Slide QLDA chương 1

Chương 1
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

1




Mục đích

Mục đích, yêu cầu

Nghiên cứu những vấn đề chung về dự án và quản
lý dự án để thấy được sự khác biệt giữa hoạt động
dự án với hoạt động tác nghiệp (thường xuyên)
cũng như sự khác biệt trong công tác quản lý.


Yêu cầu

- Hiểu rõ những nội dung của quản lý dự án, sự khác
biệt giữa quản lý dự án với quản lý hoạt đô ông
thường xuyên.
- Hiểu được các mô hình tổ chức quản lý dự án.
- Nắm được những vấn đề cơ bản về cán bộ quản lý
2
dự án.


Nội dung
I. Dự án và quản lý dự án

II. Nội dung quản lý dự án đầu tư
III. Mô hình tổ chức quản lý dự án đầu tư
IV. Cán bộ quản lý dự án

3


I. Dự án và quản lý dự án




Các hoạt động của một tổ chức bao gồm:
Hoạt động tác nghiệp (thường xuyên) và các dự
án. Đặc trưng chung của cả hai hoạt động:
- Được thực hiện bởi con người
- Các nguồn lực bị giới hạn
- Đều được kế hoạch hóa, điều chỉnh và kiểm
soát
Sự khác biệt:
- Hoạt động tác nghiệp là hoạt động thường
xuyên và lặp lại
- Hoạt động dự án là nhất thời và duy
nhất
4


1.1. Dự án đầu tư
1.1.1. Khái niệm

- Theo nghĩa chung nhất: Dự án là một lĩnh vực hoạt
động đặc thù, một nhiệm vụ cần phải được thực
hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và
theo một kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực thể
mới.
- Trên phương diện quản lý: Dự án là những nỗ lực
có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch
vụ duy nhất.
- Dự án đầu tư là tập hợp các đề xuất bỏ vốn trung
và dài hạn để tiến hành các hoạt động đầu tư trên
địa bàn cụ thể, trong khoảng thời gian5 xác định.


Cách nhìn khác về dự án
Có mục tiêu đảm bảo 3 yêu cầu
“Ba yêu cầu”
Chi phí

Thời gian
Chất lượng

Là duy nhất, mới lạ
Sử dụng nguồn lực lớn
Được thực hiện trong một đơn vị, tổ chức
6


1.1.2. Đặc trưng cơ bản của
dự án đầu tư


Có mục đích, kết quả và nguồn lực xác định



Có chu kỳ phát triển riêng và có thời gian tồn tại hữu hạn



Sản phẩm của dự án mang tính đơn chiếc, độc đáo, mới
lạ



Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức
tạp



Có tính bất định và rủi ro cao

7


1.1.3. Phân loại dự án đầu tư


Theo quy mô và tính chất



Theo nguồn vốn đầu tư



Theo cơ cấu tái sản xuất



Theo lĩnh vực hoạt động…

8


1.2. Quản lý dự án đầu tư
1.2.1. Khái niệm
 - Trên phương diện kỹ thuật: Quản lý DAĐT là việc
ứng dụng các kiến thức, kỹ năng, các công cụ và kỹ
thuật vào các hoạt động của dự án, nhằm đạt được
các mục tiêu đã định, đáp ứng yêu cầu và những
mong đợi của khách hàng và những bên có liên quan.
 - Trên phương diện nội dung của quá trình quản lý:
Quản lý DAĐT là quá trình lập kế hoạch, điều phối
thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển
của DAĐT, nhằm hoàn thành dự án, đảm bảo các yêu
cầu về thời gian, chi phí và chất lượng, bằng những
phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép.
9

1.2.2.Tác dụng của quản lý
dự án đầu tư









Liên kết tất cả các hoạt động, các công việc của dự
án thành một thể thống nhất, hoàn chỉnh
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ, gắn bó
thường xuyên giữa Ban QLDA với khách hàng và
các nhà cung cấp đầu vào cho dự án
Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ
rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án
Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn, bất
đồng giữa các bên có liên quan, các vướng mắc nẩy
sinh và có những điều chỉnh kịp thời trước những
thay đổi hoặc những điều kiện không lường được
trước
Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn,
đảm bảo tiến độ, trong giới hạn chi phí cho phép
10


Vì sao dự án bị chậm?








