TÌNH HÌNH tổ CHỨC kế TOÁN tại CÔNG TY TNHH dược PHẨM tb

1

LỜI NÓI ĐẦU
Với sự phát triển của nền kinh tế, nước ta hiện nay tồn tại nhiều loại hình
doanh nghiệp, mỗi loại hình bao gồm một lượng lớn các công ty, doanh
nghiêp… của Việt Nam theo đúng nghĩa và một lượng không nhỏ đến từ các
nước bên ngoài. Có được những điều này là nhờ vào chính sách đổi mới, mở cửa
của Đảng, Chính phủ và Nhà nước ta. Bên cạnh mặt tích cực, khó khăn và thách
thức chờ đợi ở phía trước: trình độ quản lý của chúng ta chưa cao, nhân lực chưa
đồng đều về trình độ, những nề nếp cũ của nền kinh tế bao cấp vẫn đang tồn tại,
sự cạnh tranh từ các doanh nghiệp liên doanh 100% vốn nước ngoài với những
lợi thế không thể phủ nhận. Vì vậy, muốn đạt được một vị thế vững chắc trên
trường trong nước nước và cao hơn nữa - trường quốc tế, để có thể mang lại lợi
nhuận cao nhất, mỗi doanh nghiệp phải phát huy hết tiềm năng, tận dụng tối đa
nguồn lực của chính mình. Công tác hạch toán kế toán không ngoài mục đích
này. Nó giúp cho doanh nghiệp quản lý một cách tốt nhất về tình hình tài chính,
hỗ trợ cho việc ra quyết định vi hay vĩ mô của các nhà quản lý. Đồng thời, nó
cung cấp cho Nhà nước những thông tin chính xác, trung thực giúp Nhà nước
điều hành, quản lý nền kinh tế. Nhìn chung việc nhận thức tầm quan trọng của
hạch toán kế toán nếu chuẩn xác và đúng đắn, từ nhận thức biến thành bộ máy
kế toán hợp lí sẽ mang lại thành công cho một doanh nghiệp.
Trong những năm học tập nghiên cứu rồi hình thành những kiến thức nền
tảng ban đầu về kế toán, e m đã thấy được sự cần thiết của nó đối với sự tồn tại
và phát triển của một doanh nghiệp. Nhưng tất cả mới chỉ là trên lý thuyết là
phần lớn. May mắn là trong năm thứ 3 này, nhà trường cũng như khoa Kinh tế
đã tạo cho em cơ hội nên em đã có dịp thực tập phần hành kế toán tại một doanh
nghiệp thương mại – Công ty TNHH Dược phẩm T&B.
Nhờ sự giúp đỡ của của giảng viên hướng dẫn, thêm vào đó là sự tận tình
của các bác, cô chú và anh chị tại công ty, đặc biệt là tại phòng kế toán, em đã

2
có được những kiến thức đầy tính thực tế và hiểu thêm rất nhiều về quy trình kế
toán cũng như cách làm, cách ghi chép vào sổ…Không có tất cả những sự giúp
đỡ đó, có lẽ báo cáo thực tập kế toán tại công ty TNHH Dược phẩm T&B này đã
không thể hoàn thành. Em xin chân thành cảm ơn!

*Nội dung của báo cáo gồm 3 chương:
-

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ

THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT
KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM T&B.
-

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

TNHH DƯỢC PHẨM T&B.
- CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC
KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM T&B.


3
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT
VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH
DOANH CỦA CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM T&B
1.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY.
Tên công ty: CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM T&B.
Tên giao dịch: T&B PHARMACEUTICAL COMPANY LIMITED.
Giám đốc công ty : Nguyễn Văn Nguyên.

Địa chỉ: D7- Đình Thôn- Mỹ Đình- Từ Liêm- Hà Nội.
Đăng kí kinh doanh số: 0102004769
Mã số thuế: 0101221728 .
Điện thoại: 37759539.
Fax: 37759540.
Công ty TNHH dược phẩm T&B là một doanh nghiệp tư nhân, hoạt động
thâp giấy pháp đăng kí kinh doanh số 0102004769 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư
TP. Hà Nội cấp ngày 15/01/2010. Lĩnh vực hoạt động chính là buôn bán và cung
ứng thuốc cho khác hàng trong nước. Quy mô hoạt động kinh doanh ngày càng
mở rộng, phương pháp hoạt động kinh doanh không ngừng được cải tiến, uy tín
của công ty ngày càng được nâng cao, do đó hàng hóa của công ty đã dần tìm
được chỗ đứng trên thị trường trong nước. Là một doanh nghiệp hoạch toán độc
lập nên Công ty có quyền chủ động trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và
tài chính doanh nghiệp. Nhưng không phải vì vậy mà Công ty chỉ chạy theo lợi
nhuận, trái lại Công ty luôn đảm bảo chất lượng thuốc. Mục tiêu của Công ty
TNHH Dược phẩm T&B là đảm bảo cung cập dược phẩm một cách đầy đủ và
kịp thời nhất cho khách hàng.
Quá trình thành lập và phát triển của công ty cũng trải qua nhiều thuận lợi
và gặp không ít khó khăn.
Khi mới thành lập, Công ty chỉ có 15 cán bộ công nhân viên các phòng
ban. Máy móc thiết bị với số lượng ít, các thiết bị văn phòng còn lạc hậu, mức
doanh thu chưa được cao. Tuy nhiên, trong quá trình phát triển Công ty đã từng


