Nghiệp vụ thư ký văn phòng.

CHÀO MỪNG CÔ VÀ CÁC BẠN
ĐẾN VỚI BÀI THUYẾT TRÌNH
CỦA NHÓM 6
* Thành viên nhóm:
1. Nguyễn Thị Tú Khâm
(1356130020)
2. Nguyễn Thị Ngà
(1356130029)
3. Lê Thị Thanh Nguyên
(1356130035)
4. Đặng Thị Quí
(1356130042)
5. Phan Vũ Phương Quỳnh (1356130044)
6. Trần Ngọc Thiện
(1356130051)
7. Huỳnh Thị Kim Thoa
(1356130052)
8. Lã Thị Thu Thủy
(1356130056)


Đề 2:

Nghiệp vụ
thu thập, xử lý, cung cấp
thông tin của người thư ký
văn phòng


TỔNG QUAN
QUAN

TỔNG
VỀ THÔNG
THÔNG TIN
TIN
VỀ

Theo Từ điển Tiếng việt
Theo Oxford English Dictionary

KHÁI NIỆM
NIỆM
KHÁI

PHÂN LOẠI
LOẠI
PHÂN

Theo Kỷ yếu Hội thảo khoa học
Lưu trữ học và Văn phòng,
Hà Nội, 2001

Nguồn tin
tin
Nguồn

Tính chất
chất và
và
Tính
đặc điểm

điểm sử
sử dụng
dụng
đặc

Cấp quản
quản lý
lý
Cấp

Cách tiếp
tiếp nhận
nhận
Cách
thông tin
tin
thông

Hướngquan
quanhệ
hệgiữa
giữa
Hướng
hệthống
thốngQL
QL--đối
đối tượng
tượng
hệ
QL

QL

Thời gian
gian
Thời

Lĩnh vực
vực hoạt
hoạt động
động
Lĩnh

Hình thức
thức truyền
truyền tin
tin
Hình


I. THU THẬP THÔNG TIN:
1. Tổng quan về thu thập thông tin:
a) Khái niệm:
- Thu thập thông tin là quá trình tập hợp thông
tin theo những tiêu chí cụ thể nhằm làm rõ
những vấn đề, nội dung liên quan đến lĩnh vực
nhất định.
- Thu thập thông tin là quá trình xác định nhu cầu
thông tin, tìm nguồn thông tin, thực hiện tập
hợp thông tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục
tiêu đã được xác định trước.

b. Đặc điểm:
Có tính
đa dạng
về
phương
pháp,
cách thức

Là hoạt
động có
mục
đích

Là một
khâu
trong QT
thông tin
của 1TC

Thu thập
thông tin
Từ các
nguồn
kênh
khác
nhau

Chịu tác

động của
nhiều
nhân tố
Là một
quy trình
liên tục


2. Nghiệp vụ thu thập thông tin của người
thư ký văn phòng.
a) Nhu cầu về thông tin của người lãnh đạo
và của các bộ phận quản lý trong cơ quan.
- Các quy định của Đảng và Nhà nước, của cơ
quan cấp trên có liên quan đến lĩnh vực quản lý
của cơ quan.
- Tình hình triển khai và thực hiện các quyết định
quản lý trong thực tiễn.
- Những phản ánh, yêu cầu, nguyện vọng của
cấp dưới, của nhân dân về những vấn đề
thuộc phạm vi quản lý của cơ quan.


- Tình hình chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội
trong nước và quốc tế có liên quan đến lĩnh
vực mà cơ quan đang quản lý.
- Các VB pháp luật/VB chỉ đạo/hướng dẫn
của cấp trên vừa mới ban hành/đã ban
hành từ trước nhưng vẫn còn hiệu lực.
- Các thông tin, số liệu đã được tổng hợp
thông qua báo cáo của các đơn vị cấp

dưới/thông qua theo dõi, khảo sát, kiểm tra
từ thực tế.


- Các thông tin từ các phương tiện
thông tin đại chúng như báo chí,
đài phát thanh, vô tuyến truyền
hình,…
- Các thông tin do các cơ quan và cá
nhân phản ánh.


b) Nguồn cung cấp thông tin:

Từ văn bản

Truyền miệng

Từ sách báo, tạp chí, đài phát
thanh, vô tuyến truyền hình,...

Internet


c) Một số phương pháp thu thập thông tin.
 Thông tin từ văn bản:
-Tiếp nhận từ bưu điện cuyển tới/phải tự sưu tầm
(đối với văn bản đến).
-Quy định và thực hiện nghiêm túc chế độ nộp
lưu đối với công văn đi.

-Thực hiện việc thu thập các hồ sơ công việc
theo quy định để đưa vào lưu trữ.


 Thông tin từ sách báo, tạp chí, đài phát
thanh, vô tuyến...:
- Đặt mua thường xuyên các báo, tạp chí có
liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, lĩnh
vực hoạt động của cơ quan.
- Tổng hợp các tin, bài theo từng vấn đề.


 Thông tin truyền miệng:
- Nghe, ghi chép, tổng hợp các số liệu.
- Phỏng vấn
- Quan sát
- Thực nghiệm
- Thăm dò dư luận
- Thu thập thông tin tại hiện trường.
- Thống kê, tổng hợp
-...


