còn hạn chế.
Phong trào sử dụng đồ dùng, dụng cụ dạy học đạt kết quả cao.
* Trong phong trào thi đua, phấn đấu và xây dựng, nhà trờng đã đạt đợc
nhiều thành tích. Liên tục từ năm học 1984 1985 đến nay đạt danh hiệu trờng
tiên tiến. Năm học 1998 1999 đạt danh hiệu trờng tiên tiến xuất sắc, Trờng đã
đợc công nhận hoàn thành phổ cập từ 10 năm nay. Trờng kết hợp với nhân dân,

phụ huynh học sinh và các đoàn thể trong xã hội thực hiện công tác xã hội hoá
giáo dục có chất lợng va đạt nhiều kết quả cao. Khung cảnh s phạm và các phong
học đều sạch đẹp khang trang.
* Nhà trờng có đội ngũ giáo viên kiên định về lập trờng chính trị, vững vàng
về chuyên môn, nhiệt tình trong công tác :
- Tổng số cán bộ giáo viên, công nhân viên : 21 đồng chí
- Tổng số lớp là : 15
- Số giáo viên trực tiếp đứng lớp là : 18 đồng chí
- Trình độ đào tạo của giáo viên :
+ Đạt trình độ chuẩn 18/18 đồng chí = 100%
+ Đạt trên chuẩn 7/18 đồng chí = 38% ( Cao đẳng s phạm )
+ Đạt chuẩn 11/18 đồng chí = 62% ( Trung học s phạm )
Tham gia bồi dỡng thờng xuyên hàng năm đạt yêu cầu 18/18 giáo viên,
hiện có 03 giáo viên đang học Đại học hàm thụ khoa tiểu học và 04 giáo viên đang
học Cao đẳng s phạm, 03 đồng chí học bồi dỡng cán bộ quản lý.
Trờng trở thành trờng điểm của cấp Tiểu học quận Hoàng Mai. Năm học
2000 2001 Trờng đợc công nhận là trờng chuẩn quốc gia.


II. đặc điểm tổ chức và quản lý của đơn vị.
II.1/ Giai đoạn từ 1955 1983.
Trong giai đoạn này nhà trờng chịu sự quản lý trực tiếp của Phòng giáo dục
về mọi mặt nh chuyên môn, tài chính, nhân sự .
Trên phòng giáo dục là UBND huyện Thanh Trì.
Điều hành mọi hoạt động của nhà trờng, chịu mọi trách nhiệm với Phòng
giáo dục và UBND huyện là Ban giám hiệu gồm có 01 Hiệu trởng và 01 Hiệu phó.
Cùng sự quản lý của Ban giám hiệu còn có các tổ chức đoàn thể nh Công
đoàn, chi đoàn, liên đội TNTP.
Dới Công đoàn, chi đoàn, liên đội TNTP còn có các tổ công đoàn, các tổ
chuyên môn, phân đoàn và các chi đội.

Dới tổ chuyên môn là khối chuyên môn
II.2/ Giai đoạn 1983 2003
UBND Quận
Phòng giáo dục
Trường Tiểu học Trần Phú
Công đoàn Ban giám hiệu Chi đoàn Liên đội TNTP
Tổ công đoàn Tổ chuyên môn Phân đoàn Chi đội TNTP
Khối chuyên môn
So với giai đoạn 1955 1983, giai đoạn này có sự thay đổi về đối tợng
quản lý. Nhà trờng chịu sự quản lý trực tiếp từ UBND quận và Phòng giáo dục đào
tạo. Nh vậy đơn vị chủ quản của nhà trờng vẫn không có gì thay đổi.
* Ban giám hiệu.
+ Hiệu trởng :
Trình độ đào tạo : Trung học s phạm, sơ cấp chính trị, đã qua lớp bồi dỡng
cán bộ quản lý giáo dục.
Có khả năng tổ chức, thực hiện mục tiêu giáo dục, chủ động trong công tác
và có năng lực quản lý nhà trờng.
UBND Quận
Phòng GD-ĐT
Trường Tiểu học Trần Phú
Công đoàn
Tổ công đoàn
Ban giám hiệu
Tổ chuyên môn
Chi đoàn Liên đội TNTP
Phân đoàn Chi đội TNTP
Khối chuyên môn
Nắm vững nội dung chính trị, kế hoạch dạy học, tổ chức thực hiện có hiệu
quả
+ Hiệu phó :

