Hoàn Thiện Công Tác Kiểm Tra Và Giám Sát Đối Với Hệ Thống Giao Thông Cộng Cộng Bằng Xe Bus Ở Hà Nội

Luận văn tốt nghiệp

Lời nói đầu
Đô thị và sự phát triển đô thị đóng vai trò quan trọng trong tăng trởng
kinh tế và sự tiến bộ xã hội. Tuy nhiên, nói đến đô thị trớc hết phải nói đến
giao thông đô thị, bởi lẽ nó góp vào bộ mặt của một đô thị, nó quyết định cho
sự thành công hay thất bại của quá trình đô thị hoá. Và ngợc lại quá trình đô thị
hoá không những gắn liền với sự hình thành và phát triển các khu công nghiệp,
thơng mại, các khu dân c đông đúc mà còn gắn liền với việc hình thành và phát
triển một hệ thống vận tải hiện đại để đáp ứng nhu cầu ngày một tăng của đô
thị.
Sự bùng nổ của xu thế đô thị hoá ở các nớc trên thế giới nói chung và ở
Việt Nam hiện tại cũng nh trong tơng lai làm nảy sinh hàng loạt vấn đề phức
tạp, đặc biệt là sự căng thẳng trong vấn đề giao thông đô thị. Thực chất đó là
hậu quả của sự mất cân đối trầm trọng giữa nhu cầu đi lại và khả năng đáp ứng
của giao thông bao gồm cả phơng tiện và cơ sở hạ tầng kỹ thuật. Đây là một
trong những vấn đề phức tạp nhất, đồng thời đó cũng là một thách thức lớn ở
tất cả các đô thị hiện nay.
Trong điều kiện mới của sự phát triển kinh tế khu vực Đông Nam á, thủ
đô Hà Nội không chỉ là bộ mặt của cả nớc mà còn là thị trờng hấp dẫn đối với
các nớc trong khu vực và trên thế giới. Mức độ hấp dẫn đó phụ thuộc vào sự
phát triển nhiều mặt của Hà Nội mà trong đó sự phát triển của hệ thống giao
thông vận tải có ý nghĩa vô cùng quan trọng.
Hiện nay, Hà Nội đã có những bớc cải thiện đáng kể về giao thông vận
tải, đặc biệt là trong vấn đề đầu t, nâng cấp, cải tạo và mở rộng mạng lới đờng,
điều khiển giao thông trên đờng... Tuy vậy, nhìn một cách tổng thể thì giao
thông vận tải Hà Nội vẫn còn là khâu yếu kém, phát triển cha tơng xứng với
yêu cầu đặt ra và lạc hậu nhiều so với thủ đô các nớc trong khu vực. Nổi bật
nhất là sự yếu kém của hệ thống giao thông công cộng. Việc đi lại hàng ngày
của ngời dân hiện nay chủ yếu vẫn là sử dụng các loại phơng tiện cá nhân. Tình
trạng trên đã và sẽ tiếp tục gây ách tắc giao thông, cho dù thành phố có tăng cờng đầu t để mở rộng và nâng cấp đờng phố và cơ sở hạ tầng đến đâu đi chăng

nữa. Để khắc phục tình trạng đó, thành phố đã và đang chủ trơng phát triển hệ
thống giao thông công cộng bằng xe Bus. Tuynhiên, để hệ thống giao thông
công cộng hoạt động có hiệu quả và chất lợng phục vụ ngời dân ngày càng cao
thì không thể thiếu đợc chức năng kiểm tra và điều chỉnh. Đặc biệt, trong thời
gian tới khi mà quy mô lực lợng tham gia tăng lên và thực hiện chế độ u đãi đối
với các doanh nghiệp thì vấn đề kiểm tra, giám sát càng khó khăn phức tạp
hơn. Điều đó đòi hỏi một yêu cầu cao hơn, một sự phối hợp chặt chẽ hơn giữa
Sở Giao thông công chính, Trung tâm quản lý và điều hành và các đơn vị tham
gia vận tải hành khách công cộng.
Với tất cả những lý do trên, em xin tham gia viết đề tài: "Hoàn thiện
công tác kiểm tra và giám sát đối với hệ thống giao thông cộng cộng bằng xe
Bus ở Hà Nội".
1


Luận văn tốt nghiệp

1. Mục đích và ý nghĩa của đề tài.
Đề tài đợc thực hiện với mục tiêu cơ bản là xây dựng luận cứ khoa học và
cơ sở thực tiễn về công tác kiểm tra và giám sát đối với hệ thống giao thông
công cộng bằng xe Bus ở Hà Nội. Từ thực tế đề tài tập trung nghiên cứu các
yêu cầu đặt ra, từ đó xây dựng những định hớng và giải pháp tối u cho công tác
kiểm tra, giám sát đối với hệ thống giao thông công cộng bằng xe Bus.
2. Đối tợng và phạm vi nghiên cứu.
Giao thông công cộng bao gồm nhiều loại hình, nhng đề tài chỉ tập trung
nghiên cứu vào phần giao thông công cộng bằng xe Bus ở Hà Nội. Với phạm vi
đó, đề tài đi vào nghiên cứu lý luận về công tác kiểm tra, nội dung và vai trò
của giao thông công cộng, quá trình phát triển và thực trạng của các hình thức
và công cụ kiểm tra đối với hệ thống giao thông cộng cộng bằng xe Bus. Từ đó
đa ra các giải pháp về mặt quản lý nói chung và công tác kiểm tra và giám sát

nói riêng đối với hệ thống giao thông công cộng nói chung và mạng lới xe Bus
nói riêng ở thủ đô Hà Nội.
3. Phơng pháp nghiên cứu.
Đề tài vận dụng lý luận và phơng pháp luận của khoa học quản lý, phơng
pháp tiếp cận hệ thống, phơng pháp toán kinh tế, phơng pháp thống kê... cùng
với các quan điểm của Đảng, các kinh nghiệm đã có ở trong và ngoài nớc để
nghiên cứu và giải quyết vấn đề đặt ra.
Chơng I: Lý luận chung về công tác kiểm tra đối với hệ thống giao thông
công cộng bằng xe Bus.
Chơng II: Thực trạng công tác kiểm tra và giám sát đối với hệ thống giao
thông công cộng bằng xe Bus ở Hà Nội.
Chơng III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm tra và giám
sát đối với hệ thống giao thông cộng cộng bằng xe Bus ở Hà Nội.
Mặc dù đã có những cố gắng nhất định trong việc nghiên cứu tài liệu
cũng nh tìm hiểu các vấn đề cần thiết, nhng do khả năng và thời gian nghiên
cứu còn hạn chế nên đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy em rất
mong đợc sự chỉ bảo của cô giáo hớng dẫn, các thầy cô giáo trong khoa, cùng
các bạn sinh viên... để em có những nhận thức hoàn thiện hơn về vấn đề này.
Em xin chân thành cảm ơn cô giáo T.S Nguyễn Thị Ngọc Huyền về sự
chỉ bảo mang tính khoa học của cô. Em cũng xin bầy tỏ lòng biết ơn sâu sắc
đối với các thầy giáo, cô giáo Khoa khoa học quản lý, Trung tâm quản lý và
điều hành giao thông đô thị đã tận tình động viên giúp đỡ em hoàn thành đề tài
này trong quá trình thực tập và nghiên cứu.

2


Luận văn tốt nghiệp

Chơng I: Lý luận chung về công tác kiểm tra

đối với mạng lới xe BUS nội đô

I. Tổng quan về kểm tra:
1. Kiểm tra và vai trò của kiểm tra.
1.1- Định nghĩa về kiểm tra:
Kiểm tra là chức năng của mọi nhà quản lý, từ ông chủ tịch tới ngời giám
sát viên. Một số nhà quản lý, đặc biệt là ở cấp thấp quên rằng trách nhiệm đầu
tiên đối với việc thực hiện kiểm tra thuộc về mỗi ngời quản lý mà họ đợc giao
phó việc thực thi các kế hoạch. Đôi khi do quyền lực của các nhà quản lý cấp
cao và trách nhiệm tổng hợp của họ, việc kiểm tra cấp cao nhất và các cấp phía
trên đợc nhấn mạnh tới mức mà mọi ngời cho rằng ở các cấp dới chỉ cần công
việc kiểm tra ít nhiều mà thôi. Mặc dầu quy mô của việc kiểm tra thay đổi theo
cấp bậc của các nhà quản lý nhng tại mọi cấp họ đều phải có trách nhiệm đối
với việc thực thi các kế hoạch và do đó kiểm tra là một chức năng quản lý cơ
bản ở mọi cấp. Vậy kiểm tra là gì? Có nhiều định nghĩa về kiểm tra.
Theo quan điểm của Harold koontz - Oddorell và Heinz Weihrich thì
kiểm tra là đo lờng và chấn chỉnh việc thực hiện, nhằm để đảm bảo rằng các
mục tiêu này đã đang đợc hoàn thành.
Có quan điểm cho rằng, kiểm tra là một quá trình theo dõi những hoạt
động để biết chắc là chúng đang đợc thực hiện đúng theo kế hoạch và để sửa
chữa những sai lệch đã xảy ra.
Có quan điểm cho rằng, kiểm tra là quá trình xem xét, đo lờng và chấn
chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo cho các mục tiêu của hệ thống đợc hoàn
thành một cách có hiệu quả.
Nh vậy, các quan điểm trên đều cho rằng kiểm tra là một quá trình, cốt
lõi của hầu hết mọi cuộc kiểm tra là một kiểu liên hệ ngợc nào đó và kế hoạch
đợc coi là cơ sở cho các cuộc kiểm tra.
1.2- Nội dung kiểm tra:
Bản chất của kiểm tra là phải xác định và sửa chữa đợc những sai lệch
trong hoạt động so với những mục tiêu kế hoạch đã đề ra. Việc thiết lập hệ

thống kiểm tra có khả năng cung cấp đầy đủ thông tin phản hồi về mọi mặt
hoạt động của hệ thống một cách nhanh chóng và kịp thời là một công việc hết
3


