Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Bán Hàng Và Theo Dõi Hoạt Động Quản Lý Bán Hàng Tại Siêu Thị A

ề án môn học

Lời mở đầu

Ngày nay trong xu thế phát triển vợt bậc của công nghệ thông tin trên toàn thế giới, thông tin
đã và đang đóng vai trò hết sức quan trọng. Bởi vì thông tin đợc hình thành từ rất nhiều yếu tố
khác nhau, nó đa dạng và phức tạp, do đó việc xử lý thông tin sẽ ngày càng khó khăn. Chính vì
thế công nghệ thông tin đang dần dần từng bớc đợc áp dụng vào các lĩnh vực của đời sống xã
hội nhằm giải quyết các vấn đề xã hội khác nhau.
Một trong những lĩnh vực phát triển hiện nay là ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quản
lý. Khi trình độ tin học hoá cao, việc phát triển và ứng dụng các hệ thống thông tin sẽ đợc thực
hiện ở hầu hết các cơ quan tổ chức và các đơn vị. Nhờ vào công tác tin học hoá mà việc quản
lý và điều hành trong các doanh nghiệp ngày càng đợc cải thiện theo hớng tích cực.
Tuy nhiên trải qua quá trình tìm hiểu thực tế tại siêu thị đã cho thấy rằng việc ứng dụng công
nghệ thông tin trong các lĩnh vực quản lý bán hàng tơng đối ít mặc dù một vài chơng trình đã đợc thực hiện và ứng dụng vào trong thực tiễn, xong hầu hết các chơng trình còn cha đợc hoàn
thiện và cha đáp ứng đợc hết các yêu cầu của ngời sử dụng. Do đó vấn đề đặt ra là cần phải
có sự quan tâm hơn trong vấn đề quản lý bán hàng, để có thể nâng cao hơn nữa công tác quản
lý, giamt thiểu chi phí, dần dần từng bớc tin học hoá, thực hiện việc quản lý tự động trên các
lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội.Chính vì vậy mà đề tài Phân tích thiết kế hệ

thống quản lý bán hàng và theo dõi hoạt động quản lý bán hàng tại siêu thị
A . đã đợc thực hiện với mong muốn chơng trình có thể đợc áp dụng trong công tác quản lý
bán hàng tại siêu thị A nói riêng và trong công tác quản lý bán hàng nói chung. Đề tài đợc thực
hiện nhằm giảm bớt các chi phí không cần thiết, nhằm nâng cao công tác bán hàng, giảm thiểu
những hạn chế trong quản lý do quản lý bằng phơng pháp thủ công hiện nay.

Chơng I
lý luận chung về đề tài
-1-

ề án môn học

1 - Mục tiêu nghiên cứu đề tài
Đề tài này có thể áp dụng quản lý bán hàng cho công ty. Chơng trình phần mềm cho phép
quản lý hoạt động bán hàng một cách có hiệu quả, đơn giản, rễ sử dụng và tránh đợc những sai
sót không đáng có. Hệ thống có thể cho phép ngời sử dụng thực hiện các công việc nh: tra
cứu, tìm kiếm, cập nhật. Ngoài ra chơng trình có thể kết xuất một số báo cáo tổng hợp và quản
trị nhằm cung cấp các thông tin cho lãnh đạo siêu thị.

2 - Phơng pháp sử dụng để thu thập thông tin
Việc thu thập thông tin đợc tiến hành tại siêu thị. Các phơng pháp thu thập thông tin đợc sử
dụng trong quá trình thực hiện gồm có: phỏng vấn, quan sát, thu thập tài liệu. Kết quả của quá
trình này là các sơ đồ mô hình hệ thống thông tin của hoạt động quản lý bán hàng, các bản mẫu
hoá đơn, và danh sách các khách hàng. Ngoài ra em còn phỏng vấn các nhân viên quầy bán hàng,
để biết thêm về cách thức làm việc, tính toán, chức năng của các quầy hàng.