II. XỬ LÝ THÔNG TIN:
1. Tổng quan về xử lý thông tin:
a) Khái niệm:
- Xử lý thông tin là hoạt động phân tích, phân
loại thông tin theo các nguyên tắc, phương
pháp nhất định, trên cơ sở đó đưa ra các biện
pháp giải quyết công việc.

- Xử lý thông tin là quá trình đối chiếu, chọn lọc,
chỉnh lý, biên tập thông tin theo mục đích, yêu
cầu xác định. Đây là công việc bắt buộc nhằm
nâng cao chất lượng và hiệu quả sử dụng
thông tin, tránh sự quá tải, nhiều thông tin.


b) Đặc điểm:
- Kết quả xử lý thông tin phải góp phần tạo ra
những quyết định đúng đắn và sự năng động
của cơ quan, tổ chức trong cạnh tranh.
- Việc xử lý thông tin còn có khả năng tạo ra
những thông tin mới, thông tin bổ sung.
- Chất lượng thông tin có thể bị tác động bởi
nhiều yếu tố


2. Nghiệp vụ xử lý thông tin của người
thư ký:
a) Nghiệp vụ tập hợp và hệ thống hóa thông
tin theo từng vấn đề, từng lĩnh vực.
TẬP HỢP THÔNG TIN THEO
TỪNG VẤN ĐỀ, TỪNGLĨNH VỰC
TÓM TẮT TIN

PHÂN LOẠI
THÔNG TIN

(Giảm bớt lượng
nội dung tin nhưng

vẫn đảm bảo
những nội dung cốt
yếu và quan trọng
của thông tin)

(Sắp xếp các thông
tin đã được tóm tắt
theo một chủ đề
nhất định. Chủ đề
đó có thể là theo
thời gian, sự việc,
chuyên đề, lĩnh vực
công tác,…)

HỆ THỐNG HÓA THÔNG TIN
- Là sắp xếp thông tin đã được
tập hợp theo trật tự nào đó;
để phù hợp với đặc điểm của
chủ đề đã chọn và nhu cầu sử
dụng tin của lãnh đạo, bộ
phận; để phát hiện và loại bỏ
những trường hợp trùng lặp,
chồng chéo, trái ngược, không
thống nhất,…


b)Nghiệp vụ phân tích và kiểm tra độ
chính xác của thông tin.
 Xác định mức độ tin cậy của nguồn tin
 Lý giải được sự mâu thuẫn giữa các thông tin

(nếu có)
 Chọn ra những thông tin đầy đủ hơn, có độ tin
cậy cao hơn


c) Các nguyên tắc xử lý thông tin.
- Nguyên tắc thống nhất hài hòa, bổ sung, hoàn thiện ba loại
thông tin (thông tin thuận và ngược chiều, thông tin khách quan,
thông tin chức năng), ba nguồn thông tin (được cơ quan, tổ chức
có trách nhiệm cung cấp; thu thập từ tiếp xúc, khảo sát thực tế;
thu thập được từ truyền thông đại chúng và mạng toàn cầu)
- Thận trọng khi khảo sát, sử dụng với thông tin dự báo, thông tin
từ nước ngoài, thông tin có sai biệt (khác hẳn) với thông tin
chính thức
- Loại bỏ những yếu tố bình luận trong thông tin, các dư luận xã
hội chưa được kiểm chứng


III. CUNG CẤP THÔNG TIN:
• Để thực hiện tốt nghiệp vụ này, người thư ký
văn phòng phải:
1. Tìm hiểu chính xác các yêu cầu về thông tin
cần cung cấp.
2. Xác định các thông tin cần cung cấp.
3. Xác định nguồn tin và phương pháp lấy tin. (*)
4. Thu thập và xử lý thông tin. (*)
5. Xác định hình thức tiến hành cung cấp thông
tin.
6. Nắm vững các yêu cầu cơ bản của việc cung
cấp thông tin.

1. Tìm hiểu chính xác các yêu cầu về
thông tin cần cung cấp:
- Để tìm hiểu chính xác các
yêu cầu về thông tin cần
cung cấp và có thể cung cấp
thông tin một cách đầy đủ,
kịp thời, chính xác, người thư
ký văn phòng cần xác định
rõ:

Yêu cầu cung cấp
thông tin về vấn đề gì?

Phạm vi thông tin
phải cung cấp?

Thời gian cho phép
để người thư ký văn phòng
chuẩn bị và cung cấp thông tin?
Hình thức cung cấp
thông tin là gì?


2. Xác định các thông tin cần cung cấp.
• Căn cứ vào yêu cầu của người lãnh
đạo/bộ phận cần cung cấp tin, người thư
ký văn phòng cần phải nhanh chóng xác
định những thông tin cần phải cung cấp.

• Việc này sẽ quyết định đến chất lượng và
hiệu quả của việc cung cấp thông tin.


5. Xác định hình thức tiến hành cung cấp
thông tin.

Sao chụp một phần/toàn
bộ các văn bản

Cung cấp thông tin tổng
hợp bằng văn bản

Cung cấp thông tin trực tiếp


6. Nắm vững các yêu cầu cơ bản của việc
cung cấp thông tin.
Yêu cầu cơ bản về cung cấp
thông tin

Thông tin phải đáng tin cậy
và chính xác
Thông tin phải khách quan
Thông tin phải ngắn gọn, rõ ràng,
dễ hiểu
Thông tin phải kịp thời


CÁM ƠN CÔ VÀ CÁC BẠN ĐÃ LẮNG

NGHE