Slide: Chương 1 tổng quan về QLDA

Chương 1

Tổng quan về
Quản lý dự án

1


Mục đích, yêu cầu


Mục đích
Nghiên cứu những vấn đề chung về dự án và quản lý
dự án để thấy được sự khác biệt giữa dự án với hoạt
động thường ngày cũng như sự khác biệt trong công
tác quản lý.



Yêu cầu
- Nắm được các đặc trưng cơ bản của dự án
- Hiểu rõ những nội dung của quản lý dự án, sự
khác biệt giữa quản lý dự án với quản lý hoạt động
thường
Quản lý dự án
Năm
2010 xuyên
2


Nội dung



Khái niệm và đặc trưng của dự án



Quản lý dự án, tác dụng của quản lý dự án



Chu kỳ sống (Vòng đời) của dự án



Các quá trình quản lý dự án



Các lĩnh vực quản lý dự án



Sự khác nhau giữa QLDA với quản lý SX

Năm 2010

Quản lý dự án

3

Khái niệm dự án

Các hoạt động của một doanh nghiệp (Tổ chức) bao gồm:
Hoạt động tác nghiệp và các dự án. Đặc trưng chung của
cả 2 loại hoạt động:
 Chúng được thực hiện bởi con người
 Các nguồn lực bị giới hạn
 Đều được kế hoạch hóa, điều chỉnh và kiểm soát
 Sự khác biệt
 Hoạt động tác nghiệp là hoạt động thường xuyên và lặp
lại
 Hoạt động của các dự án là nhất thời và duy nhất
 Khái niệm
Dự án là những nỗ lực nhất thời (Có thời hạn) nhằm tạo ra
một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất


Năm 2010

Quản lý dự án

4


Cách nhìn khác về dự án
Có mục tiêu gồm 3 mặt
Thời gian

“ Ba

mặt giới hạn”
Chất lượng

Chi phí

Là duy nhất
Sử dụng các nguồn lực
Được thực hiện trong phạm vi một tổ chức
Năm 2010

Quản lý dự án

5


Các đặc trưng cơ bản của dự án


Có mục đích, kết quả xác định



Có thời gian bắt đầu và kết thúc (Vòng đời)



Yêu cầu về các nguồn lực



Đòi hỏi sự phối hợp giữa các bên có liên quan



Cơ cấu bộ máy quản lý mang tính lâm thời



Là hoạt động mang tính duy nhất (Không lặp lại)



Sản phẩm của dự án mang tính chất đơn chiếc, mới
lạ



Có tính bất định và độ
rủi ro cao
Quản lý dự án

Năm 2010

6


Quản lý dự án
Khái niệm: Quản lý dự án là việc ứng dụng các kiến thức,
các kỹ năng, các công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động

dự án nhằm thỏa mãn các yêu cầu và mong đợi của các
bên liên quan đến dự án.
 Đòi hỏi phải cân bằng giữa các yếu tố có tính mâu thuẫn:
 Phạm vi, thời gian, chi phí và chất lượng
 Các bên liên quan với những nhu cầu và mong đợi
khác nhau
 Các yêu cầu cụ thể (Có thể lượng hóa) và các yêu cầu
trừu tượng (Không thể lượng hóa)


Năm 2010

Quản lý dự án

7


Vì sao dự án không thành công?
Thiếu trách nhiệm từ phía doanh nghiệp (Tổ chức)
 Mục tiêu và các yêu cầu không rõ ràng
 Các yêu cầu của hoạt động kinh doanh thay đổi
 Thông tin kém
 Quản lý chất lượng yếu kém
 Công tác kế hoạch hóa không tốt
 Chính sách của doanh nghiệp và của dự án có vấn
đề


Năm 2010

Quản lý dự án

8


Vì sao dự án bị chậm?
Các mục tiêu và phạm vi dự án xác định không rõ
ràng
 Thiếu các kỹ thuật ước lượng
 Cơ cấu phân tách công việc (WBS) thiếu chi tiết
 Tình trạng vô chủ trong kinh doanh
 Không quản lý sự thay đổi
 Không kiểm soát được bên thứ ba


Năm 2010

Quản lý dự án

9


Các yếu tố cạnh tranh
Quality
Phạm
vi/Chất lượng

Thời gian
Time
Time

Năm 2010

Chi phí
Quản lý dự án

Cost
Cost

10


Giới hạn ba chiều


Mỗi dự án bị giới hạn bởi 3 khía cạnh:
 Các

mục tiêu: Dự án cố gắng hoàn thành những

gì?
 Thời
 Chi


gian: Dự án nên kéo dài bao lâu?

phí: Chi phí ở mức bao nhiêu?

Nhiệm vụ của nhà quản lý dự án là đảm bảo sự cân

bằng giữa 3 mục tiêu có tính mâu thuẫn với nhau này.

