Báo Cáo Thực Tập Quản Lý Đào Tạo Tại Trung Tâm Tin Học Hệ Thống

Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT

MỤC LỤC
Trang
LỜI NÓI ĐẦU....................................................................................................................1
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI........................................................................2
1.1 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN..........................................2
1.2 KHẢO SÁT VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP..........................................................................4
1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức.............................................................................................4
1.2.3 Các hoạt động kinh doanh chính...........................................................................5
1.3 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI..................................................................................................6
1.3.1 Lý do chọn đề tài...................................................................................................6
1.3.2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.........................................................................6
1.3.3 Mục đích của đề tài...............................................................................................7
CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG..........................................................................8
2.1 KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ...................................................................8
2.1.1 Sơ đồ quy trình nghiệp vụ.....................................................................................9
2.1.2 Mô tả hoạt động nghiệp vụ....................................................................................9
2.2 MỘT SỐ MẪU BIỂU................................................................................................12
2.3 LỰA CHỌN MÔI TRƯỜNG CÀI ĐẶT...................................................................14
2.3.1 Giới thiệu ngôn ngữ Microsoft Visual Basic 6.0................................................14
2.3.2 Giới thiệu về Microsoft Officce Access 2003.....................................................17
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG...........................................20
3.1 BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG......................................................................20
3.1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng...............................................................................20
3.1.2 Mô tả các chức năng............................................................................................21
3.2 BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU....................................................................................23
3.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh..................................................................23
3.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh..........................................................................24
3.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh.................................................................25
3.3 XÂY DỰNG SƠ ĐỒ THỰC THỂ LIÊN KẾT..........................................................29

3.3.1 Xác định các thực thể..........................................................................................29
3.3.2 Xác định các liên kết...........................................................................................30
3.3.3 Sơ đồ thực thể liên kết.........................................................................................32
CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT HỆ THỐNG.................................................33
4.1 THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU....................................................................................33
4.1.1 Thiết kế các bảng dữ liệu:...................................................................................33
4.1.2 Mối quan hệ giữa các bảng:................................................................................38
4.2 THIẾT KẾ GIAO DIỆN VÀ BÁO CÁO...................................................................39
4.2.1 Thiết kế giao diện................................................................................................39
4.2.2 Thiết kế báo cáo..................................................................................................42
4.3 CODE MỘT SỐ CHỨC NĂNG CHÍNH..................................................................43


Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT
4.4 HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH.................................46
4.4.1 Hướng dẫn cài đặt chương trình..........................................................................46
4.4.2 Hướng dẫn sử dụng.............................................................................................47
KẾT LUẬN.......................................................................................................................49
I. ƯU ĐIỂM CỦA HỆ THỐNG.......................................................................................49
II. NHƯỢC ĐIỂM CỦA HỆ THỐNG.............................................................................50
III. HƯỚNG PHÁT TRIỂN TRONG TƯƠNG LAI.......................................................51
TÀI LIỆU THAM KHẢO...............................................................................................52

GVHD: Th.s – Lưu Minh Tuấn

SVTH: Nguyễn Thị Hải Phượng


Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT

LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay chúng ta đang chứng kiến một thời đại mới với nhiều biến động do
các tiến bộ của khoa học và công nghệ đem tới, và do đó tạo ra các biến đổi về kinh
tế, xã hội. Các tiến bộ khoa học và công nghệ tạo động lực thúc đẩy cạnh tranh, gây
sức ép buộc các tổ chức phải biến đổi chính mình để thích ứng với hoàn cảnh mới.
Nhiều thành tựu to lớn của kỹ thuật tin học và viễn thông tiên tiến đã được
áp dụng rộng rãi vào giáo dục và đào tạo nhằm nâng cao khả năng xử lý thông tin,
khả năng quản lý, truy cập, hỏi đáp, cập nhật, truyền bá nhanh chóng thông tin góp
phần tích cực vào quá trình truyền thụ tri thức, đổi mới cách thức tổ chức dạy và
học hướng về nền kinh tế tri thức và xã hội thông tin. Việc xây dựng hệ thống :
“Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT” cũng là nhằm hướng tới mục đích đó.
Trong báo cáo này, em có trình bầy tổng quan về hệ thống, việc khảo sát tại
cơ quan thực tập và cơ sở thực tế lấy thông tin, các bước chính của việc Phân tích –
Thiết kế - Cài đặt hệ thống “Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT”, cách sử
dụng hệ thống và các ứng dụng của nó.
Sau thời gian học tập và nghiên cứu tại trường: Đại Học Kinh Tế Quốc Dân,
dưới sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo: Th.s Lưu Minh Tuấn cùng sự quan tâm
chăm lo bồi dưỡng của các thầy, các cô trong bộ môn Công Nghệ Thông Tin trường
Kinh Tế Quốc Dân em đã hoàn thành xong báo cáo tổng hợp của mình.

