Cách viết hợp đồng ngoại thương bằng tiếng anh

Hướng dẫn lập hợp đồng Ngoại thương Tiếng Anh

PHẦN MỞ ĐẦU
Hợp đồng mở đầu bằng chữ CONTRACT hay SALES CONTRACT, cách thứ nhất
thông dụng hơn.
Tiếp đó là số hợp đồng: No :.................
Ngày ký hợp đồng : Date : .................
Tiếp theo là :
Ho Chi Minh city, S.Viêt Nam (Vị trí ký hợp đồng)
Giữa: Beetween
Công ty: company
Địa chỉ: address
Số điện thoại......Fax .....Tel.... Fax.....
Đại diện bởi ......chức vụ .....Presented by ...position ...
Sau đây gọi là bên bán: Hereinafter called "The Seller"
Và.....And
Công ty: company
Địa chỉ: address
Số điện thoại......Fax .....Tel.... Fax.....
Đại diện bởi ......chức vụ .....Presented by ...position ...
Sau đây gọi là bên mua: Hereinafter called "The Buyer"
Hai bên đồng ý ký vào hợp đồng này với các điều khỏan và điều kiện sau:
The two parties have agreed to sign this contract covering the following terms and
conditions:
Ngoài ra, người ta cũng có thể dùng các câu sau: It has been matually agreed to the sale
and purchase of ...on the terms and conditions as follows:
hoặc
Both sides have matually agreed to enter this contract on the following terms and
conditions:
hoặc

It is mutually agreed that the Seller sells and the uyer buys commodities on the following
terms and conditions:

PHẦN NỘI DUNG
Sau phần mở đầu là đi vào phần nội dung của hợp đồng:
Về cơ bản: Hợp đồng phải có các điều khoản sau:
1. Commodity: Tên thương mại của hàng hóa mua bán, phải ghi rõ xuất xứ hàng hóa, đối
với các loại ngũ cốc thì còn có vụ mùa nào, loại nào
2. Quality (Specification): Ở đây ghi rõ chất lượng yêu cầu cụ thể đối với từng lọai hàng
hóa.
Giữa 2 mục này và có thể nhiều mục khác có thể được gộp chung lại nhưng nhất thiết
phải có.
Để rõ hơn ta có thể lấy ví dụ:
Gạo: Rice
Ta ghi như sau:
1. Commodity: Viet Nam long grain white rice
2. Quality:
-Moisture: 15% max -Độ ẩm
-Foreign matter: 5% max -Tạp chất
-Crop: 2006-2007
-Broken: 15% max
3. Quantity:
Ví dụ: 12,000 MTS 10 PCT more or less at buyer's option
Lưu ý: Để tạo điều kiện thuận lợi trong khi thực hiện hợp đồng thì Quyền chọn thuộc về
bên thuê tàu . Lấy ví dụ mua điều kiện nhóm E, F THÌ QUYỀN CHỌN thuộc về người
mua, còn nhóm C, D thì quyền chọn thuộc về ngưới bán. Lưu ý MTS luôn có s
4.Price (Giá):
USD 210/MT FOB Ho Chi Minh City port, Viet Nam (Incoterms 2000)

5. Shipment (Vận tải):
Ở điều khoản này lưu ý có được phép chuyển hàng thành nhiều lần không, có được phép
chuyển tải hàng không? Ngày giao hàng? Và có chứng từ tài liệu gì cần gửi cho nhà nhập
khẩu sau 1,2 ngày giao hàng để nhà nhập khẩu nắm tình hình hàng hóa? Ước lượng thời
gian đến, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng
Ví dụ:
-Time of shipment: Not later than November 9th,2007 (On or before November
9th,2007)
-Partial shipment: Not allowed
-Transhipment: Not allowed
-Loading port: Ho Chi Minh city port in Viet Nam
-Destination port: Indonesia main port
-Notice of shipment: Within 2 day after the sailing date of carrying vessel to Indonesia,
the Seller shall notyfy by cable to the Buyer the following informations:
+L/C number (L/C số)
+Name and Nationality of the vessel (Tên và quốc tịch của tàu)
+Port of loading (cảng bốc)
+Port of discharging (cảng dỡ hàng)
+Estimation (Expected) time of arrival at discharging port (Ước lượng (dự kiến) thời gian
đến tại cổng dỡ)

