Slide Quản lý dự án (QLDA) chương 4

Chương 4 Dự

toán dự án và
quản
lý dự
chián
phívàdự án
Dự toán

quản lý chi phí dự án

1


Mục đích, yêu cầu

Mục đích
Nghiên cứu những vấn đề cơ bản về dự toán
dự án, qua đó nhận thức được tác dụng quan
trọng của dự toán dự án trong quản lý chi phí
trong mối quan hệ với thời gian tiến độ dự án.
 Yêu cầu
- Nắm được nội dung, phương pháp lập tổng
mức đầu tư của dự án.
- Nắm được mối quan hệ giữa thời gian tiến
độ với chi phí của dự án trong công tác quản
lý, nhằm chọn được phương án tối ưu cả về
thời gian và chi phí cho dự án. 2


Nội dung
I. Khái niệm, đặc điểm và tác dụng của
dự toán dự án
II. Tổng mức đầu tư
III. Mối quan hệ giữa thời gian và chi
phí dự án

3


I.

Khái niệm, đặc điểm và tác
dụng của dự toán dự án

1.1. Khái niệm, đặc điểm của dự toán dự án
Khái niệm: Dự toán dự án là kế hoạch dự trù
nguồn quỹ cho các hoạt động của dự án nhằm
đảm bảo hoàn thành dự án trên cơ sở thực
hiện tốt các yêu cầu về chi phí, tiến độ và chất
lượng.
Đặc điểm của dự toán dự án
- Phức tạp hơn so với dự toán chi phí cho các
hoạt động thường xuyên của đơn vị, tổ chức.
4


Đặc điểm…(tiếp)
-

-

Chỉ mang tính dự trù (dự tính), dựa vào các
giả thiết và dữ liệu thu thập được tương ứng
với các giai đoạn, thời kỳ của dự án.
Chỉ được dựa vào phạm vi và các tiêu chuẩn
hiện hành của dự án đã được duyệt.
Có tính linh hoạt cao, có thể điều chỉnh khi
dự án có những thay đổi hợp lý, hợp pháp.
Cần xác lập các tiêu chuẩn hoàn thành cho
từng công việc, văn bản hóa các giả thiết,
các căn cứ cho việc lập dự toán.
5


1. 2. Tác dụng của dự toán dự án
Là sự cụ thể hóa kế hoạch, mục tiêu của đơn
vị (tổ chức) trong đầu tư, quyết định đến sự
phát triển trong tương lai của đơn vị.
 Xác định được chi phí cho từng công việc
cũng như tổng chi phí cho toàn dự án.
 Là một trong những căn cứ quan trọng để kế
hoạch hóa VĐT của Nhà nước đối với dự án
đầu tư bằng vốn NSNN hoặc là căn cứ để cho
vay đối với các dự án đầu tư bằng vốn tín
dụng.


6

Tác dụng…(tiếp)








Là một trong những căn cứ quan trọng trong thẩm
định, xét duyệt dự án, khẳng định tính hiệu quả của
dự án trước khi thực hiện.
Là căn cứ để xác định giá xét thầu (trong trường hợp
đấu thầu) hoặc ký kết hợp đồng giao thầu (nếu chỉ
định thầu) của dự án.
Là cơ sở để chỉ đạo và quản lý tiến độ chi tiêu, thanh,
quyết toán các công việc và toàn dự án với các bên
có liên quan.
Là cơ sở quan trọng trong công tác giám sát, thanh,
kiểm tra trước, trong và sau khi thực hiện dự án, hạn
chế tham nhũng, lãng phí trong đầu tư.
7


II. Tổng mức đầu tư
2.1. Nội dung tổng mức đầu tư
 Khái niệm: Tổng mức đầu tư là chi phí dự

tính để thực hiện dự án đầu tư xây dựng công

trình, được tính toán và xác định trong giai
đoạn lập dự án đầu tư xây dựng công trình
phù hợp với nội dung dự án và thiết kế cơ sở;
(đối với trường hợp chỉ lập báo cáo kinh tếkỹ thuật, tổng mức đầu tư đồng thời là dự toán
xây dựng công trình được xác định phù hợp
với nội dung báo cáo kinh tế - kỹ thuật và thiết
kế bản vẽ thi công).
8


Nội dung tổng mức đầu tư

Theo chế độ hiện hành, chi phí của tổng mức
đầu tư bao gồm:
- Chi phí xây dựng
- Chi phí thiết bị
- Chi phí bồi thường, hỗ trợ và tái định cư
- Chi phí quản lý dự án
- Chi phí tư vấn đầu tư xây dựng công trình
- Chi phí khác
- Chi phí dự phòng
 Chú ý: Nội dung cụ thể nghiên cứu theo
tài liệu
9