Trình độ đào tạo : Cao đẳng s phạm, đã qua lớp bồi dỡng xán bộ quản lý
giáo dục, có năng lực s phạm, năng lực quản lý, năng lực chuyên môn.
Ban giám hiệu làm việc đúng chức năng, quyền hạn, đúng chế độ và đảm
bảo tính dân chủ trong công tác.
* Hội đồng s phạm và các đoàn thể
+ Chi bộ : Là chi bộ ghép cới Trờng THCS, trờng có 04 đảng viên, các
đồng chí đảng viên đã gơng mẫu, phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ một cách xuất
sắc. Chi bộ là nòng cốt trong phong trào dạy học của nhà trờng, nhiều năm đạt
danh hiệu Chi bộ vững mạnh xuất sắc.
+ Hội đồng s phạm : Có trình độ chuyên môn vững vàng, luôn khắc phục
khó khăn để hoàn thành nhiệm vụ đợc giao. Có tinh thần trách nhiệm trong công
tác, luôn phấn đấu và đạt kết quả cao trong việc thực hiên mục tiêu giáo dục. Có ý
thức tổ chức kỉ luật, hăng say công tác, đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau, xây dựng Hội
đồng s phạm thành một khối đoàn kết thống nhất.
+ Công đoàn : Động viên đoàn viên hăng hái trong các phong trào thi đua,
chấp hành nghiêm về quy chế chuyên môn. Phát huy đân chủ trong công việc, kết
hợp với nhà trờng để hoàn thành nhiệm vụ. Nhiều năm liên tục hợc công nhận là
Công đòan vững mạnh xuất sắc.
+ Chi đoàn : Tổng số 04 đoàn viên, có tởng quan điểm vững vàng an tâm
công tác, phát huy vai trò đầu tầu trong các phong trào thi đua.
+ Liên đội thiếu niên tiền phong : Đợc các em học sinh tham gia hăng hái
nhiệt tình, khơi dậy nhiều phong trào thi đua trong học tập và trong sinh hoạt giữa
các chi đội.
III/ tổ chức bộ máy quản lý tài chính kế toán.
- Giai đoạn 1955 1983, Phòng giáo dục là chủ tài khoản. Mọi hoạt động
về thu, chi tiền đều thông qua Phòng giáo dục.
- Sau năm 1983 đến nay, thì nhà trờng là đơn vị có tài khoản riêng.Phòng
tài chính trực tiếp chỉ đạo về thu, chi và các hoạt động tài chính khác.
- Các nguồn thu phát sinh trong trờng gồm :
+ NSNN cấp.

+ Thu quỹ xây dựng cơ sở vật chất ( 1 lần/ năm )
+ Thu quỹ hỗ trợ giáo dục.
+ Thu quỹ học 2 buổi/ngày.
-Các khoản chi phát sinh: Chi lơng, phụ cấp lơng, chi nghiệp vụ, chi chuyên
môn, xây dựng và các khoản chi khác .
Đối với Trờng Tiểu học theo quy định chỉ có 01 kế toán và 01 thủ quỹ, vì
vậy ở bộ phậntài chính kế toán của trờng tiểu học Trần Phú cũng chỉ có 01 nhân
viên kế toán và 01 thủ quỹ do giáo viên kiêm nhiệm.
Hình thức kế toán đơn vị áp dụng : Chứng từ ghi sổ.
phần ii. tổ chức công tác kế toán
ở trờng tiểu học trần phú
a/ các vấn đề chung về kế toán hành chính sự nghiệp
I/ Khái niệm, nhiệm vụ kế toán hành chính sự nghiệp.
I.1/ Khái niệm.
Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng
số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán kinh
phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật t, tài sản công, tình hình chấp hành
dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nớc ở đơn vị.
I.2. Nhiệm vụ :
Thu thập phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí đợc cấp,
đợc tài trợ, đợc hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, sử dụng các
khoản thu phát sinh ở đơn vị.
Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình dự toán thu, chi, tình hình thực
hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nớc. Kiểm
tra việc quản lý, sử dụng các loại vật t, tài sản công ở đơn vị. Kiểm tra tình hình
chấp hành kỉ luật thu, nộp ngân sách, chấp hành kỉ luật thanh toán và các chế độ
chính sách của Nhà nớc.
Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán
cấp dới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị cấp dới.
Lập và nộp đúng thời hạn các báo cáo tài chính cho các sơ quan quản lý cấp

