NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI PPTx
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (5.3 MB, 118 trang )
<span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2">
<b>MỤC TIÊU</b>
<b>Hiểu được văn phòng là gì</b>
<b><small>Nắm vững chức năng nhiệm vụ của thư ký văn phịng.</small></b>
<b><small>Biết cách soạn thảo cơng văn, công hàm theo quy chuẩn.</small></b>
<b><small>Nắm vững kỹ năng, nhiệm vụ của thư ký văn phòng đối ngoại.</small></b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3"><b>CHƯƠNG I: VẤN ĐỀ VĂN PHỊNG</b>
<small>Chức năng, nhiệm vụ</small>
Khái niệm
<b><small>CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG</small></b>
<b><small>MƠ HÌNH VĂN PHỊNG</small></b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4"><b>NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG </b>
Khái niệm và phân loại
Chức năng nhiệm vụ Thư ký văn phòng
</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5"><b>CHƯƠNG III: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI</b>
<b><small>KHÁI NIỆM </small></b> <sup>CHỨC NĂNG, </sup><sub>NHIỆM VỤ</sub>
Năng lực phẩm chất, năng lực và yêu cầu của thư ký văn phòng đối ngoại
</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6"><b>CHƯƠNG IV: SOẠN THẢO CÔNG VĂN VÀ CÔNG HÀM</b>
<b><small> </small></b>
<b><small>KHÁI NIỆM</small></b>
<b><small>YÊU CẦU SOẠN THẢO</small></b>
Bố cục một cơng văn
Khái niệm cơng hàm
<b><small>Hình thức chuẩn của một văn bản ngoại giao</small></b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7"><b>VẤN ĐỀ VĂN PHỊNG</b>
Văn phịng là một bộ phận quan trọng, không thể thiếu trong một tổ chức cơ quan đơn vị
<small>là địa điểm làm việc hoặc cơ cấu tổ chức giúp việc của một cơ quan hoặc tổ chức chính trị xã hội văn hóa</small>
Nếu là địa điểm làm việc thì văn
phịng là nơi làm việc của cơ
quan, tổ chức nào đó
<small>Nếu là cơ cấu tổ chức giúp việc thì </small>
<small>văn phịng là một đơn vị cơng tác, có nhiệm vụ phục </small>
<small>vụ các hoạt động của cơ quan, tổ </small>
<small>chức</small>
</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8"><small>là bộ phận giúp việc có tính chất tham mưu </small>
<small>tổng hợp cho công tác quản </small>
<small>lý của một cơ quan, doanh </small>
<small>là nơi giao tiếp chính thức, trụ sở làm việc của cơ quan, doanh </small>
<small>nghiệp</small>
</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9"><b>VẤN ĐỀ VĂN PHỊNG</b>
Văn phịng là một bộ phận quan trọng, khơng thể thiếu trong một tổ chức cơ quan đơn vị
<small>một bộ phận tổ chức hành chánh, thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn về hành chánh</small>
<small>Bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành </small>
<small>chánh trong một cơ quan đơn vị. Một đơn </small>
<small>vị tổ chức làm việc hành chánh, chuyên môn. Nơi làm việc công </small>
<small>văn giấy tờ, cơng hàm, văn thư…</small>
<small>Văn phịng là một đơn vị tổ chức, có chức năng tham mưu </small>
<small>tổng hợp và trực tiếp phục </small>
<small>vụ cho hoạt động quản lý của thủ trưởng. </small>
</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10"><small>Trụ sở làm việc, điểm giao tiếp của cơ quan, tổ chức.</small>
<small>Bộ máy giúp việc có vai trị tham mưu mang tính tổng hợp và trực tiếp cho công tác quản lý.</small>
<small>Một bộ phận tổ chức thực hiện các cơng tác nghiệp vụ chun mơn: kế tốn, kế hoạch, thông tin, tổ chức nhân sự…..đặc biệt là công văn giấy tờ.</small>
Tóm lại
</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11"><b>Chức năng văn phịng</b>
<small>Chức năng </small>
Quản lý và tham mưu cho thủ trưởng và cơ quan đơn vị về các <b>văn bản giấy tờ, công văn đến đi…và các công tác hậu cần cho toàn cơ </b>
quan đơn vị.