Luận văn tốt nghiệp

sức khó khăn. Các nhà quản lý luôn phải đối mặt với những câu hỏi: Cần kiểm
tra cái gì? Các cuộc kiểm tra cần đợc tiến hành thờng xuyên đến mức độ nào?
Trong hoạt động của hệ thống sai lệch xảy ra ở những đâu sẽ có thể gây tổn hại
nghiêm trọng đến kết quả cuối cùng của hệ thống.
Sự cố gắng kiểm tra mọi yếu tố và hoạt động một cách qua thờng xuyên
có thể gây hoang mang và làm nản lòng các đối tợng quản lý, làm giảm uy tín
của những nhà quản lý, gây lãng phí thời gian, tiền bạc của hệ thống. Có những
nhà quản lý lại chỉ quan tâm đến những yếu tố dễ đo lờng (chẳng hạn nh số lợng hành khách trên xe bus, mà bỏ qua những yếu tố khó đo lờng (nh sự hài
lòng của khách hàng trong 1 khoảng thời gian nhất định). Đồng thời một số sai
lệch so với các tiêu chuẩn có ý nghĩa tơng đối nhỏ, một số khác có tầm quan
trọng lớn hơn. Những sai lệch nhỏ trong một hoạt động hay khu vực nào đó có
thể quan trọng hơn so với những sai lệch lớn trong hoạt động hay khu vực
khác. Ví dụ: một giám đốc cần phải lu tâm nếu chi phí cho phân phối sản phẩm
sai lệch so với ngân quỹ 3% nhng không đáng lo lắm nếu chi phí về tiền tem bu điện sai lệch so với dự trù là 20%. Kết quả là trong công tác kiểm tra cần tập
trung nỗ lực vào những khu vực, những hoạt động, những con ngời có tầm
quan trọng thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của hệ thống. (các khu vực
hoạt động thiết yếu và những điểm kiểm tra thiết yếu).
Các điểm kiểm tra thiết yếu là những điểm đặc biệt trong doanh nghiệp
mà ở đó việc giám sát và thu nhập thông tin phản hồi nhất định phải đ ợc thực
hiện. Đó chính là những điểm mà nếu tại đó những sai lệch không đợc đo lờng
và điều chỉnh kịp thời sẽ có ảnh hởng tới kết quả hoạt động của doanh nghiệp.
Các khu vực hoạt động thiết yếu là những lĩnh vực, những khía cạnh yếu
tố mà doanh nghiệp cần phải hoạt động có hiệu quả cao để đảm bảo cho toàn

bộ hệ thống thành công.
Trong một hệ thống, thông thờng chỉ có một phần nhỏ mục tiêu hoạt
động, sự kiện con ngời là chiếm tầm quan trọng lớn đối với hệ thống.
Cần lu ý rằng, không có quy tắc nào để giúp các nhà quản lý lựa chọn
những điểm kiểm tra thiết yếu này vì những nét đặc trng trong chức năng,
nhiệm vụ của các loại cơ sở khác nhau vì sự đa dạng của những loại sản phẩm,
dịch vụ đợc sản xuất ra và vì sự khác nhau trong chính sách cũng nh kế hoạch
của các doanh nghiệp. Năng lực chọn lựa các điểm kiểm tra thiết yếu là một
trong những nghệ thuật của nhà quản lý bởi vì việc kiểm tra có đợc thực hiện
tốt hay không là tuỳ thuộc vào các điểm thiết yếu này.
Tuy nhiên, để có thể tự mình tìm ra các điểm thiết yếu trong kiểm tra,
nhà quản lý nên tự đặt ra cho mình các câu hỏi sau đây;
4


Luận văn tốt nghiệp

+ Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhất mục tiêu của đơn vị mình.
+ Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt mục
tiêu.
+ Những điểm nào là điểm đo lờng tốt nhất sự sai lệch.
+ Những điểm nào là điểm giúp cho nhà quản lý biết ai là ngời chịu trách
nhiệm về sự thất bại.
+ Tiêu chuẩn kiểm tra nào ít tốn kếm nhất.
+ Tiêu chuẩn kiểm tra nào có thể thu nhập thông tin cần thiết mà không
phải quá tốn kém.
1.3- Vai trò của kiểm tra:
a) Những yếu tố tạo nên sự cần thiết của kiểm tra.
Các hoạt động quản lý là quá trình thông tin và căn cứ vào những quyết
định mà hệ thống bị quản lý hoạt động, tuy nhiên mọi hệ thống luôn biến động

theo thời gian nên kiểm tra là công cụ chủ yếu để phát hiện sự không phù hợp
nhằm kịp thời điều chỉnh. Quyết định ra trớc, sự thực hiện đợc tiến hành sau,
do đó quyết định không hoàn toàn chính xác mà phải có quá trình kiểm tra để
phát hiện tình hình mới để bổ sung vào quyết định. Mặt khác, nếu công tác
kiểm tra đợc thực hiện đều đặn thì làm cho các đối tợng quản lý luôn luôn có ý
thức chấp hành tốt kỷ luật lao động và thực hiện nghiêm chỉnh luật pháp cũng
nh các tiêu chuẩn định mức và quy định của cấp trên, đây chính là nhân tố thực
hiện tiết kiệm trong quản lý.
Nh vậy, một trong những nguyên nhân cơ bản làm cho công tác kiểm tra
trở nên cần thiết là vì những kế hoạch tốt nhất cũng có thể không đợc thực hiện
nh ý muốn. Các nhà quản lý cũng nh cấp dới của họ đều có thể mắc sai lầm và
hệ thống kiểm tra cho phép phát hiện sửa chữa các sai lầm đó trớc khi chúng
trở nên nghiêm trọng, để mọi hoạt động của hệ thống đợc hoạt động theo đúng
kế hoạch đã đề ra.
Kiểm tra tạo ra chất lợng tốt hơn cho hoạt động. Quản lý chất lợng ngày
nay dẫn đến sự phát triển của kiểm tra và cũng làm thay đổi nhiều quan điểm,
thái độ và cách thức để đạt tới kiểm tra có hiệu quả. Nhờ kiểm tra, những sai
lầm trong hoạt động đợc phát hiện và sửa chữa kịp thời. Các nhà quản lý và
nhân viên đều bị kiểm tra và đợc trao quyền kiểm tra nên luôn tự hoàn thiện
chính mình.

5


Luận văn tốt nghiệp

Kiểm tra giúp cho tổ chức theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi tr ờng. Thay đổi là thuộc tính tất yếu của môi trờng, các chính sách và pháp luật
mới của Nhà nớc đợc ban hành. Chức năng kiểm tra giúp cho các nhà quản lý
có đợc những phản ứng thích hợp trớc các vấn đề và cơ hội bằng cách giúp họ
phát hiện kịp thời những thay đổi đang và sẽ ảnh hởng đến kết quả hoạt động

