Quy trình tổng hợp báo cáo tài chính

QUY TRÌNH

QUY TRÌNH
TỔNG HỢP BÁO CÁO

Mã số: QT-TC-04
Lần ban hành : 01
Ngày hiệu lực: 19/9/2011
Trang : 1/10

1. Những người có liên quan phải đọc, hiểu và thực hiện theo đúng nội dung của Quy trình
này
2. Nội dung trong Quy trình này có hiệu lực như sự chỉ đạo của Ban Giám đốc
3. Mỗi bộ phận chỉ được phân phối duy nhất 01 bản chính của Quy trình này, các bản sao
có mã số khác với bản gốc phải được loại bỏ ngay, tuyệt đối không được sử dụng

Bảng theo dõi sửa đổi:
Lần sửa
đổi

Vị trí

Nội dung sửa đổi

Ngày sửa
đổi

Ghi chú

Phân phối tài liệu:
TT

1
2
3
4

Nơi nhận
Giám đốc
Phòng Tài chính kế toán
Phòng kế hoạch - Kỹ thuật
Phòng Tổ chức hành chính

TT
5
6
7
8

Nơi nhận

Phê duyệt:
Soạn thảo

Kiểm tra

Phê duyệt

Lê Thị Lý Mơ
Chức vụ: Kế toán

Lê Hữu Phước

Chức vụ: QMR

Nguyễn Quang Xuân
Chức vụ: Giám đốc

1. Mục đích:
1


QUY TRÌNH

QUY TRÌNH
TỔNG HỢP BÁO CÁO

Mã số: QT-TC-04
Lần ban hành : 01
Ngày hiệu lực: 19/9/2011
Trang : 2/10

Công ty CP Xây dựng công trình Đông Nam Á ban hành, duy trì và cải
tiến Quy trình tổng hợp báo cáo để thống nhất nội dung thực hiện thống kê,
phân tích, tổng hợp và báo cáo về công tác kế toán của phòng tài chính kế toán
công ty. Quy định về trách nhiệm, thời điểm lập các báo cáo nhằm:
- Chuẩn hoá các công đoạn của quá trình tổng hợp báo cáo, xây dựng dự
thảo, trình xin ý kiến, trình ký báo cáo… trên cơ sở phân định rõ quyền hạn,
trách nhiệm của từng vị trí công việc.
- Tiết kiệm tối đa về thời gian, khoa học và thuận tiện cho quá trình thu
thập, xử lý thông tin và xây dựng báo cáo.
- Nâng cao chất lượng các báo cáo định kỳ, đột xuất, phục vụ hoạt động
chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo Công ty và cơ quan có liên quan.

2. Phạm vi áp dụng; Trách nhiệm và quyền hạn:
2.1 Phạm vi áp dụng:
Quy trình này được áp dụng đối với các cá nhân, phòng ban, đơn vị thực
hiện nhiệm vụ, tổng hợp, báo cáo định kỳ và đột xuất.
2.2 Trách nhiệm và quyền hạn:
2.2.1 Ban L·nh ®¹o.
Giao nhiệm vụ lập báo cáo đột xuất, định kỳ, bổ sung báo cáo dự thảo,
phê duyệt báo cáo.
2.2.2 Đối với Trưởng phòng:
- Có trách nhiệm chính trong việc thống kê, phân tích, tổng hợp và báo
cáo
- Chỉ đạo, đôn đốc các cán bộ, chuyên viên của phòng, đơn vị mình được
giao nhiệm vụ thực hiện báo cáo đúng thời gian quy định.
- Bổ sung các báo cáo dự thảo của các nhân viên lập, ký trước khi trình
Lãnh đạo hoặc để cung cấp cho các phòng khác khi được yêu cầu.
2.2.3 Các cán bộ, nhân viên được giao lập báo cáo:
- Thực hiện các nội dung thống kê, phân tích, tổng hợp và lập báo cáo.
- Thực hiện đúng thời gian yêu cầu.
2.2.4 Các phòng, bộ phận trong Công ty lập báo cáo theo định kỳ hàng
tháng, quý, 6 tháng, năm, các báo cáo đột xuất,...gửi về Ban Lãnh đạo Công ty.
3. Định nghĩa - thuật ngữ và các từ viết tắt:
3.1 Định nghĩa thuật ngữ:
- Báo cáo định kỳ: Là loại văn bản báo cáo tình hình, kết quả hoạt động
trong toàn Công ty, được xây dựng thường xuyên hàng kỳ (tháng, quý, 6 tháng
2