2.2. Phương pháp lập tổng mức đầu tư
Tùy theo điều kiện cụ thể của dự án mà có thể
lập tổng mức đầu tư theo các phương pháp

sau đây:
 Một. Phương pháp xác định theo thiết kế cơ sở
của dự án
 Hai. Phương pháp tính theo diện tích hoặc
công suất sản xuất, năng lực phục vụ của công
trình và giá xây dựng tổng hợp, suất VĐTXD
công trình
10


Phương pháp lập…(tiếp)
Ba. Phương pháp xác định theo số liệu của
dự án có chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật tương tự
đã thực hiện
 Bốn. Phương pháp kết hợp để xác định tổng
mức đầu tư
Chú ý: Phương pháp lập cụ thể nghiên cứu
theo tài liệu


11


III. Mối quan hệ giữa thời gian
và chi phí dự án
3.1. Mối quan hệ giữa thời gian và chi phí
dự án
Theo một cách phân loại khác thì toàn bộ chi
phí của dự án được chia thành hai nhóm, là
chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp

 Thứ nhất. Chi phí trực tiếp, bao gồm: Chi phí
nhân công, chi phí nguyên, vật liệu, chi phí
máy móc thiết bị và những chi phí trực tiếp
khác liên quan đến các công việc của dự án.
12


Thứ hai. Chi phí gián tiếp, bao gồm:






Chi phí quản lý, khấu hao thiết bị văn phòng, tiền
thuê địa điểm…và các chi phí khác không liên quan
trực tiếp đến các công việc của dự án.
Hai nhóm chi phí trên có quan hệ với thời gian thực
hiện các công việc cũng như thời gian của dự án là
khác nhau.
Một là. Đối với chi phí trực tiếp
Thực tế cho thấy, trong một điều kiện nhất định,
nếu tăng thêm giờ làm việc, tăng số lượng lao động,
máy móc thiết bị (có nghĩa là tăng chi phí trực tiếp)
thì tiến độ thực hiện các công việc dự án có thể được
đẩy nhanh (rút ngắn). Mối quan hệ này được thể hiện
như đồ thị sau:
13

Mối quan hệ giữa thời gian thực hiện công việc
và chi phí trực tiếp
Chi phí
trực
tiếp

Cmax

Cmin

0

Tmin

Tmax

Thời gian công việc
14


Hai là. Đối với chi phí gián tiếp


Chi phí gián tiếp có nhiều khoản mang tính
cố định như: chi phí tư vấn, lập dự án, tổ
chức mời thầu, đấu thầu…và có nhiều khoản
biến đổi có thể giảm được nếu thời gian thực
hiện dự án được rút ngắn, như: chi phí quản
lý, tiền thuê địa điểm…Như vậy, về cơ bản
chi phí gián tiếp biến đổi cùng chiều với thời

gian thực hiện dự án. Thời gian thực hiện dự
án càng dài thì chi phí gián tiếp càng tăng và
ngược lại. Mối quan hệ này được thể hiện
như đồ thị sau:
15


Mối quan hệ giữa thời gian thực hiện
dự án và chi phí gián tiếp
Chi
phí
gián
tiếp

0
Thời gian dự án
16


3.2. Kế hoạch chi phí cực tiểu

Khái niệm: Là phương pháp đẩy nhanh tiến độ thực
hiện các công việc lựa chọn (công việc găng), nhằm
rút ngắn thời gian thực hiện dự án, sao cho tổng chi
phí dự án giảm đi nhiều nhất hoặc nếu tăng thì tăng ít
nhất (phương án tối ưu).
 Bản chất của kế hoạch chi phí cực tiểu
- Ưu tiên cho mục tiêu chi phí của dự án (chi phí tối ưu).
- Lấy phương án bình thường làm cơ sở (điểm xuất
phát).

- Rút ngắn thời gian thực hiện các công việc găng sao
cho thời gian dự án giảm đi đến mức xác định (Top), bắt
đầu từ công việc găng có chi phí biên nhỏ nhất và
theo thứ tự tăng dần.
- Tổng chi phí giảm đi nhiều nhất hoặc tăng lên ít nhất
(do tăng chi phí trực tiếp và giảm chi phí gián tiếp).


