kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty TNHH dịch vụ và giao nhận vận tải hoàng sơn

MỤC LỤC


Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

LĐ

Lao động

XH

Xã hội

DN

Doanh nghiệp

SXKD

Sản xuất kinh doanh

BHXH

Bảo hiểm xã hội

BHYT

Bảo hiểm y tế

BHTN

Bảo hiểm thất nghiệp

KPCĐ

Kinh phí Công đoàn

2


Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

DANH MỤC BẢNG BIỂU
Trang
Bảng 1.1.Chứng từ kế toán lao động, tiền lương.........................................................22
Bảng 2.1.Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2013-2014...........................................38
Bảng 2.2.Bảng phân bổ công nhân viên tại công ty TNHH dịch vụ và giao nhận
vận tải Hoàng Sơn........................................................................................................44
Bảng 2.3.Bảng chi tiết tiền lương của lái xe................................................................47
Bảng 2.4.Bảng chấm công bộ phận văn phòng...........................................................53
Bảng 2.5.Bảng thanh toán tiền lương bộ phận văn phòng..........................................54
Bảng 2.6.Bảng chấm công bộ phận đóng hàng bảo vệ giao nhận...............................56
Bảng 2.7.Bảng thanh toán tiền lương bộ phận đóng hàng bảo vệ giao nhận..............57
Bảng 2.8.Bảng chấm công bộ phận kỹ thuật...............................................................61
Bảng 2.9.Bảng thanh toán tiền lương bộ phận kỹ thuật..............................................62
Bảng 2.10.Bảng kê cước vận chuyển...........................................................................64
Bảng 2.11.Bảng chi tiết tiền lương của lái xe..............................................................65
Bảng 2.12.Bảng thanh toán tiền lương bộ phận vận chuyển.......................................67
Bảng 2.13.Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương.........................................................68
Bảng 2.14.Bảng thanh toán trợ cấp bảo hiểm xã hội...................................................71

Bảng 2.15.Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội.............................................72
Bảng 2.16.Sổ chi tiết tài khoản 338.3..........................................................................73
Bảng 2.17.Sổ chi tiết tài khoản 338.4..........................................................................74
Bảng 2.18.Sổ chi tiết tài khoản 338.9..........................................................................75
Bảng 2.19.Sổ chi tiết tài khoản 338.2..........................................................................76
Bảng 2.20.Sổ nhật ký chung........................................................................................77
Bảng 2.21.Sổ cái tài khoản 334....................................................................................78
Bảng 2.22.Sổ cái tài khoản 338....................................................................................79
Bảng 2.23.Sổ cái tài khoản 622....................................................................................80
Bảng 2.24.Sổ cái tài khoản 627....................................................................................81
Bảng 2.25.Sổ cái tài khoản 642....................................................................................82

3


Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

DANH MỤC SƠ ĐỒ
Trang
Sơ đồ 1.1: Kế toán tổng hợp tiền lương.......................................................................25
Sơ đồ 1.2:Kế toán các khoản trích theo lương.............................................................26
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty..............................................................39
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH dịch vụ và
giao nhận vận tải Hoàng Sơn.......................................................................................41
Sơ đồ 2.3:Tổ chức hạch toán theo Nhật ký chung.......................................................44
Sơ đồ 2.4: Trình tự luân chuyển chứng từ...................................................................51
Sơ đồ 3.1. Màn hình giao diện phần mềm MISA.SME.NET.2012.............................104
Sơ đồ 3.1. Màn hình giao diện phần mềm SAS INNOVA..........................................105
Sơ đồ 3.1. Màn hình giao diện phần mềm FAF – ACCOUNTING............................106

4


Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

LỜI MỞ ĐẦU

1.Tính cấp thiết của đề tài
Tiền lương là phần thu nhập của người lao động trên cơ sở số lượng và chất
lượng lao động trong khi thực hiện công việc của bản thân người lao động cam kết với
doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp là một khoản chi phí sản xuất.
Việc hạch toán tiền lương đối với doanh nghiệp phải thực hiện một cách chính
xác, hợp lý. Tiền lương được trả đúng với thành quả lao động sẽ kích thích người lao
động làm việc, tăng hiệu quả cho doanh nghiệp, thúc đẩy tinh thần hang say làm việc,
sang tạo trong quá trình lao động, Ngoài tiền lương chính mà người lao động được
hưởng thì các khoản tiền thưởng, phụ cấp, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ là các quỹ
xã hội mà người lao động được hưởng, nó thể hiện sự quan tâm của xã hội, của doanh
nghiệp đến từng thành viên trong doanh nghiệp.

2.Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Mục tiêu chung: Nghiên cứu thực trang hạch toán kế toán tiền lương và các khoản
trích theo lương ở công ty TNHH dịch vụ và giao nhận vận tải Hoàng Sơn. Từ đó để
hiểu sâu hơn về lý thuyết và có cái nhìn thực tế hơn về kế toán tiền lương và các khoản
trích theo lương.
Mục tiêu cụ thể:
+ Tìm hiểu cơ sở tiền lương và các khoản trích theo lương
+ Phản ánh thực tế hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty
TNHH dịch vụ và giao nhận vận tải Hoàng Sơn
+ Đưa ra nhận xét chung và đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác
hạch toán kế toán và các khoản trích theo lương tại công ty.

