Báo cáo thực tập QTVP: Công tác văn thư tại Văn phòng Công ty TNHH EROSS Việt Nam

MỤC LỤC
Dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản. Dấu của cơ quan chỉ được
phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền, dấu
đóng phải ngay ngắn, đúng màu mực, dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên
trái. Đối với dấu chỉ mức độ hỏa tốc, khẩn, thượng khẩn trên văn bản được
thực hiện theo quy định của Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính do Bộ Nội vụ ban hành (Có hiệu lực
từ ngày 05/3/2011 thay thế cho phần thể thức văn bản hành chính quy định tại
Thông tư liên tịch 55/2005). Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo
quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định
của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu
chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4
Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP...........................................................9

1


KÝ HIỆU VIẾT TẮT

TNHH: Trách nhiệm hữu hạn.
QPPL: Quy phạm pháp luật.
VPCP: Văn phòng chính phủ.
BNV: Bộ nội vụ.
QT-TTTV: Quản trị - Thông tin thư viện.

2


LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại ngày nay việc đổi mới nâng cao chất lượng quản lý đối với
cơ quan, tổ chức kinh tế, xã hội, các đơn vị kinh doanh, các loại hình Doanh
nghiệp là vấn đề quan trọng. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức
một phần quan trọng phụ thuộc vào công tác văn phòng trong đó có công tác văn
thư. Bởi công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ
cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quan
Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các
đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác. Đồng
thời công tác Văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng
trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quan trọng
trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành.
Nắm được tầm quan trọng của công tác văn thư tại Công ty TNHH EROSS
Việt Nam, không ngừng hoàn thiện và nâng cao chất lượng công tác trong hoạt
động quản lý điều hành của Văn phòng. Nhằm thực hiện tốt chức năng tổng hợp
tham mưu cho lãnh đạo, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý trong toàn đơn vị
một cách chặt chẽ, cụ thể và sát sao hơn nữa.
Sau thời gian được đào tạo tại trường Đại Học Thành Đô với chuyên
nghành Quản Trị Văn Phòng, nay em đã bắt đầu đi thực tập tại Văn phòng Công
ty TNHH EROSS Việt Nam, số 30/281 Tam Trinh – Hoàng Văn Thụ – Hoàng
Mai – Hà Nội . Trong thời gian đi thực tập, được tiếp xúc thực tế, em càng cảm
thấy tầm quan trọng của công tác văn phòng đối với cơ quan tổ chức nói chung
và doanh nghiệp nói riêng. Đồng thời qua thời gian thực tập bước đầu em cũng
đã được áp dụng kiến thức đã học tập tại trường vào thực tế. Việc khảo sát thực
tế đã giúp em rèn được những tác phong của công việc từ đó tạo cho mình tính
tự chủ tự lập trong công việc.
3


Mặc dù thời gian thực tập không nhiều nhưng đã giúp em học hỏi thêm rất

nhiều kinh nghiệm trong thực tế, hơn nữa còn hỗ trợ rất nhiều cho công việc của
em sau này. Trong thời gian thực tập em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của
CN Đinh Trà My và các Anh (Chị) tại Văn Phòng Công ty TNHH EROSS Việt
Nam. Em xin chân thành cám ơn sự giúp đỡ đó. Qua thời gian thực tập tại Công
ty em tiếp thu được những kinh nghiệm quý báu và em đã lựa chọn đề tài:
‘‘Công tác văn thư tại Văn phòng Công ty TNHH EROSS Việt Nam” .
Mục tiêu tổng quát: Khảo sát tình hình thực tế về công tác văn thư tại văn
phòng Công ty TNHH EROSS Việt Nam hiện nay.
Mục tiêu cụ thể là:
Làm rõ các yêu cầu về Công tác Văn thư đối với hoạt động văn phòng của
Công ty.
Từ tình hình thực tế đưa ra những nhận xét, đánh giá nhưng ưu và nhược
điểm về công tác văn thư tại Công ty.
Đưa ra những đề xuất, kiến nghị một số giải pháp về công tác văn thư tại
Văn phòng Công ty để đạt hiệu quả cao nhất.
Đối tượng nghiên cứu là: Công tác văn thư tại Văn phòng Công ty TNHH
EROSS Việt Nam.
Phạm vị nghiên cứu: Tại Văn phòng Công ty TNHH EROSS Việt Nam.
Địa chỉ: số 30/281 Tam Trinh – Hoàng Văn Thụ – Hoàng Mai – Hà Nội.
Để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận và
phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ:
- Phương pháp khảo sát thực tế.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp.
- Phương pháp so sánh.
- Phương pháp thống kê.
4


Nội dung của báo cáo ngoài phần mở đầu, kết luận gồm 3 chương chính:
Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ.