3 - Công cụ để thực hiện đề án
Với đề tài này em sử dụng công cụ để xây dụng phần mềm đó là Visual Foxpro, đây là ngôn
ngữ hớng đối tợng mạnh mẽ cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu quan hệ và phát triển các ứng
dụng. Visual Foxpro cung cấp các công cụ cần thiết để tổ chức các Table chứa các thông tin,
chạy các query, tạo một hệ thống cơ sở dữ liệu thống nhất, hay lập trình dữ liệu sắp xếp dữ
liệu hoàn chỉnh cho ngời sử dụng
Visual Foxpro có nhiều u điểm thể hiện qua những chức năng u việt sau:
+ Visual Foxpro gắn liền với khái niệm lập trình trực quan với giao diện ngời dùng bằng đồ
hoạ (GUI), tức là khi thiết kế chơng trình ngời dùng đợc nhìn thấy ngay kết quả qua tong thao
-2-


ề án môn học

tác và giao diện khi chơng trình thực hiện. Đây là một thuận lợi so với các ngôn ngữ lập trình
khác. Visual Foxpro cho phép chỉnh sửa nhanh chóng hình dạng, kích thớc, mầu sắc của các đối
tợng có mặt trong ứng dụng.
+ Hỗ trợ khả năng lập trình hớng đối tợng cho phép ngời sử dụng có thể định nghĩa các lớp
thuận tiện cho việc phát triển ứng dụng.
+ Visual Foxpro có khả năng kết hợp với các th viện liên kết động DDL ( Dinammic link
liblary). Nó có thể sử dụng rễ ràng các chức năng sẵn có của Windows mà không mất công thiết
kế lại nh sử dụng các hộp thoại chung với Windows, truy xuất tới các th viện liên kết động.
+ Visual Foxpro có thể liên lạc với các công cụ khác chạy trong Windows thông qua công
nghệ OLE của Microsoft.

+ Phơng pháp lập trình các sự kiện ngời dùng của Visual Foxpro làm cho việc xây dựng chơng trình đơn gian đi rất nhiều.
+ Các chơng trình đợc tạo bởi Visual Foxpro có thể đứng một cách độc lập nh một phần
mềm thực sự chạy trong môi trờng Windows.
+ Trong các ứng dụng có liên quan đến cơ sở dữ liệu Visual Foxpro tỏ ra không thua kém
bất cứ một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nào bởi nó có thể dễ dàng truy xuất và điều khiển cơ sở
dữ liệu của các hệ quản trị cơ sở dữ liệu nh: Access, Dbase,
+ Visual Foxpro làm cho CSDL dễ bảo trì hơn, cho phép dễ dàng xây dựng các dự án và
các ứng dụng vào Internet.
Vì những lý do trên nên em quyết định chọn ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro để lập trình
cho phần mềm này.

4 Phạm Vi Nghiên Cứu Đề Tài

-3-


ề án môn học

Đây là một đề tài lớn, bao hàm một nội dung rộng, có nhiều mối quan hệ đến các yếu tố

khác nhau và còn nhiều vấn đề cần phân tích và thiết kế. Mà trong điều kiện thời gian khảo sát
thực tế có hạn, kinh nghiệm cha có gì cả, kiến thức còn hạn hẹp, nên chơng trình này chỉ khái
quát các vấn đề cơ bản nhất về quản lý bán hàng ở siêu thị. Em rất mong đợc sự hớng dẫn của
thầy giáo hớng dẫn và ý kiến đóng góp của các thầy cô để đề tài thêm phần hoàn thiện.

Chơng II
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
quản lý bán hàng tại siêu thị
1 - Phân tích yêu cầu
Hoạt động quản lý bán hàng là hoạt động chủ yếu trong công tác quản lý của siêu thị nó đợc bắt đầu từ khi có sản phẩm do nhà cung cấp cung ứng và khi có hoạt động nhập các hàng
hoá vào trong kho của siêu thị.
Hàng sẽ đợc nhập theo từng đơn đặt hàng, nhân viên có nhiệm vụ kiểm tra các hoá đơn, đối
chiếu số lợng, đơn giá với số lợng, đơn giá ghi trên hoá đơn, sau đó lập và ghi biên bản nhập
hàng.
Đối tợng nhập là các loại hàng phục vụ cho các đối tợng kinh doanh, buôn bán của siêu thị,
ở đây các loại hàng nhập để bán là hàng tổng hợp nh: Hàng tiêu dùng, đồ điện tử
Sau khi hàng đợc nhập vào kho thì tiến hành phần loại hàng hoá để phục vụ khách hàng.
Dựa vào số liệu kiểm kê, số liệu yêu cầu mua của bộ phận bán hàng, đồng thời kết hợp với
thông tin của thị trờng, bộ phận mua hàng sẽ lập bảng dự trù thông qua sự kiểm duyệt của ban
giám đốc sau đó liên hệ với nhà cung cấp để thoả thuận hợp đồng mua bán.