1


Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI
1.1 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Dưới tác động của cách mạng khoa học công nghệ hiện đại, nền kinh tế thế
giới đang biến đổi rất sâu sắc, mạnh mẽ về cơ cấu, chức năng và phương thức hoạt
động. Đây không phải là sự biến đổi bình thường mà là một bước ngoặt lịch sử có ý

nghĩa trọng đại. Nền kinh tế thế giới đang chuyển từ nền kinh tế công nghiệp sang
kinh tế thông tin – kinh tế, nền văn minh loài người đang chuyển từ văn minh công
nghiệp sang văn minh trí tuệ.
Song hành với sự biến đổi của nền kinh tế, thế giới đã bước vào một kỷ
nguyên mới, kỷ nguyên của Công nghệ thông tin. Nhận thức được tầm quan trọng
của Công nghệ thông tin, năm 1993 Chính phủ ban hành Nghị quyết 49/CP ngày
04 tháng 08 năm 1993 về phát triển Công nghệ thông tin ở nước ta, trong đó Nghị
quyết đã xem Công nghệ thông tin là “tập hợp các phương pháp khoa học, các
phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại, nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng có
hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động của con
người và xã hội”.
Cuối năm 2000, Bộ Chính trị tiếp tục khẳng định vai trò của Công nghệ
thông tin qua Chỉ thị 58/TW ngày 17 tháng 10 năm 2000: “Công nghệ thông tin là
một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển, cùng với một số công
nghệ cao khác đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội của thế
giới hiện đại”. Công nghệ thông tin đã và đang tham gia, đóng góp tích cực cho sự
phát triển của tất cả các lĩnh vực khoa học – kỹ thuật, kinh tế - xã hội trên phạm vi
toàn thế giới.
Trong đó ứng dụng Công nghệ thông tin trong giáo dục đang là vấn đề được
xã hội quan tâm. Đem ánh sáng công nghệ đến mọi vùng trong cả nước là việc làm
cấp thiết và cần đến nỗ lực, sự chung vai của nhiều tổ chức xã hội. Ngày 29-8 hội
2


Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT

thảo quốc gia về “Công nghệ thông tin trong giáo dục” đã được Bộ GD-ĐT tổ chức,
và đã khẳng định: “Con người – chiến lược lâu dài”. Khi Công nghệ thông tin được
ứng dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thì mối quan tâm lớn nhất của nhiều
công ty lúc này là cắt giảm chi phí chứ không phải là đổi mới toàn bộ doanh nghiệp,

trong đó có đổi mới nguồn nhân lực. Vì thế kết quả là có một số doanh nghiệp sau
một thời gian phát triển thì bắt đầu trì trệ và gần như không thể cạnh tranh nổi với
các doanh nghiệp khác. Điều này chứng tỏ rằng để sử dụng rộng rãi CNTT trong
sản xuất kinh doanh không phải là một vấn đề đơn giản, ngoài các yếu tố như nguồn
tài chính, tổ chức, cơ chế quản lý, chất lượng sản phẩm thì con người là một trong
những yếu tố quyết định nhất đến sự thắng thua của các doanh nghiệp. Đặc biệt là
đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì con người đóng một vai trò chủ đạo. Do sự
chênh lệch giữa thủ công và công nghệ là quá lớn, cho nên việc ứng dụng CNTT
của các doanh nghiệp vừa và nhỏ vào sản xuất kinh doanh còn chưa được thực sự
quan tâm, vì thế yếu tố con người lúc này lại quan trọng hơn bao giờ hết. Nhiệm vụ
của doanh nghiệp lúc này phải coi con người là chiến lược phát triển lâu dài khi
muốn ứng dụng CNTT vào sản xuất kinh doanh.
Phát triển nguồn nhân lực về Công nghệ thông tin luôn được coi là yếu tố
then chốt, có ý nghĩa quyết định đối với việc ứng dụng và phát triển Công nghệ
thông tin phục vụ phát triển kinh tế - xã hội ở Việt Nam. Và chỉ có ứng dụng Công
nghệ thông tin hiệu quả chúng ta mới có hy vọng nâng được sức cạnh tranh của
doanh nghiệp Việt Nam lên ngang tầm các nước trong khu vực.

3


Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT

1.2 KHẢO SÁT VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP
1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Tên công ty: Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Linh Computer
Địa chỉ: 199 Chùa Thông - Sơn Tây - Hà Nội
Điện thoại: 04 3616616
Ngành nghề kinh doanh: phân tích, thiết kế, cài đặt các phần mềm tin học,
kinh doanh máy tính.

Người đại diện theo pháp luật của công ty:
Chức danh: Giám đốc
Họ và tên: NGUYỄN VĂN QUÂN
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty:

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức của Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Linh Computer

4


Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT

1.2.3 Các hoạt động kinh doanh chính
Công ty TNHH Linh Computer là một công ty trẻ đã và đang tiếp tục khai
thác những tiềm năng của công nghệ Internet, tri thức và nội lực sáng tạo để tạo nên
những sản phẩm và dịch vụ phần mềm chất lượng cao phục vụ cho nền kinh tế quốc
dân.
Mục tiêu của doanh nghiệp: công ty mong muốn trở thành tổ chức vững
mạnh và được cộng đồng tôn trọng bằng cách nỗ lực áp dụng công nghệ và tri thức,
góp phần cùng các tổ chức, doanh nghiệp của Việt Nam phát triển hưng thịnh.
Mục tiêu phát triển sản phẩm: liên tục phát triển, cải tiến và nâng cao chất
lượng sản phẩm, áp dụng các công nghệ mới, hoàn thiện dịch vụ, tiến đến thỏa mãn
các yêu cầu của khách hàng với chất lượng được mong đợi ở mức độ cao nhất.
Hoạt động kinh doanh chính của công ty là phân tích, thiết kế, cài đặt các
phần mềm tin học, kinh doanh máy tính.
Phát triển các giải pháp phần mềm tổng thể giúp cho công việc kinh doanh
của mọi doanh nghiệp trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Về quy trình hoạt động kinh doanh: công ty tiến hành nhận các yêu cầu của
khách hàng, sau đó tiến hành khảo sát thực tế và phân tích các yêu cầu. Đồng thời
xác định tính khả thi của dự án có khả năng làm được hay không, nếu làm được thì