Cơ chế xin cho, vốn đầu tư phân tán, dàn trải
Các mục tiêu và phạm vi dự án xác định không rõ ràng
Ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế thế giới
Công tác đền bù, GPMB, di dân, tái định cư còn nhiều bất
cập
Cơ cấu phân tách công việc (WBS) thiếu chi tiết
Đấu thầu hoặc chỉ định thầu không nghiêm chỉnh, có nhiều
tiêu cực

11


Vì sao dự án không thành công?


Cơ chế xin cho, vốn đầu tư phân tán, dàn trải



Quy hoạch phát triển không khoa học, hình thức, lợi ích
nhóm



Kế hoạch đầu tư mang tính nhiệm kỳ, theo phong trào,
có nhiều tiêu cực



Ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế thế giới



Thông tin kém, dẫn đến những quyết định sai

12


II. Nội dung quản lý dự án đầu tư
2.1. Quản lý vĩ mô và quản lý vi mô đối với
các dự án




- Quản lý vĩ mô đối với các dự án là quản lý nhà
nước đối với các dự án, bao gồm tổng thể các biện
pháp vĩ mô tác động tới các yếu tố của quá trình
hình thành, thực hiện và kết thúc dự án, như: Các
kế hoạch, quy hoạch, các chính sách tài chính, tiền
tệ, tỷ giá, lãi suất, thuế, bảo hiểm, tiền lương…
- Quản lý vi mô đối với các dự án là quản lý các
hoạt động cụ thể của dự án, như: Lập kế hoạch,
điều phối, kiểm soát...các hoạt động của dự án.

Quản lý dự án bao gồm hàng loạt vấn đề, như:
Quản lý thời gian, chi phí, chất lượng, nguồn vốn
đầu tư, rủi ro…
13


2.2. Các lĩnh vực quản lý dự án


Lập kế hoạch tổng quan



Quản lý phạm vi



Quản lý thời gian



Quản lý chi phí



Quản lý chất lượng



Quản lý nhân lực



Quản lý thông tin



Quản lý rủi ro



Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán

14


2.3. Quản lý theo chu kỳ dự án
Một dự án thường chia làm 4 giai đoạn


- Giai đoạn xây dựng ý tưởng



- Giai đoạn phát triển



- Giai đoạn thực hiện



- Giai đoạn kết thúc

15


2.4. Sự khác nhau giữa QLDA và
quản lý hoạt động tác nghiệp
Quản lý tác nghiệp

Quản lý dự án

Nhiệm vụ có tính lặp lại, liên
tục

Nhiệm vụ không có tính lặp lại,
liên tục mà có tính mới mẻ

Tỷ lệ sử dụng nguồn lực thấp

Tỷ lệ sử dụng nguồn lực cao

Một khối lượng hàng hóa, dịch
vụ được sản xuất trong một
thời kỳ (SX hàng loạt)

Tập trung vào một loại hay một
số lượng nhất định hàng hóa,
dịch vụ (SX đơn chiếc)

Thời gian tồn tại của Doanh
nghiệp lâu dài

Thời gian tồn tại của dự án có
giới hạn (thời gian ngắn)

Các số liệu thống kê sẵn có và Các số liệu ít có, không liên tục
liên tục đối với việc ra quyết
đối với các quyết định về dự án
16
định


Sự khác nhau…(tiếp)
Quản lý tác nghiệp

Quản lý dự án

Không quá tốn kém khi
chuộc lại những sai lầm

Phải trả giá đắt cho các
quyết định sai lầm về dự
án

Tổ chức sản xuất theo tổ,
nhóm là phổ biến

Cơ cấu bộ máy mới cho

mỗi dự án (ban QLDA)

