Tìm hiểu về integrated project management [ dịch tiếng việt ]

ĐỀ TÀI THUYẾT TRÌNH:

QUẢN LÝ TÍCH HỢP DỰ ÁN
Integrated Project Management


Kết hợp giữa quản lý dự án truyền thống và hiện đại
sẽ làm cho quá trình diễn ra nhanh hơn, đơn giản hơn

Quản lý tích hợp dự án
Integrated Project Management

Quản lý dự án
truyền thống
Traditional
Project Management

Quản lý dự án
hiện đại
Agile
Project Management


Quản lý tích hợp dự án

Tổng quan về quản lý tích hợp dự án


Tổng quan về quản lý tích hợp dự án
Gồm các quá trình cần thiết để đảm bảo rằng các thành
phần của dự án được điều phối một cách hợp lý, đạt và

vượt yêu cầu của các bên tham gia dự án:

6

Phát triển điều lệ dự án
Phát triển sơ bộ phạm vi dự án
Phát triển kế hoạch quản lý dự án
Lãnh đạo và thực hiện dự án
Hướng dẫn và kiểm soát công việc dự án
Kiểm soát thay đổi dự án

7

Hướng dẫn và kiểm soát công việc dự án

1
2
3
4
5


Quản lý tích hợp dự án

Mục đích của Quản lý tích hợp dự án


Mục đích của Quản lý tích hợp dự án
 Mô tả khung làm việc của quản lý sự tích hợp dự án
trong mối quan hệ với các lãnh vực kiến thức và chu

trình sống của dự án
Mô tả việc phát triển kế hoạch dự án , gồm nội dung kế
hoạch dự án, dùng các hướng dẫn và các tài liệu mẫu
để phát triển kế hoạch, phân tích stakeholder
Giải thích việc thực thi dự án, quan hệ của nó với các
yếu tố khác
Mô tả các sử dụng phần mềm để hỗ trợ quản lý tích
hợp dự án
Hiểu được quy trình điều khiển thay đổi tích hợp, lập kế
hoạch và quản lý sự thay đổi trong các dự án


Quản lý tích hợp dự án

Tầm quan trọng của quản lý
tích hợp dự án


Tầm quan trọng của quản lý tích hợp dự án

Không một dự án nào là không phát sinh rủi ro trong quá
trình thực hiện cũng như trong quá trình sử dụng, vậy làm
cách nào để hạn chế nó một cách hiệu quả nhất??


Quản lý rủi ro dự án là nhiệm vụ, là sự đối phó với rủi
ro dự án thông qua hoạt động của một dự án và
những mục tiêu đòi hỏi quan trọng nhất của dự án
Quản lý rủi ro thường không được chú trọng trong các
dự án, nhưng nó lại giúp cải thiện thành công của dự án

thông qua việc lựa chọn dự án tốt, xác định phạm vi dự
án, phát triển những ước tính có tính thực tế
Hầu hết các dự án đều không chú trọng đến việc quản lý rủi ro


Để muốn quản lý tốt các rủi ro, thì điều quan trọng nhất, có thể coi
là chìa khóa thành công đó là việc quản lý tích hợp dự án tốt


• Người quản trị dự án phải điều phối tất cả các lãnh vực kiến
thức trong suốt chu trình sống của dự án
• Nhiều người quản trị dự án mới gặp khó khăn khi nhìn vào
bức tranh tổng thể và muốn tập trung vào quá nhiều chi tiết
• Quản trị tích hợp dự án không giống như tích hợp phần mềm


Quản lý tích hợp dự án

Quá trình quản lý tích hợp dự án


Quá trình quản lý tích hợp dự án



1. Phát triển kế hoạch dự án
2. Thực thi kế hoạch dự án
3. Điều khiển thay đổi tích hợp

Phát triển kế hoạch dự án
Định nghĩa

Kế hoạch dự án là tài liệu dùng để điều phối
tất cả các tài liệu về hoạt động của dự án

Mục đích

Mục đích chính là hướng dẫn thực thi dự án

Hiệu quả

Kế hoạch dự án giúp người QTDA lãnh đạo
nhóm dự án và đánh giá tình trạng dự án

Yêu cầu

Phải đo việc thực hiện dự án so với kế hoạch


Phát triển kế hoạch dự án
Mang tính duy nhất

Phải linh hoạt (flexible) và phải động(dynamic)

