Phân tích và thiết kế bài toán quản lý điểm trường trung học phổ thông thăng long

LỜI MỞ ĐẦU

Xã hội ngày càng phát triển thì khoa học ngày càng tiên tiến, hiện đại.
Đòi hỏi phải có đội ngũ con người có trình độ và tay nghề cao để tiếp thu
những khoa học mới đó. Ngày nay, với sự bùng nổ của ngành công nghệ
thông tin (CNTT), hầu hết các ngành đều sử dụng Tin học vào công việc tự
động hóa sản xuất kinh doanh và quản lý để giảm bớt khối lượng lưu trữ
thông tin bằng thủ công. Giảm bớt thời gian và nâng cao hiệu quả, chất
lượng trong công tác quản lý mà đặc biệt là trong quản lý giáo dục.
Với đề tài: “Phân Tích Và Thiết Kế Bài Toán Quản lý điểm trường
Trung Học Phổ Thông Thăng Long” là một trong những bài toán quản lý
có tính chất ứng dụng trong thực tế cao. Nếu giải quyết triệt để được mọi
vấn đề thì việc ứng dụng phần mềm sẽ cải thiện được đáng kể những khó
khăn của phương pháp quản lý thủ công như hiện nay: hệ thống sổ sách
cồng kềnh, khó khăn trong việc tìm kiếm và tra cứu thông tin, tốn nhiều
thời gian, thậm chí còn gây ra những nhầm lẫn không đáng có trong quá
trình nhập và xử lý thông tin .
Được sự đồng ý của Trường, Khoa em chon đề tài: “Phân Tích Và
Thiết Kế Bài Toán Quản lý điểm trường Trung Học Phổ Thông Thăng
Long”. Nhằm mục đích tìm hiểu, củng cố kiến thức đã học và hy vọng giải
quyết được phần nào những khó khăn trong việc quản lý điểm thủ công
hiện tại
Đề tài gồm 3 phần:
Chương I: Tồng quan cơ sở lý thuyết
Chương II: Khảo sát và phân tích thiết kế hệ thống
Chương III: Xây dựng chương trình

3


CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1.1. Lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống.
Hệ thống là một tập hợp các phần tử mà phải có quan hệ ràng buộc lẫn
nhau và cùng hoạt động để đạt được mục đích. Các phần tử dù có thuộc
loại gì thì nó cũng tạo nên chất liệu cơ bản của hệ thống đó là các vật chất,
các bộ phận, các đơn vị: có thể là một biến, các quy trình, các thủ tục,
phương pháp...
Các giai đoạn để xây dựng hệ thống: Có nhiều phương pháp để xây
dựng một hệ thống thông tin. Hiện tại có một số phương pháp sau:
- SADT (System Analysis and Design Technology): Công nghệ phân
tích và thiết kế hệ thống có cấu trúc.
- Phân tích và thiết kế hướng đối tượng.
- MERISE.
Để mô tả hệ thống người ta dùng các mô hình, các biểu đồ. Mỗi mô
hình là khuôn dạng cho phép.
1.1.1. Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)
Là một biểu đồ cho phép ta phân giã dần dần các chức năng thành các
chức năng nhỏ hơn gọi là biểu đồ phân cấp dạng cây là phương tiện để chi
tiết hoá dần quá trình mô tả các xử lý.
- Cung cấp một cách nhìn tổng quát nhất và từ đó phân cấp đến các
mức sau đó.
- Dễ thành lập, dễ hiểu.
- Các chức năng được trình bày ở dạng tĩnh tức là bỏ qua các mối liên
quan giữa các chức năng về việc chuyển giao các dữ liệu cũng như trình độ
thời gian.

4


1.1.2. Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD)
* Mục đích: Diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống trong các mối

quan hệ trước và sau trong tiến trình xử lý, trong chuyển giao thông
tin cho nhau.
- DFD: Biểu đồ luồng dữ liệu cho một biểu diễn động, cung cấp một
cách quan sát tổng thể về hệ thống.
* Tác dụng:
- DFD: Là một công cụ cơ bản để thể hiện trong các bước phân tích
thiết kế, trao đổi và lưu trữ dữ liệu.
- DFD: Chia làm 2 mức:
+ Mức 1: Mức vật lý – Biểu đồ luồng dữ liệu mức vật lý.
+ Mức 2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức logic.
Các ký hiệu trong sơ đồ:
Các chức năng

<Tên CN>

Kho dữ liệu

<Tên kho>

Luồng dữ liệu
<Tên tác nhân ngoài>

Các tác nhân ngoài

Các chức năng xử lý: Là một thao tác biểu diễn bằng động từ. Làm
nhiệm vụ biến đổi thông tin, mỗi chức năng có một tên riêng, tên đó là một
động từ đôi khi có kèm theo bổ ngữ.
Kho dữ liệu: Là nơi lưu trữ thông tin trong một thời gian nào đó để
một hay nhiều chức năng sử dụng sau đó. Dưới dạng vật lý chúng có thể là

5


tệp các tài liệu được cất trữ trong văn phòng hoặc các tệp máy tính được
lưu trên đĩa, nhưng lưu ý những phương tiện vật lý không phải là điều quan
tâm mà chính là thông tin chứa đựng trong đó.
Tên của kho dữ liệu: Là Danh từ + tính từ.
Kho dữ liệu chỉ lưu trữ thông tin chứ không làm thay đổi thông tin,
giữa các kho không có sự trao đổi thông tin.
Liên quan giữa kho dữ liệu và chức năng có các tình huống như sau:
+ Cất hay ghi dữ liệu vào kho.
+ Đọc dữ liệu từ kho.
<Tên chức năng>

+ Cập nhật dữ liệu trong kho

<Tên kho>

<Tên kho>

<Tên chức năng>

+ Luồng dữ liệu là một luồng thông tin vào, ra của một chức năng
xử lý.
Nó được chỉ ra trên sơ đồ bằng một đường kẻ có mũi tên ít nhất là một đầu.
Mũi tên chỉ ra hướng của dòng thông tin.
Tên luồng có dạng: Danh từ hoặc Danh từ + tính từ.

