Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH kỹ thuật và thương mại đức dương

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

Kí hiệu viết tắt
TNHH
TM
KT
CBCNV
TSCĐ
CCDC
TNDN

LNST
BHXH
BHYT
BHTN
KPCĐ
GTGT
SHTK
NTGS
SH
NT
SPS
CK
NH

Chữ viết tắt
Trách nhiệm hữu hạn
Thương mại
Kỹ thuật
Cán bộ công nhân viên
Tài sản cố định
Công cụ dụng cụ
Thu nhập doanh nghiệp
Lợi nhuận sau thuế
Bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm y tế
Bảo hiểm thất nghiệp
Kinh phí công đoàn
Giá trị gia tăng
Số hiệu tài khoản
Ngày tháng ghi sổ

Số hiệu
Ngày tháng
Số phát sinh
Chuyển khoản
Ngân hàng

LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tổ chức công tác kế toán là một trong các mặt quan trọng được các doanh
nghiệp quan tâm để kiểm tra tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp
một cách thường xuyên và liên tục. Tổ chức công tác kế toán tốt thì đều có cơ
hội phát huy tốt hơn thế mạnh và giảm thiểu tối đa những yếu kém trong quá
trình hoạt động của doanh nghiệp.
Nhận thấy được tầm quan trọng đó em quyết định chọn đề tài: “Hoàn
thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Kỹ thuật và Thương mại
Đức Dương”.
2. Mục tiêu nghiên cứu
- Phản ánh tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Kỹ
thuật và Thương mại Đức Dương.
- Đề xuất những giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty
TNHH Kỹ thuật và Thương mại Đức Dương.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu


Đối tượng của đề tài là đi sâu vào việc phân tích thực trạng tổ chức công
tác kế toán tại Công ty TNHH Kỹ thuật và Thương mại Đức Dương. Qua việc
phân tích sẽ giúp chúng ta thấy được những mặt mạnh, những nguyên nhân còn
tồn tại để từ đó đưa ra các đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện tổ chức công tác
kế toán ở chi nhánh. Tổ chức công tác kế toán tốt sẽ cung cấp thông tin phù hợp,
hữu ích cho từng đối tượng sử dụng thông tin, đáp ứng được việc ghi nhận đầy

đủ các dữ liệu đầu vào, tổ chức xử lý dữ liệu, nắm bắt được nhu cầu thông tin
của từng đối tượng sử dụng thông tin.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài:
- Thời gian nghiên cứu: Các tài liệu và số liệu của Công Ty TNHH Kỹ
thuật và Thương mại Đức Dương trong các năm: năm 2011, năm 2012 và năm
2013.
- Không gian nghiên cứu: Công Ty TNHH Kỹ thuật và Thương mại Đức
Dương.
4. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng những phương pháp cụ thể như sau:
- Phương pháp so sánh.
- Phương pháp phân tích.
- Phương pháp tổng hợp.
5. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo.
Đề tài được kết cấu thành 3 chương như sau:
Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán tại
Công ty TNHH Kỹ thuật và Thương mại Đức Dương.
Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Kỹ
thuật và Thương mại Đức Dương.
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty
TNHH Kỹ thuật và Thương mại Đức Dương.
Em xin chân thành cảm ơn cô Đào Minh Hằng và các cô chú anh chị tại
phòng kế toán của Công ty TNHH Kỹ thuật và Thương mại Đức Dương. Mặc
dù em được cô và các cô chú anh chị giúp đỡ và sự cố gắng nắm bắt, áp dụng lý
thuyết vào tình hình thực tế của đơn vị nhưng do thời gian và kiến thức bản thân
còn hạn chế nền bài chuyên đề tốt nghiệp của em còn nhiều thiếu sót. Em rất
mong nhận được sự góp ý của các thầy cô để bài chuyên đề của em được hoàn
thiện hơn.

CHƯƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC
KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1.1. Khái niệm, ý nghĩa tổ chức công tác kế toán
1.1.1.1. Khái niệm
Đơn vị kế toán có thể hiểu là một thực thể kế toán. Một thực thể kế toán là
bất kỳ một đơn vị kinh tế kiểm soát nguồn vốn và tham gia vào các hoạt động
kinh tế. Mỗi cá nhân có thể là một thực thể kế toán. Một đơn vị bất kể được tổ
chức như một doanh nghiệp, một công ty là một thực thể kế toán. Các cơ quan
của Nhà nước cũng như tất cả các câu lạc bộ hay tổ chức không thu lợi nhuận là
một thực thể kế toán.
Như vậy, đơn vị kế toán gồm tất cả các tổ chức cá nhân kiểm soát nguồn
vốn và tham gia vào các hoạt động kinh tế ở mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh
tế có thể là tổ chức có tư cách pháp nhân đầy đủ, có tư cách pháp nhân không
đầy đủ, kể cả tổ chức không có tư cách pháp nhân lẫn thể nhân.
Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung thuộc về tổ chức
quản lý trong doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán một cách thích ứng với
điều kiện về qui mô, về đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như gắn với
những yêu cầu quản lý cụ thể tại doanh nghiệp có ý nghĩa hết sức quan trọng và
to lớn trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tại doanh nghiệp.


Với chức năng thông tin và kiểm tra tình hình và kết quả hoạt động của
doanh nghiệp một cách thường xuyên, nhanh nhạy và có hệ thống nên tổ chức
công tác kế toán là một trong các mặt quan trọng được các doanh nghiệp quan
tâm. Tổ chức công tác kế toán không đơn thuần là tổ chức một bộ phận quản lý
trong doanh nghiệp, mà nó còn bao hàm cả tính nghệ thuật trong việc xác lập

các yếu tố, điều kiện cũng như các mối liên hệ qua lại các tác động trực tiếp
hoặc gián tiếp đến hoạt động kế toán, bảo đảm cho kế toán phát huy tối đa các
chức năng vốn có của mình.
Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp trong điều kiện thực hiện cơ chế
thị trường, ngoài việc tuân thủ các nguyên tắc chung của khoa học tổ chức, còn
phải gắn với đặc thù của hạch toán kế toán vừa là môn khoa học, vừa là nghệ
thuật ứng dụng để việc tổ chức đảm bảo được tính linh hoạt, hiệu quả và đồng
bộ nhằm đạt tới mục tiêu chung là tăng cường được hiệu quả sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp.
Tổ chức công tác kế toán bao gồm : Tổ chức vận dụng các chính sách, chế
độ thể lệ về kế toán được qui định, các qui tắc và chuẩn mực kế toán được thừa
nhận; Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán; Tổ chức
vận dụng các công việc kế toán để tập hợp phân loại, xử lí và tổng hợp các
thông tin cần thiết; Tổ chức bộ máy kế toán; Tổ chức trang bị các phương tiện,
thiết bị tính toán; Tổ chức kiểm tra kế toán (hoặc kiểm toán); Tổ chức vận dụng
các chính sách, chế độ, thể lệ về kế toán.
1.1.1.2. Ý nghĩa của việc tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức vận
dụng các phương pháp của kế toán, vận dụng các chế độ, các thể lệ, các qui định
của nhà nước.
Tổ chức tốt công tác kế toán có ý nghĩa trong việc đánh giá tính hiệu quả
của sự vận hành bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng các phương pháp của kế
toán. Tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán có ý nghĩa lớn trong việc
thực hiện cung cấp thông tin kinh tế kịp thời, chính xác phục vụ cho lãnh đạo và


quản lý kinh doanh, thể hiện được hết chức năng của kế toán, phát huy đầy đủ
vai trò của hạch toán kế toán trong quản lý kinh tế tài chính ở đơn vị.
1.1.2. Khái quát tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
1.1.2.1. Tổ chức chứng từ kế toán

a, Chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Cứng từ
kế toán phải có các nội dung chủ yếu: Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập
chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số lượng, đơn giá và số tiền của
nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng
để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;Chữ ký, họ và tên của người lập, người
duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán như trên, chứng từ
kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.
b, Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là nguồn thông tin ban đầu (đầu vào) được xem như
nguồn số liệu mà kế toán sử dụng để qua đó tạo lập nên những thông tin có tính
tổng hợp phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau. Do có vai trò như vậy nên
việc tổ chức chế độ chứng từ kế toán có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng
thông tin của kế toán (kế toán tài chính lẫn kế toán quản trị).
Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế
đã phát sinh và thực sự hoàn thành. Nó có ý nghĩa kinh tế và pháp lý quan trọng
không chỉ đối với công tác kế toán mà còn có liên quan ở nhiều lĩnh vực khác
nhau. Chứng từ kế toán trong doanh nghiệp liên quan nhiều đối tượng kế toán
khác nhau nên mang tính đa dạng gắn liền với đặc điểm hoạt động, lĩnh vực kinh
doanh, tính chất sở hữu...
Chế độ chứng từ kế toán được nhà nước qui định có tính chất chung, liên
quan đến nhiều lãnh vực hoạt đông cũng như các thành phần kinh tế khác nhau.


