Sự khác biệt giữa giao tiếp và thương lượng với người Nhật và người Mỹ

Mở đầu
Trong hoạt động kinh doanh, việc phải làm việc với những đối tác nước ngoài là rất
thường xuyên và ngoài sự khác biệt về ngôn ngữ thì sự bất đồng về văn hóa cũng là
rào cản lớn trong giao tiếp và thương lượng. Vậy bạn cần phải lưu ý những gì khi giao
tiếp và thương lượng với những đối tác nước ngoài mà cụ thể ở đây là người Mỹ và
người Nhật.
Theo tờ VN Express “Việt Nam được coi là điểm hấp dẫn thứ 2 trong khu vực để các
doanh nghiệp Mỹ đầu tư và mở rộng kinh doanh, sau Indonesia. Hơn một nửa doanh
nghiệp trả lời khảo sát đã kỳ vọng rằng sẽ mở rộng quy mô trong năm nay… Bên cạnh
đó, Phòng Thương mại và Công nghiệp Nhật Bản cũng đã đưa ra thông tin 30% doanh
nghiệp Nhật Bản đầu tư ra nước ngoài coi Việt Nam là lựa chọn hàng đầu, Tổ chức
thúc đẩy ngoại thương Nhật Bản Jetro khảo sát có tới 70% doanh nghiệp Nhật Bản tại
Việt Nam sẽ mở rộng kinh doanh. Báo cáo hồi tháng 2/2014 của tổ chức này cho hay
Việt Nam đã trở thành quốc gia được ưu tiên nhất của Nhật, vượt qua những “đối thủ
lớn nhất trong cạnh tranh thu hút vốn đầu tư” là Inđô, Thái Lan và Philipines.”
Hiển nhiên, việc tìm hiểu về văn hóa cũng như cách giao tiếp, thương lượng như thế
nào khi gặp đối tác là người Mỹ, Nhật là hết sức cần thiết đối với sinh viên ngành
quản trị kinh doanh chúng ta. Để hiểu rõ hơn về cách giao tiếp và thương lượng đối
với người Mĩ và người Nhật xin mời cô và các bạn cùng theo dõi bài thuyết trình hôm
nay của nhóm 3D.

Người Mỹ
Nền văn hóa Mĩ được xem là một nền văn hóa mới và đa dạng nhất trên thế giới vì
đây nó thừa hưởng và chắp nhặt tinh hoa của nhiều nền văn hóa khác nhau bởi vì
người Mĩ chủ yếu là dân nhập cư từ các vùng miền khác nhau. Bên cạnh đó, họ cũng
có cách nhìn khá thoáng và hiện đại về văn hóa giao tiếp hằng ngày cũng như là trong
công việc.
Giao tiếp
Người Mỹ muốn biết trước nội dung cuộc gặp, vai trò và quyền hạn, và thậm chí cả
thân thế sự nghiệp của khách. Rất nhiều trường hợp, nhất là đối với các cuộc gặp với
các quan chức chính phủ hoặc lãnh đạo doanh nghiệp cấp cao, bên chủ thường yêu

cầu gửi trước tiểu sử tóm tắt của trưởng đoàn.
Họ thường định trước thời lượng cho các cuộc gặp gỡ (các cuộc tiếp xã giao thường
kéo dài 30 – 45 phút và hiếm khi quá 1 tiếng) và không ngại ngùng chủ động kết thúc
khi hết giờ, nhất là khi họ có việc bận tiếp sau đó, hoặc thấy cuộc gặp không mang lại
lợi ích gì. Không thiếu những cuộc gặp kết thúc trong khi phía khách chưa kịp đề cập
hết các vấn đề muốn nói.
Người Mỹ thường rất đúng giờ. Sự chậm trễ được hiểu là thiếu quan tâm, coi thường
đối tác hoặc kém cỏi trong sắp xếp thời gian. Nếu không may bị muộn 10 -15 phút thì
nên gọi điện thoại báo trước và xin lỗi, và, nếu có thể, cho biết lý do. Nhiều thành phố
Page | 1


