các nguyên tắc bảo quản và tiếp cận khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử

Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử”

TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com

51
7. Các nguyên tắc bảo quản và tiếp cận khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ điện tử
7.1. Bảo quản
7.1.1. Bảo toàn sự tồn tại của tài liệu
Yêu cầu cơ bản đối với việc bảo quản tài liệu là làm sao tài liệu luôn tồn
tại ở tình trạng nguyên vẹn về vật lý, có thể nhận diện và đọc được. Tài liệu điện
tử “đọc được” là những tài liệu có thể phục hồi được từ nơi lưu trữ để xử lý bằng
một máy tính hay hiển thị đối với con người.
Cả sự ổn định về vật lý cũng như sự lạc hậu về công nghệ của các phương
tiện mang tin kỹ thuật số đều có thể làm nảy sinh những vấn đề khó khăn trong
việc đọc tài liệu. Việc lựa chọn phương tiện để bảo quản cần phải căn cứ những
yếu tố sau:
- Định dạng (format) vật lý (tức là mật độ bit, mật độ các đường rãnh)
kích cỡ (độ lớn) của các ô, kích cỡ (độ lớn) của các khối, các bit bằng nhau, các
ký hiệu tệp (file) và các phương tiện nhận diện và xác định vị trí của mỗi tệp
được ghi trên một dung lượng phương tiện mang tin cần phải dựa trên và tuân
thủ theo các tiêu chuẩn mở.
- Công nghệ được sử dụng cần phải cung cấp các phương pháp đủ khả
năng để phòng tránh các sai sót trong việc ghi tin trên phương tiện và để phát
hiện các sai sót khi đọc. Các phương pháp phát hiện sai sót phải khám phá và
báo cáo được về các sai sót ở mức độ bit, hay ít nhất là ở mức độ byte. Các cơ
chế báo cáo về các sai sót cần báo cáo được tất cả những sai sót không thể giải
quyết được thông qua việc kiểm tra đồng đẳng.
- Phương tiện mang tin phải đạt đến độ xâm nhập thị trường sao cho có
thể hy vọng rằng các yêu cầu bổ sung và sự hỗ trợ (bao gồm cả các thiết bị để

đọc và ghi) vẫn có thể đáp ứng được trong một khoảng thời gian khá dài và điều
đó làm cho việc sử dụng phương tiện đó có hiệu quả kinh tế. Hai dấu hiệu quan
trọng của sức xâm nhập và tồn tại trên thị trường là (1) sự tồn tại của nhiều
nguồn cung ứng khác nhau cả về phương tiện mang tin cũng như phần cứng và
phần mềm cần thiết để sử dụng phương tiện đó, và (2) sự tồn tại của một lộ trình
chuyển đổi đã được xác định đối với các phiên bản cải tiến của phương tiện đó.
- Tuổi thọ thực của phương tiện đó cần phải được xác định rõ.
- Sự mẫn cảm đối với các yếu tố như những thay đổi về nhiệt độ và độ ẩm
và sự tiếp xúc với các chất độc hại cần phải được xác định rõ. Các phương pháp
nhằm hạn chế tới mức thấp nhất hay loại trừ các mối đe doạ từ bên ngoài cũng
cần phải có sẵn và có thể với tới được.
- Các chi phí mua sắm, sử dụng và bảo trì phương tiện mang tin, các thiết
bị và phần mềm để đọc, ghi và lưu trữ phương tiện đó cần phải ở mức hợp lý và
Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử”

TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com

52
nếu như các yếu tố khác cuả các phương tiện khác ở mức tương đương thì các
chi phí phải ở mức cạnh tranh hơn.
- Luôn có sẵn các phương pháp khả thi và tin cậy để phục hồi nội dung tài
liệu bị mất do sự xuống cấp tự nhiên của phương tiện mang tin hoặc do các yếu
tố bên ngoài. Yếu tố này góp phần nâng cao giá trị của một phương tiện mang
tin xét về khía cạnh bảo quản lưu trữ.
Tài liệu cần được di trú hay chuyển đổi sang các phương tiện mang tin
mới trước khi phương tiện hiện tại bị huỷ hoại hay trở nên lạc hậu. Việc kiểm tra
định kỳ các phương tiện bảo quản nhằm phát hiện bất kỳ dấu hiệu xuống cấp/hư
hại nào cũng như việc xem xét đánh giá thường xuyên sự phát triển của công
nghệ để nhận biết các dấu hiệu lạc hậu là rất cần thiết để quyết định khi nào thì

tiến hành di trú/chuyển đổi tài liệu.
7.1.2. Bảo toàn khả năng tiếp cận khai thác tài liệu
Những tài liệu có thể tiếp cận khai thác được có thể được lựa chọn trong
phạm vi các chiến lược tra tìm phù hợp với cách thức mà cơ quan, tổ chức sản
sinh ra tài liệu đã tổ chức tài liệu và có thể được biểu diễn ở một hình thức xác
thực về mặt lịch sử. Việc bảo quản các chữ số nhị phân đã tạo nên một tài liệu
điện tử là một điều cần thiết, nhưng sẽ là không đủ. Việc tra tìm tài liệu điện tử
đòi hỏi phải chuyển đổi các chữ số nhị phân sang những hình thức mà con người
có thể đọc được. Các hoạt động xử lý cần thiết cho việc tra tìm đó sẽ khác nhau
tuỳ thuộc vào loại phần cứng và phần mềm mà cơ quan sản sinh ra tài liệu dùng
để tạo lập, xử lý và lưu trữ tài liệu.
Nếu như công nghệ mà tài liệu lệ thuộc không còn nữa thì tài liệu sẽ
không thể tiếp tục tra cứu được nếu như chúng không được chỉnh sửa để thích
ứng với những thay đổi về công nghệ. ở đây có 5 phương pháp có thể áp dụng
để xem xét, giải quyết vấn đề này.
7.2. Bảo quản công nghệ mà tài liệu phụ thuộc
Phương pháp này ngày càng trở nên khó khăn và tốn kém cho việc ứng
dụng qua thời gian. Công nghệ sẽ tiếp tục thay đổi mà cái đích thì không thể
thấy trước được. Cuối cùng, toàn bộ công nghệ cụ thể mà tài liệu phụ thuộc sẽ
trở nên lạc hậu. Việc bảo quản những tài liệu điện tử có thể tiếp cận khai thác
được dựa trên công nghệ lạc hậu sẽ đòi hỏi không chỉ việc sửa chữa mà cuối
cùng còn là việc sản xuất phần cứng phức tạp vốn đã không thể kiếm được từ
các nguồn cung cấp thương mại. Giải pháp này còn đòi hỏi phải có kiến thức
chuyên môn ngày càng sâu hơn về công nghệ phần mềm.
7.2.1. Loại bỏ sự phụ thuộc của tài liệu vào một công nghệ cụ thể.
Giải pháp này đòi hỏi phải sử dụng công nghệ tiêu chuẩn để tra tìm tài
liệu. Giải pháp này đã được sử dụng qua nhiều thập kỷ đối với các loại tài liệu
điện tử đơn giản như các tài liệu mang tính tường thuật ở dạng văn bản đơn giản
Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử”

TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com

53
và các cơ sở dữ liệu ở dạng các tệp lô gíc độc lập. Phương pháp này có thể là
khả thi đối với các loại tài liệu điện tử trong 2 trường hợp sau:
- Khi mà các loại tài liệu đó tuân theo các tiêu chuẩn mở, và
- Khi phần mềm có sẵn có khả năng biên dịch các dạng thức tệp một cách
đáng tin cậy. Việc áp dụng giải pháp này đối với các tài liệu điện tử ở các dạng
thức độc quyền sẽ rất tốn kém một khi không có sẵn phần mềm chuyển đổi với
một giá cả hợp lý.
7.2.2. Bảo quản phần mềm vận hành
Một phương pháp khác để bảo quản những tài liệu điện tử có thể tra tìm
được đòi hỏi phải:
- Bảo quản phần mềm ứng dụng mà tài liệu lệ thuộc;
- Bảo quản hệ điều hành mà trên đó phần mềm ứng dụng chạy; và
- Sử dụng phần mềm chuyên dụng để chạy các hệ điều hành lạc hậu “theo
sự mô phỏng” với các hệ điều hành hiện tại. Phương pháp này loại trừ được
những điều lệ thuộc về phần cứng và bảo đảm được tính xác thực của những tài
liệu được tra tìm. Tuy nhiên, phương pháp này cũng có những khó khăn phức
tạp. Thứ nhất, phương pháp này cho rằng có thể chạy bất kỳ một hệ điều hành
nào trong tương lai với một bộ “kích hoạt”. Tuy vậy, không hề có một sự bảo
đảm nào rằng điều đó là có thể. Thứ hai, phần mềm gốc thường cho phép tạo lập
và thay đổi tài liệu. Khả năng này sẽ phải bị vô hiệu hoá hoặc việc tiếp cận khai
thác của độc giả phải bị hạn chế ở việc sử dụng các bản sao tài liệu và các bản
sao sẽ phải được thay thế hay kiểm tra lại sau mỗi lần sử dụng. Thứ ba, khi xét
đến sự đa dạng phong phú của phần mềm thì phương pháp này sẽ đòi hỏi những
yêu cầu ngày càng cao về kiến thức chuyên môn sâu về phần mềm đã lạc hậu.
7.2.3. Bảo toàn khả năng hiển thị
Một phương pháp khác để bảo quản khả năng có thể tiếp cận khai thác

được của tài liệu điện tử là sử dụng các thủ pháp kỹ thuật có thể trình diễn tài
liệu ở dạng hiển thị ban đầu của chúng đối với người sử dụng. Hiện nay, có bốn
kỹ thuật độc lập với phần mềm gốc để xem tài liệu điện tử ở dạng hiển thị ban
đầu của chúng:
- Bằng phần mềm có mục tiêu đặc biệt được gọi là “trình xem” (viewers);
- Thông qua các mã được chuẩn hoá điều khiển việc trình diễn;
- Thông qua việc trình diễn các ảnh điện tử của tài liệu; và
- Bằng cách bảo quản các sản phẩm in ra từ tài liệu trên giấy hay trên
microfilm.
7.2.4. Loại bỏ những điều lệ thuộc không thực sự cần thiết.
Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử”

TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com

54
Phương pháp tra tìm cuối cùng đòi hỏi phải loại bỏ bất kỳ sự phụ thuộc
nào vào công nghệ cụ thể xem ra không thực sự thiết yếu đối với vấn để bảo
quản và tiếp cận khai thác tài liệu. ở đây có 2 dạng phụ thuộc có thể loại bỏ
được. Dạng thứ nhất xuất phát từ khả năng làm việc (tính năng) của phần mềm
được sử dụng để tạo lập và lưu trữ tài liệu. Những tính năng cho phép bổ sung,
xoá hay thay đổi tài liệu cần phải được loại bỏ đối với tài liệu điện tử. Dạng phụ
thuộc thứ hai bao gồm các khía cạnh của tài liệu chỉ đơn thuần là những sản
phẩm được tạo ra từ công nghệ gốc (ban đầu) và không phải là những đặc tính
thiết yếu của tài liệu.
Một ví dụ minh chứng về những sản phẩm được tạo ra từ công nghệ là
cấu trúc tệp thực thể được sử dụng bởi hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (Database
management system - DBMS). Một DBMS ghi các tệp theo cách cho phép tối
ưu hoá việc lưu trữ và truy nhập, tra cứu trên một máy tính cụ thể và hệ điều
hành đang sử dụng. DBMS cũng có thể ghi cùng những dữ liệu với cùng sự xác

định quan niệm và cùng tổ chức trên các tệp thực thể khác nhau và trong các hệ
thống máy tính khác nhau. Như vậy, các tệp thực thể là những thứ được tạo ra từ
công nghệ. Ngược lại, sự xác định quan niệm và tổ chức của các tệp cũng như
chính các dữ liệu là những phần thiết yếu của tài liệu. Việc nhận thức rõ các đặc
tính thiết yếu của tài liệu sẽ cho phép những người làm lưu trữ xác định một
cách chính xác các yêu cầu đối với việc bảo quản tài liệu thay vì cho rằng phải
bảo toàn công nghệ. Thông thường, các đặc tính thiết yếu của tài liệu có thể
được bảo toàn một cách độc lập với công nghệ gốc (ban đầu).
Trong thực tiễn, nơi bảo quản tài liệu lưu trữ có thể nhận thấy việc sử
dụng một số trong những kỹ thuật nói trên là phù hợp. Tuy nhiên, với mục tiêu
làm sao tạo điều kiện cho việc tra tìm tài liệu, lưu trữ cần phải lựa chọn và kết
hợp các giải pháp kỹ thuật có thể bảo toàn được hình thức lịch sử, nội dung và
mối quan hệ của chúng với những tài liệu khác. Khi mà việc duy trì khả năng có
thể tiếp cận khai thác đòi hỏi phải thay đổi những đặc tính kỹ thuật của tài liệu
điện tử thì những thay đổi như vậy cần giới hạn ở mức tối thiểu cần thiết để duy
trì khả năng tra tìm được và kết quả càng giống với đặc trưng ban đầu (gốc) của
tài liệu càng tốt. Bất kỳ thay đổi nào được đưa ra nhằm các mục đích bảo quản
tài liệu cần phải được ghi chép lại một cách đầy đủ và chi tiết.
7.3. Bảo toàn khả năng có thể hiểu được
Tuy việc tra tìm và trình diễn có ý nghĩa thiết yếu đối với việc khai thác
sử dụng tài liệu lưu trữ, nhưng chỉ riêng quá trình đó sẽ không thể bảo đảm được
việc tài liệu có thể được diễn giải và hiểu một cách đúng đắn. Để hiểu được một
tài liệu thì điều bắt buộc không chỉ là biết được nội dung của tài liệu mà còn
phải có đủ khả năng liên kết cách thức mà nội dung tài liệu được cấu trúc với
việc tạo lập và sử dụng nội dung đó bởi cơ quan sản sinh ra tài liệu.
Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử”

TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com

55
Bảo quản một tài liệu có thể hiểu được đòi hỏi phải bảo tồn những thông
tin về tài liệu đó. Một số thông tin cần thiết sẽ được tìm thấy trong những seri tài
liệu liên quan như tài liệu về hệ thống và các bản hướng dẫn dành cho người sử
dụng. Những thông tin đó bao gồm các quy tắc và/hoặc quy ước mà theo đó
thông tin được chuyển tải thông qua cấu trúc và vị trí mà con người đã biết hay
đã có sẵn đối với máy tính cũng như các quy tắc hay quy ước để diễn giải những
thông tin không được lưu trữ hay có sẵn ở dạng ngôn ngữ tự nhiên đầy đủ của
thông tin đó.
Để hiểu tài liệu một cách đầy đủ đôi khi phải thừa nhận rằng có những
thông tin nhất định không có trong tài liệu. Chẳng hạn, những thứ khá phổ biến
trong một quá trình công việc như các chính sách và quy trình chi phối quá trình
đó thường không được đề cập đến trong những tài liệu đã ghi lại mỗi một giai
đoạn của quá trình. Trong khi mà các chính sách có thể là quen thuộc đối với
những ai đã tham gia vào quá trình thì người nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ
cần phải tiếp cận tới những thông tin bối cảnh mô tả lại các chính sách để có thể
hiểu được tài liệu.
Những thông tin hiện có từ các seri tài liệu liên quan sẽ phải được bổ sung
bằng các bản mô tả lưu trữ về nguồn gốc xuất xứ của tài liệu và bối cảnh lịch sử
trong đó tài liệu được tạo ra và sử dụng.
7.4. Bảo quản qua các giai đoạn của vòng đời tài liệu
Cũng như việc đánh giá tài liệu, việc bảo quản cần được xem xét càng
sớm càng tốt trong vòng đời của tài liệu, từ ngay giai đoạn chuẩn bị và các hành
động thích hợp tiếp theo cũng phải được tiến hành trong giai đoạn tạo lập và duy
trì.
7.4.1. Giai đoạn chuẩn bị
Cách tốt nhất là đưa ra các yêu cầu bảo quản đối với tài liệu lưu trữ từ
ngay giai đoạn chuẩn bị khi mà một hệ thống quản lý tài liệu đang được thiết kế.
Các yêu cầu bảo quản cần phải xuất phát trực tiếp từ việc xác định giá trị tài
liệu. Một kế hoạch bảo quản cần phải được thiết lập dựa trên các yêu cầu đó.

Bản kế hoạch đó cần vạch rõ làm thế nào để tài liệu được bảo tồn qua thời gian
và qua những thay đổi của công nghệ.
Khi lập kế hoạch bảo quản cần xác định khi nào phải nắm bắt, ghi lại tài
liệu lưu trữ. Điều đó sẽ không nhất thiết là phải ở giai đoạn kết thúc của vòng
đời tài liệu. Các hệ thống thời gian thực, cơ động có thể không tạo ra được
những tập hợp rời rạc của những tài liệu không còn cần thiết đối với hoạt động
hiện hành. Khi mà cùng các đơn vị thông tin được lưu lại được sử dụng trong
nhiều dạng tài liệu trong hệ thống thì cùng một đơn vị được lưu có thể là một bộ
phận của cả những tài liệu hiện hành cũng như hết hiện hành (chẳng hạn, những
thông tin tĩnh xác định một công ty đang thuộc diện kiểm tra của chính phủ có
thể được lưu một lần trong một hệ thống quản lý tài liệu nhưng lại được sử dụng