Năm 2010

Quản lý dự án

11


Các bên liên quan đến dự án



Các bên liên quan là các tổ chức, cá nhân tham gia vào hoặc bị ảnh
hưởng bởi các hoạt động của dự án
Bao gồm:









Nhà tài trợ
Nhóm dự án
Nhóm hỗ trợ
Khách hàng
Người sử dụng

Nhà cung ứng
Những người đối lập

Năm 2010

Quản lý dự án

12


Chu kỳ sống (vòng đời) của dự án




Xác định thời gian bắt đầu và kết thúc
Chia dự án thành các giai đoạn (Phase) để kiểm soát
Xác định các công việc và sản phẩm của từng giai đoạn
Một số nét đặc trưng:
 Nghiên cứu tính khả thi của từng giai đoạn
 Những công việc gì cần hoàn thành trong từng giai đoạn
 Các cá nhân tham gia,biên chế
 Những rủi ro, chi phí
Phase 1

Phase 2

Phase 3

Phase 4

Ý tưởng

Phát triển

Thực thi

Kết thúc

Nguồn lực



Năm 2010

Quản lý dự án

Time

13


Khung khổ quản lý dự án
Công cụ

Phạm vi
Nhu cầu và
mong đợi của
các bên liên quan

Cốt lõi
Th. gian

Ch.lượng

Tính tổng thể của quản lý dự án

Nhân lực

Thông tin

Hỗ trợ
Năm 2010

Chi phí

Quản lý dự án

Rủi ro

Mua sắm

Kỹ thuật
14


Các quá trình dự án
Dự án được cấu thành bởi các quá trình: Quá trình là
“tập hợp các hành động để mang lại một kết quả nào
đó”. Các quá trình được thực hiện bởi con người và

bao gồm 2 nhóm:
 Các quá trình quản lý dự án: liên quan đến việc mô
tả và tổ chức các công việc dự án.
 Các quá trình hướng tới sản phẩm: liên quan đến
việc xác định và tạo ra sản phẩm.
 Các quá trình quản lý và hướng tới sản phẩm có sự
chồng lấn và tương tác với nhau trong suốt vòng đời
dự án.


Năm 2010

Quản lý dự án

15


Các quá trình dự án
Kế hoạch

Khởi động

Thực hiện

Kiểm sóat

Kết thúc
Năm 2010

Quản lý dự án

16


Quá trình khởi động
Giao trách nhiệm cho tổ chức bắt đầu giai đoạn
sau của dự án
 Quá trình khởi động được lặp lại khởi đầu tất cả
các giai đoạn
 Các nhu cầu được đánh giá lại


Năm 2010

Quản lý dự án

17


Công tác kế hoạch hóa
Khối lượng công tác kế hoạch tỷ lệ thuận với
quy mô dự án
 Các kế hoạch cơ bản gồm:


 Xác

định phạm vi dự án
 Xác định các hoạt động, thứ tự và văn bản hóa
 Xây dựng lịch biểu

 Kế hoạch hóa nguồn lực
 Ước lượng chi phí và lập ngân sách dự án
Năm 2010

Quản lý dự án

18


Quá trình thực hiện
Thực hiện các hoạt động đã được kế hoạch hóa
 Công tác đảm bảo chất lượng
 Phát triển nhóm dự án
 Thiết lập hệ thống thông tin
 Thu hút và lựa chọn các nguồn lực
 Quản lý các hợp đồng


Năm 2010

Quản lý dự án

19


Quá trình kiểm soát
Đo lường mức độ thực hiện dự án
Điều chỉnh kế hoạch nếu cần
Xác định những sai lệch
Đưa ra các giải pháp ngăn ngừa

 Kiểm soát sự thay đổi
 Kiểm soát lịch biểu, chi phí và chất lượng
 Báo cáo mức độ thực hiện
 Xử lý rủi ro


Năm 2010

Quản lý dự án

20


Quá trình kết thúc
Về mặt hành chính
Tạo lập, ghi chép và truyền thông tin
Rút ra các bài học cho các dự án sau
Phân bổ lại các nguồn lực còn lại
Bố trí lại các thành viên nhóm dự án
 Thanh lý các hợp đồng
Hoàn tất các hợp đồng
Giải quyết các vấn đề tồn đọng


Năm 2010

Quản lý dự án

21

4 giai đoạn của dự án (Chu kỳ dự án)
Khởi động (Xây dựng ý tưởng)
------------------ Kế hoạch (Phát triển)
------------------- Thực hiện
------------------- Kết thúc
-------------------

Năm 2010

Quản lý dự án

Vì sao?
Cái gì?

Như
thế
nào?

22


Tác dụng của quản lý dự án
Liên kết tất cả các hoạt động, các công việc của dự án
 Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ, gắn bó thường
xuyên giữa nhóm QLDA với khách hàng và các nhà
cung cấp đầu vào cho dự án
 Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ
trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án
 Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn, vướng

mắc nẩy sinh và có những điều chỉnh kịp thời trước
những thay đổi hoặc những điều kiện không lường được
trước
 Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn
23
Quản lý dự án
Năm 2010



Mô phỏng quản lý dự án
Các quá trình
Khởi động - Kế hoạch - Thực hiện
- Giám sát - Kết thúc
Các lĩnh vực qlda (9)
KẾ HOẠCH TỔNG QUAN
PHẠM VI
THỜI GIAN
CHI PHÍ
CHẤT LƯỢNG
NHÂN LỰC
THÔNG TIN
MUA SẮM
RỦI RO
Năm 2010

Quản lý dự án

24

Sự khác nhau giữa QLDA với QLSX
của doanh nghiệp

Quản lý sản xuất

Quản lý dự án

Nhiệm vụ có tính lặp lại, liên tục

Nhiệm vụ không có tính lặp lại,
liên tục mà có tính mới mẻ

Tỷ lệ sử dụng nguồn lực thấp

Tỷ lệ sử dụng nguồn lực cao

Một khối lượng lớn hàng hóa, dịch Tập trung vào một loại hay một số
vụ được SX trong một thời kỳ (SX lượng nhất định hàng hóa, dịch vụ
hàng loạt)
(SX đơn chiếc)
Thời gian tồn tại của doanh nghiệp Thời gian tồn tại của dự án có giới
lâu dài
hạn (Thời gian ngắn)
Các số liệu thống kê sẵn có và liên Các số liệu ít có, không liên tục
tục đối với việc ra quyết định
đối với các quyết định về dự án
Năm 2010

Quản lý dự án

25