bảo quản tài liệu lưu trữ

Học phần: BẢO QUẢN, TU BỔ, PHỤC CHẾ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Câu 1. Anh (chị) hãy giải thích vì sao bảo quản tài liệu lưu trữ ở nước ta là
một nhiệm vụ khó khăn phức tạp. Trình bày khái quát biện pháp khắc phục,
tác động của yếu tố môi trường đối với tài liệu lưu trữ?
Bảo quản tài liệu lưu trữ là việc sử dụng các biện pháp khoa học, kỹ thuật để
kéo dài tuổi thọ và bảo quản an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ được tốt các yêu
cầu khai thác sử dụng tài liệu.
Thực tế đã chứng minh rằng, tuổi thọ của tài liệu dài hay ngắn còn tùy thuộc
vào điều kiện bảo quản chúng. Để lưu giữ tài liệu tồn tại được bền lâu, không bị
sờn, rách, hư hỏng hoặc mất mát bởi tác động của tự nhiên và con người thì phải
áp dụng các biện pháp kỹ thuật tiên tiến, phải có chế độ bảo quản chặt chẽ.
Việc bảo quản tài liệu lưu trữ nước ta là một nhiệm vụ khó khăn và
phức tạp bởi các yếu tố như sau:
Một là, do vật mang tin; chất lượng ghi tin và phương pháp ghi tin. Trong
các kho lưu trữ hiện nay, có nhiều loại tài liệu lưu trữ như: tài liệu giấy, nghe nhìn
(ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình), tài liệu điện tử, trong đó, tài liệu giấy
chiếm khối lượng lớn. Nguyên nhân gây hư hại tài liệu giấy là do chất cấu thành. Ở
nước ta tài liệu lưu trữ giấy không chỉ phong phú về các loại giấy như giấy dó, giấy
công nghiệp, giấy nứa, giấy in rônêô, giấy sao in ánh sáng được sản xuất bằng
phương pháp thủ công bằng máy công nghiệp mà còn đa dạng về các loại mực ghi
trên tài liệu như mực tàu, mực viết tay, mực làm giấy than, mực in… Sự đa dạng
về chủng loại, kích cỡ giấy và các loại mực ghi trên giấy là nguyên nhân gây
không ít khó khăn cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ cũng như vấn đề khắc
phục các hiện tượng hư hỏng của tài liệu.
Hai là, do điều kiện tự nhiên như:
Nhiệt độ, không khí trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ là một nguyên
nhân quan trọng gây hư hỏng tài liệu lưu trữ. Nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới
ẩm gió mùa, nhiệt độ trung bình hàng năm cao trên 20 0C, lượng bức xạ lớn. Nhiệt
độ cao làm cho tài liệu lưu trữ hư hỏng hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến tuổi thọ của
1