-4-


ề án môn học

Sau khi có số lợng hàng hoá nhất định ngời ta tiến hành bán hàng đồng thời trong quá trình

bán hàng thì ngời ta vẫn tiếp tục nhập các mặt hàng còn thiếu để đáp ứng nhu cầu của khách

hàng
Cuối mỗi tháng thì siêu thị có các báo cáo hàng nhập để trớc hết dùng tính doanh thu của
siêu thị. Tiếp theo là tổng hợp hàng nhập, báo cáo lợng hàng tồn trong kho.
2 - Phân tích hệ thống quản lý bán hàng
2.1 Sơ đồ luồng thông tin
Sơ đồ luồng thông tin đợc dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức hoạt động, tức
là nó mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý và lu trữ trong thế giới vật lý băng các sơ đồ.

Sơ đồ luồng thông tin

Thời Điểm

Nhập hàng
và bán hàng

Nhân Viên

Thông Tin
hàng hoá

Bộ Phận Quản Lý
Nhân Sự

Các Phòng
Liên Quan

Nhập hàng hàng
nhập và hàng bán

Kho dữ liệu

Tổng Hợp
Dữ Liệu
Các báo cáo

- 5tổng
- hợp

Các hoá đơn bán
hàng và hàng tồn
Khi Có Yêu
Cầu

In Các Báo
Cáo


ề án môn học

2.2 - Sơ

đồ chức năng
Sơ Đồ Phân Dã Chức Năng Quản Lý Nhân Sự BFD
Quản lý Bán hàng

1.0 Cập nhật danh
mục

2.0 Tìm kiếm Thông Tin

3.0 Báo Cáo

1.1 Danh mục khách hàng

2.1 Theo Hoá đơn hàng bán

1.2 Danh mục hàng

2.2 Hoá đơn hàng nhập

1.3 Hoá đơn nhập hàng

2.3 Thông tin khách hàng

3.1 Báo cáo tổng
hợp
3.2 Báo cáo theo yêu
cầu

1.4 Hoá đơn bán hàng
1.5 Danh mục nhà cung
cấp

2.3 - Sơ đồ luồng dữ liệu DFD
Dùng để mô tả hệ thống thông tin trên góc độ trừu tợng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng
dữ liệu, các xử lý, các lu trữ dữ liệu nguồn và đích, mà không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và
đối tợng chịu trách nhiệm xử lý.

Sơ đồ mức ngữ cảnh

Báo cáo thu

Đơn đặt hàng
Khách hàng

QUảN Lý
Bán hàng

Giấy biên nhận

Ban quản lý

Báo cáo tồn

Báo cáo tổng hợp nhập
xuất tồn

-6-


ề án môn học
Giám Đốc

Sơ đồ mức 0
Khách
hàng

Khách
hàng

Giấy biên
nhận, đơn đặt
hàng
1.0
Duyệt
đơn

Đơn
đặt
hàn
g

Hoá đơn
bán hàng

2.0 Thu
tiền

Biên lai tiền thu

Thông tin tiền thu
và hàng xuất

CSDL Hệ
Thống
Bộ phận
Báo cáo
Báo cáo tổng hợp
3.0 Lập
3 kinh

- Thiết
kế cơ
liệu cáo
Giám đốc
doanh
tổngsở
hợp dữ báo
kinh doanh
Phần mềm quản lý bán hàng gồm các tệp cơ sở dữ liệu sau
3.1 - Tệp Danh Mục Hàng
Tên Trờng
Mahang
Tenhang
NuocSX
NgaySX

Kiểu dữ liệu
Character
Character
Character
Data/Time

Độ Rộng
10
50
50

Ghi chú
Mã hàng
Tên hàng

Nớc sản xuất
Ngày sản xuất

3.2 - Tệp danh mục khách hàng
Tên Trờng
MaKh
TenKH
DiaChi
DienThoai

Kiểu dữ liệu
Character
Character
Character
Character

Độ Rộng
10
50
50
15

Ghi chú
Mã khách hàng
Tên khách hàng
Địa chỉ của khách hàng
Điện thoại khách hàng

Độ Rộng

Ghi chú

3.3 - Tệp Danh mục nhà cung cấp
Tên Trờng

Kiểu dữ liệu

-7-


ề án môn học
MaNCC
TenNCC
DiaChi
MSThue

Character
Character
Character
Character

10
50
50
15

Mã nhà cung cấp
Tên nhà cung cấp
Địa chỉ của nhà cung cấp
Mã số thuế

Độ Rộng
10
10
10
20
15

Ghi chú
Số hoá đơn bán
Mã hàng bán
Mã khách hàng
Số lợng bán
Đơn giá bán
Ngày bán
Tiền thuế
Đã thanh toán

3.4 - Hoá đơn hàng bán
Tên Trờng
Sohdb
MaHang
MaKH
SoLuong
Dongia
NgayBan
Thue
DaTT
Sohdn