Do vậy, cần căn cứ vào qui định của chế độ chứng từ kế toán và đặc điểm hoạt
động của doanh nghiệp để chọn lựa, xác định các loại chứng từ cần phải sử dụng

trong công tác kế toán.Cần lưu ý bên cạnh những từ được qui định trong chế độ,
còn có những chứng từ hoàn toàn mang tính chất nội bộ liên quan đến kỹ thuật
và phương pháp hạch toán mà doanh nghiệp cần phải thiết lập một cách thích
ứng với yêu cầu cung cấp và xử lý thông tin.
Chứng từ kế toán được lập ở nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp
kể cả bên ngoài doanh nghiệp nên việc xác lập qui trình luân chuyển chứng từ
cho các loại chứng từ khác nhau nhằm bảo đảm chứng từ về đến phòng kế toán
trong thời hạn ngắn nhất có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc bảo đảm tính
kịp thời cho việc kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin.
c. Tổ chức ghi nhận thông tin phản ánh trên chứng từ kế toán
Lập chứng từ kế toán : Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên
quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ
kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung
chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng,
không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền
viết bằng số.
Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng
từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo
cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than.
Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các
liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và
tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ. Các chứng từ kế toán được lập bằng
máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán.
Ký chứng từ kế toán :Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức
danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử
phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng
từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ,

bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng
liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống
với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ
ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.
Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người
phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán
trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người
phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định
cho kế toán trưởng.
Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc)
doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm
soát chặt chẽ, an toàn tài sản.
d. Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán
Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán: Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy
đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; Kiểm tra tính hợp
pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối
chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan; Kiểm tra tính chính
xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính
sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ
chối thực hiện (Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay
cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ
số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại,
yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
e. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài
chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế
toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh
tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm : Lập, tiếp nhận, xử lý
chứng từ kế toán; Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán
hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt; Phân loại, sắp xếp chứng từ kế
toán, định khoản và ghi sổ kế toán; Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

f. Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán
Theo Ðiều 22 luật kế toán.quy định: Thông tin, số liệu trên chứng từ kế
toán là căn cứ để ghi sổ kế toán, chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội
dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp
luật, chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc
niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà
nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác
nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng
loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu. Cơ quan
có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số
lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.
1.1.2.2. Tổ chức vận dụng sổ kế toán
a. Sổ kế toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. Sổ kế toán phải
ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa
sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của
đơn vị kế toán; sốtrang; đóng dấu giáp lai.
Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu: Ngày, tháng ghi sổ; Số hiệu và
ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; Tóm tắt nội dung của
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính
phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán; Số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ,
số dư cuối kỳ.

Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Bộ Tài chính
quy định cụ thể về hình thức kế toán, hệ thống sổ kế toán và sổ kế toán.
b. Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về sổ kế toán
Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết để xử lý thông tin từ các
chứng từ kế toán nhằm phục vụ cho việc xác lập các báo cáo tài chính và quản
trị cũng như phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát từng loại tài sản từng loại
nguồn vốn cũng như từng quá trình hoạt động của doanh nghiệp có ý nghĩa rất
quan trọng trong việc thực hiện các chức năng của kế toán.
Hệ thống sổ kế toán bao gồm nhiều loại sổ khác nhau, trong đó có những
loại sổ được mở theo quy định chung của nhà nước và có những loại sổ được
mở theo yêu cầu và đặc điểm quản lý của doanh nghiệp. Để tổ chức hệ thống sổ
kế toán phù hợp cần phải căn cứ vào quy mô của doanh nghiệp, đặc điểm về tổ
chức sản xuất và quản lý, tính chất quá trình sản xuất và đặc điểm về đối tượng
kế toán của doanh nghiệp.
Theo hướng dẫn của nhà nước thì doanh nghiệp có thể tổ chức hệ thống
số kế toán theo 1 trong 5 mô hình khác nhau (gọi là hình thức sổ kế toán) sau:
 Hình thức Nhật ký chung
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt, Sổ Cái.
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết, Các Bảng tổng hợp chi tiết.
Chứng
từ kế toán
Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật
ký chung
được thể hiện như sau:
Sơ đồ 1.1: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung
Nhật ký đặc biệt

