Slide: Chương 2 mô hình tổ chức và nhà QLDA

Chương 2

Mô hình tổ chức và
nhà quản lý dự án

1


Mục đích, yêu cầu


Mục đích
Nghiên cứu các mô hình tổ chức quản lý dự án và

những vấn đề liên quan đến cán bộ quản lý dự án



Yêu cầu
- Nắm được các đặc trưng và ưu, nhược điểm của các
mô hình tổ chức quản lý dự án
- Nắm được các chức năng, các yêu cầu đối với cán
bộ quản lý dự án nói chung và chủ nhiệm dự án nói
riêng

Năm 2010

Quản lý dự án

2


Nội dung




Các mô hình tổ chức quản lý dự án

 Tổ

chức quản lý dự án theo chức năng

 Tổ

chức chuyên trách quản lý dự án ( quản lý theo dự án)

 Tổ

chức quản lý theo ma trận

Cán bộ quản lý dự án
 Chức

năng của chủ nhiệm dự án

 Trách

nhiệm của chủ nhiệm dự án

 Kỹ
Năm 2010

năng cần có của chủ nhiệm dự án
Quản lý dự án

3


I. Các mô hình tổ chức quản lý dự án
1.1.Tổ chức quản lý dự án theo chức năng
Đặc điểm: Dự án được chia ra làm nhiều phần
và được giao cho các bộ phận chức năng tương
ứng của tổ chức. Dự án sẽ được tổng hợp bởi
nhà quản lý chức năng cấp cao.

Hoặc: Dự án được đặt tại một phòng chức
năng nào đó của tổ chức, các thành viên ban
quản lý dự án được điều động tạm thời từ các
phòng chức năng khác.
Năm 2010

Quản lý dự án

4


Ưu điểm của mô hình chức năng






Tận dụng được năng lực của các chuyên gia.
Linh hoạt trong việc sử dụng nhân viên, tạo điều kiện
ổn định và phát triển nghề nghiệp lâu dài cho nhân viên.
Tiên liệu trước những hoạt động trong tương lai để
phân bổ và sử dụng hiệu quả các yếu tố sản xuất.
Cho phép phân chia bớt một phần trách nhiệm quản lý
dự án cho cấp dưới thông qua các giám đốc của các bộ

phận.

Năm 2010

Quản lý dự án

5


Nhược điểm của mô hình chức năng

- Đây là hình thức không hướng về khách hàng.

- Việc phối hợp giữa các bộ phận gặp khó khăn,
thậm chí dẫn đến mâu thuẫn do có nhiều đầu mối chỉ
huy.
- Khi có nhiều dự án thì không có ai chịu trách
nhiệm quản lý xuyên suốt chung.
- Do thiếu cách tiếp cận tổng thể, dự án có thể bị
thất bại, đặc biệt là trường hợp các dự án phức tạp .
Năm 2010

Quản lý dự án

6

1.2. Tổ chức chuyên trách quản lý dự
án (Tổ chức quản lý theo dự án)


Đặc điểm
 Thành lập một ban quản lý chuyên điều hành
các dự án, mỗi dự án có một chủ nhiệm dự án
phụ trách.
 Các thành viên ban quản lý dự án tách hoàn
toàn khỏi chức năng chuyên môn để chuyên

thực hiện quản lý điều hành dự án.
Năm 2010

Quản lý dự án

7


Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án
Tổng giám đốc

Chủ nhiệm dự

án 1

Thị
trường

Năm 2010

Sản
xuất

Chủ nhiệm dự
án 2

Chủ nhiệm dự
án n

Kỹ
thuật

Quản lý dự án

8

Ưu điểm của mô hình tổ chức chuyên trách
quản lý dự án


Có nhiều ưu việt trong trường hợp phải quản lý nhiều
dự án.



Là hình thức tổ chức quản lý theo nhu cầu khách
hàng.Vì khách hàng chỉ phải thương lượng với một
đầu mối duy nhất.



Chủ nhiệm dự án có đầy đủ quyền lực hơn đối với dự
án.



Mối quan hệ quản lý là quan hệ trực tuyến, nên đơn
giản, gọn nhẹ.

Năm 2010

Quản lý dự án

9


Nhược điểm của mô hình tổ chức chuyên trách
quản lý dự án


Khó thực hiện việc hỗ trợ giữa các dự án, dẫn đến chi phí
tăng lên.



Không đảm bảo được tính chuyên sâu cho từng bộ phận
chức năng, nên khó ổn định nghề nghiệp cho những
thành viên tham gia dự án.



Dễ dẫn tới tình trạng lãng phí nguồn lực.