4
bước ổn định hoạt động kinh doanh. Công ty đã phát triển với tốc độ mạnh đẩy
doanh thu tăng lên gấp nhiều lần so với khi mới thành lập. Đồng thời cán bộ
nhân viên cũng tăng đáng kể, trong đó có cả trình độ cao học, đại học, cao đẳng,
trung cấp.
Hiện nay, Công ty ngày càng mở rộng quy mô hoạt động, tìm kiếm đối tác

và thị trường nước ngoài. Công ty ngày càng kí được nhiều hợp đồng bán hàng
cho khác hàng trên toàn quốc. Các bệnh viện.
Mặc dù gặp không ít khó khăn trong việc mở rộng và phát triển cũng như
tìm kiếm thị trường và còn nhiều khó khăn do ngoại cảnh gây ra, nhưng các
thành viên trong công ty đang nỗ lực để vượt qua những khó khăn và thách thức
mà một doanh nghiệp trẻ phải đối mặt. Sự cạnh tranh diễn ra gay gắt và khốc liệt
trên cả phương diện thị trường phân phối và mặt hàng thuốc nội và thuốc ngoại,
người tiêu dùng Việt Nam nhìn chung ưa chuộng hàng thuốc ngoại hơn là thuốc
của các công ty trong nước sản xuất. Chính vì vậy, việc xem xét, cân nhắc, quyết
định xem cơ cấu thuốc mua, bán rất quan trọng. Quy luật đào thải khiến cho mọi
công ty, muốn tồn tại và phát triển phải nỗ lực rất nhiều. Gần đây công ty đã đạt
được 100% doanh thu bán hàng cho khách hàng, số lượng cán bộ nhân viên
trong công ty đã tăng 50 người.
Là một doanh nghiệp nhỏ nhưng với ý trí vươn lên, với sự lãnh đạo của ban
Giám đốc công ty, cùng với tinh thần tự lực, tự cường, chủ động sáng tạo và
những phấn đấu hết sức cố gắng của các thành viên trong công ty. Công ty
TNHH Dược phẩm T&B đã đứng vững và ngày càng phát triển, uy tín ngày
càng được nâng cao, dần dần khẳng định vị thế và chiếm lĩnh thị trường một
cách đầy vững chắc và ổn định. Qua hơn 3 năm xây dựng và trưởng thành, công
ty đã nhanh chóng phát triển về mọi mặt như cơ sở vật chất, trình độ quản lý,
hoạt động kinh doanh có hiệu quả, đời sống cán bộ nhân viên được đảm bảo.
Đồng thời công ty luôn cố gắng thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước. Đó
chính là những đóng góp thiết thực của Công ty TNHH Dược phẩm T&B trong
công cuộc đổi mới đất nước.


5
1.2. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG – SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG
TY.
1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của công ty.

- Đặc điểm hoạt động kinh doanh:
+ Mua và bán thuốc, xuất khẩu và tiêu thụ các loại thuốc trên thị trường
trong nước và ngoài nước.
+ Số lượng: 4.000 mặt hàng.
+ Chủng loại: nhiều chủng loại thuốc khác nhau gồm thuốc kháng sinh,
thuốc thường, thuốc độc….
- Chức năng nhiệm vụ:
+ Tạo dựng các sản phẩm chất lượng vì sức khỏe người Việt.
+ Quản lý và sử dụng vốn đóng chế độ hiện hành, tự trang trải về tài chính.
Đảm bảo kinh doanh có lãi.
+ Nắm bắt khả năng kinh doanh, nhu cầu tiêu thụ của thị trường để mở
rộng kinh doanh, đề ra các biện pháp kinh doanh có hiệu quả, đáp ứng yêu cầu
của khách hàng để đạt tới lợi nhuận tối đa.
+ Tạo điều kiện công ăn việc làm cho người lao động, trả thù lao xứng
đáng với những đóng góp của nhân viên cho công ty.
+ Chấp hành chính sách, pháp luật của Nhà nước về hoạt động kinh doanh
cũng như thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước.
Tính cho đến nay, công ty đã hoàn thành đúng chức năng nhiệm vụ của
mình. Mạng lưới phân phối mua bán thuốc của công ty ngày càng mở rộng
khổng chỉ riêng các tính miền Bắc mà còn vươn tới các tỉnh thành phía Nam.
Công ty TNHH Dược phẩm T&B phân phối nhiều sản phẩm vào hầu hết các
bệnh viên trên đại bàn Hà Nội và các tỉnh như: Bệnh viện Bạch Mai, Viện Lao
và phổi TW, bệnh viện Thanh Nhàn, bệnh viện tình Phú Thọ, bệnh viên Đa
Khoa Đức Giang….


