hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty TNHH xây dựng hưng hiếu

Trường Đại Học Hải Phòng

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU
1.Tính cấp thiết của đề tài
Tiền lương là phần thu nhập của người lao động trên cơ sở số lượng và chất
lượng lao động trong khi thực hiện công việc của bản thân người lao động cam kết với
doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp là một khoản chi phí sản xuất.
Việc hạch toán tiền lương đối với doanh nghiệp phải thực hiện một cách chính
xác, hợp lý. Tiền lương được trả đúng với thành quả lao động sẽ kích thích người lao
động làm việc, tăng hiệu quả cho doanh nghiệp, thúc đẩy tinh thần hang say làm việc,
sang tạo trong quá trình lao động, Ngoài tiền lương chính mà người lao động được
hưởng thì các khoản tiền thưởng, phụ cấp, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ là các quỹ
xã hội mà người lao động được hưởng, nó thể hiện sự quan tâm của xã hội, của doanh
nghiệp đến từng thành viên trong doanh nghiệp.

2.Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Mục tiêu chung: Nghiên cứu thực trang hạch toán kế toán tiền lương và các khoản
trích theo lương ở công ty TNHH xây dựng Hưng Hiếu. Từ đó để hiểu sâu hơn về lý
thuyết và có cái nhìn thực tế hơn về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
Mục tiêu cụ thể:
+ Tìm hiểu cơ sở tiền lương và các khoản trích theo lương
+ Phản ánh thực tế hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty
TNHH xây dựng Hưng Hiếu
+ Đưa ra nhận xét chung và đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác
hạch toán kế toán và các khoản trích theo lương tại công ty.

3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: là tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty
TNHH Xây Dựng Hưng Hiếu

- Phạm vi nghiên cứu: tìm hiểu thực trạng tổ chức kế toán tiền lương và các khoản
trích theo lương tại công ty TNHH xây dựng Hưng Hiếu

4.Phương pháp nghiên cứu
Thu thập thu thông tin từ phòng kế toán để tìm hiểu tiền lương và các khoản trích
theo lương thông qua phỏng vấn và điều tra.
Với tầm quan trọng trên của tiền lương, trong thời gian thực tập nhận thức được
vấn đề thực tế trên cùng những điều đã được học trong nhà trường em đã lựa chọn
nghiên cứu đề tài “Tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại
Công tyTNHH xây dựng Hưng Hiếu” làm đề tài cho báo cáo thực tập tốt nghiệp của
mình.

sinh viên :Phạm Thị Thắm

1


Trường Đại Học Hải Phòng

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

5.Kết cấu của chuyên đề
Ngoài phần mở đầu và kết luận , chuyên đề thực tập gồm ba chương:
Chương 1: Lý luận chung về tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo
lương tại Công ty TNHH Xây Dựng Hưng Hiếu
Chương 3: Một số biện pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích
theo lương tại Công ty TNHH xây dựng Hưng Hiếu
Để hoàn thành bài thực tập tốt nghiệp này em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận

tình của các thầy cô trong khoa kế toán tài chính trường Đại Học Hải Phòng đã dẫn
dắt, tạo điều kiện và giúp đỡ chúng em trong suốt quá trình thực tập tại công ty TNHH
xây dựng Hưng Hiếu .Là sinh viên lần đầu tiên thực tập tại một công ty và chưa có
nhiều kinh nghiệm thực tế, qua thời gian thực tập quý công ty đã rất tạo điều kiện cho
chúng em, chỉ bảo cho rất nhiều điều thiết thực, bổ ích. Tuy thời gian thực tập không
dài nhưng chúng em đã được sự giúp đỡ tận tình của các anh chị phòng kế toán cũng
như các phòng ban khác đã tạo điều kiện và môi trường giúp chúng rất nhiều trong
việc nắm vững, liên hệ thực tế, hệ thống lại những kiến thức đã học ở trường, có thêm
nhiều kinh nghiệm thực tiễn trong quá trình để thực hiện tốt chuyên đề thực tập này...
Cuối cùng với sự biết ơn sâu sắc, em xin chân thành cảm ơn các anh chị trong Công ty
TNHH xây dựng Hưng Hiếu, người đã luôn theo sát và hướng dẫn tận tình,giúp đỡ và
tạo điều kiện thuận lợi cho chúng em trong quá trình thực hiện đề tài. Chúng em rất
mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô để chúng em có điều
kiện bổ sung, nâng cao ý thức của mình, phục vụ tốt hơn công tác thực tế sau này.

sinh viên :Phạm Thị Thắm

2


Trường Đại Học Hải Phòng

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN
LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1. Tổng quan về tiền lương và các khoản trích theo lương
1.1.1. Khái niệm và bản chất của tiền lương và các khoản trích theo lương

1.1.1.1. Khái niệm
Lao động là hoạt động chân tay và trí óc của con người nhằm tác động, biến đổi
các vật phẩm tự nhiên thành vật phẩm đáp ứng cho nhu cầu sinh hoạt của con người.
Trong mọi chế độ xã hội, việc sáng tạo của cải vật chất đều không tách rời lao động.
Lao động là điều kiện đầu tiên, cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của xã hội loài
người, là yếu tố cơ bản nhất,quyết định nhất trong quá trình sản xuất. Để cho quá trình
tái sản xuất xã hội nói chung và quá trính sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp nói
riêngđược diễn ra thường xuyên, lien tục thì một ván đề thiết yếu là phải tái sản xuất
sức lao động. Người lao động phải có vật phẩm tiêu dùng để tái sản xuất sức lao động,
vì vậy khi họ tham gia lao động sản xuất ở trong các doanh nghiệp thì đòi hỏi doanh
nghiệp phải trả thù lao lao động cho họ. Trong nền kinh tế hàng hóa , thù lao lao động
được biểu hiện bàng thước đo giá trị gọi là tiền lương.
Như vậy, tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết
mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động theo thời gian, khối lượng công việc mà
người lao động đã cống hiến cho doanh nghiệp.
Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, các doanh nghiệp sử
dụng tiền lương làm đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần tích cực lao động, là
nhân tố để tăng năng suất lao động. Đối với các doanh nghệp, tiền lương phải tả cho
người lao động là một yếu tố cấu thành nên giá trị sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp
sáng tạo ra. Do vây, các doanh nghiệp phải sử dụng sức lao động có hiệu quả để tiết
kiệm chi phí tiền lương.
Quản lý lao động và tiền lương là một nội dung quan trọng trong công tác quản
lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nó là nhân tố giúp cho doanh nghiệp hoàn
thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình. Tổ chức hạch
toán lao động tiền lương giúp cho công tác quản lý lao động của doanh nghiệp vào nề
nếp, thúc đẩy người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, tăng năng suất lao động
và hiệu suất công tác. Đồng thời cũng tạo cơ sở cho việc tính lương theo đúng nguyên
tắc phân phối lao động. Tổ chức tốt công tác hạch toán lao động tiền lương giúp cho

