Quy trình đánh giá nhà cung cấp

QUY TRÌNH

Mã tài liệu:QT-TC-03
Ngày ban hành:

ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG ỨNG

03/8/2010

Lần sửa đổi:

00

1/6.

Trang:
1. Những người có liên quan phải đọc, hiểu và thực hiện theo đúng nội dung của Quy trình này
2. Nội dung trong Quy trình này có hiệu lực như sự chỉ đạo của Ban Giám đốc

3. Mỗi bộ phận chỉ được phân phối duy nhất 01 bản gốc của Quy trình này, các bản sao có mã số
khác với bản gốc phải được loại bỏ ngay, tuyệt đối không được sử dụng

Bảng theo dõi sửa đổi
Lần sửa
đổi

Vị trí

Nội dung sửa đổi

Ngày sửa

đổi

Ghi chú

Phân phối tài liệu:

TT
1
2
3
4

Nơi nhận
Giám đốc
Phòng Tài chính – Kế toán
Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật
Phòng Tổ chức – Hành chính

TT
5
6
7
8

Nơi nhận

Phê duyệt
Soạn thảo

Kiểm tra

Phê duyệt

Lê Thị Lý Mơ

Lê Hữu Phước

Nguyễn Quang Xuân

1


QUY TRÌNH

Mã tài liệu:QT-TC-03
Ngày ban hành:

ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG ỨNG

Lần sửa đổi:
Trang:

Chức vụ: Kế toán

1.

Chức vụ: QMR

03/8/2010
00

2/6.

Chức vụ : Giám đốc

Mục đích.

Đánh giá nhà cung ứng là quá trình nhằm lựa chọn những nhà cung ứng
có đủ năng lực đáp ứng các yêu cầu cung cấp nguyên, nhiên vật liệu, thiết bị, vật
tư cho Công ty và nhằm kiểm soát chất lượng, khối lượng nguyên, nhiên vật liệu,
tính ổn định trong việc cung cấp nguyên liệu đầu vào của các nhà cung ứng.
2.

Phạm vi áp dụng.

Áp dụng cho tất cả các phòng ban liên quan trong hoạt động đánh giá và
kiểm soát nhà cung ứng cung cấp dịch vụ, vật tư thiết bị có ảnh hưởng trực tiếp
đến chất lượng sản phẩm của Công ty.
3.

Định nghĩa - thuật ngữ và các từ viết tắt.

3.1. Từ viết tắt.
- Nhà cung ứng: NCU
- Giám đốc: GĐ
- Trưởng phòng: TP
- Kế toán trưởng: KTT
- Kế toán thanh toán: KTTT
- Thủ quỹ: TQ
- Nhân viên: NV

- Quy trình: QT
- Kế toán: KT
3.2. Định nghĩa.
Nhà cung ứng là đơn vị cung cấp, bán hàng hóa, vật tư, thiết bị cho Công
ty.
4. Tài liệu liên quan và tài liệu tham khảo.
- Các quy định của Công ty về kiểm soát chất lượng, xuất nhập vật tư thiết
bị, nguyên vật liệu
- Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008
5. Nội dung.
5.1. Lưu đồ

2


QUY TRÌNH

Mã tài liệu:QT-TC-03
Ngày ban hành:

ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG ỨNG

03/8/2010

Lần sửa đổi:
Trang:

Trách nhiệm
Bước 1. Ban
Giám đốc

Bước 2. Phòng
Vật tư
Bước 3. Phòng
vật tư, đơn vị
liên quan
Bước 4. Phòng
vật tư, Phòng
KT
Bước 5. Tổ
đánh giá
Bước 6.
Giám đốc

Ban

Bước 7. Phòng
vật tư, Phòng
KT

Nội dung
Yêu cầu đánh giá
nhà cung ứng

00

3/6.

Biểu mẫu
Công văn yêu cầu
Danh sách

Thu thập thông tin, lập
danh sách nhà cung ứng
Xây dựng tiêu chí đánh giá

BM-TC-03-01

Phụ lục: Tiêu chí đánh
giá
Biên bản đánh giá BM-

Tiến hành đánh giá

TC-03-02

Lập báo cáo đánh giá

Báo cáo đánh giá BM-

QĐ lựa
chọn
Lưu hồ sơ
Đánh giá lại các nhà cung
ứng khi cần

TC-03-03

Hồ sơ đánh giá, hồ sơ
nhà cung ứng
Hồ sơ đánh giá, hồ sơ

nhà cung ứng

5.2. Diễn giải
Bước 1. Yêu cầu đánh giá nhà cung ứng.
Trên kế hoạch, chiến lược sản xuất kinh doanh của Công ty và nhu cầu cung
cấp các vật tư thiết bị, nguyên vật liệu đầu vào. Ban Giám đốc yêu cầu Phòng vật tư
3


QUY TRÌNH

Mã tài liệu:QT-TC-03
Ngày ban hành:

ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG ỨNG

Lần sửa đổi:
Trang:

03/8/2010
00

4/6.