ở Hoa Kỳ rất rộng; đi từ địa điểm này đến địa điểm khác có khi mất hàng giờ. Do vậy,
khi sắp xếp các cuộc gặp cần phải tính trước thời gian đi lại và trừ hao thời gian tắc
nghẽn giao thông. Ngược lại, đến sớm có thể làm bên chủ bối rối do chưa sẵn sàng
tiếp đón hoặc được hiểu là quá sốt ruột hoặc không có việc gì tốt hơn để làm. Nói
chung, nên đến vào đúng thời gian ghi trên giấy mời hoặc đã hẹn.
Cũng vì muốn tiết kiệm thời gian, nên các cuộc gặp làm việc với người Mỹ thường là
ngắn, tập trung và đi thẳng vào vấn đề. Đối với một số nền văn hóa vừa gặp nhau
đã bàn ngay đến chuyện làm ăn thì có thể bị coi là mất lịch sự, trong khi đó người Mỹ
lại thích nói chuyện làm ăn trước, sau đó mới nói đến chuyện cá nhân và các chuyện
khác. Vì vậy, thường thì khách, nhất là những người chào hàng phải chuẩn bị rất kỹ và
đi thẳng vào nội dung sau những câu chào hỏi xã giao ngắn gọn. Yêu cầu này càng
quan trọng nếu cuộc làm việc được tiến hành thông qua phiên dịch vì thực chất thời
gian làm việc chỉ còn tối đa một nửa. Trong các cuộc họp hoặc gặp gỡ làm việc, người
Mỹ có thể cắt ngang lời nhau để hỏi hoặc nêu ý kiến của mình. Thói quen này có thể
bị coi là bất lịch sự trong một số nền văn hóa Châu á. Do vậy, các nhà kinh doanh
nước ngoài không nên ngạc nhiên khi bị người Mỹ cắt lời để hỏi hoặc nêu ý kiến của
họ.
Khi thấy không còn nội dung cần thảo luận và bên chủ không muốn nói sang vấn đề

khác thì khách cũng nên chủ động kết thúc cuộc gặp. Nếu cuộc gặp đã đủ dài và bạn
thấy có người vào phòng thì thầm với người tiếp chính bên chủ hoặc đưa cho người đó
một mảnh giấy thì bạn cũng nên hiểu đó là tín hiệu bên chủ muốn kết thúc cuộc gặp.
Trước khi kết thúc cuộc gặp nên chủ động tóm tắt những việc đã bàn hoặc thỏa thuận
và nói rõ những việc mà hai bên dự định sẽ triển khai. Sau mỗi cuộc gặp gỡ quan
trọng, phía khách nên gửi thư cám ơn và tranh thủ nhắc lại những vấn đề mà hai bên
đã bàn hoặc thoả thuận.
Danh thiếp không quan trọng đối với người Mỹ. Người Mỹ trao danh thiếp cho nhau
không trịnh trọng như người Châu á. Người Mỹ thường chỉ nhìn lướt qua hoặc thậm
chí không nhìn danh thiếp trước khi cất đi hoặc bỏ vào túi. Thói quen này không có
nghĩa là Người Mỹ không tôn trọng đối tác, bởi vì họ quan niệm tập trung vào người
đang đối thoại với mình quan trọng và thể hiện tôn trọng hơn là nhìn vào danh thiếp.
Tuy nhiên, danh thiếp của đối tác vẫn được các nhà kinh doanh Mỹ lưu giữ để có địa
chỉ liên hệ khi cần thiết, đặc biệt là đối với những người mà sau cuộc nói chuyện họ
thấy cần phải giữ quan hệ.
Thương lượng
Người Mỹ có khuynh hướng định đoạt mau chóng mọi chuyện. Nếu họ không bán
được hàng cho bạn họ sẽ bỏ đi bán cho người khác. Họ mất rất ít thời giờ cho các thủ
tục giấy tờ. Trong mọi cuộc thương lượng, nhịp độ đàm phán được quyết định bởi
phía có ưu thế. Vì vậy, khi giao dịch với các thương gia Mỹ chắc chắn chúng ta sẽ
phải tăng tốc độ lên. Câu nói cửa miệng của các thương gia Mỹ là "make it snappy"
(nhanh lên) "jump to it" (nhào vô), "what are you waiting for?" (còn chờ gì nữa).
Người Mỹ tập trung vào việc ký hợp đồng, ký hợp đồng là kết thúc thương lượng.
Page | 2


Người Mỹ bắt tay vào kinh doanh rất nhanh và quan hệ thân tình sau. Với các nền văn
hóa khác, mọi người lại muốn dành thời gian tìm hiểu về nhau trước khi bắt đầu
thương lượng.
Người Mỹ thường thẳng thắn trong giao tiếp. Cách nói thẳng thắn sẽ gây áp lực lên

