HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

Trường đại học thương mại

Khoa Thương Mại quốc tế
LỜI CẢM ƠN

Nhắc đến hoạt động xuất nhâp khẩu hàng hóa chúng ta không thể không nói đến
dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế vì đây là hai hoạt động không thể tách rời
nhau, chúng có tác động qua lạo thống nhất với nhau. Bên cạnh đó, trong thời đại khoa
học kĩ thuật phát triển như vũ bão, ngành vận tải đường biển Việt Nam thực sự đã có
những bước tiến đáng kể, chứng minh được tầm quan trọng của nó so với các phương
thức giao nhận vận tải khác. Hơn nữa, giá trị giao nhận qua các cảng biển luôn chiếm
tỷ trọng lớn nhất trong tổng giá trị giao nhận hàng hóa quốc tế của Việt Nam.
Trong thời gian thực tập và tìm hiểu tại công ty TNHH MTV giao nhận Koner,
công ty thực sự đã mang lại cho em rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tế về hoạt
động giao nhận hàng hóa nói chung và hoạt động xuất nhập khẩu qua đường biển nói
riêng.
Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với cô giáo hướng dấn Ths. Mai Thanh
Huyền và các anh chị công tác tại công ty TNHH MTV giao nhận Konet đã tận tình chỉ
bảo, giúp đỡ em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này.
Tuy nhiên, do sự hạn chế về kiến thức, kinh nghiệm thực tiễn cũng như sự giới
hạn về thời gian, bài khóa luận của em vẫn còn tồn tại những thiếu sót. Em rất mong
nhận được sự chỉ bảo, góp ý quý báu của các thầy cô giáo để giúp em hoàn thiện bài
khóa luận và vững vàng hơn trong quá trình nghiên cứu và công tác sau này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 29 tháng 04 năm 2016
Sinh viên
Nguyễn Thị Thu Phương

1

Trường đại học thương mại

Khoa Thương Mại quốc tế
MỤC LỤC

KẾT LUẬN………………………………………………………………………...40
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
XÁC NHẬN CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
Hình 3.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý
Bảng 3.1: Kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn năm 2013-2015
Bảng 4.1: Kim ngạch xuất nhập khẩu năm 2013-2015
Bảng 4.2: Giá trị theo sản lượng dự toán của hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng
đường biển của Việt Nam cho tới năm 2020

2


Trường đại học thương mại

Khoa Thương Mại quốc tế

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

MTV

Một thành viên

CFS

Trạm đóng container

L/C

Thư tín dụng

FCL

Hàng nguyên conatainer

LCL

Hàng lẻ

B/L

Vận đơn đường biển

NOR

Thông báo sẵn sàng xếp dỡ

3

Trường đại học thương mại

Khoa Thương Mại quốc tế

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1.1.

Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Giao nhận quốc tế là một ngành quan trọng trong vận tải quốc tế, ra đời cách đây

gần 500 năm tại Thụy Sĩ, có thể nói ngành giao nhận đặc biệt là giao nhận đường biển
đã có bề dầy lịch sử và khẳng định sự tồn tại cũng như vai trò của mình trong sự phát
triển kinh tế thế giới. Trong xu hướng hội nhập toàn cầu như hiện nay không thể kể đến
sự tăng lên rất đáng kể thương mại giữa các quốc gia. Đi phía sau nó là qui mô hoạt
động xuất nhập khẩu tăng lên nhanh chóng. Điều đó giúp cho lĩnh vực giao nhận càng
thể hiện rõ hơn vai trò quan trọng của mình
Công ty TNHH MTV giao nhận Konet là một trong những đơn vị giao nhận đã
gặt hái được nhiều thành công trong những năm vừa qua, trở thành doanh nghiệp tạo
được nhiều uy tín trong lĩnh vực giao nhận trong nước và quốc tế, đặc biệt là dịch vụ
giao nhận bằng đường biển, cùng với lợi thế quốc gia do thiên nhiên ban tặng với
đường bờ biển dài 3260 km trải dài từ Bắc đến Nam không kể các đảo, tạo thuận lợi
cho sự phát triển của dịch vụ giao nhận bằng đường biển. Konet được bạn bè quốc tế
đánh giá cao về năng lực hoạt động. Tuy nhiên bên cạnh những thành công đạt được,
công ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định. Trong thời gian thực tập tại Konet,
với kiến thức của một sinh viên khoa Thương Mại quốc tế trường Đại học thương mại,
cùng với mong muốn đóng góp một phần nhỏ vào sự phát triển của Công ty, em đã tiến
hành nghiên cứu đề tài “ Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất bằng đường biển tại
công ty TNHH MTV giao nhận Konet” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
1.2.

Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế là một trong những ngành quan trọng trong
nền kinh tế quốc dân của tất cả các quốc gia, vì thế đã có rất nhiều tài liệu nghiên cứu
về dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế, tiếp cận ở nhiều khiếu cạnh khác nhau, chẳng
hạn như một số đề tài nghiên cứu về hoạt động giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập
khẩu của khoa Thương mại quốc tế trong những năm qua như sau:
-

“Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hàng hóa xuất nhập khẩu chuyên chở bằng
đường biển tại công ty giao nhận kho vận ngoại thương” – tác giả: : Trương Thị Hương
Giang “ – năm 2007..
4


Trường đại học thương mại

Khoa Thương Mại quốc tế

-

“Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần thương

-

mại và vận tải Quốc tế Châu Giang” – tác giả:” Nguyễn Thị Hoài Thanh “- năm 2009.
“Hoàn thiện quy trình giao hàng khăn bông xuất khẩu sang thị trường Tây Ban Nha tại
công ty dệt nhuộm xuất khẩu Thăng Long” – tác giả: “ Nguyễn Thị Ngọc Tú” – năm
2010.
Khác với những đề tài khác, tác giả đưa ra bối cảnh trong nước và quốc tế có
một số đặc điểm khác biệt điển hình sự bất ổn định chính trị, việc tăng giá dầu, giá

vàng, ngoại tệ lên xuống liên tục, lạm phát tăng cao…
Những bài viết này phân tích về hoạt động giao nhận hàng hóa, quy trình giao
nhận và nhận hàng xuất nhập khẩu của công ty qua đó đề xuất những giải pháp để hoàn
thiện nghiệp vụ đó. Tuy nhiên điểm chung lớn nhất của những bài viết này là chúng
mới chỉ đưa ra những giải pháp chủ yếu nghiêng về nghiệp vụ , quy trình giao nhận
chứ chưa khái quát được quy trình tổng thể của hoạt động giao nhận, đồng thời chưa đi
sâu phân tích những mặt hạn chế còn tồn tại trong từng khâu của quá trình giao nhận
hàng bằng đường biển.
Như vậy dựa trên những thông tin thu thập được và những kinh nghiệm đúc rút
từ những công trình trước, em quyết định đi sâu nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện quy
trình giao hàng xuất bằng đường biển tại công ty TNHH MTV giao nhận Konet”.
Đề tài tập trung nghiên cứu quy trình giao hàng để khắc phục những tồn tại làm cản trở
quá trình cung ứng dịch vụ của công ty, không những thế còn làm tăng khả năng đáp
ứng và thỏa mãn cao hơn các nhu cầu của khách hàng, tăng khả năng cạnh tranh với
các công ty giao nhận trong nước và nước ngoài.

