Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng hóa nguyên vật liệu của công ty cổ phần tập đoàn Austdoor
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (455.65 KB, 61 trang )
1
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp TM
TÓM LƯỢC
Tên đề tài:“Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng hóa nguyên vật liệu của
công ty cổ phần tập đoàn Austdoor”,
•
•
•
•
•
Sinh viên thực hiện: Ngô Trung Hiếu
Số điện thoại: 01659651165
Địa chỉ email:
Giáo viên hướng dẫn: Th.S. Bùi Minh Lý
Thời gian thực hiện: 9 Tuần
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài:
-
Tóm lược một số lý luận cơ bản về công tác tổ chức mua hàng nguyên vật liệu
trong doanh nghiệp làm cơ sở khoa học cho việc phân tích, đánh giá thực trạng
-
công tác tổ chức mua hàng và từ đó đề xuất giải pháp.
Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng nguyên vật liệu của
công ty cổ phần tập đoàn Austdoor làm cơ sở thực tế cho việc đề xuất các giải
-
pháp.
Đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng
nguyên vật liệu tại công ty cổ phần tập đoàn Austdoor.
Nội dung chính gồm 3 chương:
Chương 1: Một số lý luận cơ bản về công tác tổ chức mua hàng nguyên vật liệu trong
doanh nghiệp.
Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng nguyên vật liệu
của công ty cổ phần tập đoàn Austdoor.
Chương 3: Đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng nguyên
vật liệu của công ty cổ phần tập đoàn Austdoor.
Kết quả chính đạt được:
Số
lượng
1
1
1
1
GVHD: Th.S Bùi Minh Lý
SVTH: Ngô Trung Hiếu
2
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp TM
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài khóa luận “Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng hóa
nguyên vật liệu của công ty cổ phần tập đoàn Austdoor”, em xin tỏ lòng biết ơn sâu
sắc đến thầy giáo Th.S. Bùi Minh Lý, đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình viết
khóa luận tốt nghiệp.
Em chân thành cảm ơn quý thầy, cô trong khoa quản trị doanh nghiệp, trường
đại học Thương Mại đã tận tình truyền đạt kiến thức trong 4 năm học tập. Với vốn
kiến thức được tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên
cứu khóa luận mà còn là hành trang quý báu để em bước vào đời một cách vững chắc
và tự tin.
Em chân thành cảm ơn ban giám đốc công ty cổ phần tập đoàn Austdoor đã cho
phép và tạo điều kiện thuận lợi để em thực tập tại công ty. Em xin gửi lời cảm ơn đến
anh Nguyễn Văn Qúy, phó phòng mua hàng công ty cổ phần tập đoàn Austdoor đã
giúp đỡ em trong quá trình thu thập số liệu.
Tuy đã cố gắng nhưng do hạn chế về thời gian và kiến thức nên luận văn vẫn
còn nhiều thiếu sót. Vì vậy em rất mong sự đóng góp ý kiến của các thầy cô để luận
văn được hoàn thiện hơn.
Cuối cùng em kính chúc quý thầy, cô dồi dào sức khỏe và thành công trong sự
nghiệp cao quý. Đồng kính chúc các cô, chú, anh, chị trong công ty cổ phần tập đoàn
Austdoor nhiều sức khỏe và thành công trong công việc.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội ngày 29 tháng 4 năm 2016
2
GVHD: Th.S Bùi Minh Lý
SVTH: Ngô Trung Hiếu
Khóa luận tốt nghiệp
3
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp TM
MỤC LỤC
3
GVHD: Th.S Bùi Minh Lý
SVTH: Ngô Trung Hiếu
Khóa luận tốt nghiệp
4
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp TM
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng biêu
Kí hiệu
bảng
Bảng 2.1
Bảng 2.2
Bảng 2.3
Bảng 2.4
Bảng 2.5
Bảng 2.6
Bảng 2.7
Bảng 2.8
Bảng 2.9
Bảng 2.10
Bảng 2.11
Tên bảng
Trang
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2013-2015
Thông tin về sản phẩm công ty mua
Kết quản mua hàng nguyên vật liệu của công ty
Các nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp
Các nhà cung cấp và mặt hàng cần mua
Kết quản mua hàng theo nhà cung cấp
Hồ sơ một số nhà cung cấp
Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp
Các hình thức thương lượng
Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp
Tiêu chuẩn đánh giá nhân viên mua hàng
20
23
24
25
26
27
28
29
31
41
44
4
GVHD: Th.S Bùi Minh Lý
SVTH: Ngô Trung Hiếu
Khóa luận tốt nghiệp
5
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp TM
DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
Sơ đồ:
Kí hiệu
sơ đồ
Sơ đồ 1.1
Sơ đồ 2.1
Tên sơ đồ
Trang
Quy trình lựa chọn nhà cung cấp.
Sơ đồ tổ chức của công ty
11
19
5
GVHD: Th.S Bùi Minh Lý
SVTH: Ngô Trung Hiếu
Khóa luận tốt nghiệp
6
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp TM
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4
5
6
Tên viết tắt
DN
KD
NCC
NVL
SX&TM
TNHH
Tên đầy đủ
Doanh nghiệp
Kinh doanh
Nhà cung cấp
Nguyên vật liệu
Sản xuất và thương mại
Trách nhiệm hữu hạn
6
GVHD: Th.S Bùi Minh Lý
SVTH: Ngô Trung Hiếu
Khóa luận tốt nghiệp
7
TM
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài:
Trong thời kỳ hội nhập nền kinh tế quốc tế hiện nay đã mở ra cho nền kinh tế
Việt Nam nhiều cơ hội và thách thức. Cùng với tốc độ phát triển không ngừng của
công nghệ, khoa học kỹ thuật, các doanh nghiệp cũng ngày càng phát triển và cạnh
tranh mạnh mẽ. để có thể đứng vững và phát triển trên thị trường thì đòi hỏi các doanh
nghiệp phải có những phương thức kinh doanh phù hợp với điều kiện hoàn cảnh nền
kinh tế thị trường đầy biến động. Xét trên mọi góc độ, mọi hình thức của doanh nghiệp
thì bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng có hoạt động mua hàng. Đối với doanh nghiệp
sản xuất thì mua hàng chính là hoạt động mua các yếu tố đầu vào để sản xuất ra sản
phẩm. Muốn có sản phẩm đầu ra tốt thì trước tiên phải có các sản phẩm đầu vào tốt. Vì
vậy các doanh nghiệp cần phải có những chiến lược kinh doanh sao cho sản phẩm có
chất lượng cao, giá cả phù hợp nhằm tăng sức cạnh tranh trên thị trường.