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG
CÔNG TY TNHH EROSS VIỆT NAM.
Chương 3: MỘT SỐ PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP VÀ KIẾN
NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN
PHÒNG CÔNG TY TNHH EROSS VIỆT NAM.

5


Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1 Khái quát chung về công tác văn thư
1.1.1 Khái niệm công tác văn thư.
Công tác văn thư là một khái niệm dung để chỉ toàn bộ các công việc xây
dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý văn bản, tổ chức và quản lý con dấu,
lập hồ sơ nhằm đảm bảo thong tin phục vụ cho các hoạt động tổ chức.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơ quan
Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang
nhân dân.
1.1.2 Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư.
1.1.2.1. Vị trí của công tác văn thư.
- Công tác văn thư được xác định là một bộ phận của bộ máy quản lý nói
chung và hoạt động của từng cơ quan nói riêng.
- Trong Văn phòng công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung
quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng.
Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem
như một bộ phận hoạt động quản lý có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản
lý tại đơn vị trong đó văn phòng Công ty không thể thiếu được.
1.1.2.2. Ý nghĩa của công tác văn thư.
- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những

thông tin cần thiết.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách đúng chế
độ, giữ gìn bí mật của Đảng.

6


- Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của
cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ trách nhiệm khác trong cơ
quan.
- Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm
tốt công tác lưu trữ
1.1.2.3 Yêu cầu của công tác văn thư.
Công tác văn thư muốn được tổ chức tốt thì cần phải đặt ra các yêu cầu và
phải thực hiện đúng yêu cầu đó, những yêu cầu cụ thể như sau:
* Đảm bảo nhanh chóng kịp thời.
Đây là yêu cầu quan trọng nhất đối với công tác văn thư, vì công tác văn
thư phải đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý nhanh chóng, kịp
thời tất cả các công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ đều phải giải quyết
nhanh chóng. Nếu giải quyết chậm xẽ gây ra ách tắc công việc, làm giảm ý nghĩa
của những sự việc được nêu ra trong văn bản, thậm chí gây ra hậu quả nghiêm
trọng.
* Đảm bảo chính xác.
Đảm bảo chính xác là một yêu cầu không thể thiếu được trong công tác văn
thư, bởi vì văn bản là phương tiện thông tin chính xác. Thực hiện yêu cầu này
cần phải thể hiện sự chính xác về nội dung văn bản phải được tuyệt đối chính
xác về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính
xác, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng cũng như chính xác về thể thức
và tiêu chuẩn Nhà nước ban hành, các khâu kỹ thuật nghiệp vụ như trình bày văn

bản, chuyển giao văn bản, đăng ký văn bản và thực hiện đúng các chế độ quy
định của Nhà nước về công tác văn thư.
* Đảm bảo giữ gìn bí mật.
Văn bản tài liệu hình thành ra trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức đều chứa
đựng những thông tin bí mật. Tuy có nhiều mức độ khác nhau có loại thuộc bí
7


mật Quốc gia, có loại thuộc bí mật của một ngành, một địa phương, có loại thuộc
bí mật của một cơ quan. Do đó, cần phải giữ gìn bí mật. Tất cả những người liên
quan đến văn bản giấy tờ bí mật cần thiết phải có ý thức giữ gìn bí mật và phải
thực hiện đúng quy định về pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Hội đồng Nhà
nước.
* Hiện đại hóa công tác văn thư.
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc
sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, nếu yêu cầu
hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho
công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và có năng
suất, chất lượng cao.
Yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư là sự gắn liền với đổi mới nó, đòi hỏi
những áp dụng mới tiên tiến nhất của khoa học để ứng dụng vào công tác văn
thư. Điều đó giúp cho công tác văn thư được hoàn thiện hơn và nâng cao tính
chuyên nghiệp hơn.
1.2 Nội dung của công tác văn thư.
1.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản.
- Thảo văn bản
- Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt.
- Đánh máy văn bản.
- Trình ký văn bản.
1.2.2 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, các tài liệu khác hình thành

trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức.
1.2.2.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.
Văn bản đi là tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức gửi đi. Là tất cả các loại
văn bản bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản
8


chuyên nghành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản
mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi.
Sau khi thực hiện xong công việc soạn thảo văn bản, tiến hành các quy trình
nghiệp vụ quản lý văn bản đi, gồm các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi số ngày
tháng văn bản đi.
Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản: Trước khi ghi số
và ngày tháng văn bản, văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể
thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản xem có đúng với tiêu chuẩn Nhà
nước ban hành không? Nếu phát hiện sai sót, phải kịp thời báo cáo người được
giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Ghi số và ngày tháng văn bản: Ghi số và ngày tháng là yêu cầu bắt buộc đối
với tất cả văn bản đi. Ghi số văn bản, được tập trung tại văn thư cơ quan lấy số
chung của cơ quan.
Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc tên
viết tắt đơn vị soạn thảo công văn đó.
Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
Ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản: ngày tháng năm ban hành văn bản
ghi sau địa danh, dưới Quốc hiệu, ngày tháng năm ban hành được viết đầy đủ,
các chữ số dùng số Ả - Rập, đối với những số nhỏ hơn 10, phải thêm số 0 phía
trước, tháng 1, 2 phải thêm số 0 phía trước.
Bước 2: Đóng dấu văn bản đi
Dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản. Dấu của cơ quan chỉ

được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền,
dấu đóng phải ngay ngắn, đúng màu mực, dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên
trái. Đối với dấu chỉ mức độ hỏa tốc, khẩn, thượng khẩn trên văn bản được thực
hiện theo quy định của Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ
9


thuật trình bày văn bản hành chính do Bộ Nội vụ ban hành (Có hiệu lực từ
ngày 05/3/2011 thay thế cho phần thể thức văn bản hành chính quy định tại
Thông tư liên tịch 55/2005). Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo
quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp
luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành
và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP.
Bước 3: Đăng ký văn bản đi
Là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các
đối tượng có liên quan. Việc đăng ký thực hiện theo hai cách: bằng sổ truyền
thống hoặc bằng máy vi tính.
* Đăng ký văn bản đi bằng sổ.
Tất cả các văn bản đi đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn một
cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột mục theo quy định. Khi đăng ký không
dùng bút trì, không dập xóa hoặc viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây sự nhầm
lẫn, khó khăn trong tra cứu. Đối với văn bản mật, tối mật, tuyệt mật cần phải
được đăng ký và bảo quản riêng theo quy định về chế độ bảo mật của Nhà nước
đã ban hành.
Bước 4: Chuyển giao văn bản đi:
Tất cả những văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng có liên
quan phải thực hiện một nguyên tắc chung là: Chính xác, đúng đối tượng và kịp
thời. Văn bản đi thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao

trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn đi cần
được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được
ký.
Để thực hiện việc chuyển giao văn bản, cần thực hiện các bước sau:
10


- Lựa chọn, trình bày bì, đưa văn bản vào bì và dán bì: Phong bì gửi văn
bản phải làm bằng giấy bền, dai, ngoài không nhìn rõ chữ ở bên trong, không ẩm
ướt, rách, mủn.
Đối với văn bản tuyệt mật phải làm hai bì: Bì trong ghi rõ số, ký hiệu của
tài liệu, tên người nhận, đóng dấu “tuyệt mật”. Nếu là tài liệu gửi đích danh
người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu “chỉ người có tên mơi được bóc bì”
bì ngoài như gửi tài liệu thường đóng dấu ký hiệu chữ A. Đối với văn bản mật,
tối mật làm một bì. Ngoài bì đóng dấu B, C. Bì văn bản mật được thực hiện theo
quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).
Đối với những văn bản có dấu hiệu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” vị trí
đóng dấu hiệu này dưới yếu tố số và ký hiệu văn bản.
Trình bày bì không viết tắt, khi dán thì không để hồ dính vào văn bản.
Đối với những văn bản có nội dung quan trọng hoặc văn bản mật, khi
chuyển kèm theo phiếu gửi để tiện cho việc kiểm tra, theo dõi quá trình giải
quyết. Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10
và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của Thông
tư số 12/2002/TT-BCA (A11).
- Lập sổ và chuyển giao văn bản đi: sau khi có chữ ký, đóng dấu, ghi số, ký
hiệu, ngày tháng và đăng ký sổ phải được gửi ngay đến các đối tượng có liên
quan (trực tiếp, qua bưu điện) đều phải có sổ chuyển giao văn bản.
Bước 5: Lưu văn bản đi:
Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định
số 110/2004/NĐ-CP. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có

thẩm quyền (bản chính, bản gốc).
Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Những
văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh

11


số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì
được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản.
Các cơ quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo
vệ, bảo quản an toàn bản lưu tại văn thư.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu
sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của
cơ quan, tổ chức.
Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu
các độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà
nước.
1.2.2.2 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến.
Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản QPPL, văn bản hành chính và văn bản
chuyên ngành (kể cả văn bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản
mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến.
Việc quản lý và giải quyết văn bản đến gồm các bước:
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến:
Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, người làm văn thư
của cơ quan, tổ chức hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến
trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày
nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong
(nếu có)...; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước
khi nhận và ký nhận.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc

văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có
đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách
nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư; trong
trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản.
12


Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ
văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn
bản...; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc
báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Bước 2: Phận loại sơ bộ bóc bì văn bản đến:
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như
sau:
- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các
đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận,
được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người
nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá
nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ
những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật);
- Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại
Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an
hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và
quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:
- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp
thời.
- Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn

bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản.
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì;
trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết.

13


- Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì
với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi
trả lại cho nơi gửi văn bản.
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra,
xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày
tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
Bước 3: Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư,
trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy
định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán…
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu
“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).
Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản đến
được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ
tục đóng dấu “Đến”.
Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không
phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm
theo dõi, giải quyết.
Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số,
ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với
công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn
bản.
Bước 4: Đăng ký văn bản đến

Là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các
đơn vị, cá nhân có liên quan. Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản
hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính.
- Đăng ký văn bản đến bằng sổ.
14


Lập sổ đăng ký văn bản đến.
Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ
thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm
thì cần lập ít nhất hai loại sổ sau:
+ Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản,

trừ

văn bản mật).
+ Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến một
năm, nên lập các loại sổ sau:
+ Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ, ngành, cơ quan trung ương.
+ Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác.
+ Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến một năm
thì cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao dịch nhất
định.
- Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản.
+ Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đến được
thực hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11
năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước).

+ Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào cơ sở dữ liệu văn bản đến được
thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của
cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
- Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút
chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
15


Bước 5: Trình và chuyển giao văn bản đến.
* Trình văn bản đến:
Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu
cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách
nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân
phối, chỉ đạo giải quyết.
Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm
việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao
cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết
(nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết). Đối với văn
bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn
vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải
quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).
Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến”. Ý
kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần
được ghi vào phiếu riêng. Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ
chức quy định cụ thể.
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm
quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng
ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư được vào sổ
đăng ký riêng) hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến.
* Sao văn bản đến: Trong quá trình giải quyết văn bản đến của cơ quan đơn

vị cần phải in sao văn bản đến để phục vụ một cách chính xác và nhanh chóng.
- Sao Photo coppy: Chụp lại toàn bộ văn bản và dấu.
- Sao đánh máy: Sao nguyên bản chính; sao lục, trích sao.
* Chuyển giao văn bản đến: Sau khi đã có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải
quyết của người có thẩm quyền cán bộ văn thư cơ quan chuyển giao cho các đơn
16


vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao phải nhanh chóng, đúng đối tượng
chặt chẽ, khi chuyển giao phải ký nhận đầy đủ vào sổ.
Bước 6: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Giải quyết văn bản đến.
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết
kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ
quan, tổ chức; đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải
quyết khẩn trương, không được chậm trễ.
Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết,
đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của
đơn vị, cá nhân.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị
hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm
theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm
quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan,
tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản
tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp
luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời
hạn giải quyết.
Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá
nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định;