của tổ chức.
Kiểm tra góp phần bổ sung thêm giá trị cho các hoạt động thông qua
những kiến nghị đổi mới.
Kiểm tra góp phần mở rộng nền dân chủ trong quản lý, nâng cao công
tác phân quyền, uỷ quyền. Xu hớng hiện nay trong quản lý là nâng cao chế độ
uỷ quyền và khuyến khích nhân viên làm việc theo tinh thần hợp tác. Điều đó
không làm giảm trách nhiệm của những nhà quản lý nhng làm thay đổi tích
chất của quá trình kiểm tra. Trong hệ thống quản lý tập trung cũ, ngời quản lý
xác định cả tiêu chuẩn và phơng pháp để đạt đợc các tiêu chuẩn đó. Trong hệ
thống hợp tác mới, các nhà quản lý thông báo các tiêu chuẩn nhng họ cho phép
nhân viên của mình (cá nhân hay nhóm đợc vận dụng khả năng sáng tạo để
quyết định phơng pháp giải quyết vấn đề. Quá trình kiểm tra ở đây cho phép
ngời quản lý giám sát sự tiến bộ của nhân viên chứ không can thiệp vào công
việc và phơng hại đến quá trình sáng tạo của họ.
b) Mức độ cần thiết của kiểm tra.
Thuật ngữ kiểm tra thờng làm cho ta không thoải mái vì nó hình nh liên
quan tới việc ngăn cản quyền tự do hành động của mỗi ngời. Vào thời đại mà
tính hợp pháp của quyền lực bị đặt nhiều câu hỏi và xu thế hớng tới quyền tự
do sáng tạo cho các cá nhân đang đợc đẩy mạnh, khái niệm kiểm tra làm cho
nhiều ngời khó chịu. Mặc dù vậy, kiểm tra là cần thiết đối với mỗi hệ thống.
Nhờ sự phát triển của các kỹ thuật tin học, các phơng pháp kiểm tra đã trở nên
chính xác và tinh vi và các nhà quản lý luôn phải đối mặt với yêu cầu giải
quyết mâu thuẫn giữa sự cần thiết phải nâng cao quyền tự chủ của cá nhân với
sự cần thiết của kiểm tra.
Rõ ràng sự kiểm tra quá mức sẽ có hại đối với doanh nghiệp cũng nh với
các cá nhân vì nó gây ra bầu không khí căng thẳng, thiếu tin tởng lẫn nhau
trong tập thể, hạn chế và thậm chí làm triệt tiêu khả năng sáng tạo của con ng ời. Nhng nếu kiểm tra lỏng lẻo, tổ chức sẽ rơi vào tình trạng rối loạn, không tự
biết mình đang và sẽ ở đâu và nh vậy không thể hoạt động có hiệu quả. Tuy
nhiên, mức độ kiểm tra đợc coi là quá mức hay vừa phải phụ thuộc vào những
hoàn cảnh và điều kiện khác nhau. Ví dụ: trong giai đoạn khó khăn khủng

hoảng, phần lớn mọi ngời sẽ bằng lòng với sự kiểm tra chặt chẽ nhng khi
doanh nghiệp đang làm ăn phát đạt thì sự kiểm tra nh vậy lại bị coi là không
6


Luận văn tốt nghiệp

phù hợp. Sự kiểm tra quá mức còn gây tác hại cho hệ thống vì tiêu tốn nhiều
nguồn lực mà lợi ích thu đợc thì có thể không phù hợp với chi phí. Đồng thời
cần phải lu ý rằng việc giảm mức độ kiểm tra không đồng nghĩa với việc tăng
quyền tự chủ cuả các cá nhân. Hơn nữa việc thiếu một hệ thống kiểm tra có
hiệu quả có thể buộc các nhà quản trị phải giám sát cấp dới của mình chặt chẽ
hơn và nh vậy quyền tự chủ của những ngời này sẽ bị giảm đi.
Nh vậy, nhiệm vụ của các nhà quản trị khi thiết lập hệ thống kiểm tra là
xác định sự cân đối tốt nhất giữa kiểm tra và quyền tự do của các cá nhân; giữa
chi phí cho kiểm tra và lợi ích do hệ thống này đem lại cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, vì tổ chức, con ngời, môi trờng công nghệ luôn biến đổi, hệ thống
kiểm tra hiệu quả đòi hỏi quá trình xem xét và đổi mới liên tục.
2. Bản chất của kiểm tra.
2.1- Kiểm tra là một hệ thống phản hồi.
Về cơ bản, cơ chế kiểm tra trong quảnt lý đợc xây dựng theo nguyên tắc
của hệ thống phản hồi thờng thấy trong các hệ thống vật lý và sinh học. Có thể
thấy rõ điều này khi xem xét quá trình liên hệ ngợc trong kiểm tra đợc mô tả ở
sơ đồ sau:
Kết quả
mong
muốn

Kết quả
thực tế

Đo lờng
kết quả
thực tế

So sánh
với các
tiêu
chuẩn

Thực hiện
điều
chỉnh

Xây dựng
chơng
trình điều
chỉnh

Phân tích
nguyên
nhân của
sai lệch

Xác định
các sai
lệnh

Sơ đồ 1.1: Vòng liên hệ ngợc của kiểm tra.
Nhìn vào sơ đồ trên ta thấy, hệ thống này thể hiện một cách toàn diện nội

dung của kiểm tra. Các nhà quản lý tiến hành đo lờng kết quả thực tế, so sánh
các kết quả đo lờng này với các tiêu chuẩn xác định và phân tích các sai lệch.
Sau đó để thực hiện đợc những điều chỉnh cần thiết họ phải đa ra một chơng
trình cho hoạt động điều chỉnh và thực hiện chơng trình này nhằm đi tới kết
quả mong muốn.
7


Luận văn tốt nghiệp

Xem xét vòng liên hệ ngợc của kiểm tra có thể thấy ở đây thời gian giữ
vai trò đặc biệt quan trọng. Các nhà quản lý biết càng sớm rằng các hoạt động
mà họ chịu trách nhiệm đang không đợc tiếp tục đi theo đúng kế hoạch thì họ
càng mau chóng ra đợc các tác động điều chỉnh. Việc sử dụng các công cụ kỹ
thuật hiện đại nh: máy tính, camera, ... cho phép xây dựng hệ thống thông tin
theo thời gian thực, hệ thống có thể cung cấp thông tin về các hoạt động tại
thời điểm đang xảy ra. Ví dụ, ở một số nớc trên thế giới ngời ta tiến hành lắp
các máy camera trên các nút giao thông chính của thành phố. Do đó, mỗi khi
có xe buýt đi qua, nó sẽ đợc truyền về trung tâm quản lý và điều hành giao
thông công cộng và lúc đó các giám sát viên sẽ biết đợc chiếc xe bus đó có đi
đúng thời gian biểu và lộ trình không.... Một số ngời coi hệ thống thông tin
theo thời gian thực là phơng tiện hữu hiệu giúp cho nhà quản lý có thể tiến
hành kiểm tra đúng vào thời điểm xảy ra sai lệch so với kế hoạch. Tuy nhiên
theo bản chất của vòng liên hệ ngợc trong kiểm tra thì quá trình kiểm tra nh
vậy không thể thực hiện đợc (trừ trờng hợp đơn giản và khác thờng nhất) vì
một số nguyên nhân sau đây:
- Cho dù có thể thu nhập đợc số liệu về kết quả thực hiện theo thời gian
thực ngay lập tức so sánh đợc các số liệu này với các tiêu chuẩn, thậm chí có
thể xác định đợc các sai lệch thì việc phân tích nguyên nhân của sai lệch, đa ra
các chơng trình điều chỉnh và thực thi các chơng trình này thờng là những

nhiệm vụ tốn nhiều thời gian. Và vì vậy, trong phần lớn các trờng hợp của
kiểm tra, thời gian trễ là tất yếu. Chẳng hạn trong kiểm tra chất lợng sản phẩm
có thể phải mất khá nhiều thời gian để phát hiện nhữn nguyên nhân tạo nên phế
phẩm và cần nhiều thời gian hơn nữa để đa các biện pháp điều chỉnh vào thực
tế.
- Chi phí bỏ ra để xây dựng hệ thống thông tin theo thời gian thực có thể
vợt quá lợi ích mà hệ thống đó đem lại.
Độ trễ của thời gian chính là điểm yếu của hệ thống kiểm tra chỉ dựa trên
những mối liên hệ ngợc từ đầu ra của hệ thống. Nó cho thấy tính không hiệu
quả của các dữ liệu lịch sử nh những dữ liệu thu đợc từ các báo cáo thống kê.
Chẳng hạn, có thể đã là quá chậm nếu các dữ liệu đó báo cáo cho các nhà quản
lý vào tháng 10 rằng họ bị thua lỗ vào tháng 9 do những biện pháp đợc thực
hiện vào tháng 7. Các nhà quản lý cần một hệ thống kiểm tra có thể báo cho họ
những vấn đề sẽ nảy sinh nếu họ không có tác động kịp thời tại một thời điểm
nhất định. Yêu cầu đó làm ra đời hệ thống kiểm tra, dự báo....
2.2- Kiểm tra là một hệ thống dự báo.
Các hệ thống phản hồi đơn giản đo lờng đầu ra của quá trình, rồi đa vào
hệ thống hoặc đầu vào của hệ thống những tác động điều chỉnh để thu đợc kết
8


Luận văn tốt nghiệp

quả mong muốn tại chu kỳ sau. Bản chất của hệ thống đo đợc miêu tả trên hình
1.2
Các giá trị mong
muốn của đầu ra
(Các tiêu chuẩn)

Đầu vào

Quá trình
thực hiện

t+1

Đầu ra

t+1

t

Hệ thống
kiểm tra

Hình 1.2: Hệ thống phản hồi đơn giản
Các giá trị mong
muốn của đầu ra
(Các tiêu chuẩn)

Đầu vào

Quá trình
thực hiện

t

Đầu ra

t

Hệ thống
kiểm tra

Hình 1.3: Hệ thống kiểm tra dự báo
Ghi chú:

Thông tin
Tác động điều chỉnh
t:

Mốc thời gian
9

t+1


Luận văn tốt nghiệp

Trong hệ thống kiểm tra dự báo trái lại sẽ giám sát đầu vào của hệ thống
để khẳng định xem những đầu vào đó có đảm bảo cho hệ thống thực hiện theo
đúng kế hoạch hay không, nếu không thì những đầu vào hoặc cả quá trình
trong hệ thống sẽ đợc thay đổi để thu đợc kết quả mong muốn. Bản chất của hệ
thống kiểm tra dự báo đợc mô tả trên hình 1.3. Tuy nhiên, để thực hiện công
việc lờng trớc trong thực hành những đầu vào cần phải đợc quan sát kỹ. Trong
các loại chơng trình kiểm tra lờng trớc (dự báo ) tốt nhất, mô hình của các biến
vào nên bao gồm những đầu vào của mô hình hệ thống mà chúng có ảnh hởng
quan trọng tới các đầu vào chủ yếu. Ví dụ, sản lợng của hoạt động xe bus phụ
thuộc vào lợng hành khách trên tuyến, trong khi đó lợng hành khách này lại
phụ thuộc vào sở thích và nhu cầu của ngời dân. Đến lợt nhu cầu đi lại của ngời
dân lại phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nữa.