6
1.2.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất – kinh doanh của công ty.
- Quy trình mua, bán hàng hóa:
+ Kênh phân phối trực tiếp ( từ công ty trực tiếp đến khách hàng)

Khách hàng của công ty không chỉ là những bệnh viện, những công ty dược
phẩm, những nhà thuốc, quầy thuốc ở khu vực trong nội thành Hà Nội, nơi trụ
sở công ty tọa lạc mà còn rất nhiều từ các tỉnh miền Bắc thậm chỉ cả miền
Trung, miền Nam. Do đó việc có một quy trình đảm bảo nhanh, gọn, kịp thời
đồng thời đảm bảo phân phối rộng khắp là rất cần thiết. Dù khách hàng ở xa hay
gần thì quy trình mua bán hàng hóa của công ty có thể tóm gọn qua sơ đồ sau:

Giám đốc
Khách hàng

Nhà cung cấp
Phòng kinh
doanh
Bộ phận kho
Bộ phận kế toán
bán hàng
Hàng hóa

Sơ đồ 1.1: Quy trình mua bán hàng hóa của công ty (kênh phân phối trực tiếp)
Quy trình thực hiện việc mua bán hàng hóa ( ở đây là thuốc) diễn ra khép kín.
Sau khi khác hàng ký kết hợp đồng mua bán thuốc, với những thỏa thuận được
hai bên chấp nhận, giám đốc hoặc phòng kinh doanh sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng
của khách hàng. Giám đốc sẽ trao đổi mọi thông tin với phòng kinh doanh và


7
ngược lại nếu có bất kì vấn đề gì phòng kinh doanh sẽ báo cáo lại với giám đốc.
Thông tin luôn luôn diễn ra theo hai chiều, đảm bảo không có gì khúc mắc. Từ
yêu cầu của khách hàng, phòng kinh doanh sẽ trao đổi với bộ phận kho về lượng
hàng hóa tồn kho. Nếu không đủ với đơn đặt hàng, phòng kinh doanh sẽ đặt

hàng với nhà cung cấp và mua hàng nhập kho hoặc chuyển luôn cho khách
hàng. Số lượng, tên thuốc khách hàng cần sẽ được phòng kinh doanh chuyển
xuống bộ phận kế toán bán hàng. Kế toán bán hàng tập hợp các đơn đặt hàng do
phong kinh doanh chuyển xuống, có thắc mắc gì trao đổi lại với phòng này, sau
đó sẽ viết phiếu xuất kho chuyển cho kế toán bán hàng trên máy xuất hóa đơn.
Hóa đơn này được đưa xuống bộ phận kho. Bộ phận kho xuất kho hàng hóa sau
khi đã có hóa đơn và không vướng mắc gì về hóa đơn. Hàng hóa được chuyển
đến tay khách hàng, đối với khách hàng ở xa thì công ty có xe chở hàng tới tận
nơi. Đến đây kết thúc một quy trình mua, bán hàng. Việc thanh toán với khách
hàng và nhà cung cấp sẽ do thủ qỹ phụ trách.
Có thế thấy rằng quy trình này diễn ra khá hoàn hảo. Có được sự trao đổi
thông tin giữa tất cả các bộ phận có liên quan. Giám đốc điều hành và giám sát.
Việc đáp ứng yêu cầu khách hàng, phục vụ nhanh chóng, kịp thời kể cả khách
hàng ở xa đã khiến công ty chiếm được thiện cảm, lòng tin của khách hàng.
Chính vì vậy, tình hình kinh doanh của công ty không ngừng phát triển. Mạng
lưới phân phối ngày càng rộng. Khách hàng đến với công ty ngày càng nhiều
hơn. Tuy nhiên, có thể thấy rằng quy trình này qua nhiều khâu trung gian, sẽ mất
thời gian và chi phí nhiều hơn. Đặc biệt sẽ chậm tiến độ nếu khách hàng ở xa
cần hàng ngay. Do đó công ty cần tìm biện pháp hợp lý điểu chỉnh cho phù hợp.
Ngoài kênh phân phối trực tiếp như đã trình bày ở trên, công ty còn có những
của hàng thuốc, quầy thuốc phân phối đến người tiêu dùng. Mô hình như sau:


8
Công ty

Cửa hàng, quầy
thuốc

Khách hàng, người

tiêu dùng
Sơ đồ 1.2: Quy trình mua bán hàng hóa của công ty (kênh phân phối qua
hệ thống cửa hàng, quầy thuốc)
Công ty sẽ gửi thuốc cho các cửa hàng, quầy thuốc treo biển công ty. Đây có
thể gọi như là đại lý cấp 1 cho công ty. Các đại lý này sẽ được hưởng chiết khấu,
giá ưu đãi hơn. Hàng tháng sẽ khoán cho các đại lý này một lượng hàng nhất
định. Tiền bán hàng thu được sẽ nộp cho công ty theo giá của công ty, lãi các
cửa hàng, quầy thuốc sẽ được hưởng. Đây là một kênh phân phối mà tiếp cận dễ
dàng với những khách hàng nhỏ, lẻ hơn. Tuy nhiên, do khâu trung gian nên giá
cả có thể cao hơn và công tác kế toán phức tạp hơn.
Kết hợp cả 2 kênh phân phối trên, công ty ngày càng phát triển thị trường của
mình. Kênh này bổ trợ, bù đắp thiếu sót cho kênh kia. Nhưng những cửa hàng
thuốc này mới chỉ ở Hà Nội. Hy vọng trong tương lai sẽ phát huy hệ thống kênh
phân phối cấp 2,3…và trên nhiều tỉnh thành trên cả nước.


9
1.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT – KINH
DOANH CỦA CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM T&B.
Ban giám đốc

Phòng
marketing

Phòng kinh
doanh

Phòng kế toán

Sơ đồ 1.3: Bộ máy quản lý công ty TNHH Dược Phẩm T&B.