17


+ Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư có
trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy
định.
1.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu.
1.2.3.1 Khái niệm và tầm quan trọng của con dấu.
Con dấu là vật thể được khắc chìm hoặc nổi với mục đích tạo nên một hình
dấu cố định trên văn bản.
Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức
và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức
và chức danh Nhà nước. Con dấu được quản lý theo quy định của nhà nước.
Dấu là một thành phần thể thức của văn bản. Thể hiện giá trị pháp lý của
văn bản, văn bản không có con dấu là những văn bản không có giá trị pháp lý và
hiệu lực thi hành.
Con dấu là thành phần biểu thị vị trí của cơ quan trong hệ thống bộ máy nhà
nước, là một trong những yếu tố quan trọng giúp cơ quan tự nhân danh mình
thực hiện các hoạt động giao dịch, trao đổi với cơ quan, tổ chức cá nhân khác.
Con dấu là thành phần quan trọng giúp các cơ quan, tổ chức tránh được tình
trạng giả mạo giấy tờ.
Các chức danh Nhà nước, Thủ trưởng hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ
chức có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ
quan, tổ chức mình theo đúng chức năng và thẩm quyền được pháp luật quy
định.
1.2.3.2 Các văn bản hiện hành quy định về quản lý và sử dụng con dấu.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 của Chính phủ

về quản lý và sử dụng con dấu.

18


- Thông tư số 07/2002/TT-BCA ngày 6/52002 của Bộ Công an và ban tổ
chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định
58/2001/NĐ-CP.
- Thông tư 08/2003/TTLT ngày 12/5/2003 của Bộ Công an hướng dẫn mẫu
dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dấu cơ quan, tổ chức
theo Nghị định 58/2001/NĐ-CP.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/42004 của Chính phủ về Công tác
văn thư.
1.2.3.3 Các loại dấu và việc bảo quản, sử dụng con dấu trong cơ quan.
- Nguyên tắc con dấu:
Dấu chỉ được đóng lên văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp trên
hoặc của người có thẩm quyền, không được đóng dấu trên giấy trắng hoặc đóng
dấu vào văn bản giấy tờ chưa ghi nội dung.
Dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn. Trường hợp đóng dấu ngược, phải hủy
văn bản để làm văn bản khác.
Chỉ người được giao giữ dấu mới được đóng vào văn bản. Tất cả những
người khác không được mượn dấu để đóng văn bản hoặc giấy tờ khác.
- Sử dụng các loại dấu trong cơ quan:
Ngoài con dấu pháp nhân trong một cơ quan có thể được khắc thêm dấu
chìm, dấu nổi, dấu thu nhỏ. Vì vậy khi sử dụng các loại dấu trên phải đúng với
nội dung và tính chất công việc.
Đối với dấu chỉ mức độ mật, khẩn ở dưới số và ký hiệu văn bản (nếu là văn
bản có tên loại), dưới trích yếu nội dung (nếu là công văn hành chính).
- Bảo quản con dấu:
Dấu phải để tại cơ quan, đơn vị và phải được quản lý chặt chẽ. Trường hợp

thật cần thiết để giải quyết công việc xa cơ quan, đơn vị. Thủ trưởng của cơ
19


quan, tổ chức có thể mang con dấu đi theo nhưng phải bảo quản cẩn thận và phải
chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu trong khoảng thời gian
đó.
Dấu phải giao cho một cán bộ văn thư đủ tin cậy giữ và đóng dấu, khi vắng
phải giao lại cho người khác theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan. Dấu phải để
trong hòm, tủ có khóa chắc chắn trong cũng như ngoài giờ làm việc.
Không được sử dụng vật cứng để cọ rửa dấu. Khi cần cọ rửa dấu có thể
ngâm dấu vào xăng và dùng chổi lông để rửa.
Khi dấu bị mòn trong quá trình sử dụng hoặc hỏng, biến dạng phải xin phép
khắc dấu mới và nộp lại dấu cũ.
Nếu để mất dấu, đóng dấu không đúng quy định, lợi dụng việc bảo quản, sử
dụng dấu để hoạt động phạm pháp sẽ bị sử lý hành chính hoặc truy tố trước pháp
luật.
Khi con dấu bị mất phải báo cáo ngay cho cơ quan Công an gần nhất, đống
thời báo cho cơ quan Công an cấp giấy phép khắc dấu để phối hợp truy tìm và
phải thông báo hủy con dấu bị mất.
1.3 Lập hồ sơ hiện hành và nộp vào lưu trữ cơ quan.
Hồ sơ là một tập gồm hoặc một tập văn bản tài liệu có liên quan với nhau về
một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về thể
loại tác giả hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức
năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc một cá nhân.
Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư cơ quan, được
thực hiện trong suốt quá trình giải quyết công việc, tức là công việc giải quyết
đến đâu, cán bộ phụ trách công việc đó phải tiến hành sưu tầm, tập hợp các văn
bản liên quan đến việc đó để lập hồ sơ.

