Kiem soat thoi gian

Alec Mackenzie & Pat Nickerson

KIỂM SOÁT
THỜI GIAN –
CHU TOÀN MỌI
VIỆC
Bản quyền tiếng Việt © Công ty Sách
Alpha
Quốc Đạt dịch
NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG – XÃ
HỘI



Lời giới thiệu
Mặc dù nhận thức được rằng thời gian là
một phần quan trọng mang tính chi phối
cũng như ảnh hưởng rất lớn đến công
việc và cuộc sống, nhưng phần lớn chúng
ta không thể quản lý hiệu quả thời gian
của mình. Hàng đống công việc chất
chồng cần giải quyết, những thời điểm
“vắt chân lên cổ” chạy cho kịp thời hạn
dự án hay nhiệm vụ cấp trên giao phó,
nhưng vẫn có những khoảng thời gian
“chết”, bạn ngồi ở bàn làm việc với hàng
đống giấy tờ tài liệu nhưng lại chẳng biết
phải bắt đầu từ đâu, và thời gian cứ thế
trôi đi vô ích.

Điều đó đồng nghĩa với việc bạn đã rơi
vào “những chiếc bẫy thời gian” – điều
mà hai tác giả Alec Mackenzie và Pat
Nickerson định nghĩa rõ ràng và chi tiết
trong cuốn sách hàng đầu giúp bạn quản
lý và kiểm soát hiệu quả thời gian của
mình – Kiểm soát thời gian – Chu toàn
mọi việc. Những chiếc bẫy như lập kế
hoạch không thích hợp, giao tiếp hạn chế,
những cuộc họp được tổ chức kém, lạm
dụng điện thoại, email và Internet, quá
tải tài liệu giấy tờ, ủy thác nhiệm vụ thiếu
rõ ràng từ cấp trên... khiến con người
cảm giác như thời gian của mình bị tắc
lại trong dòng chảy vô tận của công việc
và trách nhiệm, làm cho cuộc sống trở
nên khó khăn và mất kiểm soát cho dù đã
cố gắng hết sức.


Sau bốn lần tái bản với gần một triệu ấn
phẩm được độc giả tại nhiều quốc gia
trên thế giới đón nhận nồng nhiệt, có thể
nói Kiểm soát thời gian – Chu toàn mọi
việc chính là bộ công cụ quản lý thời
gian hiệu quả nhất tính đến thời điểm
hiện tại. Với các chiến thuật thông minh,
những kinh nghiệm được rút ra từ các bài
phỏng vấn chi tiết cùng nhiều công cụ

quản lý thời gian hiệu quả, cuốn sách sẽ
giúp bạn xác định nguyên nhân và tránh
lãng phí thời gian; sắp xếp thời gian hợp
lý cho các nhiệm vụ, xây dựng và theo
đuổi mục tiêu đã đặt ra đến phút chót; trở
nên năng động và chuyên nghiệp hơn
trong công việc.
Alpha Books trân trọng giới thiệu cuốn


sách này với mong muốn mang đến cho
độc giả thêm một bộ cẩm nang giúp quản
lý và kiểm soát hiệu quả thời gian – một
tài sản vô giá trong công việc và cuộc
sống mà nếu biết khai thác cũng như sử
dụng đúng đắn, bạn có thể đạt được
những thành công to lớn.
Chúc các bạn thành công!
Hà Nội tháng 6, năm 2012
CÔNG TY SÁCH ALPHA


Phần I: QUẢN LÝ
THỜI GIAN
TRONG THẾ KỶ
XXI
Chương 1: TẠI
SAO THỜI GIAN
VẪN LUÔN
NGĂN CẢN

PHẦN TỐT
NHẤT CỦA
CHÚNG TA?
Chúng ta vẫn thường tự nhủ: “Mình sẽ
không có đủ thời gian đâu!”
Có lẽ Noah và gia đình ông cũng từng
nói thế khi hối hả chọn các cặp súc vật
để mang lên con thuyền lớn . Chúng ta
đều có 24 giờ, hay 1.440 phút mỗi ngày.
Vậy lợi thế của Noah là gì? Ông có một
thời hạn chính xác phải hoàn thành,
những mục tiêu rõ ràng, và những hướng
dẫn cụ thể từ Đấng Tối cao về thời điểm