6

+ Tác nhân ngoài: Là một, một nhóm người hay một tổ chức ở bên
ngoài hệ thống nhưng có sự trao đổi thông tin với hệ thống.
Tên của tác nhân ngoài: Là một Danh từ. Giữa 2 tác nhân ngoài
không có trao đổi thông tin với nhau.
Để cho sơ đồ sáng sủa (ít các luồng dữ liệu đan chéo nhau) thì có thể
vẽ lặp lại các tác nhân ngoài trong sơ đồ:
<Tên tác nhân ngoài>

<Tên kho>

Tác nhân ngoài không tác động trực tiếp vào kho.
1.1.3. Mô hình thực thể liên kết (E-R)
* Thực thể: Là một đối tượng được quan tâm đến trong hệ thống quản lý.
* Kiểu thực thể: Là tập hợp các thực thể có cùng bản chất.
* Liên kết: Là sự ràng buộc có ý nghĩa về mặt quản lý giữa hai hay
nhiều thực thể.
* Kiểu liên kết: Là tập hợp các liên kết có cùng bản chất.
- Các dạng liên kết:
+ Liên kết: 1-1.
+ Liên kết: 1-n
+ Liên kết: n-n.
* Mô hình thực thể liên kết:
1

1

1

7

n

n

n


* Thuộc tính: Là một giá trị dùng để mô tả một khía cạnh nào đó của
một thực thể.
* Thuộc tính khoá: Để phân biệt giữa hai đối tượng cùng kiểu thực thể.
1.1.4. Mô hình quan hệ:
* Quan hệ: Để biểu diễn tích đề các ở toán học dùng bảng biểu diễn.
- Quan hệ là tích đề các nên nó biểu diễn quan hệ được ở dạng bảng.
Mỗi cột là một thuộc tính, mỗi hàng là một bộ. Số lượng hàng là lực lượng của
quan hệ.
+ Khoá quan hệ: Là số thuộc tính dùng để phân biệt hai hàng hoặc hai
bộ khác nhau.
+ Khoá quan hệ: Là số thuộc tính dùng để phân biệt hai hàng hoặc hai
bộ khác nhau.
* Lược đồ quan hệ: Là một bộ đôi gồm có tập các thuộc tính phụ và
một tập các phụ thuộc hàm F.
* Các dạng chuẩn (3 dạng):
- Dạng chuẩn 1: Một lược đồ quan hệ r xác định trên tập thuộc tính u,
quan hệ r được gọi là nằm ở dạng chuẩn 1 nếu mọi thuộc tính trong r đều là
các giá trị nguyên tố.
- Dạng chuẩn 2: Nó ở dạng chuẩn 1 và mọi thuộc tính không khoá đều
phụ thuộc đầy đủ vào khoá chính.
- Dạng chuẩn 3: Cho quan hệ r xác định trên tập thuộc tính U. r ở quan
hệ nằm ở dạng chuẩn 3. Nếu nó nằm ở dạng chuẩn 2 và mọi thuộc tính

không khoá không phụ thuộc vào khoá bắc cầu, khoá chính.
1.1.5. Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án.
- Đây là giai đoạn của quá trình phân tích và thiết kế hệ thống. Là giai
đoạn có tính chất quyết định xem dự án này có tồn tại hay không.
Mục đích yêu cầu

8


- Mục đích: Là một hợp đồng xây dựng hệ thống tin này được hình
thành. Để đạt được mục đích trên có một số yêu cầu sau:
+ Phải khảo sát tìm hiểu đánh giá hiện trạng của hệ thống cũ.
+ Đề xuất các yêu cầu mục tiêu và các ưu tiên đối với hệ thống mới.
+ Phải phác hoạ các giải pháp mới và cân nhắc tính khả thi của hệ
thống.
+ Xây dựng kế hoạch để thực hiện dự án và đưa ra các dự trù tổng
quát.
* Khảo sát hiện trạng của bài toán
Phương pháp thực hiện: Tiến hành ở 4 mức khác nhau: ứng với mỗi
một mức là một nhóm người tham gia vào hệ thống.
* Mức thực hành: Muốn xây dựng một hệ thống hoàn hảo quan tâm
đến
người tham gia làm việc trực tiếp với thao tác của hệ thống. Vì vậy họ
sẽ là những người nhận ra những khó khăn và vấn đề cần giải quyết.
* Mức điều phối quản lý: Là những người quản lý trực tiếp và họ là những
người biết rất rõ về các tổ chức hoạt động cụ thể.
* Mức quyết định lãnh đạo: Đặc trưng họ là những người ra quyết định vì
vậy họ sẽ có yêu cầu về thông tin và thông tin họ yêu cầu là phải chi tiết.
* Mức chuyên gia cố vấn: Những người có thể nhìn toàn diện của hệ thống
và nhìn nhận một cách chi tiết của hệ thống.

* Tập hợp các thông tin:
* Các thông tin về hệ thống cũ (hiện tại):
Đó là thông tin về môi trường, các thông tin liên quan trực tiếp đến quá
trình nghiên cứu hệ thống.
+ Thông tin tĩnh: Gồm có các thông tin sơ đẳng.
+ Thông tin có cấu trúc: Các sổ sách mà chúng ta thu được.