Năm 2010

Quản lý dự án

10


1.3. Tổ chức quản lý dự án theo dạng ma trận


Đặc điểm: Là sự kết hợp hai hình thức tổ chức quản lý theo chức
năng và hình thức chuyên trách quản lý dự án. Theo mô hình sau:
Tổng giám đốc

Chủ nhiệm
dự án
Chủ nhiệm
dự án 1

Giám đốc
sản xuất

Giám đốc
kinh doanh

Giám đốc
tài chính

Giám đốc
kỹ thuật

Giám đốc
nhân sự

Ông Nguyễn
văn A

Chủ nhiệm
dự án 2

Bà Trần
thúy B

Chủ nhiệm
dự án 3
Chủ nhiệm
dự án n
Năm 2010

Anh
Nguyễn
quang C
Quản lý dự án

11


Ưu điểm

Chủ nhiệm dự án có đầy đủ quyền lực hơn trong QLDA,
thực hiện dự án đúng tiến độ, đúng yêu cầu kỹ thuật, trong

phạm vi chi phí được duyệt.
 Các nhà quản lý chức năng (Chuyên môn) được phân phối
hợp lý cho các dự án khác nhau.
 Những thành viên ban QLDA có thể trở về tiếp tục công
việc cũ tại các phòng chức năng của mình khi kết thúc dự
án.
 Tạo điều kiện để doanh nghiệp phản ứng nhanh, linh hoạt
hơn trước yêu cầu của khách hàng và thay đổi của thị
trường.
Hạn chế: Dễ bị trùng chéo, không đảm bảo nguyên tắc tập
trung, dân chủ trong quản lý.
>>> Căn cứ để lựa chọn

mô hình tổ chức QLDA? 12
Quản lý dự án
Năm 2010



II. Cán bộ quản lý dự án


Chức năng của chủ nhiệm dự án



Trách nhiệm của chủ nhiệm dự án



Kỹ năng cần có của chủ nhiệm dự án

Năm 2010

Quản lý dự án

13

2.1. Chức năng của chủ nhiệm dự án
 Lập

kế hoạch dự án
 Tổ chức thực hiện dự án
 Chỉ đạo hướng dẫn
 Kiểm tra giám sát
 Thích ứng

Năm 2010

Quản lý dự án

14


2.2.Trách nhiệm của chủ nhiệm dự án
Đối với cấp trên:
- Bảo tồn mọi nguồn lực và quản lý hiệu quả dự án được
giao.
- Báo cáo đầy đủ, trung thực những thông tin về thực trạng
dự án.

 Đối với dự án:
- Điều hành, quản lý dự án nhằm đảm bảo hoàn thành các
mục tiêu về: chất lượng, thời gian, chi phí và nguồn lực
được phê duyệt.


Năm 2010

Quản lý dự án

15

- Lãnh đạo nhóm quản lý dự án, phối hợp nỗ lực của mọi
thành viên nhằm thực hiện thành công mục tiêu của dự
án.
- Có trách nhiệm phục vụ khách hàng.
- Quản lý những thay đổi, lường trước những trở ngại và
tìm cách tháo gỡ.
 Đối với các thành viên dự án:
- Quan tâm đến mọi thành viên trong nhóm, đặc biệt là
chuyên môn nghiệp vụ để đáp ứng được yêu cầu của dự
án.
- Có kế hoạch giúp đỡ, tạo điều kiện cho mọi người tìm

công việc mới hoặc trở về phòng, ban chức năng cũ theo
16
Quản lý dự án
Năm 2010
nguyện vọng cũng như yêu
cầu công việc.


2.3. Các kỹ năng cần có của chủ nhiệm dự án







Kỹ năng lãnh đạo, tổ chức: có tầm nhìn, có đủ quyền lực,
uy tín, nêu gương tốt
Kỹ năng giao tiếp: lắng nghe, thuyết phục
Kỹ năng thương lượng và giải quyết khó khăn, vướng
mắc
Kỹ năng tiếp thị và quan hệ với khách hàng
Kỹ năng ra quyết định

>>> Kỹ năng nào quan trọng nhất? Tại sao?

Năm 2010

Quản lý dự án

17


Sự khác nhau cơ bản giữa nhà quản lý
chức năng và QLDA
Nhà quản lý chức năng

Nhà QLDA

Là một chuyên gia giỏi trong lĩnh Là người có kiến thức tổng hợp,
vực chuyên môn họ quản lý.
hiểu biết nhiều lĩnh vực chuyên
môn, kinh nghiệm phong phú.
Thạo kỹ năng phân tích (Cách
tiếp cận phân tích).

Mạnh về kỹ năng tổng hợp (Sử
dụng cách tiếp cận hệ thống).

Như một đốc công, một người

giám sát kỹ thuật về lĩnh vực
chuyên sâu.

Là một nhà tổ chức, phối hợp mọi
người, mọi bộ phận cùng thực
hiện dự án.

Chịu trách nhiệm về một lĩnh vực Chịu trách nhiệm tổng hợp, toàn
phụ trách.
diện trong QLDA.
Năm 2010

Quản lý dự án

18