và quá trình chính xác phải tiến hành.
Nếu bạn không thấy được những lợi thế
tương tự, quá trình bạn tạo ra trong
khoảng thời gian được giao có thể sẽ
khác hoàn toàn so với văn hóa, hoàn
cảnh, và đặc biệt là lựa chọn của bạn.
Điều hiển nhiên là càng có ít lựa chọn
hơn thì cuộc sống của bạn sẽ đơn giản
hơn. Nếu từng sống sót qua một thảm họa
thiên nhiên, hay đơn giản là một đợt cắt
điện kéo dài, bạn sẽ biết cảm giác bị
quăng trở lại với “thời kỳ đồ đá” như thế
nào. Bạn sẽ phải tích cực làm việc từ

sáng sớm tinh mơ cho đến tối mịt vì sự
sinh tồn; và bạn thậm chí sẽ làm nhiều
hơn nếu có thể, nhờ ánh trăng, lửa, nến


hay nhờ nguồn điện, cho tới khi bạn chìm
vào giấc ngủ. Sau này, bạn sẽ luôn nhớ
đến những nỗ lực với niềm tự hào, nhưng
chắc chắn sẽ không bao giờ muốn những
điều đó tái diễn thêm một lần nào nữa.
SỰ XAO LÃNG, NHỮNG KỲ VỌNG,
SỰ KHẨN CẤP
Tại sao chúng ta có thể làm chủ thời gian
của mình trong thời kỳ khủng hoảng,
nhưng lại không thể làm chủ được thời
gian trong những ngày bình thường?
Chính bởi sự kết hợp của bộ ba “siêu
bẫy” bao quát toàn diện, từ đó hình thành
nên những chiếc bẫy thời gian. Đó là:
Những xao lãng tầm thường


Những kỳ vọng quá mức
Những vấn đề quan trọng khẩn cấp
Sự xao lãng làm rò rỉ quỹ thời gian của
chúng ta như thế nào?
Hãy suy nghĩ về hoàn cảnh sống hoặc
công việc hiện tại của bạn, đặc biệt khi
nó gây ra những ảnh hưởng nhất định tới
thời gian của bạn. Nếu bạn giống như hầu

hết những người khác, thì ắt hẳn nhà cửa,
ô tô, và văn phòng của bạn phải tràn
ngập các thiết bị hiện đại và nguồn dữ
liệu. Bạn có thể cập nhật tình hình thế
giới mỗi tích tắc, phản ứng kịp thời với
bất cứ thách thức hay cơ hội nào xuất
hiện. Nhưng liệu bạn có nên làm điều đó
hay không?


Sự kết nối quan trọng như thế nào?
Vậy làm thế nào tổ tiên chúng ta, vốn
không có những công cụ tốc độ cao và
kết nối mạng 24/24, lại vẫn có thể nghiên
cứu, phát minh, và đạt được nhiều thành
tựu đến vậy – từ những bức hình khắc
trong các hang đá cho tới các nhà thờ, từ
việc xây dựng cả một đế chế cho tới
nguồn điện lưới, từ đường ray xe lửa cho
tới phóng xạ, từ việc dùng chảo đãi vàng
cho tới việc dùng khoan khoan lấy lõi –
tất cả đều hoàn toàn thô sơ, đều thuộc
thời kỳ ‘trước thời laptop’? Họ được
ban phát nhiều sự thông minh tài trí hơn
chúng ta? Hay họ khỏe mạnh hơn, khéo
léo hơn? Hay họ không mắc phải chiếc
bẫy lớn đầu tiên – Những Xao lãng tầm


thường?

Đa nhiệm giúp tiết kiệm hay lãng phí
thời gian?
Hãy xem xét cuộc sống hiện tại của bạn.
Ở bất cứ nơi đâu, con người cũng đều cố
gắng thuyết phục số đông rằng đa nhiệm
là một nhiệm vụ cần thiết. Hãy nhìn
những người đang lái xe tới công sở ở
làn đường kế bên. Nếu họ cũng đang thực
hiện đa nhiệm để tiết kiệm thời gian, họ
sẽ phải sử dụng thiết bị định vị GPS và
các chương trình giao thông trên đài để
tìm ra một hướng đi thông thoáng. Họ
cũng có thể sẽ phải cố gắng tiết kiệm
thêm thời gian bằng cách đọc tin nhắn
hay trả lời điện thoại trong khi đang