17


Trình tự thực hiện theo các bước









Bước 1: Xây dựng 2 phương án thực hiện dự án:
Phương án bình thường và phương án đẩy nhanh.
Bước 2: Vẽ sơ đồ mạng công việc, xác định đường
găng và tổng chi phí của dự án theo phương án bình
thường.
Bước 3: Tính chi phí trực tiếp biên của các công việc
găng và thời gian tối đa có thể rút ngắn.
Bước 4: Lần lượt rút ngắn các công việc găng, sao
cho tổng chi phí giảm nhiều nhất hoặc nếu phải tăng

thì tăng ít nhất (bắt đầu từ công việc có chi phí biên
nhỏ nhất và theo thứ tự tăng dần).
Bước 5: Xác định thời gian và tổng chi phí của dự án
sau khi đã điều chỉnh (kế hoạch chi phí cực tiểu hoặc
chi phí tối ưu).
Có ví dụ như bảng sau và chi phí gián tiếp là
18
12 tr.đ/tuần.


PA bình thường

Công
việc

CV
trước

Th.gian
(tuần)

CPTT
(tr.đ)

PA đẩy nhanh
Th.gian
(tuần)

CPTT
(tr.đ)

a

-

10

50

7

71

b

-

6

17

4

41

c

a

8

90

5

105

d

b

9

80

8

100

e

b

8

50

5

77

f

c,e

6

40

4

56

g

c,e

8

120

6

140

h

d,g

3

40

2

55

i

d,g

7

60

4

93

k

f,i

6

50

195

68

Sơ đồ mạng công việc của phương án
bình thường
C(8)

2

F(6)

4

6

A(10)
E(8)

1

G(8)

K(6)

i(7)

B(6)

3

D(9)

5

H(3)

20

7


Xác định đường găng của dự án, bằng cách
liệt kê các đường công việc
1. a,c,g,i,k: 39 tuần
2. b,e,g,i,k: 35 tuần
3. a,c,f,k:
30 tuần
4. a,c,g,h:
29 tuần
5. b,d,i,k:
28 tuần
6. b,e,f,k:
26 tuần
7. b,d,h:
18 tuần
Đường găng của dự án là: a,c,g,i,k: dài 39
tuần
21


Tổng chi phí của phương án bình thường là:

TCDA = 597 + 39 x 12 = 1.065 tr.đ


Tính chi phí biên của các công việc theo công thức:
MC = (Cmax- Cmin)/(Tmax- Tmin)



Lập bảng tính MC của các công việc găng và thời gian tối đa có
thể rút ngắn
Công việc
Chi phí (tr.đ)
Chi phí
Thời gian
biên (tr.đ) có thể rút
găng
PA bình
PA đẩy
ngắn
thường
nhanh
A

50

71

7

3

C

90

105

5

3

G

120

140

10

2

I

60

93

11

22

3


Rút ngắn các công việc găng
Rút ngắn công việc C đi 3 tuần, vì MCC nhỏ
nhất.
Kết quả: CTT tăng 15 tr.đ; CGT giảm 36 tr.đ; TCDA
giảm 21 tr.đ; TDA còn 36 tuần.
 Rút ngắn công việc A đi 1 tuần; Kết quả: CTT
tăng 7 tr.đ; CGT giảm 12 tr.đ; TCDA giảm 5 tr.đ;
TDA còn 35 tuần.
 (Vì sao không giảm công việc A đi 3 tuần
mà chỉ giảm 1 tuần?)
 Dự án lúc này có 2 đường găng là: A-C-G-I-K
23
và B-E-G-I-K đều dài 35 tuần.



Rút ngắn…(tiếp)
 Để rút ngắn thời gian dự án phải rút ngắn đồng
thời hai đường găng bằng cách: Rút ngắn các
công việc chung hoặc đồng thời 2 công việc
khác nhau trên 2 đường găng. Có các phương
án sau:
1. Rút G đi 2 tuần: TCDA giảm 4 tr.đ.
2. Rút I đi 3 tuần: TCDA giảm 3 tr.đ.
3. Rút K đi 1 tuần: TCDA tăng 6 tr.đ.
4. Rút A và B đi 2 tuần: TCDA tăng 14 tr.đ.

Hoặc: Rút A và E đi 2 tuần: TCDA tăng 8 tr.đ.
24


Rút ngắn…(tiếp)


Chọn rút ngắn G đi 2 tuần và I đi 3 tuần.
TCDA giảm 7 tr.đ; TDA = 30 tuần.

Bây giờ dự án có độ dài TDA = 30 tuần. Đến đây
mọi nỗ lực rút ngắn thời gian dự án đều làm
tăng tổng chi phí.
 Như vậy phương án chi phí cực tiểu có: TDA =
30 tuần; TCDA = 1.032 tr.đ. (1.065 – 33 = 1.032)


(33 = 21+5+7)
 Nếu muốn giảm thời gian dự án xuống dưới 30
tuần thì phải chấp nhận tổng chi phí
25 tăng lên.