đối phương, có thể hiệu quả nếu đối phương cũng là một người ưa thẳng thắn. Vì vậy
trong cuộc thương lượng với người Mỹ, họ không vòng vo mà đi thẳng vào vấn đề.
Người Mỹ tránh việc đưa ra những đề nghị ban đầu quá mức, với mong muốn có
thể “đánh nhanh thắng nhanh”, và không muốn rơi vào quá trình mặc cả không biết
bao giờ mới kết thúc.
Người Mỹ dễ thương lượng một mình hơn. Trong các cuộc thương lượng quốc tế,
phía Mỹ thường chỉ xuất hiện duy nhất một người, với đầy đủ các quyền hạn trong tay
để có thể thương lượng.
Người Mỹ không thoải mái với việc thể hiện cảm xúc, coi việc thể hiện cảm xúc ở
nơi đông người là một điểm yếu. Việc e ngại với phản ứng cảm xúc khiến cho người
Mỹ thường ngập ngừng khi thương lượng với người nước ngoài, và nếu đối phương tỏ
ra tức giận trước một đề nghị của mình, họ thường có phản ứng thái quá.
Người Mỹ chỉ trông đợi những lợi ích ngắn hạn, khác với các đối phương nước
ngoài khác thường hướng đến việc thiết lập một mối quan hệ lâu dài.
Người Mỹ ít khả năng nói được ngoại ngữ do đó trong các cuộc thương lượng với
người Mỹ bạn phải sử dụng tiếng Anh, đồng thời người Mỹ cũng không thích sự xuất
hiện của người phiên dịch vì họ cho là khá rườm rà. Người Mỹ cũng không hay đi
nước ngoài, do đó đừng mong họ hiểu được những điều phức tạp trong văn hóa của
bạn.
Người Mỹ khi nhận danh thiếp họ sẽ cho ngay vào túi và ít để ý đến nó bởi vì đối với
họ thì người đứng đối diện quan trọng hơn là những thông tin in trên danh thiếp.
Người Mỹ không thích sự im lặng.

Người Nhật
Được hình thành và phát triển từ rất lâu đời do đó văn hóa người Nhật cực kỳ đa dạng
và phức tạp, do đó việc hiểu lầm hay bất cập trong khi giao tiếp và thương lượng là
điều khó tránh khỏi. Vậy bạn cần phải lưu ý những gì khi làm việc với đối tác người
Nhật?
Giao tiếp
Người Nhật rất đề cao việc chào hỏi trong lần gặp đầu tiên cũng như trong việc giao

tiếp hằng ngày. Kiểu chào của người Nhật: Thân mình cúi xuống 20-30 độ và giữ
nguyên 2-3 giây. Nếu đang ngồi trên sàn nhà mà muốn chào thì đặt hai tay xuống sàn,
lòng bàn tay úp sấp cách nhau 10-20cm, đầu cúi thấp cách sàn nhà 10-15cm. Khẽ cúi
chào: thân mình và đầu chỉ hơi cúi khoảng một giây, hai tay để bên hông. Người Nhật
chào nhau vài lần trong ngày, nhưng chỉ lần đầu thì phải chào thi lễ, những lần sau chỉ
Page | 3


khẽ cúi chào. Ngay cả người Nhật cũng thấy những nghi thức cúi chào này hết sức
rườm rà nhưng nó vẫn tồn tại trong quá trình giao tiếp từ thế hệ này qua thế hệ khác
và cho đến tận ngày nay.
Người Nhật thường tránh nhìn trực diện vào người đối thoại, mà họ thường nhìn
vào một vật trung gian như caravat, một cuốn sách, đồ nữ trang, lọ hoa..., hoặc cúi đầu
xuống và nhìn sang bên. Nếu khi nói chuyện mà nhìn thẳng vào người đối thoại thì bị
xem như là một người thiếu lịch sự, khiếm nhã và không đúng mực.
Người Nhật có khuynh hướng nghi ngờ lời nói và quan tâm nhiều đến hành động, họ
sử dụng sự im lặng như một cách để giao tiếp và họ tin rằng nói ít thì tốt hơn nói quá
nhiều. Trong buổi thương thảo, người có vị trí cao nhất thường ít lời nhất và những gì
anh ta nói ra là quyết định sau cùng, im lặng cũng là cách không muốn làm mất lòng
người khác.
Gián tiếp và nhập nhằng. Thường thì họ giải thích ít những gì họ ám chỉ và những
câu trả lời thì cũng rất mơ hồ. Họ không bao giờ nói “không” và chẳng nói cho biết
rằng họ không hiểu. Nếu cảm thấy bất đồng hoặc không thể làm những yêu cầu của
người khác họ thường nói “điều này khó”.
Bất kỳ lời nói, cử chỉ nào của người Nhật kể cả sự thúc giục hay từ chối cũng đều
mang dấu ấn của sự lịch thiệp, nhã nhặn. Vì người Nhật có ý thức tự trọng cao nên
họ đặc biệt tránh trở thành kẻ lố bịch, không đúng mực, khiếm nhã khi giao tiếp.
Dù người Nhật rất khoan dung với người nước ngoài về khoản này, nhưng sẽ là một
lỗi trong giao tiếp nếu không dùng ngôn ngữ lễ phép và kính ngữ khi dùng tiếng Nhật
để nói chuyện với người có địa vị cao hơn. Kính ngữ “san” có thể dùng khi bạn nói