nhâm nhi ly cà phê và lao xuống dốc với
vận tốc 112 km/h. Liệu khoảng thời gian
họ tiết kiệm được bằng việc thực hiện đa
nhiệm có xứng đáng không? Hay nó sẽ
tan thành khói bụi khi một người lái xe
khác, cũng đang bận rộn đa nhiệm tương
tự, đột nhiên hỏi chuyện?
Ngày càng có nhiều nhà nghiên cứu tranh
luận về quan niệm rằng đa nhiệm sẽ tiết
kiệm thời gian. Thực chất, trí não con
người không thể xử lý hai dòng suy nghĩ
đối ngược nhau tại cùng một thời điểm
mà không làm giảm chất lượng của cả

hai. Thay vào đó, chúng ta hoàn toàn có
thể làm tốt hơn nếu giải quyết từng nhiệm
vụ một và theo trình tự. Chúng ta có thể
nâng cao hiệu quả bằng cách sử dụng


công cụ nhắc nhở, ghi nhớ kèm hình ảnh
để theo kịp lịch trình. Và trên thực tế,
chúng ta có thể đẩy nhanh quá trình từ
nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác. Nhưng
đến lúc đó, bạn chắc chắn đã rất mất tập
trung rồi.
TIẾNG NÓI THỰC SỰ
Đây là những gì Ken Mayo − điều phối
viên mạng kiêm nhiếp ảnh gia của Hiệp
hội Y tế Công giáo Mỹ − nói về đa
nhiệm:
Cho đến giờ, tôi tin chắc rằng đa nhiệm
là phản tác dụng. Mục tiêu là cố gắng để
đạt được kết quả tốt, nhưng tôi lại thấy
chất lượng công việc bị ảnh hưởng rõ
rệt. Bây giờ, tại một thời điểm tôi chỉ cố


gắng làm một việc. Nếu không thể hoàn
tất, tôi cố gắng chia nhiệm vụ hay dự án
đó thành nhiều giai đoạn. Sau đó, khi trở
lại với nhiệm vụ hay dự án đó, tôi sẽ
thấy việc nhớ được phải bắt đầu lại từ
đâu dễ dàng hơn.

Duy trì sự tập trung
Có thể bạn nhận ra rằng mình mắc nhiều
lỗi nhất vào những thời điểm cuối cùng
của một công việc, khi trí óc bạn đã xao
lãng trước khi những ngón tay của bạn
kịp hoàn thành đánh máy, hoặc khi tay
búa của bạn nện vào chiếc đinh cuối
cùng. Nếu có thể duy trì sự tập trung từ
đầu đến cuối, giải quyết công việc nhanh
gọn, rồi sau đó chuyển sang nhiệm vụ


tiếp theo, thì có lẽ chúng ta đã đạt được
những thành công nhất định nào đó. Nếu
liệt kê những nhiệm vụ tiếp theo ra giấy,
lưu sẵn trên màn hình, giữ chúng trong
tầm mắt, chúng ta có thể đẩy nhanh tiến
độ. Nhưng cùng lúc, chúng ta cũng nên
dành cho mỗi công việc sự tập trung toàn
vẹn, chứ không phải là sự tập trung bịphân-tán, để tiết kiệm thời gian tối ưu
nhất.
LÀM THẾ NÀO ĐỂ SỬ DỤNG
KHOẢNG THỜI GIAN BẠN TIẾT
KIỆM ĐƯỢC?
Tại các buổi hội thảo về Quản lý thời
gian, chúng tôi thường hỏi những người
tham gia – với vẻ mệt mỏi kiệt quệ hiện


rõ trên khuôn mặt – rằng nếu được tặng

thêm một giờ mỗi ngày, họ sẽ sử dụng
món quà kỳ diệu này như thế nào. Đa số
họ đều đồng thanh “Ngủ!”
Câu trả lời này có làm bạn ngạc nhiên
không? Hay khiến bạn thất vọng? Hay
bạn cũng có câu trả lời tương tự?
Theo nhiều nghiên cứu về việc ngủ của
các nhà khoa học, một người Mỹ trưởng
thành ngày nay chỉ dành khoảng 6 tiếng
40 phút cho giấc ngủ mỗi đêm – không
đúng với con số 8 tiếng mà các thế hệ
trước đây được khuyến cáo. (Ngay cả
các quảng cáo đệm cũng thường khuyên
chúng ta nên tối đa hóa giấc ngủ 6 tiếng
liên tục bằng việc mua những bộ chăn ga