tiến hành bổ xung hay loại bỏ các yêu cầu không thể thực hiện được. Sau đó thống
nhất và lập hợp đồng pháp lý. Ngay khi đã có hợp đồng chính thức sẽ tiến hành
thiết kế, cài đặt tạo các bản thử nghiệm cho khách hàng dùng thử. Cuối cùng
chuyển sản phẩm đã hoàn thiện tới người sử dụng có kèm cả việc hướng dẫn sử
dụng và bảo trì sản phẩm. Khi công việc đã kết thúc, sẽ tiến hành thanh lý hợp
đồng.
Các phần mềm đã được triển khai:
Phần mềm “quản lý in ấn” dùng cho việc quản lý in ấn tại cơ sở in ấn.
Phần mềm “Hỗ trợ giáo viên lập các đề thi trắc nghiệm”.
Phần mềm “Trợ giúp giáo viên giảng dậy môn Lịch Sử lớp 8”.

5


Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT

1.3 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI
1.3.1 Lý do chọn đề tài
Nhận thức rõ tầm quan trọng và hiệu quả của Công nghệ thông tin, Bộ Giáo
Dục – Đào Tạo đã chủ trương đẩy mạnh việc đào tạo tin học nhằm giúp mọi người
sử dụng hiệu quả hơn các thiết bị công nghệ thông tin đang được trang bị và ứng
dụng ngày càng tốt hơn kiến thức tin học vào công việc hàng ngày.
Hiện nay, việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý đã được Bộ Giáo
Dục – Đào Tạo triển khai áp dụng và đang ngày càng được ngành giáo dục các địa
phương, kể cả các tỉnh miền núi, vùng khó khăn, chú trọng áp dụng. Xuất phát từ
thực tế đó, em đã chọn chuyên đề: Phân tích – Thiết kế - Cài đặt hệ thống thông tin
“Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT”.
1.3.2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Với mục đích ứng dụng Công nghệ thông tin vào quản lý đào tạo tại trung
tâm tin học một cách có hiệu quả và thiết thực, nhằm hỗ trợ một cách đắc lực cho

Giám đốc trung tâm và các nhân viên trung tâm trong việc quản lý.
Đối tượng thực hiện và thực thi: là người tiến hành Phân tích - Thiết kế Cài đặt hệ thống thông tin “Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT”.
Để chương trình đi sát vào thực tế, thì cần tìm hiểu cụ thể về quy trình, cách
thức, phương thức hoạt động, phương pháp quản lý điểm, cách thức xếp loại cuối
khóa tại trung tâm, để từ đó có hướng giải quyết tối ưu trong đề tài này giúp đề tài
thật sự có ích và mang lại hiệu quả cao nhất cho các cán bộ quản lý của trung tâm.
Phân tích và thiết kế hệ thống theo đặc tả trên với các yêu cầu sau:
Quản lý thông tin cá nhân của sinh viên và giáo viên.
Quản lý về các khóa học, lớp học được mở trong mỗi đợt và các thông tin
liên quan.
Nhân viên trung tâm tiến hành nhập kết quả thi cho các học viên, hệ thống tự
động xếp loại cho học viên.

6


Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT

Ghi nhận một số thông tin khác như việc được thưởng khi đăng ký nhiều
khóa học cùng lúc, hay giới thiệu được nhiều học viên tới học tại trung tâm…
Lập các thống kê báo cáo: như danh sách sinh viên, số lượng sinh viên, danh
sách học viên đạt loại giỏi…
1.3.3 Mục đích của đề tài
Hiện tại, hầu như tại các trung tâm tin học vẫn làm việc một cách thủ công
(như sử dụng sổ sách) hoặc dùng file excel để lưu trữ và quản lý thông tin. Khi hệ
thống được triển khai, không những mang ý nghĩa thiết thực mà còn có ý nghĩa
khoa học và tính thực tiễn cao cho việc quản lý đào tạo tại các trung tâm này.
Hệ thống quản lý đào tạo tại trung tâm tin học là đề tài mang tính thực tiễn.
Đề tài này nhằm giúp cho việc hệ thống hóa quy trình từ việc nhập thông tin học
viên, giáo viên tính điểm cho tới việc lập các báo cáo thống kê…

Sử dụng cơ sở dữ liệu lưu các thông tin cố định cũng như cập nhật nhằm
giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý bằng tay.
Rút ngắn thời gian truy suất thông tin, tạo điều kiện quản lý thông tin hiệu
quả.