</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12"><small>Nhiệm vụ</small>
<small>Giúp thủ trưởng điều </small>
<small>hành cv chung</small> <sup>Xây dựng chương trình, kế </sup><small>hoạch của cơ quan và báo cáo</small>
<small>Tổ chức giao ban và sắp </small>
<small>xếp lịch công tác tuầnThu nhập thông tin, xử lý, xây dựng hệ thống thông tin</small>
</div><span class="text_page_counter">Trang 13</span><div class="page_container" data-page="13"><small>Nhiệm vụ</small>
<small>Cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan.</small>
<small>• Thẩm tra các đề án, quyết định….trước khi thủ trưởng cơ quan ban hành.</small>
<small>• Giúp thủ trưởng cơ quan điều hòa, phối hợp các đơn vị trong cơ quan để thực hiện chương trình cơng tác.</small>
<b><small>• Theo dõi tiến độ thực </small></b>
<b><small>hiện đề án; kiểm tra thủ tục chuẩn bị đề án; bảo đảm các văn bản của cơ quan ban hành.</small></b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 14</span><div class="page_container" data-page="14"><small>Nhiệm vụ</small>
<small>Phối hợp các đơn vị chuẩn bị, tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo, cuộc họp, cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan; ghi biên bản các cuộc họp, cuộc làm việc đó</small>
<small>Giúp Thủ trưởng cơ quan quản lý tổ chức, chỉ đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ và các đơn vị trực thuộc.</small>
<small>Quản lý tổ chức, biên chế cán bộ và nhân viên thuộc biên chế văn phịng</small>
<small>Quản lý tài sản, kinh phí, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan và các đơn vị trực thuộc</small>
</div><span class="text_page_counter">Trang 15</span><div class="page_container" data-page="15">Nguyên tắc làm việc theo chế độ chuyên viên
và kết hợpNguyên tắc
làm việc theo chế độ Thủ trưởng
<b><small>Nguyên tắc</small></b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 16</span><div class="page_container" data-page="16"><b>Các yếu tố ảnh hưởng đến CTVP</b>
Yếu tố khác
<small>Trang thiết bị</small>
<b><small>Con người </small></b>
<small>Tổ chức</small>
</div><span class="text_page_counter">Trang 17</span><div class="page_container" data-page="17"><small>Nhiệm vụVPUBND CÁC CẤPXây dựng chương trình kế </small>
<small>hoạch công tác của UBND</small>
<small>Theo dõi việc thực hiện các chương trình kế hoạch cơng tác của các cơ quan, tổ chức trực thuộc UBND hoặc UBND cấp dưới.</small>
<small>Theo dõi đôn đốc các cơ quan chuyên môn của UBND, UBND cấp dưới trong việc chuẩn bị các đề án, tham gia góp ý kiến trong q trình xây dựng các đề án trình UBND duyệt.</small>
<small>Tổ chức truyền đạt các quyết định của UBND tới các cấp, kiến nghị với UBND những biện pháp cần thiết thúc đẩy việc thực hiện các quyết định đó.</small>
</div><span class="text_page_counter">Trang 18</span><div class="page_container" data-page="18"><small>Nhiệm vụVPUBND CÁC CẤPTổ chức phục vụ các cuộc </small>
<small>họp, hội nghị của UBND.Quản lý, xử lý và ban hành các văn bản.</small>
<small>Bảo đảm thông tin kịp thời phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của UBND</small>
<small>Tổ chức tiếp khách đối nội và đối ngoại</small>
</div><span class="text_page_counter">Trang 19</span><div class="page_container" data-page="19"><small>Nhiệm vụVPUBND CÁC CẤP</small>
<small>Tổ chức công tác đối nội và </small>
<small>công tác lưu trữ</small> <sup>Tiếp dân tiếp nhận và tổ chức xử </sup><sub>lý các yêu cầu về dịch vụ hành </sub>
<small>chính cho dân.</small>
<small>Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho </small>
<small>các hoạt động của UBND. </small>
<small>Quản lý và tổ chức biên chế, tài khoản, tài sản được giao</small>
</div><span class="text_page_counter">Trang 20</span><div class="page_container" data-page="20">• Vì thế việc bố trí sắp xếp văn phịng góp phần tạo sinh khí và thuận lợi để chạy trơn tri hơn sẽ có một ý nghĩa rất lớn.
