PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ NGÔN NGỮ SOẠN THẢO VĂN BẢN

PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ NGÔN NGỮ SOẠN
THẢO VĂN BẢN
3.1. Một số nguyên tắc trong soạn thảo văn bản
Một văn bản quản lý Nhà nước phải đảm bảo hai yêu cầu cơ bản:
* Tính hợp pháp
*Tính hợp lý
Do vậy khi soạn thảo văn bản cần phải tuân theo những nguyên tắc văn bản
sau:
Nguyên tắc 1: Văn bản được soạn thảo theo đúng thẩm quyền luật định.
Nguyên tắc 2: Hình thức đúng quy định (thủ tục, thể loại, thể thức, văn
phong).
Nguyên tắc 3: Xác định đúng mục đích văn bản, đúng đối tượng và căn cứ ra
văn bản.
Nguyên tắc 4: Phải đưa ra các biện pháp tổ chức thực hiện, thời gian và phù
hợp với thực tiến.
Nguyên tắc 5: Văn bản ra sau không được trái hay mâu thuẫn với văn bản ra
trướcc có cùng nội dung. Văn bản cấp dưới không được trái với văn bản cấp trên,
không trái với văn bản pháp lý cao hơn.
Nhà quản lý khi ban hành văn bản nếu khoong tuân thủ các nguyên tắc
trên( những yếu tố có tính quy luật khách quan hình thành từ thực tiễn) se dẫn đến
văn bản mất đi tính thực thi, thậm chí vô hiệu.
3.2. Quy tắc trong soạn thảo văn bản
3.2.1. Quy tắc lựa chọn hình thức văn bản
Khi soạn thảo văn bản, ngoài thẩm quyền còn phải tính đến các điều kiện
sau:
* Phạm vi điều chỉnh:
- Phạm vi rộng dùng loại văn bản có hiệu lực pháp lý cao.
- Những quan hệ có tính chất toàn quốc, liên ngành thì phải dùng văn bản
của cơ quan trung ương.
* Những quy định
- Quy định cấm đoán, cưỡng chế, xử phạt: do cơ quan cấp cao trung ương

ban hành.
- Quy định về quyền hạn, nghĩa vụ công dân: dùng văn bản Luật.
- Quy định có tính chất quản lý: do cơ quan quản lý ngành, địa phương ban
hành.
* Cách thức thể hiện từng loại văn bản
- Nghị quyết, Chỉ thị, Thông tư là loại văn xuôi pháp luật
- Luật, Nghị định, Quyết định là “văn điều khoản”
* Mức độ chín muồi của các quan hệ xã hội mà văn bản điều chỉnh
- Đối với các quan hệ xã hội mới hình thành cần phải khuyến khích, bảo vệ,
hướng dẫn: Dùng văn bản dưới Luật, thậm chí dùng cả văn bản phụ như “điều lệ
tạm thời”.
- Đối với các quan hệ xã hội đã ổn định, chín muồi: dùng văn bản có hiệu lực
pháp lý cao hơn.
3.2.2. Quy tắc diễn đạt
Để văn bản thỏa mãn được các yêu cầu như tính hệ thống, logic dễ hiểu,
người biên soạn phải nắm được các quy tắc diễn đạt.
Cần trình bày, sắp xếp các sự kiện, số liệu, các nguyên tắc một cách nhất
quán và có quy tắc rõ ràng.
Nếu là sự kiện, nên trình bày:
- Từ gần đến xa
- Từ nhỏ đến lớn
- Phổ biến trước, cá biệt sau
- Chung trước, riêng sau
Nếu là số liệu, nên trình bày:
- Tổng hợp trước, chi tiết au.
Và nếu đưa ra các nguyên tắc thì:
- Nguyên tắc chung trước, nguyên tắc cụ thể sau
Ngoài ra, việc trích dẫn cũng cần phải lưu tâm. Cần trích dẫn đúng chỗ cần
chứng minh, trích đúng nguyên văn, phần trích phải có địa chỉ, xuất xứ rõ ràng và
đặc biệt tránh chồng chéo, mâu thuẫn.