Ban giám đốc bao gồm: Giám đốc và phó giám đốc.
- Giám đốc: Giám đốc công ty là ông Nguyễn Văn Nguyên. Vị trí này đòi hỏi
người giám đốc chịu trách nhiệm về tất cả những hoạt động diễn ra trong công
ty trước chủ tịch hồi đồng thành viên. Đồng thời điều hành quản lý việc kinh
doanh của công ty sao cho diễn ra một cách lien tục và bình thường. Thường
niên báo cáo cho hội đồng thành viên của công ty về kết quả hoạt động kinh
doanh. Ngoài ra giám đốc có thể ủy quyền cho phó giám đốc khi gặp những
công việc đột xuất.
- Phó giám đốc: Phó giám đốc là người giúp cho giám đốc điều hành công ty
theo phân công và ủy quyền của giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về
các nhiệm vụ được phân công và giao quyền.
- Các phòng chức năng:


10
Công ty có 3 phòng ban:
+ Phòng Marketing.
+ Phòng kinh doanh.
+ Phòng kế toán.
Phòng Marketing: Chức năng của phòng Marketing là quảng bá cho tên tuổi
công ty, các loại mặt hang công ty phân phối và khuếch trương uy tín, danh
tiếng của công ty. Phòng Marketing cũng phụ trách việc tìm thêm các mối làm
ăn, khách hàng mới cho công ty, nếu thuận lợi sẽ ký kết hợp đồng luôn với
khách hàng. Gần đây, phòng xin hạch toán riêng những nghiệp vụ mua bán. Tuy
vậy, việc này có thể gây khó khăn trong sổ sách kế toán và dễ nhầm lẫn. Công ty
vẫn đang xem xét để tìm hướng giải quyết tốt hơn. Nhìn chung Marketing là một
phòng mà chức năng, nhiệm vụ rất linh hoạt, hỗ trợ cho các phòng ban khác một
cách tích cực. Cho đến hiện nay thì phòng này đã và đang hoàn thành tốt các
chức năng của mình.
Phòng kinh doanh: Nhiệm vụ của phòng này có thể thấy qua đặc điểm tổ chức

sản xuất kinh doanh. Phòng chịu trách nhiệm lien hệ khách hàng, nhận đơn đặt
hàng, liên hệ nhà cung cấp, trao đổi với kế toán bán hàng và bộ phận kho, tìm
hiểu sự lên xuống của giá cả, sự thay đổi của thị trường đến các mặt hàng…Tóm
lại, phòng kinh doanh phụ trách toàn bộ việc mua, bán hàng hóa của công ty.
Phòng kế toán: là phòng nghiệp vụ có chức năng giúp giám đốc công ty thực
hiện công tác Tài chính – kế toán nhằm quản lý nguồn vốn của công ty. Lập báo
cáo kế toán định kì và phân tích các hoạt động kinh tế của công ty như: giá
thành, hiệu quả, lợi nhuận đảm bảo chế độ thu nộp ngân sách, bảo toàn và phát
triển vốn. Phòng kế toán còn có chức năng tổ chức, thu thập, xử lí và cung cấp
thông tin kinh thế phục vụ cho công tác quản lý. Qua đó, kiểm tra tình hình thực


11
hiện kế hoạch, kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm
đảm bảo quyền chủ động trong kinh doanh và chủ động về tài chính của công ty.
Phòng kế toán đồng thời phụ trách mảng nhân sự, tiền lương của nhân viên
trong công ty. Có thể coi đây là phòng có vị thế cao nhất trong công ty, quyền
hành chỉ sau giám đốc. Việc phụ trách, ôm đồm nhiều chức năng của phòng kế
toán giúp cho bộ máy bớt cồng kềnh nhưng khiến cho nhân viên phòng kế toán
dễ bị stress và áp lực công việc lớn. Nếu trong tương lai, công ty tiếp tục mở
rộng về quy mô, số lượng người lao động không phải là 50 mà là mấy trăm
người thì công ty nên xem xét tổ chức lại phòng ban. Hiện tại vẫn có thể chấp
nhận được.
1.4. TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH
DOANH CỦA CÔNG TY.
- Một vài kết quả mà công ty đạt được trong quãng thời gian hoạt động:
+ Về vốn điều lệ: Trong năm đầu thành lập, số vốn điều lệ của công ty là 200
triệu. Đến thời điểm hiện tại, số vốn này đã tăng lên 1 tỷ, tức tăng 5 lần trong
vòng 3 năm. Điều này chứng tỏ công ty đã không ngừng mở rộng về quy mô và
tình hình kinh doanh phát triển tốt.

+ Về lao động: Số lượng lao động ban đầu của công ty lúc đầu chỉ vỏn vẹn 15
nhân viên, đến nay đã tăng lên đến 50 người. Lực lượng lao động trẻ, độ tuổi
trung bình từ 25 – 30 tuổi. Đây là một thuận lợi, vì với một đội ngũ lao động trẻ
thì môi trường làm việc của công ty khá năng động, và than thiện. Nhân viện
giữa các phòng ban rất nhiệt tình giúp đỡ nhau. Về chế độ với người lao động,
doanh nghiệp thực hiện khá tốt. BH y tế, BHXH đóng đầy đủ. Thực hiện đúng
ngày làm 8 tiếng, có chế độ nghỉ phép. Tổ chức tham quan du lịch cho cán bộ
công nhân viên hàng năm.