Trong các doanh nghiệp dù là doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp thương
mại, dịch vụ thì cũng đều có mục đích chung là kinh doanh nhằm thu được lợi nhuận.
Lợi nhuận là mục tiêu trước mắt, lâu dài và thường xuyên của công ty. Đồng thời các
doanh nghiệp cũng luôn nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh nhằm giảm thiểu chi
phí đến mức có thể, nâng cao lợi nhuận hoạt động kinh doanh. Đối với doanh nghiệp
để tăng lợi nhuận thì mỗi doanh nghiệp có nhiều chiến lược khác nhau, trong đó giảm
chi phí không cần thiết là một trong những cách hiệu quả mà các công ty nên áp dụng.
Trong khi đó chi phí mua hàng là chi phí có thể cắt giảm được nếu hoạt động mua
hàng được tổ chức tốt. Thực vậy hoạt động mua hàng của doanh nghiệp nếu thực hiện
tốt thì chi phí mua hàng giảm, chi phí vận chuyển, chi phí dự trữ và các chi phí khác
cũng giảm, đồng thời hàng hóa mua về có chất lượng tốt có sức cạnh tranh với các sản
phẩm của đối thủ cạnh tranh. Muốn vậy hoạt động mua hàng phải được tổ chức một
cách khoa học, phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp và được cải tiến để theo kịp sự
phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ cũng như môi trường kinh doanh đầy
biến động. Các doanh nghiệp cần phải đầu tư hơn nữa cho công tác tổ chức mua hàng,
có những chiến lược, chính sách và cả mục tiêu mua hàng cho rõ ràng nhằm thực hiện
công tác mua hàng được tốt nhất.
Sau một thời gian thực tập tại công ty cổ phần tập đoàn Austdoor em nhận thấy
công ty đã chú trọng đến hoạt động mua hàng, công tác tổ chức mua hàng cũng đã đạt
được những hiệu quả nhất định. Tuy nhiên trong môi trường kinh doanh đầy thách thức
7
GVHD: Th.S Bùi Minh Lý
SVTH: Ngô Trung Hiếu
Khóa luận tốt nghiệp
8
TM
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp
của mình công ty đã gặp khá nhiều khó khăn trong công tác tổ chức mua hàng, từ khâu
lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng với nhà cung cấp cho đến khâu giao nhận hàng
hóa....Đồng thời cùng với những khó khăn gặp phải ở công ty còn tồn tại nhiều hạn chế
cần phải được hoàn thiện để nâng cao sức cạnh tranh và phát triển trên thị trường. Với
đặc điểm kinh doanh của công ty thì chủ yếu các sản phẩm cửa cuốn, cửa nhựa, mà đa
phần nguyên liệu đầu vào lại được nhập khẩu ở nước ngoài, nên chịu nhiều ảnh hưởng
của môi trường vĩ mô cũng như môi trường vi mô, cho nên việc mua hàng là công việc
rất quan trọng và quyết định sự thành công của công ty. Do đó vấn đề hoàn thiện công
tác tổ chức mua hàng trong công ty là vấn đề rất quan trọng trong công ty là vấn đề cấp
bách cần được giải quyết đối với các công ty nói chung và công ty cổ phần tập đoàn
Austdoor nói riêng.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan tới đề tài.
2.1. Luận văn “Hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện mua hàng mặt hàng rượu vang
của công ty cổ phần xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội”- Sinh viên thực hiện Phạm
Tiến Cường- Lớp K44A5-2012. Luận văn đã trình bày các lý luận cơ bản về quy trình
tổ chức mua hàng hàng của công ty cổ phần xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội, sau đó
vận dụng để đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng của công ty, từ đó đưa ra
các phương hướng giải quyết, khắc phục. Tuy nhiên tác giả chỉ thu thập thông tin sơ
cấp từ các nhà quản trị nên chưa có cái nhìn toàn diện và đầy đủ về vấn đề mà mình
nghiên cứu.
2.2. Luận văn “Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty TNHH XNK và đầu
tư HNT”- Sinh viên thực hiện Hoàng Anh Tú- Lớp K45A4-2013. Nhìn chung đề tài đã
chỉ ra các điểm còn hạn chế trong quy trình thực hiện mua hàng của công ty TNHH
XNK và đầu tư HNT. Đồng thời đề xuất những giải pháp để hoàn thiện quy trình mua
hàng của công ty này. Tuy nhiên phần thực trạng và giải pháp mà đề tài đưa ra còn
mang tính chủ quan, thiếu số liệu chứng minh.
2.3 Luận văn “Hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện mua hàng tại công ty CPTM và
TT doanh nhân Việt”- Sinh viên thực hiện: Nguyễn Khánh Linh K45A3-2013. Luận
văn đã đi sâu vào tìm hiểu, phân tích thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại công ty
CPTM VÀ TT Doanh Nhân Việt, từ đó nhận dạng được những khó khăn, hạn chế
trong quy trình tổ chức mua hàng, từ đó đề xuất các giải pháp để khắc phục. Luận văn
đã đưa ra được những thực trạng và giải pháp đúng đắn nhờ các phương pháp thu thâp
dữ liệu qua phiếu điều tra phát phiếu điều tra tới từng cán bộ công nhân viên.
8
GVHD: Th.S Bùi Minh Lý
SVTH: Ngô Trung Hiếu
Khóa luận tốt nghiệp
9
TM
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp
2.4 Luận văn “Giải pháp nâng cao năng lực quản trị mua hàng của công ty cổ phần
thương mại và dịch vụ Thành Đạt”- Sinh viên thực hiện Phan Thị Lệ k46A3-2014. Đề
tài chỉ ra mặt hạn chế trong quy trình quản trị mua hàng của công ty cổ phần thương
mại và dịch vụ Thành Đạt trên góc độ tác nghiệp. Từ đó đề xuất những giải pháp để
phát huy hiệu quả của quy trình quản trị mua hàng của công ty.
Như vậy ta thấy qua các công trình nghiên cứu của các tác giả trước đây đều
không có đề tài nào nghiên cứu về hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng hóa nguyên
vật liệu tại các công ty thực tập.
Đồng thời đến nay cũng có một số công trình nghiên cứu về các hoạt động của
công ty cổ phần tập đoàn Austdoor nhưng chưa có đề tài nghiên cứu về “ Hoàn thiện
công tác tổ chức mua hàng hóa nguyên vật liệu của công ty cổ phần tập đoàn
Austdoor”
Kết hợp những kiến thức, kĩ năng, kinh nghiệm có được khi thực tập tại công ty
cũng như muốn nghiên cứu cụ thể hơn về thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác
tổ chức mua hàng tại công ty cổ phần tập đoàn Austdoor nên em chọn đề tài nghiên
cứu “ Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng hóa nguyên vật liệu của công ty cổ phần
tập đoàn Austdoor” đề không trùng lặp với đề tài nào trước đó.
3. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu.
Việc nghiên cứu đề tài “ Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng hóa nguyên vật
liệu của công ty cổ phần tập đoàn Austdoor” nhằm làm rõ một số mục tiêu cụ thể như
sau:
•
Tóm lược một số lý luận cơ bản về công tác tổ chức mua hàng trong doanh
nghiệp làm cơ sở khoa học cho việc phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ
•
chức mua hàng và từ đó đề xuất giải pháp.
Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng nguyên vật liệu của
công ty cổ phần tập đoàn Austdoor làm cơ sở thực tế cho việc đề xuất các giải
pháp.
• Đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại
công ty cổ phần tập đoàn Austdoor.
4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.
+ Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu chuyên sâu công tác tổ chức
mua hàng nguyên vật liệu của công ty cổ phần tập đoàn Austdoor trên cơ sở thực trạng
công tác tổ chức mua hàng nguyên vật liệu của công ty
+Phạm vi nghiên cứu
9
GVHD: Th.S Bùi Minh Lý
SVTH: Ngô Trung Hiếu
Khóa luận tốt nghiệp
10
TM
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp
- Về mặt không gian.
•
Đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức mua hàng tại công ty cổ phần tập đoàn
Austdoor.
• Tiến hành nghiên cứu, phỏng vấn và thu thập phiếu điều tra thông qua một số
nhân viên thuộc các phòng ban khác như: nhân viên thuộc phòng dự án, phòng
-
thu mua, phòng nghiên cứu- phát triển, phòng kế toán….
Về mặt thời gian.
• Đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức mua hàng và các nội dung của công tác
tổ chức mua hàng tại công ty cổ phần tập đoàn Austdoor trong thời gian 3 năm
từ năm 2013-2015
5. Phương pháp nghiên cứu
5.1. Phương pháp thu thập dữ liệu:
* Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp:
- Nguồn thông tin: các dữ liệu thứ cấp được thu thập từ nội bộ công ty, tại các
phòng ban: phòng kinh doanh, phòng tài chính kế toán, phòng hành chính, phòng mua
hàng, phòng sản xuất về các thông tin như: báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh
doanh trong 3 năm 2013-2015,dữ liệu liên quan tới hoạt động mua hàng, cơ cấu tổ
chức…của công ty. Ngoài ra còn sử dụng các dữ liệu bên ngoài công ty như: sách báo,
tạp chí, website chuyên ngành liên quan đến lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công
ty...
- Phương pháp thu thập: sử dụng phương pháp tổng hợp. Qua phương pháp tổng
hợp nhằm thu thập, liệt kê đầy đủ các thông tin, dữ liệu trong phạm vi nghiên cứu, tạo
cơ sở cho việc phân tích, nghiên cứu vấn đề.
* Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp:
- Phiếu điều tra:
+ Phiếu điều tra được thiết kế khoảng 10 câu hỏi, mỗi câu có nhiều phương án trả lời
cho đối tượng nhận phiếu lựa chọn, nhằm tìm kiếm những thông tin về công tác tổ
chức mua hàng tại công ty Cổ Phần cổ phần tập đoàn Austdoor
+ Đối tượng điều tra: các nhân viên mua hàng và quản lý mua hàng của công ty.
+ Quy mô điều tra: số lượng phiếu phát ra là 20 phiếu.
+ Các bước tiến hành:
•
•
•
Bước 1: Xây dựng mẫu phiếu điều tra.
Bước 2: Phát phiếu điều tra tới các đối tượng khảo sát đã được xác định.
Bước 3: Tổng hợp kết quả điều tra và xử lý dữ liệu.
10
GVHD: Th.S Bùi Minh Lý
SVTH: Ngô Trung Hiếu
Khóa luận tốt nghiệp
11
TM
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp
- Phương pháp quan sát trực tiếp:
+ Đối tượng quan sát: các nhân viên mua hàng và quản lý mua hàng của công ty.
+ Quy mô điều tra: toàn bộ các hoạt động tại phòng mua hàng của công ty.
5.2. Phương pháp xử lý dữ liệu:
- Phương pháp thống kê so sánh: thống kê các thông tin thứ cấp thu thập được, so sánh
đối chiếu nhằm thấy được sự biến động của chúng qua các thời kỳ, tìm ra nguyên nhân
của sự biến động, đồng thời dự báo cho vấn đề trong tương lai.
- Phương pháp tổng hợp và phân tích: tổng hợp các dữ liệu sơ cấp thu thập được, tính
toán để rút ra các kết luận. Phân tích các dữ liệu nhằm phát hiện ra nguyên nhân, tạo
cơ sở cho các giải pháp, kiến nghị.
- Phương pháp bảng biểu: sử dụng hệ thống bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ để phản ánh các
thông tin thu thập được.
6. Kết cấu đề tài:
Ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu của bài khóa luận gồm 3 chương và danh mục
tài liệu tham khảo:
Chương 1: Một số lý luận cơ bản về công tác tổ chức mua hàng hóa nguyên vật liệu
của doanh nghiệp.
Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng hóa nguyên vật
liệu của công ty cổ phần tập đoàn Austdoor.
Chương 3: Đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng hóa
nguyên vật liệu của công ty cổ phần tập đoàn Austdoor
11
GVHD: Th.S Bùi Minh Lý
SVTH: Ngô Trung Hiếu
Khóa luận tốt nghiệp
12
TM
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp
CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA
HÀNG HÓA NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA DOANH NGHIỆP.
1.1.
Các khái niệm liên quan đến công tác tổ chức mua hàng hóa nguyên vật
1.1.1.
liệu của doanh nghiệp.
Khái niệm nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu là đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hóa trong các
doanh nghiệp. Nguyên vật liệu được sử dụng phục vụ cho việc sản xuất chế tạo sản
phẩm, hoặc thực hiện lao vụ - dịch vụ hay sử dụng cho bán hàng quản lí doanh nghiệp.
1.1.2.
Khái niệm nguyên vật liệu chính.
Nguyên vật liệu chính là những NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu
thành thực thể, vật chất, thực thể chính của sản phẩm. NVL chính bao gồm bán thành
phẩm, mua ngoài với mục đích tiếp tục chế tạo sản phẩm.
1.1.3.
Khái niệm nguyên vật liệu phụ.
Nguyên vật liệu phụ là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất
không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà kết hợp với vật liệu chính làm thay
đổi hình dáng bề ngoài, tăng chất lượng sản phẩm.