Một trong những vấn đề của toàn bộ hệ thống kiểm tra lờng trớc là sự cần
thiết phải quan sát những gì gây ra các "lộn xộn". Tuy nhiên do môi trờng quản
lý luôn biến động nên có những yếu tố không đợc xét tới trong mô hình đầu
vào nhng nó lại có thể ảnh hởng tới hệ thống và tới các kết quả mong muốn. Vì
vậy, việc giám sát đầu vào thờng lệ cần phải đợc bổ trợ thêm bằng cách quan
sát và xét tới những "lộn xộn" bất thờng và không mong đợi.
Có thể nói rằng, hệ thống kiểm tra dự báo trên thực tế cũng là một hệ
thống liên hệ ngợc. Nhng ở đây sự phản hồi nằm ở phía đầu vào của hệ thống
sao cho những tác động điều chỉnh có thể đợc thực hiện trớc khi đầu ra của hệ
thống bị ảnh hởng. Tuy nhiên, ngay cả với hệ thống lờng trớc không có một ai
phủ nhận là nhà quản lý sẽ vẫn muốn đo lờng cái ra cuối cùng của hệ thống,
bởi vì không có cái gì có thể hy vọng rằng nó làm việc cái ta mong muốn. Để
xây dựng đợc một hệ thống kiểm tra dự báo có hiệu quả cần thực hiện một số
yêu cầu sau:
- Thực hiện phân tích kỹ càng hệ thống, lập kế hoạch và kiểm tra cũng
nh các đầu vào quan trọng.
- Đa ra mô hình của hệ thống thể hiện mối quan hệ giữa đầu vào và đầu
ra.
- Mô hình phải đợc xem xét lại thờng xuyên sao cho đầu vào, đầu ra và
mối liên hệ giữa chúng luôn phản ánh thực tại.
- Thu thập các dữ liệu và các đầu vào một cách đều đặn và đặt chúng vào
mô hình.
- Đánh giá thờng xuyên những sai lệch của đầu vào thực tế so với kế
hoạch và ảnh hởng của chúng tới các kết quả mong đợi cuối cùng.
10


Luận văn tốt nghiệp

- Tiến hành tác động kịp thời lên các đầu vào và cả quá trình để điều

chỉnh sai lệch nhằm thực hiện đúng mục tiêu.
Trong thực tế hệ thống kiểm tra có hiệu quả phải là sự kết hợp của kiểm
tra kết quả thực tế và kiểm tra dự báo.
3. Các nguyên tắc kiểm tra.
Trong quá trình xây dựng các hệ thống kiểm tra và tiến hành công tác
kiểm tra cần tuân theo các nguyên tắc sau:
3.1- Nguyên tắc kiểm tra các điểm thiết yếu.
Nguyên tắc này đòi hỏi phải xác định các khu vực hoạt động thiết yếu và
các điểm kiểm tra thiết yếu để tập trung sự chú ý vào các khu vực và các điểm
đó.
Lĩnh vực hoạt động thiết yếu là những bộ phận những khu vực của tổ
chức giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong sự tồn tại của tổ chức kết quả hoạt
động của những khu vực này có ảnh hởng quyết định của tổ chức.
Điểm kiểm tra thiết yếu là những nơi, những yếu tố phần tử, con ngời mà
hệ thống kiểm tra nhất thiết phải có thông tin về chúng. Do chúng đang có
những nhân tố hạn chế trong hoạt động hoá là có những nhân tố khác tốt hơn,
dù rằng kế hoạch vẫn đang trôi chảy.
3.2- Nguyên tắc về địa điểm kiểm tra.
Nguyên tắc này đòi hỏi việc kiểm tra không chỉ dựa vào các số liệu và
báo cáo thống kê mà phải đợc tiến hành ngay tại nơi hoạt động.
3.3- Nguyên tắc số lợng nhỏ các nguyên nhân.
Nguyên tắc này nêu rõ: trong một cơ hội ngẫu nhiên nhất định một số lợng nhỏ các nguyên nhân cũng có thể gây ra đa số các kết quả. Đây là một
nguyên tắc rất quan trọng tạo cơ sở khoa học cho các nhà quản lý khi họ cố
gắng xác định các khu vực hoạt động thiết yếu và các điểm kiểm tra thiết yếu.
Nguyên tắc này cũng đỏi hỏi trong quá trình kiểm tra phải xem xét kỹ càng
mọi nguyên nhân gây nên sự sai lệch của sự thực hiện so với mục tiêu kế hoạch
để có thể đề ra các biện pháp điều chỉnh có hiệu quả.
3.4- Nguyên tắc tự kiểm tra.
Nguyên tắc này đòi hỏi trong quá trình kiểm tra các nhà quản lý, các bộ
phận phải tự kiểm tra chính bản thân những cơ chế và hoạt động kiểm tra của

mình.
11


Luận văn tốt nghiệp

4. Hệ thống kiểm tra.
4.1- Khái niệm hệ thống kiểm tra.
Hệ thống kiểm tra là một tổng thể bao gồm những con ngời, các phơng
pháp và phơng tiện kiểm tra để thực hiện những nhiệm vụ cơ bản của kiểm tra
nh: giám sát sự hoạt động, đo lờng kết quả hoạt độngvà điều chỉnh những sai
lệch có thể xảy ra.
Nh vậy, để hệ thống kiểm tra hoạt động có hiệu quả phải chú ý đến 3 yếu
tố đó là: bộ máy kiểm tra (con ngời), phơng pháp và phơng tiện kiểm tra, trong
đó con ngời (chủ thể kiểm tra) là yếu tố quyết định và quan trọng.
4.2 Những yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra hiệu quả.
Tất cả các nhà quản lý đều muốn xây dựng đợc một hệ thống kiểm tra
thích hợp và hữu hiệu giúp họ thực hiện thành công các kế hoạch đề ra. Hệ
thống đó cần đáp ứng những yêu cầu cơ bản sau đây:
a) Hệ thống kiểm tra cần đợc thiết kế theo các kế hoạch.
Các hệ thống kiểm tra cần phản ánh các kế hoạch mà chúng theo dõi.
Thông qua hệ thống kiểm tra các nhà quản lý phải nắm đợc diễn biến của quá
trình thực hiện kế hoạch. Các kế hoạch và chơng trình đều có những đặc trng
thống nhất, tuy nhiên thông tin để kiểm tra tiến trình thực hiện một chơng trình
Marketing sẽ khác nhiều so với thông tin cần thiết để kiểm tra một kế hoạch
sản xuất. Điều đó thể hiện hai mặt thống nhất và đa dạng của công tác kiểm tra
trong quản lý. Ngoài ra, bản chất của việc kiểm tra cũng nhấn mạnh tới một sự
thật là những cuộc kiểm tra càng đợc thiết kế để giải quyết và phản ánh về bản
chất và cấu trúc riêng biệt của các kế hoạch, thì chúng sẽ càng phục vụ hiệu
quả hơn cho các nhu cầu về quản lý.