12
Bảng 1.1: Báo cáo kết quả kinh doanh trong vòng 3 năm gần đây
Đơn vị tính: Nghìn đồng.
Năm

2010

2011

2012

Doanh thu

9 720 829

10 881 151

13 480 200

Lợi nhuận trước thuế

34 064

37 416

142 966

Nộp ngân sách

9 800

5 520

11 036

Tốc độ tăng trưởng của

100%

111.9%

138.7%

Chỉ tiêu

doanh thu
(Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2010 – 2013)
Nhận xét:
Nhìn vào bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong 3 năm gần
đây ta thấy hoạt động sản xuất kinh doanh công ty đang diễn ra theo chiều

hướng tích cực, doanh thu không ngừng tăng lên, lợi nhuận bình quân đạt 71
482 nghìn đồng/ năm. Đây chưa phải là con số lớn song nhìn vào tốc độ tăng
trưởng của doanh số ta thấy tiềm năng của công ty là rất lớn. Tuy gặp nhiều khó
khăn nhưng công ty vẫn đảm bảo thu nhập cho người lao động và hoàn thành
nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước. Mức thu nhập bình quân của người lao động
trong công ty cũng tăng dần. Đứng trước những khó khăn trước mắt, ban lãnh
đạo cùng toàn thể cán bộ công nhân viên đã vươn lên đứng vững và tự khẳng
định mình. Do đó mà năm 2012 lợi nhuận đã tăng lên 142 966 nghìn đồng/năm,
gấp 3.82 lần so với năm 2011. Doanh thu năm 2012 còn tăng 138.7% so với
năm 2011.


13
CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH
DƯỢC PHẨM T&B
2.1. TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY.
* Nhiệm vụ của bộ máy kế toán:
Bất kỳ một doanh nghiệp nào, dù quy mô to hay nhỏ, khi thành lập và đi
vào hoạt động đều cần có một bộ máy kế toán cho riêng mình. Kế toán ra đời từ
rất lâu do yêu cầu quản lý bảo vệ tài sản và quản lý nguồn vốn cũng như tình
hình biến động của chúng. Qua các thời kỳ phát triển sản xuất, trao đổi, lưu
thông hay nói cách khác là sự phát triển của hình thái kinh tế xã hội, kế toán
ngày càng hoàn thiện vầ tổ chức, về con người… Vai trò của kế toán trong các
doanh nghiệp ngày càng trở nên quan trọng và trở nên không thể thiếu. Các chủ
doanh nghiệp muốn nắm bắt được tình hình tài sản và nguồn vốn cảu mình phải
thông qua bộ máy kế toán. Cũng như tất cả những doanh nghiệp khác, công ty
TNHH Dược phẩm T&B có một bộ máy kế toán khá vững vàng về chuyên môn
nghiệp vụ. Nó thực hiện chức năng xử lý, thu nhận và cung cấp thông tin kinh tế
tài chính cho các bộ phận, đối tượng có liên quan.
Bộ máy kế toán của công ty đồng thời giúp cho ban giám đốc đưa ra các

quyết định kinh doanh. Nó giống như nhà tham mưu chiến lược. cánh tay phải
đắc lực của ban giám đốc. Nhìn chung, chức năng cụ thể của nó có thể tóm gọn
như sau:
-

Tổ chức hạch toán kế toán, phản ảnh đầy đủ chính xác tình hình biến động

tài sản với nguồn vốn của công ty.
-

Lập và trình bày báo cáo tài chính cần thiết theo quy định của nhà nước.

-

Tổ chức công tác phân tích tài chính của công ty đề xuất những biện pháp

kịp thời cho việc ra quyết định của nhà quản lý.
-

Thực hiện công tác xử lý và bảo quản chứng từ theo quy định của pháp

luật.
-

Tổ chức phổ biến kịp thời các chế độ thể lệ, các quy chế tài chính mới được

ban hành.


14

-

Hướng dẫn bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân viên kế toán

* Mô hình bộ máy kế toán và chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận:
Mô hình bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán được thiết kế khá khoa học và gọn nhẹ. Thực tế quy mô công
ty không lớn, chỉ gồm 50 người nên việc tổ chức bộ máy như vậy giúp chi phí
giảm đi nhiều. Bộ máy kế toàn gồm:
- Một kế toán trưởng.
- Một kế toán tổng hợp.
- Một kế toán bán hàng.
- Một kế toán mua hàng.
- Thủ quỹ.
- Thủ kho
- Kế toán tài sản cố định.
Kế toán trưởng

Kế toán công nợ

Thủ quỹ kiêm
kế toán tiền
lương

Kế toán tiêu
thụ

Sơ đồ 2.1: Bộ máy kế toán của Công ty.
Chức năng của từng bộ phận:
Mỗi vị trí trong bộ máy kế toán lại nắm giữ những vai trò khác nhau. Sự

chuyên môn hóa theo công việc giúp việc hạch toán kế toán diễn ra dễ dàng
hơn:


15
Kế toán trưởng: Đây là vị trí cao nhất và nhiều trách nhiệm nhất bộ máy kế
toán. Kế toán trưởng đảm nhận những chức năng sau:
- Giám đốc về tài chính của doanh nghiệp, đồng thời là kiểm soát viên của
nhà nước tại doanh nghiệp. Nói như vậy vì người kế toán trưởng phải nắm và
hiểu các luật thuế, luật doanh nghiệp, luật sản xuất kin doanh, luật ngân hàng,
luật lao động…để từ đó áp dụng cho doanh nghiệp, đảm bảo tuân theo đúng luật
định, tránh vi phạm và làm sai, có thể gây ảnh hưởng lớn đến công ty. Đơn cử
như luật lao động. Nếu không hiểu đúng, hiểu sâu mà áp dụng sai, gây thiệt hại
đến lợi ích người lao động thì sự tin tưởng và tinh thần làm việc của họ đối với
công việc sẽ không đảm bảo. Trong khi họ là lực lượng chính, trực tiếp làm ra
lợi nhuận của doanh nghiệp.
- Kế toán trưởng tổ chức sắp xếp bộ máy kế toán. Đây là người đứng đầu, ra
mệnh lệnh và chỉ huy công việc chung.
- Chịu trách nhiệm về tổ chức thực hiện các quá trình kinh doanh: mua, bán,
tính toán chi phí sao cho hợp lí và hợp chế độ.
- Mở sổ sách theo dõi quá trình kinh doanh của doanh nghiệp thao đúng luật
kế toán thống kê hiện hành.
- Hàng tháng, quý, năm làm báo cáo kịp thời, chính xác.
- Cùng giám đốc ký kết các hợp đồng kinh tế.
- Tố chức lưu giữ chứng từ sổ sách theo đúng chế độ hiện hành và lưu khoa
học, theo trình tự thời gian để việc tìm kiếm hồ sơ, sổ sách dễ dàng.
Kế toán tổng hợp:
Công việc đơn giản hơn và ít trách nhiệm hơn so với kế toán trưởng nhưng trên
tất cả những bộ phận còn lại. Kế toán tổng hợp thực hiện những chức năng
nhiệm vụ sau:

- Tổng hợp toàn bộ các phát sinh về tài chính, kế toán trong tháng, quý, năm
để cùng kế toán trưởng thực hiện đúng với chế độ hiện hành.
- Ghi chép, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Ghi chép vào sổ chi
tiết theo từng nội dung kinh tế phát sinh. Tổng hợp các số liệu ghi vào sổ Cái.


16
Đối chiếu các chỉ tiêu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp để tránh sai sót do việc
chuyển sổ.
- Theo dõi tình hình thực hiện chế độ Bảo hiểm xã hội. Quyết toán thu, chi
theo chế độ quy đinh của ngành, Bộ lao động thương binh và xã hội.
Kế toán bán hàng:
- Cập nhật sự thay đổi chủa giá cả các mặt hàng trong ngày để nhanh chóng
thông báo cho khách hàng.
- Tập hợp yêu cầu của khách hàng. Viết phiếu xuất kho cho kế toán bán hàng
trên máy xuất hóa đơn tài chính. Kế toán bán hàng trên máy sau đó chuyển hóa
đơn xuống bộ phận kho xuất kho giao hàng cho khách hàng.
- Chuyển chứng từ lưu cho kế toán theo dõi công nợ.
Kế toán mua hàng:
- Cập nhật giá cả thường xuyên theo lệnh chỉ đạo cảu giám đốc điều hành.
Đối chiếu hàng tồn kho để đặt hàng với người bán theo giá cả mà công ty đã chỉ
đạo.
- Tiếp nhận hóa đơn. Cùng thủ kho đối chiếu hàng nhận giữa thực tế với hóa
đơn. Nếu có thiếu sót, kế toán mau hàng sẽ lập biên bản và thông báo cho các
bên liên quan.
- Chuyển chứng từ cho kế toán theo dõi công nợ.
Kế toán công nợ:
Đây là phần hành quan trọng ở một công ty thương mại như công ty TNHH
Dược phẩm T&B. Người đảm nhiệm vị trí này có chức năng:
- Nhận hóa đơn chứng từ từ kế toán bán hàng, kế toán mua hàng rồi định

khoản vào các sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán. Mỗi khách hàng
lớn sẽ được chi tiết riêng trên sổ. Từ các sổ chi tiết, kế toán công nợ sẽ vào sổ
Cái.
- Tổng hợp phiếu Thu, phiếu Chi.
- Theo dõi tình hình thu nợ. trả nợ của công ty.


17
Thủ quỹ:
- Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi (theo quy định của công ty) thủ quỹ thu
tiền và xuất tiền. Lưu giữ chứng từ vào sổ quỹ cẩn thận, cập nhật nhanh chóng,
kịp thời.
- Kiểm tra giữa tồn quỹ trên sổ sách và trên thực tế số tiền trong két. Kiểm tra
chữ ký của thủ quỹ và kế toán trên kế toán đối chiếu số dư.
- Lấy chứng từ ở ngân hàng thông qua nộp, rút tiền mặt tại ngân hàng.
- Phát lương cho cán bộ nhân viên đồng thời hạch toán lương.
Thủ kho:
Người giữ vị trí thủ kho có trình độ chuyên môn cao, hiểu rõ về các loại
thuốc. Căn cứ vào hóa đơn hợp lệ nhận được, thủ kho kiểm tra lượng hàng nhập,
xuất ra khỏi kho. Kiểm tra số lượng, chất lượng, bao bì, mẫu mã để phân loại
theo mặt hàng, nhóm hàng, ngành hàng. Tránh việc sắp xếp lẫn lộn và không
khoa học, dễ gây nhầm lẫn khi xuất.
- Sắp xếp hàng hóa sao cho thoáng, khoa học, dễ thấy, cuối ngày vào sổ, thẻ
kho kịp thời.
- Cuối tháng tổ chức các tổ đi kiểm kê thực tế hàng hóa. Thủ kho thực hiện
đối chiếu kết quả kiểm kê số hàng hóa tồn kho thực tế với số trên sổ sách. Nếu
có chênh lệch lập biên bản và tìm nguyên nhân, báo cáo với cấp trên đối với
hàng hỏng, hàng kém phẩm chất cũng lập biên bản đề xuất xử lý.
Kế toán tài sản cố định:
- Hàng tháng, kế toán mở sổ sách theo dõi về tài sản cố định để khấu hao, ghi