trên và cơ quan tài chính theo quy định. Cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết
phục vụ cho việc xây dựng các định mức chi tiêu. Phân tích và đánh giá hiệu quả
sử dụng các nguồn kinh phí vốn, quỹ của đơn vị.
I.3/ Yêu cầu công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp.
Phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quỹ, kinh
phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị,
Chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và phơng
pháp tính toán.
Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng dễ hiểu, đảm bảo cho các nhà
quản lý có đợc những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị.
Tổ chức công tác kế toán gon nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả.
I.4/ Nội dung công tác kế toán hành chính sự nghiệp.
- Kế toán vốn bằng tiền.
- Kế toán vật t, tài sản.
- Kế toán thanh toán.
- Kế toán nguồn kinh phí, vốn, quỹ.
- Kế toán các khoản thu ngân sách.
- Kế toán các khoản chi ngân sách.
- Lập báo cáo tài chính và phân tích quyết toán của đơn vị.
II./ Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp.
II.1/ Tổ chức công tác ghi chép ban đầu.
- Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và thu, chi
ngân sách của mọi đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán đầy
đủ, kịp thời, chính xác. Kế toán phải căn cứ vào chế độ chứng từ do nhà nớc ban
hành trong chế độ chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp và nội dung hoạt động
kinh tế tài chính cũng nh yêu cầu quản lý các hoạt động đó để quy định cụ thể việc
sử dụng các mẫu chứng từ phù hợp, quy định ngời chịu trách nhiệm ghi nhận các
nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ cụ thể và xác định trình tự luan
chuyển cho từng loại chứng từ một cách khoa học, hợp lý, phục vụ cho việc ghi sổ
kế toán, tổng hợp số liệu thông tin kinh tế, đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị.

trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ là do kế toán trởng quy định.
- Trong quá trình vận dụng chế độ chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp
các đơn vị không đợc sửa đổi điểm mẫu đã quy định. Mọi hành vi vi phạm chế độ
chứng từ, tuỳ theo tính chất và mức độ vi phạm đợc xử lý theo đúng quy định của
pháp lệnh kế toán thống kê, pháp lệnh về xử phạt vi phạm hành chính và các văn
bản pháp quy khác của nhà nớc.
II.2/ Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.
Ban hành theo quyết định 999 TC/QĐ/CĐKT ngày 02/11/1996 và sửa đổi,
bổ sung theo thông t số 184/1998/TT-BTC ngày 28/12/1998, thông t số 185/1998/
TT-BTC ngày 28/12/1998, thông t số 109/2001/TT-BTC ngày 31/12/2001 và
thông t số 121/2002/TT-BTC ngày 31/12/2002 của Bộ Tài Chính.
Tài khoản kế toán là phơng tiện dùng để tập hợp, hệ thống hoá các nghiệp
vụ kinh tế tài phát sinh theo nội dung kinh tế. Tài khoản kế toán đợc sử dụng trong
đơn vị hành chính sự nghiệp dùng để phản ánh và kiểm soát thờng xuyên, liên tục,
có hệ thống tình hình vận động kinh phí và sử dụng kinh phí ở các đơn vị hành
chính sự nghiệp. Nhà nớc Việt Nam quy định thống nhất hệ thống tài khoản kế
toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cả nớc gồm các tài khoản
trong bảng cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản.
Trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất có quy định những tài khoản
kế toán dùng chung cho mọi đơn vị thuộc mọi loại hình hành chính sự nghiệp và
những tài khoản kế toán dùng riêng cho các dơn vị thuộc một số loại hình, quy
định rõ các tài khoản cấp hai của một số tài khoản có tính chất phổ biến trong các
loại hình đơn vị hành chính sự nghiệp.
Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản thống
nhất quy định trong chế độ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp, đồng thời phải
căn cứ vào hoạt động của đơn vị cũng nh yêu cầu quản lý các hoạt động đó, các
đơn vị quy định những tài khoản kế toán cấp I, II, III. Và có thể quy định thêm 1
số tài khoản cấp II, III có tính chất riêng của loại hình hành chính sự nghiệp của
đơn vị mình. Việc xác định đầy đủ, đúng đắn, hợp lý số lợng các tài khoản cấp I,
II . để sử dụng đảm bảo phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế tài chính trong