-

Mục đích nghiên cứu
Về mặt lý luận: Hệ thống hóa lý thuyết về giao nhận, quy trình giao hàng xuất bằng

-

đường biển.
Về mặt thực tiễn: Tìm hiểu được thực tế quy trình giao hàng xuất bằng đường biển tại

-

công ty TNHH MTV giao nhận Konet.
Trên cơ sở lý luận và thực tiễn để đưa ra những giải pháp nhằm, kiến nghị nhằm hoàn

1.3.

thiện quy trình giao hàng xuất bằng đường biển tại Công ty TNHH MTV giao nhận
Konet.
1.4.

Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
5


Trường đại học thương mại

Khoa Thương Mại quốc tế

-

Đối tượng nghiên cứu: Những vấn đề lý thuyết về giao hàng xuất và thực trạng quy

-

trình giao hàng xuất bằng đường biển của công ty TNHH MTV giao nhận Konet.
Phạm vi nghiên cứu: Quy trình giao hàng xuất bằng đường biển trong những năm gần
đây
Phương pháp nghiên cứu
Tác giả sử dụng hai phương pháp nghiên cứu chính là:
1.5.1. Phương pháp thu thập dữ liệu
- Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp:
+ Nguồn dữ liệu bên trong: Báo cáo tài chính Công ty giai đoạn 2013-2015; các
1.5.

văn bản, quyết định của công ty, hợp đồng thương mại.
+ Nguồn dữ liệu bên ngoài: Các giáo trình, tài liệu, sách báo của các cá nhân và
cơ quan nghiên cứu, dữ liệu từ các tổ chức, hiệp hội, internet về hoạt động giao nhận,
dữ liệu tại thư viện gồm các luận văn đề tài thuộc lĩnh vực quản trị quy trình nhận hàng
bằng đường biển.
+ Mục đích tìm kiếm dữ liệu thứ cấp: Nghiên cứu về lý luận của vấn đề, tìm
kiếm số liệu thống kê về lĩnh vực nghiên cứu, thu thập thông tin và đánh giá đúng được
tình hình hoạt động của công ty.
- Phương pháp thu thập dữ liêụ sơ cấp:
+ Phương pháp quan sát thực tế: Quan sát các hoạt động của công ty trong thời
gian thực tập, học hỏi các anh chị nhân viên trong công ty, đặ biệt là trong hoạt động
nhập khẩu để nắm bắt quy trình giao hàng xuất bằng đường biển của Công ty.
+ Phương pháp phỏng vấn: Đưa ra các câu hỏi phỏng vấn về những thứ còn
vướng mắc với các anh chị nhân viên là những người đã có kinh nghiệm trong ngành
để tìm được câu trả lời xác đáng nhất, hiểu rõ về quy trình giao hàng xuất của công ty.
1.5.2.

Phương pháp phân tích dữ liệu
+ Phương pháp thống kê: Trong phạm vi khóa luận, phương pháp trên được

dùng để đánh giá thực trạng quy trình giao hàng xuất bằng đường biển tại công ty
TNHH MTV giao nhận Konet thông qua các dữ liệu được thu thập từ tài liệu nội bộ
của công ty giai đoạn 2013-2015
+ Phương pháp tổng hợp so sánh: Tổng hợp lại những phân tích và so sánh để
đưa ra những nhận xét và đánh giá về thực trạng
1.6.
Kết cấu khóa luận

6

Trường đại học thương mại

Khoa Thương Mại quốc tế

Ngoài lời cảm ơn , mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ
viết tắt, tài liệu tham khảo, các phụ lục. Khóa luận gồm 4 chương:
Chương 1 : Tổng quan nghiên cứu đề tài “ Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất bằng
đường biển tại công ty TNHH MTV giao nhận Konet”.
Chương 2: Một số vấn đề lí luận cơ bản về giao hàng xuất khẩu
Chương 3: Thực trạng quy trình giao hàng xuất bằng đường biển tại công ty TNHH
MTV giao nhận Konet.
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao
hàng xuất bằng đường biển tại công ty TNHH MTV giao nhận Konet.

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT BẰNG
ĐƯỜNG BIỂN
2.1. Cơ sở lý luận về dịch vụ giao nhận
2.1.1. Khái niệm dịch vụ giao nhận
Giao nhận là tập hợp các nghiệp vụ có liên quan đến quá trình vận tải nhằm
thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi tới nơi nhận hàng. Giao nhận bao gồm
việc thực hiện hàng loạt các công việc có liên quan đến quá trình chuyên chở như:bao
bì, đóng gói, lưu kho, đưa hàng ra cảng, làm thủ tục gửi hàng, xếp hàng lên tàu, chuyển
tải hàng hóa ở dọc đường, dỡ hàng ra khỏi tàu và giao hàng cho người nhận…Như vậy
giao nhận thực chất là tổ chức quá trình chuyên chở và giải quyết các thủ tục có liên
quan đến quá trình chuyên chở đó
7

Trường đại học thương mại

Khoa Thương Mại quốc tế

Dịch vụ giao nhận, theo qui tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận: “là bất
kỳ loại dịch vụ nào có liên quan đến vận chuyển, gom hàng, đóng gói hay phân phối
hàng hóa cũng như các dịch vu tư vấn có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn
đề liên quan đến Hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập các chứng từ
có liên quan đến hàng hóa”.
Họạt động giao nhận là một phần của hoạt động logistics. Theo điều 233 của
Luận Thương Mại Việt Nam 2005 quy định: “ Giao nhận hàng hóa là hành vi thương
mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức
vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ
khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của
người vận tải hoặc người giao nhận khác”.
2.1.2. Đặc điểm của dịch vụ giao nhận
- Điểm đầu và điểm cuối quá trình giao nhận nằm ở những quốc gia khác nhau.
Hàng hóa thông qua quá trình giao nhận sẽ được chuyển từ tay người bán sang tay
người mua bằng các phương tiện vận tải.
- Hoạt động giao nhận luôn đi đôi với hoạt động vận tải. Chính vì người bán ở
những quốc gia khác nhau do đó phương tiện vận tải là công cụ không thể thiếu trong
quá trình di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng.
- Hoạt động giao nhận chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài, khách quan
cũng như chủ quan
2.1.3. Phạm vi dịch vụ giao nhận
Dịch vụ Logistics theo quy định tại điều 233 Luật Thương Mại 2005 được phân
loại như sau:
 Các dịch vụ logistics chủ yếu, bao gồm: Dịch vụ bốc xếp hàng hóa, dịch vụ kho bãi

và giữ hàng hóa, dịch vụ đại lý vận tải và dịch vụ hỗ trợ khác

 Các dịch vụ Logistics có liên quan đến vận tải bao gồm: Dịch vụ vận tải hàng hải,

thủy nội địa, hàng không, đường sắt, đường bộ
 Các dịch vụ Logistics liên quan khác, bao gồm: dịch vụ kiểm tra và phân tích kỹ
thuật, dịch vụ bưu chính, dịch vụ thương mại bán buôn, dịch vụ thương mại bán lẻ
và các dịch vụ vận tải hỗ trợ khác.
8


