khoá luận tốt nghiệp Văn phong và ngôn ngữ văn bản quản lý nhà nước của uỷ ban nhân dân phường yên phụ

PHẦN MỞ ĐẦU
1.Tính cấp thiết của đề tài
Văn bản quản lý nhà nước có vai trị rất quan trọng trong hoạt động quản
lý. Các cơ quan nhà nước từ Trung ương đến địa phương đều sử dụng văn bản
như những phương tiện chủ yếu, là cơ sở pháp lý để điều hành công việc.Văn
bản quản lý nhà nước không những là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin,
các quyết định trong quản lý mà còn thể hiện mối quan hệ giữa cơ quan nhà
nước cấp trên với cơ quan trực thuộc, giữa các cơ quan nhà nước với nhau, và
giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức, công dân, thể hiện phương thức, lề lối
làm việc của từng cơ quan.
Nghị quyết Hội nghị lần thứ 5 Ban chấp hành TW Đảng khóa IX khẳng
định: “Các cơ sở xã, phường, thị trấn là nơi tuyệt đại bộ phận nhân dân sinh
sống, cư trú. Hệ thống chính trị cơ sở có vai trị quan trọng trong việc tổ chức và
vận động nhân dân thực hiện đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của nhà
nước, tăng cường khối đại đoàn kết toàn dân, phát huy quyền làm chủ tập thể của
nhân dân , huy động mọi khả năng phát triển KTXH, tổ chức cuộc sống của cộng
đồng dân cư”.
Ủy ban nhân dân cấp xã phường thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở
địa phương, góp phần dảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành
chính nhà nước từ Trung ương đến địa phương. Đồng thời, để thực hiện chức
năng QLNN của mình, UBND ban hành nhiều loại văn bản như văn bản QPPL,
văn bản hành chính thơng thường, văn bản chun mơn kỹ thuật… Như vậy, văn
bản QLNN cấp xã phường có vai trị rất quan trọng.
Tuy nhiên, hiện nay hoạt động ban hành văn bản của các cơ quan QLNN
còn bộc lộ nhiều hạn chế, đặc biệt là các cơ quan nhà nước ở địa phương. Theo
Báo cáo số 164/CP-XDPL ngày 10 tháng 11 năm 2005 của Chính phủ về tình
hình soạn thảo, ban hành và kiểm tra văn bản QPPL, văn bản không đảm bảo về
căn cứ pháp lý là trên 20%; sai về tên cơ quan ban hành, sai số, ký hiệu văn bản
chiếm tỷ lệ trên 15%; sai về thể thức và kỹ thuật trình bày chiếm khoảng 50%;
1

sai về ký, đóng dấu văn bản chiếm từ 5-6%; thiếu chuẩn xác về ngôn ngữ chiếm
60%-70%. Như vậy, tỷ lệ văn bản thiếu chuẩn xác về ngôn ngữ là rất lớn. Một
trong những hạn chế đó là việc sử dụng ngôn ngữ trong các văn bản QLNN
không đúng văn phong hành chính-cơng vụ như dùng từ đa nghĩa, sử dụng từ
thuộc phong cách khẩu ngữ, dùng từ ngữ địa phương, câu mơ hồ, lủng củng…
Do tính chất khơng rõ ràng, mơ hồ của từ ngữ, những nội dung bị bóp méo,
xuyên tạc trong văn bản nên đã gây những hậu quả nhất định trong hoạt động
quản lý nhà nước.
Xuất phát từ vai trò của UBND, vai trò của văn bản, từ tình hình sử dụng
ngơn ngữ trong các văn bản QLNN của cấp cơ sở, việc đầu tư, nghiên cứu các
biện pháp nâng cao hiệu quả việc sử dụng ngôn ngữ trong từng loại văn bản là
vấn đề cấp thiết đặt ra.
Cho đến nay, văn phong, ngôn ngữ văn bản QLNN đã được nghiên cứu
trong các cơng trình như:
- Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước(1997), Bùi
Khắc Việt, Nhà xuất bản khoa học xã hội;
- Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước (2006), Nguyễn Văn Thâm,
Nhà xuất bản chính trị quốc gia;
- Tiếng Việt hiện đại (1996), Nguyễn Hữu Quỳnh, Trung tâm biên soạn từ
điển bách khoa Việt Nam;
- Giáo trình Tiếng Việt thực hành (2005), Học viện Hành chính Quốc gia,
Nhà xuất bản giáo dục;
- Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản (2004), Học viện
Hành chính Quốc gia, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội.
Văn phong, ngôn ngữ văn bản QLNN cũng là một trong những nội dung
nghiên cứu trong các luận văn như:
- Hoàn thiện việc ban hành văn bản QLNN của hệ thống các cơ quan hành
chính nhà nước. Luận văn Thạc sĩ - Hà Quang Thanh - 2000