Phải được cập nhật khi có thay đổi
Đóng vai trò tài liệu hướng dẫn thực thi dự án


Phát triển kế hoạch dự án

A

Tổng quan về dự án

B

Mô tả về cách tổ chức dự án

C

Các qui trình quản lý và kỹ thuật dùng
trong dự án

D

Thông tin về các việc phải làm, lịch biểu,
và ngân sách


Phát thảo mẫu về kế hoạch quản trị dự án phần mềm (SPMP)

Project Management Plan Sections

Section
Topics

Introduction

Project
Organization

Managerial
Process

Technical
Process

Work Packages,
Schedule, and
Budget

Project
overview;
project
deliverables;
evolution of the
SPMP;
reference
materials;
definitions and
acronyms

Process model;
organizational
structure;
organizational
boundaries and
interfaces;
project
responsibilities

Management
objectives and
priorities;
assumptions,
dependencies,
and
constraints;
risk
management;
monitoring and
controlling
mechanisms;
and staffing
plan

Methods, tools,
and techniques;
software
documentation;
and project
support
functions

Work packages;
Dependencies;
resource
requirements;
budget and
resource

allocation;
and schedule


Phát triển kế hoạch dự án
Các bên tham gia vào dự án cũng là một trong những yếu
tố quan trọng quyết định đến sự thành công hay thất bại
của dự án, chính vì điều đó nên việc tìm hiểu các thông tin
của các bên tham gia cũng là một trong những yếu tố quan
trọng, yếu tố này còn được gọi là phân tích Stakeholder
Phân tích Stakeholder ,xác định rõ các yếu tố cơ
bản của các bên tham gia vào dự án như






Tên và công ty
Vai trò trong dự án
Các số liệu thực
Mức độ ảnh hưởng và quan tâm đến dự án
Đề xuất quản lý các mối quan hệ


Ví dụ về phân tích Stakeholder
Organization

Role on
project

Unique facts

Level of
interest
Level of
influence

Suggestions
on managing
relationship

Ahmed
Internal
senior
management

Key Stakeholders
Susan
Erik
Project team
Project team

Mark
Hardware
vendor

Sponsor of
project and
one of the

company's
founders
Demanding,
likes details,
business
focus,
Stanford
MBA
Very high

DNA
sequencing
expert

Lead
programmer

Supplies
some
instrument
hardware

Very smart,
Ph.D. in
biology,
easy to work
with, has a
toddler
Very high

Best
programmer
I know,
weird sense
of humor

Start-up
company, he
knows we
can make
him rich if
this works
Very high

Very high;
can call the
shots

Subject
matter
expert;
critical to
success
Make sure
she reviews
specification
s and leads
testing; can
do some
work from

home

High; hard
to replace

Low; other
vendors
available

Keep him
happy so he
stays;
emphasize
stock
options;
likes
Mexican
food

Give him
enough lead
time to
deliver
hardware

Keep
informed, let
him lead
conversation
s ,do as he

says and
quickly

High

David
Project
manager for
other
internal
project
Competing
for company
resources
Nice guy,
one of oldest
people at
company,
has 3 kids in
college
Low to
medium
Low to
medium

He knows
his project
takes a back
seat to this
one, but I

can learn
from him


1. Phát triển kế hoạch dự án
2. Thực thi kế hoạch dự án
3. Điều khiển thay đổi tích hợp


Các kỹ năng quan trọng để thực thi kế hoạch dự án

Các kỹ năng quản lý tổng quát như kỹ năng
lãnh đạo, giao tiếp, và chính trị

Kỹ năng về sản phẩm và kiến thức

Dùng các công cụ và kỹ thuật chuyên dụng


Các công cụ và kỹ thuật thực thi dự án
 Hệ giao việc (Work Authorization System): một
phương pháp bảo đảm con người đủ điều kiện làm
việc đúng lúc và đúng trình tự
 Họp đánh giá tình trạng (Status Review Meetings):
các buổi họp thường kỳ để trao đổi thông tin về dự
án
 Phần mềm quản trị dự án (Project Management
Software): phần mềm đặc biệt hỗ trợ quản lý các dự
án

1. Phát triển kế hoạch dự án
2. Thực thi kế hoạch dự án
3. Điều khiển thay đổi tích hợp