5


Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: là tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty
TNHH dịch vụ và giao nhận vận tải Hoàng Sơn.
- Phạm vi nghiên cứu: tìm hiểu thực trạng tổ chức kế toán tiền lương và các khoản
trích theo lương tại công ty TNHH dịch vụ và giao nhận vận tải Hoàng Sơn tháng 11
năm 2014

4.Phương pháp nghiên cứu
Thu thập thu thông tin từ phòng kế toán để tìm hiểu tiền lương và các khoản trích
theo lương trong tháng 11 năm 2014 thông qua phỏng vấn và điều tra.
Với tầm quan trọng trên của tiền lương, trong thời gian thực tập nhận thức được
vấn đề thực tế trên cùng những điều đã được học trong nhà trường em đã lựa chọn
nghiên cứu đề tài “Tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại
Công ty TNHH dịch vụ và giao nhận vận tải Hoàng Sơn” làm đề tài cho báo cáo
thực tập tốt nghiệp của mình.

5.Kết cấu của chuyên đề
Ngoài phần mở đầu và kết luận , chuyên đề thực tập gồm ba chương:
Chương 1: Lý luận chung về tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo
lương tại Công ty TNHH dịch vụ và giao nhận vận tải Hoàng Sơn.
Chương 3: Một số biện pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích
theo lương tại Công ty TNHH dịch vụ và giao nhận vận tải Hoàng Sơn.

Để hoàn thành bài thực tập tốt nghiệp này em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận
tình của thạc sỹ Đoàn Thi Hà và các thầy cô trong khoa kế toán tài chính trường Đại

6


Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Học Hải Phòng đã dẫn dắt, tạo điều kiện và giúp đỡ chúng em trong suốt quá trình
thực tập tại công ty TNHH dịch vụ và giao nhận vận tải Hoàng Sơn .Là sinh viên lần
đầu tiên thực tập tại một công ty và chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế, qua thời gian
thực tập quý công ty đã rất tạo điều kiện cho chúng em, chỉ bảo cho rất nhiều điều thiết
thực, bổ ích. Tuy thời gian thực tập không dài nhưng chúng em đã được sự giúp đỡ tận
tình của các anh chị phòng kế toán cũng như các phòng ban khác đã tạo điều kiện và
môi trường giúp chúng rất nhiều trong việc nắm vững, liên hệ thực tế, hệ thống lại
những kiến thức đã học ở trường, có thêm nhiều kinh nghiệm thực tiễn trong quá trình
để thực hiện tốt chuyên đề thực tập này... Cuối cùng với sự biết ơn sâu sắc, em xin
chân thành cảm ơn các anh chị trong Công ty TNHH dịch vụ và giao nhận vận tải
Hoàng Sơn, người đã luôn theo sát và hướng dẫn tận tình,giúp đỡ và tạo điều kiện
thuận lợi cho chúng em trong quá trình thực hiện đề tài. Chúng em rất mong nhận
được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô để chúng em có điều kiện bổ sung,
nâng cao ý thức của mình, phục vụ tốt hơn công tác thực tế sau này.

7


Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN
LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG

DOANH NGHIỆP
1.1. Tổng quan về tiền lương và các khoản trích theo lương
1.1.1. Khái niệm và bản chất của tiền lương và các khoản trích theo lương
1.1.1.1. Khái niệm
Lao động là hoạt động chân tay và trí óc của con người nhằm tác động, biến đổi
các vật phẩm tự nhiên thành vật phẩm đáp ứng cho nhu cầu sinh hoạt của con người.
Trong mọi chế độ xã hội, việc sáng tạo của cải vật chất đều không tách rời lao động.
Lao động là điều kiện đầu tiên, cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của xã hội loài
người, là yếu tố cơ bản nhất,quyết định nhất trong quá trình sản xuất. Để cho quá trình
tái sản xuất xã hội nói chung và quá trính sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp nói
riêngđược diễn ra thường xuyên, lien tục thì một ván đề thiết yếu là phải tái sản xuất
sức lao động. Người lao động phải có vật phẩm tiêu dùng để tái sản xuất sức lao động,
vì vậy khi họ tham gia lao động sản xuất ở trong các doanh nghiệp thì đòi hỏi doanh
nghiệp phải trả thù lao lao động cho họ. Trong nền kinh tế hàng hóa , thù lao lao động
được biểu hiện bàng thước đo giá trị gọi là tiền lương.
Như vậy, tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết
mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động theo thời gian, khối lượng công việc mà
người lao động đã cống hiến cho doanh nghiệp.
Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, các doanh nghiệp sử
dụng tiền lương làm đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần tích cực lao động, là
nhân tố để tăng năng suất lao động. Đối với các doanh nghệp, tiền lương phải tả cho
người lao động là một yếu tố cấu thành nên giá trị sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp
sáng tạo ra. Do vây, các doanh nghiệp phải sử dụng sức lao động có hiệu quả để tiết
kiệm chi phí tiền lương.