sinh viên :Phạm Thị Thắm

3


Trường Đại Học Hải Phòng

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

doanh nghiệp quản lý tốt quỹ lương, đảm bảo việc trả lương và trợ cấp BHXH đúng
nguyên tắc, đúng chế độ, kích thích người lao độnghoàn thành nhiệm vụ được giao,
đồng thời cũng tạo được cơ sở cho việc phân bổ chi phí nhân công vào giá thành sản
phẩm được chính xác.
1.1.1.2. Bản chất của tiền lương.
Tiền lương là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh, là vốn ứng trước
và đây là một khoản chi phí trong giá thành sản phẩm. Tuy vậy, qua các thời kỳ khác
nhau thì tiền lương cũng được hiểu theo những cách khác nhau. Trước đây trong nền
kinh tê kế hoạch hóa tập chung , tiền lương là một phần của thu nhập quốc dân, được
nhà nước phân phối có kế hoạch cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao
động. Hay tiền lương chịu sự tác động của quy luật phát triển cân đối có kế hoạch và
chịu sự chi phối trực tiếp của nhà nước. Trong nền kinh tế thị trường bản chất của tiền
lương đã thay đổi. Nền kinh tế thị trường thừa nhận sự tồn tại khách quan của thị trường
sức lao động nên tiền lương không chỉ thuộc phạm trù phân phối mà còn là phạm trù
trao đổi phạm trù giá trị.“Tiền lương là giá cả sức lao động được hình thành trên cơ sở
giá trị sức lao động thông qua sự thỏa thuận giữa người có sức lao động và người thuê
mướn sử dụng sức lao động đồng thời chịu sự chi phối của các quy luật kinh tế trong đó
có quy luật cung cầu”
Tóm lại tiền lương mang bản chất kinh tế xã hội. Nó biểu hiện quan hệ xã hội
giữa những người tham gia quá trình sản xuất và biểu hiện mối quan hệ lợi ích giữa các
bên.
Trong quá trình lao động sức lao động của con người bị hao mòn dần cùng với quá trình

tạo ra sản phầm. Muốn duy trì và nâng cao khả năng làm việc của con người thì cần phải
tái sản xuất sức lao động. Do đó tiền lương là một trong những tiền đề vật chất có khả
năng tái tạo sức lao động trên cơ sở bù lại sức lao động thông qua sự thỏa mãn các nhu
cầu tiêu dùng của người lao động.
Đối với các nhà quản lý thì tiền lương là một trong những công cụ để quản lý
doanh nghiệp. Thông qua việc trả lương cho người lao động , người sử dụng lao động
có thể tiến hành kiểm tra , theo dõi , giám sát người lao động theo kế hoạch tổ chức
của mình để đảm bảo tiền lương bỏ ra phải đem lại kết quả và hiệu quả cao. Như vậy
người sử dụng lao động quản lý một cách chặt chẽ về số lượng và chất lượng lao động
của mình để trả công xứng đáng.
1.1.2. Các hình thức tính lương trong doanh nghiệp

sinh viên :Phạm Thị Thắm

4


Trường Đại Học Hải Phòng

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Tùy từng loại hình DN mà áp dụng hình thức trả lương hợp lý và tiên tiến, tạo điều
kiện cho việc nâng cao hiệu quả kinh tế đối với bản thân người lao động cũng như tập
thể đơn vị xí nghiệp.
Các DN thường thực hiện các hình thức trả lương sau: Trả lương theo thời gian,
trả lương theo sản phẩm, trả lương khoán. Việc lựa chọn hình thức trả lương thích hợp
trong các DN một mặt góp phần thực hiện nguyên tắc phân phối theo lao động, kết
hợp chặt chẽ lợi ích chung của xã hội với lợi ích của DN và người lao động. Mặt khác,
nó còn có tác dụng là đòn bẩy kinh tế khuyến khích người lao động chấp hành tốt kỉ
luật lao động, đảm bảo ngày công và năng suất lao động được nâng cao.

1.1.2.1. Hình thức tiền lương thời gian
Hình thức tiền lương theo thời gian là tiền lương trả cho người lao động phụ
thuộc vào thời gian lao động thực tế, trình độ thành thạo điều kiện làm việc và mức độ
trách nhiệm của người lao động.
- Ưu điểm: Tính toán giản đơn, dễ hiểu, dễ áp dụng.
- Nhược điểm: Hình thức trả lương theo thời gian nhìn chung có nhiều hạn chế.
Tiền lương tính trả cho người lao động chưa đảm bảo đầy đủ nguyên tắc phân
phối theo lao động (người làm tốt, có kỹ thuật cũng như người không có kỹ thuật).
Chưa tính đến chất lượng lao động nên không phát huy được khả năng sẵn có
của người lao động, không khuyến khích người lao động tìm tòi học hỏi, nâng cao
trình độ. Do đó chưa phát huy được đầy đủ chức năng đòn bẩy kinh tế quan trọng
trong việc kích thích sự phát triển của sản xuất.
Bởi vậy, khi áp dụng hình thức tiền lương theo thời gian cần thiết phải thực
hiện một số biện pháp phối hợp chặt chẽ việc chấp hành kỹ thuật lao động và sử dụng
thời gian lao động… Tạo cho người lao động có kỹ thuật, có kỷ luật và năng suất cao.
Hình thức trả lương theo thời gian hiện được áp dụng phổ biến ở các đơn vị
hành chính sự nghiệp hoặc ở những xí nghiệp, những bộ phận sản xuất không thể áp
dụng được hình thức tiền lương sản phẩm và khó xác định được mức khoán. Mặt khác
nó là cơ sở để xác định mức khoán theo hiệu quả SXKD.
* Các đơn vị để trả lương theo thời gian
Là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc, cấp bậc
lương (chức danh) và thang lương (hệ số lương). Hình thức này chủ yếu áp dụng cho
lao động gián tiếp, công việc ổn định có thể cho cả lao động trực tiếp mà không định
mức được sản phẩm. Có 2 hình thức trả lương chính:

sinh viên :Phạm Thị Thắm

5

Trường Đại Học Hải Phòng

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

- Hình thức trả lương theo thời gian đơn giản: Đó là tiền lương nhận được của mỗi
người công nhân tùy theo mức lương cấp bậc cao hay thấp, và thời gian làm việc của
họ nhiều hay ít quyết định. Tùy theo mỗi ngành nghề tính chất công việc đặc thù
doanh nghiệp mà áp dụng bậc lương khác nhau. Độ thành thạo kỹ thuật nghiệp vụ
chuyên môn chia thành nhiều thang bậc lương, mỗi bậc hay thang lương có mức lương
nhất định, đó là căn cứ để trả lương theo thời gian có thể được chia ra:
+ Tiền lương tháng: là tiền lương trả cho công nhân viên theo tháng, bậc lương
được tính theo thời gian là một tháng. Thường được quy định sẵn với từng bậc lương
trong các thang lương, lương tháng được áp dụng để trả lương cho nhân viên làm công
tác quản lý kinh tế, quản lý hành chính và các nhân viên thuộc ngành hoạt động không
có tính chất sản xuất.
Mức lương
tháng

=

Mức lương
tối thiểu

x

Hệ số lương theo cấp
bậc, chức vụ

Phụ cấp theo lương
+

Ưu điểm: thể hiện trình độ của người lao động.
Nhược điểm: không tính được số ngày làm việc trong tháng, thường chỉ áp dụng cho
nhân viên hành chính.
+Tiền lương tuần: là tiền lương tính cho người lao động theo mức lương tuần và số
ngày làm việc trong tháng
Tiền lương tuần =

Tiền lương tháng x 12 tháng
52 tuần

+Tiền lương ngày là tiền lương trích cho người lao động theo mức lương ngày và số
ngày làm việc thực tế trong tháng.
Tiền lương ngày=

Tiền lương cỏ bản của tháng
Số ngày làm việc theo quy định của 1 tháng

Ưu điểm:Thể hiện trình độ và điều kiện làm việc của người lao động
Nhược điểm: chưa gắn tiền lương với sức lao động của từng người.
+Tiền lương giờ là tiền lương có thể tính trực tiếp để trả lương theo giờ hoặc căn cứ
vào lương ngày để phụ cấp làm thêm giờ cho người lao động. Phụ cấp làm thêm giờ
tính trên cơ sở lương ngày.
Mức lương giờ =Mức lương ngày : số giờ làm việc trong ngày
Ưu điểm: tận dụng dược thời gian lao động
Nhược điểm: không gắn liền tiền lương và kết quả lao động, theo dõi phức tạp
-> Nhìn chung, hình thức trả lương theo thời gian có những mặt hạn chế là mang
tính bình quân, nhiều khi không phù hợp với kết quả lao động thực tế của người lao
động.
- Để khắc phục phần nào những hạn chế đó việc trả lương theo thời gian giản đơn,

có các chế độ trả lương theo thời gian có thưởng.

sinh viên :Phạm Thị Thắm

6


Trường Đại Học Hải Phòng

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

-Trả lương theo thời gian có thưởng : thực chất của chế độ này là sự kết hợp giữa
việc trả lương theo thời gian đơn giản và tiền thưởng khi công nhân vượt mức những
chỉ tiêu số lượng và chất lượng đã quy định
Mức lương =lương tính theo thời gian giản đơn + tiền thưởng
Hình thức này có nhiều ưu điểm hơn hình thức trả lương theo thời gian giản
đơn,vừa phản ánh được trình độ thành thạo vừa khuyến khích được người lao
động.Tuy nghiên việc xác định tiền thưởng là bao nhiêu là hợp lý là rất khó khăn.Vì
vậy nó chưa bảo đảm phân phối theo lao động.
1.1.2.2. Hình thức tiền lương theo sản phẩm
Hình thức trả lương theo sản phẩm là hình thức tiền lương tính theo số lượng
chất lượng sản phẩm công việc đã hoàn thành.
-Ưu điểm : đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động làm cho người lao động quan
tâm đến số lượng và chất lượng lao động của mình. Tiền lương tính theo sản phẩm
phát huy đầy đủ vai trò đòn bẩy kinh tế kích thích sản xuất phát triển thúc đẩy tăng
năng suất lao động tăng sản phẩm cho xã hội.
-Nhược điểm : Đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng một cách có hệ thống mức lao
động hợp lý , xác định được đơn giá tiền lương cho từng sản phẩm từng công việc.
Đồng thời doanh nghiệp cũng phải xác định chế độ thưởng phạt rõ ràng.
* Các đơn vị để trả lương theo sản phẩm

Khác với hình thức tiền lương theo thời gian, hình thức tiền lương trả theo sản
phẩm là chế độ tiền lương mà thu nhập của mỗi người tuỳ thuộc vào hai yếu tố: Số
lượng sản phẩm làm ra trong tháng và đơn giá tiền công cho một sản phẩm. Trong
đó số lượng sản phẩm làm ra do thống kê ghi chép, còn đơn giá tiền công phụ thuộc
vào hai yếu tố là cấp bậc công việc và định mức thời gian hoàn thành công việc đó.
Có thể nói rằng hiệu quả của hình thức trả lương theo sản phẩm cao hay thấp phụ
thuộc rất nhiều vào công tác định mức lao động có chính xác hay không. Định mức
vừa là cơ sở để trả lương sản phẩm, vừa là công cụ để quản lý.
Tổng tiền lương phải trả =