2


- Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan QLNN tại tỉnh
Đồng Nai. Luận văn Thạc sĩ - Hồ Văn Năm - 2001
- Ban hành và quản lý văn bản QLNN của cấp xã (qua thực tế tỉnh Phú
Thọ). Luận văn Thạc sĩ - Nguyễn Văn Bình – 2002
Tuy nhiên chưa có ln văn thạc sĩ và cử nhân chun ngành quản lý hành
chính cơng nào nghiên cứu chuyên sâu về ngôn ngữ trong văn bản QLNN của
UBND phường Yên Phụ. Vì vậy, trong phạm vi luận văn tốt nghiệp, tôi chọn đề
tài: “Văn phong và ngôn ngữ văn bản quản lý nhà nước của Uỷ ban nhân dân
phường Yên Phụ”.
2. Mục đích của đề tài
Nghiên cứu thực trạng sử dụng ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nước
của Uỷ ban nhân dân phường Yên Phụ, từ đó đề xuất giải pháp đảm bảo tính
chuẩn mực về ngôn ngữ.
3. Phạm vi nghiên cứu
Các văn bản QLNN do Ủy ban nhân dân phường Yên Phụ ban hành từ
năm 2003 đến năm 2006.
4. Nhiệm vụ của đề tài
- Tìm hiểu cơ sở lý luận về văn bản quản lý nhà nước; đặc điểm văn phong
hành chính cơng vụ; yêu cầu về ngôn ngữ trong văn bản QLNN.
- Nghiên cứu thực trạng sử dụng ngôn ngữ trong các văn bản QLNN do
UBND phường Yên Phụ ban hành.
- Một số giải pháp nhằm đảm bảo yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn
bản QLNN của UBND phường Yên Phụ.
5. Phương pháp nghiên cứu
a. Nghiên cứu lý luận
Đề tài dựa vào nội dung các văn bản pháp luật của nhà nước về xây dựng,
ban hành, kiểm tra xử lý văn bản, dựa vào các cơng trình nghiên cứu trên làm

nền tảng gắn kết lý luận với thực tiễn việc sử dụng các văn bản QLNN của
UBND phường Yên Phụ.
3


b. Phương pháp nghiên cứu thực tiễn
- Khảo sát thực tiễn.
- Phân tích, tổng hợp từ các báo cáo, tài liệu tham khảo, các số liệu thu
thập liên quan đến hoạt động xây dựng và ban hành văn bản của UBND phường
Yên Phụ.
- Phương pháp thống kê.
- Phương pháp so sánh.
6. Ý nghĩa của đề tài
- Các giải pháp đề tài đưa ra có thể tiếp tục nghiên cứu áp dụng trong
thực tế hoạt động ban hành văn bản.
- Kết quả nghiên cứu của đề tài có thể làm tư liệu nghiên cứu, giảng dậy
môn kỹ thuật soạn thảo ban hành văn bản, trong các chương trình đào tạo, bồi
dưỡng về hành chính như: cử nhân, trung cấp, tiền cơng vụ, bồi dưỡng cán bộ
cấp xã.
7.Kết cấu của khóa luận
Ngồi phần mở đầu và kết luận, phụ lục, khóa luận gồm 3 chương:
- Chương I: Văn phong , ngôn ngữ - một yếu tố tạo nên chất
lượng văn bản QLNN
- Chương II: Thực trạng sử dụng ngôn ngữ trong văn bản
QLNN của UBND phường Yên Phụ
- Chương III: Một số giải pháp nhằm đảm bảo yêu cầu về sử
dụng ngôn ngữ trong văn bản QLNN của UBND phường Yên Phụ

4

CHƯƠNG 1
VĂN PHONG, NGÔN NGỮ - MỘT YẾU TỐ
TẠO NÊN CHẤT LƯỢNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

1.1. Khái quát chung về văn bản QLNN
1.1.1. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước
Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ.
Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thực hiện được sự giao tiếp ở những
khoảng không gian cách biệt nhau vô tận qua các thế hệ. Hoạt động giao tiếp
bằng ngôn ngữ ln ln được thực hiện qua q trình phát và nhận các ngôn
bản. Là sản phẩm ngôn ngữ của hoạt động giao tiếp, ngôn bản tồn tại ở dạng âm
thanh (là các lời nói) hoặc được ghi lại dưới dạng chữ viết chính là văn bản. Như
vậy:
Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngơn ngữ hay
ký hiệu nhất định.
Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực hoạt động của đời sống xã
hội. Tuỳ theo từng lĩnh vực cụ thể, từng điều kiện cụ thể mà văn bản có những
hình thức và nội dung thể hiện khác nhau. Chẳng hạn, trong hệ thống văn bản nói
chung thì văn bản văn chương (văn học nghệ thuật) khác với văn bản quản lý;
trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước thì văn bản quy phạm pháp luật khác
với văn bản hành chính và trong mỗi loại như vậy thì các hình thức văn bản cụ
thể cũng rất khác nhau. Sự hình thành văn bản trong từng lĩnh vực cụ thể cũng
khác nhau.
Trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước, hệ thống văn bản quản lý
hành chính nhà nước được hình thành trong các cơ quan, đơn vị, là phương tiện
thực hiện các chức năng của bộ máy quản lý nhà nước, phản ảnh cụ thể các quan
hệ xã hội. Đồng thời, nó có liên quan và ảnh hưởng lẫn nhau theo đặc trưng này
hoặc đặc trưng khác của hoạt động quản lý nhà nước.
5