9


+ Các thông tin động gồm về mặt không gian: Các đường di chuyển tài liệu
về mặt giấy tờ.
+ Thông tin biến đổi: Đó là các qui tắc quản lý, các qui định về hành chính,
các công thức tính toán, điều kiện để thực hiện và các qui trình.
* Các thông tin về hệ thống mới (hệ thống tương lai):
Là những thông tin được thu thập bằng cách nói ra trực tiếp các yêu cầu,
các nguyện vọng với hệ thống mới, thường được phát biểu ra hoặc có thể là
những dự đoán. Sau khi thu thập đựơc các thông tin này chúng ta nhìn ở 4
khía cạnh sau:
+ Số lượng: Quyết định xem công việc này có được thực hiện hay không?
+ Tần xuất: Số lượng rất nhiều nhưng tần xuất lại rất ít. Có những yêu cầu
số lượng nhiều tần xuất cũng nhiều.
+ Độ chính xác của thông tin.
+ Thời gian sống: Thông tin này nếu chỉ là thông tin mang tính chất bất thường.
* Phát hiện các yếu kém của hệ thống cũ và đưa ra các yêu cầu mới của
hệ thống mới:
- Đưa ra những gì chưa có phải bổ sung vào.
- Yếu, kém?
- Yêu cầu mới: Những nhu cầu về thông tin chưa được đáp ứng. Các
nguyện vọng của người thực hiện. Các dự kiến và kế hoạch phát triển.

1.1.6. Thiết kế tổng thể
Xuất phát: Mô tả logic của hệ thống mới. Cụ thể bao gồm biểu đồ phân
cấp chức năng của hệ thống mới. Biểu đồ phân cấp chức năng các mức
hoặc mô hình thực thể liên kết hoặc mô hình quan hệ.
b. Nhiệm vụ của giai đoạn thiết kế: Chuyển mức mô tả logic thành
mô tả vật lý muốn vậy phải bổ sung thêm các biện pháp, phương tiện
và các cài đặt.

10


c. Cách tiến hành: chia thành 5 bước.
- Bước 1: Thiết kế tổng thể:
+ Phân định danh giới giữa phần thực hiện bằng máy tính và phần thực
hiện thủ công.
+ Phân định các hệ thống con máy tính.
- Bước 2: Thiết kế giao diện: Thiết kế đầu vào, đầu ra và thiết kế danh
giới giữa thủ công và máy tính.
- Bước 3: Thiết kế các kiểm soát, các vấn đề liên quan đến bảo vệ va
bảo mật dữ liệu.
- Bước 4: Chúng ta chỉ quan tâm đến đủ, không dư thừa, không trùng
lặp còn ở phần thiết kế thì phải quan tâm đến hai yêu cầu tiện lợi và nhanh
chóng.
- Bước 5: Thiết kế chương trình.
1.1.7. Thiết kế giao diện
Thiết kế tài liệu xuất:
Tài liệu xuất có các dạng sau: In ra giấy, report, ra màn hình hoặc lưu
trữ lại trên đĩa những tệp dữ liệu.
a. Tài liệu xuất có những loại sau:
- Tài liệu có cấu trúc chứa thông tin theo yêu cầu: trả lời với các yêu

cầu đưa vào.
- Tài liệu xuất có thể được đưa ra dưới dạng một khung đã tạo sẵn để
điền thông tin hoặc không có khung sẵn.
b. Thiết kế tài liệu vào: Thường là những mẫu thu thập thông tin yêu
cầu của các thông tin này đáp ứng yêu cầu sử dụng. Không có lỗi;
Trình bày không rõ ràng; Gõ phím vào là ít nhất.
c. Thiết kế màn hình: Là giao diện của người dùng.

11


Thiết kế màn hình đảm bảo đối thoại người và hệ thống. Dễ nhìn, hiểu,
có trật tự nhất quán, diễn đạt được những điều cần thực hiện, đảm bảo số
thao thác ít. Cần các giá trị ngầm định, đặt thông số cung cấp các thông tin
hướng dẫn trợ giúp, cung cấp khả năng thoát ra khi cần thiết, cung cấp các
thao tác tương đương.
1.1.8. Thiết kế kiểm soát
- Độ chính xác: Tính xác thực của dữ liệu trong cơ sở dữ liệu được
toàn vẹn dữ liệu thông qua: Thuộc tính khoá, kết nối, tính đúng đắn của dữ
liệu.
- Độ tin cậy: Khi có sự cố kỹ thuật hỏng phần cứng và mềm phải có
khả năng phục hồi dữ liệu.
- Độ an toàn: Hệ thống không có sơ hở gây ra thất thoát về thông tin
cho dù cố tình hoặc vô tình.
- Tính riêng tư: Kết thúc quá trình truy nhập cá nhân thường các cá
nhân có mức độ truy nhập không giống nhau.
1.1.9. Thiết kế tệp (file)
Chọn một hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Có các ngôn ngữ định nghĩa dữ
liệu.
Dữ liệu là một tập các thao tác cho phép chúng ta mô tả dữ liệu chúng

ta cần lưu trữ.
- Xây dựng các tệp dữ liệu: chúng ta phải biết cách tổ chức nó. Cho
phép chúng ta tạo ra, việc quản lý chúng ta phải làm.
Vậy công việc chúng ta làm là từ biểu đồ cấu trúc dữ liệu dựa trên một
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu nào đó ta tổ chức các tệp dữ liệu của mình sao
cho việc truy nhập dữ liệu trên tệp là phải nhanh và tiện để đảm bảo hai yêu
cầu trên, nhiều khi dạng chuẩn 3NF bị phá vỡ.

