Quy trình quản lý thu chi

quy tr×nh

M· sè
Ngµy ban hµnh

QUẢN LÝ THU - CHI
TÀI CHÍNH

QT-TC-02
19/09/2011

LÇn söa ®æi

00

Trang

1/8

1. Những người có liên quan phải đọc, hiểu và thực hiện theo đúng nội dung của
Quy trình này
2. Nội dung trong Quy trình này có hiệu lực như sự chỉ đạo của Ban Giám đốc
3. Mỗi bộ phận chỉ được phân phối duy nhất 01 bản chính của Quy trình này, các
bản sao có mã số khác với bản gốc phải được loại bỏ ngay, tuyệt đối không
được sử dụng

Theo dõi sửa đổi tài liệu
Lần sửa đổi

Ngày sửa đổi

Nội dung và hạng mục sửa đổi

Phân phối tài liệu:
TT

Nơi nhận

TT

1
2

Giám đốc
Phòng Tài chính - kế toán

5
6

3
4

Phòng Tổ chức hành chính
Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật

7
8

Nơi nhận

Phê duyệt

Soạn thảo

Kiểm tra

Phê duyệt

1


quy trình

Mã số
Ngày ban hành

QUN Lí THU - CHI
TI CHNH

QT-TC-02
19/09/2011

Lần sửa đổi

00

Trang

2/8

Lờ Th Lý M

Lờ Hu Phc

Nguyn Quang Xuõn

Chc v: K toỏn
1. Mc ớch

Chc v: QMR

Chc v: Giỏm c

Quy nh ni dung cỏc bc thc hin vic lp, kim tra cỏc chng t húa n
u vo, u ra v h s thanh kt toỏn nhm m bo s thu, chi hp phỏp, cỏc húa n
chng t yờu cu thanh toỏn khụng phự hp vi tiờu chun kim tra s c nhn bit
v x lý kp thi.
Qun lý ti chớnh Cụng ty ỳng ch ti chớnh k toỏn nhm ỏp ng nhu cu
cụng vic v ỏp ng cỏc Lut nh.
2. Phm vi ỏp dng
Tt c cỏn b, nhõn viờn cỏc phũng ban trong Cụng ty v khỏch hng bờn ngoi
khi lm th tc ti b phn k toỏn.
3. nh ngha, thut ng v cỏc t vit tt
- HTC:

Húa n ti chớnh

- G:

Giỏm c

- KTT:

K toỏn trng

- NTU:

ngh tm ng

- NTT :

ngh thanh toỏn

- HKT:

Hp ng kinh t

- KTTT:

K toỏn thanh toỏn

4. Ti liu liờn quan ti liu tham kho
- Tiờu chun TCVN ISO 9001:2008
- iu l t chc hot ng Cụng ty.
- Cỏc quy nh v ch chi tiờu Ti chớnh trong Cụng ty.
5. Ni dung Qun lý chi
2


quy tr×nh

M· sè

QT-TC-02

Ngµy ban hµnh

QUẢN LÝ THU - CHI
TÀI CHÍNH

19/09/2011

LÇn söa ®æi

00

Trang

3/8

5.1 Lưu đồ

TRÁCH NHIỆM

Bước 1: Cán bộ,
nhân viên, khách

NỘI DUNG

Lập hồ sơ chứng từ đề nghị
thanh toán hoặc tạm ứng

BIỂU MẪU

Giấy đề nghị
thanh toán, các

hàng thanh toán

hóa đơn chứng
từ
Kiểm tra, đối
chiếu

Bước 2: Kế toán
thanh toán

Ký duyệt

Lập phiếu chi

Bước 3: Kế toán
trưởng, Giám đốc

Bước 4: Kế toán
thanh toán

Chi tiền

Lưu chứng từ

Phiếu chi :