Kiểu dữ liệu
Character
Character
Character
Numeric
Numeric
Data/time
Numeric
Numeric
Numeric

15
15
16

3.5 - Tệp Hoá đơn hàng nhập
Tên Trờng
Sohdn
MaNCC
MaHang
SoLuong
Dongia
NguoiBan
NgayNhap

Kiểu dữ liệu
Character
Character
Character
Numeric

Numeric
Character
Data/time

Độ Rộng
10
10
10
20
15
25
15

Ghi chú
Số hoá đơn nhập
Mã nhà cung cấp
Mã hàng nhập
Số lợng nhập
Đơn giá nhập
Ngời bán
Ngày nhập

Sơ đồ mối liên kết giữa các tệp

4, Thiết kế giao diện
4.1 Giao diện nhập dữ liệu cho ch ơng trình

-8-

ĐÒ ¸n m«n häc

CËp nhËt danh môc kh¸ch hµng

-9-


ĐÒ ¸n m«n häc

CËp nhËt danh môc hµng ho¸

- 10 -


ĐÒ ¸n m«n häc

cËp nhËt danh môc nhµ cung cÊp

- 11 -


ề án môn học

hoá đơn nhập hàng

- 12 -


ĐÒ ¸n m«n häc

ho¸ ®¬n b¸n hµng

4.2 – Mét sè mÉu b¸o c¸o cho ch ¬ng tr×nh

- 13 -


ĐÒ ¸n m«n häc

- 14 -


ĐÒ ¸n m«n häc

- 15 -


ề án môn học

Kết luận

Tóm lại những phân tích và thiết kế trên đây cho thấy sự cần thiết của công nghệ thông tin
và tin học trong quản lý trong thời đại bùng nổ thông tin và tri thức ngày nay. Bài toán quản lý
bán hàng trong các tổ chức doanh nghiệp nó thể hiện đợc xu hớng tin học hoá trong quản lý
trong giai đoạn hiện nay, giúp chung ta giảm bớt đợc sự cồng kềnh phức tạp trong công tác
quản lý so với phơng pháp quản lý bằng thủ công. Hệ thống cho phép tiết kiệm đợc thời gian,
chi phí trong công tác quản lý mà lại gọn nhẹ, an toàn và chính xác
Với đề tài Phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng và theo dõi hoạt

động quản lý bán hàng tại siêu thị A chơng trình đã đạt đợc một số kết quả nh sau:

Giao diện thân thiện, rễ sử dụng
Cho phép kiểm tra chặt chẽ dữ liệu vào ra
Cho phép cập nhật tìm kiếm, một cách nhanh chóng
Đa ra một số báo cáo theo ý ngời dùng
Song vì thời gian có hạn cộng thêm kinh nghiệm và kiến thức cha nhiều nên chơng trình còn
có những hạn chế nh: Giao diện của chơng trình cha thể hiện đợc tất cả các chức năng cơ bản
của chơng trình để ngời dùng có thể nắm rõ

- 16 -


ề án môn học

Tuy nhiên đây là một đề tài lớn mà thời gian và kiến thức có hạn cộng thêm thiếu hiểu biết

về thực tế nên em mong đợc sự chỉ bao và đóng góp ý kiến thêm của thầy, cô giáo và bạn bè
để cho đề án thêm phần hoàn thiện. Và trong thời gian tới em sẽ cố gắng nghiên cứu và học hỏi
để hoàn thiện và phát triển hệ thống, để đề tài đợc hoàn thiện hơn, nâng cao hơn nữa phạm vi
và khả năng ứng dụng của đề tài.
Để hoàn thiện đợc đề án môn học này, một lần nữa em xin gửi lời cảm ơn tới thầy giáo Tr-

ơng Văn Tú đã hớng dẫn và chỉ bảo tận tình cho em trong quá trình nghiên cứu học tập để em
hoàn thành đợc đề án này
Em xin chân thành cám ơn !

------** * **-----1. Nguyễn Thị Ngọc Minh, Sử dụng và khai thác Microsoft Visual Foxpro 6.0
NXB Giáo dục
2. Ks Tin học.Đinh Xuân Lâm & VN-GUIDE, Những bài thực hành cơ sở dữ liệu
Visual Foxpro NXB Thống kê
3. Ths. Trần Công Uẩn, Giáo trình cơ sở dữ liệu NXB Thống kê Hà Nội - 2000

4. Ts. Trơng Văn Tú và Nguyễn Thị Song Minh, Giáo trình Hệ thống thông tin
quản Lý , NXB Thống kê Hà Nội - 2000

- 17 -


ĐÒ ¸n m«n häc

- 18 -