20


Trong thực tế, việc lập hồ sơ cũng được tiến hành một chác phổ biến trong
các lưu trữ cơ quan và lưu trữ Nhà nước, do việc lập hồ sơ ở văn thư cơ quan
làm chưa tốt.
Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có
ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ.
* Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ.
Lập hồ sơ hiện hành là khái niệm dùng để chỉ việc lập hồ sơ đối với các văn
bản vừa giải quyết xong của cơ quan và do cán bộ viên chức hoặc văn thư cơ
quan lập.
Nếu trong một cơ quan công tác lập hồ sơ hiện hành được thực hiên tốt sẽ
có tác dụng sau đây:
- Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, nhân viên.
- Giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.
* Việc lập hồ sơ phải đảm bảo những yêu cầu sau:
- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị
hoặc của cơ quan, tổ chức.
- Văn bản tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với
nhau và phản ánh đúng trình tự của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.
- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá bảo quản tương đối
đồng đều.

21


Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG
CÔNG TY TNHH EROSS VIỆT NAM

2.1 Khái quát chung về Công ty TNHH EROSS Việt Nam
2.1.1 Sự hình thành và phát triển của Công ty TNHH EROSS Việt Nam
Trước sự phát triển của ngành thương mại, dịch vụ và nhu cầu của con
người ngày càng cao, Thủ đô Hà Nội là một trong những thành phố lớn của
Việt Nam, là trung tâm chính trị, văn hoá của cả nước hiện nay. Công ty
TNHH Eross Việt Nam được thành lập theo chứng nhận đăng ký kinh doanh
với mã số thuế 0104155449 do sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp. Công ty
được thành lập ngày 09 tháng 9 năm 2009 do sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội
cấp.
Địa điểm của công ty đóng trên địa bàn Tam Trinh – Quận Hoàng Mai
– Hà Nội. Nơi có trường Đại Học kinh tế kỹ thuật. Đây là nguồn nhân lực có
chuyên môn phục vụ tốt cho nhu cầu lao động có tay nghề, có chất lượng của
công ty. Và từ đó đến nay vẫn luôn duy trì phương châm của mình để sản
phẩm của mình đạt chất lượng cao và giá thành rẻ. Thành lập vào năm 2009
với một công ty, ban lãnh đạo công ty TNHH Eross Việt Nam đã luôn tin
tưởng rằng phương châm kinh doanh của mình sẽ đem lại cho người tiêu
dùng những mặt hàng tiêu dùng đa dạng và chất lượng cao. Với phương châm
đó của công ty TNHH Eross Việt Nam đã không chỉ là chìa khoá thành công
của công ty mà còn đưa sản phẩm của Eross lên một thị trường sản phẩm đa
dạng, phong phú. Sự đón nhận của người tiêu dùng dành cho sản phẩm của
Eross Việt Nam đã vượt quá sự mong đợi của ban lãnh đạo và cán bộ công
nhân viên của công ty.
Đầu năm 2009 sản phẩm của Eross đã cung ứng tràn ngập ra thị trường
mà vẫn không đủ cung cấp cho nhu cầu tiêu dùng của người dân mặc dù thời
điểm này công ty đã cung cấp ra thị trường nhiều mặt hàng như: Khẩu trang
22


sợi hoạt tính, khăn mặt, khăn tắm và tăm tre. Cũng kể từ đó đến thời điểm này
trở đi sản phẩm của công TNHH Eross Việt Nam đã trở nên phổ biến trên