Đơn giá TL/SP x

Số lượng sản phẩm hoàn thành

Hình thức tiền lương theo sản phẩm
- Hình thức tiền lương theo sản phẩm trực tiếp là tiền lương phải trả cho người
lao động được tính trực tiếp theo số lượng sản phẩm hoàn thành đúng quy cách phẩm
chất và đơn giá tiền lương sản phẩm đã quy định không chịu bất cứ một sự hạn chế
nào.
Tổng tiền lương phải trả=

sinh viên :Phạm Thị Thắm

Số lượng sản phẩm thực tế hoàn
thành

x Đơn giá tiền lương

7

Trường Đại Học Hải Phòng

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Ưu điểm: đơn giản, dễ tính, quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động.
Nhược điểm: dễ nảy sinh tình trạng người lao động chỉ quan tâm đến lợi ích cá nhân
mà không quan tâm đến lợi ích chung của doanh nghiệp
- Trả lương theo sản phẩm gián tiếp
Hình thức này áp dụng để trả lương cho công nhân phục vụ sản xuất như công
nhân vận chuyển vật liệu, thành phẩm, bảo dưỡng máy móc thiết bị.
- Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến
Áp dụng ở các công đoạn quan trọng, những công việc có tính chất đột xuất,
khi SX khẩn trương để đảm bảo tính đồng bộ và quyết định đến việc hoàn thành kế
hoạch SXKD. Đơn giá tiền lương tăng luỹ tiến theo mức độ hoàn thành định mức LĐ.
- Trả lương theo sản phẩm có thưởng
Theo hình thức này ngoài số tiền lương được tính theo sản phẩm, người lao động còn
được hưởng thêm một khoản tiền thưởng theo quy định như thưởng tiết kiệm NVL,
nhiên liệu, hoàn thành nhiệm vụ có chất lượng cao, thưởng hoàn thành kế hoạch…
* Hình thức trả lương khoán khối lượng hoặc khoán công việc
Áp dụng cho những công việc mà xét thấy giao từng việc chi tiết không có lợi
về mặt kinh tế, nên phải giao khoán cả khối lượng công việc hoặc tổng hợp các công
việc phải hoàn thành trong một thời gian nhất định với số lượng được ấn định trước.
* Trả lương cho người lao động làm thêm giờ
- Người lao động làm thêm giờ được trả lương theo đơn giá tiền lương hoặc tiền
lương của công việc đang làm như sau:
+ Vào ngày thường, ít nhất bằng 150%.
+ Vào ngày nghỉ hàng tuần, ít nhất bằng 200%.
+ Vào ngày lễ, ngày nghỉ có hưởng lương, ít nhất 300%.
* Đối với lao động trả lương theo thời gian, nếu làm thêm ngoài giờ tiêu chuẩn thì DN

phải trả lương làm thêm giờ theo cách tính sau:
Lương làm thêm giờ = lương giờ thực trả*150%(200%,300%)*số giờ làm thêm
Trong đó tiền lương giờ thực trả được xác định trên cơ sở tiền lương thực trả của
tháng mà NLĐ làm thêm giờ (trừ tiền lương làm thêm giờ, tiền lương trả thêm khi làm
việc vào ban đêm, tiền thưởng và các khoản thu nhập khác không có tính chất lương)
chia cho số giờ thực tế làm việc trong tháng (không kể số giờ làm thêm) nhưng không
quá 208 giờ, đối với công việc có điều kiện lao động môi trường LĐ bình thường.
Đối với lao động trả lương theo sản phẩm, nếu ngoài giờ tiêu chuẩn DN có yêu
cầu làm thêm số lượng, khối lượng sản phẩm, công việc ngoài định mức hoặc những
công việc phát sinh chưa xác định trong kế hoạch sản xuất kinh doanh năm, mà DN

sinh viên :Phạm Thị Thắm

8


Trường Đại Học Hải Phòng

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

cần làm thêm giờ thì đơn giá tiền lương của những sản phẩm, công việc làm thêm
được trả bằng 150% so với đơn giá tiền lương của sản phẩm làm trong giờ tiêu chuẩn,
nếu làm thêm vào ngày thường; bằng 200% nếu làm thêm vào ngày nghỉ hàng tuần;
bằng 300% nếu làm thêm vào ngày lễ, ngày nghỉ có hưởng lương.
Ngoài ra, làm thêm giờ vào ban đêm thì còn được trả thêm ít nhất bằng 30% tiền
lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương của công việc đang làm vào ban
ngày.
1.1.3. Quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ
1.1.3.1. Quỹ tiền lương
Quỹ tiền lương của DN là toàn bộ tiền lương của DN phải trả cho tất cả các loại

lao động thuộc DN quản lý và sử dụng. Thành phần quỹ lương bao gồm các khoản
chủ yếu là tiền lương trả cho NLĐ trong thời gian thực tế làm việc (theo thời gian,
theo SP), tiền lương trả cho NLĐ trong thời gian ngừng việc, nghỉ phép hoặc đi học,
các loại tiền lương trong SX, các khoản phụ cấp thường xuyên (phụ cấp khu vực, phụ
cấp trách nhiệm, phụ cấp học nghề, phụ cấp thâm niên, phụ cấp làm đêm, thêm giờ…)
trong quan hệ với quá trình SXKD kế toán phân loại quỹ lương của DN như sau:
-Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho người lao động theo số lượng và chất
lượng lao động trong thời gian công tác.
- Tiền lương phụ: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian không
làm việc nhưng được hưởng lương do chế độ quy định (nghỉ phép, lễ tết, hội họp…).
Việc phân chia quỹ lương thành tiền lương chính và tiền lương phụ có ý nghĩa nhất
định trong công tác hạch toán, phân bổ tiền lương theo đúng đối tượng và trong công
tác phân tích tình hình sử dụng quỹ lương ở các DN
1.1.3.2 Nguồn hình thành quỹ tiền lương
Trong doanh nghiệp để phục vụ cho công tác hạch toán và phân tích tiền lương có
thể phân loại quỹ tiền lương thành tiền lương chính và tiền lương phụ. Tiền lương
chính là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm nhiệm vụ chính của họ
và tiền lương phụ là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian không làm
nhiệm vụ chính nhưng vẫn được hưởng lương theo chế độ quy định như tiền lương trả
cho người lao động.
Việc phân chia quỹ lương thành lương chính và lương phụ có ý nghĩa nhất định
trong công tác hạch toán phân bổ tiền lương theo đúng đối tượng và công tác phân tích
tình hình sử dụng quỹ lương ở các doanh nghiệp.
* Quỹ BHXH

