Đề cương câu hỏi ôn thi môn quản trị học

QUẢN TRỊ HỌC
1.Khái niệm quản trị
-Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng
quản trị để phối hợp các nguồn lực nhằm đạt được những
mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi
trường.
2.Các cấp bậc quản trị trong doanh nghiệp
a.Cấp cao: quyết định chiến lược
b.Cấp trung: quyết định chiến thuật
c.Cấp cơ sở: quyết định tác nghiệp
d.Người thực hiện: thực hiện quyết định
-Quản tri viên cấp cao(Top managers):Đưa ra quyết định
chiến lược,tổ chức thực hiện chiến lược,duy trì và phát triển
tổ chức,chịu trách nhiệm về những thành quả cuối cùng
của tổ chức.
-Quản trị viên cấp trung(Middle managers):Hoạt động dưới
quản trị viên cấp cao nhưng trên quản trị viên cấp cơ
sở.Nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyết định chiến
thuật,thực hiện kế hoạch và chính sách của doanh
nghiệp,phối hợp các hoạt động để hoàn thành mục tiêu
chung,họ thường là các trưởng phòng ban,phó phòng ban…
-Quản trị viên cấp cơ sở(First-line managers):Đây là các
quản trị viên bậc cuối cùng .Nhiệmvụ của họ là đưa ra các
quyết định tác nghiệp nhằm đôc thúc ,hướng dẫn,điều khiển
các công nhân,nhân viên trong các công việc cụ thể hàng
1


ngày để hoàn thành mục tiêu chung,họ thường là cá nhóm
trưởng,tổ trưởng,đốc công…
2.Các kĩ năng cần thiết của nhà quản trị

-Kĩ năng kĩ thuật:hay còn gọi là khả năng chuyên môn,đây
là kĩ năng cần thiết để thực hiện một công việc cụ thể,trình
độ chuyên môn của nhà quản trị.Đây là kĩ năng cơ bản nhất
của nhà quản trị cấp cơ sở.
-Kĩ năng nhân sự:liên quan đến khả năng cùng làm
việc,động viên và điều khiển nhân sự.Đây là kĩ năng thể
hiện sự tài năng của nhà quản trị trong việc tạo mối quan hệ
vs ng khác nhằm tạo sự thuận lợi và thúc đẩy hoàn thành
công việc.
-Kĩ năng nhận biết:Khả năng phán đoán,kĩ năng tư duy và
hoạch định chiến lược của nhà quản trị.Kĩ năng này đặc biệt
quan trọng với nhà quản trị cấp cao.
3.Thông tin quản trị
-Thông tin: là những hiểu biết về tự nhiên,con người xã
hội,về những sự kiện diễn ra trong không gian,thời gian,là
những dự đoán,dự kiến kế hoạch…là những gì mà con
người cần biết cho hoạt động cuả mình.
-Trong quản trị thông tin là những tín hiệu,những thông
điệp,tin tức mới,đc thu nhận,được hiểu và đánh giá bởi chủ
thể quản trị và có ích cho hoath động quản trị.Phải gắn liền
với quyết định và mục tiêu quản trị,cụ thể là mọi thông tin
quản trị đều nhằm phục vụ cho việc ra quyết định quản
trị ,đạt mục tiêu quản trị.Ngược lại mọi quyết định quản trị
2


•

•

•

cx phải chứa đựng thông tin,sản phẩm quyết định chính là
thông tin
=>Có thể nói bản chất của quản trị là xử lý thông tin,thông
tin vừa là sản phẩm vừa là đối tượng của hoạt động quản
trị.
-Thông tin quản trị gồm ba đặc điểm:
Thông tin quản trị khác với tin tức thông thường của các
phương tiện truyền thông.Thông tin quản trị đòi hỏi người
nhận phải hiểu đúng ý nghĩa của thông điệp.
Thông tin quản trị là sản phẩm của lao động quản lý,đồng
thời là những thông điệp,tin tức có lợi cho hệ thống quản trị
Thông tin quản trị gắn liền với quyền uy,quyền lực lãnh
đạo.
KẾT LUẬN: thông tin quản trị là tất cả cá tin tức mới được
thu nhận được hiểu và đánh giá là có ích trong việc ra
quyết định hoặc để giải quyết một vấn đề nào đó trong hoạt
động quản trị của tổ chức.