Những kỹ thuật nhất định nh: ngân sách, số giờ và mức chi phí định
chuẩn,... đều có một áp dụng chung trong các tình huống khác nhau. Tuy
nhiên, không có một lĩnh vực nào trong số các kỹ thuật đợc dùng rộng rãi lại
đợc áp dụng một cách hoàn toàn vào mọi tình huống cho trớc. Các nhà quản lý
cần phải thờng xuyên nhận thức về những yếu tố đột biến trong các kế hoạch
và các tác vụ của mình mà chúng cần phải đợc kiểm tra và họ cần phải sử dụng
những kỹ thuật và thông tin thích hợp về chúng.
b) Hệ thống kiểm tra cần phù hợp với tổ chức và con ngời trong tổ chức.
- Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với đặc điểm của tổ chức. Chẳng hạn
nh một tổ chức nhỏ sẽ cần một số công việc kiểm tra khác với một tổ chức lớn.
12


Luận văn tốt nghiệp

Hay hệ thống kiểm tra đối với tổ chức hoạt động dịch vụ khác với hệ thống
kiểm tra đối với doanh nghiệp sản xuất ra sản phẩm vật chất.
- Hệ thống kiểm tra phải phản ánh cơ cấu của tổ chức, bảo đảm có ngời
chịu trách nhiệm trớc một hoạt động nào đó và chịu trách nhiệm điều chỉnh khi
có các sai lệch xảy ra.
- Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với vị trí công tác của cán bộ quản lý.
Ví du: các nhà quản lý cấp cao quan tâm tới các công cụ kiểm tra tài chính nhng đối với những ngời trực tiếp giám sát công việc lại cần những ngân quỹ phí
tiền tệ nh: số giờ lao động, số sản phẩm sản xuất đợc, ...
- Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với trình độ của cán bộ, công nhân và
bầu không khí của doanh nghiệp. Ví dụ: một hệ thống kiểm tra ngặt nghèo đợc
áp dụng vào một tổ chức trong đó mọi ngời có trình độ và tay nghề cao, có
quyền tham gia đáng kể vào quá trình ra quyết định sẽ có thể bị thất bại.
- Hệ thống kiểm tra phải đơn giản (các đầu mối kiểm tra càng ít càng
tốt), tạo đợc sự tự do và cơ hội tối đa cho những ngời dới quyền sử dụng kinh
nghiệm, khả năng và sự khéo léo của mình để hoàn thành công việc đợc giao.

c) Hệ thống kiểm tra phải mang tính hệ thống.
Công tác kiểm tra phải toàn diện và đồng bộ đảm bảo chất lợng. Một
mặt, nhà quản lý phải có quan điểm tổng thể, mặt khác phải xây dựng đợc
những nội dung cơ bản cần phải kiểm tra để thực hiện đợc mục tiêu đề ra. Tại
các điểm kiểm tra thiết yếu phải trả lời các câu hỏi:
+ Ai là ngời cần kiểm tra (Đối tợng kiểm tra).
+ Hoạt động nào cần phải kiểm tra.
+ Khi nào cần phải kiểm tra.
d) Hệ thống kiểm tra cần phải vạch rõ những chỗ khác biệt tại các điểm
thiết yếu.
Một trong những nguyên tắc quan trọng của việc thiết kế kiểm tra đối với
những khâu cần thiết cho kết quả và hiệu quả là nắm chắc rằng chúng đợc thiết
kế ra để chỉ rõ những chỗ khác biệt. Nói cách khác, bằng cách tập trung vào
những chỗ khác biệt so với kế hoạch các nhà quản lý có thể dùng những cách
kiểm tra dựa trên nguyên lý loại trừ để tách riêng những chỗ đòi hỏi sự chú ý
của họ và họ nên chú ý vào đó. Kết quả là trong thực hành nguyên lý loại trừ
cần phải đi kèm với nguyên tắc kiểm tra các điều thiết yếu.
e) Kiểm tra cần phải khách quan.
13


Luận văn tốt nghiệp

Mặc dù việc quản lý tất yếu phải bao gồm nhiều yếu tố chủ quan nhng
việc đánh giá con ngời, hoạt động trong kiểm tra phải mang tính khách quan và
chính xác, dựa vào những tiêu chuẩn rõ ràng thích hợp. Tránh thái độ định kiến
và cách đánh giá chỉ bằng cảm tính mà không có những luận cứ vững chắc để
chứng minh.
g) Kiểm tra cần phải linh hoạt.
Điều này đòi hỏi phải có một hệ thống kiểm tra cho phép tiến hành đo lờng, đánh giá, điều chỉnh các hoạt động một cách có hiệu quả cả trong trờng

hợp gặp phải những kế hoạch thay đổi, những hoàn cảnh không lờng trớc hoặc
những thất bại hoàn toàn. Chẳng hạn để đáp ứng yêu cầu này của kiểm tra ngời
ta đã chuyển từ việc sử dụng hệ thống ngân quỹ cố định sang hệ thống ngân
quỹ linh hoạt.
h) Kiểm tra cần phải hiệu quả.
Các kỹ thuật và cách tiếp cận kiểm tra là có hiệu quả khi chúng có khả
năng làm sáng tỏ nguyên nhân và điều chỉnh những sai lệch tiềm năng và thực
tế so với kế hoạch với mức chi phí nhỏ nhất.
Yêu cầu này đòi hỏi lợi ích của kiểm tra phải tơng xứng với chi phí cho
nó. Điều này nêu lên thì thật đơn giản nhng khó thực hiện trên thực tế. Những
nhà quản lý thờng gặp khó khăn trong việc đánh giá giá trị cũng nh chi phí của
một hệ thống kiểm tra nhất định. Để giảm chi phí kiểm tra cần biết lựa chọn để
chỉ kiểm tra các yếu tố thiết yếu trong các lĩnh vực quan trọng đối với họ. Việc
kiểm tra sẽ có thể là kinh tế nếu đợc thiết kế phù hợp với công việc và quy mô
của mỗi cơ sở.
i) Việc kiểm tra phải dẫn đến tác động điều chỉnh.
Điều chỉnh thể hiện giá trị và tác dụng của kiểm tra. Việc kiểm tra chỉ đợc coi là có tác dụng nếu những sai lệch so với kế hoạch đợc điều chỉnh thông
qua việc lập kế hoạch, tổ chức và điều hành thích hợp.
4.3- Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm tra.
a) Chủ thể kiểm tra.
Trong một tổ chức tuỳ thuộc vào mục tiêu, nội dung kiểm tra mà chủ thể
kiểm tra là khác nhau và có thể xuất hiện nhiều chủ thể kiểm tra. Mỗi chủ thể
kiểm tra thờng có chức năng và phạm vi phân cấp khác nhau.
Đối với một doanh nghiệp thờng có những chủ thể kiểm tra cơ bản sau
đây:
14


Luận văn tốt nghiệp

* Kiểm tra của Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị
cao nhất về sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Những chức năng cơ
bản của Hội đồng quản trị là chức năng chiến lợc, tổ chức và kiểm tra. Vấn đề
mà Hội đồng quản trị cần quan tâm trớc nhất là những kết quả cuối cùng của
doanh nghiệp đạt đợc nh thế nào, có phù hợp với những mục tiêu tổng thể hay
không thay vì quan tâm đến những hoạt động cụ thể, chi tiết, vụn vặt. Vì vậy,
Hội đồng quản trị có nhiệm vụ phê duyệt, thông qua hệ thống mục tiêu dài
hạn, ngắn hạn cho toàn bộ doanh nghiệp làm cơ sở để so sánh, đánh giá kết
quả kiểm tra. Ngoài ra, Hội đồng quản trị còn có nhiệm vụ tạo hành làng pháp
lý, cũng nh tổ chức hệ thống kiểm tra đối với các cấp của doanh nghiệp.
* Kiểm tra của Ban kiểm soát: Ban kiểm soát (kiểm soát viên) là cơ quan
kiểm tra do Đại hội đồng bầu ra nhằm thực hiện chức năng kiểm tra đối với
hoạt động của doanh nghiệp.
* Trách nhiệm kiểm tra của giám đốc doanh nghiệp: Giám đốc doanh
nghiệp có trách nhiệm:
- Tổ chức và thực hiện chế độ kiểm tra, thanh tra việc thực hiện nhiệm
vụ, kế hoạch, chính sách, pháp luật và xét, giải quyết khiếu nại, tố cáo theo
thẩm quyền.
- Thực hiện yêu cầu, kiến nghị, quyết định về thanh tra của tổ chức thanh
tra, đoàn thanh tra, thanh tra viên hoặc cơ quan quản lý cấp trên thuộc trách
nhiệm của cơ quan, đơn vị mình.
- Tạo điều kiện cho ban thanh tra nhân dân trong doanh nghiệp thực hiện
chức năng của mình.
* Kiểm tra của hội viên (những ngời chủ sở hữu): Họ có quyền kiểm tra
các vấn đề liên quan đến nguồn vốn nh: sử dụng vốn, chuyển nhợng vốn, ... và
các vấn để liên quan đến lợi ích chung của doanh nghiệp.
* Kiểm tra của ngời làm công: Họ có quyền kiểm tra các vấn đề liên
quan đến lợi ích của mình nh: hợp đồng lao động, chế độ trả công, thù lao, sử
dụng lao động, bồi dỡng.
* Kiểm tra của các cơ quan quản lý Nhà nớc.