QUY TRÌNH

QUY TRÌNH

TỔNG HỢP BÁO CÁO

Mã số: QT-TC-04
Lần ban hành : 01
Ngày hiệu lực: 19/9/2011
Trang : 3/10

và một năm), trên cơ sở tổng hợp tình hình, kết quả hoạt động sản xuất kinh
doanh trong kỳ đó.
- Báo cáo đột xuất: Là loại văn bản báo cáo được xây dựng theo yêu cầu
đột xuất của Ban Lãnh đạo Công ty, người có thẩm quyền yêu cầu về chuyên
đề liên quan đến tình hình, kết quả hoạt động của một (hoặc một số) lĩnh vực
công tác nhất định thuộc phạm vi quản lý của phòng.
3.2 C¸c từ viết tắt:
- TCKT: Tài chính kế toán
- Quy trình: QT
- Biểu mẫu: BM
- Kế hoạch : KH
4. Tài liệu liên quan và tài liệu tham khảo
- Tiêu chuẩn ISO 9001:2008
- Sổ tay chất lượng.
- Quy định về chế độ báo cáo.
- Quy chế về tổ chức và hoat động của Công ty.
5. Nội dung:
5.1 Quy trình thống kê, tổng hợp báo cáo đột xuất:
5.1.1 Lưu đồ:

Trách nhiệm

Nội dung

Tài liệu kèm theo
3


QUY TRÌNH

QUY TRÌNH
TỔNG HỢP BÁO CÁO

Yêu cầu báo cáo

Bước 1: Lãnh đạo
Công ty

Gửi công văn kèm theo các
biểu mẫu (nếu có) tới các
phòng cần lấy số liệu

Bước 2: Phòng
TCKT

Bước 3: Các phòng
chuyên môn
Bước
TCKT

4:

Phòng

Bước
TCKT

5:

Phòng

Các phòng tổng hợp và cấp
tài liệu

Bước 6: Trưởng
phòng
Bước
TCKT

7:

Đôn đốc các phòng. Tiếp
nhận Tổng hợp số liệu

Bước 9: Phòng TCKt

Lần ban hành : 01
Ngày hiệu lực: 19/9/2011
Trang : 4/10

Các yêu cầu
Lãnh đạo Ban,
báo cáo về lĩnh

gì, yêu cầu về
gian.

của
lập
vực
thời

Công văn và các biểu
mẫu (nếu có)
Các số liệu về kết quả
theo danh mục công
việc liên quan
Các số liệu, các ý
kiến đánh giá.

Lập báo cáo

Lập báo cáo

Kiểm tra

Ý kiến bổ sung của
Trưởng phòng

Phòng

Bước 8: Trưởng
phòng, Lãnh đạo
Công ty

Mã số: QT-TC-04

Chỉnh sửa, in ấn
Hoàn chỉnh báo cáo

Văn bản gốc
Ký duyệt

Phát hành, lưu trữ

Văn bản chính

5.1.2 Mô tả nội dung:
Bước 1. Yêu cầu báo cáo của Ban Lãnh đạo.
Ban Lãnh đạo gửi yêu cầu báo cáo về Phòng TCKT, yêu cầu nêu rõ lĩnh
vực cần báo cáo.
Bước 2. Gửi công văn tới các phòng đề nghị báo cáo theo các nội dung
yêu cầu và các biểu mẫu gửi kèm (nếu có) .

