MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Ở CÔNG TY LIÊN DOANH CƠ KHÍ XÂY DỰNG HÀ NỘI

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY
QUẢN LÝ Ở CÔNG TY LIÊN DOANH CƠ KHÍ XÂY DỰNG HÀ NỘI.
I. MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
1. Những mục tiêu cơ bản của việc hoàn thiện bộ máy quản lý của Công
ty
Hiện nay Công ty gồm có ban giám đốc, các phòng ban chức năng, văn
phòng Nhà máy và các tổ sản xuất. Về cơ bản thì Công ty đã có những đổi mới
hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí nhằm điều hành sản xuất kinh doanh đảm
bảo những yêu cầu và nhiệm vụ đặt ra. Song như phân tích ở trên thì bộ máy
quản lí của Công ty còn tồn tại những hạn chế cần khắc phục. Hoàn thiện tổ
chức bộ máy quản lí phải đảm bảo thực hiện được một số mục tiêu sau:
- Đảm bảo phát huy vai trò của bộ máy quản lí Công ty trong điều hành
sản xuất kinh doanh và tuân theo các quy định của pháp luật. Đồng thời nâng
cao tính năng động, gọn nhẹ của bộ máy quản lí, đem lại hiệu quả cao hơn, làm
cho các chỉ tiêu của Công ty tăng lên như chỉ tiêu: Năng suất lao động, tiết
kiệm quỹ lương, giảm chi phí trong quá trình sản xuất.
- Xây dựng cơ cấu gọn nhẹ, phản ứng linh hoạt trong bất kỳ tình huống
nào xảy ra, các quyết định được thực hiện nhanh chóng hơn, khắc phục tình
trạng trùng lặp hoặc chia cắt chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận nhằm nâng
cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tìm kiếm được nhiều khách hàng và nhiều
bản thầu., đảm bảo việc làm và thu nhập cho người lao động.
- Đảm bảo mối quan hệ chỉ đạo giữa ban giám đốc, các phòng ban, văn
phòng Nhà máy, tổ chức sản xuất tạo nên một khối quản lí thống nhất hoạt
động nhịp nhàng với nhau.
- Gắn việc kiện toàn tổ chức với việc sắp xếp cán bộ, tổ chức, đào tạo thi
nâng bậc, đào tạo lại đội ngũ cán bộ. Chuẩn bị một đội ngũ cán bộ kế cận bằng
cách đổi mới.
- Chức danh, nhiệmvụ của từng bộ phận công nhân viên được xác định
rõ ràng, sắp xếp lao động đúng người đúng việc, đảm bảo điều kiện làm việc
cho người lao động.
Tóm lại việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí sẽ giúp Công ty nâng cao

hiệu lực quản lí , cải thiện điều kiện làm việc, kích thích hoạt động lao động sản
xuất kinh doanh, tạo uy tín của Công ty với hai đối tác liên doanh và với khách
hàng, thu hút được nhiều nhân tài có khả năng đảm nhận được một khối
lượng công việc lớn, chất lượng sản phẩm được đảm bảo.
2. Yêu cầu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý:
- Được kiểm soát chặt trên cơ sở vốn liên doanh và Hội đồng quản trị, sự
kiểm soát chặt chẽ tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Bộ máy quản lý phải chuyên tinh, gọn nhẹ, không cồng kềnh, phát huy
tối đa nguồn lực, nâng cao hiệu quả hoạt động với chi phí thấp nhất.
3. Một số điểm cần lưu ý khi hoàn thiện bộ máy qản lí của công ty
- Hoàn thiện bộ máy quản lí tránh tình trạng cấp dưới chịu hai hệ thống
quyền lực tạo lên một sự chồng chéo, cấp dưới không biết phải thực hiện theo
hệ thống quyền lực nào.
- Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí phải chú ý đến việc phân công rõ
ràng nhiệm vụ và chức năng của cán bộ và nhân viên trong từng phòng ban.
- Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý đi đôi với việc nâng cao nguồn vốn
của Công ty và đổi mới thiết bị công nghệ phục vụ cho quá trình sản xuất.
4. Cơ sở để hoàn thiện bộ máy quản lí.
Là một Công ty liên doanh nên việc hoàn thiện bộ máy quản lí phải dựa
trên những yêu cầu của Hội đồng quản trị và Công ty để bộ máy của Công ty
hoạt động có hiệu quả nhất, đảm bảo đời sống cho người lao động trong mọi
tình huống, mọi điều kiện của nền kinh tế thị trường.
II. CÁC PHƯƠNG PHÁP HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÍ TẠI CÔNG TY.
1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí.
HĐQT
TGĐ
P kinh doanh PTổ chức hành chính P Tchính kế toán
GĐ điều hành
Quản đốc Nhà máy
Phòng kỹ thuật

