Chức năng kiểm soát quản trị học

Chương 8: Chức năng kiểm soát


Nội dung chính



Khái niệm và vai trò của kiểm soát



Quy trình kiểm soát



Các loại kiểm soát



Đặc điểm của hệ thống kiểm soát hiệu quả


Khái niệm



Kiểm soát là một tiến trình gồm các hoạt động giám sát nhằm đảm bảo rằng các hoạt động đó được
thực hiện theo đúng như kế hoạch và điều chỉnh những sai sót quan trọng


Vai trò của kiểm soát

Vai trò của kiểm soát

 Biết được các mục tiêu của tổ chức có được thực hiện đúng không và lý do tại sao thực hiện được
hoặc không thực hiện được.

 Điều chỉnh kịp thời khi mục tiêu của tổ chức không thực hiện được.
 Thực hiện quá trình ủy quyền tốt hơn.



Quy trình kiểm soát


Đo lường kết quả hoạt động



Đo lường những gì?

Các tiêu chí đo lường (điều gì làm nên giá trị một con người, bộ phận hay đơn vị nào đóng góp cho
tổ chức).


Tiêu chí định lượng (khách quan)



Cảm tính (chủ quan)

Đo lường kết quả hoạt động



Phương pháp đo lường:


Quan sát cá nhân



Báo cáo thống kê



Báo cáo trực tiếp



Báo cáo bằng văn bản


Phương pháp đo lường

Quan sát cá nhân
 Ưu điểm:
Theo dõi được trên diện rộng


Tạo cơ hội cho NQT thấy được những gì đang thực sự diễn ra






Nhược điểm:
Phụ thuộc vào cảm tính cá nhân
Tốn thời gian
Chịu sự phản đối của nhân viên


Phương pháp đo lường

Báo cáo thống kê



Gồm những thông tin từ máy tính như đồ thị, biểu đồ, số liệu

 Ưu điểm:


Dữ liệu số dễ hình dung



Hiệu quả trong việc thể hiện mối quan hệ giữa các số liệu

 Nhược điểm:


Cung cấp ít thông tin về hoạt động nào đó



Một số lĩnh vực, kết quả thống kê chỉ đo lường về số lượng mà bỏ qua các nhân tố khác như nhân tố chủ
quan


Phương pháp đo lường

Báo cáo trực tiếp

 qua các buổi hội nghị, đối thoại trực tiếp, qua điện thoại.
 Ưu điểm: phương pháp này nhanh, cho phép có sự phản hồi, nhận thấy được cách diễn đạt về ngôn
ngữ, giọng nói

 Hạn chế: khó trong việc lưu văn bản để dung tài liệu tham khoả về sau


Phương pháp đo lường

Báo cáo bằng văn bản

 Ưu điểm:Mang tính chính thức  đầy đủ và súc tích hơn các báo cáo trực tiếp; dễ lưu trữ và dễ tìm.
 Hạn chế: Chậm có kết quả

So sánh kết quả với tiêu chuẩn

Xác định khoảng sai lệch chấp nhận được
Xác định chênh lệch giữa thực tế và tiêu chuẩn


Tiến hành hoạt động quản trị

 Điều

chỉnh hoạt động thực tế (thay đổi chiếến lược, cơ cấếu, hệ thốếng lương bổng hoặc
chương trình đào tạo, thiếế
t kếếlại cống việc hay sa thải nhấn viến)



Điều chỉnh tức thời:



Điều chỉnh cơ bản:

 Điều chỉnh lại những tiêu chuẩn: Sự sai lệch có thể là kết quả của những tiêu chuẩn không phù
hợp với thực tế, mục tiêu đó có thể là quá cao hay quá thấp


Tiến hành hoạt động quản trị


Các loại kiểm soát

Các loại kiểm soát



Kiểm soát phòng ngừa:

 Đưa ra những hoạt động quản trị trước khi vấn đề xảy ra
 Cho phép nhà quản trị ngăn chặn vấn đề chứ không phải là khắc phục
 Đòi hỏi những thông tin chính xác, mất nhiều thời gian và rất khó thu thập


Các loại kiểm soát

 Kiểm soát tại chỗ:
 Được áp dụng khi một hoạt động đang được tiến hành.
 Giúp các nhà quản trị khắc phục những vấn đề trước khi chúng trở nên tốn kém.
 Chỉ có hiệu quả nếu các nhà quản trị có được thông tin chính xác, kịp thời về những thay đổi của
môi trường và về hoạt động


Các loại kiểm soát



Kiểm soát phản hồi

 Kiểm soát được dựa trên thông tin phản hồi, được thực hiện sau khi hoạt động kết thúc.
 Hạn chế: trước khi nhà quản trị có thông tin thì những vấn đề đã xảy ra và dẫn đến sự lãng phí hoặc thiệt hại.

 Ưu điểm so với việc kiểm soát đồng thời:
 cung cấp cho nhà quản trị đầy đủ thông tin về những nỗ lực trong việc lập kế hoạch của họ đã có hiệu quả
như thế nào.

 được áp dụng để làm cơ sở tiến hành khen thưởng và khuyến khích cán bộ, công nhân.


Các tiêu chuẩn của hệ thống kiểm soát hiệu quả


Các nhân tố tình huống trong việc thiết kế các hệ thống kiểm soát


Các nhân tố tình huống trong việc thiết kế các hệ thống kiểm soát