4


QUY TRÌNH

QUY TRÌNH
TỔNG HỢP BÁO CÁO

Mã số: QT-TC-04
Lần ban hành : 01

Ngày hiệu lực: 19/9/2011
Trang : 5/10

Sau khi tiếp nhận yêu cầu xây dựng báo cáo từ Ban Lãnh đạo, các phòng
chuyên môn tổ chức thực hiện. Tuỳ theo thời hạn hoàn thành báo cáo, các
phòng chuyên môn có thể làm công văn hay trực tiếp liên hệ các phòng để lấy
số liệu báo cáo.
Bước 3. Các phòng cấp tài liệu, số liệu
Các phòng có trách nhiệm cung cấp số liệu, tài liệu cho Phòng TCKT
tổng hợp theo nội dung được yêu cầu báo cáo và theo các biểu mẫu gửi kèm
(nếu có).
Bước 4. Đôn đốc, tiếp nhận báo cáo. Trách nhiệm nhân viên chuyên
trách.
Trưởng các bộ phận hoặc phòng TCKT có trách nhiệm đôn đốc các
phòng gửi báo cáo đúng hạn. Tiếp nhận báo cáo từ các phòng.
Phân tích, tổng hợp số liệu. Trách nhiệm nhân viên chuyên trách.
Sau khi tiếp nhận báo cáo từ các phòng, cán bộ được phân công của
Phòng TCKT tổng hợp tình hình, số liệu để lập báo cáo theo yêu cầu.
Bước 5. Lập báo cáo. Trách nhiệm nhân viên chuyên trách.
Bước 6. Góp ý, bổ sung dự thảo báo cáo. Trách nhiệm Trưởng các bộ
phận.
Sau khi các nhân viên được phân công lập báo cáo và được Trưởng các
bộ phận xem xét, góp ý, bổ sung và thông qua, và trình Ban Lãnh đạo xem xét.
Bước 7. Xem xét, chỉnh sửa, bổ sung dự thảo báo cáo. Trách nhiệm nhân
viên chuyên trách.
Ban Lãnh đạo Công ty xem xét, đưa ra những yêu cầu chỉnh sửa, bổ
sung (nếu có) sau đó chuyển lại cho các phòng thực hiện chỉnh sửa.
Bước 8. Phê duyệt báo cáo. Trách nhiệm Ban Lãnh đạo Công ty.
Kế toán tổng hợp Phòng TCKT trình Ban Lãnh đạo báo cáo (được chỉnh
sửa, bổ sung). Lãnh đạo xem xét ký ban hành Báo cáo.

5


QUY TRÌNH

QUY TRÌNH
TỔNG HỢP BÁO CÁO

Mã số: QT-TC-04
Lần ban hành : 01
Ngày hiệu lực: 19/9/2011
Trang : 6/10

Bước 9. Phát hành, lưu trữ. Trách nhiệm kế toán.
Ngay sau khi Lãnh đạo Công ty ký báo cáo, Phòng TCKT nhân bản và
phát hành văn bản.
Văn bản báo cáo được lưu Bản gốc tại phòng TCKT
5.2. Quy trình thống kề, tổng hợp báo cáo định kỳ hàng tháng, quý
và 6 tháng.

6


QUY TRÌNH

QUY TRÌNH
TỔNG HỢP BÁO CÁO

Mã số: QT-TC-04
Lần ban hành : 01

Ngày hiệu lực: 19/9/2011
Trang : 7/10

5.2.1. Lưu đồ
Trách nhiệm
Bước 1:
Phòng TCKT

Nội dung

Tài liệu kèm theo

Lập báo cáo định kỳ

Bước 2:
Kiểm tra

Trưởng phòng TCKT

Bước 3:
Phòng TCKT

Hoàn chỉnh báo cáo

Bước 4:
Trưởng phòng TCKT,
lãnh đạo

Bước 5: Phòng TCKT

Ký duyệt

Lưu

5.2.2 Mô tả nội dung:
Bước 1. Lập báo cáo định kỳ. Trách nhiệm của kế toán.
Đến thời điểm lập các báo cáo theo định kỳ hàng tháng, quý và 6 tháng;
kế toán có trách nhiệm cập nhật số liệu, lập báo cáo theo quy định gửi về Ban
Lãnh đạo Công ty. Đối với Báo cáo tổng hợp kế toán tổng hợp có trách nhiệm
tổng hợp số liệu theo các nội dung được yêu cầu báo cáo và theo các biểu mẫu
gửi kèm (nếu có).
7