3.2.3. Quy tắc về cơ cấu văn bản
Mỗi loại vă bản có đặc thù riêng của mình, song nhìn một cách tổng thể về
cơ cấu văn bản, chúng có những điểm cơ bản sau:
* Phần “ Căn cứ ban hành văn bản”
Căn cứ đầu tien là văn abnr quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. Tiếp
theo là văn bản quy định những vấn đề mà nội dung văn bản đề cập.
* Phần “Mục đích lý do ban hành văn bản”
Đó là cơ sở để ban hành văn bản (thường là xuất phát từ yêu cầu, đòi hỏi
khách quan) hoặc là với mục đích “Để chấn chỉnh”, “Nhằm tăng cường”)
* Phần “Thủ tục ban hành văn bản”
Thủ tục ban hành văn bản trên cơ sở đề nghị của cấp dưới. Ở đây thể hiện rõ
sự phân cấp và chức năng trong hệ thống tổ chức. Ngoài ra thủ tục ban hành văn
bản còn trên cơ sở: “ Theo nội dung biên bản của Hội nghị”.
* Phần “Nội dung”
Cơ bản có hai cách trình bày:
- Dạng văn xuôi, văn chương, mục.
- Dạng văn “điều, khoản”.
Nếu áp dụng dạng văn xuôi theo chương, mục thì nêu đủ các sự kiện, ý
tưởng, số liệu, mệnh lệnh, chế tài theo đúng ý chí của cơ quan ban hành văn bản.
Ngược lại, nếu văn bản gồm nhiều quy phạm pháp luật, có thể trình bày dưới dạng
“điều khoản” được thì nên thực hiện việc điều khoản hóa văn bản. Dạng này có tác
dụng dễ nhớ, rất tiện cho viêc trích dẫn trong quá trình áp dụng và thi hành.
Điều khoản hóa văn bản được chia thành:
+ Phần (viết chữ số La Mã I, II, III… và có tiêu đề)
+ Chương(viết chữ số La Mã I, II, III… và có tiêu đề)
+ Mục (viết chữ số Ả rập 1, 2, 3… hoặc A,B,C và có tiêu đề)
+ Điều(viết chữ số Ả rập 1, 2, 3…)
+ Khoản( viết chữ số Ả rập 1, 2, 3…)
+ Điểm, đoạn(viết chữ a, b, c.. trong đoạn dùng gạch đầu dòng).
Trên thực tế, những quy định này chưa được áp dụng thống nhất, không ít

văn bản trình bày:
Chương 1, 2, 3…
Mục I, II, III …
Điều I, II, III…
Nếu áp dụng một hệ thống nhất trên cơ sở tiện và lợi
* Phần “Chủ thể thi hành”
Văn bản phải nêu rõ chủ thể thi hành và chủ thể phối hợp. Nêu đích danh đối
tượng thi hành.
* Phần “Hiệu lực văn bản”
Hiệu lực của văn bản kể từ ngày ban hành hay kể từ ngày ký. Điều này
thường gây khó khăn cho người thực hiện vì chưa nắm được thông tin. Như
vậy,trước ngày văn bản có hiệu lực phải có một khoảng thời gian để truyền thông
trên các hệ thống phương tiện thông tin đại chúng và qua hệ thống tổ chức, các cơ
quan chức năng.
Việc xử lý văn bản cũ cũng cần chú ý: Nếu theo công thức “Những quy đinh
trước đây trái với văn bản này đều bãi bỏ”, sẽ bất tiện vì khó xác định được văn bản
nào, phần nào trái với văn bản hiện tại. Phương pháp tốt nhất là nên cụ thể: điều
nào, văn bản nào(tên văn bản, số văn bản, thời gian ban hành văn bản). Và như vậy,
cần trình bày: “Văn bản mới này sẽ thay thế văn bản cũ có tên … số… ngày…
tháng ban hành…”; cách làm này tiện cho tra cứu và thi hành pháp luật.
3.3. Một số thủ tục trong soạn thảo văn bản
3.3.1.Thủ tục sửa đổi, bãi bỏ văn bản
Khi soạn thảo van bản, người soạn thảo cần nắm được một số quy định sau:
• Hủy văn bản
Hủy đối với văn bản trái pháp luật, sai quy định, không đúng thẩm quyền.
• Bãi bỏ
Bãi bỏ đối với các văn bản có nội dung không phù hợp (quá cũ, lạc hậu…) và
đối với văn bản đã sửa đổi toàn bộ.
• Bổ sung, sửa đổi, điều chỉnh
Khi đã thay đổi một hay một số nội dung văn bản trước đó.