3














4.Các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng thông tin trong
hoạt động quản trị
Độ tin cậy: Thông tin phải đúng,chính xác,khách
quan.Muốn vậy phải có phương pháp chọn lọc thông tin
một cách khoa học,hội tụ đủ ba yếu tố: con người đc huấn
luyện,có hiểu biết ý thức làm việc nghiêm túc và có hệ
thống trang thiết bị cần thiết phù hợp vs trình độ.
Tính đầy đủ: bao quát toàn bộ vấn đề nhằm đáp ứng đc yêu
cầu của nhà quản trị,vd như cá tình hình thực tế.Thông tin
không đầy đủ sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ cho doanh
nghiệp.
Tính thích hợp và dễ hiểu: Thông tin phải thích ứng cho
người nhận,sáng sủa rõ rang nếu không có thể gây khó hiểu
và dẫn đến những hiểu lầm và quyết định sai lệch.
Tính kịp thời: Thông tin phải đc thu nhận đúng lúc,phản
ánh thực trạng hiện tại của đối tượng,thông tin không kịp
thời điểm có thể sẽ không còn ý nghĩa gì với hoạt động
quản trị,hay không có ích cho doanh nghiệp.
Thông tin phải gắn liền với quá trình và diễn biến của sự
việc: thông tin phải được xâu chuỗi, có trình tự hợp lý,điều
này rất có ích với hhoatj động tư duy của con người được rõ
rang mạch lạc,như vậy mới ra quyết định kịp thời và đúng
đắn.
Thông tin phải dùng được: phải có ích cho hoạt động quản
trị,có giá trị thực sự dù nhiều hay ít.Tuy nhiên thông tin là

vô hạn nên thường sẽ kết hợp hai hoạt động thu thập và lọc
thông tin.
4




•

•

Thông tin được bảo vệ: Thông tin là nguồn lực quí giá của
một tổ chức.Chính vì thế,nó phải đc bảo vệ và chỉ những
người có quyền hạn hoặc có liên quan mới được phép tiếp
cận với thông tin đó. Sự thiếu an toàn về thông tin có thể
gây ra những thiệt hại rất lớn cho doanh nghiệp.
5.Hoạch định
Khái niệm:
-Hoạt động quản trị là một dạng hoạt động của con người
chính vì vậy nó phải được kế hoạch hóa. Hoạch định là sự
lụa chọn các mục tiêu của tổ chức và xác định phương thức
để hoàn thành mục tiêu.
Vai trò:
-Là cầu nối liên kết giữa các bộ phận trong tổ chức
-Góp phần thực hiện các mục tiêu của tổ chức: là sự lựa
chọn các mục tiêu của tổ chức và xác định phương thức để
thực hiện các mục tiêu ấy.Việc hoạch định sẽ góp phần tích
cực vào việc thực hiện mục tiêu chung.
-Hoạch định ảnh hưởng đến hiêu quả của cá nhân và tổ
chưc:Có hoạch định cụ thể sẽ giúp mỗi cá nhân và tổ chức

thực hiện các vấn đề,các mục tiêu trọng điểm trong một
thời gian nhất định,luôn chủ động và xác định dễ dàng
phương thức phù hợp để hoàn thành mục tiêu.
-Ứng phó với những bất định trong tương lai:Tương lai
luôn bị biến động và thay đổi bởi tác động của môi
trường.Có hoạch định sẽ giúp lường trước các sự việc và đề
trước giải pháp..
5