Trong hoạt động quản lý nhà nước, trong giao dịch giữa các cơ quan nhà
nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, công dân, văn bản là phương
tiện thông tin cơ bản, là sợi dây liên lạc chính giữa Nhà nước với các tổ chức và
cơng dân. Có thể thấy, văn bản quản lý nhà nước chính là phương tiện để xác
định và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý nhà nước. Xây
dựng các văn bản QLNN, do đó, cần được xem là một bộ phận hữu cơ của hoạt
động QLNN và là một trong những biểu hiện quan trọng của hoạt động này.
Như vậy: “văn bản QLNN là những quyết định và thơng tin quản lý thành
văn (được văn bản hố) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm
quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành
bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội
bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với tổ chức và cơng dân”[6].
1.1.2. Vai trị của văn bản QLNN
Trong hoạt động QLNN, vai trị có một vị trí đặc biệt quan trọng. Có thể
kể ra một số vai trò của văn bản như sau:
a) Văn bản quản lý hành chính nhà nước là cơ sở đảm bảo thông tin
cho hoạt động quản lý
Trong hoạt động quản lý nhà nước, nhu cầu thông tin rất lớn, đa dạng và
luôn luôn biến đổi. Nhu cầu này xác định tuỳ vào từng công việc, từng loại công
việc cần những thơng tin gì, theo phạm vi hoạt động của từng cơ quan và nhiều
yếu tố khác.
Có thể nói, thơng tin phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước chủ yếu bằng
văn bản. Thông qua văn bản các đơn vị trong cơ quan có thể thu thập những
thơng tin cần thiết cho hoạt động hàng ngày của mình, tạo điều kiện cho hoạt
động của cơ quan đạt hiệu quả cao nhất. Các thông tin thu được trong văn bản
thường là:
- Thông tin về chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến
mục tiêu và phương hướng hoạt động lâu dài của cơ quan;

6


- Thông tin về nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể của từng cơ quan, tổ
chức;
- Phương thức hoạt động, quan hệ công tác giữa các đơn vị và các cơ quan
với nhau;
- Thơng tin về tình hình đối tượng bị quản lý, về sự biến động của cơ quan,
về chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, tổ chức;
- Thông tin về các kết quả đạt được trong quản lý.
Đối với mọi cơ quan, tổ chức những thơng tin đó là quan trọng và cần thiết
để mọi cơ quan, tổ chức có thể hoạt động có hiệu quả.
b) Văn bản là phương tiện hữu hiệu trong việc truyền đạt các quyết
định quản lý
Trong quản lý, truyền đạt quyết định có một ý nghĩa rất quan trọng và địi
hỏi khơng chỉ cần nhanh chóng mà cịn phải chính xác, đúng đối tượng. Vấn đề
đặt ra là phải truyền đạt như thế nào để đối tượng bị quản lý thông suốt, hiểu
được nhiệm vụ và nắm bắt được ý đồ lãnh đạo, nhiệt tình và phấn khởi thực hiện
khi nhận được quyết định. Việc truyền đạt kéo dài, nửa vời, thiếu cụ thể, thiếu
chính xác sẽ làm cho quyết định quản lý khó có điều kiện thực hiện hoặc thực
hiện với hiệu quả thấp, thậm chí khơng hiệu quả.
Thực tế cho thấy văn bản và các hệ thống văn bản có vai trị rất quan trọng
trong việc truyền đạt các quyết định quản lý. Chúng có khả năng giúp cho việc
truyền đạt các thông tin quản lý một cách rộng rãi, đồng loạt và có độ tin cậy cao
từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý. Vì vậy, trong quá trình thực hiện
cần phải chú ý đến việc sử dụng hợp lý các văn bản, xây dựng hệ thống chu
chuyển văn bản trong cơ quan sao cho khoa học để chúng phục vụ tốt nhất cho
việc truyền đạt các quyết định quản lý.
Truyền đạt quyết định quản lý và việc sử dụng văn bản như một phương

tiện để truyền đạt là một khía cạnh quan trọng của việc tổ chức khoa học lao
động quản lý. Tổ chức tốt thì năng suất lao động sẽ cao, tổ chức không tốt, thiếu

7


khoa học thì năng suất làm việc của người quản lý, của cả cơ quan sẽ bị hạn chế.
Văn bản có thể giúp cho các nhà quản lý tạo ra các mối quan hệ về mặt tổ chức
trong các cơ quan, đơn vị trực thuộc theo yêu cầu của mình, hướng hoạt động
của các thành viên vào một mục tiêu nào đó trong quản lý.
c) Văn bản là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy
lãnh đạo và quản lý
Kiểm tra là điều kiện tất yếu để đảm bảo cho bộ máy lãnh đạo và quản lý
hoạt động có hiệu quả. Nếu khơng có kiểm tra chặt chẽ và thiết thực thì mọi chỉ
thị, nghị quyết, quyết định của các cơ quan lãnh đạo và quản lý rất có thể chỉ là
lý thuyết sng. V.I. Lênin từng nói rằng kiểm sốt và kiểm tra việc thực hiện là
một phương tiện có hiệu lực để thúc đẩy các cơ quan nhà nước, các cơ quan kinh
tế, các tổ chức xã hội hoạt động một cách tích cực, có hiệu quả.
Trong thực tế, có thể có nhiều phương tiện để thực hiện việc kiểm tra,
kiểm soát các hoạt động quản lý nhà nước, nhưng một trong những phương tiện
quan trọng khơng thể thiếu cho cơng tác kiểm tra đó là hệ thống các văn bản
quản lý nhà nước. Tuy nhiên, để cho công tác kiểm tra bằng văn bản thu được
kết quả chúng ta cần phải tổ chức một cách khoa học. Cần xác định rõ phải có
những văn bản gì để phục vụ cho cơng tác kiểm tra và biện pháp áp dụng văn
bản đó để kiểm tra công việc trong các đơn vị. Để việc kiểm tra có hiệu quả,
chúng ta cần chú ý hai phương diện: một là tình huống xuất hiện văn bản trong
hoạt động của các cơ quan và các đơn vị trực thuộc; hai là nội dung các văn bản
và việc thực hiện văn bản đó trên thực tế. Ở những mức độ khác nhau, cả hai
phương diện này đều có thể cho thấy chất lượng trong hoạt động thực tế của cơ
quan.