tăng, giảm tài sản cố định khi có biến động theo đúng chế độ hiện hành.
2.1.1. Các chính sách kế toán chung:
-Áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ –
BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và các thông tư, quyết định
sửa đổi bổ sung có liên quan.
- Năm tài chính: Năm tài chính của công ty bắt đầu từ ngày 1/1 hàng năm
cho đến 31/12. Hầu hết các công ty Việt Nam đều theo năm tài chính này.


18
- Đơn vị tiền tệ công ty áp dụng là đồng tiền Việt Nam: Việt Nam đồng. Vì
phạm vi thị trường công ty ở trong nước là chủ yếu.
- Phương pháp kế toán áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên.
- Hàng tồn kho được kiểm tra theo phương pháp kiểm kê định kì. Phương
pháp tính giá hàng tồn kho là FIFO – nhập trước xuất trước. Giá trị khi mua về
nhập kho là giá bao gồm cả chi phí thu mua và các chi phí khác. Giá trị hàng tồn
kho trong kỳ và cuối kỳ là giá thực tế đích danh.
- Tài sản cố định khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
- Thuế giá trị gia tăng tính theo phương pháp khấu trừ. Thuế cho mặt hàng
thuốc chủ yếu là 5%.
2.1.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán:
Tất cả các doanh nghiệp, khi tuyên bố thành lập và tiến hành hoạt động đều
phải ghi chép mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, quý, năm…Hệ thống
chứng từ chính là cơ sở cho hạch toán kế toán. Những chứng từ gốc được kế
toán phần hành ghi sở chi tiết, chứng từ ghi sổ và vào sổ cái. Đây được coi là
bằng chứng cho những gì thực sự phát sinh và hoàn thành của công ty.
Hệ thống chừng từ công ty TNHH Dược phẩm T&B tương đối đầy đủ, hợp lý,
hợp pháp, hợp lệ theo đúng quy định của Bộ tài chính. Cụ thể như sau:
-Chỉ tiêu lao động tiền lương: bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán
tiền thưởng, bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, giấy đi đường, bảng thanh toán

thuê ngoài, bảng kê trích nộp các khoản theo lương, bảng phân bổ tiền lương và
BHXH.
- Chỉ tiêu hàng tồn kho: gồm phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm
nghiệm vật tư hàng hóa, biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa…
- Chỉ tiêu bán hàng: hóa đơn giá trị gia tăng…
- Chỉ tiêu tiền tệ: bao gồm phiếu thu, phiếu chi, giấy tạm ứng, giấy đề nghị
thanh toán, biên lai thu tiền, bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND), bảng kê chi
tiền.


19
- Chỉ tiêu tài sản cố định: Biên bản kiểm kê TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ,
bảng tính và phân bố khấu hao tài sản cố định, thẻ TSCĐ.
2.1.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán:
Công ty TNHH Dược phẩm T&B áp dụng hệ thống tài khoản theo Quyết
định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính.
Cách thức mở tài khoản chi tiết: Mỗi loại hàng tồn kho, doanh thu, khách
hàng, nhà cung cấp, chi phí khác nhau được theo dõi riêng. Trong đó khách hàng
và nhà cung cấp và nhà cung cấp thường xuyên được mở riêng trên từng tài
khoản để dễ cho việc theo dõi và hạch toán.
Các tài khoản chủ yếu như:
+ TK 111 (TK 1111, TK 1112): Tiền mặt tại quỹ.
+ TK 112 (TK1121, TK 1122): Tiền gửi ngân hàng.
+ TK 131: Phải thu khách hàng.
+ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ.
+ TK 141: Tạm ứng.
+ TK 142: Chi phí trả trước.
+ TK 153: Công cụ, dụng cụ.
+ TK 156: Hàng hóa.
+ TK 211: TSCĐ hữu hình.

+ TK 213: TSCĐ vô hình.
+ TK 242: Chi phí trả trước dài hạn.
+ TK 331: Phải trả người bán.
+ TK 333: Các khoản nộp nhà nước.
+ TK 334: Phải trả công nhân viên.
+ TK 338: Phải trả phải nộp khác.
+ TK 411: Nguồn vốn kinh doanh.
+ TK 415: Quỹ dự phòng tài chính.
+ TK 412: Lợi nhuận chưa phân phối.
+ TK 431: Quỹ khen thưởng phúc lợi.


20
+ TK 511: Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ.
+ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp.
+ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp
+ TK 632: Giá vốn hàng bán.
+ TK 635: Chi phí tài chính.
+ TK 641: Chi phí hàng bán.
+ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp.
+ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh.
2.1.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán:
Hiện nay công ty TNHH Dược phẩm T&B ghi sổ theo hình thức Chứng từ
ghi sổ. Hình thức này thích hợp với công ty quy mô như T&B. Kết cấu đơn giản,
dễ ghi chép, phù hợp với cả kế toán máy là ưu điểm của hình thức ghi sổ này.
Tuy nhiên, nhược điểm là việc ghi chép còn trùng lặp. Do đó, việc lập báo cáo
dễ bị chậm trễ.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu theo từng tháng và có chứng từ kế toán
kèm theo. Được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.