đơn vị, đáp ứng nhu cầu thông tin và kiểm tra phục vụ công tác quản lý của nhà n-
ớc.
II.3/ Tổ chức vận dụng hình thức kế toán:
II.3.1/ Hình thức nhật ký chung.
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký
chung
Chứng từ kế toán

Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp
chi tiết
Bảng cân đối
số phát sinh
Báo cáo tài chính
Chú thích :
Ghi sổ cuối tháng hoặc định kỳ
Ghi hàng ngày
Đối chiếu, kiểm tra
* Trình tự ghi sổ:
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đợc dùng làm caqn cứ ghi sổ, trớc
hết ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo
các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời
với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc ghi vào các sổ
kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối tháng, cuối quí, cuối năm cộng số liệu trên Sổ Cái, lập bảng cân đối
phát sinh.
- Sau kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp
chi tiết ( đợc lập từ các sổ kế toán chi tiết ) dùng để lập Báo cáo tài chính.
- Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng

cân đối phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký
chung cùng kỳ.
II.3.2/ Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán chứng từ ghi
sổ
Chứng từ gốc
Sổ quỹ
Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Sổ, thẻ kế
toán chi tiết
Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối số
phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng
hợp chi tiết
* Chú thích :
Ghi sổ cuối tháng hoặc định kỳ
Ghi hàng ngày
Đối chiếu, kiểm tra
* Nội dung trình tự ghi sổ :
- Hàng ngày hoặc định kỳ kế toán căn cứ Chứng từ kế toán đã kiểm tra đr
lập Chứng từ ghi sổ hoặc lập Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại, sau đó mới căn cứ
số liệu của Chứng từ kế toán hoặc của Bảng tổng hợp chứng từ kế toán để lập
Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ khi đã đợc lập đợc chuyển cho Phụ trách kế toán
kí duyệt, rồi chuyển cho kế toán tổng hợp đăng kí vào Sổ đăng kíchứng từ ghi sổ

và cho số, ngày của Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi đã ghi vào Sổ đang
kí của chứng từ ghi sổ mới đợc sử dụng để ghi vào Sổ Cái, và các Sổ, Thẻ kế toán
chi tiết.
- Sau khi phản ánh tất cả Chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào Sổ Cái, kế
toán tiến hành cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính số d cuối tháng của
từng Tài khoản. Sau khi đối chiếu kiểm tra số liệu trên Sổ Cái đã dợc sử dụng lập
Bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tài chính khác.
- Đối với các Tài khoản phải mở Sổ, Thẻ kế toán, Sổ kế toán chi tiết thì
Chứng từ kế toán, Bảng cân đối chứng từ kế toán kèm theo Chứng từ ghi sổ là căn
cứ để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, lấy kết quả lập Bảng tổng hợp chi tiết theo
từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên Sổ cái của tài khoản đó. Các
bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoả sau khi đối chiếu đợc dùng làm căn cứ lập
Báo cáo tài chính.
II.3.3/ Hình thức kế toán Nhật ký Sổ cái
sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán nhật kí
sổ cái
Chứng từ gốc
Sổ quỹ
Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán
Nhật kí sổ cái
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Bảng tổng hợp
chi tiết
Chú thích :
Ghi sổ cuối tháng hoặc định kì
Ghi hàng ngày
Đối chiếu, kiểm tra