12


+ Nói chung mỗi kiểu thực thể hoặc kiểm liên kết thì tương ứng với
một tệp căn cứ vào yêu cầu sử dụng một số tập các thuộc tính hay sử dụng
trong cùng một truy nhập thì được phân rã thành các tệp riêng biệt hoặc
ngược lại được gộp vào thành một thực thể hoặc 1 tệp khi chúng nằm
ở các thực thể khác nhau.
Để đảm bảo quá trình truy nhập nhanh thường thực hiện phương pháp
lập chỉ dẫn.
1.1.10. Thiết kế chương trình
Nội dung thiết kế chương trình: Phân định các modul chương trình và
mối liên quan giữa các modul đó.
- Đặc tả các modul đó (mô tả xem chức năng đó làm gì).
- Gộp các modul thành các chương trình.
- Thiết kế các mẫu thử (do người thiết kế làm).
* Modul chương trình:
- Một modul chương trình có thể là một chương trình con có dạng
chương trình con hàm, thủ tục. Có thể là một nhóm các câu lệnh thường
được tổ chức dưới dạng đơn vị chương trình con, các lớp hoặc là các đối
tượng.
- Một modul chương trình gồm 4 thuộc tính cơ bản sau:

+ Đặc trưng vào/ra:
* Vào là những thông tin mà modul chương trình nhận từ chương trình gọi
nó.
* Ra là những thông tin mà nó trả lại cho chương trình gọi nó sau khi
hoàn thành công việc.
+ Đặc trưng của chức năng: Sự biến đổi thông tin từ thông tin vào
thành thông tin ra. Thao tác là tìm kiếm, in ấn.

13


+ Đặc trưng của cơ chế hoạt động: Phương thức cụ thể thực hiện cũng
biến đổi từ thông tin vào thành thông tin ra. Với một yêu cầu sử dụng thông
tin không phải giống nhau.
+ Đặc trưng của dữ liệu cục bộ: Liên quan đến lưu trữ, liên quan đến
dữ liệu được dùng riêng trong chương trình.
Cung cấp để diễn tả cấu trúc chương trình gọi là lược đồ cấu trúc.
* Lược đồ cấu trúc:
- Biểu diễn modul.
- Thông tin chuyển giao giữa các modul: Chuyển giao dữ liệu; điều
khiển.
Đây không phải là dữ liệu xử lý mà dùng trong quá trình sử dụng chương
trình.
* Đóng gói các modul: Có thể coi một lược đồ cấu trúc là một chương
trình như vậy chương trình quá lớn vì khi thực hiện tất cả các chương trình
đó phải đưa vào bộ nhớ trong. Do đó bộ nhớ có hạn nên phải chia lược đồ
thành các nhóm modul và nạp dần vào trong bộ nhớ trong việc chia đó
được gọi là đóng gói có nhiều cách thức đóng gói.
- Đóng gói theo mục đích sử dụng nghĩa là các modul có mục đích sử
dụng gần nhau.

- Đóng gói theo dòng dữ liệu vào: Đóng gói theo phạm vi điều khiển
có thể chẻ dọc chuyển giao cho nguồn dữ liệu.
1.2. Công cụ thiết kế chương trình.
* Hệ quản trị cơ sở dữ liệu VISUAL BASIC

14


1.2.1. Giới thiệu chung về VISUAL BASIC .
TỔNG QUAN VỀ VISUAL BASIC VÀ CƠ SỞ DỮ LIỆU
TRONG VISUAL BASIC Có một số phương tiện giúp cho việc áp
dụng kỹ thuật hướng đối ... cần lập trình nhiều. Mỗi trường trong mẫu
tin trở thành một thuộc tính của đối tượng; lấy dữ liệu về từ cơ sở dữ
liệu hay lưu dữ liệu vào cơ sở dữ liệu đều được xử lý qua đối tượng. Ủy
nhiệm xử ... tượng con gọi là các đối tượn
1.2.3. Truy vấn (Query).
Truy vấn ( Query ) cho phép ta khai thác CSDL, ta có thể chọn các
bản ghi từ một bảng hay nhiều bảng và hiển thị một số trường (hoặc toàn
bộ các trường ) của các bản ghi này. Ta dùng truy vấn để tính toán một số
cột mà trong bảng không có, chẳng hạn cột điểm tổng kết cả năm bằng
điểm tổng kết học kì I cộng điểm tổng kết học kì II nhân với 2 và tất cả
chia cho 3. Các loại truy vấn: Select query, Update query, Crosstab query,
Make table query….Truy vấn được tạo ra bằng cách dung dữ liệu của các
bảng thuộc CSDL, các bảng này gọi là bảng nền.
Một truy vấn được đặc trưng bởi một câu hỏi và một câu trả lời. Câu
hỏi được thiết kế trong lưới thiết kế, câu trả lời được hiển thị trong một
tập động (tập hợp các bản ghi thoả mãn tiêu chuẩn lựa chọn). Tập động
giống bảng về hình dạng nhưng nó không phải là một bảng, nó chỉ là
một tập con động của một bảng. Trên tập động ta cũng có thể thêm bản
ghi mới, sửa đổi dữ liệu của bản ghi, xoá một bản ghi, những thay đổi

này sẽ được lưu vào các bảng nền của truy vấn.
Khi xây dựng một truy vấn cần phải:
- Chọn bảng hoặc Query khác làm nguồn dữ liệu