Mẫu số 02TT/BTC
3


quy tr×nh

M· sè
Ngµy ban hµnh

QUẢN LÝ THU - CHI
TÀI CHÍNH

Bước 5: Thủ quỹ

QT-TC-02
19/09/2011

LÇn söa ®æi

00

Trang

4/8

Sổ Quỹ

Bước 6: Kế toán
thanh toán, thủ quỹ

5.2. Mô tả lưu đồ
Bước 1. Lập hồ sơ đề nghị thanh toán hoặc tạm ứng (Trách nhiệm người đề
xuất thanh toán)
Cán bộ, nhân viên hoặc khách hàng lập hồ sơ đề xuất thanh toán dựa trên kế
hoạch hoạt động và ngân sách hoạt động được duyệt để lập giấy đề nghị thanh toán kèm
4


quy trình

Mã số
Ngày ban hành

QUN Lí THU - CHI
TI CHNH

QT-TC-02
19/09/2011

Lần sửa đổi

00

Trang

5/8

theo y chng t trỡnh Trng phũng xem xột ký duyt v chuyn b phn k toỏn
thanh toỏn xem xột.
H s bao gm:

A. i vi h s hon n tm ng:
- Giy thanh toỏn tm ng (Mu s C33-HD/BTC)
- Giy i ng (BM-TCKT-02-02)
- Phiu ng ký s dng ụ tụ (BM-TCKT-02-05) (ó phờ duyt)
- Húa n VAT i vi chi phớ trờn 200.000 ng
- Cỏc húa n chng t liờn quan khỏc

B, i vi h s thanh toỏn tm ng tin lng:
- Giy ngh thanh toỏn tm ng tin lng;
- Giy ngh tm ng (duyt ca Giỏm c);
- Chng t kốm theo (nu cú) gii trỡnh lý do tm ng (thanh toỏn) c
chuyn qua phũng k toỏn.

C, i vi h s thanh toỏn mua vt t, thit b
- Giy ngh thanh toỏn (Mu s 05-TT/BTC);
- Phiu ngh cp vt t (BM-TCKT-02-03) (ó phờ duyt);
- Húa n VAT i vi chi phớ trờn 200.000 ngn ng;
- Lý lch mỏy múc thit b (nu cú);
- Biờn bn nghim thu a vo s dng;
- Cỏc húa n chng t liờn quan khỏc.

D, i vi h s thanh kt toỏn kt thỳc Hp ng
- Giy ngh thanh toỏn (Mu s 05-TT/BTC);
5


quy trình

Mã số

Ngày ban hành

QUN Lí THU - CHI
TI CHNH

QT-TC-02
19/09/2011

Lần sửa đổi

00

Trang

6/8

- Biờn bn nghim thu;
- Thanh lý H;
- Húa n VAT (Theo H nu cú);
- Cỏc húa n chng t liờn quan
Bc 2. Kim tra i chiu h s ( Trỏch nhim K toỏn)
Trờn c s h s ngh thanh toỏn, k toỏn thanh toỏn kim tra i chiu cụng
vn chng t. Nu h s hp l ký, trỡnh Giỏm c phờ duyt, trng hp h s khụng
hp l hng dn b sung.
- Tp hp v kim tra chng t cn thit cho hot ng thanh toỏn, hon n tm ng;
- Kim tra i chiu s liu v duyt chng t thanh toỏn;
- Kim tra s chi tit cỏc khon thanh toỏn tm ng;
- Lp chng t thu chi trờn phn mm;
- Tng hp h s trỡnh Lónh o phờ duyt.
Bc 3. Phờ duyt h s thanh toỏn (Trỏch nhim Giỏm c)