1.1.4. Khái niệm mua hàng.
Về bản chất kinh tế, mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển
giao quyền sở hữu hàng hóa giữa công ty thương mại và các đơn vị nguồn hàng. Thực
chất mua hàng là những hoạt động nhằm tạo nguồn lực hàng hóa để triển khai toàn bộ
hệ thống hậu cần, do đó chất lượng và chi phí hậu cần chịu ảnh hưởng lớn của hoạt
động mua hàng.
Mua hàng còn được hiểu là: Hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hàng
hóa tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạt được
những lợi ích của cả hai bên, trong đó người mua có được sự thỏa mãn nhu cầu tiêu
dùng của mình, người bán sẽ bán được hàng và thu được tiền.
1.1.5 .Quản trị mua hàng.
Theo cách tiếp cận quá trình: Quản trị mua hàng là tổng hợp các hoạt động - xây dựng
kế hoạch mua hàng, tổ chức triển khai mua hàng và kiểm soát mua hàng nhằm đạt
được mục tiêu của doanh nghiệp.
Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quản trị bằng các bước công việc
như xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và kiểm tra việc giao
nhận, đánh giá kết quả mua hàng nhằm đạt được các mục tiêu đã xác định.
12
GVHD: Th.S Bùi Minh Lý
SVTH: Ngô Trung Hiếu
Khóa luận tốt nghiệp
13
TM
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp
13
GVHD: Th.S Bùi Minh Lý
SVTH: Ngô Trung Hiếu
Khóa luận tốt nghiệp
14
TM
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp
1.1.6. Lập kế hoạch mua hàng.
Lập kế hoạch mua hàng là quá trình xác định một hệ thống các chỉ tiêu của nhu
cầu mua hàng, xác định các chính sách mua hàng và xây dựng các phương án mua
hàng.
1.1.7. Tổ chức mua hàng.
Tổ chức triển khai mua hàng là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, tiến
hành thương lượng và đặt hàng, triển khai giao nhận và thanh toán hợp đồng mua hàng
Tổ chức tốt việc mua hàng là cơ sở để thực hiện các mục tiêu của quản trị mua
hàng và nói rộng ra là của công ty. Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai
thác tốt nhất nguồn hàng phục vụ cho nhu cầu kinh doanh, các nhà quản trị mua hàng
cần thực hiện tốt công tác quản trị mua hàng.
1.1.8. Nhà cung cấp.
Nhà cung cấp: Nhà cung cấp là những cá nhân hay tổ chức cung cấp những mặt
hàng mà công ty cần cho hoạt động kinh doanh của mình.
1.1.9. Tìm kiếm nhà cung cấp.
Tìm kiếm nhà cung cấp: Là việc doanh nghiệp tìm kiếm những tổ chức, doanh
nghiệp có bán những sản phẩm, hàng hóa mà doanh nghiệp cần cho quá trình hoạt
động kinh doanh của mình
1.1.10. Lựa chọn nhà cung cấp.
Lựa chọn nhà cung cấp: Là việc mà công ty so sánh các NCC với các tiêu chuẩn
đề ra để tìm kiếm những nhà cung cấp tốt nhất dựa trên nhiều phương pháp khác nhau.
1.1.11. Thương lượng với nhà cung cấp và đặt hàng .
Thương lượng và đặt hàng: Là việc trao đổi, thỏa thuận với NCC về những điều
kiện mua bán sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cần mua và tiến hành đặt hàng theo
hình thức phù hợp nhất.
1.1.12. Tổ chức giao nhận và thanh toán tiền hàng.
Giao nhận và thanh toán tiền hàng: Là việc doanh nghiệp nhận hàng hóa đã ký kết
với NCC và thanh toán tiền hàng cho NCC.
1.1.13. Đánh giá công tác mua hàng.
Là quá trình đo lường và đánh giá kết quả mua hàng và tiến hành điểu chỉnh để
thực hiện các mục tiêu mua hàng. Sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh
nghiệp cần đánh giá kết quả và hiệu quả mua hàng. Cơ sở của việc đánh giá là những
14
GVHD: Th.S Bùi Minh Lý
SVTH: Ngô Trung Hiếu
Khóa luận tốt nghiệp
15
TM
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp
mục tiêu mua hàng đã được xác định ngay từ đầu cũng như mức độ phù hợp của hoạt
động mua hàng với mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính của doanh nghiệp.
1.2. Các nội dung lý luận về công tác tổ chức mua hàng nguyên vật liệu của doanh
nghiệp.
1.2.1
Tìm kiếm nhà cung cấp
1.2.1.1. Phân loại NCC
Phân loại theo giá trị hàng mua:
+ Nhà cung cấp chính: Nhà cung cấp chính: Là nhà cung cấp mà giá trị mua
chiếm tỉ trọng lớn nhất và chủ yếu trong khối lượng mua hàng hóa mà doanh nghiệp
mua về để cung cấp cho khách hàng trong một thời gian nhất định.
+Nhà cung cấp phụ: Là nhà cung cấp mà giá trị hàng hoá mua vào chiếm tỉ
trọng nhỏ trong khối lượng hành hóa mua được. Hàng hóa mua được từ nguồn này
không ảnh hưởng lớn đến kế hoạch mua và doanh số bán chúng trong tương lai.
Phân loại theo tính chất quan hệ:
+ Nhà cung cấp truyền thống: Doanh nghiệp đã có quan hệ mua bán với nhà cung cấp
trước đó, trong một thời gian dài. Hai bên có sự hiểu biết lẫn nhau. Mức độ rủi ro khi
mua hàng tại NCC truyền thống thấp.
+ Nhà cung cấp mới: Doanh nghiệp chưa có hoặc ít có quạn hệ thương mại với doanh
nghiệp này. Doanh nghiệp cần có nhiều thông tin hơn về NCC để đưa ra quyết định.
Phân loại theo phạm vi địa lý:
+ Nhà cung cấp trong nước: Là nhà cung cấp có cơ sở văn phòng tại Việt Nam. Doanh
nghiệp có thể chủ động tìm hiểu những thông tin cần thiết có liên quan đến NCC và
việc mua hàng của họ.
+ Nhà cung cấp nước ngoài: Đây chính là nguồn hàng nhập khẩu của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể ký kết trực tiếp với các công ty nước ngoài để nhận hàng hoặc
qua trung gian.
1.2.1.2. Nguồn thông tin tìm kiếm NCC:
- Nguồn thông tin nội bộ DN: Nguồn này có được nhờ vào quá trình lưu trữ thông tin
về NCC đã từng có quan hệ với DN. Nguồn này có thể đến từ các cá nhân trong doanh
nghiệp, các hồ sơ NCC đang được lưu trữ tại doanh nghiệp..