6.Packing and Marking:
Phần này ta yêu cầu ghi quy cách đóng gói và mã hiệu.
Ví dụ:
Gạo:
Rice to be packed in new single pp bag of 50 KGs with buyer's mark, hand -sewn at
mouth with jute twine thread suitable for rough, hadling and sea transportation. The seller
will supply 0.2% of new bags, free of charge, not including quantity of bag shipped
Quần áo:

At Buyer's instructions N0.....signed by both parties dated 05 November 2007
Ngoài ra ta có thể ghi:
-Manufacture's standard:


-Export standard:
7. Payment: Phần thanh toán
Phần này rất quan trọng , nội dung đề cập đến hình thức thanh toán nào (Có các hình thức
thanh toán sau : Nhờ thu collection ,trong nhờ thu thì có nhờ thu phiếu trơn -Clean
collection hay nhờ thu trả tiền lấy chứng từ Document again payment D/P, nhờ thủ chấp
nhận trả tiền lấy chứng từ Document again
Acceptance payment D/A; Chuyển tiền -Remitance ,chuyển tiền thì có chuyển tiền trước
lấy hàng sau, hay Chuyển hàng rồi lấy tiền sau; Phương thức đổi chứng từ trả tiền CASH
AGAIN DOCUMENTS CAD; Và cuối cùng là phuơng thức thanh toán tín dụng chứng từ
letter of credit
Nếu là L/C thì là L/C trả ngay hay trả chậm, và thanh toán tại ngân hàng nào (Lưu ý ghi
rõ chi nhánh), và chứng từ cần xuất trình để lấy hàng (Về phía nhà nhập khẩu ) và chứng
từ cần xuất trình để lấy tiền (Về phía nhà xuất khẩu )
Cụ thể:
-Đồng tiền thanh toán: currency of payment
-Thời hạn thanh toán: Time of payment
Trả ngay Payment at sight ,trả chậm: usance payment, trả trước payment before or to be
deposited
-Phương thức thanh toán
-Các chứng từ cần xuất trình để thanh toán:
+Hối phiếu (Bill of exchange)
+Các chứng từ gửi hàng:
Vận đơn đường biển sạch (Clean bill of lading)
Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance policy hay Insurance Certificate)
Hóa đơn thuơng mại: Commercial invoice

Giấy chứng nhận phẩm chất hàng hóa (Certificate of Quality)
Giấy chứng nhận số lượng,trọng luợng hàng hóa (Certificate of Quantity)
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin)
Giấy chứng nhận đóng gói bao bì (Packing list)
Ngoài ra có thể còn giấy Giấy chứng nhận vệ sinh -sanitary certificate; Giấy chứng nhận
Kiểm dịch thực vật phytosanitary certificate;Giấy kiểm dịch ản phẩm động vật : Animal
products sanitary inspection certificate)


Ngoài ra còn có thể có
Thời gian mở L/C:
Người thụ hưởng L/C: Tên
Ngân hàng mở L/C:
Ngân hàng thông báo :
Ví dụ :Nếu thanh toán bằng CHUYỂN TIỀN :
By T/T in favour of ... “người thụ hưởng” to the account No ...through VCB HCM CITY
BRANCH VIETNAM 21 days after receipt and control of complete shipping document
by party B
-all original shipping documents must be delivered to party B latest 4 working days after
sea shipment
-Shipping documents consist of:
Ví dụ thanh toán bằng L/C:
-By irrevocable L/C at sight in favour of ...,throgh the bank:
Vietcombank Ho Chi Minh city branch
Acocunt no...
-All banking charges in VietNam to be for the Seller's Acount. All banking charges
outside VietNam to be for the Buyer's account
-Date of issue: Within 07 working days after the date of contract
-Date and place of Expiry: November 21st ,2007 at Benificiary''''s country
-issuing bank:

-Document required for negotiation:
+Full set (3/3) of "Clean on board" bill of lading consigned to the order of ngân hàng
thông báo ,marked "Freight prepared" and notify the Buyer
-Original certificate of origin issued by Chamber of Commerce and Industry of Viet Nam
-Signed commercial invoice in origin :3 sets
-Packing list :1 sets
-Insurance policy
Điều khoản 8: Warranty