15


- Thêm các trường mới và kết quả thực hiện các phép tính trên các
trường của bảng nguồn.
- Đưa vào các điều kiện tìm kiếm, lựa chọn.
- Đưa vào các trường dùng để sắp xếp.
1.2.4. Các biểu mẫu ( Form ).
Các biểu mẫu ( Form ) có nhiều tác dụng có thể dùng biểu mẫu để
nhập, thay đổi, xem, in dữ liệu. Với Access ta có thể thiết kế các biểu mẫu
để đúng và trình bày thông tin theo sở thích riêng. Ta có thể dùng nhiều
thành phần của thiết kế để tạo biểu mẫu làm sẵn trong Access.
Biểu mẫu cung cấp một cách thức dễ dàng xem dữ liệu của một bảng
hay truy vấn. Ta có thể xem tất cả các giá trị của các trường thuộc một bản
ghi trong chế độ Form View, hoặc có thể chuyển sang chế độ Datasheet
View để xem tất cả các bản ghi trong một biểu mẫu. Dùng biểu mẫu cũng
là cách hữu hiệu để nhập dữ liệu, nó giúp ta tiết kiệm thời gian và tránh sai
sót gõ phím. Ví dụ: ta có thể tạo một danh sách trên biểu mẫu để lựu chọn
một giá trị thay cho việc gõ giá trị này. Các công cụ thiết kế biểu mẫu giúp
ta thiết kế các biểu mẫu dễ sử dụng: trình bày dữ liệu ở dạng hấp dẫn với
các phông chữ đặc biệt và các hiệu ứng đồ hoạ khác như màu sắc và tô
bóng, biểu mẫu trình bày có dạng giống như trang giấy viết quen thuộc,
tính toán các tổng, chứa các đối tượng đồ hoạ, hiển thị dữ liệu từ nhiều
bảng hay truy vấn, tự động hoá nhiều công việc thông thường mà ta phải
thực hiện.
Biểu mẫu là công cụ mạnh của Access được dùng:

- Thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các bảng
- Tổ chức giao diện chương trình
- Cập nhật dữ liệu từ bảng chọn
- Cập nhật dữ liệu cho nhiều bảng :

16


Có 4 loại biểu mẫu như sau:
* Biểu mẫu một cột (single column): Trong loại biểu mẫu này các
trường được sắp xếp theo hang dọc, biểu mẫu có thể chiếm một hay nhiều
trang màn hình, trên đó ta có thể kẻ các đường thẳng, hình chữ nhật hay
trang trí các hình ảnh…Với biểu mẫu người ta thường dùng thanh công cụ
ComboBox rất thuận tiện cho việc cập nhật dữ liệu từ bàn phím .
* Biểu mẫu nhiều cột dạng bảng (Tabular): Tabular là loại biểu mẫu
dùng để hiển thị thông tin theo cột dọc từ trái sang phải, mỗi hàng chứa
một bản ghi tương đối giống bảng nhưng ưu tiên hơn là ta co thể tạo viền,
tạo bảng khung nhìn, hiển thị được ảnh trong khi bảng, truy vấn thì không
thể làm được.
* Biểu mẫu chính/ phụ ( Main / sub form): Biểu mẫu chính phụ
thường để biểu diễn hiển thị các dạng dữ liệu có quan hệ một – nhiều.
Trong biểu mẫu chính/phụ người ta sử dụng List Box lựa chọn thông tin ,
hạn chế việc gõ bằng bàn phím.
* Biểu mẫu đồ họa (Graph): Biểu mẫu đồ họa là loại biểu mẫu dùng
để thể hiện kết quả thống kê theo dạng cột phần trăm (%), đồ thị làm cho
kết quả có tính trực quan như trong Word, Excel…

17

Hình 1.1 Giao diện làm Form của Microsoft Access
1.2.5. Các báo biểu ( Report).
Báo biểu ( Report ) dùng để in thông tin ra giấy, các thông tin này
được lấy từ các bảng và các truy vấn. Report còn cho phép tổ chức và trình
bày, dữ liệu theo nhóm, tính toán các tổng nhóm, thống kê dữ liệu theo
nhóm. Report cũng dùng để tạo các nhãn.
Trong chế độ Design View cấu trúc của một Report giống với Form
gồm 5 dải: Report Header, Page Header, Detail, Page Footer, Report

18


Hình 1.2 Giao diện làm Report của Microsoft Access
Nếu Report có gộp nhóm thì còn thêm hai dải: Phần đầu của nhóm
và phần cuối của nhóm.
Việc tạo Report dùng Winzard và Design View hoàn toàn giống với
cách tạo Form.
Khác với Form , Report chỉ kết xuất thông tin chứ không thể cập
nhật dữ liệu. Có rất nhiều loại báo biểu như : báo biểu theo nhóm ( Group/
Total), báo biểu theo cột (Single column), báo biểu dạng bảng (Tabular).
Mặc dù Report không hỗ trợ các diều khiển tương tác nhưng có thể điền
vào Report các điều khiển để hiển thị dữ liệu như là hộp văn bản và các hộp
kiểm tra.
Phạm vi sử dụng của báo biểu trong Access chủ yếu là:
- In dữ liệu dưới dạng bảng biểu .
- Sắp xếp dữ liệu trước khi in.
- Sắp xếp, phân nhóm dử liệu, thực hiện các phép tính để có dữ liệu
tổng hợp trên các nhóm, so sánh đối chiếu dữ liệu tổng hợp trên các nhóm
với nhau.
- In dữ liệu từ nhiều bảng, truy vấn có liên quan trên cùng một báo

cáo. Từ báo biểu, ta có thể kết xuất thông tin sang Word, Excel….
1.2.6. Tập luyện ( Macro).
Macro là tập các hành động dùng để thực hiện một nhiệm vụ một
cách tự động. Bất kỳ thao tác nào lặp đi lặp lại nhiều lần đều là đối tượng
để tạo Maro. Với Macro, ta có thể thiết lập một hệ thống Menu, kích hoạt
các nút lệnh, mở đóng các bảng, mẫu biểu, truy vấn, …tự động tìm kiếm và
chắt lọc thông tin, kiểm soát các phím nóng.