Nhật ký chung

Sổ cái

Bảng cân đối SPS

Báo cáo tài chính

Sổ thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết


Ghi chú:

Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi
sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số
liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán
phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ
Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết
liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào
các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật
ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng
nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào
các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp

vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
(2) Định kỳ, cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng
cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng
tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các
Báo cáo tài chính.
 Hình thức Nhật ký- Sổ cái
Đây là hình thức được áp dụng ở các đơn vị hành chính sự nghiệp và ở
các doanh nghiệp nhỏ ít tài khoản kế toán. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
gồm có các loại sổ kế toán sau:


- Nhật ký - Sổ Cái;
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết,
- Bảng tổng hợp chi tiết.
Trình tự luân chuyển chứng từ theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.2. Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Sổ cái
Chứng từ gốc

Sổ quỹ

Bảng tổng hợp
chứng từ gốc

Nhật ký sổ cái

Sổ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chính

Ghi chú:

Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ,
trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký –
Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng
loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng
hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu
chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ


1 đến 3 ngày. Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
sau khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi
tiết có liên quan.
(2) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong
tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành
cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng
tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào
số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế
từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát
sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản
trên Nhật ký - Sổ Cái.
(3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ

Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền của
cột “Phát sinh” ở

Tổng số phát sinh
=

Nợ của tất cả các

phần Nhật ký

Tài khoản

Tổng số phát sinh
=

Có của tất cả các
Tài khoản

Tổng số dư Nợ các Tài khoản
=
Tổng số dư Có các tài khoản
(4) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ,
số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số
liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản.
Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát
sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.
Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi
khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo
tài chính.

 Hình thức Chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là căn cứ trực
tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp (hay sổ cái) là “Chứng từ ghi sổ” chứ không phải
là căn cứ vào chứng từ kế toán gốc. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.


- Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Chứng từ ghi sổ, Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, Sổ Cái;
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết.
Trình tự luân chuyển chứng từ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.3. Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Chứng từ gốc
Sổ quỹ

Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ

Bảng tổng hợp
chứng từ gốc

Sổ thẻ kế
toán chi tiết

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái

Bảng tổng hợp
chi tiết

Bảng cân đối
số phát sinh
Báo cáo tài chính

Ghi chú:

Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ
kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập
Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ
ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm


căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên
quan.
(2) Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số
phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái.
Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
(3) Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi
tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
 Hình thức Nhật ký - Chứng từ
Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Nhật ký chứng từ; Bảng kê; Sổ Cái;

- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết; Bảng tổng hợp chi tiết.
Trình tự luân chuyển chứng từ theo hình thức kế toán Nhật ký chứng từ
được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.4. Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ
Chứng từ gốc

Bảng kê

Nhật ký chứng từ

Sổ cái

Sổ chi tiết

Bảng tổng hợp
chi tiết

Báo cáo tài chính

Ghi chú:

Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra


(1) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi
trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính
chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các

bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê
và Nhật ký - Chứng từ có liên quan.
Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì
căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu
vào Nhật ký - Chứng từ.
(2) Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối
chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng
tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng
từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái.
 Hình thức kế toán trên máy vi tính
Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán
được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán
đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Trình tự hạch toán kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính được
khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.5. Trình tự luân chuyển chứng từ theo hình thức kế toán máy
Chứng từ
kế toán

Sổ kế toán
PHẦN MỀM
KẾ TOÁN
MÁY

Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán
cùng loại

- Sổ tổng hợp
- Sổ chi tiết

- Báo cáo tài chính
Máy vi tính

- Báo cáo kế toán
quản trị


Ghi chú:

: Nhập số liệu hàng ngày.
: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm.
: Đối chiếu, kiểm tra.