Việc kiểm tra hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý thông qua hệ
thống văn bản không thể tách rời với việc phân công trách nhiệm một cách cụ
thể, chính xác cho mỗi bộ phận, mỗi cán bộ trong các đơn vị của hệ thống bị
quản lý. Nếu sự phân cơng khơng rõ ràng, thiếu khoa học thì khơng thể tiến hành
kiểm tra có kết quả.
8


Chủ tịch Hồ Chí Minh từng nói: “Muốn chống bệnh quan liêu giấy tờ,
muốn biết các nghị quyết có được thi hành không, muốn biết ai ra sức làm, làm
qua chuyện chỉ có một cách là khéo kiểm sốt”.
d) Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật
Xây dựng hệ thống pháp luật hành chính là nhằm tạo ra cơ sở cho các cơ
quan hành chính nhà nước, các cơng dân có thể hoạt động theo những chuẩn mực
pháp lý thống nhất, phù hợp với sự phân chia quyền hành trong quản lý nhà
nước. Khi xây dựng và ban hành các văn bản quản lý nhà nước cần chú ý đảm
bảo các yêu cầu về nội dung và hình thức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của mỗi cơ quan do luật định sao cho các văn bản ban hành có giá trị
điều hành thực tế chứ khơng chỉ mang tính hình thức, và về ngun tắc, chỉ khi
đó các văn bản mới đảm bảo được quyền uy của cơ quan nhà nước. Đây cũng là
một yêu cầu quan trọng trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia.
1.1.3. Phân loại văn bản quản lý nhà nước
Văn bản QLNN là một tập hợp các văn bản được ban hành tạo nên một
chỉnh thể các văn bản cấu thành hệ thống, trong đó tất cả các văn bản có liên
quan mật thiết với nhau về mọi phương diện, được sắp xếp theo trật tự pháp lý
khách quan, lôgic và khoa học. Hệ thống văn bản QLNN gồm nhiều loại, do chủ
thể khác nhau ban hành, mỗi loại có những tính chất đặc thù riêng. Văn bản có
thể được phân loại theo các tiêu chí khác nhau tùy theo mục đích và những nội
dung phân loại. Các tiêu chí đó có thể là:
- Phân loại theo hiệu lực pháp lý;

- Phân loại theo tác giả;
- Phân loại theo tên loại;
- Phân loại theo nội dung;
- Phân loại theo thời gian và địa điểm hình thành;
- Phân loại theo kỹ thuật chế tác.
- Theo Điều 4 của Nghị định của Chính phủ số 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 về cơng tác văn thư, các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức bao gồm:
9


+ Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản
quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi bổ sung một số
điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm
2002.
+ Văn bản hành chính
Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thơng cáo, thơng báo, báo cáo, đề án,
chương trình, kế hoạch, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, cơng điện, giấy
chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ
phép, giấy biên nhận, phiếu gửi, phiếu chuyển.
+ Văn bản chuyên ngành
Các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan
quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
+ Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội
Các hình thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do
người đứng đầu cơ quan trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã
hội quy định.
Như vậy, theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP, có thể phân loại văn bản quản
lý nhà nước như sau:
a) Văn bản quy phạm pháp luật (QPPL)

- Văn bản quy phạm pháp luật là những văn bản do cơ quan nhà nước có
thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử
sự chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa.
Hệ thống văn bản QPPL được quy định chi tiết tại Điều 1 Luật ban hành
văn bản QPPL ngày 12/11/1996, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/1997; đã
được sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành QPPL do Quốc hội khóa
IX, kỳ họp thứ 2 thơng qua 16/12/2002, hiệu lực từ 27/12/2002. Theo đó, hệ
thống văn bản QPPL bao gồm:
1. Văn bản do Quốc hội ban hành: Hiến pháp, luật, nghị quyết.
Văn bản do ủy ban Thường vụ Quốc hội: Pháp lệnh, nghị quyết;
10


2. Văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác ở TW ban hành
để thi hành văn bản QPPL của Quốc hội,ủy ban thường vụ Quốc hội:
a. Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước;
b. Nghị quyết, nghị định của Chính phủ;
Quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ;
c. Quyết định, chỉ thị, thơng tư của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang
bộ;
d. Nghị quyết của Hội đồng thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao; Quyết
định, chỉ thị, thơng tư của Chánh án Tịa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện
kiểm sát nhân tối cao;
đ. Nghị quyết, thông tư liên tịch giữa các cơ quan nhà nước có thẩm quyền
, giữa cơ quan nhà nước có thẩm quyền với tổ chức chính trị xã hội;
3. Văn bản do HĐND, UBND ban hành để thi hành văn bản QPPL của Quốc
hội, ủy ban Thường vụ Quốc hội và văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên;
Văn bản do UBND ban hành còn để thi hành nghị quyết của HĐND cùng
cấp:
a. Nghị quyết của HĐND;

b. Quyết định, chỉ thị của UBND.
b) Văn bản cá biệt
Văn bản cá biệt là những văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền
ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm đưa ra các quy tắc xử sự riêng
đối với từng trường hợp, vụ việc cụ thể.
Có hai hình thức văn bản chủ yếu: quyết định cá biệt và chỉ thị cá biệt.
Thông thường văn bản cá biệt là những văn bản liên quan đến quyết định
nhân sự như quyết định tuyển dụng, khen thưởng, kỷ luật CBCC; liên quan đến
quyết định xử phạt hành chính, quyết định phê duyệt dự án.
Các văn bản sau đây không phải là văn bản QPPL: quyết định bổ nhiệm,
miễn nhiệm, cách chức, cho từ chức, tạm đình chỉ cơng tác cán bộ, cơng chức;
quyết định xử lý vi phạm hành chính; văn bản quy phạm nội bộ của cơ quan, đơn
vị; văn bản cá biệt để phát động phong trào thi đua, biểu dương người tốt, việc
11