21
Chứng từ gốc

Sổ quỹ

Bảng tổng hợp
chứng từ gốc

Sổ đăng kí
chứng từ ghi sổ

Sổ, thẻ kế toán
chi tiết

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái

Bảng tổng hợp số
liệu chi tiết

Bảng cân đối tài
khoản
Báo cáo tài chính

Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ
Ghi chú: thứ tự các số liệu ghi sổ.
: Ghi hàng ngày (1)
: Ghi cuối tháng (2)

: Đối chiếu kiểm tra.(3)
(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán, bảng tổng hợp chứng từ kế
toán gốc được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào
chứng từ ghi sổ để vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào
sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng
để ghi vào sổ và thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(2) Cuối tháng phải khóa số tính ra tổng tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài
chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tính ra tổng số phát


22
sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư các tài khoản trên sổ Cái. Căn cứ vào sổ
Cái lập bảng cân đối số phát sinh.
(3) Sauk hi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi
tiết, bảng cân đối số phát sinh được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số
phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh bằng nhau
và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ
và tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng cân đối phát sinh bằng nhau. Số
dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng
tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
Các loại sổ công ty sử dụng bao gồm: Sổ Cái, sổ quỹ tiền mặt, số tiền gửi
ngân hàng, sổ chi phí, sổ kho, sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán.
2.1.5. Tổ chức hệ thống tổ chức báo cáo kế toán:
Kỳ lập báo cáo: Tháng, quý và năm.
Người lập báo cáo: Kế toán tổng hợp căn cứ theo số liệu của kế toán viên để lập.
Cuối năm, công ty tập hợp tất cả những nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên
bảng cân đối tài khoản cả năm và lập các báo cáo tài chính. Mẫu báo cáo tài
chính bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán.

- Bảng cân đối tài khoản.
- Phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Thuyết minh báo cáo tài chính.
- Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
Kế toán quản trị ở công ty dường như không được chú trọng. Thường niên
kế toán trưởng là người thông báo tình hình biến động cho ban giám đốc và đưa
ra những điều chỉnh phù hợp.


23
2.2. TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC PHẦN HÀNH CỤ THỂ.
2.2.1. Tổ chức công việc kế toán
a. Kế toán lương và các khoản trích theo lương:
- Lương được trả cho người lao động theo từng tháng dựa trên số ngày làm
việc thực tế trong tháng và cấp bậc của họ. Nhân viên có thể xin tạm ứng lương
trước và cuối tháng khi nhận lương sẽ khấu trừ số đã xin tạm ứng.
- Việc hạch toán lương và các khoản trích theo lương do thủ quỹ phụ trách.
- Các chứng từ, sổ sách công ty sử dụng:
+ Bảng chấm công.
+ Giấy nghỉ phép, biên bản ngừng việc.
+ Bảng tính lương.
+ Bảng thanh toán lương và phụ cấp.
+ Bảng phân bổ tiền lương và BHXH.
+ Phiếu báo làm thêm giờ.
+ Giấy tạm ứng.
Và ngoài ra còn một số chứng từ khác.
-

Tình tự luân chuyển chứng từ: Từ bảng chấm công dô bộ phận quản lý của

công ty chấm được chuyển vầ kế toán tiền lương. Kế toán tiền lương dựa vào cơ
sở chính và trả lương cho từng người.
-

Trích BHXH, BHYT phải nộp cho nhân viên trong kỳ vào sổ lương cảu

công ty. Sau đó kế toán tiến hành lập bảng phân bổ tiền lương sau đó vào sổ Cái.


24
Bảng chấm công

Trưởng phòng

Phòng hành chính

Trình Giám Đốc

Phòng kế toán

Trả lương nhân
viên

Sơ đồ 2.3: Trình tự trả lương nhân viên
Từ bảng chấm công được theo dõi hàng ngày, sẽ được Trưởng phòng kiểm
tra và ký duyệt sau đó chuyển cho phòng Hành chính để tiến hành tính lương
cho nhân viên sau khi đã tính toán số liệu phòng hành chính sẽ chuyển xuống
cho phòng kế toán và cuối cùng phòng kế toán chịu trách nhiệm thanh toán
lương cho CBCNV.
-

Các tài khoản sử dụng:

Tài khoản 334: Phải trả người lao động.
Tài khoản 338: Chi tiết - tài khoản 3382: Kinh phí công đoàn
- tài khoản 3383: Bảo hiểm xã hội.


25
- tài khoản 3384: Bảo hiểm y tế.
Ngoài ra còn có tài khoản 141: Tạm ứng, tài khoản 111: Tiền mặt.
- Hạch toán tổng hợp:
+ Các sổ: Chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản 334, 338, sổ nhật ký chung.
TK111

TK 334

TK642

(1)

(5)

TK 3383

TK 1388
(2)

(6)

TK353
(3)
TK 3384
(4)

Sơ đồ 2-4: Sơ đồ hạch toán kế toán tiền lương

Ghi chú:
(1) - Chi tiền lương cho hàng tháng cho nhân viên
(2) – Khấu trừ vào lương BHXH 5%
(3) – Trích 10% quỹ lương để chi khen thưởng, phúc lợi
(4) – Khấu trừ vào lương BHYT 1%