(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài
khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng,
biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập
vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán
chi tiết liên quan.
(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các
thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu
tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác,
trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm
tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra
giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế
toán ghi bằng tay.
Việc sử dụng hình thức kế toán nào là do doanh nghiệp tự quyết định dựa

trên căn cứ đã nêu trên và phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán. Tuy nhiên, trong
các hình thức kế toán trên thì hình thức kế toán nhật ký chung có ưu điểm rất dễ
áp dụng, vận dụng phù hợp cho mọi loại hình doanh nghiệp và dễ dàng trong
ứng dụng tin học và trong công tác kế toán (hầu hết các phần mền kế toán được
thiết lập theo hình thức kế toán này).
1.1.2.3. Tổ chức báo cáo kế toán
a, Báo cáo tài chính
Báo cáo kế toán định kỳ (còn gọi là báo cáo tài chính) bao gồm những báo
cáo phản ánh các mặt khác nhau trong hoạt động kinh tế - Tài chính của doanh
nghiệp nhằm phục vụ yêu cầu quản lý đa dạng ở cấp độ vĩ mô lẫn vi mô. Báo


cáo kế toán định kỳ được nhà nước quy định thống nhất về danh mục hệ thống
các chỉ tiêu phương pháp tính toán và xác lập từng chỉ tiêu cụ thể.
Báo cáo tài chính phản ảnh tình hình tài chính của doanh nghiệp bằng
cách tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính có cùng tính chất kinh tế thành
các yếu tố của báo cáo tài chính. Các yếu tố liên quan trực tiếp đến việc xác định
tình hình tài chính trong .Bảng cân đối kế toán là Tài sản. Nợ phải trả và Vốn
chủ sở hữu. Các yếu tố liên quan trực tiếp đến đánh giá tình hình và kết quả kinh
doanh trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là Doanh thu, thu nhập khác,
Chi phí và Kết quả kinh doanh.
b, Nguyên tắc lập báo cáo tài chính
Việc lập và trình bày báo cáo tài chính phải tuân thủ sáu (06) nguyên tắc
quy định tại Chuẩn mực kế toán số 21 – “Trình bày báo cáo tài chính”:Hoạt
động liên tục, cơ sở dồn tích, nhất quán, trọng yếu, tập hợp, bù trừ và có thể so
sánh.
Việc thuyết minh báo cáo tài chính phải căn cứ vào yêu cầu trình bày
thông tin quy định trong các chuẩn mực kế toán. Các thông tin trọng yếu phải
được giải trình để giúp người đọc hiểu đúng thực trạng tình hình tài chính của
doanh nghiệp.

c, Tổ chức lập báo cáo tài chính
Đơn vị kế toán phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán năm; trường
hợp pháp luật có quy định lập báo cáo tài chính theo kỳ kế toán khác thì đơn vị
kế toán phải lập theo kỳ kế toán đó.
Việc lập báo cáo tài chính phải căn cứ vào số liệu sau khi khóa sổ kế toán.
Đơn vị kế toán cấp trên phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài
chính hợp nhất dựa trên báo cáo tài chính của các đơn vị kế toán trong cùng đơn
vị kế toán cấp trên.
Báo cáo tài chính phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày
nhất quán giữa các kỳ kế toán; trường hợp báo cáo tài chính trình bày khác nhau
giữa các kỳ kế toán thì phải thuyết minh rõ lý do.


Báo cáo tài chính phải được người lập, kế toán trưởng và người đại diện
theo pháp luật của đơn vị kế toán ký. Người ký báo cáo tài chính phải chịu trách
nhiệm về nội dung của báo cáo.
1.2. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN MỘT SỐ PHẦN HÀNH CHỦ YẾU
TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1. Tổ chức công tác kế toán tài sản cố định
Ngày nay khi mà quy mô sản xuất ngày càng lớn, trình độ xã hội hoá và
sức phát triển sản xuất ngày càng cao, thì hạch toán nói chung và hạch toán
TSCĐ nói riêng không ngừng được tăng cường và hoàn thiện. Nó đã trở thành
một công cụ để lãnh đạo nền kinh tế và phục vụ các nhu cầu của con người.
Thông qua hạch toán TSCĐ sẽ thường xuyên trao đổi, nắm chắc tình hình
tăng giảm TSCĐ về số lượng và giá trị, tình hình sử dụng và hao mòn TSCĐ, từ
đó đưa ra phương thức quản lý và sử dụng hợp lý công suất của TSCĐ, góp
phần phát triển sản xuất, thu hồi nhanh vốn đầu tư để tái sản xuất và tạo sức
cạnh tranh của doanh nghiệp trên thương trường.
Với vai trò to lớn đó, đòi hỏi hạch toán TSCĐ phải đảm bảo các nghiệp
vụ chủ yếu sau:

- Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác kịp thời số lượng, giá trị TSCĐ
hiện có, tình trạng tăng giảm và hiện trạng TSCĐ trong phạm vi toàn doanh
nghiệp, cũng như tại từng bộ phận sử dụng TSCĐ. Tạo điều kiện cung cấp thông
tin để kiểm tra giám sát thường xuyên việc giữ gìn bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ
và kế hoạch đầu tư đổi mới TSCĐ trong từng đơn vị.
- Tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ vào chi phí sản
- xuấtkinh doanh theo mức độ hao mòn của tài sản về chế độ quy định.
- Tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ, giám
sát việc sửa chữa TSCĐ về chi phí và kết quả của công việc sửa chữa.
- Tính toán phản ánh kịp thời, chính xác tình hình xây dựng trang bị thêm,
đổi mới nâng cấp hoặc tháo dỡ bớt làm tăng, giảm nguyên giá TSCĐ cũng như
tình hình thanh lý, nhượng bán TSCĐ.
1.2.2. Tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho


- Thực hiện việc phân loại, đánh giá hàng tồn kho phù hợp với các nguyên
tắc chuẩn mực kế toán đã quy định và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
- Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp
kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng
hợp số liệu đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình biến động tăng, giảm của vật liệu ,
công cụ dụng cụ, hàng hóa trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm
cung cấp thông tin để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh, xác định trị giá vốn
hàng bán.
- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật liệu, hàng
hóa kế hoạch, sử dụng vật liệu cho sản xuất và kế hoạch bán hàng.
- Tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho là rất cần thiết do vậy doanh
nghiệp cần phải tổ chức khoa học hợp lý để cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ
phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
1.2.3. Tổ chức công tác kế toán lao động - tiền lương
Hàng tháng, kế toán tiền lương phải thu nhận và kiểm tra chứng từ thuộc

chỉ tiêu lao động tiền lương. Sau khi kiểm tra các chứng từ, kế toán tiến hành
tính lương theo nguyên tắc tính lương phải dựa vào số ngày làm việc thực tế của
người lao động, kế toán sẽ lập bảng tổng hợp thanh toán tiền lương cho toàn bộ
đơn vị và phải được kế toán trưởng và giám đốc duyệt trên bảng lương. Khi
nhận lương lần lượt cán bộ công nhân viên ký vào bảng lương.
Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ liên quan khác, kế
toán tổng hợp số tiền lương phải trả công nhân viên và tính các khoản trích theo
lương (như BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN) vào chi phí sản xuất kinh doanh,
việc phân bổ thực hiện trên "Bảng phân bổ tiền lương và BHXH". Kế toán định
khoản như sau:
a, Nợ TK 642: Chi phí quản lý kinh doanh
Có TK 334: Phải trả người lao động
b, Nợ TK 642: Chi phí quản lý kinh doanh
Nợ TK 334: Phải trả người lao động
Có TK 338: Phải trả, phải nộp khác.


1.2.4. Tổ chức công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành
- Xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và phương pháp tính giá
thành phù hợp với đặc điểm quy trình công nghệ đặc điểm tổ chức sản xuất của
doanh nghiệp.
- Tổ chức tập hợp và phân bổ từng loại chi phí sản xuất theo đúng đối
tượng tập hợp chi phí sản xuất để xác định bằng phương pháp thích hợp đã chọn.
- Xác định chính xác chi phí của sản phẩm dở dang cuối kỳ.
- Thực hiện tính giá thành sản phẩm kịp thời, chính xác theo đúng đối
tượng tính giá thành và phương pháp tính giá thành hợp lý.
- Định kỳ, cung cấp các báo cáo về chi phí sản xuất và tính giá thành cho
lãnh đạo doanh nghiệp và tiến hành phân tích tình hình thực hiện định mức, dự
toán chi phí sản xuất, tình hình thực hiện kế hoạch, giá thành, đề xuất các kiến
nghị cho lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra các quyết định thích hợp, trước mắt cũng

như lâu dài đối với sự phát triển kinh doanh của doanh nghiệp.