tốt và các văn bản cá biệt khác để giải quyết vụ việc cụ thể đối với đối tượng cụ
thể.
c) Văn bản hành chính thơng thường
Văn bản hành chính thơng thường là những văn bản mang tính chất thơng
tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản QPPL hoặc dùng để giải quyết các tác
nghiệp cụ thể. Nó thường dùng để phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi
chép công việc, báo cáo công vụ của các cơ quan nhà nước, đồn thể, cơng chức
với nhau hay trong cùng một đơn vị.
Văn bản hành chính thơng thường có đặc điểm là không quy định thẩm
quyền và không giới hạn thẩm quyền. Nó ra đời theo tính chất, u cầu cơng
việc; khơng mang tính chế tài bắt buộc. Văn bản hành chính thơng thường có
nhiều biến thể bao gồm các văn bản có tên loại và các văn bản khơng có tên loại
như: thủ cơng (cơng văn, cơng điện), trình báo (tờ trình, thơng báo, thơng cáo,
báo cáo, biên bản), văn bản chuyển đổi hay văn bản quy phạm pháp luật phụ (kế

hoạch, đề án, quy chế, quy định, điều lệ, chương trình), các văn bản giấy tờ khác
(giấy nghỉ phép, giấy đi đường).
d) Văn bản chuyên môn kỹ thuật
Đây là hệ thống văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số
cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật. Những cơ quan, tổ chức
khác khi có nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải theo mẫu quy định của
các cơ quan trên.
- Văn bản chuyên môn: trong các lĩnh vực tư pháp, tài chính.
- Văn bản kỹ thuật: trong các lĩnh vực xây dựng, kiến trúc, trắc địa, bản
đồ, khí tượng thủy văn...
Tóm lại, văn bản QLNN rất đa dạng, do nhiều chủ thể tiến hành dưới các
hình thức khác nhau để đưa pháp luật vào thực tiễn quản lý mọi mặt của đời sống
xã hội như: chính trị, kinh tế, văn hóa, an ninh, giáo dục, quốc phịng, đối ngoại.
Chúng giúp ổn định tổ chức nội bộ các cơ quan nhà nước trong việc xác định cơ
chế, lề lối làm việc, quan hệ giữa các bộ phận trong việc đặt ra và thực hiện các
quy định quyền và nghĩa vụ của công dân. Văn bản QLNN giúp các cấp, cán bộ
12


có thẩm quyền đặt ra những quy định cần thiết để điều chỉnh các quan hệ xã hội
phát sinh trong quản lý hành chính nhà nước.
1.2. Những yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ văn bản QLNN
Để đạt hiệu quả cao trong công tác soạn thảo văn bản, người soạn thảo cần
phải nắm vững đặc điểm của văn phong hành chính -cơng vụ và những u cầu
về ngơn ngữ.
1.2.1. Phong cách ngơn ngữ hành chính - cơng vụ
1.2.1.1. Khái niệm phong cách chức năng
Cho đến nay, trong ngôn ngữ học, quan niệm về văn phong (phong cách)
cịn có những quan điểm khác nhau.
- Trong “Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước” của

Bùi Khắc Việt: “Phong cách chức năng là một hệ thống các phương tiện ngôn
ngữ bao gồm những từ ngữ, những cấu trúc cú pháp, những phương tiện ngữ âm
của ngơn ngữ tồn dân, thường dùng trong những điều kiện giao tiếp nhất định,
để phục vụ một mục đích nhất định” [9,85].
Các phương tiện này phải được dùng lặp đi lặp lại với tần số cao. Những
phương tiện có tần số sử dụng q thấp khơng để lại trong đầu óc người đọc một
ấn tượng riêng về phong cách, không thể gọi là yếu tố riêng tạo nên phong cách.
Tuy nhiên, vì mỗi phong cách đều sử dụng những phương tiện mà tất cả
các phong cách khác cũng sử dụng, cho nên trong mỗi phong cách đều có các
phương tiện ngơn ngữ có tính chất trung tính về màu sắc biểu cảm ngơn từ.
Hiện tượng các phong cách có liên quan chặt chẽ đến các yếu tố ngồi
ngơn ngữ hay nói đúng hơn phong cách là do các yếu tố ngồi ngơn ngữ quyết
định. Chỉ có thể cắt nghĩa được đặc điểm của một phong cách, khi phân tích
mục đích, hồn cảnh, mơi trường giao tiếp và nội dung phát ngôn. Trong các
yếu tố ngồi ngơn ngữ đó, có tác dụng quyết định nhất đến đặc điểm phong cách
là môi trường giao tiếp.
- Theo Vương Thị Kim Thanh: “Phong cách ngôn ngữ là những khuôn mẫu
xây dựng các lớp văn bản, hay phát ngôn khác nhau theo những cách vận dụng