Trường đại học thương mại

Khoa Thương Mại quốc tế

Dịch vụ giao nhận hàng hóa là loại dịch vụ nằm trong nhóm dịch vụ chủ yếu của
dịch vụ logistics. Dịch vụ giao nhận hàng hóa bao gồm dịch vụ cốt lõi và dịch vụ bổ
trợ.
2.2. Cơ sở lý luận về người giao nhận
2.2.1. Khái niệm người giao nhận
Theo FIATA, “người giao nhận” (Forwarder, Freight Forwarder. Forwarder
Agent) là người thu xếp để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hành
động vì lợi ích của người ủy thác. Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công
việc có liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ
tục hải quan, kiểm hóa.
2.2.2. Vai trò của người giao nhận trong thương mại quốc tế
Vai trò của người giao nhận trong một vài dịch vụ điển hình trong dịch vụ giao
nhận:
 Môi giới hải quan: Người giao nhận thay mặt người xuất khẩu, người nhập khẩu để

khai báo và làm thủ tục hải quan như một môi giới hải quan. Theo tập quánXuất khẩu
hàng hóa theo điều kiện FOB thì chức năng của người giao nhận gọi là FOB người

giao nhận”( FOB Freight Forwarding)
 Đại lý: Trước đây, người giao nhận không đảm nhiệm trách nhiệm của người chuyên
chở. Người giao nhận chỉ hoạt động như một cầu nối giữa người gửi hàng và người
chuyên chở như một đại lý của người chuyên chở hoặc của người gửi hàng. Người giao
nhận ủy thác từ chủ hàng hoặc từ người chuyên chở để thực hiện các công việc khác
nhau như giao nhận hàng, lập chứng từ, làm thủ tục hải quan trên cơ sở của hợp đồng
ủy thác.
 Người gom hàng: Trong giao nhận hàng hóa bằng đường biển bằng Container, dịch vụ

gom hàng là không thể thiếu được nhằm biến hàng lẻ (LCL) thành hàng nguyên FCL
để tận dụng sức chở, sức chứa của Container và giảm cước phí vận chuyển. Khi là
người gom hàng, người giao nhận đóng vai trò là người vận tải hoặc chỉ là đại lý.
 Người chuyên chở: Ngày nay, trong nhiều trường hợp, người giao nhận đóng vai trò là
người chuyên chở, tức người giao nhận trực tiếp ký kết hợp đồng vận chuyển với chủ
hàng và chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hóa từ một nơi này đến một nơi khác.
9


Trường đại học thương mại

Khoa Thương Mại quốc tế

Người giao nhận đóng vai trò là người thầu chuyên chở theo hợp đồng( Contracting
Carrier), nếu người giao nhận ký kết hợp đồng mà không trực tiếp chuyên chở. Nếu
người giao nhận trực tiếp chuyên chở thì đó là người chuyên chở thực tế.
2.2.3. Quyền và nghĩa vụ của người giao nhận
Khi là một nhà chuyên chở người giao nhận đóng vai trò là nhà thầu độc lập
nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu. Người
giao nhận phải chịu trách nhiệm về hành vi, lỗi lầm của người chuyên chở, của người
giao nhận khác mà người giao nhận thực hiện hợp đồng vận tải như là hành vi và thiếu

sót của mình.
Người chuyên chở thu ở khách hàng khoản tiền theo giá cả dịch vụ mà người
giao nhận cung cấp cho khách hàng chứ không phải khoản hoa hồng. Người giao nhận
đóng vai trò là người chuyên chở không chỉ trong trường hợp tự vận chuyển hàng hóa
bằng phương tiện vận tải của chính mình mà còn trong trường hợp người giao nhận
bằng việc phát hành chứng từ vận tải của mình hay bằng cách khác, cam kết đảm nhận
trách nhiệm của người chuyên chở (người thầu chuyên chở contracting carrier). Khi
người giao nhận cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói, lưu kho, bốc
xếp hay phân phối…thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chở
nếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện của mình hoặc người
giao nhận sẽ thue người chuyên chở khác. Khi đóng vai trò là người chuyên chở thì các
điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn thường không áp dụng mà áp dụng các công ước quốc
tế hoặc các quy tắc do phòng thương mại quốc tế ban hành.
2.2.4. Mối quan hệ của người giao nhận với các bên liên quan
Người giao nhận là người nhận sự ủy thác của chủ hàng để lo liệu việc vận
chuyển hàng hóa từ nơi này đến nơi khác, mà trong quá trình vận chuyển hàng hóa
phải trải qua rất nhiều giai đoạn , chịu sự kiểm tra, kiểm soát của rất nhiều cơ quan
chức năng. Do đó, người giao nhận cũng phải tiến hành các công việc có liên quan đến
nhiều bên.
Trách nhiệm của người giao nhận và các bên liên quan:


Trách nhiệm của người giao nhận
10


Trường đại học thương mại

Khoa Thương Mại quốc tế

+ Khi người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở: Người giao nhận phải
chịu những hành vi và lỗi lầm của người chuyên chở, của người giao nhận khác được
thuê để thực hiện hợp đồng vận tải như thể là hành vi và thiếu sót của mình. Người
giao nhận không chịu trách nhiệm về mất khoản lợi đáng lẽ khách hàng được hưởng về
sự chậm trễ hoặc giao nhận sai địa chỉ mà không phải do lỗi của mình.
+ Khi người giao nhận đóng vai trò là đại lý của chủ hàng: Tùy theo chức năng
của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình
theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm.
 Trách nhiệm của người bán/người chủ hàng/người gửi hàng.