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI
CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT VÀ THƯƠNG MẠI ĐỨC DƯƠNG
2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT VÀ THƯƠNG MẠI
ĐỨC DƯƠNG
2.1.1. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Công ty TNHH Kỹ thuật và Thương mại Đức Dương được thành lập vào
năm 2003 theo giấy phép số 020030000419 do Sở kế hoạch và đầu tư Hải Phòng
cấp ngày 31/03/2003. Đăng ký thay đổi lần thứ 2 ngày 16 tháng 12 năm 2009.
-

Tên giao dịch: Công ty TNHH Kỹ thuật và Thương mại Đức Dương
Địa chỉ trụ sở chính: Số 242 – Hùng Vương – Hồng Bàng – Hải Phòng
Điện thoại: 031.3798917
Fax: 031.3527480
Mã số thuế : 0200534866
Nghành nghề kinh doanh: Kinh doanh thép.
Vốn điều lệ: 4.750.000.000 đồng.
Mặt hàng của Công ty gồm: thép hình các loại, thép tấm, thép ống, thép

tròn, thép hộp vuông …với nhiều quy cách và tiêu chuẩn khác nhau.
Hàng hóa của Công ty được nhập từ nhà máy, xưởng cán thép có uy
tín,đảm bảo chất lượng, tất cả các mặt hàng đều có chứng chỉ chứng nhận chất
lượng sản phẩm của nhà sản xuất như Công ty Gang thép Thái Nguyên, Công ty
Cổ phần thép Hàn Việt, Công ty gang thép Vạn Lợi…
Khách hàng của Công ty TNHH Kỹ thuật và Thương mại Đức Dương
hiện nay không chỉ là những khách hàng trong nội ngoại thành Hải Phòng mà

còn có cả những khách hàng thường xuyên tại các tỉnh khác như Hưng Yên, Hà
Nội, Ninh Bình, Hải Dương… Nhằm hướng tới mục tiêu ngày càng phát triển và
mở rộng thị trường trong và trong và ngoài nước,Công ty TNHH Kỹ thuật và
Thương mại Đức Dương dự kiến năm 2014 sẽ mở rộng thị trường sang các nước
lân cận.
2.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty


Trong điều kiện nền kinh tế thị trường cạnh tranh vô cùng khắc nghiệt,
một DN muốn tồn tại, đứng vững và phát triển đòi hỏi phải có cơ cấu tổ chức bộ
máy quản lý thật khoa học và hợp lý. Đó là nền tảng, là yếu tố quan trọng giúp
DN tổ chức việc quản lý vốn cũng như quản lý con người, qua đó quyết định
DN kinh doanh có hiệu quả hay không. Bộ máy quản lý của công ty được tổ
chức theo sự chuyên môn hoá cao để phù hợp với sự phát triển lớn mạnh và
phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn.
Sơ đồ 2.1: Bộ máy quản lý của công ty
Giám đốc công ty

Phó giám đốc

Phó giám đốc công ty

Phòng kinh
doanh

Phòng kế toán

Kho/bãi

(*) Nguồn: Phòng Kế toán - Tài chính công ty

Chức năng của các phòng ban như sau:
- Giám đốc công ty: Người lãnh đạo cao nhất,lập ra các định hướng phát
triển cho công ty, đồng thời giám sát bộ máy quản lí, các hoạt động kinh doanh,
chính sách nhân sự, tài chính, chất lượng.
- Phó giám đốc: Người có trách nhiệm cùng với giám đốc quản lý công ty,
là người truyền đạt các ý kiến chỉ đạo của giám đốc cho các phòng ban chức
năng. Các ý kiến chỉ đạo của Giám đốc là công việc mà các phòng ban phải thực
hiện một cách nhanh chóng, thận trọng, chính xác và kịp thời. Phó giám đốc sẽ
thông tin lại cho giám đốc tình hình thực hiện của các phòng ban về nhiệm vụ
được giao, tiến độ, khả năng thực hiện các phương án và trình lên Giám đốc
công ty những phương án khác có hiệu quả hơn cho Công ty. Phó giám đốc là