Phòng vật tư
Bộ máy quản lí là trung tâm đầu não chỉ huy toàn bộ hoạt động của tổ
chức, do vậy nó ảnh hưởng rất lớn đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức.
Qua một thời gian tìm hiểu về bộ máy quản lí của Công ty, cộng với những kiến
thức đã được học, em mạnh dạn đưa ra ý kiến nhỏ để thay đổi một phần cơ
cấu tổ chức cũ với mong muốn nâng cao hiệu quả quản lí của bộ máy quản lí.
Sơ đồ 6: Mô hình cơ cấu tổ chức mới của Công ty
Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy theo kiểu này vẫn đảm bảo được chế độ
một thủ trưởng. Cơ cấu này nói rõ những ưu điểm như: Việc nắm bắt thông tin
giữa TGĐ với Giám đốc điều hành và các phòng ban chức năng được thực hiẹn
nhanh chóng hơn, giảm bớt được rất nhiều, giảm bớt được rất nhiều sự dối
giữa mệnh lệnh và thông tin giữa các bộ phận trực tuyến với bộ phận chức
năng. TGĐ Công ty nhận được sự giúp đỡ tích cực của các phòng ban và các
quyết định kinh doanh tiến triển có hiệu quả hơn, mệnh lệnh từ TGĐ sẽ được
thực hiện nhanh chóng và có hiệu lực hơn.
1.1. Ban Giám đốc:
Biểu 9: Cơ cấu hiện tại ban giám đốc Công ty.
St
t
Chức năng
nhiệm vụ
Ngành đào
tạo
Trình độ
chuyên môn
Ngoại
ngữ
Tin
học
Trình độ

LL- CT
1 Tổng G Đốc KS. Cơ khí Trên ĐH C C Trung cấp
2 GĐĐiều Hành KS. Cơ khí Trên ĐH C C Sơ cấp
3 QĐốcNhàmáy Ks.xd
khoamáy
Trên ĐH C C Sơ cấp
Qua bảng trên ta thấy cơ cấu Ban Giám đốc tương đối hợp lí với quy mô
và tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Tuy nhiên để hoàn thiện một
cách tối ưu, đáp ứng được những đòi hỏi của cơ chế thị trường thì Ban giám
đốc cần bổ sung thêm Giám đốc kinh doanh (vị trí này do trưởng phòng kinh
doanh kiêm nhận) vì Công ty chỉ sản xuất theo đơn đặt hàng và đấu thầu nên
vai trò của Giám đốc kinh doanh là rất lớn, mặt khác Trưởng phòng kinh
doanh có đủ năng lực và trình độ về kinh doanh do đã từng tham gia vào các
khoá đào tạo về quản trị, về Marketing, giao tiếp tiếng Anh và sử dụng tin học
thành thạo. Vì thế để tận dụng tiềm lực sẵn có và khích lệ nhân viên Công ty
nên đề bạt Trưởng phòng kinh doanh làm Giám đốc kinh doanh và chỉ đạo các
các mối quan hệ của Công ty với thị trường bên ngoài.
Biểu 10: Đề xuất cơ cấu Ban Giám đốc mới.
Stt Chức năng
nhiệm vụ
Ngành đào
tạo
TĐ chuyên
môm
Ngoại
ngữ
Tin
học
Trình độ
LL-CT