+ Lựa chọn người giao nhận hàng hóa đáp ứng với yêu cầu của mình. Cung cấp
đầy đủ chỉ dẫn cho người giao nhận hàng hóa. Hướng dẫn ,kiểm tra, giám sát việc
thực hiện hợp đồng. Thông tin đâỳ đủ, chính xác về hàng hóa cho người giao nhận
hàng hóa.
+ Yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu người giao nhận hàng hóa vi phạm hợp đồng
+ Bồi thường thiệt hại , trả các chi phí phát sinh cho người giao nhận hàng hóa
nếu người đó đã thực hiện đúng chỉ dẫn của khách hàng hoặc do lỗi của khách hàng
gây ra.
+ Trả cho người giao nhận hàng hóa mọi khoản tiền đã đến hạn thanh toán.
 Trách nhiệm của người mua/ người nhận hàng.
+ Phải xuất trình chứng từ hợp lệ xác nhận quyền được nhận hàng và có chứng từ
thanh toán các loại cước phí trong hợp đồng và cước phí cho cảng đến
+ Trước khi ký nhận hàng với cảng đến, người nhận hàng phải kiểm tra hàng hóa
hoặc tình trạng kĩ thuật và niêm chì của container ngay tại kho bãi của cảng. Nếu hàng
hóa do cảng chuyển đến kho bãi của người nhận hàng theo hợp đồng ủy thác thì phải
kiểm tra hàng hóa trước khi ký nhận tại kho của chủ hàng
 Trách nhiệm của cảng biển ( nơi diễn ra hoạt động giao nhận)
+ Ký kết hợp đồng xếp dỡ, giao nhận, bảo quản, lưu kho hàng với chủ hàng, giao
hàng xuất khẩu cho tàu và nhận hàng nhập khẩu từ tàu nếu được ủy thác.
+ Kết toán với tàu về việc giao nhận hàng hóa, giao hàng nhập khẩu cho các chủ

hàng trong nước theo sự ủy thác của chủ hàng xuất nhập khẩu.
+ Tiến hành việc xếp dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho trong khu vực cảng, chịu
trách nhiệm về những tổn thất của hàng hóa do mình gây ra trong quá trình xếp dỡ.
 Trách nhiệm của tổ chức giám định hàng hóa
11


Trường đại học thương mại

Khoa Thương Mại quốc tế

+ Giám định độc lập, khách quan, kịp thời, chính xác.
+ Cấp chứng thư giám định.
+ Nhận phí giám định theo thỏa thuận.
+ Trả tiền phạt trong trường hợp giám định sai theo thỏa thuận.
 Trách nhiệm của hải quan
+ Tiến hành thủ tục hải quan, thực hiện việc kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải
quan với tàu biển và hàng hóa xuất nhập khẩu, đảm bảo thực hiện các quy định của
mỗi nước về xuất nhập khẩu, về thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu.

2.3. Quy trình giao hàng xuất bằng đường biển
2.3.1. Cơ sở pháp lý của việc giao hàng xuất khẩu
Đặc điểm cơ bản của hoạt động giao hàng xuất khẩu là hàng hóa được di chuyển
qua nhiều nước, do người mua và người bán ở các quốc gia khác nhau. Do đó hoạt
động này chịu sự điều chỉnh của các nguồn luật sau:
-

Các nguồn luật liên quan tới hoạt động ngoại thương ở nước người mua,

người bán, nước thứ ba ( nước hàng hóa chuyển tải). Ở Việt Nam, hoạt động giao hàng

xuất khẩu chịu sự điều chỉnh của văn bản pháp luật có liên quan như: Luật Thương Mại
Việt Nam ( năm 2005), Bộ luật Hàng Hải ( năm 2005), luật Hải Quan ( năm 2005)..
-

Các quy phạm pháp luật quốc tế điều chỉnh hoạt động giao hàng xuất khẩu

như các công ước về vận đơn và vận tải. Như công ước quốc tế thống nhất một số quy
tắc về vận đơn đường biển, kí ngày 25/08/1924, công ước cuả Liên hợp quốc về
chuyên chở hàng hóa bằng vận tải đa phương tiện được thông qua tại Genever ngày
24/5/1980
-

Các tập quán quốc tế như điều kiện cơ sở giao hàng Incoterm 2000, 2010,

điều kiện kinh doanh chuẩn của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế FIATA về
dịch vụ giao nhận hàng hóa, quy tắc chứng từ, quy tắc về chứng từ vận tải đa phương
tiện do Ủy ban Liên hợp quốc tế về thương mại và phát triển, phòng Thương mại quốc
tế ICC phát hành..
2.3.2. Các chứng từ có liên quan đến giao hàng xuất khẩu.
2.3.2.1. Chứng từ hàng hóa
12


Trường đại học thương mại

Khoa Thương Mại quốc tế

Là chứng từ cơ bản của khâu công tác thanh toán, nó là yêu cầu của người bán
đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng có ghi trên hóa đơn. Hóa đơn ghi rõ đặc điểm
của hàng hóa, đơn giá và tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, phương

thức thanh toán và phương thức chuyên chở hàng hóa.
 Phiếu đóng gói

Là chứng từ liệt kê chi tiết của nhiều kiện hàng khác nhau được vận chuyển
trong một chuyến tàu. Phiếu đóng gói do người sản xuất lập khi đóng hàng.
 Giấy chứng nhận phẩm chất

Là chứng từ chứng nhận chất lượng của hàng hóa thực giao và chứng minh phẩm
câp hàng phù hợp với điều khoản của hợp đồng.
 Giấy chứng nhận số lượng:

Là giấy chứng nhận số lượng mà người bán giao cho người mua, có thể do công
ty giám định cấp hoặc do xí nghiệp sản xuất hàng lập và được công ty giám định hải
quan xác nhận, được dùng trong mua bán bách hóa hoặc loại hàng hóa cần thiết số
lượng hơn trọng lượng.
 Giấy chứng nhận trọng lượng:

Là chứng từ xác nhận trọng lượng hàng hóa do hải quan hoặc công ty giám định
hàng cấp, tùy theo quy định của hợp đồng.
2.3.2.2 . Chứng từ hải quan

Là chứng từ mà theo chế độ hải quan người chủ hàng phải xuất trình cho cơ quan
hải quan khi hàng hóa qua biên giới quốc gia.
 Tờ khai hải quan:

Là khai báo của chủ hàng cho cơ quan hải quan để thực hiện thủ tục hải quan khi
xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa.
 Giấy phép xuất nhập khẩu:

Là chứng từ do bộ công thương cấp, cho phép chủ hàng được phép xuất hay nhập

khẩu một hoặc một số lô hàng nhất định có cùng tên hàng, từ một nước nhất định, qua
một cửa khẩu nhất định, trong một thời gian nhất định
 Giấy chứng nhận xuất xứ:

13


Trường đại học thương mại

Khoa Thương Mại quốc tế

Là chứng từ do phòng thương mại của các nước xuất khẩu cấp cho chủ hàng
theo yêu cầu và lời khai của chủ hàng để chứng nhận nơi sản xuất hoặc nguồn gốc của
nguồn hàng.
2.3.2.3. Chứng từ vận tải
Là chứng từ do người vận tải cấp để xác nhận rằng mình đã nhận hàng đã chở.
 Vận đơn đường biển: Là chứng từ quan trọng nhất trong bộ chứng từ thanh toán. Vận

đơn đưởng biển có 3 chức năng: là biên lai người vận tải về việc nhận hàng đã chở, là
bằng chứng của hợp đồng chuyên chở hàng biển, là bằng chứng chuyên chở hợp đồng
hàng hóa. Trong thương mại quốc tế thường gặp nhiều loại vận đơn đường biển với tên
gọi khác nhau và có tác dụng khác nhau.
 Biên lai thuyền phó: Là giấy xác nhận của thuyền phó phụ trách về hàng hóa trên tàu

về nhận hàng để chuyên chở, trong đó người ta ghi kết quả của việc kiểm nhận hàng
hóa mà các nhân viên kiểm diện của tàu đã tiến hành khi hàng hóa bốc lên tàu.
 Sơ đồ xếp hàng: Sơ đồ xếp hàng do thuyền trưởng hoặc nhân viên chuyên trách dưới

tàu hoặc có khi do đại lí vận tải biển lập để sử dụng một cách khoa học các khoang, các
hầm chứa trên tàu, giữ thăng bằng tàu khi tàu di chuyển, giữ độ chênh lệch dọc hợp lí.

2.3.3. Quy trình giao hàng xuất bằng đường biển
Nhận yêu cầu của khách hàng

Chuẩn bị container, lựa chọn hãng
tàu vận chuyển và đặt chỗ, có thể
tạm ứng tiền

Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết và làm
thủ tục hải quan

Tổ chức giao hàng cho tàu

14


Trường đại học thương mại

Khoa Thương Mại quốc tế

Quyết toán, báo cáo, lưu hồ sơ

Hoàn thiện bộ chứng từ

2.3.3.1. Nhận yêu cầu của khách hàng
Khi người giao nhận muốn thông qua dịch vụ giao nhận để xuất khẩu hàng hóa,
đầu tiên họ phải liên hệ với công ty làm dịch vụ giao nhận, sau đó người giao nhận sẽ
thu thập thông tin về hàng hóa, địa điểm giao nhận, thỏa thuận mức phí, thời gian. Khi
hai bên có một sự thống nhất nhất định, người giao nhận sẽ nhận hồ sơ từ khách hàng
bao gồm: chứng từ hàng hóa, thông tin về số lượng, chất lượng, quy cách hàng từ bên
người xuất khâủ.

2.3.3.2. Chuẩn bị container, lựa chọn hãng tàu vận chuyển và đặt chỗ, có thể tạm
ứng tiền
Bộ phận giao hàng xuất khẩu của công ty cần căn cứ vào kích cỡ hợp đồng của
hàng hóa xuất khẩu để có thể chuẩn bị chủng loại, số lượng container sao cho phù hợp
với số lượng hàng hóa cần vận chuyển, đồng thời phải tiến hàng kiểm kê hàng hóa lần
cuối cùng để cho tạo điều kiện cho việc bốc hàng lên conatiner một cách nhanh chống
Công ty liên hệ với hãng tàu để làm thủ tục lưu khoang ( đặt chỗ trước). Đối với hàng
đóng container thì thường được vận chuyển bằng tàu chợ.
2.3.3.3. Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết và làm thủ tục hải quan
Chủ hàng, người giao nhận mời đại diên hải quan kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám
định ( nếu có) đến kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container. Sau khi đóng
xong nhân viên hải quan sẽ niêm phong kẹp chì container. Người giao nhận điều chỉnh
lại Packing list và Gootrans list.

15


Trường đại học thương mại

Khoa Thương Mại quốc tế

Giai đoạn chuẩn bị các loại giấy tờ hải quan được diễn ra trước khi hàng được
vận chuyển tới cảng. Các loại giấy tờ cần phải chuẩn bị:
-

Tờ khai hải quan đường biển
Hóa đơn thương mại
Vận đơn đường biển
Bảng kê khai chi tiết hàng hóa
Giấy chứng nhận xuất xứ

Giấy kiểm dịch ( nếu có)

Các loại giấy tờ này được thành lập thành 01 bản tiếng Việt và 01 bản tiếng anh.
Đến khi hoàn thành công ty cần phải thực hiện công đoạn gửi thư điện tử cho cơ quan
thông quan trước khi mang tờ khai ra làm việc trực tiếp với cơ quan để có cơ sở đối
chiếu và phát hiện sai sót. Trước khi tàu rời cảng 08 tiếng đòi hỏi công tác làm thủ tục
thông quan phải được hoàn tất. Khi các thủ tục được hoàn tất, cơ quan hải quan cho
phép hàng hóa được thông quan.
2.3.3.4. Tổ chức giao hàng lên tàu
Đối với hàng đóng container thì gồm có: hàng gửi nguyên container và hàng gửi
lẻ. Đối với mỗi lại hàng thì có một quy trình khác nhau, cụ thể là:
 Hàng gửi nguyên container ( FCL – Full Container Load)
-

Người giao nhận điền vào Booking Note và đưa cho đại diện hàng hóa hoặc đại lý tàu

-

biển để xin ký cùng với bản danh mục hàng xuất khẩu ( Cargo List).
Sau khi ký Booking Note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ Container để người giao nhận

-

mượn và giao Packing List và Seal
Người giao nhận vận chuyển Container rỗng về kho hoặc nơi chứa để đóng hàng.
Làm thủ tục hải quan, tiến hành kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám định và giám sát việc

-

đóng hàng vào Container.