Trách nhiệm rõ ràng và
Phân chia trách nhiệm
được điều chỉnh theo thời thay đổi tùy thuộc vào tính
gian
chất của từng dự án
Môi trường làm việc
tương đối ổn định

Môi trường làm việc
thường xuyên
thay đổi
17


III. Mô hình tổ chức quản lý dự án
3.1. Mô hình quản lý dự án theo chức năng
Đặc trưng: Dự án được chia ra làm nhiều phần và được
giao cho các bộ phận chức năng tương ứng của đơn vị
(hay tổ chức). Dự án sẽ được tổng hợp bởi nhà quản lý
chức năng cấp cao.
Hoặc: Dự án được đặt tại một phòng chức
năng, các thành viên ban QLDA được điều
động tạm thời từ các phòng (ban) chức năng khác.

18


Mô hình quản lý dự án theo chức năng

Giám
đốc

Phòng
kinh
doanh

Phòng
tài
chính,
kế
toán

Phòng
kỹ
thuật

Phòng
quản trị
thiết bị

19

Phòng
tổ chức
nhân
sự


Ưu, nhược điểm

Ưu điểm







Tận dụng được năng lực của các chuyên gia.
Linh hoạt trong việc sử dụng nhân viên, tạo điều
kiện ổn định và phát triển nghề nghiệp lâu dài cho
nhân viên.
Tiên liệu trước những hoạt động trong tương lai
để phân bổ và sử dụng hiệu quả các yếu tố sản
xuất.
Cho phép phân chia bớt một phần trách nhiệm
quản lý dự án cho cấp dưới thông qua các giám
đốc của các bộ phận (trưởng các phòng, ban
chức năng).
20


Nhược điểm
- Đây là hình thức không hướng về khách hàng.
- Việc phối hợp giữa các bộ phận gặp khó khăn, thậm chí
dẫn đến mâu thuẫn do có nhiều đầu mối chỉ huy.
- Khi có nhiều dự án thì không có ai chịu trách nhiệm quản
lý xuyên suốt chung.
- Do thiếu cách tiếp cận tổng thể, dự án có thể bị
thất bại, đặc biệt là trường hợp các dự án phức tạp.

21


3.2. Mô hình chuyên trách
quản lý dự án
 Đặc trưng
- Thành lập một ban QLDA chuyên
điều hành các dự án, mỗi dự án có
một chủ nhiệm dự án phụ trách.
- Các thành viên ban QLDA tách hoàn
toàn khỏi các phòng (ban) chức năng
chuyên môn để chuyên thực hiện
quản lý điều hành dự án.
22


Mô hình chuyên trách quản lý dự án
Tổng
giám đốc

Chủ nhiệm
dự án 1
Thị
trường

Chủ nhiệm
dự án 2
Sản
xuất

Chủ nhiệm
dự án n

Kỹ
thuật
23


Ưu điểm


Có nhiều ưu việt trong trường hợp phải quản lý nhiều dự
án.



Là hình thức tổ chức quản lý theo nhu cầu khách
hàng.Vì khách hàng chỉ phải thương lượng với một đầu
mối duy nhất.



Chủ nhiệm dự án có đầy đủ quyền lực hơn đối với dự án.



Mối quan hệ quản lý là quan hệ trực tuyến, nên đơn giản,
gọn nhẹ.

24


Nhược điểm


Bộ máy QLDA cồng kềnh, trùng lắp, khó thực hiện việc
hỗ trợ giữa các dự án, dẫn đến chi phí tăng lên.



Không đảm bảo được tính chuyên sâu cho từng bộ phận
chức năng, nên khó ổn định nghề nghiệp cho những
thành viên tham gia dự án.



Dễ dẫn tới tình trạng lãng phí nguồn lực.

25