* Trình tự nội dung ghi sổ kế toán :
- Hàng ngày kế toán cn cứ vào Chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán) đã đpực kiểm tra xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để
ghi vào Nhật kí Sổ cái. Mỗi chứng từ ( hoặc Bảng tổng hợp) đợc ghi một dòng
đồng thời ở cả 02 phần Nhật kí và Sổ cái. Bảng tổng hợp chứng từ đợc lập cho
những chứng từ cùng loại, phát sinh nhiều lần trong một ngày (nh phiếu thu, phiếu
chi, phiếu xuất, nhập vật liệu )
- Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ sau khi đợc dùng để ghi Nhật
kí Sổ cái, phải đợc ghi vào các Sổ hoặc Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng sau khi đã phản ánh toàn bộ Chứng từ kế toán phát sinh trong
tháng vào Nhật kí Sổ cái và các Sổ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng Nhật
kí Sổ cái ở cột phát sinh của Nhật kí và cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở
phần Sổ cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng này tính ra số phát sinh luỹ
kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số d đầu tháng ( đầu quý ) và số
phát sinh trong tháng tính ra số d cuối tháng ( cuối quý ) của từng tài khoản.
- Việc kiểm tra đối chiếu các số liệu sau khi cộng Nhật kí Sổ cái phải
đảm bảo yêu cầu sau :
Tổng số phát sinh ở = Tổng số phát sinh Nợ của = Tổng số phát sinh Có của
phần Nhật kí tất cả các tài khoản tất cả các tài khoản

Tổng số d Nợ các tài khoản = Tổng số d Có các tài khoản
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh
Có và tính ra số d cuối tháng của từng đối tợng, căn cứ số liệu của từng đối tợng
chi tiết lập Bảng tổng hợp chi tiết cho từng tài khoản. Số liệu trên Bảng tổng hợp
chi tiết từng tài khoản đợc đối chiếu với số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số d của
từng tài khoản đó trên Nhật kí Sổ cái.
- Số liệu trên Nhật kí Sổ cái,trên các Sổ, thẻ kế toán chi tiết và Bảng tổng
hợp chi tiết sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng đợc sử dụng để lập Bảng cân đối
tài khoản và các Báo cáo tài chính khác.
II.4/ Lập và gửi báo cáo tài chính

số
tt
kí
hiệu biểu
tên biểu báo cáo
thời hạn
lập
báo cáo
nơi nhận
Tài
chính
Kho
bạc
Cấp
trên
Thống
kê
1 B01- H Bảng cân đối tài khoản Quý,năm x x x x
2 B02- H
Bảng tổng hợp tình hình kinh phí
và quyết toán kinh phí đã sử dụng Quý, năm x x x
3 B03- H Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ Năm x x x
4 B04- H
Báo cáo kết quả hoạt động sự
nghiệp có thu Năm x x
5 B05- H Thuyết minh báo cáo tài chính Năm x x x
6 F02- 1H
Chi tiết kinh phí hoạt động đề
nghi quyết toán Quý, năm x x
7 F02- 2H

Chi tiết thực chi dự án đề nghị
quyết toán Quý, năm x x x
8 F03- 3H Bảng đối chiếu hạng mức kinh phí Quý, năm x x x
9 B06- DA
Báo cáo tiếp nhận và sử dụng viện
trợ không hoàn lại năm Năm x x x
10 B07- DA
Báo cáo tình hình cho vay, thu nợ,
thu lãi. Năm x x x
11 B08- DA
Báo cáo tình hình sử dụng số kinh
phí quyết toán năm đợc chuyển
sang Năm x x x
12 B09- DA
Báo cáo tình hình thực hiện các
chỉ tiêu dự toán Năm x x x
II.5/ Tổ chức kiểm tra kế toán:
Kiểm tra kế toán là 1 biện pháp đảm bảo cho các nguyên tắc, quy định về
kế toán đợc chấp hành nghiêm chỉnh, số liệu kế toán chính xác, trung thực, khách
quan.
Các đơn vị hành chính sự nghiệp không những chịu sự kiểm tra kế toán của
đơn vị kế toán cấp trên và cơ quan tài chính mà bản thân đơn vị phải tự tổ chức
kiểm tra công tác kế toán của mình.
Công việc kiểm tra kế toán phải đợc thực hiện thờng xuyên, liên tục. đơn vị
kế toán cấp trên và cơ quan tài chính, ít nhất mỗi năm 1 lần phải thực hiện kiểm
tra kế toán khi xét duyệt quyết toán năm cho các đơn vị.
Nội dung kiểm tra kế toán là kiểm tra việc ghi chép trên chứng từ kế toán,
sổ kế toán và báo cáo tài chính, kiểm tra việc nhận và sử dụng các nguồn kinh phí,
kiểm tra và thực hiện các khoản thu, kiểm tra việc chấp hành các chế độ, thể lệ tài
chính, kế toán và thu, nộp ngân sách.