Hải quan niêm phong kẹp chì vào container.
Người giao nhận điều chỉnh lại Packing List và Cargo List ( nếu cần), vận chuyển và
giao Container cho tàu tại CY ( Container yard) quy định hoặc hải quan cảng, trước khi
hết thời gian quy định ( Closing time) của từng chuyến tàu ( thường là 8 tiếng trước khi

-

bắt đầu xếp hàng) và lấy Mate’s receipt.
Khi Container đã xếp lên tàu thì mang Mate’s Receipt để đổi lấy vận đơn.
 Hàng gửi lẻ ( LCL – Less container Load)
Người giao nhận gửi Booking Note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu, cung cấp
cho họ những thông tin cần thiết về hãng xuất khẩu. Sau khi Booking Note được chấp
16


Trường đại học thương mại

Khoa Thương Mại quốc tế

nhận, người giao nhận sẽ thỏa thuận với hãng tàu về ngày, giờ, địa điểm giao nhận
-

hàng.
Người giao nhận vận chuyển hàng hóa từ nơi chưa hàng trong nội địa đến trạm đóng

-

Container (CFS – Container Freight Station) để gom hàng.
Làm thủ tục hải quan, kiểm tra, kiểm hóa, giám định và giám sát việc đóng hàng vào
Container của người chuyên chở hoặc người giao nhận. Hải quan niêm phong, kẹp chì

-

Container.
Chủ hàng chuyển cho người giao nhận những chứng từ cần thiết liên quan đến hàng

-

hóa, vận tải và quy chế thủ tục xuất khẩu.
Chủ hàng nhận vận đơn gom hàng ( House Bill of Lading) từ người giao nhận và trả
cước hàng lẻ. Người chuyên chở xếp Container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến.
2.3.3.5. Hoàn thiện bộ chứng từ
- Gửi chứng từ và thông tin cho đại lý của công ty giao nhận ở nước ngoài, giao
nhận vận đơn và tờ khai cho khách hàng.
- Mua bảo hiểm: Liên hệ với công ty bảo hiểm để mua bảo hiểm cho hàng hóa
theo quy định hợp đồng.
2.3.3.6. Quyết toán, báo cáo, lưu hồ sơ
Sau khi có vận đơn nhanh chóng lập hóa đơn, hối phiếu, phiếu đóng gói, giấy
chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận chất lượng để xuất trình cho ngân hàng hoặc
người mua. Ngân hàng kiểm tra chứng từ sẽ thanh toán cho người bán

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT BẰNG
ĐƯỜNG BIÊN TẠI CÔNG TY TNHH MT GIAO NHẬN KONET
17


Trường đại học thương mại

Khoa Thương Mại quốc tế

3.1. Tổng quan về công ty
3.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
 Tên đầy đủ : Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên giao nhận Konet
 Tên giao dịch quốc tế : KONET EXPRESS Co.Ltd
 Thời gian thành lập : 25/09/2009
 Loại hình doanh nghiệp : Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên 100% vốn Hàn

Quốc
 Người đại diện theo pháp luật : Ông CHO SEUNG HWAN
 Trụ sở chính : Tầng 17, số 106 Hoàng Quốc Việt, Phường Nghĩa Đô, Quận Cầu Giấy,

Thành phố Hà Nội, Việt Nam
•

Mã số thuế : 0104184295

•

Điện thoại : 04 37876265

•

Email:
3.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty
3.1.2.1. Chức năng

-

Tổ chức phối hợp với các tổ chức khác trong và ngoài nước để tổ chức chuyên chở,

-

giao nhận hàng hóa XNK, hàng ngoại giao…
Tư vấn các vấn đề giao nhận, vận tải và các vấn đề khác có liên quan
Thực hiện kinh doạnh vận tải công cộng phù hợp với quy định của nhà nước
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến giao nhận vận tải như: thay mặt chủ
hàng làm thủ tục xin giấy phép xuất nhập khẩu, làm thủ tục Hải quan, các thủ tục giao

-

nhận tại Cảng, giám định, kiểm định, mua bảo hiểm hàng hóa
Tổ chức dịch vụ đại lý đường biển, đường hàng không, môi giới thuê phương tiện vận
tải để vận chuyển hàng hóa đến ga, cảng hoặc điểm nhận cuối cùng khác ở trong nước

-

và nước ngoài theo yêu cầu của khách hàng.
3.1.2.2. Nhiệm vụ
Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, chỉ đạo hoạt động kinh doanh của công ty và

-

các đơn vị trực thuộc theo quy chế hiện hành.
Bảo đảm việc bảo toàn và bổ sung vốn trên cơ sở tự tạo nguồn vốn, sử dụng có hiệu
quả nguồn vốn, làm chọn nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước.

18


Trường đại học thương mại

-

Khoa Thương Mại quốc tế

Nghiên cứu tình hình thị trường, dịch vụ giao nhận, kho vận, đề ra các biện pháp nhằm
thu hút khách hàng, củng cố và nâng cao uy tín của công ty trên thị trường trong và

-

ngoài nước.
Đối với những hàng hóa không qua cảng ( không lưu kho tại cảng) thì có thể do các

-

chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác giao hàng trực tiếp với người vận tải.
Khi được ủy thác giao hàng xuất khẩu với tàu, cảng nhận hàng bằng phương thức nào

thì phải giao hàng bằng phương thức đó.
- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi kho bãi, cảng.
- Việc giao hàng có thể do cảng làm theo ủy thác hoặc chủ hàng trực tiếp làm.
3.1.3. Cơ cấu tổ chức nhân sự và lĩnh vực kinh doanh của công ty
3.1.3.1. Sơ đồ bộ máy quản lý

Hình 3.1. Sơ dồ bộ máy quản lý của công ty
3.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty
 Giám đốc:
•

Là người có quyền cao nhất ra các quyết định, giao công việc cho cấp dưới và điều
hành hoạt động của toàn công ty.

•

Là người đưa ra các phương án kinh doanh, các phương án phát triển công ty và
chịu trách nhiệm chính, xây dựng công ty ngày càng phát triển, có tính cạnh tranh
cao trên thị trường.
19

NV Hải
Hàng
Sea
Quan
Xuất


Trường đại học thương mại

Khoa Thương Mại quốc tế

 Bộ phận quản lý:
•

Kiểm soát tình hình chung của công ty và chịu trách nhiệm trước giám đốc về hoạt
động thường nhật của các phòng ban

•

Theo dõi và phân tích thường xuyên các khách hàng lớn và lập kế hoạch chăm sóc
khách hàng

 Phòng hành chính: Phụ trách công việc quản trị, tuyển dụng về quản lý nhân sự

trong công ty, tổ chức lao động và an toàn lao động, xem xét đến tình hình thực
hiện các quyết định mức lao động và năng suất lao động
 Phòng kinh doanh:
•

Tìm kiếm và phát triển khách hàng, thỏa thuận cước phí với các hãng vận tải, làm việc
với các Agent nước ngoài, nghiên cứu và khai thác thị trường dịch vụ Logistics, xây
dựng kế hoạch kinh doạn

•

Làm dịch vụ tư vấn cho khách hàng về việc vận chuyển: Trực tiếp phụ trách công tác
cho thuê phương tiện,thiết bị chuyên dùng để bốc xếp, bảo quản, và vận chuyển hàng
hóa

 Phòng tác nghiệp xuất nhập khẩu :Bộ phận quan trọng nhất trong cơ cấu tổ chức của

công ty, thực hiện hầu hết các công việc liên quan đến hoạt động kinh doanh của công
ty. Chức năng của phòng là quản lý hoạt động nhập khẩu của công ty, nắm bắt và kết
hợp các bộ phận khác nhằm thúc đẩy hoạt động nhập khẩu hàng hóa hay dịch vụ cho
công ty nói riêng và đối tác nói chung.
3.1.3.3.