sinh viên :Phạm Thị Thắm

9

Trường Đại Học Hải Phòng

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

-Khái niệm: Quỹ BHXH là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia
đóng góp quỹ trong các trường hợp họ bị mất khả năng lao động như ốm đau, thai sản,
tai nạn lao động, hưu trí, mất sức.
-Mục đích lập quỹ BHXH: Tạo nguồn tài chính để chi trả trợ cấp cho người lao
động khi họ ốm đau, tai nạn, thai sản, bệnh nghề nghiệp và chi trả chế độ hưu trí khi
họ nghỉ hưu, chế độ tử tuất khi họ qua đời.
-Nguồn hình hành quỹ BHXH: Quỹ BHXH được trích theo tỷ lệ phần trăm quy
định trên quỹ lương tính BHXH. Theo chế độ hiện hành (năm 2015), BHXH trích 26%
trong đó doanh nghiệp chịu 18% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, và người lao
động chịu 8% trừ vào thu nhập người lao động.
-Về đối tượng: Trước đây BHXH chỉ áp dụng đối với những doanh nghiệp Nhà
nước. Hiện nay theo nghị định 45/CP thì chính sách BHXH được áp dụng đối với tất
cả các loại lao động thuộc mọi thành phần kinh tế, đối với tất cả các thành viên trong
xã hội và cho mọi người có thu nhập cao hoặc có điều kiện tham gia mua.
-Quản lý quỹ BHXH: Về nguyên tắc, quỹ BHXH phải nộp hết cho cơ quan BHXH
hàng tháng. Tuy nhiên để doanh nghiệp có kinh phí chi trả trợ cấp BHXH cho người
lao động khi ốm đau, doanh nghiệp được giữ lại 2% nhưng phải quyết toán với cơ
quan BHXH hàng quý.
* Quỹ bảo hiểm y tế (BHYT)
-Khái niệm: Quỹ BHYT là quỹ được sử dụng để hỗ trợ cho những người có tham
gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám chữa bệnh.
-Mục đích lập quỹ BHYT: Quỹ BHYT được sử dụng để thanh toán các khoản khám
chữa bệnh, viện phí, thuốc thang… cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh
đẻ…Quỹ BHXH do cơ quan BHYT thống nhất quản lý và trợ cấp cho người lao động
thông qua mạng lưới y tế, những người có tham gia nộp bảo hiểm y tế khi ốm đau
bệnh tật đi khám chữa bệnh họ sẽ được thanh toán thông qua chế độ BHYT mà họ đã

nộp.
-Nguồn hình thành quỹ BHYT: Quỹ BHYT được hình thành từ việc trích lập theo tỷ
lệ quy định trên tiền lương phải trả cho công nhân trong kỳ. Theo chế đọ hiện hành,
doanh nghiệp trích quỹ BHYT theo tỷ lệ 4,5% trên tổng số tiền lương tháng ghi trên
hợp đồng (lương cơ bản), trong đó 3%tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối
tượng sử dụng lao động và 1,5% trừ vào lương của người lao động. Quỹ BHYT dược
trích lập để tài trợ cho người lao dộng có tham gia đóng góp quỹ trong cá hoạt động
khám chữa bệnh.

sinh viên :Phạm Thị Thắm

10


Trường Đại Học Hải Phòng

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

-Quản lý quỹ BHYT: Quỹ BHYT được quản lý tập trung, thống nhất, công khai,
minh bạch và có sự phân cấp quản lý trong hệ thống tổ chức BHYT.
*Quỹ bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)
-Khái niệm: Quỹ BHTN là quỹ giải quyết tình trạng thất nghiệp, nhằm trợ giúp kịp
thời cho những người thất nghiệp trong thời gian chưa tìm được việc làm và tạo cơ
hội cho họ học nghề, tìm kiếm công việc mới.
-Mục đích lập quỹ BHTN: là trợ cấp những người lao động có tham gia đóng quỹ
khi họ thất nghiệp.
-Nguồn hình thành quỹ BHTN: Theo điều 81 luật BHXH, người thất nghiệp được
hưởng BHTN khi có đủ các điều kiện sau đây:
+Đã đóng BHTN đủ 12 tháng trong thời gian 24 tháng trước khi thất nghiệp
+Đã đăng ký thất nghiệp với tổ chức BHXH

+Chưa tìm được việc làm sau 15 ngày kể từ ngày đăng ký thất nghiệp
- Nguồn hình thành quỹ BHTN như sau:
+Người lao động đóng bằng 1% tiền lương, tiền công đóng BHTN
+Người sử dụng lao động đóng bằng 1% quỹ tiền lương, tiền công tháng đóng BHTN
của những người lao động tham gia BHTN
+Hàng tháng nhà nước hỗ trợ từ ngân sách bằng 1% quỹ tiền lương tiền công tháng
đóng BHTN của những người tham gia BHTN và mỗi năm chuyển 1 lần.
Vậy tỷ lệ trích lập BHTN của doanh nghiệp là 2%, trong đó người lao động chịu 1%
và doanh nghiệp chịu 1% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
* Kinh phí công đoàn (KPCĐ)
- Khái niệm: Là nguồn tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các doanh nghiệp.
-Mục đích trích lập KPCĐ: KPCĐ là khoản tiền được trích lập theo tỷ lệ quy định
trên tổng quỹ lương thực tế phải trả cho toàn bộ công nhân viên trong doanh nghiệp
nhằm chăm lo, bảo vệ quyền lợi chính đáng cho người lao động đồng thời duy trì hoạt
động của công đoàn tại doanh nghiệp.
-Nguồn hình thành KPCĐ: Theo chế độ hiện hành hàng tháng doanh nghiệp trích
2% KPCĐ trên tổngquỹ lương làm căn cứ đóng BHXHvà tính toàn bộ vào chi phí sản
xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng lao động
-Quản lý KPCĐ: toàn bộ số KPCĐ trích được một phần nộp lên cơ quan công đoàn
cấp trên, một phần để lại doanh nghiệp để chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại doanh
nghiệp.