13


những phương tiện ngôn ngữ khác nhau, thể hiện các vai (các cương vị xã hội
đã được khái quát hoá) trong quan hệ giao tiếp” [21,51].
+ Mỗi văn bản (hay phát ngơn) thuộc một kiểu phong cách nào đó phải
tn theo một chuẩn mực ngôn ngữ sao cho phù hợp với hoạt động của lời nói và
với các kiểu của thể loại văn bản. Chuẩn mực phong cách gắn với một đặc trưng
của hoạt động, với một kiểu, một thể loại văn bản cụ thể.
+ Việc lựa chọn, sử dụng các phương tiện ngôn ngữ khác nhau do những
nhân tố ngồi ngơn ngữ quy định; những nhân tố đó bao gồm: hồn cảnh giao

tiếp, đề tài và mục đích giao tiếp, đối tượng giao tiếp, vai và quan hệ vai của
những người tham gia giao tiếp.
- Theo Nguyễn Hữu Quỳnh: “Phong cách ngôn ngữ là nét riêng, đặc điểm
riêng của ngôn ngữ chuẩn mực được vận dụng vào trong các hoàn cảnh giao
tiếp xã hội khác nhau với các đối tượng giao tiếp khác nhau bằng các sắc thái
biểu cảm khác nhau”[10, 154].
1.2.1.2. Phân loại phong cách chức năng
Các nhà ngơn ngữ học có nhiều cách giải quyết khác nhau trong vấn đề
phân loại phong cách chức năng của ngôn ngữ tiếng Việt. Tuy nhiên, phần lớn
các tác giả đều thống nhất phân loại các phong cách chức năng gồm: phong cách
hành chính, phong cách khoa học, phong cách văn chương, phong cách chính
luận, phong cách khẩu ngữ. [11,87; 18,56; 13; 6; 14].
Cách phân loại trên dựa vào những tiêu chí sau đây:
+ Sự phân loại như trên dựa trên cơ sở sự lệ thuộc của chủ thể nói (viết) và
một nhóm xã hội nhất định, vào vai trị xã hội của chủ thể, vào thái độ của chủ
thể đối với đối tượng được nói đến và đối với người nhận.
+ Trình tự phân loại trên cũng dựa vào mức độ ngày càng cao của sự tác
động cá nhân đến mức độ của tính diễn cảm của lời nói.
1.2.1.3. Khái niệm phong cách ngơn ngữ hành chính - cơng vụ
- Theo quan điểm của Vương Thị Kim Thanh: “Phong cách hành chính cơng vụ là khn mẫu (hiểu là khn hoặc mẫu để sản xuất ra một loạt sản
phẩm như nhau) thích hợp để xây dựng lớp văn bản trong đó thể hiện vai của
14


người tham gia giao tiếp trong lĩnh vực hành chính cơng vụ. Nói một cách cụ thể
hơn, đó là vai của những người tham gia vào các công việc tổ chức, quản lý,
điều hành của cơ quan, đơn vị” [21,52].
Khái

niệm

trên

có

thể

được

giải

thích

rõ

như

sau:

+ Phong cách hành chính - cơng vụ là khn mẫu sử dụng cho lớp văn bản
dựa vào kiểu ngôn ngữ viết, phi nghệ thuật. Ngơn ngữ viết có đặc thù riêng,
mang tính chất chuẩn mực cao hơn ngơn ngữ nói. Phong cách hành chính - cơng
vụ sử dụng ngơn ngữ phi nghệ thuật, nghĩa là ngơn ngữ hồn tồn khơng có tính
biểu cảm.
+ Phong cách hành chính - cơng vụ được sử dụng trong hoàn cảnh theo
nghi thức. Hoàn cảnh theo nghi thức là hồn cảnh xã hội trong đó diễn ra hành vi
giao tiếp bằng lời nói mang tính đứng đắn, nghiêm túc, hồn chỉnh; khác với
hồn cảnh khơng theo nghi thức là hoàn cảnh diễn ra hành vi giao tiếp bằng lời
nói mang tính chất tự do, thoải mái, tuỳ tiện.
+ Phong cách hành chính cơng vụ sử dụng trong tình thế vai bằng nhau

hay khơng bằng nhau. Vai bằng nhau là vai của những

cấp ngang hàng. Vai

không bằng nhau là vai của cấp dưới đối với cấp trên và ngược lại. Người soạn
thảo văn bản cần xác định rõ vai của chủ thể soạn thảo văn bản, cũng như xác
định rõ vai của đối tượng mà văn bản hướng đến; trên cơ sở đó mà lựa chọn cách
xưng hô, cách viết cho phù hợp.
+ Trong phong cách hành chính - cơng vụ yếu tố cá nhân của người viết bị
loại trừ hoàn toàn. Người soạn thảo văn bản hành chính - cơng vụ khơng được
bộc lộ cá nhân qua văn bản. Chữ ký trên văn bản chỉ có ý nghĩa xác nhận giá trị
pháp lý của văn bản chứ không phải xác nhận tác giả của văn bản.
- Văn bản quản lý nhà nước được viết theo văn phong hành chính - cơng
vụ, một loại văn phong tổng hợp và hỗn dung văn phong pháp luật và văn phong
hành chính - cơng vụ.
Vậy phong cách ngơn ngữ hành chính - cơng vụ trong Luận văn này được
hiểu là: “ Văn phong hành chính cơng vụ là dạng ngôn ngữ tiếng Việt văn học
tạo thành hệ thống tương đối khép kín, hồn chỉnh các phương tiện ngơn ngữ
15


viết đặc thù nhằm phục vụ cho các mục đích giao tiếp bằng văn bản trong lĩnh
vực hoạt động pháp luật và hành chính” [6].
Văn phong hành chính - cơng vụ được sử dụng trong giao tiếp bằng văn
bản tại các cơ quan nhà nước trong công tác điều hành - quản lý, ở tịa án, trong
hội đàm cơng vụ và ngoại giao. Đó là văn phong của các văn bản pháp luật, các
quyết định quản lý, các văn kiện chính thức khác nhau, thư tín cơng vụ, diễn văn,
các bài phát biểu tại các cơ quan bảo vệ pháp luật, các chỉ dẫn mang tính pháp
lý…
1.2.1.4. Đặc điểm văn phong hành chính - cơng vụ