Thủ trởng đơn vị và kế toán trởng hay ngời phụ trách kế toán phải chấp
hành lệnh kiểm tra kế toán của đơn vị kế toán cấp trên và có trách nhiệm cung cấp
đầy đủ số liệu cần thiết cho công tác kiểm tra kế toán đợc thuận lợi.
II.6/ Tổ chức kiểm kê tài sản:
Kiểm kê tài sản là 1 phơng pháp xác định tại chỗ số thực có về tài sản vật t,
tiền quỹ, công nợ của đơn vị tại 1 thời điểm nhất định.
Cuối niên độ kế toán trớc khi khoá sổ kế toán, các đơn vị phải thực hiện
kiểm kê tài sản, vật t, hàng hoá, tiền quỹ, đối chiếu và xác nhận công nợ hiện có
để đảm bảo cho số liệu trên sổ kế toán khớp đúng với thực tế.
Ngoài ra các đơn vị cần phải tiến hành kiểm kê bất thờng khi cần thiết
( trong trờng hợp bàn giao, sáp nhập, giải thể đơn vị )
III/ Tổ chức bộ máy kế toán:
Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm nhiều công việc khác nhau nh lựa chọn
loại hình tổ chức bộ máy kế toán ( loại hình tập chung, phân tán hay nửa tập
chung, nửa phân tán), xác định các phần hành kế toán và phân công lao động kế
toán Việc tổ chức bộ máy kế toán phải lấy hiệu quả công việc làm tiêu chuẩn
sao cho thu thập thông tin vừa chính xác kịp thời vừa tiết kiệm kinh phí.
Việc tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị có thể thực hiện theo những
loại hình tổ chức công tác kế toán khác nhau mà đơn vị đã lựa chọn.
ở các đơn vị hành chính sự nghiệp bộ máy hoạt động đợc tổ chức theo
ngành phù hợp với từng cấp chính quyền, từng cấp ngân sách. Trong từng ngành
các đơn vị hành chính sự nghiệp đợc chia thành 3 cấp: đơn vị dự toán cấp 1, đơn vị
dự toán cấp 2, đơn vị dự toán cấp 3. Nguồn kinh phí hoạt động của các đơn vị
hành chính sự nghiệp là do ngân sách nhà nớc cấp và đợc phân phối và quyết toán
theo từng ngành. Dự toán thu, chi và mọi khoản thu, chi phát sinh ở đơn vị dự toán
cấp dới phải tuân thủ theo các định mức, tiêu chuẩn của chế độ tài chính hiện hành
và phải đợc kiểm tra, xét duyệt của đơn vị dự toán cấp trên và của cơ quan tài
chính. Để phù hợp với chế độ phân cấp quản lý ngân sách, phân cấp quản lý tài
chính, tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp cũng đợc tổ chức
theo ngành dọc phù hợp với từng cấp ngân sách cụ thể: đơn vị dự toán cấp 1 là kế