- Kiểm tra của các cơ quan thanh tra: Các cơ quan thanh tra (thanh tra
Nhà nớc, thanh tra Bộ, thanh tra tỉnh, thanh tra Sở, thanh tra huyện, quận) là
ngời đại diện cho các cơ quan hành chính Nhà nớc thực hiện kiểm tra việc thực
hiện chính sách, pháp luật, nhiệm vụ kế hoạch Nhà nớc của các doanh nghiệp.
Chẳng hạn, thanh tra của ngành thuế là ngời đại diện cho Nhà nớc kiểm tra,
15


Luận văn tốt nghiệp

giám sát việc thực hiện sự đóng góp của các doanh nghiệp đối với ngân sách
theo luật định. Trách nhiệm của cơ quan này là tập trung vào việc kiểm tra các
khoản thuế và các khoản nộp khác theo quy định.
- Kiểm tra của cơ quan t pháp: Các cơ quan t pháp (Viện kiểm sát nhân
dân và Toà án nhân dân) là ngời đại diện cho Nhà nớc kiểm tra, giám sát hoạt
động của doanh nghiệp theo pháp luật đã quy định. Trên đây mới chỉ là những
cơ quan kiểm tra có tính chất thể chế, những cơ chế kiểm tra mang tính hợp
đồng cũng rất có tác dụng. Chẳng hạn nh việc kiểm tra của ngân hàng đối với
quyết định cho vay kiểm tra của ngời tiêu dùng thông qua các tổ chức của họ
đối với sản phẩm của doanh nghiệp,...
b) Các phơng pháp kiểm tra:
Các phơng pháp kiểm tra rất đa dạng và có thể đợc phân loại theo nhiều
tiêu chí khác nhau nh: theo quá trình hành động, theo mức độ tổng quát của nội
dung kiểm tra, theo tần suất của các cuộc kiểm tra, theo chủ thể tiến hành kiểm
tra,...
* Các phơng pháp kiểm tra xem xét theo quá trình hành động:
- Kiểm tra trớc hành động: đợc tiến hành để đảm bảo rằng mọi nguồn lực
cần thiết cho một hoạt động nào đó đã đợc ghi vào ngân sách và đợc chuẩn bị
đầy đủ cả về chủng loại, số lợng, chất lợng, đến nơi quy định.
- Kiểm tra lờng trớc: đợc tiến hành để phát hiện những sai lệch của sự

thực hiện so với các tiêu chuẩn và mục tiêu để có thể điều chỉnh kịp thời trớc
khi xảy ra hậu quả nghiêm trọng. Kiểm tra lờng trớc chỉ có hiệu quả nếu nh
các nhà quản lý có đợc thông tin chính xác, kịp thời về những thay đổi của môi
trờng và về hoạt động hớng tới mục tiêu mong muốn.
- Kiểm duyệt (kiểm tra đợc hay không): là hình thức kiểm tra trong đó
các yếu tố hay giai đoạn đặc biệt của hoạt động phải đợc phê chuẩn hay thoả
mãn những điều kiện nhất định trớc khi sự vận hành đợc tiếp tục. Ví dụ: giám
đốc doanh nghiệp quy định rằng mọi sự giảm giá cho khách hàng đều phải đợc
ông ta phê duyệt.
- Kiểm tra sau hoạt động: đo lờng kết quả cuối cùng của hoạt động,
nguyên nhân của sai lệch so với tiêu chuẩn và kế hoạch đợc xác định cho
những hoạt động tơng tự trong tơng lai. Hình thức này còn đợc áp dụng để làm
cơ sở tiến hành khen thởng và khuyến khích cán bộ, công nhân.

16


Luận văn tốt nghiệp

Bốn dạng kiểm tra trên đều là cần thiết và đợc áp dụng tổng hợp để thực
hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hiện nay ngời ta đặc biệt nhấn
mạnh tới tầm quan trọng của kiểm tra lờng trớc.
Kiểm tra lờng trớc

Kiểm tra đợc/ không

Đầu vào

Quá trình

Đầu ra

Kiểm tra
sau hành
động

Kiểm tra
trớc hành
động

Thông tin
Hành động điều chỉnh
Hình 1.4: Luồng thông tin và hoạt động điều chỉnh.
Luồng thông tin và hoạt động điều chỉnh của cả 4 phơng pháp kiểm tra
trên đợc thể hiện trên hình 1.4. Tốc độ của dòng thông tin là yếu tố sống còn
của kiểm tra hiệu quả vì sai lệch càng đợc phát hiện sớm thì hành động điều
chỉnh càng sớm đợc thực hiện. Sự chính xác của thông tin cũng là cần thiết vì
sự điều chỉnh đợc tiến hành dựa trên cơ sở thông tin thu đợc.
* Các phơng pháp kiểm tra theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm tra.
- Kiểm tra toàn bộ: nhằm đánh giá việc thực hiện mục tiệu, kế hoạch của
doanh nghiệp một các tổng thể.
- Kiểm tra bộ phận: thực hiện đối với từng lĩnh vực, bộ phận, phân hệ cụ
thể của hệ thống.

17


Luận văn tốt nghiệp

- Kiểm tra cá nhân: thực hiện đối với những con ngời cụ thể trong hệ

thống.
* Các phơng pháp kiểm tra theo tần suất của các cuộc kiểm tra.
- Kiểm tra định kỳ: đợc thực hiện theo kế hoạch đã định trong từng thời
gian.
- Kiểm tra đột xuất: đợc thực hiện khi có những vấn đề này sinh bất ngờ
đối với hệ thống hoặc là khi chủ thể kiểm tra muốn thực hiện công tác kiểm tra
mang tính bất ngờ.
- Kiểm tra liên tục là giám sát thờng xuyên trong mọi thời điểm với mọi
cấp, mọi khâu và với nội dung toàn diện.
* Các phơng pháp kiểm tra theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tợng
kiểm tra.
- Kiểm tra (kiểm tra gián tiếp) là việc chủ thể quản lý xem xét, đo lờng
kết quả hoạt động của các đối tợng quản lý, đánh giá nguyên nhân gây ra sai
lệch, tìm ngời chịu trách nhiệm đối với sai lệch đó và yêu cầu họ chấn chỉnh
hoạt động của mình.
- Tự kiểm tra (kiểm tra trực tiếp) là việc phát triển những nhà quản lý và
công nhân có năng lực, ý thức kỷ luật cao, có khả năng giám sát bản thân và áp
dụng thành thạo các khái niệm, lý thuyết, nguyên tắc để hoàn thành các mục
tiêu, kế hoạch với hiệu quả cao.
c) Các kỹ thuật kiểm tra:
Các kỹ thuật kiểm tra là những công cụ, phơng tiện để tiến hành công tác
kiểm tra. Theo thời gian, với sự tiến bộ của khoa học quản lý và công nghệ tin
học, hàng loạt các công cụ, phơng tiện hiện đại đã ra đời đap ứng yêu cầu nâng
cao hiệu quả của kiểm tra trong công tác quản lý.
Các công cụ kiểm tra truyền thống:
* Các dữ liệu thống kê: Các dữ liệu thống kê dù mang tính chất lịch sử
hay dự đoán đều rất quan trọng đối với công tác kiểm tra, chúng phản ánh rõ
ràng kết quả thực hiện kế hoạch trong từng lĩnhvực hay toàn bộ hoạt động của
doanh nghiệp (lỗ, lãi, doanh số, giá cả, chi phí, khả năng thu hồi vốn đầu t,
năng suất, tình hình sản xuất sản phẩm, ...). Hơn nữa, các dữ liệu thống kê qua

phân tích sẽ cho thấy xu thế vận động của các sự vật, hiện tợng và do đó là
công cụ hữu hiệu cho kiểm tra lờng trớc.
18


Luận văn tốt nghiệp

Các dữ liệu thống kê có thể đợc thể hiện dới nhiều dạng nh biểu, bảng.
Muốn cho các dữ liệu trở nên có ý nghĩa ngay cả khi chúng đợc thể hiện trên
các biểu đồ cũng cần so sánh với một số tiêu chuẩn có thể có. Chẳng hạn việc
tăng hoặc giảm 3% hay 5% chi phí hoặc doanh số với kế hoạch có ý nghĩa gì?
Sự sai lệch đó nghiêm trọng tới mức nào? Điều gì có thể xảy ra trong thời gian
tới? Ai chịu trách nhiệm?...
Trong doanh nghiệp có rất nhiều loại dữ liệu thống kê nhng một trong
những dữ liệu thống kê quan trọng nhất đợc cung cấp thông qua các báo cáo,
kế toán tài chính. Nó là những bảng phân tích tổng hợp nhất về tình hình tài
sản, vốn, công nợ cũng nh tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kỳ của
doanh nghiệp. Phụ thuộc vào từng doanh nghiệp, các Báo cáo tài chính có thể
đợc lập cho hàng năm, hàng quý, hàng tháng. Những báo cáo tài chính đợc sử
dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp là các bảng cân đối kế toán, báo cáo kết
quả hoạt động kinh doanh và báo cáo lu chuyển tiền tệ.
Bảng cân đối kế toán phản ánh tổng quát tình trạng tài chính của doanh
nghiệp tại một thời điểm nhất định. Bản cân đối kế toán là tài liệu quan trọng
để nghiên cứu, đánh giá một cách tổng quát tình hình và kết quả kinh doanh,
trình độ sử dụng vốn và những triển vọng kinh tế, tài chính của doanh nghiệp.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là một báo cáo tài chính phản ánh
tóm lợc các khoản doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp
trong một thời kỳ nhất định. Nh vậy báo cáo này nói lên rằng "trong một giai
đoạn kế hoạch doanh nghiệp đã làm ra bao nhiêu tiền".
Báo cáo lu chuyển tiền tệ là báo cáo tài chính phản ánh các khoản thu và

chi tiền mặt trong kỳ của doanh nghiệp theo từng hoạt động kinh doanh, hoạt
động đầu t và hoạt động tài chính.
*Ngân quỹ:
Ngân quỹ là một trong những công cụ kiểm tra lâu đời nhất và đợc sử
dụng rộng rãi nhất. Ngân quỹ là những kế hoạch bằng số. Trong một tổ chức
nói chung ngân quỹ biểu thị sự phân bổ các nguồn theo dự định.
Mặc dù có thể lập ngân quỹ cho việc sử dụng số giờ công, số giờ làm
việc của máy móc, không gian nhà xởng hay những nguồn khác quy đợc về lợng nhng hầu hết các ngân quỹ đều đợc quy ra tiền. (Nói tới ngân quỹ là nói
đến bao nhiêu đồng Việt Nam, USD ...). Đôi khi ngời ta nói rằng, các ngân quỹ
là các kế hoạch đã đợc đô la hoá.
Hầu nh mọi thứ đều có thể đợc biểu thị bằng một mẫu số chung tiền nên
ngân quỹ đợc áp dụng rộng rãi cho các loại tổ chức khác nhau. Ngân quỹ đã trở
19