Phong cách ngơn ngữ trong các văn bản QLNN là phong cách hành chính.
Thực hiện chức năng truyền đạt thông tin, mệnh lệnh trong công tác quản lý,
lãnh đạo, các văn bản QLNN có những đặc điểm sau đây văn phong hành chính
cơng vụ:
- Tính chính xác;
- Tính phổ thơng, đại chúng;
- Tính khách quan - phi cá tính;
- Tính khn mẫu;
- Tính trang trọng, lịch sự.
a) Tính chính xác
u cầu chính xác địi hỏi ngôn ngữ phải diễn đạt sát đúng thực tế khách
quan, sát đúng điều người viết định trình bày trong văn bản.
Văn bản quản lý hành chính nhà nước được sử dụng để điều chỉnh các mối
quan hệ trong quản lý nhà nước, quản lý xã hội hay để truyền đạt thông tin, trao
đổi, giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức trong việc thực hiện chức năng, nhiệm
vụ của mình. Vì vậy, văn bản phải được viết sao cho thể hiện đúng nội dung
muốn truyền đạt, giúp mọi người có thể hiểu một cách rõ ràng, chính xác. Hơn
thế nữa, phải tạo cho tất cả mọi đối tượng tiếp nhận có cách hiểu như nhau theo
một nghĩa duy nhất về nội dung văn bản, không tự ý suy luận, nhằm đảm bảo
16


hiệu lực thi hành thống nhất trong toàn xã hội. Đây là đặc điểm rất quan trọng
của văn phong hành chính. Bởi vì, văn bản khơng rõ ràng, mơ hồ sẽ dẫn đến việc
hiểu và thực hiện văn bản không thống nhất, làm giảm tính hiệu lực và hiệu quả
của văn bản.
b) Tính phổ thơng, đại chúng
Đối tượng tiếp nhận của văn bản quản lí nhà nước, đặc biệt của nhóm văn
bản quy phạm pháp luật, là nhiều tầng lớp nhân dân trong cả nước. Vì vậy, ngơn
ngữ biểu đạt phải mang tính phổ thơng, đại chúng, dễ hiểu, dễ nhớ, dễ tiếp thu

đối với mọi tầng lớp nhân dân.
Hồ Chủ Tịch đã từng căn dặn: “Chúng ta không chống mượn tiếng nước
ngoài để làm tiếng ta đầy đủ thêm. Nhưng chúng ta phải chống cách mượn
không phải lối, mượn đến nỗi bỏ cả tiếng ta, đến nỗi quần chúng khơng hiểu”.
Tất nhiên, tính phổ thơng, đại chúng ở đây khơng hề mâu thuẫn với tính
khn mẫu, chuẩn mực. Cần lưu ý tránh hiện tượng sử dụng ngôn ngữ suồng sã,
thông tục với quan điểm cho rằng như vậy mới đạt được yêu cầu đại chúng của
ngôn ngữ trong văn bản hành chính.
c) Tính khách quan
Văn bản quản lý hành chính là tiếng nói của quyền lực nhà nước, đại diện
cho ý chí nguyện vọng của nhân dân, dù rằng văn bản có thể được giao cho một
cá nhân soạn thảo, vì vậy văn bản phải đảm bảo tính khách quan.
Trong hoạt động hành chính, người soạn thảo văn bản ln phải nhân danh
cơ quan, tổ chức trình bày ý chí, tư tưởng lãnh đạo của cơ quan cơng quyền nên
không được tự ý đưa những quan điểm riêng của mình vào nội dung văn bản.
Chính vì vậy, hành văn biểu cảm, hệ thống ngơn từ thể hiện tình cảm, quan điểm
cá nhân là không phù hợp với văn phong hành chính - cơng vụ.
Tính khách quan làm cho văn bản có tính trang trọng, tính ngun tắc cao,
kết hợp với những luận cứ chính xác sẽ làm cho văn bản có sức thuyết phục, đạt
hiệu quả trong cơng tác quản lý nhà nước.

17


d) Tính trang trọng, lịch sự
Văn bản quản lý hành chính nhà nước là phương tiện hình thành và duy trì
các mối quan hệ trong quản lý nhà nước, thậm chí các mối quan hệ giữa các
quốc gia, vì vậy phải thể hiện được sự trang trọng, uy nghiêm, lịch sự. Trong
thực tế, sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự không những biểu hiện sự tôn
trọng đối với chủ thể thi hành và thực hiện, mà đồng thời còn góp phần làm tăng

uy tín của cơ quan ban hành văn bản.
"Văn bản là tiếng nói của chính quyền hoặc cơ quan này với cơ quan
khác hoặc chính quyền với cá nhân. Lời nói trong văn bản là lời nói của chính
quyền, một pháp nhân có thẩm quyền sử dụng chủ quyền của quốc gia. Lời nói
trong văn bản là lời nói có hiệu lực thi hành đối với nơi nhận. Do đó, văn bản
cần có đặc tính trang trọng, uy nghi." [19, 89]
e) Tính khn mẫu
Đây là đặc tính làm nên sự khác biệt giữa văn bản quản lý hành chính với
những loại văn bản thuộc các phong cách ngơn ngữ khác. Có thể nói, tính khn
mẫu của văn phong hành chính được thể hiện ở mức độ rất cao, nó bảo đảm cho
tính thống nhất, tính khoa học và tính văn hố của cơng văn giấy tờ.
Tính khn mẫu trong văn bản hành chính thể hiện nhiều ở mức độ khác
nhau, đó là:
- Sử dụng lặp lại các thuật ngữ, từ ngữ thuộc lớp từ hành chính-cơng vụ;
- Sử dụng lặp đi lặp lại một số kiểu cấu trúc ngữ pháp;
- Xây dựng văn bản theo bố cục chung theo các tình huống hành chính;
- Sử dụng các văn bản mẫu (các văn bản được in sẵn thành mẫu, chỉ cần
điền thêm những thông tin cụ thể).
1.2.2. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản QLNN