</div><span class="text_page_counter">Trang 21</span><div class="page_container" data-page="21"><b>Mô hình tổ chức văn phịng có tính truyền thống</b>
• Chuẩn mực về chức năng nhiệm vụ, mối quan hệ tương tác giữa các thành viên trong việc tổ chức hoạt động trong văn phòng, phương tiện làm việc tương đối tốt.
• Tồn tại một cách cứng nhắc, hầu như không thay đổi kể từ khi ra đời đến lúc kết thúc.
• Đây là loại mơ hình mang lại hiệu quả thấp, hao tốn nhiều tiền bạc đầu tư, tu bổ…..
</div><span class="text_page_counter">Trang 22</span><div class="page_container" data-page="22"><b>Mơ hình tổ chức văn phịng mở</b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 23</span><div class="page_container" data-page="23">• Là một cuộc cách mạng so với mơ hình văn phịng mang tính truyền thống, xuất hiện vào những năm 50 của thế kỷ XX.
• Khái niệm mơ hình văn phòng mở mới này bước đầu thay đổi một cách cơ bản và mang lại hiệu quả cao trong quản lý và điều hành văn phịng.
</div><span class="text_page_counter">Trang 24</span><div class="page_container" data-page="24"><b>Mơ hình tổ chức văn phịng mở</b>
• Về khơng gian: Tạo ra một khơng gian làm việc chung, khơng có những ngăn cách cố định (các bức tường, phòng ốc) giữa các thành viên làm việc với nhau.
• Mơi trường làm việc và các điều kiện làm việc là chung.
• Ranh giới các thành viên trong khi làm việc là phạm vi bàn làm việc của các cá nhân.
</div><span class="text_page_counter">Trang 25</span><div class="page_container" data-page="25"><b>Mơ hình tổ chức văn phịng mở</b>
• Tiết kiệm rất lớn về cơ sở vật chất và trang thiết bị.• Hạn chế về mặt khơng gian riêng giữa các thành
viên trong văn phịng.
• Khơng có khơng gian riêng tư.
• Về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động: linh hoạt, ln có khả năng mở rộng hay thu hẹp theo yêu cầu của cơng việc của nhiệm vụ văn phịng được giao.
</div><span class="text_page_counter">Trang 26</span><div class="page_container" data-page="26"><b>Mơ hình tổ chức khơng cố định</b>
<small>• Xuất hiện những năm 1980. </small>
<small>• Khơng cố định về chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, vị trí diện tích, nhân lực và trang thiết bị.</small>
<small>• Về cơ sở vật chất, văn phịng có thể th mướn phịng ốc và trang thiết bị cần thiết ở vị trí thuận lợi cho hoạt động của cơ quan đơn vị. </small>
<small>• Tiết kiệm được một khoảng đầu tư tài chánh có tính chất lâu dài và cố định khơng cần thiết. </small>
<small>• Huy động (thuê mướn) lao động ở những vị trí khơng chủ chốt, có thể th mướn người có trình độ chun mơn làm việc ngắn hạn, bán thời gian.</small>
</div><span class="text_page_counter">Trang 27</span><div class="page_container" data-page="27"><b>Mơ hình văn phịng mở, khơng giấy tờ</b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 28</span><div class="page_container" data-page="28"><b>Mơ hình văn phịng mở, khơng giấy tờ</b>
• Mang tính cách mạng nhất, ra đời từ những năm 1980.
• Ứng dụng triệt để các thành tựu khoa học và công nghệ số trong tất cả các lĩnh vực hoạt động nhằm mục đích nâng cao hiệu quả và hình thức lao động nghiệp vụ trong văn phòng.