gối đệm tốt hơn!)
Nhưng chúng ta đã sử dụng khoảng thời
gian lúc sắp đi ngủ như thế nào? Rất
nhiều người trưởng thành thú nhận rằng
họ thường lăn ra ngủ ngay sau bữa tối,
hoặc đờ đẫn “thư giãn” trước màn hình ti
vi trong khi con cái họ dán mắt vào các
trang web xã hội, các tin nhắn mạng, các
trò chơi trực tuyến, trang web tải nhạc và
làm bài tập về nhà. À vâng, bài tập về
nhà! Cũng chẳng có gì ngạc nhiên khi
phải khó khăn lắm chúng mới thức dậy
nổi vào sáng hôm sau.

Nhân đây tôi cũng muốn hỏi, những lao
động trưởng thành làm gì trong 24 giờ kỳ
diệu của mình? Hãy cùng xem xét một


vài cách hiệu quả để thoát khỏi những
chiếc bẫy thời gian của chúng tôi.
THOÁT KHỎI SỰ XAO LÃNG: TẬP
TRUNG THỜI GIAN VÀO MỘT MỤC
TIÊU
Giả sử bạn được tặng một giờ quý báu
vào thời điểm tùy chọn – không phải khi
mệt mỏi (giống như những người tham
gia hội thảo đã đồng thanh trả lời là dành
thời gian để ngủ), mà là đang tràn đầy
năng lượng – khoảng thời gian tuyệt vời
nhất trong ngày của bạn – thì câu trả lời
của bạn có thể sẽ khác. Vậy hãy hỏi con
người tràn đầy sức sống trong bạn rằng:
Bạn sẽ sử dụng giờ thứ 25 như thế nào?
• Tiếp tục làm việc?


• Chơi thể thao, hay tập thể dục?
• Tụ tập bạn bè?
• Chơi bóng cùng lũ trẻ?
• Dọn dẹp phòng ốc?
• Nghỉ ngơi thư giãn?
• Đọc và học?
• Bình tâm cầu nguyện?

• Vẽ tranh?
• Tham quan bảo tàng?
• Chơi guitar?


• Làm vườn?
• Nấu ăn?
• Sơn lại phòng?
• Đi spa trị liệu?
• Tham gia tình nguyện?
Thêm những lựa chọn của bạn vào chỗ
trống dưới đây:
• --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------• -----------------------------------------------------------------------------------------


----------------------------------Dù bạn lựa chọn điều gì, thì có một điều
chắc chắn là: bạn cố gắng dành riêng giờ
thứ 25 cho dự định đó, mà không cho
phép bất cứ sự xao lãng ngẫu nhiên nào
tác động. Bạn sẽ chỉ tập trung vào công
việc đó. Bạn sẽ hiểu rõ động cơ của việc
quản lý những giờ phút hiếm hoi đó.
Vậy nếu bạn được tặng thêm một giờ tại
công sở?
Hãy hình dung cấp trên cũng tặng cho
bạn một lựa chọn tương tự – có thêm một
giờ mỗi ngày – không phải để giải quyết
công việc cho họ, mà để giải quyết việc
của riêng bạn? Vậy có nhiệm vụ nào
quan trọng với bạn và sự nghiệp của bạn,

không thể hoàn thành do bạn còn phải
dành thời gian cho khách hàng, đồng
nghiệp, hay cấp trên không? Bạn thường
tự nhủ: “Đây là việc của riêng mình.
Mình sẽ chỉ giải quyết nó khi đã hoàn
thành những việc khác.”
Nhưng những giờ phút riêng tư ấy sẽ
chẳng bao giờ tới trong giờ làm việc,
vậy nên bạn vẫn cứ vắt kiệt sức mình cho
những buổi làm thêm giờ không lương để
giải quyết cho xong việc. Có lẽ khi
nghiền ngẫm cuốn sách này, bạn có thể
thêm công việc đó vào danh sách những
mục tiêu xứng đáng với những quyết tâm
quản lý tốt nhất thời gian của mình.
Kỳ vọng: Chúng ta nên làm gì tại nơi làm