19


Có thể gắn một Macro hay một thủ tục với một sự kiện của Access.
Đặc biệt là sự kiện On Click của nút lệnh.
Dùng nút lệnh để tổ chức giao diện chương trình với một Menu đơn
giản.
Dùng Autoexec để tự động hóa các thao tác của chương trình và cài đặt mật
khẩu.
Gắn Macro với một phím hay tổ hợp phím để có thể thực hiện Macro
từ bất kỳ vị trí nào trong cơ sở dữ liệu.

CHƯƠNG II
KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KÊ HỆ THỐNG
2.1 Khảo sát hệ thống
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của trường THPT Thăng Long
Cách đây 15 năm, Trường THPT Thăng Long thành lập. 15 năm không
phải dài đối với nhiệm vụ trồng người, nhưng tập thể cán bộ, giáo viên và
học sinh đã từng bước xây dựng và khẳng định thương hiệu luôn trong tốp
dẫn đầu khối trường THPT công lập và ngoài công lập của thành phố.
Thạc sĩ Nguyễn Thị Mai, Hiệu trưởng nhà trường cho biết, mục tiêu
của nhà trường từ khi thành lập là “Xây dựng chất lượng giáo dục toàn

diện”. Tại ngôi trường này, học sinh không chỉ học kiến thức, mà còn được

20


giáo dục, rèn luyện đạo đức, nhân cách, văn hoá học đường và kỹ năng
sống. Đặc biệt, là xây dựng “Phong cách học sinh Trường THPT Thăng
Long” với 12 giá trị sống theo quan điểm của tổ chức UNESCO. Với mục
tiêu, quan điểm đúng đắn và hiện đại về giáo dục, 15 năm qua, Trường
THPT Thăng Long luôn đi đúng hướng và từng bước khẳng định chất
lượng giáo dục toàn diện.
Đạt được kết quả như hiện nay, nhà trường chú trọng xây dựng đội
ngũ với quan điểm “Đạo đức của người lao động được đánh giá bằng hiệu
quả công việc”. Đến nay, đội ngũ của nhà trường gồm 70 giáo viên, 20 cán
bộ, nhân viên. 100% số giáo viên đạt trình độ chuẩn và trên chuẩn, 90% số
giáo viên được công nhận là giáo viên dạy giỏi các cấp. Về cơ sở vật chất,
khuôn viên của trường không lớn, nhưng ai đến thăm đều có ấn tượng tốt
đẹp về cảnh quan môi trường, sự quy củ, hiện đại, sự cởi mở và thân thiện.
Hiện nhà trường có 25 phòng học và 4 phòng chức năng. Trong đó, 17/29
phòng học lắp đặt máy điều hoà nhiệt độ. Các phòng lắp đặt bộ thiết bị
ứng dụng công nghệ cao hỗ trợ giáo viên dạy học và triển khai các chương
trình giáo dục kỹ năng sống, văn hoá học đường; hệ thống wifi phủ sóng
toàn trường, 2 màn hình Led 400 inches triển khai các hoạt động giáo dục
tập thể ngoài trời. Hệ thống camera trực tuyến và camera Internet góp phần
xây dựng ý thức tự giác cho học sinh và giáo viên trong giảng dạy, học tập
và kiểm tra, thi cử để đạt mục tiêu “Học thật, thi thật, chất lượng thật”. Hệ
thống này giúp cha mẹ của học sinh quan sát hoạt động giáo dục, học tập
và vui chơi của con ở trường. Năm 2013, trường đầu tư 3,5 tỷ đồng xây
dựng và trang bị nội thất nhà đa chức năng 5 tầng với 2 phòng 82 máy tính
thực hành và học nghề tin học, 1 phòng thí nghiệm kiêm phòng học bộ môn

Vật lý, 1 phòng truyền thống và 1 nhà để xe của giáo viên.
Những năm gần đây, trường ổn định quy mô 25 lớp với 950 học
sinh. Từ năm học 2006–2007 đến nay, trường thực hiện chủ trương giảm số

21


học sinh/lớp để nâng cao chất lượng giáo dục. Hiện trung bình mỗi lớp có
35- 40 học sinh. Lịch học được bố trí hợp lý, phù hợp với lực học. Học sinh
không phải học thêm ngoài trường. Các em thường xuyên được tư vấn và
giáo dục về phương pháp tự học, cách quản lý thời gian hiệu quả để chuyển
hóa kiến thức được học.
15 năm qua, công tác xây dựng mối quan hệ gia đình – nhà trường –
xã hội và ứng dụng CNTT trong quản lý và dạy học là thế mạnh của
trường. Phần mềm TL E-School (Sổ liên lạc điện tử) do nhà trường tự thiết
kế, thông tin của học sinh được cập nhật hằng ngày gửi tới gia đình để cha
mẹ cùng phối hợp giáo dục, quản lý học sinh. Mỗi năm 4 lần, hiệu trưởng
nhà trường tư vấn trực tuyến cho cha mẹ học sinh về những kinh nghiệm và
phương pháp dạy con nên người.
15 năm xây dựng và phát triển, hiện trường luôn ở tốp dẫn đầu
thành phố về tỷ lệ học sinh tốt nghiệp THPT.
Những năm gần đây, trường được đánh giá là 1 trong 3 trường dẫn
đầu khối trường THPT và đứng thứ nhất khối 16 trường THPT ngoài công
lập của thành phố. 5 năm qua, nhà trường được Đảng, Nhà nước, Bộ GDĐT và UBND thành phố tặng nhiều phần thưởng như “Tập thể lao động
xuất sắc”, Cờ đơn vị xuất sắc, Huân chương lao động hạng ba... Theo hiệu
trưởng Nguyễn Thị Mai, phần thưởng lớn nhất sau 15 năm xây dựng và
phát triển chính là tình cảm yêu mến của học sinh và người dân thành phố
về ngôi trường có chất lượng giáo dục toàn diện mang tên Thăng Long trên
đất Cảng Hải Phòng.