1.2. Yêu cầu và nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khỏa trích theo
lương

sinh viên :Phạm Thị Thắm

11

Trường Đại Học Hải Phòng

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Để tiền lương thực sự là đòn bẩy kinh tế và để thực hiện tốt chức năng là công
cụ phục vụ cho sự điều hành quản lý lao động tiền lương về các khoản trích theo lương
có hiệu quả, kế toán cần thực hiện các yêu cầu nhiệm vụ sau:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp một cách kịp thời chính xác, đầy đủ số
liệu về số lượng, chất lượng, thời gian lao động, kết quả lao động.
- Tính toán chính xác, kịp thời tiền lương và các khoản trích bảo hiểm xã hội,
bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp cho các đối tượng sử dụng
liên quan.
- Lập các báo cáo về LĐ, tiền lương nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho việc
phân tích tình hình quản lý LĐ, sử dụng thời gian LĐ cho công tác quản lý kinh tế

1.3. Lý luận tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
1.3.1. Kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh
nghiệp.
1.3.1.1. Hạch toán số lượng lao động
Hạch toán số lượng lao động thường có sự biến động tăng giảm trong từng đơn
vị, bộ phận cũng như trong phạm vi toàn DN. Sự biến động trong DN có ảnh hưởng
lớn đến cơ cấu lao động, chất lượng lao động và do đó làm ảnh hưởng đến việc thực
hiện nhiệm vụ SXKD của DN.
Để quản lý số lượng lao động về mặt số lượng thì các DN sử dụng sổ sách lao
động. Sổ này do phòng t lao động iền lương lập ( lập chung cho toàn đơn vị và từng bộ
phận) nhằm nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong DN. Ngoài
ra, đơn vị còn căn cứ vào sổ lao động để quản lý nhân sự về số lượng và chất lượng, về
biến động và chấp hành chế độ đối với nguời lao động.
1.3.1.2. Hạch toán thời gian lao động
Hạch toán sử dụng thời gian lao động là việc ghi chép phản ánh chính xác, kịp

thời về số ngày công, giờ công việc làm thực tế, nghỉ việc của từng công nhân.
Chứng từ dùng để hạch toán thời gian lao động là bảng chấm công, bảng chấm
công được lập riêng cho từng bộ phận, tổ đội LĐ SX trong đó nghi rõ ngày tháng làm
việc, nghỉ việc của từng NLĐ của từng đơn vị SX hay từng phòng ban trong DN. Hạch
toán sử dụng LĐ thời gian có tác dụng quản lý ,kiểm tra việc chấp hành kỹ thuật LĐ.
Bảng chấm công ghi do tổ truởng các phòng ban trực tiếp ghi và để nơi công khai để
CNV giám sát thời gian LĐ của từng người. Cuối tháng bảng chấm công được dùng để
tổng hợp thời gian LĐ và tính lương cho từng bộ phận và tổ đội.

sinh viên :Phạm Thị Thắm

12


Trường Đại Học Hải Phòng

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

1.3.1.3. Hạch toán kết quả lao động
Để hạch toán kết quả LĐ, chứng từ LĐ khác nhau, tuỳ theo loại hình và đặc
điểm SX chung của từng đơn vị. Mặc dù sử dụng mẫu chứng từ khác nhau nhưng các
chứng từ này đều bao gồm các nội dung cần thiết như: tên CV hoặc SP, thời gian LĐ,
số lượng SP hoàn thành trong nhiệm kỳ…các chứng từ này cụ thể như sau: Hợp đồng
giao khoán, Phiếu báo làm thêm giờ, Phiếu xác nhận SP hoặc CVhoàn thành, Bảng kê
năng suất tổ, Bảng kê sản lượng cho từng người…
Để tổng hợp kết quả LĐ nhân viên hạch toán phân xưởng mở bảng tổng hợp kết
quả LĐ, nhân viên hạch toán phân xưởng mở sổ để tổng hợp kết quả lao động trên cơ sở
chứng từ hạch toán LĐ do các bộ phận khác chuyển đến theo kỳ. Nhân viên hạch toán
phân xưởng ghi kết quả LĐ của từng người, từng bộ phận vào sổ và cộng sổ, lập báo cáo
kết quả LĐ để gửi cho các bộ phận quản lý có liên quan.

1.3.1.4. Hạch toán tiền lương cho người lao động
Căn cứ vào bảng chấm công để biết thời gian lao động cũng như số ngày công lao
động của mỗi người tại từng phòng ,ban ,tổ ,nhóm lập bảng thanh toán tiền lương cho
từng người lao động .Ngoài bảng chấm công còn có những chứng từ kèm theo là bảng
tính phụ cấp ,trợ cấp ,phiếu xác nhận thời gian lao động hoặc công việc hoàn thành.
Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền lương và
phụ cấp cho người lao động làm việc trong các đơn vị sản xuất kinh doanh đồng thời
làm căn cứ để thống kê vềlao động tiền lương .Bảng thanh toán lương được lập hàng
tháng theo từng bộ phận (phòng ,ban ,tổ ,nhóm)tương ứng với bảng chấm công .Từ
bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ khác có liên quan đến kế toán tiền lương
lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương .
Xác nhận trình tự tính toán tổng hợp mức tuyệt đối với người lao động trong khung
hạn được trả ,được thanh toán .Để thực hiện tốt nội dung này cần có những điều kiện
sau:
-Phải thu thập đầy đủ các chứng từ có liên quan về chất lượng và số lượng lao
động
-Phải dựa vào văn bản quy định chế độ trả lương,thưởng ,phụ cấp của nhà nước
-Phải xác định hình thức trả công thích hợp cho từng loại lao động trước khi đi
vào công việc tính toán riêng
-Phải lựa chọn cách chia tiền công hợp lý cho từng lao động, cho các loại việc
được thực hiện bằng 1 nhóm lao đọng khác nhau về ngành nghề,cấp bậc .hiệu suất lao
động

sinh viên :Phạm Thị Thắm

13


Trường Đại Học Hải Phòng

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

-Xác định chứng từ thanh toán tiền công và các khoản có liên quan khác với
người lao động với tư cách là chứng từ tính lương và thanh toán.
1.3.2. Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương trong
doanh nghiệp.
1.3.2.1. Chứng từ sử dụng
Chứng từ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của DN thường sử
dụng gồm các loại sau:
Bảng 1.1. Chứng từ kế toán lao động, tiền lương
Bảng chấm công
Mẫu số 01a- LĐTL
Bảng chấm công làm thêm giờ
Mẫu số 01b- LĐTL
Bảng thanh toán tiền lương
Mẫu số 02- LĐTL
Bảng thanh toán tiền thưởng
Mẫu số 03- LĐTL
Giấy đi đường
Mẫu số 04- LĐTL
Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành
Mẫu số 05- LĐTL
Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
Mẫu số 06- LĐTL
Bảng thanh toán tiền thuê ngoài
Mẫu số 07- LĐTL
Hợp đồng giao khoán
Mẫu số 08- LĐTL
Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán
Mẫu số 09- LĐTL

Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
Mẫu số 10- LĐTL
Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội
Mẫu số 11- LĐTL
1.3.2.2. Tài khoản sử dụng
Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương kế toán sử dụng các TK sau:

sinh viên :Phạm Thị Thắm

14


Trường Đại Học Hải Phòng

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

-Tài khoản 334: Phải trả người LĐ
Tài khoản này dung để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các
khoản phải trả cho CNV của DN về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các
khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của CNV.
Nợ
TK334
Có
- Các khoản tiền lương, tiền thưởng
BHXH và các khoản khác đã trả, đã ứng
cho NLĐ.
- Các khoản khấu trừ vào lương của
NLĐ.

- Các khoản tiền lương, tiền thưởng

BHXH và các khoản khác phải trả cho
NLĐ.
- các khoản tiền công phải trả cho lao
động thuê ngoài.

Số trả thừa cho NLĐ.

Tiền lương, BHXH và các khoản khác
chưa thanh toán cho NLĐ.

TK 334 chi tiết thành hai tài khoản cấp 2:
TK 3341: Phải trả CNV .
TK 3348: Phải trả NLĐ khác
-Tài khoản 338: “ Phải trả, phải nộp khác”
Tài khoản này để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả, phải nộp
khác.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 338:
Nợ
TK338
Có
- BHXH phải trả cho CNV
- KPCĐ chi tại đơn vị
- Số BHXH, BHYT, KPCĐ đã nộp cho
cơ quan quản lý quỹ.
- Các khoản phải trả, phải nộp khác

- Trích NHXH, BHYT, KPCĐ vào chi
phí SXKD.
- BHXH, KPCĐ vượt chi được cấp bù.
- Trích BHXH, BHYT trừ vào lương

của CNV.
- Các khoản phải trả khác

-Số đã trả, đã nộp nhiều hơn số phải trả,
phải nộp hoặc số BHXH, KPCĐ vượt
chi chưa được cấp bù.

- Số tiền còn phải trả, còn phải nộp.
- BHXH, BHYT, KPCĐ đã trích chưa
nộp đủ cho cơ quản lý.

TK338 có 8 TK cấp 2
-TK 3381: Tài sản thừa chờ xử lý
-TK 3382: Kinh phí công đoàn

sinh viên :Phạm Thị Thắm

15


Trường Đại Học Hải Phòng

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

-TK 3383: Bảo hiểm xã hội
-TK 3384: Bảo hiểm y tế
-TK 3385: Phải trả về cổ phần hóa
-TK 3386: Bảo hiểm thất nghiệp
-TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện
-TK 3388: Phải trả phải nộp khác

Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan:
-TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp
-TK 627: Chi phí sản xuất chung
-TK 641: Chi phí bán hàng
-TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
-TK 335: Chi phí phải trả
-TK 111: Tiền mặt
-TK 112: Tiền gửi ngân hàng
-TK 141: Tạm ứng

sinh viên :Phạm Thị Thắm

16


Trường Đại Học Hải Phòng

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

1.3.2.3. Trình tự hạch toán
TK 138,141
TK 334
TK 622,627,641,642
333,338
Các khoản khấu trừ vào
Lương và các khoản mang tính
Thu nhập của ngưòi LĐ

chất phải trả cho nguời LĐ
TK 335

TK 111,112
Ứng và thanh toán tiền lương

Phải trả tiền lương nghỉ phép
của công nhân SX (nếu
DN trích trước)

Và các khoản khác cho
người LĐ
TK 152

TK 353
Tiền thưởng, khen thưởng
Phúc lợi trả cho NLĐ

Trả lương, thưởng và các
khoản khác bằng SP,HH
TK 338
TK 333.5

BHXH phải trả CNV

Thuế TNCN (nếu có)

Sơ đồ 1.1: Kế toán tổng hợp tiền lương

sinh viên :Phạm Thị Thắm

17

Trường Đại Học Hải Phòng

TK 111, 112

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

TK 3382, 3383, 3384, 3386

TK 334

Nộp BHXH,BHYT,

Trích BHXH(8%), BHYT (1,5%)

KPCĐ,BHTN

BHTN(1%) tính trừ vào lương
TK 622, 627, 641, 642

Chi tiêu cho hoạt động Trích BHXH
công đoàn tại DN
BHYT,BHTN,KPCĐ
trả người lao

TK 3383
BHXH phải

động

Sơ đồ 1.2:Kế toán các khoản trích theo lương

sinh viên :Phạm Thị Thắm

18


Trường Đại Học Hải Phòng

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Sơ đồ 1.3: Hạch toán trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất
TK338
TK627
(3)Trích BHXH,BHYT,KPCĐ
Đối với CN xây lắp, CN
BHTN trên tiền lương nghỉ
điều khiển máy thi công
Phép phải trả
trong DNXL
TK622
Đối với CN sản xuất khác
TK335
TK334
(2) Tiền lương nghỉ phép
phải trả cho CN sản xuất
TK711
(5) Hoàn nhập chênh lệch chi
phí trích trước tiền lương nghỉ
phép lớn hơn tiền lương nghỉ

phép thực tế

(1) số trích trước tiền lương nghỉ
phép của CN sản xuất hàng tháng

(4) Cuối niên độ kế toán điều chỉnh
số chênh lệch tiền lương nghỉ phép
thực tế phát sinh lớn hơn chi phí đã
trích