Lĩnh vực kinh doanh

Lĩnh vực kinh doanh chính của Công ty chủ yếu được tập trung trên hai lĩnh vực
là : giao nhận vận tải và dịch vụ logistics.
Dịch vụ vận tải và các dịch vụ Logistics của công ty cung cấp:









Giao nhận vận chuyển hàng hóa đường biển, đường hàng không;
Hoạt động của các đại lý vận tải hàng hóa đường biển và hàng không;
Hoạt động của các đại lý vận tải hàng hóa, kể cả DV liên quan tới hậu cần;
Khai thác kho bãi, kiểm đếm và đóng gói hàng hóa;
Tư vấn xuất nhập khẩu và bảo hiểm hàng hóa;
Bốc xếp hàng hóa;
Khai thuê hải quan, vận tải nội địa;
20


Trường đại học thương mại

Khoa Thương Mại quốc tế

3.2. Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH MTV giao nhận

Konet
Bảng 3.1: Kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn năm 2013-2015
( Đơn vị: triệu đồng)
STT
1

Chỉ tiêu
Giá trị tổng sản
lượng
Doanh thu
Dịch vụ giao
nhận đường
biển
Dịch vụ giao
nhận đường
hàng không
Vận tải đa
phương thức
Nguồn thu khác

2
3
4
5
6

Năm 2013
70.543

Năm 2014
76.874

Năm 2015
80.54

65.834

43.678

70.87
45.89

76.34
49.07

13.89

15.42

17.03

3.98

9.237

8.804

4.456

8.042

8.001

( Theo nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động các năm của công ty)
Dựa vào kết quả tổng hợp trên cho thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công
ty diễn ra có hiệu quả. Doanh thu tăng đều qua các năm. Doanh thu đạt được năm 2014
tăng 5.036 triệu so với năm 2013 . Cho đến năm 2015, doanh thu đạt được tăng 5.470

triệu so với năm 2014. Có được kết quả như vậy là sự nỗ lực của ban lãnh đạo và toàn
thể các nhân viên trong công ty. Công ty đã không ngừng tìm kiếm các đối tác mới,
nâng cao chất lượng dịch vụ và chuyên môn.
3.3. Thực trạng quy trình giao hàng xuất bằng đường biển tạing công ty TNHH
MTV giao nhận Konet
3.3.1. Quy trình giao hàng xuất bằng đường biển tại công ty TNHH MTV giao
nhận Konet
3.3.1.1. Mô hình quy trình giao hàng xuất bằng đường biển tại tại công ty TNHH
MTV giao nhận Konet

Tìm kiếm khách hàng
và chào giá

Thương lượng và ký
hợp đồng dịch vụ

21

Nhận hàng từ người
gửi


Trường đại học thương mại

Khoa Thương Mại quốc tế

Chuẩn bị container,
lựa chọn hãng tàu
vận chuyển và đặt
Quyết toán, lưu hồ sơ

Đăng ký mua bảo hiểm
( nếu có)

Hoàn thiện bộ chứng
từ

Tổ chức giao hàng
cho tàu

Chuẩn bị các giấy tờ
cần thiết và làm thủ
tục hải quan

3.3.1.2. Phân tích nội dung quy trình giao hàng xuất bằng đường biển tại công ty
TNHH MTV giao nhận Konet.
Bước 1: Tìm kiếm khách hàng và chào giá
Công ty tiến hành hoạt động chào hàng bằng cách quảng cáo trên những tạp chí,
gửi catalogue tới khách hàng quen thuộc, những công ty xuất nhập khẩu nhằm thông
báo các thông tin về giá cả, chi phí giao nhận cho khách hàng.
Khách hàng biết đến công ty có thể qua sự giới thiêu của khách quen. Ngoài ra
công ty đã thiết kế một trang web riêng để giới thiệu những dịch vụ của mình và khách
hàng có thể liên lạc bằng cách gửi email.
Công ty tăng cường tìm hiểu khách hàng thông qua các phương tiện thông tin
đại chúng, đặc biệt là với tốc độ công nghệ Internet hiện nay thì việc tìm hiểu thông tin
khách hàng trở nên dễ dàng hơn.
Khách hàng chính của công ty là các doanh nghiệp xuất nhập khẩu và dịch vụ.
Ngoài ra khách hàng của công ty còn là những công ty nước ngoài thuê công ty làm đại
lý hay môi giới và vận chuyển hàng hóa từ Việt Nam đi nước ngoài và ngược lại.

22


Trường đại học thương mại

Khoa Thương Mại quốc tế

Nhân viên kinh doanh căn cứ vào yêu cầu của khách hàng và giá chào của các
hãng tàu, tính toán chi phí và tiến hành chào giá cho khách hàng.
Bước 2: Thương lượng và ký hợp đồng dịch vụ
Để tiến hành kí kết hợp đồng giao nhận, công ty phải trải qua giai đoạn thương
lượng với khách hàng.
Những thông tin mà nhân viên giao nhận cần tiếp nhận từ khách hàng :
-

Loại hàng: Căn cứ vào loại hàng, số lượng hàng mà công ty sẽ tư vấn cho khách hàng
loại container phù hợp, nếu là hàng tươi sống, rau quả tươi sẽ chọn container

-

lạnh...cũng như các quy định của nước nhập khẩu mặt hàng đó
Cảng đi, cảng đến: Đây là yếu tố quyết định giá cước vận chuyển vì khoảng cách vận

-

chuyển càng gần, thời gian vận chuyển càng gần thì cước phí càng thấp và ngược lại.
Hãng tàu: Tùy vào nhu cầu của khách hàng đến cảng nào mà nhân viên giao nhận sẽ tư
vấn cho khách hàng chọn dịch vụ hãng tàu uy tín với cước phí phù hợp. Tuy nhiên
cũng một số khách hàng quen sử dụng một hãng tàu cho hàng hóa của mình.
Từ những thông tin của khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ thương lượng với

người gửi hàng về giá cả, cách thức vận chuyển, lịch trình vận chuyển,..nếu khách
hàng đồng ý hai bên sẽ ký hợp đồng dịch vụ
Bước 3: Nhận hàng từ người gửi
Căn cứ để thực hiện bước nàylà hợp đồng mua bán giữa công ty xuất khẩu hàng
hóa với nước ngoài và L/C. Công việc này bao gồm: thu gom tập trung lô hàng xuất
khẩu, bao bì đóng gói, ký mã hiệu hàng hóa, kiểm tra chất lượng.
Trong bốn công việc trên thì có hai bước liên quan với nhau là thu gom hàng
thành lô hàng xuất khẩu và kiểm tra chất lượng. Cơ sở của việc thu gom hàng là các
hợp đồng kinh tế giữa công ty TNHH MTV giao nhận Konet và các cơ sở trong nước.
Việc kiểm tra chất lượng bao gồm kiểm tra cơ sở và kiểm nghiệm tiến hành lúc nhập
kho và xuất kho để giao cho nhà nhập khaair, việc kiểm tra ở cơ sở là quan trọng. Khi
thu gom hàng ở các cơ sở sản xuất trong nước cần phải có sự giám định của các công
ty giám định có uy tín, nếu đáp ứng chất lượng thì mới thanh toán tiền hàng.
Theo sự thỏa thuận, đàm phán giữa bên xuất khẩu và công ty TNHH MTV giao
nhận Konet, thì bên xuất khẩu có trách nhiệm giao hàng cho công ty Konet trước ngày
23