8


Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Quản lý lao động và tiền lương là một nội dung quan trọng trong công tác quản

lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nó là nhân tố giúp cho doanh nghiệp hoàn
thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình. Tổ chức hạch
toán lao động tiền lương giúp cho công tác quản lý lao động của doanh nghiệp vào nề
nếp, thúc đẩy người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, tăng năng suất lao động
và hiệu suất công tác. Đồng thời cũng tạo cơ sở cho việc tính lương theo đúng nguyên
tắc phân phối lao động. Tổ chức tốt công tác hạch toán lao động tiền lương giúp cho
doanh nghiệp quản lý tốt quỹ lương, đảm bảo việc trả lương và trợ cấp BHXH đúng
nguyên tắc, đúng chế độ, kích thích người lao độnghoàn thành nhiệm vụ được giao,
đồng thời cũng tạo được cơ sở cho việc phân bổ chi phí nhân công vào giá thành sản
phẩm được chính xác.
1.1.1.2. Bản chất của tiền lương.
Tiền lương là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh, là vốn ứng trước
và đây là một khoản chi phí trong giá thành sản phẩm. Tuy vậy, qua các thời kỳ khác
nhau thì tiền lương cũng được hiểu theo những cách khác nhau. Trước đây trong nền
kinh tê kế hoạch hóa tập chung , tiền lương là một phần của thu nhập quốc dân, được
nhà nước phân phối có kế hoạch cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao
động. Hay tiền lương chịu sự tác động của quy luật phát triển cân đối có kế hoạch và
chịu sự chi phối trực tiếp của nhà nước. Trong nền kinh tế thị trường bản chất của tiền
lương đã thay đổi. Nền kinh tế thị trường thừa nhận sự tồn tại khách quan của thị trường
sức lao động nên tiền lương không chỉ thuộc phạm trù phân phối mà còn là phạm trù
trao đổi phạm trù giá trị.“Tiền lương là giá cả sức lao động được hình thành trên cơ sở
giá trị sức lao động thông qua sự thỏa thuận giữa người có sức lao động và người thuê
mướn sử dụng sức lao động đồng thời chịu sự chi phối của các quy luật kinh tế trong đó
có quy luật cung cầu”
Tóm lại tiền lương mang bản chất kinh tế xã hội. Nó biểu hiện quan hệ xã hội
giữa những người tham gia quá trình sản xuất và biểu hiện mối quan hệ lợi ích giữa các
bên.

9

Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Trong quá trình lao động sức lao động của con người bị hao mòn dần cùng với
quá trình tạo ra sản phầm. Muốn duy trì và nâng cao khả năng làm việc của con người
thì cần phải tái sản xuất sức lao động. Do đó tiền lương là một trong những tiền đề vật
chất có khả năng tái tạo sức lao động trên cơ sở bù lại sức lao động thông qua sự thỏa
mãn các nhu cầu tiêu dùng của người lao động.
Đối với các nhà quản lý thì tiền lương là một trong những công cụ để quản lý
doanh nghiệp. Thông qua việc trả lương cho người lao động , người sử dụng lao động
có thể tiến hành kiểm tra , theo dõi , giám sát người lao động theo kế hoạch tổ chức
của mình để đảm bảo tiền lương bỏ ra phải đem lại kết quả và hiệu quả cao. Như vậy
người sử dụng lao động quản lý một cách chặt chẽ về số lượng và chất lượng lao động
của mình để trả công xứng đáng.
1.1.2. Các hình thức tính lương trong doanh nghiệp
Tùy từng loại hình DN mà áp dụng hình thức trả lương hợp lý và tiên tiến, tạo điều
kiện cho việc nâng cao hiệu quả kinh tế đối với bản thân người lao động cũng như tập
thể đơn vị xí nghiệp.
Các DN thường thực hiện các hình thức trả lương sau: Trả lương theo thời gian,
trả lương theo sản phẩm, trả lương khoán. Việc lựa chọn hình thức trả lương thích hợp
trong các DN một mặt góp phần thực hiện nguyên tắc phân phối theo lao động, kết
hợp chặt chẽ lợi ích chung của xã hội với lợi ích của DN và người lao động. Mặt khác,
nó còn có tác dụng là đòn bẩy kinh tế khuyến khích người lao động chấp hành tốt kỉ
luật lao động, đảm bảo ngày công và năng suất lao động được nâng cao.
1.1.2.1. Hình thức tiền lương thời gian
Hình thức tiền lương theo thời gian là tiền lương trả cho người lao động phụ
thuộc vào thời gian lao động thực tế, trình độ thành thạo điều kiện làm việc và mức độ
trách nhiệm của người lao động.
- Ưu điểm: Tính toán giản đơn, dễ hiểu, dễ áp dụng.
- Nhược điểm: Hình thức trả lương theo thời gian nhìn chung có nhiều hạn chế.
Tiền lương tính trả cho người lao động chưa đảm bảo đầy đủ nguyên tắc phân

phối theo lao động (người làm tốt, có kỹ thuật cũng như người không có kỹ thuật).
10


Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Chưa tính đến chất lượng lao động nên không phát huy được khả năng sẵn có
của người lao động, không khuyến khích người lao động tìm tòi học hỏi, nâng cao
trình độ. Do đó chưa phát huy được đầy đủ chức năng đòn bẩy kinh tế quan trọng
trong việc kích thích sự phát triển của sản xuất.
Bởi vậy, khi áp dụng hình thức tiền lương theo thời gian cần thiết phải thực
hiện một số biện pháp phối hợp chặt chẽ việc chấp hành kỹ thuật lao động và sử dụng
thời gian lao động… Tạo cho người lao động có kỹ thuật, có kỷ luật và năng suất cao.
Hình thức trả lương theo thời gian hiện được áp dụng phổ biến ở các đơn vị
hành chính sự nghiệp hoặc ở những xí nghiệp, những bộ phận sản xuất không thể áp
dụng được hình thức tiền lương sản phẩm và khó xác định được mức khoán. Mặt khác
nó là cơ sở để xác định mức khoán theo hiệu quả SXKD.
* Các hình thức trả lương theo thời gian
- Lương tháng: Thường được áp dụng để tính lương cho người lao động làm công tác
quản lý.
Tiền lương tháng được tính theo công thức:
Mức lương = Mức lương*
tháng

Hệ số

Tối thiểu

+

Hệ số phụ cấp

lương được hưởng theo quy định

- Lương tuần: Là tiền lương được tính và trả cho 1 tuần làm việc
Mức lương tháng
Mức lương tuần = 12 tháng *
52
- Lương ngày: Tiền lương trả cho người lao động được tính theo mức lương ngày và
số ngày làm việc thưc tế trong tháng. Lương ngày thường áp dụng để trả lương cho
người lao động trực tiếp hưởng lương theo thời gian hoặc để tính lương cho người lao
động trong những ngày học tập, hội họp, thực hiện các nghĩa vụ khác làm căn cứ tính
BHXH.
Mức lương tháng
Mức lương ngày =
Số ngày làm việc theo chế độ

11


Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
- Lương giờ: được áp dụng để trả lương cho người lao động trực tiếp không hưởng
lương theo SP.
Mức lương ngày
Mức lương giờ =
Số giờ làm việc trong ngày theo chế độ
Ngoài việc trả lương theo thời gian như trên các DN có thể kết hợp với trả lương theo
thời gian có thưởng nhằm khuyến khích người lao động nâng cao năng suất, chất
lượng sản phẩm, tiết kiệm vật tư…
1.1.2.2. Hình thức tiền lương theo sản phẩm
Hình thức trả lương theo sản phẩm là hình thức tiền lương tính theo số lượng

chất lượng sản phẩm công việc đã hoàn thành.
-Ưu điểm : đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động làm cho người lao động quan
tâm đến số lượng và chất lượng lao động của mình. Tiền lương tính theo sản phẩm
phát huy đầy đủ vai trò đòn bẩy kinh tế kích thích sản xuất phát triển thúc đẩy tăng
năng suất lao động tăng sản phẩm cho xã hội.
-Nhược điểm : Đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng một cách có hệ thống mức lao
động hợp lý , xác định được đơn giá tiền lương cho từng sản phẩm từng công việc.
Đồng thời doanh nghiệp cũng phải xác định chế độ thưởng phạt rõ ràng.
* Các hình thức trả lương theo sản phẩm
- Trả lương sản phẩm trực tiếp không hạn chế
Hình thức này thường áp dụng đối với công nhân sản xuất trực tiếp, đơn giá
tiền lương không thay đổi ngay cả trong trường hợp vượt định mức lao động.
Tiền lương SP =
trực tiếp

Số lượng *
SP

Đơn giá
tiền lương

- Trả lương theo sản phẩm gián tiếp
Hình thức này áp dụng để trả lương cho công nhân phục vụ sản xuất như công
nhân vận chuyển vật liệu, thành phẩm, bảo dưỡng máy móc thiết bị.

12


Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
- Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến

Áp dụng ở các công đoạn quan trọng, những công việc có tính chất đột xuất,
khi SX khẩn trương để đảm bảo tính đồng bộ và quyết định đến việc hoàn thành kế
hoạch SXKD. Đơn giá tiền lương tăng luỹ tiến theo mức độ hoàn thành định mức LĐ.
- Trả lương theo sản phẩm có thưởng
Theo hình thức này ngoài số tiền lương được tính theo sản phẩm, người lao động còn
được hưởng thêm một khoản tiền thưởng theo quy định như thưởng tiết kiệm NVL,
nhiên liệu, hoàn thành nhiệm vụ có chất lượng cao, thưởng hoàn thành kế hoạch…
* Hình thức trả lương khoán khối lượng hoặc khoán công việc
Áp dụng cho những công việc mà xét thấy giao từng việc chi tiết không có lợi
về mặt kinh tế, nên phải giao khoán cả khối lượng công việc hoặc tổng hợp các công
việc phải hoàn thành trong một thời gian nhất định với số lượng được ấn định trước.
* Trả lương cho người lao động làm thêm giờ
- Người lao động làm thêm giờ được trả lương theo đơn giá tiền lương hoặc tiền
lương của công việc đang làm như sau:
+ Vào ngày thường, ít nhất bằng 150%.
+ Vào ngày nghỉ hàng tuần, ít nhất bằng 200%.
+ Vào ngày lễ, ngày nghỉ có hưởng lương, ít nhất 300%.
* Đối với lao động trả lương theo thời gian, nếu làm thêm ngoài giờ tiêu chuẩn thì DN
phải trả lương làm thêm giờ theo cách tính sau:
Lương làm thêm giờ = lương giờ thực trả*150%(200%,300%)*số giờ làm thêm
Trong đó tiền lương giờ thực trả được xác định trên cơ sở tiền lương thực trả của
tháng mà NLĐ làm thêm giờ (trừ tiền lương làm thêm giờ, tiền lương trả thêm khi làm
việc vào ban đêm, tiền thưởng và các khoản thu nhập khác không có tính chất lương)
chia cho số giờ thực tế làm việc trong tháng (không kể số giờ làm thêm) nhưng không
quá 208 giờ, đối với công việc có điều kiện lao động môi trường LĐ bình thường.
Đối với lao động trả lương theo sản phẩm, nếu ngoài giờ tiêu chuẩn DN có yêu
cầu làm thêm số lượng, khối lượng sản phẩm, công việc ngoài định mức hoặc những
13

Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
công việc phát sinh chưa xác định trong kế hoạch sản xuất kinh doanh năm, mà DN
cần làm thêm giờ thì đơn giá tiền lương của những sản phẩm, công việc làm thêm
được trả bằng 150% so với đơn giá tiền lương của sản phẩm làm trong giờ tiêu chuẩn,
nếu làm thêm vào ngày thường; bằng 200% nếu làm thêm vào ngày nghỉ hàng tuần;
bằng 300% nếu làm thêm vào ngày lễ, ngày nghỉ có hưởng lương.
Ngoài ra, làm thêm giờ vào ban đêm thì còn được trả thêm ít nhất bằng 30% tiền
lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương của công việc đang làm vào ban
ngày.
-Kế toán tiền lương nghỉ phép.
Theo chế độ quy định, hàng năm CNV trong danh sách LĐ của DN được nghỉ
phép một số ngày nhất định và trong thời gian nghỉ phép vẫn được hưởng lương.
Riêng đối với CN SX do việc bố trí nghỉ phép không đồng đều giữa các kỳ kế toán sẽ
làm giá thành SP biến động. Vì vậy để tránh gây biến động cho giá thành SP các DN
tiến hành trích trước lương nghỉ phép cho CN SXTT và hạch toán vào chi phí SXKD.
Việc trích trước lương nghỉ phép thường được áp dụng đối với các DN có quy
mô lớn, sử dụng nhiều công nhân SX trực tiếp. Số tiền lương nghỉ phép phải trích
trước được tính theo công thức sau:
Số tiền lương nghỉ

= Tiền lương chính theo

phép phải trích trước

*

hợp đồng LĐ của CNSX

Tỷ lệ trích trước
lương nghỉ phép

Trong đó:
Tổng tiền lương nghỉ phép theo
kế hoạch của công nhân SX
Tỷ lệ trích trước
tiền lương nghỉ phép

=

* 100
Tổng tiền lương chính theo kế
hoạch của công nhân SX

1.1.3. Quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ

14


Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
1.1.3.1. Quỹ tiền lương
Quỹ tiền lương của DN là toàn bộ tiền lương của DN phải trả cho tất cả các loại
lao động thuộc DN quản lý và sử dụng. Thành phần quỹ lương bao gồm các khoản
chủ yếu là tiền lương trả cho NLĐ trong thời gian thực tế làm việc (theo thời gian,
theo SP), tiền lương trả cho NLĐ trong thời gian ngừng việc, nghỉ phép hoặc đi học,
các loại tiền lương trong SX, các khoản phụ cấp thường xuyên (phụ cấp khu vực, phụ
cấp trách nhiệm, phụ cấp học nghề, phụ cấp thâm niên, phụ cấp làm đêm, thêm giờ…)
trong quan hệ với quá trình SXKD kế toán phân loại quỹ lương của DN như sau:
-Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho người lao động theo số lượng và chất
lượng lao động trong thời gian công tác.
- Tiền lương phụ: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian không

làm việc nhưng được hưởng lương do chế độ quy định (nghỉ phép, lễ tết, hội họp…).
Việc phân chia quỹ lương thành tiền lương chính và tiền lương phụ có ý nghĩa nhất
định trong công tác hạch toán, phân bổ tiền lương theo đúng đối tượng và trong công
tác phân tích tình hình sử dụng quỹ lương ở các DN
* Các khoản trích theo lương.
Các khoản trích theo lương bao gồm: Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế
(BHYT), Kinh phí công đoàn (KPCĐ), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN). Các khoản
BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN được tính theo một tỷ lệ nhất định trên tiền lương phải
trả cho người lao động nên được gọi là các khoản trích theo lương.
Mục đích trích lập các quỹ là tạo lập nguồn tài chính chi trả cho người lao động
trong thời gian nghỉ việc theo chế độ.
1.1.3.2. Quỹ BHXH
BHXH là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao
động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh
nghề nghiệp, thất nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ BHXH.
Luật BHXH quy định có 2 loại BHXH, là BHXH bắt buộc và BHXH tự nguyện:

15


Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
BHXH bắt buộc là loại hình BHXH mà người lao động và người sử dụng lao động
phải tham gia. BHXH tự nguyện là loại hình BHXH mà người lao động tự nguyện
tham gia, được lựa chọn mức đóng và phương thức đóng phù hợp với thu nhập của
mình để hưởng BHXH. Quỹ BHXH gồm 3 quỹ thành phần:
(1) Qũy ốm đau và thai sản
(2) Qũy tai nạn LĐ và bệnh nghề nghiệp
(3) Qũy hưu trí và tử tuất
Qũy BHXH do người lao động và người sử dụng lao động đóng góp theo Luật
BHXH từ 1/1/2014 hàng tháng DN phải trích BHXH với tỷ lệ 26% trên tổng tiền

lương, tiền công đóng BHXH của người lao động, trong đó:
- 18% người sử dụng lao động chịu bằng cách tính vào chi phí SXKD của DN.
- 8% do người lao động góp vào hưu trí và tử tuất. Khoản đóng góp này được
khấu trừ vào lương của người lao động.
1.1.3.3. Quỹ BHYT
Bảo hiểm y tế là quỹ đài thọ cho người lao động tham gia đóng góp quỹ trong
các hoạt động tham gia khám chữa bệnh bảo vệ sức khoẻ.
Quỹ BHYT hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ là 4,5% trong đó 3% là do
DN chịu và tính vào chi phí, còn 1,5% là do người lao động đóng góp (trừ vào lương).
1.1.3.4. Kinh phí công đoàn
Kinh phí công đoàn là quỹ đáp ứng nhu cầu chi tiêu hoạt động công đoàn,
KPCĐ hình thành bằng cách trích theo lương một tỷ lệ quy định là 2% do DN chịu và
tính vào chi phí.

16


Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
1.1.3.5. Quỹ bảo hiểm thất nghiệp
Bảo hiểm thất nghiệp là một loại quỹ do cơ quan BHXH quản lý dùng để chi trả cho
người lao động trong thời gian thất nghiệp, BHTN bao gồm các chế độ trợ cấp thất
nghiệp , trợ cấp học nghề, trợ cấp tìm việc làm.
Đối tượng và mức đóng BHTN
- Người lao động là công dân Việt Nam làm việc theo hợp đồng lao động không
xác định thời hạn hoặc xác định thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng. Người lao động
đóng 1% trên tiền lương tiền công đóng BHTN, DN khấu trừ lương người lao động.
- Người sử dụng lao động trích 1% trên tiền lương tiền công đóng BHTN vào
chi phí SXKD.
-Nhà nước hỗ trợ từ ngân sách 1% mỗi năm chuyển 1 lần cho cơ quan quản lý
Điều kiện hưởng bảo hiểm thất nghiệp là người lao động đã đóng bảo hiểm đủ 12

tháng trở lên trong thời gian 24 tháng trước khi thất nghiệp đã đăng ký thất nghiệp với
tổ chức BHXH và chưa tìm được việc làm sau 15 ngày kể từ ngày đăng ký thất nghiệp.

1.2. Yêu cầu và nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khỏa trích theo
lương
Để tiền lương thực sự là đòn bẩy kinh tế và để thực hiện tốt chức năng là công
cụ phục vụ cho sự điều hành quản lý lao động tiền lương về các khoản trích theo lương
có hiệu quả, kế toán cần thực hiện các yêu cầu nhiệm vụ sau:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp một cách kịp thời chính xác, đầy đủ số
liệu về số lượng, chất lượng, thời gian lao động, kết quả lao động.
- Tính toán chính xác, kịp thời tiền lương và các khoản trích bảo hiểm xã hội,
bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp cho các đối tượng sử dụng
liên quan.
- Lập các báo cáo về LĐ, tiền lương nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho việc
phân tích tình hình quản lý LĐ, sử dụng thời gian LĐ cho công tác quản lý kinh tế

17


Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

1.3. Lý luận tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
1.3.1. Kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh
nghiệp.
1.3.1.1. Hạch toán số lượng lao động
Hạch toán số lượng lao động thường có sự biến động tăng giảm trong từng đơn
vị, bộ phận cũng như trong phạm vi toàn DN. Sự biến động trong DN có ảnh hưởng
lớn đến cơ cấu lao động, chất lượng lao động và do đó làm ảnh hưởng đến việc thực
hiện nhiệm vụ SXKD của DN.
Để quản lý số lượng lao động về mặt số lượng thì các DN sử dụng sổ sách lao