QUY TRÌNH

Mã số: QT-TC-04

QUY TRÌNH
TỔNG HỢP BÁO CÁO

Lần ban hành : 01
Ngày hiệu lực: 19/9/2011
Trang : 8/10

Thời hạn nộp báo cáo cho Ban Giám đốc:
- Báo cáo tháng: Trước ngày mùng 5 đầu tháng sau.
- Báo cáo quý: Trước ngày mùng 10 đầu quý sau.
- Báo cáo năm: Trước 15 ngày đầu năm sau.
Bước 2. Kiểm tra. Trách nhiệm Trưởng phòng TCKT.

Sau khi kế toán lập báo cáo chuyển trưởng phòng xem xét, kiểm tra. Nếu
số liệu chưa phù hợp yêu cầu kế toán chỉnh sửa để trình ban lãnh đạo ký duyệt.
Bước 3. Hoàn chỉnh báo cáo. Trách nhiệm của kế toán.
Sau khi Trưởng phòng kiểm tra và có ý kiến chỉnh sửa, kế toán phụ trách
chỉnh sửa và in ấn.
Bước 4. Phê duyệt báo cáo. Trách nhiệm của Trưởng phòng TCKT, ban
lãnh đạo.
Kế toán Phòng TCKT trình Ban Lãnh đạo báo cáo (được chỉnh sửa, bổ
sung). Lãnh đạo xem xét ký ban hành Báo cáo.
Bước 5. Phát hành, lưu trữ. Trách nhiệm kế toán.
Ngay sau khi Lãnh đạo Công ty ký báo cáo, Phòng TCKT nhân bản và
phát hành văn bản.
Văn bản báo cáo được lưu Bản gốc tại phòng TCKT
6. Hồ sơ lưu:
TT

Tªn hồ sơ

Nơi lưu

Thời gian lưu

1

Báo cáo kế toán

Phòng TCKT

10 năm

2

Các yêu cầu của Lãnh đạo

Phòng TCKT

3 năm

7. Biểu mẫu:
- BM-TCKT-04-01 Tổng hợp công nợ nhân viên
- BM-TCKT-04-02 Chi tiết công nợ nhân viên
- BM-TCKT-04-03 Tổng hợp công nợ phải thu
8


QUY TRÌNH

QUY TRÌNH
TỔNG HỢP BÁO CÁO

Mã số: QT-TC-04
Lần ban hành : 01
Ngày hiệu lực: 19/9/2011
Trang : 9/10

- BM-TCKT-04-04 Chi tiết công nợ phải thu
- BM-TCKT-04-05 Tổng hợp công nợ phải trả
- BM-TCKT-04-06 Chi tiết công nợ phải trả
- BM-TCKT-04-07 Tình hình cấp vật tư
- BM-TCKT-04-08 Bảng tổng hợp tình hình cấp vật tư

- BM-TCKT-04-09 Bảng cân đối tài khoản
- BM-TCKT-04-10 Tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước
- Mẫu số B01-DN Bảng cân đối kế toán
- Mẫu số B01b-DN Bảng cân đối kế toán giữa niên độ
- Mẫu số B02-DN Báo cáo kết quả HĐKD
- Mẫu số B02b-DN Báo cáo kết quả HĐKD giữa niên độ
- Mẫu số B03-DN Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Mẫu số B03b-DN Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giữa niên độ
- Mẫu số B09-DN Thuyết minh báo cáo tài chính
- Mẫu số S03b-DN Sổ cái tài khoản
- Mẫu số S07-DN Sổ quỹ tiền mặt
- Mẫu số S08-DN Sổ tiền gửi ngân hàng
- Mẫu số S10-DN Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá
- Mẫu số S31-DN Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán)
- Mẫu số S34-DN Sổ chi tiết tiền vay
- Mẫu số S38-DN Sổ chi tiết các tài khoản

9


QUY TRÌNH

QUY TRÌNH
TỔNG HỢP BÁO CÁO

Mã số: QT-TC-04
Lần ban hành : 01
Ngày hiệu lực: 19/9/2011
Trang : 10/10

10