</div><span class="text_page_counter">Trang 29</span><div class="page_container" data-page="29"><b>Mơ hình văn phịng mở, khơng giấy tờ</b>
• Đặc điểm thơng qua các ứng dụng từ cách phần mềm ứng dụng công nghệ cao, enternet, email….để giải quyết công việc hằng ngày. (không cần phải hiện diện để điểm danh hay có mặt để giải quyết).
</div><span class="text_page_counter">Trang 30</span><div class="page_container" data-page="30"><b>Mơ hình văn phịng mở, khơng giấy tờ</b>
• Là một mơ hình tiên tiến, tiết kiệm tối đa chi phí in ấn, khơng ơ nhiễm mơi trường, không tốn thời gian chi phí trong q trình vận hành cơng việc.
</div><span class="text_page_counter">Trang 31</span><div class="page_container" data-page="31"><b>Các hình thức tổ chức của Văn phòng </b>
<b>1. Văn phòng-trụ sở cơ quan (tổ chức)</b>
<b> là hình thức khá phổ biến hiện nay ở </b>
<b>những cơ quan quản lý nhà nước (Chính phủ, Bộ và UB ngang bộ, UBND các cấp), các doanh nghiệp nhà nước và dân doanh có quy mô hoạt động lớn</b>
<b>.</b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 33</span><div class="page_container" data-page="33"><b> Phục vụ để đảm bảo cơ sở vật chất và trang </b>
<b>thiết bị cho hoạt động của văn phòng.</b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 34</span><div class="page_container" data-page="34"><b>Các hình thức tổ chức của Văn phịng </b>
<b>2. Phịng hành chánh-quản trị</b>
Hình thức văn phịng này thường áp dụng trong 02 trường hợp: Tại các cơ quan, doanh nghiệp nhỏ và vừa.
</div><span class="text_page_counter">Trang 35</span><div class="page_container" data-page="35"><b> Bộ phận giúp việc (tổ, bộ phận): Văn thư – </b>
<b>lưu trữ, lễ tân, quản trị, …</b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 36</span><div class="page_container" data-page="36"><b> Đảm bảo cơ sở vật chất và trang thiết bị cho các </b>
<b>hoạt động của văn phòng, thủ trưởng và của cơ quan.</b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 37</span><div class="page_container" data-page="37"><b> Bộ phận giúp việc (tổ, bộ phận): Tổ chức nhân </b>
<b>sự, văn thư – lưu trữ, lễ tân, quản trị, …</b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 38</span><div class="page_container" data-page="38"><b>Các hình thức tổ chức của Văn phịng </b>
<b><small>3. Hành chính - Tổ chức nhân sự (Tổ chức - Hành chính)</small></b>
Chức năng nhiệm vụ:
<b> Thực hiện các nghiệp vụ: Tổ chức bộ máy và </b>
<b>quản lý nhân sự, tổ chức quản lý văn bản đi và đến, thực hiện công tác lễ tân giao tiếp, tổ chức lập và thực hiện lịch công tác của thủ trưởng và cơ quan, thu thập và cung cấp thông tin quản lý, …</b>
<b> Phục vụ và đảm bảo cơ sở vật chất và trang </b>
<b>thiết bị cho hoạt động của văn phòng, thủ trưởng và của cơ quan.</b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 39</span><div class="page_container" data-page="39"><b>Các hình thức tổ chức của Văn phòng </b>
<b>4. Phòng (bộ phận) Hành chính.</b>
Thường được xác lập trong các Văn phòng hoặc cơ quan nhỏ (khi hoạt động quản trị được tách riêng thành một phịng tương đương phịng hành chính).