7


Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
2.1 KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ
Trung tâm tin học HT là một đơn vị trực thuộc sở giáo dục và đào tạo Hà
Nội, là sự lựa chọn thứ nhất về chất lượng đào tạo tin học từ học sinh, sinh viên và
cán bộ viên chức. Trung tâm hàng năm đào tạo rất nhiều học viên ở các trường
trung học, cao đẳng, đại học và ở các cơ quan trên địa bàn Hà Nội. Hiện nay, do số
lượng học viên ngày càng đông lên cần phát triển một hệ thống tin học để giúp cho
việc quản lý đào tạo được hiệu quả hơn.
Trung tâm tin học HT có các khóa học tin học văn phòng như tin học
văn phòng A và tin học văn phòng B.
Chứng chỉ tin học văn phòng A có mục tiêu là: đào tạo cho người mới
bắt đầu sử dụng máy vi tính trên môi trường Windows, đào tạo học viên soạn thảo,
xử lý văn bản và trình bày vấn đề trên máy tính, đào tạo học viên lập báo cáo, tính
toán xử lý số liệu… trên bảng tính Excel. Đối tượng học: đối tượng muốn làm quen
với tin học, đối tượng muốn hoàn thiện và nâng cao kỹ năng tin học, đối tượng
muốn chuẩn bị kiến thức về tin học để hỗ trợ cho việc học tập hiện tại và công việc
sau này.
Chứng chỉ tin học văn phòng B có mục tiêu là: sử dụng các đối tượng
cơ bản của cơ sở dữ liệu MS ACCESS, xử lý báo biểu với MS ACCESS. Đối tượng
học: đối tượng muốn làm quen với chương trình MS ACCESS, đối tượng muốn

hoàn thiện và nâng cao kỹ năng tin học, đối tượng muốn chuẩn bị kiến thức về tin
học để hỗ trợ cho việc học tập hiện tại và công việc sau này.
Các đặc điểm nổi bật của trung tâm: như học phí đã bao gồm lệ phí thi
và cấp chứng chỉ. Dạy trực tiếp trong phòng máy. Chương trình luôn cập nhật kiến
thức mới. Đội ngũ giáo viên tận tâm, nhiệt tình là các thạc sỹ, kỹ sư, cử nhân tin
học… đã tốt nghiệp tại các trường đại học và đã làm việc thực tế tại các doanh
nghiệp lớn trong lĩnh vực Công nghệ thông tin, có khả năng kinh nghiệm thực tế và
sư phạm tốt. Giáo trình được phát miễn phí.
8


Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT

Trung tâm cũng có các chương trình ưu đãi đặc biệt:
Giảm 5% học phí cho các học viên đăng ký nhiều khóa học cùng một
lúc hay cho các học viên cũ khi đăng ký khóa học tiếp theo.
Giảm 5% học phí cho các học viên đăng ký theo nhóm 5 người trở lên.
Giảm 10% học phí cho học viên nếu giới thiệu được 5 học viên đăng ký
học tại trung tâm.
Giảm 20% học phí cho học viên nếu giới thiệu được 10 học viên đăng
ký học tại trung tâm
2.1.1 Sơ đồ quy trình nghiệp vụ

Hình 2.1: Sơ đồ quy trình nghiệp vụ của trung tâm tin học HT

2.1.2 Mô tả hoạt động nghiệp vụ

9

Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT

Trung tâm tin học HT có các khóa học tin học văn phòng như tin học
văn phòng A và tin học văn phòng B. Mỗi khóa học có thời gian học dài ngắn khác
nhau và có thể có nhiều lớp học (mỗi lớp có không quá 25 học viên).
Hiện tại trung tâm hoạt động như sau: đầu tiên giám đốc trung tâm tiến
hành ký quyết định mở lớp, nhân viên trung tâm tiến hành thông báo tuyển sinh
bằng các hình thức như phát tờ rơi hay đăng thông báo trên các tờ báo để quảng
cáo...
Trong quá trình hoạt động, nhân viên trung tâm phải thường xuyên cập
nhật các thông tin như thông tin cá nhân, lịch làm việc, có khả năng dậy môn gì…
của cả giáo viên cũ và giáo viên mới để dễ dàng hơn cho việc xếp lịch dạy học sau
này.
Khi có học viên đến tham khảo về các khóa học, nhân viên trung tâm sẽ
tiến hành tư vấn về các khoá học. Sau đó học viên sẽ đăng ký học, cung cấp các
thông tin cá nhân và đóng tiền học phí. Số tiền học phí phụ thuộc vào khóa học mà
học viên đăng ký.
Nhân viên ghi nhận các thông tin liên quan tới học viên, lập biên lai thu
theo mẫu số C30-BB ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của
Bộ trưởng BTC, thu tiền học phí và lập thẻ học viên.
Nhân viên trung tâm dựa trên thông tin về lớp và giờ học mà học viên
đăng ký để tiến hành xếp và lập danh sách lớp, sau đó liên hệ với đội ngũ giáo viên
của trung tâm để xác định giáo viên giảng dậy của lớp mới lập. Nếu không thể tiến
hành xếp lớp được thì gọi điện cho học viên để đề nghị đổi giờ học, nếu không đổi
được sẽ tiến hành hoàn trả lại học phí cho học viên.
Sau khi có quyết định mở lớp nhân viên trung tâm tiến hành báo cho
học viên kết quả xếp lớp: ngày khai giảng, ngày bắt đầu học, giờ học, phòng học và
giáo viên giảng dậy.
Ngày khai giảng nhân viên và giáo viên tiến hành gặp và thông báo về
các quy chế đối với các học viên theo học tại trung tâm, phát giáo trình cho các học

