Tiểu luận xây dựng kế hoạch nhân sự hàng năm cho cơ quan hành chính nhà nước

LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình tìm hiểu đề tài này nhóm thực hiện đã gặp không ít khó
khăn nhưng đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của Thầy Nguyễn Hồng Hoàng –
giảng viên bộ môn “ Nhân sự Hành chính Nhà nước “ trong việc định hướng ,
triển khai nội dung nghiên cứu đề tài và giúp đỡ nhóm hoàn thành bài tiểu luận
một cách tốt nhất. Nhóm thực hiện xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến thầy
giáo. Tuy vậy, với sự hiểu biết và khả năng còn hạn chế nên bài báo cáo của
nhóm không thể tránh khỏi những thiếu sót về nội dung cũng như hình thức, kính
mong Thầy giáo tiếp tục góp ý để nhóm thực hiện có những chỉnh sửa, bổ sung
để hoàn thành tốt hơn bài tập của mình.
Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy giáo !
Nhóm thực hiện


Phần mở đầu .

A.

1.

Đối tượng nghiên cứu và lý do chọn đề tài.

Công cuộc cải cách hành chính của nước ta được tiến hành trong điều kiện nền
kinh tế thị trường và xu thế hợp tác kinh tế quốc tế và hội nhập đã tạo ra những
chuyển biến tích cực góp phần vào sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội theo mục
tiêu " Dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh " . Để thực
hiện công tác cải cách hành chính cho có hiệu quả, việc làm đầu tiên là phải quan
tâm đến công tác cán bộ . Vì “ Cán bộ là dây chuyền của bộ máy, nếu dây chuyền
không tốt, không chạy thì động cơ dù tốt, dù chạy toàn bộ máy cũng tê liệt. Cán
bộ, công chức là những người đem quan điểm ,chủ trương của Đảng và Nhà
nướctrong nhân dân, nếu cán bộ dở thì chính sách hay cũng không thể thực hiện

được”. Theo chủ tịch Hồ Chí Minh : Công việc Đảng, Nhà nước bao gồm nhiều
lĩnh vực đòi hỏi phải có đội ngũ cán bộ, công chức tốt để thực thi công vụ. “Có
cán bộ tốt, việc gì cũng xong, muôn việc thành công hoặc thất bại đều do cán bộ
tốt hoặc kém. Đó là một chân lý...”.
Nghị quyết Đại hội Đảng lần thứ X cũng đã nêu ra những bài học về công tác tổ
chức tuyển chọn, bố trí nhân sự hành chính : “Phải tuyển chọn, bố trí đúng cán
bộ, đáp ứng được yêu cầu công việc, phải giao nhiệm vụ rõ ràng và quyền hạn
tương xứng cho người đứng đầu tổ chức, từng đơn vị, kể cả quyền hạn về tổ chức
bộ máy, đồng thời phải yêu cầu rất cao về trách nhiệm đối với cán bộ, nhất là
người đứng đầu. Khi không hoàn thành được nhiệm vụ, công việc trì trệ hoặc có
sai phạm, kiên quyết sử lý nghiêm minh, kịp thời, kể cả thay thế…”
Và để có cơ cấu cán bộ, công chức, viên chức và những người thực thi công vụ
hợp lý đáp ứng được yêu cầu cũng như nhiệm vụ của Nhà nước và nhân dân giao


phó thì trước hết ở mỗi cơ quan, tổ chức nhà nước cần xây dựng kế hoạch nhân
sự hàng năm cho tổ chức mình – có thể nói đây là một trong những vấn đề quan
trọng hàng đầu đối với các cơ quan nhà nước nói chung và cơ quan hành chính
nhà nước nói riêng. Xây dựng kế hoạch cho đội ngũ nhân sự hành chính hàng
năm là hoạt động diễn ra thường xuyên và liên tục nhằm mục đích đảm bảo tính
hiệu quả trong thực thi công vụ của cán bộ, công chức nhà nước.
Trong quá trình học tập và nghiên cứu môn học “ Quản lý nhân sự hành chính
nhà nước “ cùng với sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo bộ môn, nhóm thực hiện
đã lựa chọn đề tài : “ Xây dựng kế hoạch nhân sự hàng năm cho cơ quan hành
chính nhà nước” . Đây là một nội dung quan trọng quyết định đến kết quả hoạt
động của tổ chức, bởi lẽ khi chúng ta xây dựng được bản kế hoạch nhân sự hợp lý
thì chúng ta sẽ sử dụng nguồn nhân sự hành chính nhà nước một cách hiệu quả
nhất để đạt được mục tiêu của tổ chức. Cũng trong quá trình nghiên cứu đề tài
này, nhóm thực hiên đã đi thực tế một cơ quan hành chính nhà nước ở địa
phương để có cái nhìn cụ thể về những nội dung nghiên cứu, qua đó việc tìm hiểu

hoạt động “ Xây dựng kế hoạch nhân sự hàng năm tại Ủy ban Nhân dân
huyện Phù Ninh, tỉnh Phú Thọ “ được triển khai.
2.

Phạm vi nghiên cứu

Trong nội dung đề tài của mình, nhóm thực hiện đã giớ hạn phạm vi nghiên cứu
hoạt động xây dựng kế hoạch nhân sự hàng năm tại Ủy ban Nhân dân huyện Phù
Ninh, tỉnh phú Thọ.
3.

Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu, nhóm thực hiện đã sử dụng một số phương pháp sau
● Phương
● Phương

pháp phân tích ;
pháp thống kê;


● Phương
● Phương
● Phương
● Phương

pháp tổng hợp;
pháp tìm kiếm;
pháp quan sát;
pháp phỏng vấn;

.......