•

•





•

-Phát triển tinh thần làm việc tập thể:Có hoạch định,các
nhân viên sẽ đều rõ mục tiêu và công việc mình phải
làm,như vậy hiệu quả làm việc sẽ cao hơn.
-Giúp các nhà quản trị thực hiện việc kiểm tra tình hình
thực hiện các mục tiêu thuận lợi và dễ dàng:Có hoạch định
đồng nghĩa với có những tiêu chuẩn để đo lường tiến độ
hay kết quả xác đáng cho từng mục tiêu.
6.Hoạch định chiến lược
Khái niệm:
-Là quá trình vạch ra những mục tiêu dài hạn của tổ chức

và phương thức hành động cụ thể để thực hiện các mục tiêu
đó trong điều kiện môi trường biến động và sự khan hiếm
về nguồn lực.
Chức năng:
-Định hướng cho các hoạt động của tổ chức
Định hướng mục tiêu
Các chiến lược ứng xử mang tính định hướng
Các định hướng chiến lược về cơ cấu
-Đảm bảo thế chủ động chiến lược khi tiến công cũng như
phòng thủ của tổ chức.
-Đảm bảo tính thích nghi chiến lược với mọi điều kiện và
thay đổi của thị trường nói riêng và môi trường nói chung
trong thời gian dài hạn.
-Phòng ngừa mọi rủi ro và nguy cơ nếu có thể xuất hiện và
tận dụng mọi cơ hội trong tương lai.
-Xây dựng và phát triển mọi nguồn tài nguyên của tổ chức.
Nhiệm vụ:
6


-Xây dựng các kế hoạch dài hạn hoặc mang tính quan trọng
và quyết định làm nền tảng để triển khai các hoạt động
thường xuyên lâu dài ở một tổ chức.
-Vạch kế hoạch và tổ chức thực hiện các chiến lược và sách
lược trong kinh doanh,đầu tư…
-Phối hợp các hoạt động chiến lược giữa các bộ phận.
7.Các yếu tố quyết định tầm hạn quản trị
-Năng lực quản trị : là khả năng tác động vào người
khác.Nếu nhà quản trị có năng lực giỏi có khả năng phối
hợp nhiều nhân viên cấp dưới thì nên chọn tầm hạn quản trị

rộng và ngược lại.
-Trình độ cấp dưới: trình độ nhân viên kém thì tầm hạn
quàn trị hẹp và ngược lại.
-Mức độ ủy quyền của cấp trên với cấp dưới: khi được ủy
quyền thì tầm hạn quản trị rộng.
-Tính chất kế hoạch công việc: các công việc ít tốn kém ,ít
phức tạp thì tầm hạn quản trị rộng.
-Sự thay đổi của công việc: công việc ổn định thường
xuyên thì tầm hạn quản trị rộng và ngược lại.
-Kỹ thuật và phương tiện: nếu phương tiện đầy đủ và kỹ
thuật tiên tiến thì nên chọn tầm hạn quản trị rộng và ngược
lại.
8.Ra quyết định quản trị
•

Khái niệm:

7


•

•

-Là quá trình gồm việc xác định vấn đề, lựa chọn hoặc một
số phương án hoạt động cho tổ chức nói chung hay cho một
công việc nào đó nhằm đạt được những mục tiêu đã định.
Vai trò:
-Là sản phẩm chủ yếu và trung tâm của mọi hoạt động quản
trị.

-Sự thành công hay thất bại của tổ chức phụ thuộc vào các
quyết định của nhà quản trị.
-Nhà quản trị dựa trên các nguyên tắc,các cơ sở của việc ra
quyết định để tận dụng cơ hội,thời cơ và hạn chế thách
thức.
-Mỗi quyết định là một mắt xích quan trọng trong toàn bộ
hệ thống quyết định của tổ chức nên mức độ tương tác giữa
chúng rất phức tạp và quan trọng. Có thể nói chúng có một
sự liên kết chặt chẽ.
Nguyên tắc của việc ra quyết định.
-Nguyên tắc hệ thống:Luôn xem tổ chưc là một hệ thống tổ
chức kinh tế xã hội,khi đưa ra quyết định luôn phải chú ý ba
yếu tố môi trường bên ngoài,điều kiện bên trong và mục
tiêu tổ chức.
-Nguyên tắc khả thi: Phải xem xét tất cả các yếu tố trong
ngoài có ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của tố
chức.Xem xét nhu cầu,cơ hội thành công,rủi ro có khả năng
xảy ra,cân nhắc toàn diện.
-Nguyên tắc khoa học:Phải là phương án được mọi người
ủng hộ,là phương án được chọn lọc từ nhiều phương án.
8


-Nguyên tắc dân chủ:Cần có sự tham gia của tập thể mọi
người trong tổ chức.Cần tiếp thu ý kiến của tất cả,chú ý đến
những ý kiến phương án mới.
-Nguyên tắc kết hợp:Cần kết hợp giữa khoa học và kinh
nghiệm ,giữa lợi ích dài hạn và lợi ích ngắn hạn,giữa tính
kinh tế và tính kĩ thuật,v..v..