- Nguồn thông tin đại chúng: Báo, tạp chí chuyên ngành, truyền hình, đài phát thanh,
mạng internet,…
15
GVHD: Th.S Bùi Minh Lý
SVTH: Ngô Trung Hiếu
Khóa luận tốt nghiệp
16
TM
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp
- Nguồn thông tin từ phía các nhà cung cấp: thư chào hàng, catalog quảng cáo, đại diện
bán, hội chợ triển lãm,…
1.2.1.3.
Lập hồ sơ các nhà cung cấp:
Sau khi thu thập được các thông tin về NCC, doanh nghiệp tiến hành đánh giá các
thông tin, xử lý thông tin về NCC, rút ra những nhận xét, đánh giá và kết luận về từng
NCC theo các nguyên tắc tiêu chuẩn đã đề ra. Hồ sơ NCC cần chứa đựng các thông tin
cơ bản sau:
+ Tên hiệu của nhà cung cấp.
+ Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh.
+ Phạm vi hoạt động theo thị trường.
+ Chất lượng sản phẩm dịch vụ.
+ Khả năng tài chính.
+ Khả năng cung cấp và đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp….
1.2.2. Lựa chọn nhà cung cấp.
1.2.2.1. Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp.
Để lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xây dựng được các tiêu chuẩn
đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp để từ đó có những thông tin chính xác nhà cung cấp
để lựa chọn. Hiện nay thì các doanh nghiệp thường dựa trên những tiêu chuẩn sau đây
để đánh giá nhà cung cấp:
Tiêu chuẩn chính:
- Chất lượng nhà cung cấp: Nhãn hiệu hàng hóa, chất lượng hàng hóa…điều
này thường được thể hiện qua tiêu chuẩn chất lượng mà họ đạt được qua các kỳ kiểm
tra và đánh giá chất lượng như các tiêu chuẩn ISO, huy chương tại các hội chợ…
- Thời gian giao hàng: Thể hiện nhà cung cấp có giao hàng đúng thời gian theo
hợp đồng hay không
16
GVHD: Th.S Bùi Minh Lý
SVTH: Ngô Trung Hiếu
Khóa luận tốt nghiệp
17
TM
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp
- Giá thành hàng mua bao gồm giá mua và chi phí mua hàng, điều kiện thanh
toán…để đánh giá giá thành mua cần căn cứ vào thị trường, chi phí vận chuyển, thuế,
các ưu đãi trong thanh toán và mua hàng…
Tiêu chuẩn phụ
- Khả năng kỹ thuật của nhà cung cấp: khả năng trong đổi mới sản phẩm, trong
đảm bảo giải quyết tốt các vấn đề kỹ thuật và công nghệ trong các hoàn cảnh đặc biệt.
- Khả năng sản xuất của nhà cung cấp bảo đảm tính liên tục cũng như chất
lượng của cung cấp hàng hóa.
- Khả năng tài chính của nhà cung cấp: Họ đang ở giai đoạn ổn định và phát
triển với tình hình tài chính lành mạnh hay đang ở thời ký thua lỗ và khó khăn tài
chính.
1.2.2.2.
Phương pháp lưạ chọn nhà cung cấp.
Khi lựa chọn nhà cung cấp thì doanh nghiệp cần vận dụng sáng tạo nguyên tắc
‘‘không nên chỉ có một nhà cung cấp”. Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được xem xét
trên hai loại mặt hàng. Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang có sẵn nhà
cung cấp thì việc có cần tìm nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc
“nếu nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ”.
Bên canh đó thì doanh nghiệp cần phải có sự kiểm tra, đánh giá khách quan quá trình
cung cấp hàng hóa của họ cho công ty để việc mua hàng được tốt hơn. Đối với những
hàng hóa mới được đưa vào danh mục mặt hàng hóa mà nhà cung cấp không đáp ứng
được nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp thì phải tìm nhà cung cấp mới. Trên cơ sở
các tiêu chuẩn lựa chọn, doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp để lựa chọn
nhà cung cấp như dựa vào kinh nghiệm hay phương pháp thang điểm.
Phương pháp dựa vào kinh nghiệm: Nhà quản trị mua hàng có thể bằng kinh
nghiệm, sự từng trải và vốn sống của bản thân trong quá trình hoạt động của mình để
lựa chọn NCC. Phương pháp này đơn giản, các quyết định được đưa ra nhanh chóng,
song mang tính chủ quan, định kiến hoặc thiên kiến, có thể mắc sai lầm trong việc
đánh giá và lựa chọn.
Phương pháp thang điểm: Nhà quản trị sử dụng tiêu chuẩn đánh giá đối với
NCC, kết hợp với các phương pháp cho điểm theo các tiêu chuẩn, sắp xếp thứ tự ưu
tiên dựa trên tổng số diểm của các tiêu chuẩn đối với từng nhà cung cấp từ đó đưa ra
quyết định lựa chọn mang tính khách quan.
17
GVHD: Th.S Bùi Minh Lý
SVTH: Ngô Trung Hiếu
Khóa luận tốt nghiệp
18
TM
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp
Để đảm bảo việc lựa chọn NCC được khách quan và chính xác, doanh nghiệp
thường tuân thủ quy trình lựa chọn NCC. Quy trình nhằm mục đích đánh giá và lựa
chọn được NCC phù hợp với yêu cầu doanh nghiệp và thỏa màn yêu cầu khách hàng.
Quy trình lựa chọn NCC có thể bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Thu thập thông tin về NCC
Bước 2: Lập danh sách NCC ban đầu
Bước 3: Lập tiêu chí đánh giá
Bước 4: Tiến hành đánh giá NCC theo tiêu chí đã chọn
Bước 5: Lập danh sách NCC chính thức
Bước 6: Lưu hồ sơ
Bước 7: Đánh giá lại NCC
18
GVHD: Th.S Bùi Minh Lý
SVTH: Ngô Trung Hiếu
Khóa luận tốt nghiệp
1.2.2.3.
19
TM
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp
Quy trình lựa chọn nhà cung cấp.
Thu thập thôngDanh
tin NCC
sách NCC ban
Lậpđầu
tiêu chí đánhTiến
giá hành đánh
Lựa
giáchọn NCC chính Trình
thức TGĐ phê duyệt
Sơ đồ 1.1: Quy trình lựa chọn nhà cung cấp.
Để đảm bảo việc lựa chọn NCC được khách quan, chính xác, doanh nghiệp
thường xuyên xây dựng quy trình lựa chọn NCC. Quy trình này nhằm mục đích đánh giá
và lựa chọn được NCC phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp và thỏa mãn yêu cầu
khách hàng.