1 TGĐ Ks Cơ khí Trên ĐH C C Trungcấp
2 GĐ kinh doanh Ks Cơ khí ĐH C C Sơ cấp
3 GĐ Điều hành Ks Cơ khí Trên ĐH C C Trungcấp
4 QĐ Nhà máy Ks Xây dựng
khoa máy
Trên ĐH C C Trungcấp
1.2. Hoàn thiện cơ cấu các phòng ban.
So với mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy cũ của Công ty thì trong mô hình
mới ta sẽ có thêm Phòng tổ chức hành chính và bỏ hai bộ phận đó là: bộ phận
trợ lí nhân sự và bộ phận cố vấn. Sở dĩ như vậy vì bộ phận nhân sự có vai trò
rất quan trọng đối với mỗi tổ chức, và bộ phận này phải thực hiện các công
việc theo sự chỉ đạo của TGĐ và tham mưu cho TGĐ trong các vấn đề về tiền
lương, lao động.... Mặt khác kế toán trưởng không thể làm tốt khi kiêm cả công
việc của một kế toán trưởng và các công việc thuộc về bộ phận hành chính. Do
vậy công ty cần phải bổ sung thêm phòng Tổ chức hành chính, dưới sự chỉ đạo
của TGĐ và tham mưu cho TGĐ các vấn đề về tổ chức bộ máy, sắp xếp nơi làm
việc, tuyển dụng lao động.... và có quyền thay mặt TGĐ trong một số trường
hợp nếu được sự uỷ quyền của TGĐ. Khi hình hành nên phòng này thì trợ lí
nhân sự của công ty chuyển sang làm trưởng phòng hành chính dữ. Do nhiệm
vụ và chức năng của phòng Tổ chức hành chính tương đối nhiều, mà cán bộ
nhân sự này không được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ do vậy mọi công
việc được tiến hành còn nhiều gượng ép, mặt khác độ tuổi của cán bộ nhân sự
này khá cao là 42 tuổi nên không phù hợp với việc đào tạo thêm. Do vậy Công
ty cần tuyển thêm một cán bộ nhân sự được đào tạo đúng chuyên môn và
nghiệp vụ để cùng với cán bộ cũ thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ trong
phòng. Còn bộ phận cố vấn đo không làm việc thường xuyên tại Công ty nên
không nhất thiết phải thể hiện trên mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của
Công ty. Để thấy rõ sự cần thiết của việc bổ sung phòng Tổ chức hành chính ta
đi tìm hiểu về chức năng và nhiệm vụ của phòng Tổ chức hành chính:
- Chức năng:

+ Giúp cho TGĐ Côngty trong việc thực hiện các phương án sáp xếp , cải
tiến tổ chức sản xuất, quản lý, đào tao bồi dưỡng, tuyển dụng, quản lí và điều
phối thực hiện đúng đắn các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên
nhằm đáp ứng yêu cầu ổn định và phát triển của Công ty.
+ Giúp TGĐ điều hành và chỉ đạo thống nhất tập trung những công việc
trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Là chiếc cầu nối trong quan
hệ công tác với cấp trên, cấp dưới, ngang cấp và chính quyền nhân dân địa
phương và ngược lại. Thực hiện tốt nhiệm vụ trưyền tin, truyền mệnh lệnh của
lãnh đạo một cách nhanh chóng và đảm bảo chính xác.
+ Quản lí toàn bộ nhà cửa và trang thiết bị của cơ quan Công ty đảm bảo
các điều kiện làm việc cơ sở vật chất, không ngừng cải tiến và mua sắm những
trang thiết bị văn phòng tiên tiến, hợp lý đưa vào sử dụng phục vụ công việc.
- Nhiệm vụ:
+ Nghiên cứu, đề xuất và tổ chức các phương án tổ chức sản xuất quản
lý. Hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện chế độ chức trách và quan hệ lề lối công
tác giữa các đơn vị , phòng ban theo thể lệ tổ chức hoạt động của Công ty và
các quy chế chức năng cụ thể.
+ Nghiên cứu xây dựng, đề xuất tổ chức thực hiện quy hoạch, đề bạt các
bộ, thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo, nâng cao năng lực tay nghề, bổ
sung cán bộ công nhân viên, điều phối hợp lý, quản lý tốt hồ sơ, giải quyết đúng
đắn việc thuyên chuyển, kỷ luật, nghỉ chế độ theo lao động, các nghị định, pháp
pháp lệnh, chính sách đối với người lao động.
+ Thực hiện chức năng nhận xét cán bộ, thực hiện công tác nâng lương
Giúp TGĐ giải quyết đúng đắn, hợp lí chính sách lao động tiền lương cũng như
các chế độ chính sách khác đối với cán bộ công nhân viên.
+ Cùng các phòng ban chức năng khác nghiên cứu đề xuất biện pháp giải
quyết đơn thư khiếu lại, khiếu tố khi cần thiết.
+ Tổng hợp văn bản.
+ Quản lý công tác giấy tờ, tổ chức tốt công tác văn thư và công tác lưu
trữ.

+ Quản lý sử dụng con dấu của Công ty đúng nội quy, quy định của Nhà
nước và pháp luật cũng như của Hội đồng quản trị và Công ty đề ra.