Sơ đồ 1.4: Hạch toán tổng hợp Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm
TK11,112
TK351
TK642
Trả tiền trợ cấp mất việc làm
Trích quỹ dự phòng trợ
cho người lao động
cấp mất việc làm
Trả tiền trợ cấp mất việc làm cho người lao động khi
không còn số dư quỹ dự phòng

sinh viên :Phạm Thị Thắm

19


Trường Đại Học Hải Phòng

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

1.3.3 Tổ chức sổ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong
doanh nghiệp.
Theo thông tư hướng dẫn mới nhất số 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014:
Doanh nghiệp được tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cho riêng mình nhưng phải đảm
bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra,
dễ kiểm soát và dễ đối chiếu. Trường hợp không tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán,
doanh nghiệp có thể áp dụng biểu mẫu sổ kế toán theo hướng dẫn (Hệ thống số kế toán
theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính)nếu phù hợp với
đặc
điểm
quản
lý
và
hoạt
Cụ thể hệ thống số kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006
của Bộ tài chính:
1.3.3.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung
* Nhật ký chung:Là hình thức kế toán đơn giản số lượng sổ sách gồm: Sổ nhật
ký, sổ cái và các sổ chi tiết cần thiết. Đặc trưng cơ bản của hình thức này là tất cả các
nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm
là sổ Nhật Ký Chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của
nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp
vụ kinh tế phát sinh.

Biểu đồ số 01:Tổ chức hạch toán theo Nhật ký chung
Báo cáo tài chính
Sổ cái TK 334,338 622,627,641,642
Sổ kế toán chi tiết

TK 334,338

tth
SổNhật ký đặc biệt

sinh viên :Phạm Thị Thắm

20


Trường Đại Học Hải Phòng

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

đặc biệt
Bảng tổng hợp chi tiết TK
Sổ Nhật ký chung
Chứng từ gốc
Bảng cân đối TK

Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi định kỳ hoặc cuối tháng
: Đối chiếu
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ,
trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi
trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn
vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các
nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các
chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc

sinh viên :Phạm Thị Thắm

21


Trường Đại Học Hải Phòng

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

biệt liên quan. Định kỳ, có thể là 3, 5, 10 ngày hoặc cuối tháng, tuỳ theo khối lượng
nghiệp vụ phát sinh, kế toán tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào
các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ
được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm, kế toán tiến hành cộng số liệu trên Sổ Cái,
lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên
Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết, số liệu được
dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân
đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật
ký chung.
Hình thức kế toán Nhật ký chung có ưu điểm là đơn giản, thích hợp với mọi
đơn vị kế toán và thuận lợi cho việc sử dụng kế toán máy, thuận tiện đối chiếu, kiểm
tra chi tiết theo từng chứng từ gốc.
Các sổ gắn với kế toán tiền lương theo hình thức nhật ký chung : sổ chi tiết tài
khoản 334, sổ chi tiết tài khoản 338, sổ cái tài khoản 334,338,641,642,622,627…
1.3.3.2. Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái
*Nhật Ký - Sổ Cái: Là hình thức kế toán trực tiếp, đơn giản bởi đặc trưng về số
lượng sổ, loại sổ, kết cấu sổ, các loại sổ cũng như hình thức nhật ký chung. Đặc trưng
cơ bản của hình thức kế toán này là các ngiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi

chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán
tổng hợp duy nhất sổ Nhật Ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật Ký - Sổ Cái là các
chứng từ gốc.

sinh viên :Phạm Thị Thắm

22


Trường Đại Học Hải Phòng

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Biểu đồ số 02: Tổ chức hạch toán theo hình thức Nhật Ký - Sổ Cái

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác
định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái. Số liệu của
mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một
dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập
cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát
sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.
Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi
Sổ Nhật ký – Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong
tháng vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số
liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở
phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các

sinh viên :Phạm Thị Thắm

23


Trường Đại Học Hải Phòng

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối
tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán
tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký – Sổ Cái.
Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký – Sổ
Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số dư bên Nợ các tài khoản = Tổng số dư bên Có các tài khoản
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ,
số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu
khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên
“Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư
cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký – Sổ Cái.
Số liệu trên Nhật ký – Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ
được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái là hình thức đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối
chiếu. Tuy nhiên, hình thức này không áp dụng được cho những đơn vị quy mô lớn,
nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, hoạt động phức tạp và sử dụng nhiều tài khoản,
không thuận lợi cho phân công lao động kế toán và thường lập báo cáo chậm.
Các sổ gắn với kế toán tiền lương theo hình thức nhật ký sổ cái : sổ chi tiết tài
khoản 334, sổ chi tiết tài khoản 338, sổ nhật ký sổ cái.
1.3.3.3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
* Chứng từ ghi sổ: Nó tách việc ghi Nhật Ký với việc ghi Sổ Cái thành 2 bước
công việc độc lập, kế thừa để tiện cho phân công lao động kế toán, khắc phục những

hạn chế của hình thức Nhật Ký - Sổ Cái. Đặc trưng cơ bản là căn cứ trực tiếp để ghi sổ
kế toán tổng hợp là Chứng từ ghi sổ. Chứng từ này do kế toán lập trên cơ sở từng
chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh
tế.
Biểu đồ số 03: Tổ chức hạch toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Chứng từ kếtoán
Chứng từ ghi sổ
Sổ Cái TK 334,338
Bảng cân đối TK

sinh viên :Phạm Thị Thắm

24


Trường Đại Học Hải Phòng

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Sổ quỹ
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Sổ kế toán chi tiết TK 334,338
Bảng tổng hợp chi tiết tk TKTK
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi định kỳ hoặc cuối tháng
: Đối chiếu
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế

toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ
ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó
được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ
ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh
Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái
lập Bảng Cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết
(được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số
phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và
bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng
số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư
của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản
tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
Các sổ gắn với kế toán tiền lương theo hình thức chứng từ ghi sổ : sổ cái tài khoản
334,338 , sổ chi tiết tài khoản 334,338.
1.3.3.4. Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ
Là tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của
các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản

sinh viên :Phạm Thị Thắm

25