1.2.3. Thương lượng với nhà cung cấp và đặt hàng.
1.2.3.1. Thương lượng với nhà cung cấp
Đây là một giai đoạn rất quan trọng trong quá trình mua hàng, quyết định đến
chất lượng và hiệu quả của công tác mua hàng. Thực chất là việc giải bài toán mua
hàng với hàm mục tiêu là các mục tiêu đã xác định với một số rằng buộc. Những ràng
buộc này liên quan tới số lượng hàng hóa, chủng loại hàng hóa, chất lượng hàng hóa,
giá cả hàng hóa..và các biện pháp xử lí nếu như vi phạm hợp động cũng được 2 bên
thỏa thuận. Giao dịch đàm phán luôn được coi là một hoạt động vừa mang tính chất
khoa học, vừa mang tính nghệ thuật. Bằng nhận thức và tư duy khoa học, nhà quản trị
luôn phải có sự chuẩn bị kỹ càng để không bị động hay làm mất thế chủ động trước
NCC. Mặt khác, như một nghệ thuật, nhà quản trị cần biết sử dụng khéo léo, linh hoạt
các hình thức giao dịch, đàm phán, các công cụ giao tiếp khác nhau tùy thương vụ
kinh doanh, như mục tiêu của việc mua hàng, số lượng hàng hóa mua bán, độ phức tạp
của các giao dịch.
Các vấn đề thương lượng bao gồm:
- Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng hóa cần mua về mẫu mã, chất lượng, phương
-
tiện và phương án kiểm tra.
Giá cả và sự giao động giá cả trên thị trường lúc giao hàng có biến động.
Thời gian và địa điểm giao hàng :địa điểm giao hàng liên quan tới chi phí vận
chuyển, điều kiện giao thông vận tải nên ghi cụ thể khi nào giao hàng, giao cho
ai, giao hàng một lần hay nhiều lần…
Sau khi đã thỏa thuận các điều kiện trong bước thương lượng nếu chấp nhận,
doanh nghiệp cần tiến hành kí kết hợp đồng hay đơn hàng bằng văn bản.
19
GVHD: Th.S Bùi Minh Lý
SVTH: Ngô Trung Hiếu
Khóa luận tốt nghiệp
20
TM
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp
Một số điều cần lưu ý khi thương lượng:
+ Biết rõ nhu cầu của mình: tính năng sử dụng của sản phẩm, biết rõ các lần mua trước
đó, mục tiêu, điều khoản chủ chốt của hợp đồng, có thể nhân nhượng điều gì và không
thể điề gì.
+ Biết dẫn dắt cuộc thương lượng; lý lẽ chuẩn bị trước, thứ tự thương lượng các điều
khoản,
1.2.3.2. Đặt hàng với nhà cung cấp
Kết quả của quá trình thương lượng là việc doanh nghiệp đặt hàng với NCC, theo
các hình thức chủ yếu như kí kết hợp đồng mua bán, hóa đơn bán hàng, thư đặt hàng.
Trong đó, hình thức hợp đồng mua bán là quan trọng và có tính pháo lý cao nhất.
Hợp đồng mua bán: là cơ sở để các bên ký kết làm tốt nghĩa vụ của mình, là căn
cứ pháp lý để phẫn xử trách nhiệm mỗi bên khi có tránh chấp và xử lý vi phạm hợp
đồng. Hợp đồng mua bán cần đầy đủ, rõ ràng và cụ thể các nội dung:
+ Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất hàng hóa
+ Bao bì đóng gói hàng hóa, đơn giá và phương pháp định giá
+ Tên, địa chỉ các bên mua bán hoặc người đại diện cho các bên
+ Thời gian, phương tiện, địa điểm giao nhận
+ Đồng tiền thanh toán, phương phức và thời gian thanh toán
+ Trách nhiệm của mỗi bên khi vi phạm hợp đồng
+ Hiệu lực của hợp đồng và thủ tục giải quyết tranh chấp
+ Các điều kiện khác mà hai bên đã thỏa thuận.
1.2.4. Tổ chức giao nhận và thanh toán tiền hàng
Nhằm đảm bảo việc nhà cung cấp giao hàng đúng thời hạn, đúng hợp đồng đã
được cam kết, doanh nghiệp có thể thúc giục NCC giao hàng khi thời hạn giao hàng
20
GVHD: Th.S Bùi Minh Lý
SVTH: Ngô Trung Hiếu
Khóa luận tốt nghiệp
21
TM
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp
sắp đến hoặc đã đến hạn, qua đó nâng cao tính chủ động trong việc giao nhận hàng hóa
để đề phòng trường hợp NCC sai hẹn do những nguyên nhân khách quan.
Khi giao nhận hàng phải thực hiện nghiêm túc, thận trọng. Các nội dung kiểm tra gồm:
+ Kiểm tra về mặt chủng loại. mẫu mã, cơ sở, màu sắc… của hàng hóa.
+ Kiểm tra chất lượng hàng hóa: Kiểm tra theo tiêu chuẩn đã ký kết, có thể thuê
dịch vụ kiểm tra chất lượng.
+ Kiểm tra số lượng hàng hóa: Căn cứ vào hóa đơn mua hàng.
+ Kiểm tra hóa đơn thanh toán tiền mua hàng….
Sau khi quá trình giao nhận hàng hóa hoàn tất, doanh nghiệp tiến hành thanh
toán tiền hàng cho các NCC. Trên cơ sở hình thức, phương thức thanh toán, thời hạn,
đồng thời tiến hành thanh toán và các điều kiện thanh toán khác đã được thỏa thuận đã
được ghi trong hợp đồng, doanh nghiệp tiến hành thanh toán tiền mua hàng cho NCC.
1.2.5. Đánh giá công tác mua hàng.
1.2.5.1. Đánh giá kết quả mua hàng
Việc đánh giá kết quả mua hàng nhằm để xác định và đánh giá mức độ đáp ứng
mục tiêu và kế hoạch mua hàng đã được xây dựng của công ty ở mỗi kỳ kế hoạch hoặc
sau khi thực hiện một hợp đồng mua hàng. Việc đánh giá kết quả mua hàng có thể
được tiến hành theo các bước cụ thể như sau:
Xác định các tiêu chuẩn đánh giá phù hợp với mục tiêu mua hàng, bán hàng,
mục tiêu tài chính của công ty bao gồm các tiêu chuẩn định lượng như lượng hàng hóa
mua vào theo hiện vật, tổng giá trị mua vào trong kỳ, trị giá mua hàng theo ngành
hàng, mặt hàng kinh doanh…. và các chỉ tiêu định tính như mức độ đảm bảo nhu cầu
bán ra, mức độ đáp ứng thị hiếu của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ, mức độ đảm
bảo tính chủ động trong kinh doanh.
