Tài liệu 13 bước để tiết kiệm thời gian, sức lực và tiền bạc…nhờ uỷ nhiệm docx

13 bước để tiết kiệm thời gian, sức lực và tiền
bạc…nhờ uỷ nhiệm
Một trong những kỹ năng quản lý quan trọng nhất mà bạn phải nắm vững là
uỷ nhiệm.Việc uỷ nhiệm không có nghĩa là trốn tránh công việc, nó có nghĩa
là trao quyền, nhiệm vụ và trách nhiệm giải trình cho những người khác.

Khi bạn uỷ nhiệm thất bại thì 2 vấn đề cơ bản sẽ nảy sinh. Thứ nhất, bạn phải
làm những công việc mà người khác có thể làm hiệu quả hơn và với chi phí thấp
hơn. Thứ hai, bạn phung phí thời gian và nguồn lực của dự án mà kết cục chỉ có
bạn là người chuẩn bị kỹ nhất. Trong thực tế, bạn đã tiêu phí những nguồn lực
có giá trị-thời gian, tiền bạc và nhuệ khí của cả tập thể.

13 bước dưới đây sẽ giúp bạn uỷ nhiệm tốt hơn

1. Tin tưởng nhân viên

Nếu bạn không tin một hay nhiều hơn trong số những nhân viên của bạn, hãy
thử suy nghĩ xem tại sao. Họ không đáng tin cậy? Họ không có khả năng giải
quyết công việc mà bạn muốn giao cho? Sau đó hãy tự hỏi mình liệu có phải
chính những hành động của bạn là nguyên nhân gây ra sự thiếu niềm tin: bạn đã
từng có phản hồi thoả đáng (tích cực/tiêu cực) về việc thực hiện công việc hay
chưa? Bạn có uỷ quyền tốt như trao trách nhiệm chưa? Bạn có hỗ trợ và tích
cực xây dựng niềm tin đối với những người khác không? Bạn có khuyến khích
nhân viên đưa ra những thắc mắc không?

2. Tránh tìm kiếm sự hoàn hảo

Thay vì cố gắng đạt tới sự hoàn hảo, hãy xây dựng một tiêu chuẩn chất lượng
và đưa ra thời hạn để có thể đạt được nó. Sau đó hãy để cho nhân viên của bạn
lựa chọn bất cứ một cách thức hợp lý nào để đạt được mục tiêu.

3. Đưa ra lời chỉ dẫn công việc hiệu quả

Hãy chắc chắn rằng nhân viên của bạn có đầy đủ thông tin cần thiết để hoàn
thành xuất sắc nhiệm vụ. Xây dựng một hệ thống kiểm soát để có thể nhận được
phản hồi đều đặn. Và chắc chắn rằng nhân viên của bạn hiểu và chấp nhận công
việc trước khi bạn uỷ quyền nó.

4. Hãy nhận thấy những người khác cũng có tài năng và có khả năng hoàn
thành tốt dự án

Đôi khi các nhà quản lý tin rằng chỉ có họ mới có thể làm được. Niềm tin này
thường lớn dần lên bởi nhân viên giải quyết công việc khác với các nhà lãnh
đạo. Tuy nhiên thực hiện một dự án theo cách khác biệt không có nghĩa là nó
được làm tốt hơn hay xấu hơn. Nếu bạn và nhân viên của bạn xác định mục tiêu
cần đạt, tiêu chuẩn cần tuân thủ, sau đó là phương pháp thì không có lý do gì dự
án lại thất bại.

5. Nắm bắt khả năng thực sự của bạn

Uỷ nhiệm rất khó đối với những ai thích tự mình thực hiện công việc hơn là quản
lý nó. Mỉa mai thay, những người được thăng chức quản lý thường do khả năng
về kỹ thuật của họ nhiều hơn là khả năng lãnh đạo. Nếu bạn thích tự mình làm
việc hơn là hoạch định, tổ chức và uỷ nhiệm thì bạn cần phải biết điều đó. Bạn
không muốn tự thấy mình trong một hoàn cảnh mà bạn đang điều hành công
việc của những người khác.

6. Coi uỷ nhiệm như một cách dạy kỹ năng

Những nhân viên tỏ ra miễn cưỡng nhận nhiệm vụ khi các sai lầm thường bị
phạt hơn là được chấp nhận như một phần của việc học hỏi.

Sự sẵn lòng chấp nhận sai lầm của bạn sẽ khuyến khích nhân viên nhận nhiệm
vụ mới. Rủi ro thất bại được tối thiểu hoá nếu bạn uỷ nhiệm một cách thực tế,
cung cấp nguồn lực thích đáng và giải thích nhiệm vụ một cách thông suốt.

7. Theo dõi tiến trình

Sau khi uỷ nhiệm một công việc cho một nhân viên, hãy để nhân viên của bạn
được tự do thực hiện nó nhưng nhớ phải kiểm soát được tiến trình của anh ta.
Điều này là một phần quan trọng trong quản lý công việc. Dừng lại ở những điểm
mấu chốt để có thể giúp nhân viên xác định những vấn đề tiềm ẩn.

8. Khen ngợi những nỗ lực của nhân viên

Một vài từ ngợi khen, vài dòng tóm tắt hay cái bắt tay sẽ giúp bạn nói cho nhân
viên biết được mình đánh giá cao kỹ năng và tài năng của họ như thế nào. Và
một nhà quản lý hiệu quả luôn sẵn sàng và thường xuyên chia sẻ niềm vui với
nhân viên về một công việc được hoàn thành tốt.

9. Tránh quản lý theo hứng

Quản lý theo hứng ngăn trở uỷ nhiệm. Khi nguyên tắc khủng hoảng, thời gian
không được tính tới trong quá trình hoạch định, dành ưu tiên hay ủy nhiệm dự
án liên quan tới mục tiêu của bạn. Tránh quản lý lên cơn bằng cách trung thành
với kế hoạch đã thiết lập và thường xuyên uỷ nhiệm công việc.

10. Tránh quay ngược sự uỷ nhiệm

Tình huống này xảy ra khi nhân viên trao lại công việc đã được giao cho ông
chủ, không hoàn thành với hi vọng là nó được chấp nhận. Hãy thực hiện uỷ

nhiệm hiệu quả hơn: đưa ra câu hỏi, dự đoán câu trả lời và giúp nhân viên hoàn
thành như dự kiến.

11. Đừng biến sự uỷ nhiệm thành một đề nghị một mất một còn

Bởi lẽ nhân viên của bạn khác nhau về kỹ năng và mức độ tin tưởng, các công
việc thường cần phải được uỷ nhiệm dần dần. Khi một nhân viên trở nên có
năng lực hơn và được tin tưởng hơn, bạn có thể trao cho họ nhiều quyền và
trách nhiệm hơn.

12. Ủng hộ nhân viên

Cung cấp nguồn lực mà bạn có thể dự đoán nếu như chính bạn ở vị trí này. Hãy