2.1.2. Hệ thống quản lý Trường THPT Thăng Long
Trường THPT Thăng Long hiện có một Hiệu trưởng và hai phó Hiệu
trưởng

22


Tổng số cán bộ giáo viên: 83 đồng chí, 9 đồng chí là đảng viên,
100% trình độ đạt chuẩn. Có 4 thạc sỹ đang đứng lớp, 9 đồng chí đang theo
học cao học.
Tổng số học sinh có 1409 học sinh với 32 lớp
Bộ máy tổ chức:
- Chi bộ Đảng: có 9 đảng viên.
- Ban giám hiệu: có 3 đồng chí(1 Hiệu trưởng, 2 Hiệu phó)
- 5 tổ chuyên môn: Toán – Lý – Tin; Văn – Sử – Địa – GD; Ngoại
ngữ -Thể dục; Hóa – Sinh ; Hành chính
- Tổ chức đoàn thể: Công đoàn, Đoàn thanh niên, Ban giám thị, Ban
công
công nghệ thông tin, Ban cơ sở vật chất – lao động vệ sinh.

2.1.3. Mô tả bài toán.
Bài toán quản lý điểm ở Trường THPT Thăng Long – Hải Phòng :
Đầu học kì Ban Giám Hiệu (BGH) sẽ phổ biến quy chế về điểm cho
các giáo viên Bộ Môn (GVBM), phát sổ Điểm Chung cho GVCN. Trong
quá trình giảng dạy các GVBM có sổ điểm cá nhân (SĐCN) để cho điểm
học sinh. Cuối kì, GVCN chuyển sổ Điểm Chung cho các GVBM để các
GVBM chuyển điểm vào sổ. Điểm của mỗi môn học được GVBM cập nhật
bằng hình thức kiểm tra (kiểm tra miệng, 15 phút, 1 tiết và KT Học Kì).
Mỗi loại điểm số lượng con điểm theo từng môn đúng với quy chế của bộ
GD-ĐT. Sau khi có điểm kiểm tra học kì, GVBM sẽ tổng kết học kì cho

học sinh, sau đó đến lớp đọc các con điểm và hệ số cho học sinh để học
sinh tính điểm tổng kết môn học (TKMH) cho mình. GVBM đối chiếu giải
quyết thắc mắc về điểm với học sinh về môn học đó. Đối chiếu xong,
GVBM chuyển điểm TKMH cho GVCN thông qua sổ điểm chung.

23


Khi GVCN nhận được điểm TKMH của tất cả các môn, GVCN sẽ
tiến hành tính điểm tổng kết học kì (TKHK) cho học sinh. Đến giờ Sinh
Hoạt Lớp cuối kì, học sinh sẽ được đọc các điểm THMN và hệ số để tính
điểm THHK.

Nếu có sai sót về điểm TKMH, HS kiến nghị với

GVCN, GVCN trao đổi với GVBM, GVBM thương lượng với HS để
thống nhất sửa chữa điểm. Nếu không, HS tiến hành tính điểm TKHK cho
mình, đối chiếu với GVCN. Nếu kết quả đúng thì GVCN vào điểm. Còn
nếu sai, GVCN và HS cùng tính toán lại để đi đến thống nhất, vào điểm.
Sau đó dựa vào điểm TKHK để xếp loại học lực.
Khi tổng kết học kì xong, GVCN gửi báo cáo cho BGH Trường học
và đồng thời triệu tập cuộc họp phụ huynh để phát Phiếu Báo Điểm của
từng HS cho Phụ huynh.
Cuối năm học, sau khi tổng kết học kì II, GVCN tính điểm tồng kết
cả năm cho HS, đối chiếu với tính toán của HS, rồi vào điểm. Sau đó gửi
báo cáo lên BGH và gửi Phiếu Báo Điểm cho Phụ Huynh
2.1.4. Các chức năng.
2.1.4.1. Tính điểm tổng kết môn học.
Chức năng này do GVBM đảm nhận, GVBM cho điểm từng HS
thông qua hình thức sau:

+ Kiểm tra Miệng: Đầu tiết học GVBM cho điểm vào sổ Điểm Cá
Nhân .
+ Kiểm tra 15 phút: Bất chợt kiểm tra bằng giấy (thời gian 15 phút)
trong một tiết học nào đó.
+ Kiểm tra 1 tiết báo trước cho học sinh biết và dành thời gian 45p
(cả tiết học) để học sinh làm bài kiểm tra.