Phần nội dung

B.

Những vấn đề chung về hoạt động “ Xây dựng kế hoạch

I.

nhân sự hành chính nhà nước “.
1.

▪

Giải thích từ ngữ

Kế hoạch : là các chương trình hành động, tập hợp các công việc hoặc bất

kỳ danh sách, sơ đồ, bảng biểu được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, chia
thành các giai đoạn, các bước thời gian thực hiện, có phân bổ nguồn lực, ấn định
những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp, sự chuẩn bị, triển khai thực hiện
nhằm đạt được một mục tiêu, chỉ tiêu đã được đề ra.
▪

Nhân sự : nói đến “ nhân sự “ là nói đến một con người và cách thức bố trí

họ vào một vị trí cụ thể trong tổ chức, hay nhân sự gắn liền với một con người
mà tổ chức đang sử dụng để làm việc cho tổ chức.

▪

Nhân sự hành chính nhà nước : được ví là những "nhân viên của nhà

nước" được nhà nước sắp xếp, phân công vào những vị trí công việc, nhân danh
cho quyền lực nhà nước trong quá trình thực thi công vụ theo quy định của Pháp


luật nhằm đảm bảo và nâng cao tính hiệu quả trong hoạt động quản lý hành chính
Nhà nước.
Do đó, nhân sự hành chính Nhà nước bao gồm :
-

Cán bộ
Công chức
Viên chức
Lao động hợp đồng trong các cơ quan, tổ chức quản lý hành

chính Nhà nước.
2.

Bản chất của hoạt động xây dựng kế hoạch nhân sự hàng năm

Là quá trình xem xét một cách có hệ thống các nhu cầu về nhân sự trong
CQHCNN để vạch ra kế hoạch làm thế nào để đảm bảo mục tiêu "đúng người,
đúng việc, đúng nơi, đúng lúc ".
Như vậy lập kế hoạch nhân sự kéo theo việc dự báo các nhu cầu của các
CQHCNN trong tương lai về nhân sự và cung cấp nhân sự để đảm bảo rằng tổ
chức sẽ có đủ cán bộ cần thiết vào các thời điểm cần thiết để tạo thuận lợi cho đạt
mục tiêu của cơ quan đó.

3.

Mục đích của hoạt động xây dựng kế hoạch nhân sự hàng năm

● Giúp tổ chức có cái nhìn cụ thể về nguồn nhân lực hiện có trong tổ chức
● Xác định được số lượng, chất lượng nhân sự mà tổ chức cần có trong

;
thời

gian tới để đáp ứng yêu cầu công việc ;
● Dự báo được những vấn đề nảy sinh trong tổ chức do dư thừa hay thiếu hụt
nhân sự ;
● Bảo đảm cho tổ chức có nguồn nhân sự cần thiết để thực hiện mục tiêu, chức
năng, nhiệm vụ của mình ;
● Duy trì và hoàn thiện nguồn nhân sự trong tổ chức ;


● Tối

đa hóa việc sử dụng nguồn nhân sự và đảm bảo sự phát triển liên tục của

nhân sự trong tương lai ;
● Tạo cơ hội để người lao động làm việc tốt hơn và hài lòng hơn với tổ chức ;
● Kết hợp hài hòa và có hiệu quả với các kế hoạch khác, như : kế hoạch sản
xuất – kinh doanh ; kế hoạch tài chính ;…
● Hướng đến việc tăng hiệu quả trong thực thi công vụ của CBCC trong tổ
chức.
●…
Vì vậy, có thể nói xây dựng kế hoạch nhân sự hàng năm trong CQHCNN giúp

cho cơ quan xác định rõ khoảng cách giữa thời điểm hiện tại và định hướng trong
1 năm tới về nhu cầu nhân sự cũng như có những điều chỉnh phù hợp với con
người trong tổ chức. Việc lập kế hoạch nhân sự hàng năm cho CQNN không thể
thực hiện một cách tách biệt mà phải được kết nối 1 cách chặt chẽ với chiến lược
của CQNN đó.
4.

● Luật

Căn cứ pháp lí để xây dựng kế hoạch nhân sự
cán bộ, công chức ngày 13/11/2008, có hiệu lực thi hành từ ngày

01/01/2010 .
● Nghị định 24/2010/NĐ – CP

ngày 15/3/2010 của Chính Phủ quy định về

tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức.
● Nghị định 36/2013/NĐ – CP ngày 22/04/2013 của Chính Phủ quy định về
vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức.
● Nghị định 21/2010/NĐ – CP ngày 8/3/2010 của Chính Phủ quy định về
quản lý biên chế công chức.
● Nghị định 46/2010/NĐ – CP ngày 27/4/2010 của Chính Phủ quy định về
thôi việc và thủ tục nghỉ hưu đối với công chức.
● Nghị định 18/2010/NĐ – CP ngày 05/03/2010 của Chính Phủ quy định về
đào tạo, bồi dưỡng công chức.


● Nghị

định 34/2011/NĐ – CP ngày 17/05/2011 của Chính Phủ quy định về

xử lý kỷ luật đối với công chức.
● Một số văn bản pháp luật có liên quan khác.

II.

Nội dung của “Xây dựng kế hoạch nhân sự hàng năm”.