</div><span class="text_page_counter">Trang 40</span><div class="page_container" data-page="40"><b> Bộ phận giúp việc (tổ, bộ phận): văn thư – lưu </b>
<b>trữ, lễ tân – giao tiếp của thủ trưởng và của cơ quan, …</b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 41</span><div class="page_container" data-page="41"><b>Các hình thức tổ chức của Văn phòng </b>
<b>4. Phòng (bộ phận) Hành chính.</b>
chức năng nhiệm vụ:
<b> Thực hiện các nghiệp vụ: tổ chức quản lý văn </b>
<b>bản đi và đến, thực hiện công tác lễ tân giao tiếp, tổ chức lập và thực hiện lịch công tác của thủ trưởng và cơ quan, thu thập và cung cấp thông tin quản lý, …</b>
<b> Thực hiện tất các các hoạt động để đảm bảo </b>
<b>thực hiện thường xuyên, liên tục các quy chế, nội quy hoạt động của cơ quan (tổ chức) và pháp luật của nhà nước.</b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 42</span><div class="page_container" data-page="42"><b>THƯ KÝ VĂN PHÒNG </b>
là một chức danh thể hiện yếu tố nghề nghiệp.
Là người làm việc
trong mơi trường văn phịng<small>. </small>
<b><small>Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn phịng: kế tốn, thống kê, thơng tin, văn thư, lễ tân….</small></b>
<i><b><small>Khái niệm: </small></b></i>
</div><span class="text_page_counter">Trang 43</span><div class="page_container" data-page="43"><small>Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn phòng: kế tốn, thống kê, thơng tin, văn thư, lễ tân….</small>
<small>Là người có khả năng tốc ký, đánh máy thư tín, </small>
là người điều hành công việc hằng ngày của một tổ chức, cơ quan đoàn thể
<small>Là thư ký ghi biên bản các cuộc họp</small>
</div><span class="text_page_counter">Trang 44</span><div class="page_container" data-page="44"><small>Thư ký văn phòng</small>
Thư ký điều hành
<small>Thư ký riêng </small>
<b><small>Phân theo chức năng</small></b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 45</span><div class="page_container" data-page="45"><small>Thư ký thực hiện các chức năng chuyên môn: thư ký khoa (giáo vụ), thư ký báo chí, thư ký kế tốn…….</small>
<small>Thư ký có tính tham mưu, trợ lý cho cán bộ quản lý, điều hành: trợ lý đối ngoại, trợ lý hành chánh, trợ lý quản lý….</small>
<small>Thư ký giúp việc cho cán bộ lãnh đạo: thư ký giám đốc, thư ký hiệu trưởng, thư ký chủ tịch……</small>
<b><small>Phân theo nghiệp vụ </small></b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 46</span><div class="page_container" data-page="46"><small> Thư ký riêng giữ chức năng giúp việc có tính chất sự vụ </small>
<b><small>cho một cán bộ lãnh đạo.</small></b>
<small>Trợ lý là người giúp việc trực tiếp có tính chất tham </small>
<i><b><small>mưu tổng hợp cho thủ trưởng chuyên sâu vào một </small></b></i>
<i><b><small>công việc hay một nhiệm vụ nào đó. Trợ lý giúp việc </small></b></i>
<small>có tính chất tham mưu đồng thời tham gia xử lý công việc theo ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng.</small>
<small>Thư ký điều hành giúp thủ trưởng trong việc tổ chức quản lý và điều hành hoạt động để thực hiện nhiệm vụ theo nhóm (bộ phận) theo kế hoạt chung đã được hoạch định.</small>
<b><small>Phân biệt sự khác </small></b>
<b><small>nhau </small></b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 47</span><div class="page_container" data-page="47"><b>Chức năng TKVP</b>
• Có chức năng khá rộng trong hoạt động chung của văn phòng, thực hiện tất cả các nghiệp vụ văn phòng như:
<b>1. Tổ chức biên tập và xử lý văn bản, công văn đi đến</b>
<b>2. Tổ chức xác lập và quản lý hồ sơ3. Tổ chức công tác lễ tân giao tiếp…</b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 48</span><div class="page_container" data-page="48"><b>Nhiệm vụ TKVP</b>
• Tùy vào phạm vị hoạt đơng của văn phịng, số lượng và trình độ của nhân sự và đặc biệt phải dựa trên cơ sở những yêu cầu của thủ trưởng cơ quan doanh nghiệp, chánh văn phòng sẽ phân cơng tổ chức và phân cơng thư ký văn phịng đảm nhiệm chuyên sâu hoặc kiêm nhiệm một số nhiệm vụ:
</div><span class="text_page_counter">Trang 49</span><div class="page_container" data-page="49"><b>Nhiệm vụ TKVPVăn thư </b>
<b>lưu trữ</b>
<b> ngoại giaoTham mưu </b>
<b>tổng hợp</b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 50</span><div class="page_container" data-page="50"><b>Nhiệm vụ văn thư lưu trữ</b>
<small>Biên tập văn bản, soạn thảo văn bản và ban hành văn bản</small>
Quản lý lưu trữ hồ sơ…
<small>Quản lý văn bản đi và đến; đánh máy văn bản của cơ quan và thủ trưởng.</small>
</div><span class="text_page_counter">Trang 51</span><div class="page_container" data-page="51"><b>Nhiệm vụ lễ tân ngoại giao</b>
Tổ chức đón tiếp khách đến đi, tổ chức hội thảo….