toán cấp 1, đơn vị dự toán cấp 2 là kế toán cấp 2, đơn vị dự toán cấp 3 là kế toán
cấp 3.
Đối với các đơn vị dự toán chỉ có 1 cấp thì cấp này phải làm nhiệm vụ kế
toán của cấp 1 và cấp 3. Khi đó bộ máy kế toán của đơn vị đợc tổ chức gồm 1
phòng kế toán với các bộ phận cơ cấu phù hợp với các khâu công việc, các phần
hành kế toán, thực hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị và các nhân viên kinh
tế ở các bộ phận trực thuộc thực hiện hạch toán ban đầu thu nhận, kiểm tra sơ bộ
chứng từ phản ánh các nghiệm vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của bộ
phận đó và gửi những chứng từ kế toán đó về phòng kế toán trung tâm của đơn vị.
Bộ máy kế toán của các đơn vị dự toán này
đợc thể hiện qua sơ đồ sau :
Tuỳ theo quy mô của đơn vị lớn hay nhỏ, khối lợng thông tin thu nhận, xử
lý nhiều hay ít mà tổ chức các bộ phận của phòng kế toán phù hợp.
ở những ngành, cơ quan có đơn vị dự toán cấp dới trực thuộc ( chỉ có 2 cấp ;
cấp 1 và cấp 3 hoặc có đầy đủ 3 cấp ), bộ máy kế toán của ngành đợc tổ chức gồm
một phòng kế toán của đơn vị dự toán cấp 1 và các phòng kế toán của các đơn vị
Trưởng phòng kế toán đơn vị
Kế toán vốn
bằng tiền
Kế toán vật
tư TSCĐ
Kế toán nguồn
kinh phí
Kế toán tổng hợp,
báo cáo tài chính
Bộ phận kế toán
thanh toán
Bộ phận kế toán
các khoản chi
Các nhân viên kế toán ở các

bộ phận trực thuộc
dự toán cấp dới trực thuộc ( cấp 2, cấp 3 ). Phòng kế toán đơn vị dự toán cấp trên
( cấp 1 là cấp trên của cấp 2 hoặc cấp 3 trực thuộc, và cấp 2 là cấp trực thuộc cấp 1
nhng cấp trên của cấp 3 ) thực hiện hạch toán kế toán các hoạt động kế toán tài
chính phát sinh tại đơn vị , tổng hợp tài liệu kế toán từ các phòng kế toán của đơn
vị cấp dới gửi lên, lập báo cáo tài chính, hớng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác kế
toán trong đơn vị và các đơn vị trực thuộc. Các phòng kế toán của các đơn vị dự
toán cấp dới gồm các bộ phận cơ cấu phù hợp thực hiện công tác kế toán thuộc
phạm vi hoạt động của đơn vị dự toán cấp dới. Bộ máy kế toán trong các ngành
này đợc thể hiện qua sơ đồ sau :
B/ Công tác lập dự toán thu, chi năm:
I/ Lập dự toán năm:
Để quản lý một cách có hiệu quả các khoản chi tiêu của đơn vị, cũng nh để
chủ động trong việc chi tiêu, hàng năm các đơn vị hành chính sự nghiệp phải lập
Trưởng phòng kế toán đơn vị
dự toán cấp trên
Kế toán
vốn bằng
tiền
Kế toán
vật tư
TSCĐ
Kế toán
thanh
toán
Kế toán nguồn
kinh phí, kế toán
các khoản chi
Bộ phận kế
toán tổng

hợp, lập
Phụ trách kế toán của các đơn
vị dự toán cấp dưới
Phân chia các công việc theo
từng phần hành kế toán
dự toán cho từng khoản chi của đơn vị mình và dựa vào dự toán này ngân sách nhà
nớc cấp phát cho đơn vị.
I.1/ Căn cứ để lập dự toán thu năm:
- Nhiệm vụ vủa đơn vị đợc giao năm kế hoạch
- Chính sách, chế độ thi hiện hành
- Tình hình thực hiện dự toán thi cỉa năm trớc
Phơng pháp lập dự toán thu năm :
- Lập từng mục thu ( có chi tiết từng tiểu mục ) mà đợn vị có phát sinh
nguồn thu đó
I.2/ Căn cứ lập dự toán chi năm :
- Căn cứ vào đờng lối, chính sách của Đảng, Nhà nớc trong năm kế hoạch.
- Căn cứ vào nhiệm vụ của nghành và của đơn vị trong năm kế hoạch.
- Căn cứ vào chính sách, chế độ, tiêu chuẩn định mức chi tiêu hiện hành
của Nhà nớc.
- Căn cứ vào tình hình thực hiện dự toán chi năm báo cáo của năm trớc của
đơn vị.
I.3/ Trình tự lập dự toán chi năm :
Bớc I : Công tác chuẩn bị
- Xin ý kiến của thủ trởng đơn vị về nhiệm vụ công tác của đơn vị trong
năm kế hoạch
- Trng cầu ý kiến của các phòng, ban, tổ công tác để nắm đợc nhu cầu chi
tiêu cần thiết của các bộ phận đó trong năm kế hoạch
- Đánh giá tình hình thực hiện dự toán chi của năm trớc
- Tính toán sơ bộ nhu cầu chi tiêu của đơn vị trong năm kế hoạch
Bớc II : Lập dự toán.

