PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ BÁN HÀNG

1
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ BÁN HÀNG
3.1 Các chức năng xử lý hệ thống thông tin "Quản lý bán hàng " của
Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Thuỷ Linh
3.1.1 Chức năng quản lý hệ thống:
Chức năng này có nhiệm vụ đăng nhập vào hệ thống, quản trị người dùng và
hướng dẫn chung cho người sử dụng.
3.1.2 Chức năng quản lý hàng nhập:
Dựa vào số liệu kiểm kê kho, số liệu yêu cầu cần mua của bộ phận bán hàng
các phiếu chào hàng của các hãng cung cấp, đồng thời kết hợp với thông tin
của thị trường, bộ phận mua hàng lập bảng dự trù thông qua sự kiểm duyệt
của giám đốc sau đó liên hệ với nhà cung cấp để thoả thuận hợp đồng mua
hàng cập nhật thông tin mua hàng.
3.1.3 Chức năng quản lý hàng xuất (bán):
Khi có khách hàng có nhu cầu cần mua hàng, chức năng này sẽ có nhiệm vụ
điền tất cả các thông tin liên quan đến khách hàng mà đã được lưu trữ. Nếu là
khách hàng mới phải thêm vào danh mục khách hàng. Nếu là khách đã tồn tại
phải kiểm tra lại thông tin xem có chính xác không? Sau đó bộ phận bán hàng
lần lượt duyệt các mặt hàng khách yêu cầu, kiểm tra số lượng mặt hàng mà
công ty có thể bán. Có thể xảy ra các trường hợp sau:
• Mặt hàng này công ty không có hoặc hệ thống thông tin chào hàng không có
trong công ty. Trường hợp này phải từ chối bán hàng.
• Công ty có đủ số lượng, quy cách cũng như yêu cầu:Trường hợp này tiếp tục
thoả thuận về giá cả.
• Công ty không có các mặt hàng này nhưng hệ thống thông tin chào hàng có
các thông tin liên quan đến mặt hàng này, qua đó bộ phận tiếp thị có thể trao
đổi với khách hàng. Nếu khách hàng chấp nhận thì bộ phận bán hàng sẽ đề
nghị với bộ phận nhập hàng liên hệ với nhà cung cấp để khẳng định lại việc
đặt hàng. Sở dĩ như vậy là để tăng độ tin cậy của phiếu chào hàng của các nhà
cung cấp.
1

2
• Công ty có đầy đủ số lượng và quy cách mặt hàng theo yêu cầu của khách
nhưng trong kho không còn đủ số lượng và quy cách do bán hết hoặc còn
thiếu thì có thể thảo luận với khách hàng về việc cung cấp tiếp các mặt hàng
còn lại.
Khi đã thống nhất được với khách hàng về sản phẩm mua, giá cả và
tính sãn sàng của hàng hóa,chức năng sẽ có nhiệm vụ liệt kê thông tin hàng
cần mua và tính giá tiền.
3.1.4 Chức năng tìm kiếm:
Khi nhà quản lý có nhu cầu kiểm tra lại thông tin hóa đơn, chức năng này sẽ
có nhiệm vụ cung cấp các hóa đơn đã nhập, các hóa đơn đã bán, các phiếu
xuất…
3.1.5 Chức năng báo cáo :
Khi thực hiện làm các hoá đơn xuất nhập tồn kho xong thì người dùng cần
phải in ra báo cáo xuất nhập tồn kho một cách chi tiết nhất…
3.2. Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD( Business Flow Diagram)
3.2.1. Biểu đồ phân cấp chức năng :
QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Quản lý danh mục
Quản lý nhập xuất
Tìm kiếm
Báo cáo
Quản lý hệ thống
Sơ đồ chức năng của hệ thống
Trong đó:
2
3
- Quản lý hệ thống.
 Quản lý nguời dùng.
 Đăng nhập lại.

 Thoát.
- Quản lý danh mục.
 Nhà cung cấp.
 Khách hàng.
 Danh mục Sim.
 Danh mục kho sim.
 Danh mục loại sim.
 Danh mục nhân viên.
- Quản lý nhập xuất.
 Hoá đơn xuất.
 Hoá đơn nhập.
- Tìm kiếm:
 Tìm kiếm sim
 Tìm hoá đơn
 Tìm khách hàng
- Báo cáo:
 Báo cáo hàng bán
 Báo cáo hàng tồn
 Doanh thu bán hàng
 Công nợ nhà cung cấp
 Công nợ khách hàng
3
4
3.3.2. Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin quản lý bán hàng (BFD)
Nhà cung cấp
QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Quản lý danh mục
Quản lý nhập xuất
Tìm kiếm
Báo cáo