cầu nối giữa Giám đốc và các phòng ban, Phó giám đốc cũng là người có thể
thay thế Giám đốc khi Giám đốc đi công tác hoặc ủy quyền.
- Phòng kinh doanh: Nhiệm vụ cùng giám đốc và phó giám đốc xây dựng
phương án, kế hoạch, hoạt động theo đúng chủ trương của giám đốc. Đối với
những mặt hàng tiêu thụ chậm cần phân tích tại sao, phải làm gì để khắc phục
tình trạng ứ đọng hàng hóa trong kho. Đối với những mặt hàng mới lần đưa vào
kinh doanh cần thăm dò thị trường,nhu cầu cũng như khả năng tiếp nhận của
người mua nhằm mang lại hiệu quả cao trong công tác tiêu thụ. Bên cạnh công
tác nghiên cứu thị trường hóa, các thành viên trong phòng cần tìm những khách
hàng mới nhằm giúp Công ty đứng vững trên thị trường cạnh tranh như hiện
nay. Dù tập trung tìm thị trường mới nhưng vẫn phải quan tâm, chăm sóc, tạo sự
tin tưởng hơn nữa đối với những khách hàng truyền thống nhằm làm tăng thêm
khả năng cạnh tranh trên thị trường. Đây là phòng có chức năng vô cùng quan
trọng trong việc tạo ra nguồn doanh thu và lợi nhuận cao hơn cho Công ty, góp
phần quyết định sự tông tại công ty.
- Kho/bãi: là nơi chứa hàng hóa nhập kho chưa bán hết.
2.1.3. Đặc điểm chế độ kế toán áp dụng tại công ty

 Chính sách, chế độ kế toán
- Chế độ kế toán áp dụng: Công ty TNHH Kỹ thuật và Thương mại Đức
Dương áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ được ban hành theo
Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 năm dương
lịch với kỳ kế toán là năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: VNĐ (Đồng Việt Nam). Tuy nhiên, đối với các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ thì Công ty thực hiện nguyên
tắc và phương pháp quy đổi ngoại tệ sang VNĐ theo tỷ giá của ngân hàng Nhà
nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
- Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Công ty tính khấu hao TSCĐ: theo phương pháp tuyến tính. Tỷ lệ khấu
hao được tính được tính theo quy định tại Thông tư số 45/2013/TT - BTC ngày
25/04/2013 của Bộ Tài chính.


- Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên,
và tính giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn sau
mỗi lần nhập.
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
TNHH KỸ THUẬT VÀ THƯƠNG MẠI ĐỨC DƯƠNG
2.2.1. Đặc điểm chứng từ sử dụng ở công ty
Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của DN
đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một nghiệp
vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ
tiêu, rõ rang, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ
viết trên chứng từ phải rõ rang, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng
chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.
Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng
từ, ví dụ: hoá đơn giá trị gia tăng phải được lập đủ 3 liên: liên 1 DN lưu lại, liên

2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng cho nội bộ. Đối với chứng từ lập nhiều liên
phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính,
máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập thành
nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết
hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các
liên chứng từ.
Quy trình luân chuyển chứng từ và kiểm tra chứng từ kế toán tại
Công ty như sau:
Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị, tất cả các chứng từ kế
toán do DN lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều được tập trung vào bộ phận
kê toán DN. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi
kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó
để ghi sổ kế toán.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:
- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán.
- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình


Giám đốc DN ký duyệt.
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán.
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
- Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán:
+ Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi
chép trên chứng từ kế toán.
+ Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi
trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên
quan.
+ Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
Khi báo cáo quyết toán được duyệt, các chứng từ được chuyển vào lưu
trữ. Nội dung lưu trữ bao gồm các công việc sau: Lựa chọn địa điểm lưu trữ

chứng từ: Lựa chọn các điều kiện để lưu trữ; xây dựng các yêu cầu về an toàn, bí
mật tài liệu; xác định trách nhiệm vật chất của các đối tượng có liên quan đến
việc lưu trữ chứng từ.
Khi có công việc cần sử dụng lại chứng từ sau khi đã đưa vào lưu trữ, kế
toán công ty tuân thủ các yêu cầu:
- Thứ nhất, nếu sử dụng cho các đối tượng trong doanh nghiệp phải xin
phép Kế toán trưởng.
- Thứ hai, nếu sử dụng cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp thì phải
được sự đồng ý của Kế toán trưởng và Thủ trưởng đơn vị.
Về hủy chứng từ: Chứng từ được hủy sau một thời gian quy định cho từng loại.
Các giai đoạn trên của chứng từ kế toán có quan hệ mật thiết với nhau mà bất cứ
một chứng từ nào cũng phải trải qua. Đây là quy trình luân chuyển chứng từ mà
kế toán Công ty TNHH Kỹ thuật và Thương mại Đức Dương thực hiện rất chặt
chẽ và hiệu quả.
2.2.2. Đặc điểm về hệ thống sổ kế toán ở Công ty
Để lựa chọn được hình thức sổ kế toán phù hợp, đơn vị đã căn cứ vào đặc
điểm hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như tình tình thực tế của Công ty