10


Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT

viên. Đồng thời đưa ra các chú ý như: nhắc nhở các học viên phải luôn mang theo
thẻ học viên đến lớp…
Trong quá trình học tập tại trung tâm tin học HT, nhân viên của trung
tâm sẽ tiến hành điểm danh, kiểm tra thẻ học viên. Nếu học viên có bất cứ thắc mắc,
khó khăn nào thì tiến hành gặp nhân viên trung tâm để đưa ra ý kiến hay nhờ giúp
đỡ.
Sau mỗi khóa học, học viên được tham gia thi lấy chứng chỉ của “Sở
Giáo Dục và Đào Tạo”. Thi cuối khóa sẽ không tổ chức tập trung, mà giáo viên sẽ
tự cho lớp thi vào tuần cuối cùng và mang bài thi về chấm. Sau đó giáo viên gửi
điểm lại cho nhân viên trung tâm, họ sẽ tiến hành ghi nhận lại kết quả thi cuối khóa
và xếp loại cho học viên. Cuối cùng lập bảng điểm, thông báo điểm tới học viên và
tiến hành làm chứng chỉ dựa trên điểm số mà học viên đạt được trong khóa học.
Nếu trong đợt kiểm tra cuối khóa, học viên không đạt yêu cầu thì sẽ
phải tiến hành đóng tiền để thi lại, với những học viên không học tại trung tâm mà
muốn thi lấy chứng chỉ tin học văn phòng A hoặc chứng chỉ tin học văn phòng B thì
cung cấp các thông tin cá nhân cần thiết như: tên, tuổi, địa chỉ… và đóng lệ phí thi,
lệ phí làm chứng chỉ.
Sau đó nhân viên trung tâm tiến hành xếp lịch thi, giáo viên coi thi, lập
thẻ dự thi cuối cùng liên lạc với học viên để thông báo ngày đến lấy giấy báo thi giờ
thi và địa điểm thi.
Nhằm khắc phục những hạn chế còn tồn tại, và các tiện ích to lớn trong
việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý, trên hết là để hệ thống làm
việc hiệu quả hơn ta vẫn sử dụng các thao tác quy trình tương tự nhưng làm một
cách tự động trên công nghệ máy tính điện tử bằng việc sử dụng phần mềm “Quản

lý đào tạo tại trung tâm tin học”.

11


Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT

2.2 MỘT SỐ MẪU BIỂU
Biên lai thu tiền học phí:

Đơn vị:............................
Bộ phận:.........................
Mã đơn vị SDNS:...........

Mẫu số C30 - BB
(Ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐ-BTC
ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU THU

Quyển số:............

KhiNgày
các nhà
cung cấp
tới thanh
thiết bị cho trung
.......tháng
.......năm
....... toán tiền mua trang

Số:................

Nợ:...............
Có:...............
Họ, tên người nộp tiền:...................................................................................
Địa chỉ:...........................................................................................................
Lý do nộp:......................................................................................................
Số tiền:...............................(Viết bằng chữ):..................................................
........................................................................................................................
Kèm theo:..........................................................................Chứng từ kế toán.
Thủ trưởng đơn vị
Kế toán trưởng
Người lập
(Ký, họ tên, đóng dấu)
(Ký, họ tên)
(Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ) :........................
Ngày ......tháng ......năm .....
Người nộp
Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
(Ký, họ tên)
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý):............................................................
+ Số tiền quy đổi:..........................................................................................

tâm, kế toán sẽ tiến hành lập phiếu chi theo mẫu sau:

(Nếu gửi ra ngoài phải đóng dấu)

12

Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT

Danh sách lớp:

Biên lai thu tiền thi lại, lệ phí thi, lệ phí làm chứng chỉ của học viên muốn thi
lấy chứng chỉ.
BIÊN LAI THU TIỀN
Ngày .....tháng .....năm 20.....
Số:.......................
- Họ, tên người nộp:......................................................................................................
- Địa chỉ:........................................................................................................................
- Nội dung thu:..............................................................................................................
.......................................................................................................................................
- Số tiền thu:...................................(Viết bằng chữ): ....................................................
.......................................................................................................................................
Người nộp tiền
(Ký, họ tên)

Người thu tiền
(Ký, họ tên)

13


Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT

2.3 LỰA CHỌN MÔI TRƯỜNG CÀI ĐẶT
2.3.1 Giới thiệu ngôn ngữ Microsoft Visual Basic 6.0

Visual Basic được giới thiệu lần đầu tiên vào năm 1991, tiền thân là ngôn
ngữ lập trình Basic trên hệ điều hành DOS. Tuy nhiên, lúc bấy giờ Visual Basic
chưa được nhiều người tiếp nhận. Mãi đến năm 1992, khi phiên bản 3.0 ra đời với
rất nhiều cải tiến so với các phiên bản trước đó, Visual Basic mới thật sự trở thành
một trong những công cụ chính để phát triển các ứng dụng trên Windows.
Màn hình làm việc của Visual Basic gồm các thành phần chính sau:
Hộp công cụ (Toolbox): chứa các biểu tượng tương ứng với những đối tượng
điều khiển chuẩn bao gồm nhãn, hộp văn bản, nút lệnh…
Màn hình giao tiếp (Form): Đây chính là đối tượng để xây dựng các màn
hình giao tiếp của ứng dụng. Khi vừa tạo mới, màn hình giao tiếp không chứa đối
tượng điều khiển nào cả, nhiệm vụ của người lập trình là vẽ các đối tượng điều
khiển lên màn hình giao tiếp và định nghĩa các dòng lệnh xử lý biến cố liên quan
cho màn hình và các điều khiển trên đó.
Cửa sổ thuộc tính (Properties Windows): cho phép định thuộc tính ban đầu
cho các đối tượng bao gồm màn hình giao tiếp (form) và các điều khiển (control)
trên đó.
Cửa sổ quản lý ứng dụng (Project Explorer): cửa sổ quản lý ứng dụng hiển
thị các màn hình giao tiếp (form), thư viện xử lý (module)… hiện có trong ứng
dụng. Ngoài ra, cửa sổ quản lý ứng dụng còn cho phép người lập trình thực hiện
nhanh những thao tác như mở, thêm, xóa các đối tượng này khỏi ứng dụng
(project).
Cửa sổ định vị (Form layout): cho phép xem và định vị trí hiển thị của mỗi
màn hình giao tiếp (Form) khi chạy.
Cửa sổ lệnh (Code Window): Cho thấy cửa sổ lệnh của visual basic. Đây là
cửa sổ cho phép khai thác các dòng lệnh xử lý biến cố cho màn hình giao tiếp và
các đối tượng điều khiển trên màn hình giao tiếp. Mặc nhiên cửa sổ lệnh không