khắp các đại lý ở khu vực miền bắc. Không những dùng lại ở đó với mục đích
sản xuất ra những sản phẩm tốt hơn nữa mà phục vụ người tiêu dùng triệt để
hơn, Công ty chúng tôi đã không ngừng tiếp tục tìm tòi sáng tạo để đưa sản
phẩm mới tới tay người tiêu dùng.
Công ty TNHH EROSS Việt Nam được thành lập ngày 09/09/2009. Công
ty TNHH EROSS Việt Nam có tư cách pháp nhân, có quyền và nghĩa vụ theo
luật định, tự chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của mình trong số vốn
mà Công ty có và tự quản lý, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh đã
đăng ký theo luật doanh nghiệp, đồng thời tự chịu trách nhiệm về bảo toàn và
phát triển vốn của mình và làm nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước.
Hoạt động chính của Công ty là cung cấp cho thị trường những sản phẩm
khăn mặt VIP, Tăm tre, Bàn Chải răng, Tất…
Đứng trước thực trạng môi trường của Việt Nam bị ô nhiễm trầm trọng bởi
khí thải động cơ ô tô , xe máy, khói bụi, dịch bệnh… Công ty TNHH Eross Việt
Nam tự hào là công ty đầu tiên áp dụng sợi hoạt tính vào trong sản phẩm khẩu
trang. 100% sợi hoạt tính có trong sản phẩm được nhập ngoại.
Doanh nghiệp tự hào với sản phẩm khẩu trang cao cấp duy nhất được viện
trang thiết bị và công trình y tế - bộ y tế chứng nhận.
Hiện nay, công ty đã có mạng lưới khách hàng rộng khắp các tỉnh thành
trong cả nước.
2.1.2 Quan điểm phát triển.
Sứ mệnh: EROSS VIỆT NAM luôn nỗ lực hết mình trong phong trào
khuyến khích người Việt tiêu dùng hàng Việt.
Tầm nhìn: EROSS VIỆT NAM mang đến sức khỏe an toàn cho người tiêu
dùng trong và ngoài nước.
23


Slogan: “Chuyên nghiệp - Chất lượng - Luôn luôn học hỏi, đổi mới và hoàn
thiện”

- Nâng cao năng lực cạnh tranh bằng cách áp dụng công nghệ hiện đại và
biện pháp quản lý tiên tiến.
- Chất lượng sản phẩm và dịch vụ chăm sóc khách hàng là yếu tố quyết định
đã và đang tạo dựng lên thương hiệu EROSS Việt Nam.
- Phát triển nguồn nhân lực bền vững với nhân tố con người là trọng tâm.
Giá trị cốt lõi: Khách hàng là trọng tâm
Khách hàng là người đánh giá trung thực và khách quan nhất do vậy việc
thỏa mãn một cách tốt nhất các nhu cầu về sức khỏe, về tiêu dùng của khách
hàng là tiêu thức được đặt lên hàng đầu với EROSS Việt Nam
Trách nhiệm xã hội
Với trách nhiệm của một doanh nghiệp không chỉ vì mục đích kinh doanh
mà bên cạnh đó chúng tôi cam kết đóng góp một cách tích cực vào việc nâng cao
chất lượng cuộc sống, đảm bảo an toàn sức khỏe người tiêu dùng và góp phần
phát triển xã hội.
Sáng tạo và Chất lượng
Nâng cao kỹ năng tạo ra những mẫu mã sản phẩm phù hợp, lựa chọn chất
liệu, cải tiến thiết bị và quy trình. Luôn đề ra các định hướng mới trong từng thời
kỳ nhằm đạt được những tiêu chuẩn chất lượng phù hợp với thị trường và người
tiêu dùng.
Thước đo chất lượng
Khách hàng là người đánh giá trung thực và khách quan nhất về các sản
phẩm nói chung do vậy việc thỏa mãn một cách tốt nhất các nhu cầu về sức
khỏe, về tiêu dùng của họ là tiêu thức được đặt ra hàng đầu với EROSS.
Con người
24


Mỗi thành viên trong công ty EROSS là một nhân tố mắt xích tạo nên sức
mạnh và thành công của công ty. Công ty luôn mong muốn tập hợp được những
thành viên (mắt xích) có tinh thần làm việc tập thể, có sức sáng tạo cao, có trách

nhiệm với công việc. Để tạo được niền tin và lòng hăng say trong công việc của
các thành viên trong công ty ngoài việc tạo ra các giá trị tinh thần đích thực
chúng tôi còn không ngừng phấn đấu nâng cao về đời sống vật chất của các
thành viên trong công ty. Các mục tiêu cụ thể đó được thể hiện rõ nét trong các
qui định, qui chế và các chính sách định hướng nhân sự của công ty.
2.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng của các phòng của Công ty TNHH
EROSS Việt Nam.
2.2.1 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty.
Căn cứ vào nhiệm vụ, chức năng, đặc điểm của quá trình kinh doanh, tính
phức tạp của việc ký hợp đồng mua bán, xuất nhập sản phẩm, bộ máy quản lý
của Công ty TNHH EROSS Việt Nam được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng.

25