Đây là quá trình xác định trong 1 năm cơ quan đó cần bao nhiêu người với trình
độ lành nghề thích ứng để thực hiện các nhiệm vụ hay mục tiêu chung của CQHC
đó, xác định nhân sự sẽ làm việc cho tổ chức, lựa chọn các giải pháp để cân đối
cung và cầu nhân sự của CQHC trong 1 năm tới.
Kế hoạch hóa nguồn nhân lực của tổ chức nói chung và tổ chức hành chính nhà
nước nói riêng có thể xây dựng dựa trên nhiều cách tiếp cận khác nhau. Với mỗi
cách tiếp cận thì quy trình cũng có sự khác nhau giữa các bước cũng như nội
dung từng bước cụ thể.
Ở đây nhóm nghiên cứu xin tiếp cận và tìm hiểu lí thuyết về quá trình xây dựng
kế hoạch nguồn nhân lực trong các tổ chức hành chính nhà nước theo 2 cách:
●
●

II.1.

Kế hoạch hóa nguồn nhân lực mang tính chiến lược;
Kế hoạch hóa nguồn nhân lực mang tính chiến thuật, tác nghiệp

Cách tiếp cận thứ nhất, kế hoạch hóa nguồn nhân lực mang tính

chiến lược

Ở cách tiếp cận này, kế hoạch hóa nguồn nhân lực của tổ chức được tiếp cận
một cách toàn diện.Mỗi tổ chức trước hết định hướng chiến lược và những kết
quả mà các tổ chức tìm kiếm để đạt được. Tiếp theo, xác định cách thức, mô hình


quản lí nguồn nhân lực vì thành công của tổ chức. Sau đó, xây dựng kế hoạch
tổng thể nguồn nhân lực trong bước này sẽ phải quyết định số lượng và năng lực
nhân sự mà tổ chức yêu cầu.Đây chính là 3 bước lập kế hoạch, tùy thuộc vào
từng giai đoạn phát triển của mỗi tổ chức mà giai đoạn kế hoạch chiến lực này
được hình thành và thể hiện ở những dạng khác nhau.
Để có được một bản kế hoạch hoàn hảo đòi hỏi nhà quản lí phải chú ý và
quan tâm thích đáng đến các yếu tố môi trường và yếu tố con người.
1.

Bước thứ nhất: Định hướng chiến lược

Mỗi tổ chức đều được đặt trong một môi trường cụ thể, bao gồm các yếu tố nội
tại của tổ chức và môi trường pháp lí, chính trị, kinh tế, xã hội… môi trường bên
ngoài là những yếu tố dẫn dắt tổ chức bằng những tầm nhìn, sứ mệnh hay nhiệm
vụ; những giá trị và mục tiêu của tổ chức, từ đó xây dựng những mục tiêu cụ thể
hay những kết quả mà tổ chức cần đạt tới.
2.

Bước thứ hai: Thiết kế hệ thống quản lí nguồn nhân lực

Sau khi đã định hình được mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức việc tiếp theo là
thiết kế, chọn và sắp xếp các kế hoạch, chính sách và các hoạt động quản lí
nguồn nhân lực. Một số hoạt động được tiến hành trong bước này như sau:
●

Xác định các chính sách và hoạt động liên quan đến nguồn nhân lực thích ứng để

●
●

hỗ trợ tổ chức đạt được mục tiêu;
Xác định các hoạt động có liên quan đến nguồn nhân lực;
Xem xét tổng thể hệ thống việc làm của tổ chức.
Trong khu vực nhà nước nói chung và hành chính nhà nước nói riêng hoạt
động này ít được quan tâm, vì đây chính là nền tảng chung cho mọi tổ chức và


pháp luật đã quy định. Mỗi tổ chức chỉ dựa vào đó để vận dụng một cách thích
ứng với tổ chức cụ thể.
3.

Bước thứ ba: Lập kế hoạch tổng thể lực lượng lao động.

Về nguyên tắc, toàn bộ hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước tiến hành
xác định tổng thể nguồn lao động cần. Đồng thời mỗi tổ chức hành chính cũng có
thể xác định cụ thể lao động tổng quát chung cho từng giai đoạn:
Xác định số lượng và năng lực của nhân sự tổ chức đòi hỏi phải dựa trên
thiết kế tổ chức và thiết kế công vụ. Xác định đòi hỏi, yêu cầu về nguồn nhân lực
hay lực lượng lao động trong tương lai là một trong những thách thức của các nhà
quản lý liên quan đến nguồn nhân lực…Đây chính là một phần công việc của
xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực tổ chức và là kết rất được quan tâm của
những người liên quan. Trong giai đoạn này tập trung vào một số hoạt động cơ
bản như sau:
● Xác

định một cơ cấu tổ chức hợp lí, thích ứng để hỗ trợ cho việc thực

hiện mục tiêu.
● Xác định và hiểu cơ cấu công ivệc của tổ chức. Xem xét dựa trên chức
năng nhiệm vụ để phân chia thành các công việc khác nhau;
● Phân tích để xác định những hạn chế, mặt yếu của nguồn nhân lực
hiên nay cũng như đòi hỏi của nguồn nhân lực(trong tương lai);
● Xác định khoảng cách giữa thực tế và yêu cầu.
II.2.

Cách tiếp cận thứ hai,kế hoạch nguồn nhân lực mang tính chiến

thuật, tác nghiệp.
Rất nhiều tổ chức lớn và Chính phủ các nước đưa ra những định hướng cụ
thể cho cách xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực của các tổ chức cấu thành nên tổ


chức hay cơ quan nhà nước. Trong điều kiện của Việt Nam việc này cũng được
thực hiện tuy nhiên thường chỉ dừng lại ở việc “xin thêm biên chế”.