- Thông qua thủ trởng đơn vị, giao trách nhiệm cho các tổ công tác, các
phòng, ban lập dự trù chi tiêu của phòng ban mình.
- Bộ phận tài chính kế toán lập dự toán chi quỹ tiền lơng và tổng hợp dự
toán của các bộ phận thanh dự toán chung vủa đơn vị, trình độ lãnh đạo xét duyệt
và gửi cơ quan quản lý cấp trên.
I.4/ Phơng pháp lập dự toán chi.
- Đối với các khoản chi thờng xuyên, dựa vào các chính sách, chế độ chi
tiêu, các tiêu chuẩn định mức để lập từng mục.
- Đối với các khoản chi không thờng xuyên thì dựa vào nhu cầu thch tế để
lập các mục nhng phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm.
I.5/ Hồ sơ dự toán
- Tổng hợp dự toán chi ngân sách Nhà nớc năm (Biểu số 03) dùng cho đơn
vị cấp trên, tổng hợp dự toán của các đơn vị trực tiếp sử dụng ngân sách Nhà nớc
- Dự toán chi đầu t năm (Biểu số 07)
- Dự toán thu, chi ngân sách Nhà nớc năm (Biểu số 04)
- Cơ sở tính chi quản lý Nhà nớc năm (Biểu số 17)
- Dự toán chi tiết chơng trình mục tiêu năm (Biểu số 09)
- Dự toán chi hội nghị tập huấn nghiệp vụ năm (Biểu số 24)
- Dự toán chi mua sắm các sản phẩm tin học năm (Biểu số 25)
Vì Trờng Tiểu học Trần Phú là đơn vị hành chính sự nghiệp giáo dục bậc
tiểu học nên các khoản thu rất ít, các khoản thu phát sinh thờng là không có.
bảng dự toán thu, chi ngân sách nhà nớc năm 2004
mục tiểu
mục
nội dung
ớc thực
hiện 2003
dự toán
2004
I.Tổng số thu : 195,000 200,000

040 02
- Thu sự nghiệp khác
+ Quỹ hỗ trợ giáo dục 20,000 20,000
+ Quỹ xây dựng 10,000 10,000
+ Quỹ học 2buổi/ ngày 165,000 170,000
II.Kinh phí ngân sách Nhà nớc cấp 230,000 279,000
- Tiền lơng 78,000 78,000
- Tiền công 3,000 2,000
- Phụ cấp lơng 40,000 45,000
- Các khoản đóng góp 18,000 20,000
- Vật t văn phòng 10,000 12,000
- Hội nghị 5,000 6,000
- Sửa chữa thờng xuyên TSCĐ 20,000 30,000
- Chi phí nghiệp vụ chuyên môn 21,000 30,000
- Chi khác 6,000 6,000
- Mua sắm TSCĐ 29,000 50,000

II/ Lập dự toán thu, chi quí :
Là kế hoạch chấp hành cụ thể dự toán thu, chi năm, vì vậy việc thực hiện
tốt dự toán thu, chi quí là cơ sở để đơn vị phấn đấu hoàn thành toàn diện dự toán
thu, chi năm.
II.1/ Muốn lập dự toán thu, chi quí phải :
- Căn cứ vào dự toán thu, chi năm đã đợc xét duyệt
- Căn cứ vào khối lợng công tác và đặc diểm hoạt động vủa từng quí