tiếng Anh nhưng đừng dùng nó để gọi chính mình. Tên người Nhật có họ để phía
trước nhưng họ cũng thường để ngược lại vì lợi ích của người Tây phương trong giao
tiếp. Người Nhật thường gọi nhau bằng họ thay vì bằng tên, gọi tên được cho là khiếm
nhã.
Danh thiếp cung cấp những thông tin này, nên bạn phải trao danh thiếp của mình
ngay khi chào hỏi lần đầu tiên. Danh thiếp phải được cho và nhận bằng hai tay. Người
Nhật luôn trông đợi tấm danh thiếp của mình được người khác xem và ngắm nghía
ngay khi nhận. Trong suốt cuộc gặp gỡ, danh thiếp nên được để trên bàn. Sau khi gặp
xong phải được trân trọng cho vào ví và không bao giờ được nhét trong túi quần sau.
Phải có khoảng cách khi đứng giao tiếp, khi giới thiệu họ thường cúi đầu chào nhau,
cúi cao hay thấp thì tùy vào cấp bậc, cấp bậc càng cao thì cúi đầu càng thấp.
Thương lượng
Đến sớm hơn vài phút trước giờ hẹn, người có cấp bậc cao nhất sẽ là người tiến vào
phòng đầu tiên, chủ nhà là người giới thiệu những thành viên tham dự và theo cấp bậc
từ cao đến thấp. Khi bắt tay với họ thì không nên giao tiếp mắt và siết mạnh, thường
thì các vị cao cấp bắt tay trước khi ra về và hãy để cho người khách quan trọng nhất
bước ra khỏi phòng trước.
Page | 4


Cần nhiều thời gian để đàm phán. Thông thường những cuộc họp theo phong cách
Mỹ thì mỗi công ty chỉ cử 1 hoặc 2 đại diện tham dự và đàm phán. Ngược lại, các
công ty Nhật sẽ cử khoảng 20 người đến tham dự để nắm hết những gì bạn trình bày.
Tại Nhật Bản, những cuộc họp thường được tổ chức để thu thập thông tin. Thảo luận
các điều khoản hoặc để đi đến quyết định cuối cùng với các đối tác Nhật cần một
khoảng thời gian dài chứ không thể chốt trong một vài cuộc họp ngắn ngủi. Điều cần
lưu ý là nếu bạn nóng vội muốn rút ngắn thời gian sẽ gây ảnh hưởng xấu đến mối
quan hệ với đôi bên. Họ thường tìm cách kéo dài thời gian để ép đối tác ký hợp đồng
theo ý mình.
Người Nhật rất coi trọng chuyện gặp mặt trước khi bàn bạc hợp tác và rất chu

đáo trong việc chăm sóc khách hàng. Việc mời ăn, đón, tiễn sân bay (đặc biệt là nếu
vào được tận trong máy bay để đón thì sẽ gây được ấn tượng đặc biệt với bạn). Trong
giao dịch thương mại, vấn đề quan hệ cá nhân là vô cùng quan trọng. Chú ý, trong bữa
ăn mời khách, ta nên chủ động tiếp đồ uống cho cho khách, cố gắng làm sao để khách
không bao giờ phải tự rót rượu cho mình trong suốt bữa ăn.
Người Nhật có thói quen nói thách cao do đó bạn phải kiên trì ngả giá và nóng vội sẽ
khiến bạn thất bại trong các cuộc thương lượng với đối tác Nhật.
Khi thương lượng người Nhật thường đi thành nhóm chứ không đi một mình vì họ
rất chú trọng việc hoạt động nhóm để đưa ra quyết định đúng đắn để tránh sai lầm.
Đối với họ thành công là nhờ sự nỗ lực của cả nhóm chứ không phải bất kỳ cá nhân
nào, trên bàn đàm phán mỗi thành viên giữ một trách nhiệm khác nhau do đó không
nên xem thường bất cứ người nào ngồi đối diện bạn kể cả người ngồi ngoài rìa.
Người Nhật có thói quen im lặng để suy nghĩ và đưa ra quyết định, do đó khi họ im
lặng thì bạn cũng nên im lặng cho đến khi họ đưa ra quyết định.

Kết thúc
Hy vọng rằng những thông tin mà nhóm đưa ra giúp ích được trong công việc sau này
của các bạn và chúc cho những lần giao thiệp hay thương lương với người Mỹ hay
người Nhật của các bạn thành công tốt đẹp. Nhóm rất mong nhận được những phản
hồi tích cực từ cô và các bạn để nhóm rút kinh nghiệm trong những lần thuyết trình
sau này. Xin chân thành cảm ơn.
Hôm nay là ngày kết thúc học phần, nhóm có một món quà muốn tặng cô để cảm ơn
những gì cô đã truyền đạt cho lớp trong học phần vừa qua mong cô sẽ thích món quà
của nhóm.

Page | 5