tài liệu, làm tăng nhanh tốc độ phản ứng hóa học. Đối với tài liệu giấy, nếu nhiệt
độ tăng cao sẽ làm cho giấy bị giòn, dễ gãy, tăng tốc độ phản ứng hóa học làm cho
giấy bị axit hóa, mờ chữ; đối với tài liệu ảnh thì nhiệt độ cao sẽ bị chảy giữa các
lớp nhũ tương làm cho ảnh biến dạng, mờ hình ảnh; còn tài liệu phim thì nó sẽ làm
cho phim bị giòn, bếch dính. Trong trường hợp nhiệt độ xuống thấp hay thay đổi
đột ngột thì sẽ ảnh hưởng đến độ bền cơ học của tài liệu.
Ở nước ta độ ẩm trung bình hằng năm từ 80-90% và vùng núi thì độ ẩm
càng lớn, đây là yếu tố phá hại mạnh nhất đối với tài liệu lưu trữ. Khi độ ẩm cao sẽ
tạo điều kiện cho các chất khí trong môi trường và các chất hóa học của tài liệu dễ
bị hòa tan làm cho chữ bị nhòe, mực bị bay màu, tài liệu bị bếch dính; ngoài ra,
nhiệt độ còn làm dung mội cho các chất hóa học gây phản ứng có hại cho tài liệu
lưu trữ và tạo điều kiện cho nấm mốc, côn trùng vi sinh vật phát triển. Bởi một số
côn trùng lấy tài liệu lưu trữ là thức ăn và môi trường sống; nấm mốc cũng là
nguyên nhân gây hư hại tài liệu. Nó xuất hiện sẽ làm cho tài liệu có những đốm
xanh hoặc đen.
Ngoài ra, ánh sáng, bụi, khí độc, thiên tai, côn trùng, nấm mốc và các loại
gặm nhấm... cũng ảnh hưởng khá lớn đến tài liệu lưu trữ.
Ba là, do điều kiện bảo quản và việc sử dụng tài liệu lưu trữ
Nguyên nhân là do bản thân con người trong quá trình bảo quản tài liệu gây
ra. Điều kiện bảo quản tài liệu lưu trữ ở nước ta còn gặp nhiều hạn chế, thiếu các
phương tiện bảo quản tối thiểu như: giá, tủ, bìa, cặp, hộp. Do nhà kho không chắc
chắn làm hư hại tài liệu lưu trữ hoặc bị kẻ gian đánh cắp phá hoại tài liệu.
Có thể do sự thiếu trách nhiệm của cán bộ lưu trữ và cả người sử dụng tài
liệu; do việc chấp hành không đúng, không nghiêm các quy định, các chế độ của
Nhà nước về việc đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ. Trong các khâu nghiệp vụ
thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, kiểm tra, tổ chức sử dụng tài liệu
không có quy trình, làm sai nguyên tắc dẫn đến tình trạng làm tổn thất hư hại tài
liệu.
Các biện pháp khắc phục những tác động của yếu tố môi trường đối với

tài liệu lưu trữ:
2


Lựa chọn vật mang tin, chất liệu ghi tin và phương pháp ghi tin. Để bảo
quản an toàn tài liệu lưu trữ bị xuống cấp, lão hóa và tự thân hủy hoại thì cần sử
dụng các loại giấy hiện đại có chứa một lớp kiềm bảo vệ (độ PH từ 6 -> 10). Để
đảm bảo an toàn cho tài liệu thì bên cạnh chọn các loại giấy thì cần chú ý đến các
loại mực in văn bản, mực dấu, mực viết có chất lượng tốt.
Kiểm soát, duy trì nhiệt độ, bảo quản tài liệu trong kho cho phù hợp. Đối với
tài liệu giấy cần khống chế và duy trì ở nhiệt độ 2 (2) và độ ẩm 50% (). Đối với tài
liệu phim, ảnh, băng, đĩa thì nhiệt độ là 16 ( ) và độ ẩm 45% (5%). Ánh sáng độ
chiếu trong kho bảo quản tài liệu từ 50- 80 lux, chú ý nồng độ khí độc trong phòng
kho. Chế độ thông gió: không khí trong kho phải được lưu thông với tốc độ khoảng
5m/giây.
Biện pháp phòng chống ẩm là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất
bởi đây là yếu tố phá hoại mạnh nhất đối với tài liệu lưu trữ. Trong điều kiện
không khí trong kho ẩm ướt hơn không khí ngoài trời thì ta áp dụng hai cách là
thông gió tự nhiên và thông gió bằng máy; đây là biện pháp đơn giản, ít kinh phí
nhưng có nhược điểm khi thông gió thì bụi và côn trùng dễ xâm nhập vào kho.
Ngoài ra, ta có thể dùng hóa chất (silicagen, vôi sống,...), bao gói cách ly độ ẩm
hay dùng tủ sấy tài liệu để phòng chống các nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu
trữ.
Biện pháp hạn chế ánh sáng; ánh sáng là yếu tố gây tác động quang hóa làm
cho tài liệu bị vàng, giòn, mực bị bay màu bởi vì trong ánh sáng có tia tử ngoại. Để
hạn chế ánh sáng quá mức thì tài liệu phải được bảo quản trong các cặp, hộp kín;
kho lưu trữ phải xây dựng theo tiêu chuẩn tránh ánh sáng trực tiếp vào tài liệu lưu
trữ.
Biện pháp chống bụi bằng cách sử dụng máy hút bụi và thường xuyên vệ
sinh kho lưu trữ, tài liệu phải bảo quản trong cặp, hộp kín, kho lưu trữ phải được