Cn c vo h s ngh thanh toỏn v ni dung kim tra ca K toỏn, giỏm c
xem xột phờ duyt h s chuyn k toỏn thanh toỏn lp phiu chi. Trng hp cn phi
b sung chuyn k toỏn hoc ngi ngh thanh toỏn b sung hon chnh h s trỡnh
phờ duyt li.
Bc 4. K toỏn lp phiu chi (Trỏch nhim K toỏn)
Cn c h s ngh thanh toỏn ó c phờ duyt, k toỏn thanh toỏn lp chng
t chi trờn phn mm thnh hai liờn:
Phiu chi : Mu s 02-TT/BTC
+ Liờn 01 k toỏn lu.
+ Liờn 02 th qu lu.
6


quy trình

Mã số

QT-TC-02

Ngày ban hành

QUN Lí THU - CHI
TI CHNH

19/09/2011

Lần sửa đổi

00

Trang

7/8

- Phiu chi v chng t b sung c K toỏn trng duyt chi, chuyn Th qy
lm th tc.
Trng hp thanh toỏn qua chuyn khon: K toỏn ngõn hng lp y nhim
chi/Lnh chuyn tin trỡnh K toỏn trng, Giỏm c phờ duyt chuyn ngõn hng lm
th tc chi tin.
Bc 5. Chi tin (Trỏch nhim Th qu)
Cn c trờn Phiu chi ó c K toỏn trng v Giỏm c phờ duyt, Th qu
lm th tc:
- Ly ch ký xỏc nhn ca ngi nhn tin vo phiu chi
- Chi tin
- Xỏc nhn phiu chi
- Ghi chộp nghip v vo s qu
Cui thỏng, k toỏn tng hp v th qu tin hnh kim kờ qu, i chiu s d trờn
s qu v s tng hp. Biờn bn kim kờ qu phi c lp v kim tra bi Giỏm c
Bc 6. Lu h s
Sau khi hon tt cỏc th tc thanh toỏn, h s ngh thanh toỏn c lu 01 b
ti k toỏn thanh toỏn theo quy nh.
5.2 Ni dung qun lý thu
5.1 Lu
Quy trỡnh ny ỏp dng cho tt c cỏc giao dch thu tin bao gm thu tin mt, thu
chuyn khon, thu sộc.. t thu tin tm ng, thu thanh toỏn bỏn hng v cỏc nghip v
thu khỏc
TRCH NHIM

NI DUNG

Bc 1: Ngi
np tin

TI LIU L/Q

Hoỏ n
Lm th tc np tin

Phiu

chi

ca

khỏch hng
7


quy tr×nh

M· sè

QT-TC-02

Ngµy ban hµnh

QUẢN LÝ THU - CHI
TÀI CHÍNH

19/09/2011

LÇn söa ®æi

00

Trang

8/8

Giấy báo có
Kiểm tra,
lập phiếu

Bước 2: Kế toán
thanh toán
Bước 3: Kế toán

Xác nhận

trưởng
Thu tiền và ghi sổ quỹ

Bước 4: Thủ quỹ
Bước 5:Kế toán
thanh toán và thủ

Đối chiếu số thu tiền trên sổ
quỹ và sổ tổng hợp

Phiếu thu Mẫu số

01-TT/BTC
Sổ Quỹ

quỹ
Bước 6: Kế toán
thanh toán và thủ

Lưu chứng từ

quỹ
5.2.2 Mô tả lưu đồ
Bước 1: Nộp tiền mặt hoặc thu séc (Trách nhiệm Người nộp tiền)
Người nộp tiền trực tiếp làm thủ tục tại phòng kế toán.
Bước 2. Kiểm tra và lập phiếu thu (Trách nhiệm Kế toán thanh toán)
Kế toán thanh toán kiểm tra đối chiếu công nợ hoặc các khoản phải thu và lập
phiếu thu trên phần mềm thành ba liên hoặc phiếu thu theo mẫu:
Phiếu thu: Mẫu số 01-TT/BTC
+ Liên 01 kế toán lưu
+ Liên 02 thủ quỹ lưu
+ Liên 03 người nộp tiền lưu
Trên cơ sở các thông tin
8


