Bài giảng concepts in enterprise resource planning (2nd edition) chương 1 bộ phận chức năng, qui trình, và yêu cầu dữ liệu

Concepts in
Enterprise Resource
Planning
2nd Edition

Chương 1
Bộ phận chức năng, Qui trình, và
Yêu cầu dữ liệu


Mục tiêu chương
• Định danh những hoạt động của các bộ phận chính
trong doanh nghiệp.
• Phân biệt qui trình xử lý từ một chức năng trong doanh
nghiệp.
• Xác định các loại dữ liệu chính cho từng bộ phận chức
năng.
• Xác định các loại dữ liệu cần cho từng bộ phận chức
năng.
• Định nghĩa về một hệ thống thông tin tương tác và giải
thích tại sao chúng quan trọng trong doanh nghiệp

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

2


Tổng quan ERP
• Enterprise Resource Planning (ERP) là một hệ thống
phần mềm được triển khai cho các doanh nghiệp để có
thể quản lý các loại thông tin khác nhau trong từng bộ

phận chức năng.
• ERP hỗ trợ việc quản lý hoạt động các qui trình trong
doanh nghiệp bằng cách sử dụng một CSDL chung và
đồng thời chia sẽ các công cụ báo cáo trong quản lý.
• Phần mềm ERP hỗ trợ sự tương tác giữa các hoạt động
xuyên suốt trong một doanh nghiệp làm cho các qui trình
hoạt động hiệu quả hơn.

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

3


Hoạt động của các
Bộ Phận Chức Năng
• Hầu hết các công ty đều có 4 bộ phận chức năng chính:
• Marketing and Sales (M/S)
• Supply Chain Management (SCM)
• Accounting and Finance (A/F)
• Human Resources (HR)
• Mỗi BPCN đều bao gồm một số chức năng đặc thù
riêng.
• Ở phương diện lịch sử, doanh nghiệp thường tổ chức
theo từng chức năng có trong doanh nghiệp.
• Các trường học cũng đang cơ cấu tổ chức theo cách
này.

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

4

Hoạt động của các
Bộ Phận Chức Năng

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

5


Hệ thống Thông tin
• Một hệ thống Thông tin (HTTT) bao gồm:
• Máy tính
• Con người
• Thủ tục/qui định
• Phần mềm
• Dùng để:
• Lưu trữ
• Tổ chức
• Truy xuất
• HTTT là công cụ rất quan trọng trong việc tạo môi
trường tương tác cho các chức năng/qui trình hoạt động
trong doanh nghiệp.
Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

6


Qui trình
• Qui trình là một tập hợp các hoạt động, có thể cần có

một hoặc nhiều dữ kiện đầu vào để tạo ra kết quả có giá
trị cho người dùng.
• Người dùng có thể là Khách hàng hoặc đồng nghiệp
trong công ty.
• Việc có thể quan sát một qui trình hoạt động là sự mong
đợi của người dùng.
• Người dùng thường không quan tâm đến độ phức tạp
của qui trình, cũng như không bao giờ chấp nhận việc
xảy ra sự cố, hay kéo dài thời gian xử lý mà nguyên
nhân là do sự yếu kém/hạn chế trong việc hợp tác giữa
các Bộ phận.

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

7


Hai qui trình ví dụ

Logistics
Function

Production
Function

Purchasing
Function

Accounting
Function

Sales
Function

Customer Order Process

Material Order Process

Figure 1-3 A process view of business

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

8


Tương tác các chức năng
• Chia sẽ dữ liệu kịp thời và hiệu quả bên trong cũng như
giữa các Bộ phận dẫn đến hoạt động của các qui trình
càng hiệu quả hơn.
• Các HTTT cho phép chia sẽ dữ liệu giữa các Bộ phận
được gọi là HTTT tương tác (Intergrated Information
System).

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

9


Another Look—Nova Chemicals
• Theo John Wheeler, CIO của Nova Chemicals, sự thay

đổi cách nhìn từ “Hướng chức năng” (functional
oriented) sang “Hướng qui trình” (process oriented) là
một quá trình rất phức tạp.
• Một qui trình thường bao gồm:
• Con người (năng lực)
• Thông tin
• Công cụ
• Văn hóa công ty

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

10


Another Look—Nova Chemicals
• Nova xác định có 3 qui trình chủ yếu:
• Demand Chain Management
• Supply Chain Management
• Manufacturing Management
• Và 3 yếu tố hỗ trợ cho hoạt động các qui trình là:
• Nguồn nhân lực (Human Resources (includes corporate
communications))
• Ngân sách (Treasury)
• CNTT (Information Technology)
• Process Boards bao gồm các nhà quản lý của các bộ
phận khác nhau định nghĩa về “best practices” và
process metrics --- tức là các phương pháp đánh giá
tính rõ ràng để quản lý các qui trình.
Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

11


Lemonade Stand Functional Areas
• Marketing and Sales
• Develop products
• Determine pricing
• Promote products
• Take customer orders
• Make sales forecast
• Track repeat customers to send flyers or thank-you(s)
• Manage credit

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

12


Lemonade Stand Functional Areas
• Supply Chain Management
• Buying raw materials (purchasing)
• Making lemonade
• Manage recipe
• Maintain manufacturing (cost) records

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

13

Lemonade Stand Functional Areas
• Accounting and Finance
• Recording raw transaction data
• Sales, raw material purchases, payroll, cash
receipts
• Provide data for sales forecasting, credit
management, cash management

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

14


Lemonade Stand Functional Areas
• Human Resources
• Recruit, train, evaluate and compensate employees
• Develop personnel plans (staffing) based on sales
• Determine compensation—depends on labor market

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

15


Functional Area Information Systems

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

16

Marketing and Sales
• Inputs
• Customer data
• Order data
• Sales trend data
• Per-unit cost
• Outputs
• Sales strategies
• Product pricing

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

17


Functional Area Information Systems

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

18


Supply Chain Management
• Inputs
• Product sales data
• Production plans
• Inventory levels
• Outputs
• Raw material orders

• Packaging orders
• Resource expenditure data
• Production and inventory reports

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

19


Functional Area Information Systems

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

20


Accounting and Finance
• Inputs
• Payments from customers
• Accounts receivables data
• Accounts payables data
• Sales data
• Production and inventory data
• Payroll and expense data
• Outputs
• Payments to suppliers
• Financial reports
• Customer credit data

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

21


Functional Area Information Systems

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

22


Human Resources
• Inputs
• Personnel forecasts
• Skills data
• Outputs
• Regulation compliance
• Employee training and certification
• Skills database

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

23


Tóm tắt chương
• Tất cả các công ty sản xuất đều tồn tại 4 bộ phận chính:
• Marketing and Sales: Sets product prices, promotes
products, takes customer orders, and creates sales
forecasts.

• Supply Chain Management: Develops production
plans, orders raw materials from suppliers, receives
the raw material into the facility, manufactures
products, and ships products to customers.

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

24


Summary
• Tất cả các công ty sản xuất đều tồn tại 4 bộ phận chính:
• Accounting and Finance: Records sales transactions,
records customers’ payments, records suppliers’
invoices and payments to suppliers, and summarizes
operational data in managerial reports.
• Human Resources: Recruits, trains, compensates,
and oversees the evaluation of employees.

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

25