Đo lường kết quả mua hàng của doanh nghiệp: Có thể sử dụng phương pháp
quan sát các dữ kiện thống kê, kế toán, phương pháp sử dụng các dấu hiệu báo trước,
phương pháp quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân. Yêu cầu của việc đo lường kết quả
là phải thật khách quan, chính xác, kịp thời và đáng tin cậy.
So sánh kết quả mua hàng với các tiêu chuẩn đánh giá đã được lựa chọn để xác
định mức độ hoàn thành kế hoạch hay hợp đồng mua hàng của doanh nghiệp, phân
tích các nguyên nhân hoàn thành hoặc chưa hoàn thành kế hoạch trong hợp đồng mua
để có những biện pháp điều chỉnh cho phù hợp.
1.2.5.2. Đánh giá quá trình mua hàng
21
GVHD: Th.S Bùi Minh Lý
SVTH: Ngô Trung Hiếu
Khóa luận tốt nghiệp
22
TM
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp
Đánh giá quá trình mua hàng bao gồm một số nội dung:
+ Đánh giá công tác lập kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp: nhằm trả lời câu hỏi
cơ bản về mục tiêu mua hàng đã được xác lập đúng chưa, nhu cầu mua hàng đã được
xác định đúng chưa, hình thức mua hàng, phương án mua hàng….đã được xác định
đúng chưa?
+ Đánh giá công tác tổ chức mua hàng: nhằm xem xét lại hoạt động tìm kiếm, lựa
chọn nhà cung cấp và tổ chức giao hàng, thanh toán tiền hàng với nhà cung cấp
+ Đánh giá thành tích đội ngũ mua hàng: Việc đánh giá thành tích của đội ngũ mua
hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp nhận thấy năng lực của nhân viên mua hàng cũng như
trình độ, kiến thức, kỹ năng, và các phẩm chất nghề nghiệp của nhân viên mua hàng
điều này có ảnh hưởng đến kế hoạch mua hàng trong doanh nghiệp ở các thời kỳ khác
nhau trong doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cũng cần xác định rõ các mục tiêu và yêu cầu cơ bản cần đánh
giá đối với thành tích của nhân viên mua hàng, lựa chọn phương pháp đánh giá thích
hợp tùy thuộc từng loại công việc mua hàng, đối tượng cần đánh giá ví dụ đánh giá
theo phương pháp thang điểm, phương pháp so sánh cặp….Tổ chức đánh giá thành
tích của nhân viên mua hàng bằng việc so sánh, phân tích kết quả công việc mà nhân
viên đã đạt được với các tiêu chuẩn mẫu đã xác định qua đó việc đánh giá được khoa
học và chính xác hơn.
1.2.6.
Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả
Mua hàng có hiệu quả là hoạt động có vai trò to lớn đối với doanh nghiệp, do
đó để mua hàng có hiệu quả thì doanh nghiệp nên áp dụng một số nguyên tắc sau
nhằm đảm bảo hoạt động mua hàng có hiệu quả cao hơn.
1.2.6.1 Nên mua hàng của nhiều nhà cung cấp
Doanh nghiệp nên chọn cho mình một số nhà cung cấp nhất định. Nguyên tắc
này mang lại cho doanh nghiệp nhiều mục đích như:
+ Phân tán sự rủi ro: Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng sẽ gặp phải rủi ro trong mua
hàng, rủi ro trong mua hàng cũng rất đa dạng, rủi ro xảy ra có thể là do sự thất bại
trong kinh doanh, do những trục trặc trong quá trình vận chuyển…Nếu như doanh
nghiệp chỉ mua hàng của một nhà cung cấp duy nhất hoặc một số ít thì khi rủi ro xảy
ra doanh nghiệp phải gánh chịu tất cả và khó khắc phục.
+ Tạo nên sự cạnh tranh giữa nhà cung cấp: Nếu hàng hóa đầu vào của doanh
nghiệp chỉ được mua từ một hay một số ít các nhà cung cấp thì những NCC này có thể
22
GVHD: Th.S Bùi Minh Lý
SVTH: Ngô Trung Hiếu
Khóa luận tốt nghiệp
23
TM
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp
ép giá và áp đặt các điều kiện mua bán không có lợi cho doanh nghiệp. Khi doanh
nghiệp tỏ ý định mua hàng của nhiều người thì bản thân các NCC sẽ đưa ra những điêu
kiện hấp dẫn về giá cả, giao nhận, thanh toán để thu hút người mua về phía mình.
Tuy nhiên khi thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần lưu ý là trong số
các nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính để xây dựng mối quan
hệ làm ăn bền vững dựa trên cơ sở tin tưởng và giúp đỡ lẫn nhau. Vì vậy doanh nghiệp
có thể dễ dàng nhận được nhiều ưu đãi từ nhà cung cấp này hơn so với những khách
hàng khác. Ngược lại công ty cũng cần phải giúp đỡ nhà cung cấp khi họ gặp khó khăn
1.2.6.2. Luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp.
Nếu người bán hàng cần phải tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hay dịch vụ một
cách có hệ thống và tìm cách phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình, thì
người mua hàng lại phải cố gắng làm điều ngược lại, tức là phải tìm cách phủ nhận hay
đình hoãn nhu cầu đó một cách có ý thức cho đến khi tìm được những điều kiện mua
hàng tốt nhất. Đi mua hàng là giải một bài toán với vố số các “ràng buộc” khác nhau.
Có những “ràng buộc chặt” và những “ràng buộc lỏng”. Trong khi đó các NCC luôn
đưa ra những thông tin phong phú và hấp dẫn về giá cả, chất lượng, điều kiện vận
chuyển và thanh toán, các dịch vụ sau bán hàng…Nếu không tỉnh táo, quyền chủ động
của DN với tư cách là người mua sẽ bị giảm.
1.2.6.3 Đảm bảo sự hợp lý trong tương quan quyền lợi giữa các bên.
Nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những điều kiện bất lợi cho mình thì
sẽ ảnh hưởng xấu đến hiệu quả mua hàng và có nguy cơ bị giảm đáng kể lợi nhuận
kinh doanh. Ngược lại, nếu doanh nghiệp cố tình ép NCC để đạt được lợi ích của mình
mà không quan tâm đến lợi ích của họ thì dễ gặp trục trặc trong việc thỏa thuận và
thực hiện hợp đồng . Đảm bảo sự hợp lý về lợi ích không chỉ là điêu kiện cơ bản để
DN và NCC gặp được nhau và cùng nhau thực hiện hợp đồng, tạo chữ tín trong quan
hệ làm ăn lâu dài, mà còn giúp cho DN giữ được sự tỉnh táo, sáng suốt trong đàm
phán, tránh những điều kiện đáng tiếc có thể xảy ra.
1.3. Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp.