•

•

9.Kiểm tra trong quản trị
Khái niệm
-Là quá trình đo lường kết quả thực hiện,so sánh với các
tiêu chuẩn,phát hiện sai lệch và nguyên nhân,tiến hành các
điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp vs mục
tiêu đã định.
Vai trò:
-Là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong
quản trị,thẩm định tính đúng sai của đường lối chiến
lược,kế hoạch.
-Đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả
cao.
-Đảm bảo thực thi quyền lực quản lý của những người lãnh
đạo hệ thống.Nhờ kiểm tra mà những nhà quản trị có thể
kiểm soát được những yêu tố ảnh hưởng đến sự thành công
của doanh nghiệp.
-Kiểm tra giúp hệ thống theo sát và đối phó với những thay
đổi,biến động của môi trường.
-Kiểm tra tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới.
10.Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến
9


•

•

•

•

Đặc điểm
-Xây dựng trên nguyên lí : +Mỗi cấp chỉ có một lãnh đạo
trực tiếp
+ Mối q.hệ của cơ cấu thiết lập
theo chiều dọc
+Công việc tiến hành theo tuyến.
-Người lãnh đạo tổ chức thực hiện tất cả các chức năng
quản trị
-Mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức được thực
hiện theo đường thẳng
-Chế độ độc tài,thủ trưởng
-Người lãnh đạo chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả
công việc.
Ưu điểm
-Tuân thủ nguyên tắc thủ trưởng
-Tạo ra sự thống nhất,tập trung cao độ
-Chế độ trách nhiệm rõ rang
-Thông tin truyền tải nhanh chóng
-Phù hợp với những doanh nghiệp qui mô nhỏ,sản phẩm
không phức tạp và tính chất sẩn xuất liên tục.
Nhược điểm
-Không chuyên môn hóa,đòi hỏi nhà quản trị có kiến thức
toàn diện
-Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ
-Dẫn đến cách quản lý độc đoán gia trưởng

11.Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng
Đặc điểm
-Có sự tồn tại của các đơn vị chức năng
-Không theo tuyến
10


•

•

•

•

-Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực
tuyến,do đó mỗi cấp dưới có thể có nhiều cấp trên
-Mối quan hệ giữa các nhân viên trong tổ chức rất phức tạp
Ưu điểm
-Cơ cấu này được sự trợ giúp cảu các chuyên gia hành đầu
-Không đòi hỏi nhà quản trị có kiến thức toàn diện
-Dễ đào tạo và dễ tìm được nhà quản trị
Nhược điểm
-Vi phạm chế độ một thủ trưởng
-Chế độ trách nhiệm không rõ rang
-Sự phối hợp giữa nhà quản trị vs các phòng ban chức năng
gặp nhiều khó khăn
-Khó xác định trách nhiễm dẫn đến sự đổ thừa trách nhiệm
lẫn nhau.
12.Mô hình cơ cấu tổ chức ma trận

Đặc điểm
-Cơ cấu này cho phép cùng lúc thực hiện nhiều dự án
-Sản xuất nhiều loại sản phẩm lẫn nhau
-Ngoài sự giúp đỡ của nhà lãnh đạo theo tuyến còn có sự
trợ giúp của nhà lãnh đạo theo đề án.
-Mỗi thành viên của bộ phận trực tuyến và bộ phận chức
năng được liên kết chặt chẽ vs nhau trong một đề án,trên
một khu vực nhất định.
-Sau khi hoàn thành đề án,những thành viên trong đề án trở
về vị trí,đơn vị cũ.
Ưu điểm:
-Đây là hình thức tổ chức linh động
-Ít tốn kém,sử dụng nhân lực có hiệu quả
-Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến
động
11