24


+ Kiểm tra HK: Cuối kì. GVBM dành ít nhất một tiết học để học
sinh làm bài kiểm tra học kì.
Các con điểm trên được GVBM đưa vào Sổ Điểm Cá Nhân, cuối kì
GV tính điểm TKMH cho HS. Sau đó cho HS biết điểm thành phần và hệ
số để HS tính điểm và đối chiếu với GVBM, xong đưa vào Sổ Điểm
Chung.
2.1.4.2. Tính điểm tổng kết học kì.
Chức năng này do GVCN đảm nhận, các GVBM cung cấp điểm
TKMH cho GVCN thông qua Sổ Điểm Chung, BGH gửi quy chế tính điểm
cho GVCN vào đầu năm học. Khi có đủ điểm TKMH, GVCN tính toán
theo quy chế để ra điểm TKHK cho HS, sau đó chuyển điểm cho HS để
kiểm tra tính chính xác (đối chiếu ). Khi kiểm tra xong GVCN vào Sổ
Điểm Chung, gửi Báo cáo cho BGH và vào Học Bạ cho HS. Sau đó ghi
vào Phiếu Báo Điểm gửi cho Phụ Huynh.
2.1.4.3. Đối chiếu điểm.
Chức năng này do học sinh đảm nhận gồm 2 công việc:
+ Đối chiếu điểm tổng kết môn học: Nhận điểm thành phần từ
GVBM, tính toán điểm tổng kết môn học, khớp với tính toán của giáo viên
bộ môn. Nếu sai thì thương lượng với giáo viên bộ môn để sửa chữa. Nếu
đúng thì báo cho giáo viên chủ nhiệm để giáo viên chủ nhiệm ghi điểm vào

sổ điểm của lớp.
+ Đối chiếu điểm tổng kết học kì: Nhận điểm tổng kết môn học của
tất cả các môn từ giáo viên chủ nhiệm và hệ số môn, kiểm tra đối chiếu
điểm tổng kết môn học nếu sai thì thương lượng với giáo viên bộ môn. Nếu
đúng thì tính điểm tổng kết học kì, đối chiếu với điểm tổng kết học kì do

25


giáo viên chủ nhệm tính. Nếu sai thì thương lượng với giáo viên chủ nhiệm
để thay đổi. Nếu đúng thì báo cho GVCN biết để vào điểm.
2.1.5. Đánh giá hệ thống cũ.
Hệ thống thiếu chức năng quản lí điểm để quản lí điểm thành phần
các môn học của học sinh, nhằm giúp giáo viên có thông tin hiện tại về
điểm của từng học sinh để kịp thời phê bình, khen thưởng.
Do việc tính toán làm bằng tay nên độ chính xác thấp, sai sót lớn do
các yếu tố như tính toán sai, nhìn điểm nhầm, vào điểm sai.
Do cuối học kì giáo viên bộ môn mới chuyển điểm từ sổ điểm cá
nhân vào sổ điểm lớp cho giáo viên chủ nhiệm nên giáo viên chủ nhiệm
không nắm được tình hình học hành hiện tại của học sinh.
Học sinh không nhớ được điểm thành phần của từng môn nên khi
tính toán hay thắc mắc.
Ban giám hiệu có thể truy cập vào hệ thống để xem xét đánh giá chất
lượng của học sinh.
• Một số yêu cầu của hệ thống:
Nhiệm vụ của người phân tích thiết kế là phải đưa ra được một hệ
thống có tính phổ thông áp dụng được cho các điều kiện khác nhau.
Chương trình được viết ra với mục đích tin học hoá một số khâu trong công
tác quản lý điểm ở Trường PTTH Thăng Long – Hải Phòng, giúp cho công
việc này đạt hiệu quả nhanh chóng, chính xác và giảm tối thiểu các sai sót.

Chương trình phục vụ cho đối tượng là các cán bộ quản lý, các giáo
viên, và ban Giám hiệu nhà trường. Chương trình viết ra phải đạt được các
yêu cầu sau:
- Hiệu quả quản lý rõ rệt, đáp ứng được các yêu cầu khách quan như:
nhanh chóng, chính xác, hiệu quả cao.

26


- Giao diện phải được thiết kế thân thiện với người sử dụng, dễ sử
dụng, dễ hiểu, dễ nắm bắt đối với mội đối tượng sử dụng.
- Thời gian khởi động, truy cập, xử lý thông tin phải nhanh .
- Chương trình phải tương thích với các loại phần cứng, phần mềm
phổ biến được sử dụng hiện nay và không yêu cầu máy tính có cấu hình
máy quá cao .

- Mỗi học sinh chỉ được xem điểm của lớp mình. Một học

sinh của lớp này không thể xem điểm của lớp khác. Vì vậy mỗi lớp có Mã Lớp
của riêng mình.
- Học sinh được xem điểm của lớp mình, nhưng không cho phép sửa
điểm. Vì vậy mỗi môn học, của mỗi lớp học có một Mã MH riêng, chỉ có
giáo viên bộ môn được biết. Để khi cần có thể dùng Mã MH để nhập điểm
mới vào, hay sửa điểm sai .
- GVBM chỉ biết điểm của môn mình dạy ở những lớp mình dạy.
Không biết điểm của môn khác, ở những lớp khác. Mã MH riêng cho mỗi
môn ở mỗi lớp đảm bảo được điều này.
- Nhập điểm HK thì tính ra điểm tổng kết mỗi môn.
- Khi có điểm TK các môn thì tính ra điểm trung bình HK tất các
môn.

- Ban giám hiệu nắm toàn bộ tất cả các Mã Lớp và Mã MH có thể
truy cập hệ thống để có được thông tin hiện thời về tình hình điểm số của
tất cả học sinh.
2.1.5.1. Quá trình đào tạo học sinh ở Trường THPT Thăng Long – Hải
Phòng

Quá trình đào tạo học sinh ở THPT được tiến hành theo các bước
sau:

27