14

Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT

được hiển thị, người lập trình có thể nhấn nút chuột phải trên màn hình giao tiếp và
chọn chức năng View code để hiển thị cửa sổ lệnh khi cần.
Các khái niệm chúng ta thường gặp trong quá trình xây dựng một ứng dụng
với visual basic:
Màn hình giao tiếp (Form): đây là đối tượng chính trong quá trình xây dựng
giao diện ứng dụng. Khi một ứng dụng được chạy, cửa sổ ứng dụng (application
windows) và các cửa sổ giao diện khác của chương trình là các màn hình giao tiếp
khi được tạo ra lúc ban đầu không chứa đối tượng nào, nhiệm vụ của người lập trình
là vẽ các đối tượng điều khiển lên màn hình giao tiếp để tạo thành giao diện của
ứng dụng.
Đối tượng điều khiển (Control): đối tượng điều khiển là các thành phần sẽ
được vẽ lên màn hình giao tiếp để tạo thành giao diện của một ứng dụng. Các thành
phần này có thể là các nhãn, ô nhập liệu, nút lệnh, …
Thuộc tính (Properties): Tập hợp các thông tin liên quan đến trạng thái một
đối tượng như tên, vị trí, màu sắc hiển thị… được gọi là thuộc tính của đối tượng.
Trong quá trình lập trình, người lập trình có thể thay đổi trạng thái của các đối
tượng bằng cách thay đổi giá trị của các thuộc tính.
Phương thức (Method): Ngoài thuộc tính là những thông tin chỉ ra tình trạng,
các đối tượng còn có những hành động xử lý liên quan đến chúng. Các hành động
liên quan đến một đối tượng được gọi là các phương thức của đối tượng. Thực chất
mỗi phương thức là một tập hợp các lệnh đã được visual basic xây dựng sẵn cho đối
tượng này.
Biến cố (Event) – Thủ tục xử lý biến cố (Event Sub): Biến cố là thông tin
cho biết những gì đang xẩy ra với một đối tượng trong ứng dụng đang chạy. Khi có
biến cố phát sinh đối với một đối tượng thì hệ điều hành windows sẽ gọi thực hiện
các lệnh có trong thủ tục xử lý biến cố (Event Sub) tương ứng.
Thủ tục (Sub) – Hàn (Function): Ngoài các thủ tục xử lý biến cố, để cấu trúc
chương trình được rõ ràng mạch lạc, tránh lặp lại nhiều lần… người lập trình có thể

15


Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT

khai báo các thủ tục (hàm) dùng chung và gọi thể hiện các thủ tục (hàm) này khi
cần thiết.
Thư viện (Module): Các đối tượng dùng chung như các biến toàn cục, thủ
tục hay hàm được sử dụng cho nhiều màn hình giao tiếp sẽ được khai báo trong thư
viện của ứng dụng. Mỗi một thư viện dùng chung như vậy được gọi là một module.
Là điểm mới trong Visual Basic 6, thiết kế DataReport là cách trực quan để
tạo ra những báo cáo thích hợp trong môi trường phát triển Visual Basic. Thiết kế
DataReport, cung cấp các chức năng hết sức cơ bản, nhưng nó có ưu điểm rất dễ
dùng. Đối tượng DataReport thường được dùng để hiển thị thông tin các record
trong đối tượng Command, số lượng field của từng recort được quy định trong câu
lệnh SQL Select kết hợp với đối tượng Command. Do đó một trong nhiều cách để
tạo và hiển thị field số thứ tự cho các record trên đối tượng DataReport là tạo 1 field
trống (có kiểu là integer) cho mỗi record trong đối tượng Command kết hợp với đối
tượng DataReport, nội dung của field này sẽ được khởi tạo trước khi đối tượng
DataReport được hiển thị.
Cách dễ nhất để tạo DataReport là dùng trên thiết kế DataEnvironment. Với
DataEnvironment, ta có thể dùng cách kéo thả để thiết kế báo cáo. Mỗi lần tạo ra
thiết kế DataReport, ta phải ràng buộc nó với một cơ sở dữ liệu để hiển thị dữ liệu.
Ta thực hiện điều này thông qua một bộ gồm các điều khiển ràng buộc chỉ hoạt
động trong ngữ cảnh thiết kế DataReport.
Các điều khiển trực quan của thiết kế DataReport bao gồm: điều khiển nhãn,
điều khiển hộp văn bản, điều khiển ảnh, điều khiển đoạn thẳng và điều khiển hình
dạng, điều khiển hàm cho phép chèn các tính toán tóm tắt và báo cáo. Bởi vì các
điều khiển của DataReport được thiết kế đặc biệt để hoạt động trong ngữ cảnh của

thiết kế DataReport, chúng có những tên gọi khác nhau.
Ta có thể xem báo cáo trong chế độ Print Preview bằng cách thi hành
phương thức Show. Chính vì những đặc điểm và những thuận lợi mà ngôn ngữ lập
trình visual basic mang lại mà em đã lựa chọn ngôn ngữ lập trình này để xây dựng
hệ thống quản lý đào tạo tại trung tâm tin học.
16


Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT

2.3.2 Giới thiệu về Microsoft Officce Access 2003
Cơ sở dữ liệu là một tập hợp các thông tin có liên quan. Ví dụ: nếu tập hợp
tất cả các bức ảnh cùng nhau, bạn sẽ có một cơ sở dữ liệu ảnh. Nếu tập hợp tất cả
các bức ảnh có cùng chủ đề, bạn sẽ có một cơ sở dữ liệu gốc hoặc một tập con trong
toàn bộ cơ sở dữ liệu.
Nếu cơ sở dữ liệu nhỏ, bạn có thể quản lý thông tin bình thường. Trong
những trường hợp như vậy, bạn sử dụng các phương pháp cũ như một bảng file hay
một danh sách đơn giản trên giấy. Tuy nhiên, cơ sở dữ liệu ngày càng nhiều, các
thao tác quản lý trở lên khó khăn hơn. Ví dụ: sẽ rất khó để quản lý bằng tay cơ sở
dữ liệu về khách hàng trong một công ty lớn. Đây là lúc máy tính của bạn và hệ
quản trị cơ sở dữ liệu có ích. Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu giúp bạn quản lý
thông tin được nhanh hơn và dễ dàng hơn.
Microsoft Office Access, thường được gọi tắt là MS Access hoặc đơn giản là
Access, là một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ do hãng Microsoft giữ bản
quyền. Access thường được đóng gói cùng các phần mềm khác trong bộ Microsoft
Office và được sử dụng rộng rãi trong các máy tính cài hệ điều hành Windows.
Microsoft Access cho phép người sử dụng có thể tạo ra những chương trình
ứng dụng dùng để quản lý dữ liệu một cách dễ dàng bằng những công cụ có sẵn mà
không phải lập trình.
Các file Access thường có phần đuôi mở rộng là mdb hay mdbx (nếu là MS

Access 2007). Ngoài ra cũng còn có dạng khác. Biểu tượng của chương trình
Access là một chiếc chìa khóa.
Giao diện người sử dụng của Access bao gồm một loại cửa sổ mở ra bên
trong cửa sổ chính Access. Công cụ quản lý cơ sở dữ liệu của Access bao gồm các
Tables (bảng), Queries (truy vấn, tìm kiếm), Forms (mẫu), Report (báo cáo), Macro
(các lệnh macro), Modules (các khai báo, thư viện chương trình con). Mỗi một đối
tượng trên sẽ được hiện ra trong một cửa sổ riêng.
Tables là công cụ xây dựng cơ sở dữ liệu trong Access. Đây là đối tượng cơ
bản, nó chứa các thông tin thực tế trong cơ sở dữ liệu, có thể có nhiều hơn một
17


Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT

bảng. Thông tin trong mỗi bảng có thể liên quan tới thông tin trong các bảng khác.
Ví dụ: bạn có một bảng chứa bản ghi của tất cả các khóa học của trung tâm, bảng
khác có tất cả các lớp học thuộc một khóa học, một bảng khác lại có tất cả các học
viên học tại một lớp. Cả 3 bảng có thông tin liên quan đến nhau, bởi vậy chúng tạo
thành một cơ sở dữ liệu. Mỗi bảng gồm tên bảng, trường dữ liệu (field) nhận các
giá trị khác nhau (như text, number …) bản ghi (record), trường khóa (primary
key). Giữa các table có liên hệ với nhau.
Bước đầu tiên trong việc tạo một cơ sở dữ liệu đó là xác định các thông tin
cần thiết. Tiếp theo, sử dụng Access để thiết kế bảng lưu trữ thông tin, sử dụng chế
độ Design view để chỉ định cấu trúc cho mỗi bảng. Sau khi thiết kế xong các bảng,
sử dụng chế độ Datasheet view để nhập và xem dữ liệu.
Khi làm việc với cơ sở dữ liệu lớn, tức là làm việc với các vùng riêng trên dữ
liệu. Ví dụ: có cơ sở dữ liệu của một trung tâm, và muốn xem tất cả tên của học
viên sinh sống tại Hà Nội. Với sự kiện như vậy, ta nên dùng truy vấn. Về cơ bản,
một truy vấn giới hạn hoặc lọc thông tin từ một cơ sở dữ liệu. Khi ta sử dụng query
để lọc dữ liệu, Access chỉ hiển thị thông tin để đáp ứng truy vấn.