xây dựng ở những nơi có môi trường không khí trong sạch, hệ thống cửa kho phải
kín, khít. Đối với nấm mốc, kiểm soát nguồn dinh dưỡng của nấm mốc tức là trong
quá trình thực hiện nghiệp vụ bảo quản tài liệu lưu trữ không được phép đưa một
3


số chất mà nấm mốc phát triển được như: dầu, mỡ, glycerine.. Ngoài ra trong bụi
có các chất hữu cơ, vô cơ nên nấm mốc dễ phát triển và đó cũng là nguồn dinh
dưỡng cho côn trùng phát triển. Vì vậy toàn bộ tài liệu phải được đưa vào hộp hoặc
bao gói cẩn thận và thường xuyên vệ sinh hộp, giá, tủ, sàn kho; tẩy trùng cho tài
liệu trước khi nhập kho.
Biện pháp phòng chống các loại gặm nhấm, để phòng chúng thì trong kho
lưu trữ phải được che chắn chu đáo, các cửa thông kín và các đường ống thông vào
kho lưu trữ phải làm sắt bịt kín. Ngoài ra, phải sử dụng các loại hóa chất để tiêu
diệt như kẽm photpho và kẽm sunphat, hoặc dùng bẫy…

Câu 2. Bằng lí luận đã được trang bị anh (chị) hãy đưa ra các giải pháp hữu
hiệu nhất để thực hiện có hiệu quả công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. Cho ví
dụ minh họa cụ thể.
Để phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, nhằm hạn chế tối đa sự hư hỏng,
xuống cấp của tài liệu và kéo dài tuổi thọ của tài liệu, dưới đây là một số giải pháp
hữu hiệu nhất để thực hiện có hiệu quả công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:
Đầu tiên, là nâng cao nhận thức của con người. Tuyên truyền và phổ biến
những nội dung trong công tác bảo quản dự phòng tài liệu đến các cán bộ làm việc
cũng như người sử dụng tài liệu. Cụ thể xây dựng các panô, áp phích, tờ rơi, tranh
vẽ trực quan về sử dụng tài liệu đúng cách cho độc giả để người sử dụng tài liệu
luôn ý thức được hành động của mình đối với tài liệu.
Thứ hai, tiếp tục hoàn thiện hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn về các
nghiệp vụ bảo quản tài liệu lưu trữ. Cụ thể như thường xuyên tiến hành rà soát,
sửa đổi, bổ sung các văn bản hướng dẫn, các quy trình, quy định cho phù hợp với

tình hình thực tế và đặc thù của các trung tâm lưu trữ trong việc xuất, nhập tài liệu
lưu trữ tại các quy trình nghiệp vụ; xây dựng quy định chế tài xử phạt đối với các
4


hành vi mất mát, hư hỏng,.. nhằm tăng tính nghiệp minh, tinh thần trách nhiệm
trong quá trình bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu.
Thứ ba, cần có sự quan tâm, đầu tư đúng mức của lãnh đạo để luôn làm tốt
công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, lắp đặt đầy đủ các trang thiết bị kỹ thuật bảo
quản. Cung cấp nguồn kinh phí cho cơ quan lưu trữ lịch sử hoặc lưu trữ cơ quan để
họ đẩy nhanh tốc độ số hóa, tu bổ bảo quản kéo dài tuổi thọ của tài liệu cũng như
phục vụ các yêu cầu khai thác tài liệu được an toàn thuận lợi, nhanh chóng. Ví dụ,
thư viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội cần được đầu tư nguồn kinh phí để trang bị
nhiều trang thiết bị, sách báo chuyên môn nhiều hơn nhằm phục vụ tốt hơn trong
việc tra tìm tài liệu của giáo viên, sinh viên…
Thứ tư, là chuyên môn hóa cán bộ làm công tác bảo quản tài liệu. Thường
xuyên tuyên truyền nâng cao trình độ cho cán bộ trong công tác bảo quản tài liệu,
tạo điều kiện cho cán bộ tham gia các khóa đào tạo về các nghiệp vụ bảo quản tài
liệu trong và ngoài nước, tập trung xây dựng đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ
yêu nghề,có tâm huyết, có ý thức, trách nhiệm cao, có đạo đức nghề nghiệp.
Thường xuyên tổ chức các hội thảo, tọa đàm về công tác bảo quản tài liệu qua đó
để các cơ quan tổ chức, cá nhân thảo luận những khó khăn vướng mắc học tập và
trao đổi kinh nghiệm.
Thứ năm, là đầu tư lắp đặt các hệ thống thiết bị hiện đại đạt tiêu chuẩn chất
lượng, an toàn. Lập kế hoạch sửa chữa và đưa vào sử dụng một số máy móc phục
vụ cho việc giữ gìn tu bổ, phục chế tài liệu trên các vật mang tin hiện đại. Cụ thể
như là khai thác tài liệu dưới dạng điện tử nên được lựa chọn là ưu tiên hàng đầu
góp phần giảm thiểu các nguy cơ tác động của con người lên tài liệu gốc. Các hệ
thống báo cháy, chữa cháy, báo động thường xuyên phải kiểm tra, bão dưỡng luôn
ở trạng thái vận hành tốt và hiện đại. Nên sử dụng tủ lạnh để bảo quản tài liệu, vì ở

nhiệt độ lạnh nấm mốc có thể giảm. Nên Scan chuyển dạng tất cả các loại tài liệu
cổ quý hiếm như: bản rập văn bia, tài liệu Hán Nôm, tranh ảnh, bản đồ…vào đĩa
CD-ROM để bảo quản tài liệu được lâu dài.
5


Thứ sáu, là các trung tâm lưu trữ lịch sử, lưu trữ cơ quan cần phải tiến
hành khảo sát tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ trong từng khối, phông, sưu tập
lưu trữ để xây dựng kế hoạch bảo quản tài liệu một cách khoa học. Cụ thể đến quý
hoặc năm cơ quan tổ chức cử cán bộ kiểm tra tình hình vật lý của tài liệu nếu bị hư
hỏng thì phải tìm cách phòng chống đảm bảo an toàn tài liệu
Ngoài ra còn có rất nhiều giải pháp hữu hiệu để thực hiện công tác bảo quản
tài liệu lưu trữ khác. Song trên đây là những giải pháp được coi là hữu hiệu nhất,
đặc biệt là giải pháp về vấn đề nhận thức của con người. Nếu mỗi cá nhân, tập thể
chấp hành tốt các quy định chung, có ý thức bảo vệ tài liệu lưu trữ thì công tác bảo
quản của Nhà nước sẽ rất tốt, tài liệu được lưu giữ lâu dài hơn, phục vụ nhu cầu
khai thác một cách hiệu quả nhất.
Một ví dụ minh họa cụ thể:
Trong những năm qua, thực hiện Đề án “Chống nguy cơ hủy hoại, bảo quản
an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả một số khối và phông tài liệu hiện đang bảo
quản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia”, được sự quan tâm, đầu tư của Nhà nước,
Trung tâm Lưu trữ quốc gia II từ năm 1999 đến nay đã đưa ra tu bổ, bồi nền được:
754.277 tờ tài liệu, trong đó: 672.726 tờ tài liệu hành chính; 77.586 tờ sổ bộ Hán
Nôm; 3.915 tờ Bản đồ của các phông, sưu tập tài liệu: Bản đồ, sổ bộ Hán Nôm,
Phủ Thống đốc Nam Kỳ, Phủ Thủ tướng quốc gia Việt Nam, Phủ Thủ tướng Việt
Nam Cộng hòa, Đệ nhất Việt Nam Cộng hòa, Đệ nhị Việt Nam Cộng hòa, tài liệu
về Hoàng Sa, Trường Sa, về Biên giới.

6