1.3.1. Nhân tố bên trong doanh nghiệp.
+ Chiến lược kinh doanh: Chiến lược kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự tồn
tại và phát triển của doanh nghiệp. Doanh nghiệp đặc biệt coi trọng quản lí hoạt động
kinh doanh của mình theo chiến lược. Bởi vì chiến lược kinh doanh giúp công ty thấy
rõ mục đích, hướng đi của mình. Chiến lược kinh doanh giúp công ty nắm bắt được cơ
23
GVHD: Th.S Bùi Minh Lý
SVTH: Ngô Trung Hiếu
Khóa luận tốt nghiệp
24
TM
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp
hội trên thị trường và tạo được lợi thế cạnh tranh trên thương trường bằng các nguồn
lực có hạn cho công ty với kết quả cao nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Do đó chiến
lược kinh doanh có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình mua hàng và quản trị mua hàng
cũng phải phụ thuộc vào chiến lược, tuỳ theo chiến lược trong từng giai đoạn mà các
nhà quản trị mua hàng đưa ra kế hoạch mua hàng hợp lí.
+ Khả năng tài chính: Là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp đặc biệt là trong mua hàng. Nó giúp doanh nghiệp nắm bắt được các cơ
hội mua hàng với giá ưu đãi từ nhà cung cấp và sự đánh giá cao cùng với sự tin tưởng
từ nhà cung cấp khi bán hàng cho doanh nghiệp.
+ Cơ sở vật chất kĩ thuật: Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật cũng là nhân tố ảnh hưởng
trực tiếp đến hoạt động mua hàng của doanh nghiệp. Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật
đầy đủ, hiện đại sẽ thuận lợi và đảm bảo cho hoạt động mua hàng cũng như dự trữ
hàng của doanh nghiệp.
+ Lực lượng mua hàng: Lực lượng mua hàng có vai trò vô cùng quan trong công tác
mua hàng của doanh nghiệp. Nhân viên mua hàng có trình độ chuyên môn tốt, hiểu
biết về sản phẩm, đối tác sẽ giúp doanh nghiệp có lợi thế trong thương lượng và đặt
hàng, đồng thời những hiểu biết sâu sắc về sản phẩm sẽ giúp nhân viên mua hàng mua
được đúng hàng theo yêu cầu của doanh nghiệp.
1.3.2. Nhân tố bên ngoài doanh nghiệp.
1.3.2.1. Các nhân tố thuộc môi trường vi mô.
- Nhà cung cấp: Là nhân tố quan trọng trong việc quyết định hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp có liên tục và có hiệu quả hay không. Nếu như NCC của doanh nghiệp
mà thực hiện đúng như chính sách mà doanh nghiệp đưa ra thì điều đó sẽ tạo mối
quan hệ lâu bên giữa hai bên. Nhà cung cấp có khả năng đáp ứng được nhu cầu của
doanh nghiệp một cách tốt nhất thì sẽ là yếu tố có ảnh hưởng tốt đến hiệu quả kinh
doanh của doanh nghiệp và ngược lại.
- Khách hàng: Đây là một trong những nhân tố quyết định đến số lượng, chất lượng,
giá cả hàng hóa mà doanh nghiệp mua vào. Do đó, một sự thay đổi về nhu cầu khách
hàng, thị trường tiêu thụ sẽ ảnh hường đến công tác hoạch định và tổ chức các khâu
trong quản trị mua hàng. Vì vậy các doanh nghiệp cần phải thăm dò thị hiếu của
khách hàng để có thể đưa ra những chính sách mua hàng có hiệu quả nhất.
- Đối thủ cạnh tranh: Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng gặp phải đối thủ cạnh
tranh, đối thủ cạnh tranh kìm hãm và gây tổn thất đến hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp, mặt khác đối thủ cạnh tranh cũng là động lực thúc đẩy doanh nghiệp
24
GVHD: Th.S Bùi Minh Lý
SVTH: Ngô Trung Hiếu
Khóa luận tốt nghiệp
25
TM
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp
tăng trưởng và phát triển. Trong lĩnh vực mua hàng cũng vậy, công ty luôn phải đối
phó với hàng loạt các đối thủ cạnh tranh, sự cạnh tranh trên thị trường mua thường là
sự cạnh tranh về giá nên DN phải thường xuyên quan tâm đến các chính sách giá của
NCC và của đối thủ cạnh tranh để đưa ra mức giá mà NCC có thể chấp nhận được.
1.3.1.2. Các nhân tố thuộc môi trường vĩ mô
- Công nghệ: Tốc độ phát triển công nghệ làm thay đổi sản phẩm, tác động đến nhu
cầu của người tiêu dùng, do đó ảnh hưởng đến nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp.
Khi công nghệ khoa học kỹ thuật hiện đại thì doanh nghiệp có nhiều điều kiện cũng
như thuận lợi hơn trong các khâu tổ chức mua hàng, việc mua hàng diễn ra nhanh
chóng hơn, tiết kiệm chi phí hơn.
- Chính trị, pháp luật: Các doanh nghiệp hiện nay đều hoạt động dưới sự kiểm soát của
cơ quan quản lý nhà nước, hoạt động theo các chính sách, quy định, hiến pháp và luật
pháp. Do đó, các doanh nghiệp cần phải linh hoạt trong việc nắm bắt tình hình những
thay đổi nhất là các doanh nghiệp liên quan đến xuất nhập khẩu, vì khi đó hoạt động
kinh doanh liên quan đến các quy định luật pháp của mỗi nước một khác nhau. Nếu
các doanh nghiệp không chú ý và nắm vững thì có thể ảnh hưởng rất lớn đến hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Kinh tế: Thường thì doanh nghiệp nào cũng có mối quan hệ trên thương trường quốc
tế, nếu không là đầu tư với nước ngoài thì cũng phải mua nguyên vật liệu, hàng hóa
hoặc máy móc từ nước ngoài. Tỷ giá hối đoái chiếm vị trí trung tâm trong những tác
động lên các hoạt động này và nhất là nó ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành và giá
bán sản phẩm của doanh nghiệp. Vì thế, việc dự báo tỷ giá hối đoái là rất quan trọng
trong việc hoạch định và tổ chức thực hiện các hoạt động quản trị kinh doanh nói
chung và các chiến lược cùng sách lược quản trị kinh doanh nói riêng. Hơn nữa nếu
một nền kinh tế có lạm phát gia tăng sẽ làm tăng giá cả yếu tố đầu vào kết quả dẫn tới
sẽ là tăng giá thành và tăng giá bán. Nhưng tăng giá bán lại khó cạnh tranh.
25
GVHD: Th.S Bùi Minh Lý
SVTH: Ngô Trung Hiếu