• Đính chính
Đính chính khi có lỗi.
Chú ý:
Riêng Quyết định dù có lỗi gì thì cũng phải ban hành Quyết định khác điều
chỉnh, sửa đổi, khong được đính chính Quyết định.
Không nên dùng hình thức thu hồi văn bản vì thực tế rất khó thu hồi hết.
Nguyên tắc: Phải dùng hình thức văn bản cao hơn để hủy, bãi bỏ, sửa đổi văn
bản.
Khi phát hiện ra sai, chính cơ quan ra văn bản phải soạn văn bản mới điều
chỉnh hoặc cơ quan có thẩm quyền cao hơn sẽ ra văn bản.
Những quy định cụ thể về giám sát, xử lý văn bản trái pháp luật:
Điều 81 Luật ban hành VB QPPL
“Theo đề nghị của UBTVQH, Chủ tịch nước, Hội đồng nhân dân, các ủy ban
của QH, CP,TANDTC,VKSNDTC,MTTQVN và các tổ chức thành viên, đại biểu
QH, QH xem xét, Quyết định bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ Luật, Nghị quyết của
Quốc hội trái Hiến pháp; xem xét, Quyết định bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ văn
bản QPPL của UBTVQH, Chủ tịch nước, CP,TANDTC,VKSNDTC trái Hiến
pháp, Luật, Nghị quyết của QH”.
Điều 82 Luật ban hành VB QPPL
“UBTVQH xem xét, Quyết định đình chỉ việc thi hành một phần hoặc toàn
bộ văn bản QPPL của Chính phủ, TTCP, TANDTC, VKSNDTC trái Hiến pháp,
Luật, Nghị quyết của QH và trình Quốc hội Quyết định việc hủy bỏ một phần hoặc
toàn bộ văn bản đó; xem xét, Quyết định bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ van bản
QPPL của CP, TT, CP, TANDTC, VKSNDTC trái Pháp lện, Nghị quyết của
UBTVQH; xem xét, Quyết định bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ Nghị quyết sai của
HĐND cấp tỉnh ”.
Điều 83 Luật ban hành VbQPPL
“Thủ tướng xem xét, Quyết định bãi bỏ hoặc đình chỉ việc thi hành một phần
hoặc toàn bộ VBQPPL của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ
quan thuộc Chính phủ, UBND cấp tỉnh trái Hiến pháp, Luật và các VB QPPL của

cơ quan Nhà nước cấp trên; xem xét Quyết định đình chỉ thi hành một phần hay
toàn bộ Nghị quyết của HĐND cấp tỉnh trái Hiến pháp, Luật và các VBQPPL của
cơ quan Nhà nước cấp trên, đồng thời đề nghị UBTVQH bãi bỏ”.
Điều 84 Luật ban hành VBQPPL
“Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ rưởng cơ quan thuộc cơ quan
quản lý ngành, lĩnh vực có quyền kiến nghị với Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan
ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc CP đã ban hành văn bản đã ban hành văn bản
trái với văn bản về ngành, lĩnh vực do mình phụ trách bãi bỏ hoặc đình chỉ việc thi
hành một phần hay toàn bộ văn bản đó. Nếu kiến nghị đó không được chấp nhận thì
trình Thủ trướng Chính phủ Quyết định: kiến nghị với Thủ tướng Chính phủ đình
chỉ việc thi hành Nghị quyết của HĐND cấp tỉnh trái với VB QPPL của QH,
UBTVQH, Chủ tịch nước, CP, TT CP hoặc Bộ… lĩnh vực do Bộ phụ trách chỉ việc
thi hành và đề nghị TTCP bãi bỏ Quyết định, Chỉ thị của UBND cấp tỉnh trái với
VB QPPL về ngành, lĩnh vực do mình phụ trách”.
Chủ tịch UBND cấp tỉnh có quyền đình chỉ việc thi hành Nghị quyết của
HĐND cấp dưới sai trái và đề nghị HĐND cùng cấp bãi bỏ.
3.3.2. Thủ tục sao văn bản
Trong quá trình quản lý, xuất phát từ yêu cầu thực tế mà đòi hỏi phải có thủ
tục sao văn bản.
- Ý nghĩa của việc sao văn bản:
Một cơ quan, tổ chức khi nhận văn bản cấp trên hay tự ban hành, thông
thường chỉ có một văn bản. Để triển khai đến cơ sở, văn bản cần được nhân ra
nhiều bản. Trong quản lý, về nguyên tắc các văn bản gửi xuống cơ sở cần phải bảp
đảm chính xác, bảo đảm tính pháp lý.
- Loại sao văn bản:
Có ba loại sao văn bản:
+ Sao y văn bản
+ Sao lục văn bản
+ Trích sao văn bản
- Quy trình sao văn bản:

Sao y và sao lục là sao nguyên văn bản. Sao trích là chỉ sao đoạn văn bản
nào cần thiết.
Quy trình sao như sau:
+ Phần trên là phần sao
+ Ngăn cách phần sao và phần thủ tục bằng một gạch ngang đậm
+ Phần dưới có đầy đủ thể thức của một văn bản.
Cụ thể có các nội dung sau: