Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở công ty thương mại và dịch vụ đức mạnh

Lời nói đầu
Trong nền kinh tế thị trờng cạnh tranh gay gắt, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát
triển thì ngoài các điều kiện cần thiết nh: Vốn kinh doanh, chiến lợc kinh doanh... đòi hỏi mỗi
doanh nghiệp phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí phù hợp với quy mô và tình hình sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó. Nó là điều kiện đủ quyết định sự thành công của mỗi
doanh nghiệp trên thơng trờng. Do cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí có vai trò và ảnh hởng lớn
tới sự tồn tại của mỗi doanh nghiệp, nên trong thời gian thực tập tại Công ty Thơng mại và
Dịch vụ Đức Mạnh em đã chọn đề tài: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ
máy quản lý ở công ty Thơng mại và Dịch vụ Đức Mạnh làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp
của mình. Với mong muốn vận dụng kiến thức đã học để tìm hiểu và đề ra những biện pháp
nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí của Công ty.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp của em gồm 3 chơng.
Chơng 1: Lý luận chung về bộ máy quản lý
Chơng 2: Thực trạng tổ chức bộ máy quản lí của Công ty
Chơng 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí tại Công ty liên
doanh cơ khí xây dựng Hà Nội.
Đây là một đề tài khó, đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng cả về lý thuyết cũng nh kinh
nghiệm thực tế. Vì vậy, dù đã cố gắng nhng chắc chắn chuyên đề của em còn nhiều thiếu sót,
rất mong đợc ý kiến đóng góp của thầy cô, các anh chị ở Công ty và các bạn để chuyên đề
của em đợc hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo tận tình của Thầy Giáo Thạc Sĩ Nguyễn Công
Dũng, Anh Hng, Anh Giáp và các anh chị ở Công ty đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực
tập này.
Hà Nội: Ngày 05 tháng 06 năm 2011
SV Thực hiện: Trnh Vn Khoa


Mục Lục
Chơng 1: lý luận chung về bộ máy quản lý.
I: Một số khái niệm cơ bản.
1.Quản lý.

2. Bộ máy quản lý
3. Lao động quản lý và phân loại lao động quản lý.
3.1. Lao động quản lý.
3.2. Phân loại lao động quản lý.
II. tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.
1. Khái niệm, nội dung và yêu cầu của tổ chức bộ máy quản lý.
1.1. Các khái niệm.
1.2. Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản lý.
1.3. Nội dung của bộ máy quản lý doanh nghiệp.
2. Các mô hình và nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý.
2.1. Các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
2.1.1. Mô hình cơ cấu theo trực tuyến.
2.1.2. Mô hình cơ cấu theo chức năng.
2.1.3. Mô hình cơ cấu tổ chức theo trực tuyến - chức năng.
2.1.4. Mô hình cơ cấu trực tuyến - tham mu.
2.2. Các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý.
3. Các nhân tố ảnh hởng tới tổ chức bộ máy quản lý.
4. Các phơng pháp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
4.1. Phơng pháp kinh nghiệm.
4.2. Phơng pháp phân tích.
III. Vai trò và sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý.
1. Vai trò của tổ chức bộ máy quản lý.
2. Sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý.
2.1. Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý.
2.2. Hoàn thịên bộ máy quản lý có liên quan chặt chẽ đến chiến lợc kinh doanh của tổ chức.
2.3. Đối với Công ty thơng mại và dịch vụ Đức Mạnh.
Chơng 2: Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý của Công ty thơng mại và sản xuất Đức
Mạnh.
I. Những đặc điểm cơ bản của công ty ảnh hởng tới công tác tổ chức bộ máy quản lý
1. Quá trình hình thành và phát triển công ty

2. Tầm nhìn và sứ mệnh.
2.1. Tầm nhìn.
2.2. Sứ mệnh.
2.3. Về tình hình tài chính.
2.4. Về nguồn nhân lực.
3. Quy trình sản xuất và thị trờng tiêu thụ sản phẩm của công ty.
3.1. Quy trình sản xuất của Công ty.
3.2. Thị trờng tiêu thụ sản phẩm.
4. Thuận lợi và khó khăn hiện tại của công ty.


4.1. Thuận lợi.
4.2. Khó khăn.
II. Phân tích thực trạng bộ máy quản lý của Công ty.
1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty.
2. Tình hình tổ chức các bộ phận chức năng trong công ty.
2.1. Khối cơ quan Công ty.
2.1.1. Ban giám đốc.
2.1.1.1. Tổng giám đốc công ty.
2.1.1.2. Giám đốc điều hành.
2.1.1.3. Quản đốc Nhà máy.
2.1.2. Phòng kinh doanh.
2.1.3. Phòng tài chính kế toán.
2.1.4. Phòng kỹ thuật:
2.1.5. Phòng vật t và thiết bị.
2.2. Khối đơn vị sản xuất trực tiếp.
3. Phân tích, đánh giá công tác tổ chức bộ máy quả lý của Công ty.
3.1. Phân tích số lợng, kết cấu và trình độ của lao động quản lý.
3.1.1. Phân tích số lợng lao động quản lý.
3.1.2 Phân tích kết cấu của lao động quản lý.

3.1.3. Phân tích về trình độ của lao động quản lý.
3.2. Phân tích điều kiện làm việc của lao động quản lý.
3.2.1. Tình hình tổ chức nơi làm việc.
3.2.2. Điều kiện làm việc của lao động quản lý.
3.2.2.1. Về ánh sáng, màu sắc.
3.2.2.2. Thẩm lao động.
3.2.2.3. Tiếng ồn.
3.2.2.4. Bầu không khí tâm lí làm việc.
4. Đánh giá kết quả hoạt động của Công ty trong những năm gần đây.
4.1 Một số kết quả đạt đợc.
4.2. Một số hạn chế.
4.3. Nguyên nhân của những tồn tại.
5. Đánh giá chung về hiệu quả hoạt động bộ máy quản lý của công ty.
Chơng 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty
Thơng mại và Dịch vụ Đức Mạnh.
I. Mục tiêu và phơng hớng hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý
1. Những mục tiêu cơ bản của việc hoàn thiện bộ máy quản lý của Công ty
2. Yêu cầu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý.
3. Một số điểm cần lu ý khi hoàn thiện bộ máy qản lí của công ty
4. Cơ sở để hoàn thiện bộ máy quản lí.
II. Các phơng pháp hoàn thiện bộ máy quản lí tại Công ty.
1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí.
1.1. Ban Giám đốc.
1.2. Hoàn thiện cơ cấu các phòng ban.


2. Hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý.
2.1. Phòng kinh doanh.
2.2. Trởng phòng tài chính kế toán.
2.3. Trởng phòng kỹ thuật.

2.4. Trởng phòng vật t thiết bị.
3. Đào tạo, bồi dỡng nâng cao trình độ cán bộ quản lý.
4. Hoàn thiện tổ chức nơi làm việc và điều kiện lao động.
5. Kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất.
Kết luận.


Chơng 1: lý luận chung về bộ máy quản lý.
I: Một số khái niệm cơ bản.
1. Quản lý.
Hiện nay có rất nhiều quan niệm về Quản lý, có quan niệm cho rằng: Quản lý là hành
chính là cai trị; có quan niệm lại cho rằng: Quản lý là điều hành, điều khiển, là chỉ huy. Các
quan niệm này không có gì khác nhau về nội dung mà chỉ khác nhau ở cách dùng thuật ngữ.
Do vậy ta có thể hiểu khái niệm quản lý theo cách thống nhất nh sau:
- Quản lý là sự tác động có hớng của con ngời nhằm mục đích biến đổi đối tợng quản
lý từ trạng thái này sang trạng thái khác bằng các phơng pháp tác động khác nhau.
- Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy luật xã hội,
quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn, xác định những biện pháp về kinh tế, xã hội, tổ chức, kỹ
thuật.... để tác động đến các yếu tố vật chất của sản xuất kinh doanh để đạt đợc các mục tiêu
đã xác định.
- Cũng nh trong quá trình sản xuất, công tác quản lý cũng cần có ba yếu tố: nhà quản
lý, các công cụ quản lý, đối tợng quản lý. Sản phẩm của quản lý là các quyết định, các biện
pháp, các chỉ thị, các mệnh lệnh để kích thích sản xuất tăng trởn và phát triển với hiệu quả cao
hơn.
- Nền kinh tế quốc dân cũng nh bất cứ một đơn vị kinh tế nào khác đều có thể coi là
một hệ thống quản lý bao gồm hai bộ phận là: Chủ thể quản lý và đối tợng quản lý ( hay nhiều
khi còn đợc gọi là bộ phận quản lý và bộ phận bị quản lý).
- Hai bộ phận này có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, tạo nên
một chỉnh thể thống nhất. Chủ thể quản lý trên cơ sở các mục tiêu đã xác định tác động đến
đối tợng quản lý bằng những quyết định của mình và thông qua hành vi của đối tợng quản lý mối quan hệ ngợc có thể giúp chủ thể quản lý có thể điều chỉnh các quyết định đa ra.

2. Bộ máy quản lý
Bộ máy quản lý là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp bao gồm cả
khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp cũng nh khâu phụ trợ, phục vụ cả hoạt động sản xuất tại
doanh nghiệp cũng nh lao động tiếp thị ngoài dây truyền sản xuất, cả hệ thống tổ chức quản lý
cũng nh hệ thống các phơng thức quản lý doanh nghiệp. Bộ máy quản lý là lực lợng vật chất
để chuyển những ý đồ, mục đích, chiến lợc kinh doanh của doanh nghiệp thành hiện thực, biến
những nỗ lực chủ quan của mỗi thành viên trong doanh nghiệp thành hiệu quả sản xuất kinh
doanh.
Bộ máy quản lý thờng đợc xem xét trên ba mặt chủ yếu sau:
- Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
- Lực lợng lao động quản lý để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của bộ máy.
Trong đó lực lợng lao động quản lý có vai trò quyết định.
3. Lao động quản lý và phân loại lao động quản lý.
3.1. Lao động quản lý:
Lao động quản lý bao gồm những cán bộ và nhân viên tham gia vào việc thực hiện các
chức năng quản lý. Trong bộ máy thì hoạt động của lao động quản lý rất phong phú và đa
dạng, cho nên để thực hiện đợc các chức năng quản lý thì trong bộ máy quản lý phải có nhiều
hoạt động quản lý khác nhau.


3.2. Phân loại lao động quản lý:
Căn cứ vào việc tham gia trong các hoạt động và chức năng quản lý, ngời ta chia lao
động quản lý thành ba loại sau:
Một là: Cán bộ quản lý doanh nghiệp gồm có giám đốc, các phó giám đốc, kế toán trởng. Các cán bộ này có nhiệm vụ phụ trách từng phần công việc, chịu trách nhiệm về đ ờng lối
chiến lợc, các công tác tổ chức hành chính tổng hợp của doanh nghiệp.
Hai là: Cán bộ lãnh đạo doanh nghiệp gồm trởng, phó quản đốc phân xởng ( còn gọi là
lãnh đạo tác nghiệp); Trởng, phó phòng ban chức năng. Đội ngũ lãnh đạo này có nhiệm vụ chỉ
đạo thực hiện phơng hớng, đờng lối của lãnh đạo cấp cao đã phê duyệt cho bộ phận chuyên
môn của mình.

Ba là: Viên chức chuyên môn nghiệp vụ, gồm những ngời thực hiện những công việc
rất cụ thể và có tính chất thờng xuyên lặp đi lặp lại.
Trong bất kỳ một doanh nghiệp, một tổ chức nào thì ba loại lao động quản lý nói trên
đều cần thiết và phải có, tuy nhiên tuỳ theo từng quy mô hoạt động và tình hình sản xuất kinh
doanh của từng doanh nghiệp mà có một tỷ lệ thích hợp. Trong đó cán bộ lãnh đạo cấp cao và
cán bộ lãnh đạo cấp trung gian có vai trò và vị trí hết sức quan trọng, là nhân tố cơ bản quyết
định sự thành bại của bộ máy quản lý - đây là linh hồn của tổ chức và nó đợc ví nh ngời nhạc
trởng của một giàn nhạc giao hởng.
II. tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.
1. Khái niệm, nội dung và yêu cầu của tổ chức bộ máy quản lý.
1.1. Các khái niệm:
- Tổ chức:
Theo cách phân loại các yếu tố sản xuất thì: Tổ chức là sự kết hợp các yếu tố sản xuất.
Theo quá trình phát triển thì: Tổ chức là sự liên kết tất cả các cá nhân, quá trình hoạt
động trong hệ thống để thực hiện các mục đích đề ra.
Theo mối quan hệ: Tổ chức bao gồm sự xác định cơ cấu và liên kết các hoạt động khác
nhau của tổ chức.
- Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là dựa trên những chức năng, nhiệm vụ đã xác
định của bộ máy quản lý để sắp xếp về lực lợng, bố trí về cơ cấu, xây dựng mô hình và làm
cho toàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệp hoạt động nh một chỉnh thể có hiệu lực nhất.
- Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phận nhỏ theo
những tiêu thức chất lợng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những chức năng riêng biệt
nhng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là những bộ phận có trách nhiệm khác nhau, nhng quan
hệ và phụ thuộc lẫn nhau đợc bố trí theo từng khâu, từng cấp quản lý để tạo thành một chỉnh
thể nhằm thực hiện mục tiêu và chức năng quản lý xác định.
1.2. Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản lý:

Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cần phải đảm bảo thực hiện
những yêu cầu sau:


- Tính tối u: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lý đều đợc thiết lập các mối
quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ cho mục đích đề ra của
doanh nghiệp.
- Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo khả năng thích ứng linh
hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng nh ngoài hệ thống.
- Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo tính chính xác của thông
tin đợc xử lý trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo đợc sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động
và nhiệm vụ của tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp.
- Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đợc tổ chức sao cho chi phí bỏ ra
trong quá trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhng phải đạt hiệu quả cao nhất.
- Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát đợc hệ thống
thông tin, thông tin không đợc rò rỉ ra ngoài dới bất kỳ hình thức nào. Điều đó sẽ quyết định
sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp.
1.3. Nội dung của bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp có rất nhiều nội dung, sau đây là các nội dung
chủ yếu:
- Xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà bộ máy quản lý cần hớng tới va đạt đợc.
Mục tiêu của bộ máy quan lý phải thống nhất với mục tiêu sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp,
- Xác định cơ cấu tổ chức quản lý theo khâu và cấp quản lý, phụ thuộc vào quy mô của
bộ máy quản lý, hệ thống các chức năng nhiệm vụ đã xác định và việc phân công hợp tác lao
động quản lý. Trong cơ cấu quản lý có hai nội dung thống nhất nhau, đó là khâu quản lý và
cấp quản lý.