Trường đại học thương mại

Khoa Thương Mại quốc tế

tàu chạy 2-3 ngày, và quy cách phẩm chất của hàng hóa phải đúng chủng loại và danh
mục để làm hàng xuất khẩu.
Bước 4: Chuẩn bị Container, lựa chọn hãng tàu vận chuyển và đặt chỗ
Căn cứ vào những thông tin mà khách hàng cung cấp nhân viên Konet sẽ liên hệ
với các hãng tàu để đặt lịch trình tàu chạy vì mỗi hãng tàu có lịch trình tàu chạy, tuyến
tàu chạy cũng như có thế mạnh riêng trên các tuyến đường.
Ví dụ: hãng tàu Hanjin, OOCL, ZIMine... có thế mạnh riêng trên các tuyến đường đi
châu Âu và Mỹ, trong khi đó hãng tàu Tsline, Wanhai, Evergreen, NYK lại có thế mạnh

trên các tuyến châu Á.
Nhân viên Konet sẽ căn cứ trên Booking Request đến hãng tàu để đặt chỗ. Sau
đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ thành công cho công ty bằng cách gửi lệnh cấp
container rỗng.
Sau khi có lệnh cấp Container rỗng của hãng tàu, nhân viên Konet sẽ gửi giấy
này cho khách hàng và làm thủ tục thông quan xuất khẩu.
Bước 5: Đăng ký mua bảo hiểm ( nếu có)
Nếu hợp đồng xuất khẩu theo điều kiện CIF, CIP thì sẽ mua bảo hiểm cho hàng
hóa đồng thời đăng kí kiểm dịch, hun trùng nếu có.
Hợp đồng bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển là một văn bản
được ký kết giữa người bảo hiểm và người được bảo hiểm. Trong đó người bảo hiểm
cam kết sẽ bồi thường cho người được bảo hiểm những tổn thất của hàng hóa do những
rủi ro đã được thỏa thuận gây ra trong tình trạng hàng hải. Ngược lại người được bảo
hiểm có trách nhiệm phải đóng góp cho người bảo hiểm một khoản tiền gọi là phí bảo
hiểm theo những điều kiện bảo hiểm đã quy định trong hợp đồng và tiền bồi thường
thiệt hại không vượt quá giá trị của đối tượng bảo hiểm.
Bước 6: Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết và làm thủ tục hải quan
Công ty Konet phải hoàn thành bộ hồ sơ hải quan rồi đến cục hải quan cảng. Tại
đây công ty phải làm thủ tục xác minh thuế, nếu không nợ thuế thì mới được tiếp tục
làm tục hải quan. Nếu hỗ trợ hợp lệ các nhân viên tiếp nhận sẽ cấp tờ khai hải quan ghi
vào sổ. Công ty Konet mang tờ khai đến bàn vi tính chờ nhập dữ liệu rồi nhận biên lai
24


Trường đại học thương mại

Khoa Thương Mại quốc tế

tiếp nhận hồ sơ. Hồ sơ sau khi được tiếp nhận sẽ được chuyển đến bộ phận tính thuế,
việc tín thuế được thực hiện trên cơ sở biểu thuế xuất nhập khẩu do cục thuế ban hành,

sau đó hồ sơ được chuyển qua phòng giám quản.
Sau khi hồ sơ được chuyển đến phòng giám quản, căn cứ trên tình hình sẵn sàng
vào container của hàng hóa, doanh nghiệp mang biên nhận đến phòng giám quản, đóng
lệ phí và mời nhân viên hải quan đến kho riêng để kiểm tra hàng hóa. Nếu được xuất
hàng doanh nghiệp sẽ cho hàng vào container dưới sự giám sát của hải quan và hải
quan có nhiệm vụ niêm phong kẹp chì. Cuối cùng là đưa container vào bãi “hạ bãi”.
Muốn thế, trước đó công ty phải đến cảng thuê bãi sau đó liên hệ bên quản lý bãi để
đưa container vào đúng bãi đã thuê. Sau đó doanh nghiệp đem bộ chứng từ hải quan
đến hải quan bãi để đăng ký xếp hàng lên tàu.
Bước 7: Tổ chức giao hàng lên tàu
Sau khi nhận được thông báo sẵn sàng xếp hàng, nhân viên giao hàng của Konet
sẽ phải kiểm tra xem thực tế tàu đã sẵn sàng xếp hàng chưa và ký chấp nhận vào NOR.
Sau đó tổ chức chuyên chở hàng hóa ra cảng nếu hàng còn ở trong kho.
Căn cứ vào bảng kê khai hàng hóa, tàu sẽ lập sơ đồ xếp hàng ( Cargo Plan).
Nhân viên giao hàng cùng phòng điều độ của cảng lên kế hoạch giao hàng, xếp hàng
lên tàu.
Trong thời gian xếp hàng, nhân viên của bộ phận giao hàng xuất khẩu của Konet
phải luôn có mặt để giải quyết mọi vấn đề phát sinh. Chẳng hạn hàng xếp lên tàu phải
đảm bảo kỹ thuật tránh hư hỏng tổn thất trong lúc bốc xếp. Trong trường hợp hàng bị
tổn thất, nhân viên giao nhận phải cùng cảng và các bên liên quan lập các biên bản cần
thiết.
Bước 8: Hoàn thiện bộ chứng từ
Sau khi hàng đã được xếp lên tàu, nếu được ủy thác, nhân viên giao nhận phải
lấy được biên lai thuyền phó để đổi lấy vận đơn. Sau đó, người giao nhận tapapj hợp
vận đơn cùng một số chứng từ khác như hóa đơn thương mại, hợp đồng mua bán
ngoại thương Invoice, Packing List..lập thành một bộ chứng từ thanh toán gửi cho chủ

25