Xây dựng kế hoạch nguồn nhân sự trong cơ quan, tổ chức

Phân tích, dự báo
nhu cầu nguồn
nhân lực giai đoạn
kế hoạch
Phân tích môi
trường, mục tiêu,
chiến lược phát triển
cơ quan,tổ chức.

Phân tích thực trạng
nguồn nhân lực.

Phân tích mối quan
hệ cung –cầu về
nguồn nhân lực
trên thị lao động.

Văn bản hóa kế
hoạch nguồn nhân
sự tương lai (dự
thảo, bản cuối
cùng)


Kiểm tra, đánh giá, điều chỉnh
kế hoạch theo giai đoạn

Triển khai thực hiện kế
hoạch nguồn nhân lực

Kế hoạch hóa nguồn nhân lực hay nhân sự tổ chức ở cách tiếp cận này cũng
được thực hiện theo nhiều bước khác nhau và sự phân chia thành các giai đoạn
chỉ mang tính tương đối. Cụ thể thực hiện theo một số bước như sau:
● Phân tích môi trường ;
● Phân tích thực trạng nguồn nhân lực hiện tại của tổ chức ;
● Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong giai đoạn kế hoạch hàng năm ;
● Phân tích mối quan hệ cung-cầu về nguồn nhân lực trên thị trường lao động;
● Văn bản hóa kế hoạch nguồn nhân lực tương lai;

● Triển khai thực hiện kế hoạch nguồn nhân lực;
● Kiểm tra đánh giá, điều chỉnh kế hoạch theo từng giai đoạn hoạt động của tổ

chức.
1. Phân tích môi trường.
Là quá trình phân tích môi trường mà trong đó tổ chức hình thành , tồn tại và
phát triển. Đây là cơ sở cho việc xác định mục tiêu và xây dựng kế hoạch nhân
sự cho tổ chức.
Có 2 loại :

Môi trường bên trong tổ chức
Môi trường bên ngoài tổ chức

-

Phân tích môi trường bên trong bao gồm một số yếu tố:


▪

Mục tiêu phát triển của tổ chức( doanh nghiêp, cơ quan nhà nước, tổ chức

chính trị, chính trị-xã hội);
▪ Văn hóa công ty là tập hợp nhiều giá trị làm nên bản sắc của tổ chức. Có thể
sử dụng nhiều người để nhận biết tổ chức một cách cụ thể.
- Phân tích môi trường bên ngoài của tổ chức bao gồm:
▪ Tình hình phát triển kinh tế-xã hội nơi tổ chức đang tồn tại, hoạt động;
▪ Những vấn đề liên quan đến lao động, việc làm và thị trường lao động;
▪ Những yếu tố cạnh tranh cả về sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ cũng như
nguồn nhân lực;

▪ Môi trường khoa học-công nghệ;
▪ Môi trường pháp luật.
Thông thường các yếu tố môi trường bên ngoài có thể dễ nhận biết nếu tổ
chức có cơ chế thu thập thông tin. Tuy nhiên nhiều yếu tố bên ngoài khó có thể
nhận biết do sự thay đổi( ví dụ hệ thống văn bản pháp luật của nhà nước).

2. Phân

tích thực trạng nguồn nhân lực hiện tại của tổ chức

Công việc đầu tiên của các nhà quản lý nhân sự trong việc xây dựng kế
hoạch nhân sự của tổ chức là xem xét lại tình trạng nhân sự hiện nay. Hoạt động
này nhằm mục đích đánh giá được ưu điểm – nhược điểm của nhân sự trong tổ
chức. Nhiều nhà quản lý gọi đây là bước kiểm kê lại nhân sự của tổ chức để xây
dựng kế koạch cho giai đoạn tiếp theo. Trong các tổ chức nhỏ, vấn đề kiểm kê
không gặp nhiều khó khăn nhưng tổ chức lớn như các tập đoàn, tổng công ty hay
hệ thống các cơ quan nhà nước việc kiểm kê này gặp không ít khó khăn. Nhiều
nước không có số liệu chính xác về người làm việc cho các cơ quan nhà nước nói
chung.


Áp dụng những công nghệ hiện đại và quy định về thống kê nhân sự có thể
giúp cho các nhà quản lý nhanh chóng có được bản kiểm kê nhân sự hàng quý,
nửa năm và hàng năm.
Kiểm kê nhân sự không chỉ đơn thuẩn dừng lại ở số lượng nhân sự hiện
đang được sử dụng của các đơn vị, các tổ chức hành chính nhà nước mà vấn đề
quan trọng hơn của báo cáo kiểm kê nhân sự chỉ ra được các đặc trưng chủ yếu
của nguồn nhân lực như: tuổi, trình độ văn hóa, trình độ chuyên môn, tay nghề và
các yếu tố nhân sự khác. Báo cáo nhân sự cũng tiến hành đồng thời việc phân tích
công việc trong tổ chức hiện tại.xác định các loại công việc và các đòi hỏi cần

thiết cho các loại công việc đó.
Ví dụ, một công việc ở bâc 3 chuyên viên chính là gì? Nó cần những con người
có trình độ, kĩ năng, kiến thức gì; sự khác nhau giữa bậc 3 chuyên viên chính với
bậc một hay bậc hai là gì hay chỉ do thâm niên để chuyển tù bậc ba lên bậc bốn
mà không cần có yêu cầu nào khác?
Phân tích công việc và trả lời được các câu hỏi trên cũng chính là cách thức
để xác định người cần thiết cho các vị trí đó. Đây cũng là một công việc khó khăn
cho mô hình nhân sự theo chức nghiệp lấy thâm niên làm yếu tố quan trọng cho
việc tăng bậc hay chuyển ngạch.
Bằng việc thu thập các thông tin thông qua phân tích công việc, các nhà
quản lý mô tả công việc bằng báo cáo cụ thể: việc gì người lao động phải làm,
làm như thế nào và tại sao phải làm như vậy.
Đây là hoạt động thường xuyên, mang tính cập nhật của quản lý nguồn nhân
lực tổ chức, cung cấp những thông tin hữu ích, cần thiết cho nhà quản lý nhân sự.
3. Dự

báo nhu cầu nguồn nhân lực của tổ chức theo kế hoạch.


Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực là dự báo số lượng và cơ cấu cần thiết để hoàn
thành khối lượng công việc trong một thời kì nhất định.
● Căn

▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪

▪
▪
▪
▪
▪
▪

cứ để dự báo nhu cầu nguồn nhân lực
Khối lượng công việc.
Trình độ trang thiết bị kỹ thuật, thay đổi về công nghệ và khả năng thay thế.
Cơ cấu nghành nghề theo yêu cầu công việc.
Khả năng nâng cao chất lượng nhân viên.
Tỉ lệ nghỉ việc
● Phân loại nhu cầu nguồn nhân lực
Nhu cầu nhân lực ngắn hạn.
Nhu cầu nhân lực dài hạn.
● Các phương pháp dự báo nguồn nhân lực
Đánh giá của các chuyên gia
Kỹ thuật delphi
Phân tích xu hướng
Phương pháp phân tích hệ số
Phân tích tương quan
Phương pháp hồi quy

a. Phương pháp đánh giá của chuyên gia
Đây là phương pháp được áp dụng phổ biến khi tiên hành dự báo nguồn lực cần
thiết cho tổ chức. Các chuyên gia được mời tham gia dự báo dựa vào kinh
nghiệm của mình để đưa ra những ý kiến đánh giá, ước tính nguồn nhân lực cho
tổ chức.

b.Phương pháp kỹ thuật delphi


Phương pháp có những nét tương tự như phương pháp chuyên gia. Cách thức tiến
hành phương pháp nhiều vòng, độc lập, có sự trao đổi những vòng sau kế tiếp để
tìm kiếmđược thông số chung nhất.
c. Phương pháp xu hướng
Đây là phương pháp đòi hỏi có số liệu thống kê nhiều năm và khi quy luật vận
động và phát triển của tổ chức khá ổn định. Không ít tổ chức áp dụng phương
pháp này dưới hình thức "biên chế"gia tăng đều hàng năm. Điều này không chính
xác do sự thay đổi của môi trương.
d. Phương pháp phân tích hệ số
Đây là phương pháp xác định thông qua mối tương quan giữa gia tăng khối lượng
sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ hay quy mô sản xuất kinh doanh. Căn cứ vào hệ
số gia tăng nguồn nhân lực tương ứng. Điều này đòi hỏi tổ chức phải có số liệu
thống kê mang tính trung bình hàng năm về tương quan gia tăng sản xuất, cung
cấp hàng hóa và dịch vụ tương ứng với hệ số gia tăng nguồn nhân lực.
e. Phương pháp phân tích tương quan
Có thể sử dụng một cặp tham số có tính phụ thuộc tương quan lẫn nhau để có thể
dự báo nhân lực. Thông thương phương pháp này được biểu diễn thành ma trận.
➢
▪

Các yếu tố được đề cập khi tiến hành dự báo nhu cầu nguồn nhân lực:
Mô phỏng, đó là sự cố gắng xác định nhu cầu nhân lực của tổ chức

nhằm đáp ứng, duy trì và phát triển sự tăng trưởng của tổ chức trong tương lai.
▪ Thừa, thiếu, thông qua kiểm toán nguồn nhân lực hiện tại đánh giá
nguồn nhân lực trong tương lai.
▪ Đưa ra các câu hỏi và tìm câu trả lời: ai đảm nhận vị trí hiện tại, có sự

thay đổi gì đối với vị trí đó, ai sẽ đặt vào đó trong tương lai, kế hoạch để đáp ứng
như thế nào.


▪
▪
▪
▪

Thị trường lao động trong tương lai như thế nào?
Đòi hỏi của tổ chức
Phân tích môi trường tổ chức đang tồn tại, vận động và phát triển.
Dự báo xu thế, dựa vào số liệu quá khứ về nguồn nhân lực và các yếu

tố liên quan để tìm ra xu thế.
▪ Dự báo nhu cầu từ dưới lên, từ các phòng ban nhỏ nhất.
Phát triển của tổ chức và sự thay đổi là yếu tố thách thức đối với nhà quản lý
nguòn nhân lực đang phải đối mặt. Với sự phát triển không ngừng của khoa học
kĩ thuật, năng suất lao động tăng lên, những đòi hỏi nguồn nhân lực trình độ cao
để đáp ứng, đương đầu với những thách thức cảu sự cạnh tranh và thay đổi, phù
hợp với sự phát triển của tổ chức trong tương lai.
4. Văn

bản hóa kế hoạch nguồn nhân lực trong tương lai của cơ quan, tổ

chức dựa trên những văn bản của cấp trên
Sau khi tiến hành công tác dự báo nguồn nhân lực với những thông tin thu thập
được các nhà quản lý sẽ tiến hành làm báo cáo hay đưa ra bản kế hoạch quyết
định về số lượng nhân sự của cơ quan, tổ chức mình cần trong tương lai.
Dưới đây là quyết định của Thủ Tướng Chính Phủ về chỉ tiêu biên chế của các cơ

quan hành chính năm 2012. ( có văn bản đính kèm )

5. Triển
5.1.

khai xây dựng các kế hoạch nhân sự
Kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Kế hoạch tuyển dụng là một phần của kế hoạch hóa nguồn nhân lực.thông
qua quá trình phân tích và tổng hợp thông tin từ thực tế mà tổ chức dự liệu số
lượng cũng như chất lượng nguồn nhân lực cần có cho sự phát triển của tổ chức
trong hiện tại và tương lai. Để xây dựng được một bản kế hoạch nhân sự thì những
việc mà nhà quản lý cần làm là:


a.