.
</div><span class="text_page_counter">Trang 52</span><div class="page_container" data-page="52"><b>Nhiệm vụ tham mưu tổng hợp</b>
• Tiếp nhận, thu thập và xử lý thơng tin đồng thời hình thành các phương án giải quyết cơng việc.
• Thực hiện những hoạt động nghiệp vụ mang tính trợ giúp cho hoạt động quản lý của cơ quan doanh nghiệp và thủ trưởng.
</div><span class="text_page_counter">Trang 53</span><div class="page_container" data-page="53"><b>Nhiệm vụ tham mưu tổng hợp</b>
• Xử lý văn bản (giải quyết tổ chức thực hiện văn bản đi, đến)
• Tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản theo yêu cầu của cơ quản, thủ trưởng.
• Nghiên cứu đề xuất các phương án giải quyết trong công việc của cơ quan đơn vị.
</div><span class="text_page_counter">Trang 54</span><div class="page_container" data-page="54"><b>Nhiệm vụ quản trị</b>
<b>• Phục vụ, đáp ứng các điều kiện về vật chất và </b>
trang thiết bị cho hoạt động của văn phòng và cả cơ quan đơn vị.
<b>• Đáp ứng các yêu cầu về cơ sở vật chất, trang </b>
<b>thiết bị phục vụ các hoạt động của văn phòng: đảm </b>
bảo về phòng ốc làm việc, các trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, điện nước….
</div><span class="text_page_counter">Trang 56</span><div class="page_container" data-page="56"><b>Chức năng, nhiệm vụ Thư ký riêng</b>
<b>• Chủ nhiệm giúp việc cho một cán bộ lãnh đạo.</b>
<b>• Chức năng giúp việc có tính chất sự vụ: mục đích </b>
<b>giúp thử trưởng giải quyết những cơng việc đơn giản, thuộc trách nhiệm của thủ trưởng.</b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 57</span><div class="page_container" data-page="57"><b>Chức năng, nhiệm vụ Thư ký riêng</b>
• Vì vậy, công việc của thư ký riêng sẽ được giải quyết hoặc chuẩn bị một cách chu đáo, đúng theo những yêu cầu và tiêu chuẩn của thủ trưởng.