Bảo hành thường có trong các hợp đồng nhập khẩu máy móc. Đối với các hàng hóa thông
thường, nếu người bán không bảo hành sẽ ghi:
Unless expressly stipulated on the face of this contract. Seller make no warranty or
condition, or impliedly, as to the fitness suitability of the goods for any particular purpose
(Ngoại trừ những điều đã ghi trong hợp đồng này. Người bán không chịu trách nhiệm bảo
hành về tình trạng hàng hóa, cũng như sự phù hợp của hàng hóa với mục đích sử dụng
của khách hàng)
Machinery equipment shall be inspected at “vị trí bốc hàng” for the standard quality
agreed by both parties
Both parties will sign the acceptance protocol after test running of the machine at the
buyer's site. The seller provide for all damaged parts in period of 12 months from the date
of signing acceptance protocol.
(Trước khi xuống tàu máy sẽ được kiểm tra chất lượng theo như 2 phía đã thỏa thuận. Hai
bên sẽ ký biên bản nghiệm thu sau khi chạy thử máy tại nhà máy của người mua và bên
bán sẽ cung cấp phụ tùng thay thế cho các hư hỏng trong vòng 12 tháng kể từ ngày ký
biên bản nghiệm thu)
9. Penalty: Phạt
-Chậm giao hàng: in case of delay shipment, the seller has to pay to the buyer the penalty
charge at 0.25% of delay goods value
Hay

In case delay of shipment happens, the maximum allowance is 15 days from the L/C
opening date, the penalty for delay interest will be based on annual rate 15 percent of the
total contract amount
-Giao hàng không phù hợp chất lượng và số lượng:
In case of inadequate cargo as stipulation in contract, this cargo must be re-exported
returning to the seller.
-Phạt hủy hợp đồng
If buyer or seller wanted to cancel the contract, 5% of total contract value would be
charged as penalty to that party
-Phạt chậm thanh toán:
If the seller has implemented the articles of the contract exactly, the buyer does not pay to


the seller through TTR 15 days after shipment date the buyer has to compensate for the
seller 3 % of the total contract value
10. Insurance
Nếu mua theo điều kiện nhóm E, F, CFR, CPT thì người mua tự mua bảo hiểm
Insurance: To be covered by the buyer
Trong trường hợp người bán mua bảo hiểm thì phải nêu rõ mua 3 điều khoản:
+Điều kiện cần mua bảo hiểm (A,B,C)
+Gía trị hàng hóa được bảo hiểm (Thường 110%)
+Nơi khiếu nại, đòi bồi thường
Insurance: Covered by the seller, covering "All Risks" for 110% of Invoice value.
Insurance certificate showing claim payable at Ho Chi Minh City, VietNam by the
Vietnam insurance Company, Ho Chi Minh city branch
11. Force majeure or act of god: Điều khỏan bất khả kháng
The seller is not responsible for breach of contract due to the clauses of Force Majeure
such as wars, embargoes, fire, floods, civil commotion ,insurrection, riots, strikes,
earthquakes, tempests and government's restriction.
Bên bán không chịu trách nhiệm về vi phạm hợp đồng do các điều khoản bất khả kháng

như chiến tranh, cấm vận, hỏa hoạn, lũ lụt, bạo động dân sự, khởi nghĩa, bạo loạn, đình
công, động đất, bão tố và hạn chế của chính phủ.
12. Complaint: Khiếu kiện
Any complaint of quality and quantity, if any, the buyer will inform the seller by fax
about that effect. Then within 30 days from the day of discharging the buyer will lodge a
formal claim with proper documents issued by recognised public surveyor.
Such claim will be settled by the seller within 45 days upon receipt of the buyer's formal
claim. After the above mentioned specified date all claims will become null and void.
13. Arbitration: Trọng tài
In the course of executing this contract, all disputes not reaching an amicable agreement
shall be settled by the Arbitration Committee of Vietnam under the rules of the
international chamber of commerce of which awards shall be final and binding both
parties


Trong quá trình thực hiện hợp đồng này, tất cả các tranh chấp không đạt được một thỏa
thuận hòa giải được thì giải quyết của Ủy ban Trọng tài của Việt Nam theo các quy tắc
của thương mại quốc tế.
The fee for the arbitration and other charges shall be borne by the loosing party.
Lệ phí cho chi phí trọng tài và các khoản phí khác sẽ do bên thua kiện chịu.
14. Other clauses:
-This contract is made in 06 English originals, each party keeps 3
Hợp đồng này được lập thành 06 bản gốc tiếng Anh, mỗi bên giữ 3 bản
-This contract comes into effect from signing date to January 20th, 2016
Đây Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký đến 01 tháng 1 năm 2016
-Any change against the above clauses will be discussed and confirmed by both parties
and shall be valid only if made in written form
Bất kì thay đổi nào khác với các điều khoản trên sẽ được thảo luận và xác nhận của cả hai
bên và chỉ có giá trị nếu được thực hiện bằng văn bản.