phối hợp với phòng Kỹ thuật và các phòng ban liên quan đánh giá và lựa chọn các
nhà cung ứng đủ năng lực cung cấp các nguyên vật liệu đầu vào cho Công ty.
Bước 2. Thu thập thông tin. Trách nhiệm Phòng vật tư
Nhằm hợp tác bền vững và cung cấp đảm bảo số lượng và chất lượng các
nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Bộ
phận vật tư - Phòng Tài chính kế toán phối hợp với các phòng ban liên quan thu

thập các thông tin về nhà cung ứng đối với các vật tư , nguyên vật liệu đầu vào
thông qua.
+ Hệ thống quảng cáo trên báo chí, truyền thanh, truyền hình.
+ Catalogue chào hàng của nhà cung ứng.
+ Trực tiếp liên hệ tại cơ sở nhà cung ứng.
+ Thông qua giới thiệu của các đơn vị và các kênh thông tin khác
Các nhà cung ứng được cập nhật vào danh sách nhà cung ứng theo thứ tự
từ đơn vị có khả năng cung cấp số lượng lớn đến số lượng nhỏ, tiêu chuẩn cao
hoặc thấp, Bộ phận vật tư - Phòng Tài chính kế toán phải thu thập đầy đủ thông
tin theo biểu mẫu: BM-TC-03-01
Bước 3. Lập tiêu chí đánh giá. Bộ phận vật tư - Phòng Tài chính kế
toán và các phòng ban liên quan.
Để đánh giá nhà cung ứng, Bộ phận vật tư - Phòng Tài chính kế toán phối
hợp với các phòng ban liên quan tham mưu lập ra các tiêu chí đánh giá nhà cung
ứng. Một số nội dung cơ bản vấn đề liên quan đến nhà cung ứng như sau:
Nhà cung ứng lựa chọn để đánh giá phải đáp ứng đủ 2 điều kiện:
Điểm trung bình > 1,5 điểm. Điểm trung bình = (Tổng điểm*hệ số ) / tổng
hệ số. Điểm chất lượng > 1,5 điểm.
Tiêu chuẩn đánh giá thực hiện theo phụ lục: 1a (Các tiêu chí đánh giá nhà
cung ứng)
Bước 4. Tiến hành đánh giá NCU theo danh sách đã lựa chọn
Sau khi xem xét và đánh giá sơ bộ năng lực của từng nhà cung ứng, Bộ
phận vật tư - Phòng Tài chính kế toán phối hợp với phòng Kỹ thuật tham mưu ra
quyết định thành lập tổ đánh giá và phân công trách nhiệm các thành viên tham
gia vào quá trình đánh giá các nhà cung ứng.
Thông qua danh sách các nhà cung ứng đã được lựa chọn, Tổ đánh giá sẽ
tiến hành phân loại nhà cung ứng dựa vào năng lực cung cấp từng loại sản phẩm
dịch vụ, lập kế hoạch và tiến hành các cuộc đánh giá theo chuẩn mực nhất định.
4

Mã tài liệu:QT-TC-03

QUY TRÌNH

Ngày ban hành:

ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG ỨNG

Lần sửa đổi:
Trang:

03/8/2010
00

5/6.

Nội dung đánh giá:
- Tính pháp lý của các nhà cung ứng.(Giấy phép hoạt động, giấy đăng ký kd..)
- Xem xét khả năng, năng lực cung cấp về số lượng các sản phẩm/dịch vụ,
vật tư thiết bị… mức độ đáp ứng thường xuyên và liên tục trên thực tế.
- Kiểm tra chất lượng sản phẩm/ dịch vụ, vật tư thiết bị (Thiết bị đo...)
- Thăm quan nhà xưởng, kho bãi, phương tiện vận chuyển, môi trường làm việc.
Nội dung đánh giá được lập thành biên bản đánh giá theo biểu mẫu BMTC-03-01
Bước 5. Lập báo cáo đánh giá các nhà cung ứng. Trách nhiệm đoàn
đánh giá
Trên cơ sơ nội dung đánh giá Đoàn đánh giá tổng hợp kết quả đánh giá và lập
báo cáo kết quả đánh giá theo mẫu BM-TC-03-03 trình Ban Giám đốc.
Bước 6. Ra Quyết định lựa chọn nhà cung ứng. Trách nhiệm Ban
Giám đốc

Ban Giám Đốc xem xét kết quả đánh giá và danh sách các nhà cung ứng để
lựa chọn và ký kết hợp đồng với các nhà cung ứng đủ năng lực cung cấp các vật
tư thiết bị, nguyên vật liệu cho Công ty. Trường hợp còn lại được đưa vào danh
sách các nhà cung ứng dự bị.
Bước 7. Lưu hồ sơ. Đánh giá lại nhà cung ứng
Các hồ sơ năng lực, hồ sơ đánh giá các nhà cung ứng được lưu tại phòng
Tài chính kế toán và các phòng ban liên quan theo quy định.
Trong những trường hợp cần thiết định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của
Giám đốc, Đoàn đánh giá có thể tiến hành đánh giá lại các nhà cung ứng hoặc lựa
chọn các nhà cung ứng mới để đảm bảo quá trình cung cấp sản phẩm/ dịch vụ
cho Công ty.
6. Hồ sơ lưu
STT

Nội dung hồ sơ

1
2
3
4

Yêu cầu đánh giá
Danh sách các nhà cung ứng
Biên bản đánh giá
Hồ sơ năng lực các nhà cung ứng

Nơi lưu
- Phòng TCKT
- Phòng TCKT
- Phòng TCKT

- Phòng TCKT
- Đơn vị liên quan

Thời gian
lưu
02 năm
02 năm
02 năm
Không
hạn chế
5


QUY TRÌNH

Mã tài liệu:QT-TC-03
Ngày ban hành:

ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG ỨNG

Lần sửa đổi:
Trang:

5
6

03/8/2010
00

6/6.

Hợp đồng
- Phòng TCKT
Lâu dài
Các thủ tục liên quan
- Phòng TCKT
02 năm
7. Biểu mẫu và Phụ lục.
- Danh sách nhà cung ứng
BM-TC-03-01
- Biên bản đánh giá nhà cung ứng
BM-TC-03-02
- Báo cáo kết quả đánh giá
BM-TC-03-03
- Phụ lục 1a: Tiêu chí đánh giá nhà cung ứng

6