động. Sổ này do phòng t lao động iền lương lập ( lập chung cho toàn đơn vị và từng bộ
phận) nhằm nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong DN. Ngoài
ra, đơn vị còn căn cứ vào sổ lao động để quản lý nhân sự về số lượng và chất lượng, về
biến động và chấp hành chế độ đối với nguời lao động.
1.3.1.2. Hạch toán thời gian lao động
Hạch toán sử dụng thời gian lao động là việc ghi chép phản ánh chính xác, kịp
thời về số ngày công, giờ công việc làm thực tế, nghỉ việc của từng công nhân.
Chứng từ dùng để hạch toán thời gian lao động là bảng chấm công, bảng chấm
công được lập riêng cho từng bộ phận, tổ đội LĐ SX trong đó nghi rõ ngày tháng làm
việc, nghỉ việc của từng NLĐ của từng đơn vị SX hay từng phòng ban trong DN. Hạch
toán sử dụng LĐ thời gian có tác dụng quản lý ,kiểm tra việc chấp hành kỹ thuật LĐ.
Bảng chấm công ghi do tổ truởng các phòng ban trực tiếp ghi và để nơi công khai để
CNV giám sát thời gian LĐ của từng người. Cuối tháng bảng chấm công được dùng để
tổng hợp thời gian LĐ và tính lương cho từng bộ phận và tổ đội.
1.3.1.3. Hạch toán kết quả lao động
Để hạch toán kết quả LĐ, chứng từ LĐ khác nhau, tuỳ theo loại hình và đặc
điểm SX chung của từng đơn vị. Mặc dù sử dụng mẫu chứng từ khác nhau nhưng các
chứng từ này đều bao gồm các nội dung cần thiết như: tên CV hoặc SP, thời gian LĐ,
số lượng SP hoàn thành trong nhiệm kỳ…các chứng từ này cụ thể như sau: Hợp đồng

18


Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
giao khoán, Phiếu báo làm thêm giờ, Phiếu xác nhận SP hoặc CVhoàn thành, Bảng kê
năng suất tổ, Bảng kê sản lượng cho từng người…
Để tổng hợp kết quả LĐ nhân viên hạch toán phân xưởng mở bảng tổng hợp kết
quả LĐ, nhân viên hạch toán phân xưởng mở sổ để tổng hợp kết quả lao động trên cơ sở
chứng từ hạch toán LĐ do các bộ phận khác chuyển đến theo kỳ. Nhân viên hạch toán
phân xưởng ghi kết quả LĐ của từng người, từng bộ phận vào sổ và cộng sổ, lập báo cáo

kết quả LĐ để gửi cho các bộ phận quản lý có liên quan.
1.3.1.4. Hạch toán tiền lương cho người lao động
Căn cứ vào bảng chấm công để biết thời gian lao động cũng như số ngày công lao
động của mỗi người tại từng phòng ,ban ,tổ ,nhóm lập bảng thanh toán tiền lương cho
từng người lao động .Ngoài bảng chấm công còn có những chứng từ kèm theo là bảng
tính phụ cấp ,trợ cấp ,phiếu xác nhận thời gian lao động hoặc công việc hoàn thành.
Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền lương và
phụ cấp cho người lao động làm việc trong các đơn vị sản xuất kinh doanh đồng thời
làm căn cứ để thống kê vềlao động tiền lương .Bảng thanh toán lương được lập hàng
tháng theo từng bộ phận (phòng ,ban ,tổ ,nhóm)tương ứng với bảng chấm công .Từ
bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ khác có liên quan đến kế toán tiền lương
lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương .
Xác nhận trình tự tính toán tổng hợp mức tuyệt đối với người lao động trong khung
hạn được trả ,được thanh toán .Để thực hiện tốt nội dung này cần có những điều kiện
sau:
-Phải thu thập đầy đủ các chứng từ có liên quan về chất lượng và số lượng lao
động
-Phải dựa vào văn bản quy định chế độ trả lương,thưởng ,phụ cấp của nhà nước
-Phải xác định hình thức trả công thích hợp cho từng loại lao động trước khi đi
vào công việc tính toán riêng
-Phải lựa chọn cách chia tiền công hợp lý cho từng lao động, cho các loại việc
được thực hiện bằng 1 nhóm lao đọng khác nhau về ngành nghề,cấp bậc .hiệu suất lao
động

19


Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
-Xác định chứng từ thanh toán tiền công và các khoản có liên quan khác với
người lao động với tư cách là chứng từ tính lương và thanh toán.

1.3.2. Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương trong
doanh nghiệp.
1.3.2.1. Chứng từ sử dụng
Chứng từ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của DN thường sử
dụng gồm các loại sau:
Bảng 1.1. Chứng từ kế toán lao động, tiền lương
Bảng chấm công
Bảng chấm công làm thêm giờ
Bảng thanh toán tiền lương
Bảng thanh toán tiền thưởng
Giấy đi đường
Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành
Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
Bảng thanh toán tiền thuê ngoài
Hợp đồng giao khoán
Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán
Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội

Mẫu số 01a- LĐTL
Mẫu số 01b- LĐTL
Mẫu số 02- LĐTL
Mẫu số 03- LĐTL
Mẫu số 04- LĐTL
Mẫu số 05- LĐTL
Mẫu số 06- LĐTL
Mẫu số 07- LĐTL
Mẫu số 08- LĐTL
Mẫu số 09- LĐTL
Mẫu số 10- LĐTL

Mẫu số 11- LĐTL

1.3.2.2. Tài khoản sử dụng
Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương kế toán sử dụng các TK sau:

20


Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
-Tài khoản 334: Phải trả người LĐ
Tài khoản này dung để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các
khoản phải trả cho CNV của DN về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các
khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của CNV.
Nợ

TK334

- Các khoản tiền lương, tiền thưởng

Có

- Các khoản tiền lương, tiền thưởng

BHXH và các khoản khác đã trả, đã ứng BHXH và các khoản khác phải trả cho
cho NLĐ.

NLĐ.