Luận văn tốt nghiệp

thành một công cụ đắc lực, phổ biến nhất để lập kế hoạch và kiểm tra các hoạt
động khác nhau ở các cấp quản lý khác nhau trong một tổ chức. Ngân quỹ thiết
lập nên phơng hớng là phơng tiện để thực hiện rồi sau đó trở thành tiêu chuẩn
để đo lờng việc thực hiện trong thực tế (hay công cụ để kiểm tra). Ngân quỹ đợc chia ra thành 2 phạm trù lớn là ngân quỹ tiền tệ và ngân quỹ phi tiền tệ.
Ngân quỹ tiền tệ là những ngân quỹ đợc biểu diễn dới dạng tiền tệ nh
ngân quỹ tài chính, ngân quỹ hoạt động,...
Ngân quỹ phi tiền tệ là ngân quỹ đợc thể hiện dới dạng vật lý mặc dù
ngân quỹ đó cũng thờng chuyển đổi đa sang các số lợng tiền tệ, nhng chúng sẽ
có ý nghĩa nhiều hơn vào một giai đoạn nhất định trong khi lập kế hoạch và
kiểm tra nếu chúng đợc biểu thị dới dạng số lợng hợp lý, chẳng hạn nh: ngân
quỹ về thời gian, về số giờ lao động trực tiếp,...
Trong thực tế, dù loại ngân quỹ nào tiền tệ hay phi tiền tệ thì chúng đều
đợc lập bằng 3 phơng pháp chủ yếu sau:

- Lập ngân quỹ theo phơng pháp truyền thống hay phơng pháp gia tăng.
Nó là ngân quỹ phân bổ các quỹ cho các bộ phận dựa vào sự phân bổ của
những năm trớc.
Lập ngân quỹ theo phơng pháp gia tăng có hai đặc trng cơ bản.
+ Các ngân quỹ đợc phân bổ cho các đơn vị trực thuộc trong tổ chức, rồi
những ngời quản lý các đơn vị này lại phân bổ tiếp ngân quỹ đó cho các loại
hoạt động trong đơn vị mình sao cho phù hợp.
+ Sử dụng số liệu ngân quỹ của thời kỳ trớc và thông thờng có chút ít
thay đổi.
Nh vậy, để lập ngân quỹ gia tăng hàng năm ban lãnh đạo chỉ việc duyệt
ngân quỹ cho từng bộ phận dựa trên cơ sở ngân quỹ đã phân bổ ở năm trớc và
có thêm ít % do lạm phát và hoạt động phát sinh trong năm tới. Hậu quả là: có
những lãng phí và phi hiệu suất tồn tại suốt 1 thời gian mà không bị phát hiện.
Ngoài ra, cách phân bổ ngân quỹ theo kiểu gia tăng ít chú trọng đến
trọng tâm, trọng điểm của từng thời kỳ. Giống nh kiểu chia đều bình quân chủ
nghĩa, phơng pháp này chú trọng đến việc phân bổ ngân sách cho các đơn vị
trong một tổ chức hơn là cho các hoạt động đợc thực hiện trong từng đơn vị.
Phơng pháp này đặc biệt phiền nhiễu khi ban lãnh đạo muốn tìm hiểu ở bộ
phận nào có sự lãng phí và phi hiệu suất.
- Ngân quỹ theo chơng trình là: ngân quỹ phân bổ cho các hoạt động cần
thiết trong một chơng trình cụ thể nhằm đạt đợc một mục tiêu cụ thể nào đó.
20


Luận văn tốt nghiệp

Lập ngân quỹ theo kiểu này là phân bổ nguồn cho các hoạt động cụ thể
chứ không phải cho các bộ phận nh lập ngân quỹ gia tăng. Phơng pháp lập
ngân quỹ theo chơng trình khắc phục đợc những nhợc điểm của lập ngân quỹ
gia tăng và hiện đang đợc áp dụng rộng rãi.

- Lập ngân quỹ từ Zêrô : Do Texas intruments khởi xớng nhằm mục đích
khắc phục những nhợc điểm của kiểu lập ngân quỹ gia tăng. Theo cách này,
ngân quỹ đợc lập từ Zêrô (từ không có gì, không tính tới quá khứ)
+ Lập ngân quỹ Zêrô buộc ngời quản lý của từng đơn vị chia nhỏ hoạt
động của đơn vị mình thành các gói, bao gồm: các mục tiêu, các hoạt động,
các nguồn lực cần thiết và sau đó tiến hành tính toán các chi phí cho mọi gói
này (hay là các quyết định trọn gói).
+ Đứng trên lợi ích của tổ chức các quyết định trọn gói đợc sắp xếp theo
thứ tự u tiên từ trên xuống.
+ Ngân quỹ đợc phân bổ cho từng quyết định trọn gói đó theo thứ tự u
tiên.
Phơng pháp này có nhiều nhợc điểm là mất thời gian lấy số liệu phân
tích, chi phí lớn, giấy tờ nhiều và tầm quan trọng của các quyết định trọn gói bị
ảnh hởng bởi những đánh giá chủ quan.
Để ngân quỹ trở thành công cụ có ích cho mọi nhà quản trị, cần chú ý tới
một số điểm sau:
+ Ngân quỹ không có mục đích tự thân mà là công cụ của việc lập kế
hoạch và kiểm tra.
+ Ngân quỹ phải phản ánh đợc khuôn mẫu của tổ chức, thể hiện đợc
trách nhiệm của cán bộ quản lý trong việc hoàn thành mục tiêu của hệ thống
mình một cách có hiệu quả trong phạm vi có hạn của ngân sách.
+ Tránh lập những ngân quỹ quá đầy đủ, chi tiết làm giảm sự tự do của
những nhà quản lý trong việc quản lý các bộ phận của họ.
+ Không để các mục tiêu về ngân quỹ trở nên quan trọng hơn các mục
tiêu của doanh nghiệp.
+ Việc lập ngân quỹ có thể bị lợi dụng để che giấu những yếu tố phi hiệu
quả. Các ngân quỹ thờng phát triển theo tiền tệ và một khoản chi tiêu nào đó
trong quá khứ thờng đợc chấp nhận là cũng cần thiết trong hiện tại. Thêm vào
đó, nhiều nhà quản trị nghiệm thấy dờng nh các yêu cầu về ngân quỹ đều bị cắt
xén trong quá trình phê chuẩn nên họ yêu cầu nhiều hơn so với mức mà họ cần

21


Luận văn tốt nghiệp

thiết. Điều đó đòi hỏi phải thờng xuyên xem xét lại các tiêu chuẩn và các yếu
tố chuyển đổi mà nhờ đó một hoạt động trong kế hoạch đợc chuyển đổi thành
những giá trị bằng số.
+ Các ngân quỹ thờng rơi vào tình trạng cứng nhắc, không thể hiện đợc
những thay đổi có thể xảy ra trong hoạt động của tổ chức và trong nhiều trờng
hợp trở nên lạc hậu ngay khi chúng đợc phê chuẩn.
Để kiểm tra bằng ngân quỹ có hiệu quả ta cần chú ý tới một số điều kiện
sau:
+ Việc lập và quản lý ngân quỹ phải thu hút đợc sự quan tâm đặc biệt của
cả những nhà lãnh đạo hệ thống và những nhà quản trị viên cấp dới. Trong một
số doanh nghiệp, quá trình xây dựng ngân quỹ đợc tiến hành từ trên xuống dới.
Các ngân quỹ đợc xây dựng bởi các nhà quản lý cấp cao với sự giúp đỡ của bộ
phận tham mu mà không hoặc rất ít tham khảo ý kiến của những quản trị viên
cấp dới. Phần lớn hiện nay ngời lãnh đạo thờng áp dụng phơng pháp lập ngân
quỹ từ dới lên trên. Theo cách này, các ngân quỹ đợc chuẩn bị bởi chính những
ngời sẽ thực thi ngân quỹ, sau đó sẽ đợc chuyển lên cho các nhà quản lý cấp
cao xem xét và phê chuẩn.
Phơng pháp lập ngân quỹ từ dới lên trên có nhiều u điểm. Thứ nhất, các
nhà quản trị cấp dới là những ngời hiểu biết rất rõ công việc trong các bộ phận
nên họ có thể đa ra những ngân quỹ sát với yêu cầu thực tế hơn. Thứ hai, mọi
ngời sẽ thấy thoả mãn và làm việc tích cực hơn nếu họ đợc trực tiếp tham gia
quyết định những vấn đề có liên quan tới họ.
+ Phải xác định đợc những tiêu chuẩn hợp lý mà dựa vào đó các chơng
trình và công việc có thể chuyển thành nhu cầu về lao động, chi phí hoạt động,
chi phí về vốn, về thời gian, không gian và các nguồn lực khác. Đó chính là cơ