Xác định nhu cầu cần tuyển
Trong cơ quan hành chính nhà nước nói chung và cơ quan nhà nước nói riêng thì
việc xác định nhu cầu cần tuyển là 1 vấn đề quan trọng và phức tạp.Xác định nhu
cầu nhân sự cần bổ sung đòi hỏi phải đi từ các bộ phận nhỏ cấu thành cơ quan quản
lý hành chính nhà nước,nghĩa là từ cấp cơ sở, mỗi đơn vị cần mô tả lại công việc
của tổ chức chi tiết trên cơ sở nhiệm vụ được giao,đồng thời xác định những công
việc sẽ phát sinh trong tương lai.
Mỗi đơn vị nhỏ trong các cơ quan quản lý hành chính nhà nước cần xác định nhu
cầu nhân sự như sau:
-Tên phòng ban đơn vị có nhu cầu nhân sự thay đổi
-Vị trí việc làm cần có sự thay đổi về nhân sự.
-Những thông tin cần thiết về nhu cầu công việc cần tuyển.
-Nhũng thông tin về điều kiện hợp đồng

Các cơ quan nhà nước thường ít quan tâm đến việc xác định ban đầu nhu cầu nhân
sự mới của mình 1 cách chiến lược mà thường được phân bổ theo chỉ tiêu biên chế
từ cơ quan quản lý nhân sự cấp trên.
Ví dụ: Thông qua những báo cáo và đề nghị của Bộ Nội vụ, Chính phủ phân bổ chỉ
tiêu biên chế cho các bộ ngành,tỉnh. Tỉnh lại phân bổ cho các địa phương
Vì thường không tiến hành phân tích công việc và nhân sự ngay từ đầu nên việc bổ
sung nhân sự mang tính gia tăng,năm nào cũng xin thêm biên chế,làm cho tình
trạng vừa thiếu vừa thừa luôn xảy ra.Điều này khiến cho bộ máy nhà nước phình to
ra.
b. Xác định yêu cầu đối với vị trí cần tuyển:


-Mô tả công việc cần phải đảm nhận (bản mô tả công việc)
+Bản mô tả công việc càng chi tiết càng dễ cho việc bổ sung nhân sự mới
+Bản mô tả công việc phải trả lời được các câu hỏi như:chức danh công việc?,Mục
đích công việc?Nhiệm vụ? Cách thức thực thi? Các mối quan hệ?.............
-Phân tích năng lực nhân sự cho vị trí cần tuyển
+Xác định cụ thể yêu cầu nhân sự sẽ là điều kiện tiên quyết để chọn được đúng
người cho vị trí cần tuyển.
+Xác định tiêu chuẩn nhân sự cần bổ sung về:
-về thể chất
-về trình độ chuyên môn
-về kinh nghiệm
-về thái độ làm việc………
c. Xây dựng bản kế hoạch tuyển dụng
Một bản kế hoạch tuyển dụng cần có:
Thứ nhất, nguyên tắc tuyển dụng,
Thứ hai, số lượng, đối tượng, điều kiện và hồ sơ dự tuyển,
Thứ ba, hình thức thi tuyển hay xét tuyển,
Thứ tư, quy trình tuyển dụng,

Thứ năm, thời gian địa điểm và kinh phí.

5.2.

Kế hoạch sử dụng nhân sự


-

Là quá trình sắp xếp, bố trí nhân sự vào các vị trí công việc để khai thác tối đa
năng lực làm việc của họ nhằm đạt hiệu quả cao trong công việc, thông qua đó

-

giúp tổ chức đạt được mục tiêu đã đề ra.
Nhiệm vụ là sắp xếp nhân sự vào các vị trí công việc phù hợp trong cơ quan hành
chính nhà nước. Cùng với đó là phát triển và khai thác tối ưu năng lực của nguồn

●
●
●
●
●
●
●
●
●
●

nhân lực trong tổ chức.

Các hoạt động của kế hoạch sử dụng nhân sự bao gồm:
Bố trí nhân sự và phân công công việc ;
Đề bạt ( thăng tiến ) ;
Thuyên chuyển, luân chuyển ;
Khen thưởng, kỷ luật nhân sự ;
Thôi việc, nghỉ hưu.
Khi sử dụng nguồn nhân lực trong tổ chức phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc :
Sử dụng đúng người, đúng việc ;
Đảm bảo hiệu quả ;
Đảm bảo động lực cho người lao động phát triển ;
Tạo được bầu không khí thuận lợi trong tổ chức.
...
5.3.

Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng
5.3.1.
Khái niệm “ đào tạo, bồi dưỡng “

Đào tạo, bồi dưỡng nhằm phát triển nguồn nhân lực trong tổ chức nói chung
và trong cơ quan hành chính nhà nước nói riêng là một trong những đòi hỏi tất
yếu để hoạt động của tổ chức có thể đáp ứng được đòi hỏi của sự thay đổi về môi
trường làm việc của người lao động. Có thể nói đây là tập hợp nhiều hoạt động
liên quan đến “ dạy và học “ được tiến hành trong một thời gian nhất định nhằm
làm cho người lao động có thể thay đổi kiến thức, kỹ năng và hành vi thực thi
hoạt động của mình nhằm đáp ứng yêu cầu của công việc.
Theo Điều 5 của Nghị định số 18/2010/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2010
của Chính phủ về đào tạo, bồi dưỡng công chức (có hiệu lực thi hành kể từ ngày
01/05/2010), giải thích :

Đào tạo là quá trình truyền thụ, tiếp nhận có hệ thống những tri thức,

●

kỹ năng theo quy định của từng cấp học, bậc học.
●
Bồi dưỡng là hoạt động trang bị, cập nhật, nâng cao kiến thức, kỹ
năng làm việc.
Trong đó :
-

Bồi dưỡng theo tiêu chuẩn ngạch là trang bị kiến thức, kỹ năng hoạt

động theo chương trình quy định cho ngạch công chức.
- Bồi dưỡng theo vị trí việc làm là trang bị, cập nhật kiến thức, kỹ năng,
phương pháp cần thiết để làm tốt công việc được giao.
5.3.2.

Vai trò của đào tạo, bồi dưỡng nhân sự hành chính nhà nước.

Đào tạo, bồi dưỡng là yêu cầu tất yếu để phát triển nguồn nhân lực trong
mọi cơ quan, tổ chức .
Cán bộ, công chức là nhân tố quyết định đến hiệu quả hoạt động quản lý nhà
nước, bởi đây là những người trực tiếp thực hiện công vụ. Năng lực, trình độ của
đội ngũ công chức cần được nâng cao để đáp ứng yêu cầu của thời kỳ đổi mới,
do đó công tác đào tạo – bồi dưỡng cán bộ công chức luôn được chú trọng và
phát triển trong thời gian qua.
Theo Điều 2 của Nghị định số 18/2010/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2010
của Chính phủ về đào tạo, bồi dưỡng công chức, vai trò của đào tạo, bồi dưỡng
cán bộ - công chức được thể hiện :

● Một

là, trang bị kiến thức, kỹ năng, phương pháp thực hiện nhiệm vụ, công

vụ của đội ngũ cán bộ - công chức nhà nước.
● Hai là, góp phần xây dựng đội ngũ công chức chuyên nghiệp có đủ năng lực
xây dựng nền hành chính tiên tiến, hiện đại.


Ngoài ra, đối với cơ quan nhà nước và đặc biệt là cơ quan hành chính nhà nước,
hoạt động này còn mang lại những vai trò đặc biệt quan trọng như:
● Giảm thời gian trong
● Tiết kiệm ngân sách

khi thực hiện công vụ ;
nhà nước trong quá trình cán bộ, công chức thực hiện

nhiệm vụ ;
● Hạn chế những hành vi sai phạm và những kết quả không mong muốn ;
● Từng bước nâng cao chất lượng trong việc cung cấp dịch vụ công của nhà
nước ;
● Tạo được niềm tin nơi người dân vào đội ngũ cán bộ, công chức và nhà
nước ;
● Tạo nên sự đổi mới tích cực trong hệ thống bộ máy nhà nước nói chung và
cơ quan hành chính nhà nước nói riêng .
5.3.3.

Phương pháp và các hình thức đào tạo, bồi dưỡng phát triển

nguồn nhân lực

❖

Phương pháp đào tạo :

Theo Điều 14 của Nghị định số 18/2010/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2010
của Chính phủ về đào tạo, bồi dưỡng công chức: “Đào tạo, bồi dưỡng bằng
phương pháp tích cực, phát huy tính tự giác, chủ động và tư duy sáng tạo của
người học, tăng cường trao đổi thông tin, kiến thức và kinh nghiệm giữa giảng
viên với học viên và giữa các học viên.”

❖

Các hình thức đào tạo, bồi dưỡng

Theo điều 15 của Nghị định trên quy định có 4 hình thức đào tạo cán bộ, công
chức :
●
●

Tập trung.
Bán tập trung.


●
●

Vừa làm vừa học.
Từ xa

Quy trình đào tạo, bồi dưỡng

a. Xác định nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng
● Là xác định những khoảng trống giữa các kiến thức, kỹ năng cần để thực thi
5.3.4.

công việc ( hiện tại và tương lai ) so với kiến thức, kỹ năng mà nhân viên đang
có.
● Có

thể dùng nhiều cách : tiến hành các cuộc điều tra từ nhân viên, quan sát

của các nhà quản lý, nhận xét của khách hàng…
● Khi xác định nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng cần ;
▪ Phân tích mục tiêu của tổ chức, những kỹ năng yêu cầu đáp ứng mục
tiêu đó
▪

Xác định tổ chức có thay đổi hay biến động gì không để xây dựng

thông tin đào tạo ;
▪ Đánh gia tổ chức muốn đào tạo đối tượng nào và cách thức để đạt
hiệu quả tối đa ;
▪ Đưa ra quyết định loại hình đào tạo phù hợp với nhu cầu và mục tiêu

▪
▪
▪
▪

của tổ chức .
b. Lựa chọn loại hình đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực.

● Về nguyên tắc có hai cách phân loại tổng quát :
Đào tạo, bồi dưỡng tại chức ( hay gắn liền với cùng thực thi công việc)
Đào tạo, bồi dưỡng thoát ra khỏi công việc .
● Đối với mục đích học tại nơi làm việc có 2 hình thức :
Phương pháp học chủ động, bao gồm : sáng tạo, thực hành, khám phá , phân tích.
Phương pháp học bị động, bao gồm : quan sát, chất vấn, đưa ra lời giải thích, tổng
kết.
c. Thiết

kế nội dung khóa học

Đây là một nội dung lớn, mang tính chiến lược và chuyên sâu, có ý nghĩa chiến
lược đối với công tác đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực.