quy trình

Mã số
Ngày ban hành

QUN Lí THU - CHI

TI CHNH

QT-TC-02
19/09/2011

Lần sửa đổi

00

Trang

9/8

Trng hp khỏch hng thụng bỏo thanh toỏn bng chuyn khon, cn c trờn
thụng bỏo ca khỏch hng, trong vũng ba ngy, k toỏn thanh toỏn cú trỏch nhim liờn
h vi ngõn hng v vic nhn chuyn khon.
Khi nhn giy bỏo cú ca Ngõn hng, k toỏn tng hp hch toỏn vo s TGNH v
s chi tit phi thu trờn phn mm.
Cui thỏng, khi nhn c s ph ca ngõn hng, k toỏn tng hp tin hnh i
chiu s d trờn s ph ngõn hng vi s d trờn s k toỏn. Cỏc khon chờnh lch do
thu lói ngõn hng, tr phớ ngõn hng c iu chnh vo s k toỏn. Chờnh lch no do
cỏc khon tin gi cha c ngõn hng x lý hoc cỏc sộc ú phỏt hnh nhng cha
trỡnh ngõn hng cn c theo dừi trong cỏc thỏng tip theo v bt k khon mc no
khụng i chiu c cn phi bỏo cỏo ngay cho K toỏn Trng hoc Giỏm c cú
bin phỏp x lý.
Bc 3. Xỏc nhn (Trỏch nhim K toỏn trng, Ban Lónh o)
Sau khi phiu thu c lp K toỏn thanh toỏn chuyn K toỏn trng xỏc nhn
v chuyn th trng c quan ký tip nhn np tin. Phiu thu c chuyn qua Th
qu lm th tc nhp qu.
Bc 4. Thu tin, vo s qu. (Trỏch nhim th qu)

Trờn c s phiu thu tin, th qu kim m s tin thu nhp qu v ký xỏc nhn
vo phiu thu, nhp thụng tin vo s qu, chuyn ngi np tin lu gi mt liờn, k
toỏn mt liờn v mt liờn lu.
(Tt c cỏc khon thu tin phi c ghi nhn vo phiu thu. Phiu thu phi cú
ch ký ca ngi np tin, th qu, ngi lp phiu v K toỏn trng)
Bc 5. i chiu s qu v s tng hp (Trỏch nhim K toỏn v th qu)
Cui thỏng, th qu v k toỏn tng hp kim tra tn qu thc t, i chiu s
thu tin trờn s qu v s tng hp.
Bc 6. Lu h s
Sau khi hon tt cỏc th tc, h s c lu 01 b ti k toỏn thanh toỏn theo quy
nh.
9


quy tr×nh

M· sè
Ngµy ban hµnh

QUẢN LÝ THU - CHI
TÀI CHÍNH

LÇn söa ®æi
Trang

QT-TC-02
19/09/2011
00
10/8

6. Hồ sơ
STT

1

Nhận biết
Ký hiệu biểu
Tên biểu mẫu
mẫu
Giấy đề nghị
BM-TCKT-02thanh toán, tạm
01,02,03,04
ứng...

P.Kế toán

2

Phiếu thu

Mẫu số 02-TT

P.Kế toán

3

Phiếu chi

Mẫu số 01-TT

P.Kế toán

Hồ sơ nghiệm
4

thu thanh toán

P.Kế toán

tổng hợp

Kế toán, Giám
đốc
Kế toán, Giám
đốc
Kế toán, Giám
đốc
Kế toán, Giám
đốc

10 năm

10 năm
10 năm

10 năm

7. Biểu mẫu
- Mẫu số 03-TT Giấy đề nghị tạm ứng
- Mẫu số 05-TT Giấy xin thanh toán

- Mẫu số C33-HD Giấy thanh toán tạm ứng
- Mẫu số 02-TT Phiếu thu
- Mẫu số 01-TT Phiếu chi
- BM-TCKT-02-01 Giấy biên nhận
- BM-TCKT-02-02 Giấy đi đường
- BM-TCKT-02-03 Phiếu đề nghị cấp vật tư
- BM-TCKT-02-04 Giấy giao nhận hàng
- BM-TCKT-02-05 Phiếu đăng ký sử dụng ô tô

10


quy tr×nh

M· sè
Ngµy ban hµnh

QUẢN LÝ THU - CHI
TÀI CHÍNH

LÇn söa ®æi
Trang

QT-TC-02
19/09/2011
00
11/8

11