sở để lập và phê duyệt ngân quỹ. Nhiều ngân quỹ bị thất bại vì thiếu các tiêu
chuẩn nh vậy. Lúc đó, các nhà quản trị cấp trên sẽ lỡng lự trong việc cho phép
các bộ phận cấp dới đa ra các kế hoạch ngân quỹ vì sợ rằng họ không có cơ sở
để xét duyệt các yêu cầu về ngân quỹ.
+ Có đợc một hệ thống thông tin phản hồi có hiệu quả để biết đợc các
ngân quỹ đang và sẽ đợc thực hiện nh thế nào.
* Các báo cáo và phân tích chuyên môn.
Mặc dù các báo cáo thống kê và kế toán thông thờng có thể cung cấp cho
các nhà quản lý những thông tin rất tốt để kiểm tra, vẫn có những vấn đề mà
chúng không thích hợp. Các bản báo cáo và phân tích chuyên môn thờng đợc
sử dụng trong phạm vi các vấn đề riêng lẻ có tầm quan trọng đặc biệt đối với
22


Luận văn tốt nghiệp

doanh nghiệp. Nhờ các bản báo cáo và phân tích chuyên môn các nhà quản lý
có thể phát hiện đợc những nguyên nhân sâu xa của những sai lệch mà không
bản báo cáo thống kê nào có thể phản ánh đầy đủ và dự báo đợc những vấn đề
cần giải quyết, những cơ hội cần phải tận dụng.
Các công cụ kiểm tra hiện đại.
* Dùng sơ đồ ngang cho công tác kiểm tra. (Sơ đồ Gantt)
Năm 1910 Harnry GANTT đã đề ra phơng pháp sơ đồ ngang để lập kế
hoạch và cũng dùng sơ đồ này làm phơng tiện kiểm tra. Muốn đợc sơ đồ ngang
cho một dự án nào đó chúng ta phải liệt kê tất cả các công việc, sau đó mỗi
công việc vẽ một đờng ngang có chiều dài tơng ứng với số thời gian (mỗi cột là
một đơn vị thời gian). Sau khi vẽ hết các công việc chúng ta có thể căn cứ vào
sơ đồ này để chỉ đạo và kiểm tra.
Sơ đồ Gantt giúp cho nhà quản lý kiểm tra tiến độ thực hiện các công
việc theo thời gian. Sơ đồ Gantt phù hợp với những công việc đơn giản ít chồng

chéo nhau, rất dễ nhìn và kiểm tra tiến độ thực hiện.
Ví du: một dự án có 8 công việc và đợc biểu diễn ở sơ đồ Gantt.
Công việc

1

2

3

4

5

Thời gian (tuần)
6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

A
B
C
D
E
F
G
H

Hình 1.4: Sơ đồ Gantt
Nhìn vào hình 1.4 ta có các nhận xét sau:
Công việc A, B có thể làm ngay từ tuần đầu những công việc E, D phải
chờ khi xong công việc A mới bắt đầu đợc và cũng nh công việc E chỉ có thể

bắt đầu xong công việc B. Còn công việc F phải sau khi hoàn tất công việc C,
23


Luận văn tốt nghiệp

cuối cùng là hai công việc G và H. G thì sau khi xong D còn H phải sau E. Nh
vậy sơ đồ ngang cho ta biết mối liên hệ giữa các việc và nếu nhìn vào 1 thời
điểm nhất định ta có thể biết việc nào kết thúc, công việc nào đang diễn ra và
công việc nào sẽ bắt đầu. Ví dụ: tại kết thúc tuần thứ 5 thì công việc A kết thúc
và công việc B đã kết thúc trớc đó 1 tuần, còn công việc C và D là sẽ bắt đầu.
Mặt khác, nếu xuất phát từ tuần cuối cùng đi về tuần đầu tiên theo một đờng
liền ta sẽ tìm ra các công việc găng và chúng lập thành một đờng găng. ở đây
các công việc A, D, G là các công việc găng và chúng lập 1 đờng găng với tổng
thời gian là 16 tuần và tổng số thời gian này là dài nhất để có thể hoàn thành dự
án.
Nhìn vào hình 1.4 nhà quản lý sẽ kiểm tra tiến độ công trình và nếu
muốn rút ngắn công trình thì phải tập trung nhân tài vật lực vào các công việc
găng. Nh vậy các công việc nằm ngoài đờng găng sẽ có thể đợc th giãn hơn
nên có thể rút bớt vật chất và lao động để tập trung vào các công việc găng tạo
điều kiện cho dự án hoàn thành sớm hơn.
* Phơng pháp đánh giá và kiểm tra chơng trình (Program Evaluation and
Review Techrique - PERT)
Sơ đồ ngang có u việt là kiểm tra theo thời gian rất tốt, song mối quan hệ
giữa các công việc lại không rõ ràng, đặc biệt là với dự án hoặc các công việc
phức tạp nhiều công đoạn sẽ rất khó thấy. Để giải quyết điều đó các nhà toán
học lại chuyển sang nghiên cứu sơ đồ mạng PERT và chính sơ đồ mạng sẽ giúp
cho các nhà lãnh đạo giải quyết đợc những khó khăn mà ở đó sơ đồ ngang gặp
phải. Ngày nay PERT là công cụ chính của lập kế hoạch và kiểm tra trong mọi
hệ thống từ các doanh nghiệp cho đến cơ quan quản lý Nhà nớc.

Xét theo ý nghĩa thì PERT là biến dạng của các lập ngân quỹ theo cột
mốc. Nó sử dụng cách phân tích theo mạng lới thời gian - sự kiện, nh ta thấy
trong hình 1.5. ví dụ đơn giản này minh hoạ tích chất cơ bản của PERT. Mỗi
vòng tròn biểu thị một sự kiện, một kế hoạch phụ trợ mà việc hoàn thành nó có
thể đo đợc tại thời điểm đã cho. Các vòng tròn đợc đánh số theo thứ tự mà theo
đó các sự kiện xuất hiện. Mỗi mũi tên biểu thị một hoạt động - tức là một yếu
tố cần tới thời gian trong một chơng trình, một công việc cần phải đợc làm giữa
hai sự kiện "thời hạn hoạt động" là thời gian trôi qua cần thiết để hoàn thành
một sự kiện đợc biểu thị bằng những con số đứng cạnh mũi tên.
3
1

8
7
4
24


Luận văn tốt nghiệp

1
1
0

2
0

2

2

5

0

2

3

12

0

12
0

5

6

4

4
8

8
0

Hình 1.5. Sơ đồ PERT.
Tuy nhiên, trong chơng trình PERT có 3 ớc lợng thời hạn: thời hạn "lạc

quan" là ớc lợng về thời gian cần thiết nếu mọi việc diễn ra cực kỳ thuậnlợi;
thời hạn "chắc nhất" là ớc lợng về thời hạn mà nhà quản lý tin là cần thiết phải
có để làm xong công việc và thời thời hạn "bi quan" là ớc lợng dựa trên giả
thiết rằng một điều ít may mắn nhất xét theo lôgíc nào đó có thể gặp phải - nói
khác đi là một tai hoạ lớn -sẽ có thể xảy ra. Những ớc lợng này thờng đợc dựa
vào PERT bởi vì trong nhiều trờng hợp thờng rất khó có thể ớc lợng đợc thời
hạn một cách chính xác và một phần chắc chắn là do các nhà quản lý đã sẵn
sàng thực hiện hàng loạt ớc lợng và sẽ quyết tâm làm hết sức mình để khắc
phục ớc lợng bi quan. Khi đã có một số ớc lợng chúng thờng đợc trung bình
hoá với một trong số đặc biệt đợc gán cho ớc lợng chắc chắn nhất và sau đó
một ớc lợng duy nhất sẽ đợc dùng để tính toán, thông thờng chúng đợc tính
theo công thức sau:
Te = To + 4 T m + T p
6
Trong đó: - To là thời gian hoạt động và thực hiện trong điều kiện tốt
nhất.
- Tm là thời gian hoạt động và thực hiện trong điều kiện bình thờng.
- Tp là thời gian hoạt động và thực hiện trong điều kiện xấu nhất.
Bớc tiếp theo là việc xác định đờng găng, đó là dãy các sự kiện tạo ra
một thời hạn dài nhất và do đó nó bao gồm những thời hạn muộn nhất. Đờng
25