Nguyên tắc cơ bản là nội dung của chương trình đào tạo, bồi dưỡng phải đáp ứng
được nhu cầu của người học. Mục tiêu để thiết kê nội dung chương trình đào tạo,
bồi dưỡng phải dựa trên nhu cầu của người học.
d. Tổ

chức các khóa học đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức.

Trong giai đoạn này cần thực hiện những hoạt động:
● Xác

định mục tiêu của khóa học : hoàn thiện chất lượng hoạt động, giảm chi

phí hoạt động , tạo cơ hội phát triển cho cá nhân…
● Xác định tiêu chí đánh giá khóa học : giá trị bồi dưỡng, giá trị chuyển giao,
giá trị trong tổ chức, giá trị liên tổ chức…

● Lựa chọn người đi học khóa học ;
● Xác định thời gian bồi dưỡng ;
● Chọn người đào tạo và cơ sở đào tạo, bồi dưỡng.
e. Đánh giá kết quả khóa đào tạo, bồi dưỡng .
● Đây là hoạt động quan trọng nhằm tìm kiếm thông tin liệu khóa học có đạt
được mục tiêu mong muốn để phát triển nguồn nhân lực của tổ chức.
● Đánh giá đào tạo,bồi dưỡng là đánh giá có sự tham gia của tất cả các bên có
liên quan đến hoạt động đào tạo, bồi dưỡng và khóa học.

Người dạy

Người học

Nhà tổ chức
Kết quả đào tạo,
bồi dưỡng

Nhà sử dụng


Như vậy, có thể nói rằng công tác đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực trong mọi
cơ quan, tổ chức là một hoạt động căn bản góp phần vào sự phát triển của tổ
chức. Muốn hoàn thành tốt nội dung này thì nhà quản lý nhân sự xác định mục
tiêu của tổ chức, xác định một chiến lược ( ngắn hạn hoặc dài hạn ) cụ thể để có
bản kế hoạch về đào tạo, bồi dưỡng đáp ứng nhu cầu của tổ chức với chi phí phù
hợp và đạt được kết quả tốt nhất.

Kế hoạch đánh giá thực thi công việc trong tổ chức hành chính nhà

5.4.

nước
Đánh giá nguồn nhân lực trong tổ chức nói chung và tổ chức hành chính nhà
nước nói riêng là quá trình đánh giá thực thi công việc của con người đó. Cụ thể,
đó là đánh giá :
● Nhân
● Công

sự - người được giao thực thi công việc ;
việc được thực hiện như thế nào .

Yêu cầu cả 2 nội dung này phải được lồng ghép với nhau.
Đánh giá nhân sự và đánh giá thực thi công việc
● Đánh giá nhân sự là đánh giá chính bản thân từng con người cụ thể trong tổ
5.4.1.

chức. Đánh giá nhân viên được xem xét từ 2 góc độ :
▪ Đánh giá con người : dựa vào những tiêu chí mang tính chất chung
của con người, như: tính cách, thói quen, sở thích..
▪ Đánh giá nhân viên trong môi trường của tổ chức, tức là xem xét các
yếu tố con người phù hợp với các điều kiện chung như văn hóa tổ chức.
● Đánh giá thực thi công việc : khi đánh giá nhân viên phải gắn liền với việc
đánh giá thực thi công việc được giao cho nhân viên đó. Đánh giá thực thi công
việc phải luôn dựa vào những tiêu chí của công việc để xem xét.


Nội dung của đánh giá nhân sự trong tổ chức.
● Ý nghĩa : dễ dàng xác định kế hoạch hành động, hoạch định chính sách phát
5.4.2.

triển chung của tổ chức và phát triển nguồn nhân lực. Đồng thời, xác định cụ thể
những yếu tố mà nhân sự tổ chức đang phải đối mặt và đó cũng làm cơ sở cho
người lao động vượt qua những khó khăn, thách thức.
● Những nội dung đánh giá nhân sự:
▪ Đánh giá hiệu quả ;
▪ Đánh giá năng lực của nhân viên ;
▪ Đánh giá tiềm năng nhân viên ;
▪ Đánh giá động lực làm việc của nhân viên ;
5.4.3.

Nội dung của đánh giá thực thi công việc.

Đây là loại hình đánh giá quan trọng nhất và là cơ sở để xem xét mức độ hoàn
thành công việc của nhân viên để đưa ra các biện pháp khắc phục, và cụ thể là
chính sách đào tạo, bồi dưỡng.
Các công việc cần thực hiện:
a. Xác

định mục tiêu để đánh giá và thời điểm đánh giá
● Xác định mục tiêu thực thi công việc cho nhân viên cũng chính là mục tiêu
mà các chủ thể đánh giá sẽ tập trung và đánh giá. Đây là điều kiện cần để quá
trình đánh giá đạt hiệu quả cao.
● Thời điểm đánh giá là một trong những vấn đề nhạy cảm của công tác đánh
giá, có nhiều cách chọn thời điểm để đánh giá:
▪ Đánh giá sau khi hoàn thành một công việc cụ thể ;
▪ Đánh giá thường kỳ ( 6 tháng hay hàng năm ) ;
▪ Đánh giá khi có cơ hội thăng tiến .
b. Chủ thể tham gia đánh giá .
- Cá nhân tự đánh giá ;
- Tập thể đánh giá ;

- Thủ trưởng trực tiếp đánh giá ;
- Bộ phận quản lý nguồn nhân lực đánh giá nhân sự ;