</div><span class="text_page_counter">Trang 58</span><div class="page_container" data-page="58"><b>Chức năng, nhiệm vụ Thư ký riêng</b>
<small>• Thủ trưởng nếu khơng có thư ký riêng giúp việc sẽ phải sử dụng từ 50 – 70% thời gian để giải quyết của mình.</small>
<small>• Thủ trưởng sẽ khơng thể nào đảm nhiệm vai trò của một quản trị viên cao cấp giành nhiều trí lực cho hoạt động hoạch định có tính chiến lược – yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của một cơ quan (tổ chức).</small>
</div><span class="text_page_counter">Trang 59</span><div class="page_container" data-page="59"><b>Chức năng, nhiệm vụ Thư ký điều hành</b>
Giúp thủ trưởng điều hành hoạt động – công tác quản lý một nhóm, bộ phận
Tổ chức thực hiện nhiệm vụ trong nhóm và trực tiếp chịu trách nhiệm, báo cáo kết quả
</div><span class="text_page_counter">Trang 60</span><div class="page_container" data-page="60"><b>THƯ KÝ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI</b>
<b>Khái niệm</b>
<b><small>Thành thạo ngoại ngữ</small></b>
<b><small>Có tư tưởng chính trị vững vàng</small></b>
<b><small>Nắm vững nghiệp vụ lễ tân ngoại giao </small></b>
<b><small>Ngoại hình</small></b>
<b><small>Nắm vững cơng tác văn bản </small></b>
<b><small>Nắm vững luật ngoại giao, lãnh sự</small></b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 61</span><div class="page_container" data-page="61"><b>Soạn thảo văn bản</b>
<b><small>Xử lý văn bản đến và đi</small></b>
<b><small>Giao tiếp qua điện thoại, fax, email</small></b>
<b><small>Công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữLập chương trình cơng tác </small></b>
<b><small>cho cơ quan và thủ trưởng</small></b>
<b>Nhiệm vụ</b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 63</span><div class="page_container" data-page="63"><b>Đón tiếp và tiễn khách nước ngồi</b>
<b><small>Đón tiễn</small></b>
<b><small>Tặng phẩmTiểu sử</small></b>
<b><small>Lập đề án đón tiếpLiên hệ sân bay, </small></b>
<b><small>cơng an…..</small></b>
<b><small>Liên hệ</small></b>
<b><small>với các bên đồn đến</small></b>
<small> </small><b><small>Chuẩn bị nơi ăn ở, đi lạiTìm hiểu </small></b>
<b><small>phong tục của đồn</small></b>
<b><small>Bài phát biểu</small></b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 64</span><div class="page_container" data-page="64"><b>Nhiệm vụ Thư ký văn phòng</b>
<b>Tổ chức chiêu đãi</b>
<small>Nội dung chuyện trò </small>
<small>Sắp xếp bàn tiệc(sơ đồ bàn </small>
<small>Thức đơn: tìm hiểu thói quen, tơn giáo, tín ngưỡng </small>
<small>Vị trí đậu đỗ xeTiễn khách</small>
</div><span class="text_page_counter">Trang 65</span><div class="page_container" data-page="65"><b>Chuẩn bị cho thủ trưởng, cán bộ đi công tác </b>
<b><small>Nội dung làm việc</small><sup>Tặng phẩm</sup><small>Bài phát biểu</small></b>
<b><small>Hộ chiếu</small></b>
<b><small>visa</small><sup>Vé máy bay</sup><small>nơi làm việc</small><sup>Liên hệ </sup></b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 66</span><div class="page_container" data-page="66"><b>Chuẩn bị cho thủ trưởng, cán bộ đi công tác </b>
<b><small>Làm thủ tục xuất nhập cảnh</small></b>
<b><small>Ứng tiềnPhổ biến</small></b>
<b><small> phong tục tập quán</small></b>
<b><small>Tiễn ra sân bay</small></b>
<b><small>Tặng phẩm</small><sub>Bài phát biểu</sub></b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 67</span><div class="page_container" data-page="67"><b>Nghiên cứu lễ tân ngoại giao của nước sở tại</b>
<small>Thủ tục đón, tiễn, tiếp, chiêu đãi, đặt vòng hoa…</small>
Lễ, tết, tang lễ, hôn nhân, nghi thức tôn giáo, cách tặng hoa
<b><small>Thủ tục, quy định, tập quán lễ tân</small></b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 68</span><div class="page_container" data-page="68"><b>Năng lực phẩm chất, năng lực và yêu cầu của TKVPĐN</b>
<small>Ngoại ngữ</small>
</div><span class="text_page_counter">Trang 69</span><div class="page_container" data-page="69"><b>Năng lực phẩm chất, năng lực và yêu cầu của TKVPĐN</b>
<b>Nắm luật ngoại giao và lãnh sự</b>