- Các khoản khấu trừ vào lương của

- các khoản tiền công phải trả cho lao

NLĐ.

động thuê ngoài.

Số trả thừa cho NLĐ.

Tiền lương, BHXH và các khoản khác
chưa thanh toán cho NLĐ.

TK 334 chi tiết thành hai tài khoản cấp 2:
TK 3341: Phải trả CNV .
TK 3348: Phải trả NLĐ khác
-Tài khoản 338: “ Phải trả, phải nộp khác”
Tài khoản này để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả, phải nộp
khác.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 338:
Nợ

TK338

- BHXH phải trả cho CNV
- KPCĐ chi tại đơn vị

Có

- Trích NHXH, BHYT, KPCĐ vào chi
phí SXKD.

- Số BHXH, BHYT, KPCĐ đã nộp cho

- BHXH, KPCĐ vượt chi được cấp bù.

cơ quan quản lý quỹ.

- Trích BHXH, BHYT trừ vào lương

- Các khoản phải trả, phải nộp khác

của CNV.

- Các khoản phải trả khác
-Số đã trả, đã nộp nhiều hơn số phải trả, - Số tiền còn phải trả, còn phải nộp.
phải nộp hoặc số BHXH, KPCĐ vượt - BHXH, BHYT, KPCĐ đã trích chưa
chi chưa được cấp bù.

nộp đủ cho cơ quản lý.

21


Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
TK338 có 8 TK cấp 2
-TK 3381: Tài sản thừa chờ xử lý
-TK 3382: Kinh phí công đoàn
-TK 3383: Bảo hiểm xã hội
-TK 3384: Bảo hiểm y tế
-TK 3385: Phải trả về cổ phần hóa
-TK 3386: Bảo hiểm thất nghiệp

-TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện
-TK 3388: Phải trả phải nộp khác
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan:
-TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp
-TK 627: Chi phí sản xuất chung
-TK 641: Chi phí bán hàng
-TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
-TK 335: Chi phí phải trả
-TK 111: Tiền mặt
-TK 112: Tiền gửi ngân hàng
-TK 141: Tạm ứng

22


Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
1.3.2.3. Trình tự hạch toán
TK 138,141

TK 334

TK 622,627,641,642

333,338
Các khoản khấu trừ vào

Lương và các khoản mang tính

Thu nhập của ngưòi LĐ

chất phải trả cho nguời LĐ
TK 335

TK 111,112
Phải trả tiền lương nghỉ phép
Ứng và thanh toán tiền lương

của công nhân SX (nếu
DN trích trước)

Và các khoản khác cho

TK 353

người LĐ
TK 152

Tiền thưởng, khen thưởng
Phúc lợi trả cho NLĐ

Trả lương, thưởng và các
khoản khác bằng SP,HH
TK 338
TK 333.5

BHXH phải trả CNV

Thuế TNCN (nếu có)

Sơ đồ 1.1: Kế toán tổng hợp tiền lương

23


Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

TK 111, 112

TK 3382, 3383, 3384, 3386

TK 334

Nộp BHXH,BHYT,

Trích BHXH(8%), BHYT (1,5%)

KPCĐ,BHTN

BHTN(1%) tính trừ vào lương
TK 622, 627, 641, 642

Chi tiêu cho hoạt động Trích BHXH
công đoàn tại DN

BHYT,BHTN,KPCĐ

TK 3383
BHXH phải
trả người lao
động

Sơ đồ 1.2:Kế toán các khoản trích theo lương
1.3.3 Tổ chức sổ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong
doanh nghiệp.
Theo thông tư hướng dẫn mới nhất số 200/2014/TT-BTC ban hành ngày
22/12/2014: Doanh nghiệp được tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cho riêng mình
nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy
đủ, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát và dễ đối chiếu. Trường hợp không tự xây dựng biểu
mẫu sổ kế toán, doanh nghiệp có thể áp dụng biểu mẫu sổ kế toán theo hướng dẫn (Hệ
thống số kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tài
chính)nếu phù hợp với đặc điểm quản lý và hoạt động kinh doanh của mình.
Cụ thể hệ thống số kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006
của Bộ tài chính:
1.3.3.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung
* Nhật ký chung:Là hình thức kế toán đơn giản số lượng sổ sách gồm: Sổ nhật
ký, sổ cái và các sổ chi tiết cần thiết. Đặc trưng cơ bản của hình thức này là tất cả các
nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm

24


Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
là sổ Nhật Ký Chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của
nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp
vụ kinh tế phát sinh.
Biểu đồ số 01:Tổ chức hạch toán theo Nhật ký chung

Chứng từ gốc
SổNhật ký đặc biệt

Sổ Nhật ký chung

Sổ kế toán chi tiết
TK
334,338

đặc biệt

Sổ cái TK 334,338
622,627,641,642

Bảng tổng hợp chi
tth
tiết TK

Bảng cân
đối TK
Báo cáo tài chính
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi định kỳ hoặc cuối tháng
: Đối chiếu
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ,
trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi
trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn
vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các
nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các
chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc
biệt liên quan. Định kỳ, có thể là 3, 5, 10 ngày hoặc cuối tháng, tuỳ theo khối lượng

nghiệp vụ phát sinh, kế toán tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào
25