Queries là một công cụ quan trọng khác. Đây là công cụ xử lý dữ liệu trong
Access. Có 7 loại queries tương ứng với 7 loại xử lý dữ liệu mà Access có thể thực
hiện. Đó là:
Select Queries: dùng để trích, lọc, kết xuất dữ liệu
Total Queries: dùng để tổng hợp dữ liệu
Crosstab Queries: dùng để tổng hợp dữ liệu theo tiêu đề dòng và cột dữ liệu
Maketables Queries: dùng để lưu kết quả truy vấn, tìm kiếm ra bảng phục vụ
công tác lưu trữ lâu dài.
Delete Queries: dùng để loại bỏ các dữ liệu hết hạn
Update Queries: dùng để cập nhật dữ liệu
Ngoài ra còn có Append Queries.
Một cơ sở dữ liệu tồn tại để lưu giữ thông tin. Sau khi xác định thông tin
chứa trong cơ sở dữ liệu, đó là nơi bạn cần nhập dữ liệu, sau đó xem, thêm, hoặc
18


Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT

thay đổi dữ liệu. Bạn nên sử dụng chế độ Datasheet view khi hoàn thành mỗi thao
tác, có thể tạo một biểu mẫu hiển thị lên màn hình để nhập, xem và thay đổi thông
tin.
Bản ghi là một khối thông tin độc lập, như dữ liệu về 1 học viên. Một bảng
được tạo nên từ nhiều bản ghi. Thông thường, các bản ghi đặt theo dòng trong một
bảng, Access trình bày các bản ghi theo các dòng.
Bảng được tạo lên từ các bản ghi, bản ghi được tạo từ các trường. Như vậy,
một trường là vùng thông tin nhỏ nhất trong cơ sở dữ liệu.
Access là cơ sở dữ liệu có ưu điểm là dễ sử dụng và cài đặt. Nó cung cấp
môi trường với các tiện ích mạnh mẽ để quản lý thông tin. Sử dụng Access, bạn có
thể thực hiện được các nhiệm vụ quản trị dữ liệu khó khăn. Vì vậy em đã lựa chọn
Access để tạo cơ sở dữ liệu cho hệ thống “Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học

HT”.

19


Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
3.1 BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG
3.1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng

Hình 3.1: Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống

20


Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT

3.1.2 Mô tả các chức năng
Chức năng “ĐĂNG NHẬP” là chức năng đầu tiên trong hệ thống Quản lý
đào tạo tại trung tâm tin học HT, đây là chức năng được xây dựng để quản lý
người sử dụng khi đăng nhập vào hệ thống.
Chức năng tiếp theo trong hệ thống là chức năng “QUẢN LÝ HỒ SƠ”, chức
năng này được phân cấp thành 2 chức năng con nhỏ hơn là: quản lý hồ sơ học viên
và quản lý hồ sơ giáo viên.
Chức năng quản lý hồ sơ học viên là chức năng được xây dựng để quản lý
các thông tin cá nhân như: mã học viên, họ tên, ngày sinh, giới tính, quê quán, số
điện thoại liên lạc…của các học viên đã, đang và sẽ tham gia các khóa học tại trung
tâm.
Chức năng quản lý hồ sơ giáo viên là chức năng được xây dựng để quản lý

các thông tin cá nhân như: họ tên, ngày sinh, giới tính, quê quán, số điện thoại liên
lạc, giảng dậy môn…của các giáo viên đã, đang và sẽ tham gia giảng dậy tại trung
tâm tin học HT
Chức năng “QUẢN LÝ ĐÀO TẠO” là chức năng chính mà hệ thống cần
phân tích và xây dựng. Chức năng này được phân cấp thành 3 chức năng con nhỏ
hơn là: quản lý các khóa học, quản lý các lớp học và quản lý điểm của học viên.
Quản lý các khóa học là chức năng được xây dựng để quản lý các khóa học
mà trung tâm đã, đang và sẽ tiến hành tổ chức. Giám đốc trung tâm sẽ tiến hành ra
quyết định về các khóa học mà trung tâm sẽ tiến hành tổ chức.
Quản lý các lớp học là chức năng được xây dựng để quản lý về các lớp học
trong một khóa học. Số lượng lớp tùy thuộc vào số lượng học viên tham gia đăng
ký là ít hay nhiều. Nhân viên trung tâm sẽ tiến hành lập các lớp hay xóa bỏ một lớp
khi mà số lượng học viên không đủ.
Quản lý điểm là chức năng được xây dựng để quản lý điểm của các học viên
trong các lớp học tại trung tâm. Sau khi tổ chức thi cuối khóa, nhân viên trung tâm
lấy điểm từ giáo viên và nhật vào bảng điểm, sau đó hệ thống sẽ tiến hành xếp loại
cho học viên.
21


Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT

Chức năng THỐNG KÊ VÀ BÁO CÁO là chức năng cuối cùng trong hệ
thống Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT, chức năng này được phân cấp
thành 2 chức năng con nhỏ hơn là: Số lượng học viên và học viên giỏi.
Số lượng học viên là chức năng được xây dựng để đưa ra thống kê về số
lượng học viên đang học tại trung tâm, hay có thể đưa ra số lượng học viên đã tham
gia các khóa học của trung tâm từ trước đến nay. Chức năng này tạo thành 1 danh
sách học viên thuộc 1 lớp, khóa nào đấy.
Học viên giỏi là chức năng được xây dựng để đưa ra các báo cáo danh sách

sinh viên đạt loại giỏi trong các kỳ thi tại trung tâm của một lớp, khóa từ trước đến
nay.

22


Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT

3.2 BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU
3.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Hình 3.2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh của hệ thống

23