Khách hàng
Nhân viên
Kho sim
Phân loại sim
Sim
Hoá đơn xuất
Hoá đơn nhập
Tìm kiếm hoá đơn
Tìm kiếm sim
Tìm kiếm khách hàng
Báo cáo công nợ
Báo cáo doanh thu
Báo cáo hàng tồn
Hình 3.1: Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD.
4
5
3.3. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD:
a, Sơ đồ ngữ cảnh
Thông tin NCC
QUẢN LÝ BÁN HÀNG
KHÁCH HÀNG
Nhµ cung cÊp
Gửi đơn đặt hàng
Gửi báo cáo
Yêu cầu tìm kiếm và báo cáo
Kết quả tìm kiếm và báo cáo
Yêu cầu mua hàng
Từ chối bán hàng
Phiếu giao hàng
Thanh toán

Thông tin khách hàng
BỘ PHẬN BÁN HÀNG
Hình 3.2: Sơ đồ ngữ cảnh.
5
6
Hàng
+
Phiếu xuất
1.0
QUẢN LÝ
XUẤT HÀNG
2.0
QUẢN LÝ
NHẬP HÀNG
Trả lời kết quả
Tìm kiếm t.tin
Từ chối bán hàng
Yêu cầu mua hàng
Kh¸ch Hµng
3.0
T×m kiÕm
4.0
B¸o c¸o
Thông tin khách hàng
Giới thiệu mặt hàng
Nhµ cung cÊp
Thanh toán
Thông tin
nhà cung cấp
Hàng +

Hóa đơn
Gửi báo cáo
Trả lời kết quả
NHÀ CUNG CẤP
CSDL hệ thống
b, Sơ đồ DFD mức 0:
6
7
Hình 3.3: Sơ đồ DFD mức 0.
c, Sơ đồ DFD mức 1 phân rã chức năng tìm kiếm:
Nhaphang
phßng qu¶n lý
Dmkhach
3.1
Tìm kiếm khách hàng
Tìm kiếm t.tin
Tìm kiếm t.tin
Thông tin trả lời
Tìm kiếm t.tin
3.2
Tìm kiếm hóa đơn
Tìm kiếm sản phẩm
Thông tin trả lời
Phieuxuat
LËp b¸o c¸o nhËp
7
8
phieunhap
Thụng tin tr li
Dmhang

Hỡnh 3.4: S DFD mc 1 ca chc nng tỡm kim.
d, S DFD mc 1 phõn ró chc nng nhp hng:
DS mặt hàng nhập
Báo cáo nhập
Thông tin nhà c
2
dự trù
Nh cung cp
Tỡm NCC
Số hiệu mặt hàng mua
Thơng lợng
Mua hng
Nh cung cp
Lập báo cáo nhập
8
9
Hàng
Danh sách mặt hàng
Lập báo cáo nhập
DS nhµ cung cÊp
Giao hµng
Đối chiếu
Hình 3.5: Sơ đồ mức DFD mức 1 của chức năng nhập hàng.
e, Sơ đồ DFD mức 1 phân rã chức năng xuất hàng.
Khách hàng
Yêu cầu mua hàng
Chấp nhận
Từ chối
Ghi danh sách hàng tiêu thụ
Tài chính

B¸o c¸o xuÊt
Lập báo cáo xuất
Đối chiếu
Göi DS
MÆt hµng tiªu thô
PhiÕu y/c ho¸ ®¬n xuÊt
DS kh¸ch mua
9
10 10
11
Hình 3.6: Sơ đồ DFD mức 1 của chức năng xuất hàng. Bản thống kê nhập
Bản danh mục NCC
Bản danh mục khách hàng
Yêu cầu thống kê
Bản thống kê bán
Yêu cầu thống kê
Phßng qu¶n lý
Thống kê
Thống kê hàng nhập
Báo cáo tồn kho
In danh môc NCC
In danh mục khách hàng
Tonkho
Hangban
Hangban
Dmkhach
Báo cáo tồn
Dmncc
e, Sơ đồ DFD mức 1 phân rã chức năng báo cáo.
Hình 3.7: Sơ đồ DFD mức 1 của chức năng báo cáo.

11
12
3.4 Thiết kế phần mềm.
3.4.1 Thiết kế kiến trúc.
Phần mềm quản lí bán hàng
Hệ thống
Quản lí người dùng
Đăng nhập lại
Thoát
Danh mục
Hoá đơn bán
Nhà cung cấp
Khách hàng
Hoá đơn nhập
Kho sim
Quản lí xuất nhập
Tìm kiếm
Tìm kiếm khách hàng
Tìm kiếm sim
Báo cáo
BC doanh thu
BC tồn hàng
BC công nợ
Tìm kiếm hoá đơn
Trợ giúp
Hướng dẫn sử dụng
Giới thiệu phần mềm
Nhóm sim
Sim
Nhân viên

12