•

•

•

•

-Việc hình thành và giải thể dễ dành nhanh chóng.
Nhược điểm
-Dễ xẩy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa nhà lãnh đạo và các
bộ phận

-Đòi hỏi nhà lãnh đạo có sức ảnh hưởng lớn
-Phạm vi sử dụng còn hạn chế vì đòi hỏi một trình độ nhất
định
13.Phong cách lãnh đạo độc đoán chuyên quyền
Đặc điểm
-Là phong cách lãnh đạo mà nhà quản trị sử dụng triệt để
quyền lực hay uy tín chức vụ của mình để tác động người
dưới quyền.
-Mọi quyền lực tập trung vào tay nhà quản trị
-Giao việc cho cấp dưới bằng mệnh lệnh,ép buộc họ phải
làm bằng quyền uy,bằng sự đe dọa,trừng phạt.
-Người lãnh đạo trấn áp ý chí và sáng kiến của mọi thành
viên trong tổ chức
-Nhà quản trị quyết định mọi việc lớn nhỏ,cấp dưới phải thi
hành một cách tập trung,chính xác,không được phép xảy ra
một sai sót.
Ưu điểm
-Cho phéo giả quyết nhanh chóng công việc trên cơ sở kinh
nghiệm và ý chí của nhà quản trị,không có sự tham gia của
tập thể.Nếu là một lãnh đạo giỏi thì tổ chức sẽ thành công
vang dội
Nhược điểm
-Không tập trung được sự sáng tạo của cấp dưới,hiệu quả
công việc k cao,phụ thuộc vào sự có mặt của nhà lãnh đạo
12


•

•

•

•

-Dễ gây ra tình trạng bất ổn định trong doanh nghiệp,bầu
không khí căng thẳng,phát sinh bè phái ,ảnh hưởng đến
công việc chung.
14.Phong cách lãnh đạo dân chủ
Đặc điểm
-Nhà quản trị rất ít sử dụng quyền lực hay uy tín cá nhân để
tác động đến những người dưới quyền
-Nhân viên cấp dưới tham gia bàn bạc thảo luận và lựa
chọn phương án quyết định cũng như giải quyết nhiệm vụ
tập thể
-Nhà quản trị phần lớn khích lệ chứ không đòi hỏi cấp dưới
phải tuyệt đối phục tùng mệnh lệnh.
Ưu điểm
-Phát huy tối đa nguồn lực tập thể,tạo cho nhân viên cấp
dươi tính độc lập,chủ động phù hợp với khả năng của họ
-Năng suất lao động cao kể cả khi không có mặt nhà lãnh
đạo
-Bầu không khí thoải mái dễ chịu,tạo nên sự đoàn kết bền
chặt giữa các thành viên.
Nhược điểm
-Tốn nhiều thời gian đưa ra quyết định,đôi khi sẽ bỏ lỡ thời
cơ kinh doanh
-Khó thống nhất ý kiến nếu không đủ năng lực,trình
độ,người lãnh đạo có thể trở thành kẻ nhu nhược theo chân
cấp dưới.

15.Phong cách lãnh đạo tự do
Đặc điểm
-Nhà lãnh đạo rất ít sử dụng quyền lực để tác động đến
người dưới quyền,thậm chí là không tác động đến họ
13


•

•

-Nhà lãnh đạo thường giao hết quyền hạn và trách nhiệm
cho mọi người,các thành viên được tự do hành động,được
quyền ra quyết định nhưng nhà quản trị là người thông qua
và chịu trách nhiệm với các quyết định của nhân viên cấp
dưới.
Ưu điểm
-Phát huy tối đa năng lực của người dưới quyền
-Tạo không khí thoải mái trong công việc
-Không gò bó,hiệu quả công việc cao
Nhược điểm
-Dễ gây ra hôn loạn,vô tổ chức do thiếu những chỉ dẫn của
nhà lãnh đạo,vì vậy năng suất và hiệu quả công việc thấp.

14