18


Để đảm bảo các đặc trưng của văn phong hành chính - cơng vụ, việc sử
dụng các đơn vị ngơn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải đảm bảo các yêu cầu
sau:
1.2.2.1. Về cách dùng từ ngữ
a) Sử dụng từ ngữ chuẩn xác
- Dùng từ đúng nghĩa từ vựng, tức là từ phải biểu hiện được chính xác nội
dung cần thể hiện.

Ví dụ 1:“Văn bản là biện pháp quan trọng trong quản lý nhà nước”.
Trong câu này thay vì biện pháp phải dùng phương tiện.
Ví dụ 2: “Nhà nước khuyến mại và tạo điều kiện cho tổ chức ,cá nhân
trong việc sử dụng và khai khẩn hợp lý thành phần mơi trường”.
Trong câu này có hai từ đã bị sử dụng sai là “khuyến mại” và “khai khẩn”.
“Khuyến mại” có nghĩa là khuyến khích khách hàng tiêu thụ sản phẩm bằng cách
hạ giá hoặc cho không, như vậy ở đây cần phải dùng từ “khuyến khích” (tức là
“truyền đạt sự tin tưởng, phấn khởi để người ta hành động được tốt) mới phù hợp
với “sử dụng (và…) hợp lý”. Từ “khai khẩn” có nghĩa là “vỡ đất hoang để trồng
trọt”, như vậy không thể dùng với “thành phần môi trường” được. Đúng ra phải
dùng “khai thác” (với nghĩa “biến thành một nguồn lợi kinh tế hoặc rút ra những
vật có ích cho nền kinh tế từ một nguồn lợi thiên nhiên”[20].
- Không dùng từ ngữ làm phát sinh cách hiểu đa nghĩa.
Ví dụ 1: “Gia đình chị Lan càng thêm khó khăn khi có thêm hai miệng
ăn”.
Trong trường hợp này khơng nên sử dụng biện pháp hốn dụ “hai miệng
ăn” mà nên thay bằng “hai người”.
Ví dụ 2: “Xử phạt từ 20.000 đồng đến 50.000 đồng đối với hành vi không
thực hiện hay thực hiện không đầy đủ những quy định về đăng ký hộ khẩu khi
thay đổi nơi ăn ở”.

19


- Dùng từ ngữ theo chuẩn phổ thông, không dùng từ ngữ địa phương, trừ
trường hợp sử dụng từ ngữ địa phương để chỉ những sự vật, hiện tượng mà chỉ
địa phương đó mới có hoặc những từ ngữ có nguồn gốc địa phương đã trở thành
từ ngữ phổ thơng.
Ví dụ 1: “Hiện nay một số trà ngô đã bắt đầu xốy nõn”.
Ví dụ 2: “Ban quản lý tổ chức thu các hộ sới lại thịt tại chợ Hùng Lô”.

- Sử dụng hợp lý và chính xác các từ Hán-Việt và các từ gốc nước ngồi
khác. Khơng nên lạm dụng từ Hán Việt, từ ngoại nhập mà phải sử dụng một cách
thích hợp và phù hợp.
Ví dụ: địa ốc (nhà đất), thường niên (hàng năm), phi trường (sân bay), vip
(quan trọng), áo pull( áo phông)…
- Không nên lạm dụng thuật ngữ chun mơn. Nếu trong văn bản có từ
chun mơn sâu thì phải giải thích, hoặc phải định nghĩa các thuật ngữ khơng
quen thuộc đối với đời sống nhân dân.
Ví dụ: “Thí sinh đem tài liệu vào khu vực thi sẽ bị xử lý kỷ luật bằng hình
thức đình chỉ”.
Trong câu trên nên giải thích rõ thế nào là “khu vực thi”.
- Tránh thừa từ, lặp từ.
Ví dụ1: “Những thiệt hại do nạn ô nhiễm môi trường gây ra không thể kể
bằng con số hay số liệu cụ thể”.
Trong trường hợp trên, “con số” và “số liệu” đồng nghĩa với nhau nên chỉ
cần chọn một phương án là đã đủ nghĩa và rõ ràng.
Ví dụ 2: “gia nhập vào quân đội”.
Trường hợp này từ “gia nhập” đã bao hàm cả nghĩa của từ “vào”.
- Hạn chế đến mức tối đa các từ viết tắt để đảm bảo tính rõ ràng và nghiêm
túc của văn bản. Đối với các trường hợp cần viết tắt để tránh dài dòng, cần phải
viết đầy đủ ở lần sử dụng đầu tiên, sau đó có chú giải về quy ước viết tắt.

20


- Sử dụng từ đúng chính tả tiếng Việt.
Chính tả tiếng Việt về cơ bản đã thống nhất trên toàn quốc. Giọng nói ba
miền Bắc, Trung, Nam tuy có khác nhau về âm sắc nhưng đều có cách viết chính
tả chung. Tuy nhiên, thực tế cho thấy lỗi chính tả thường gặp trong tiếng Việt
khá đa dạng, bao gồm các lỗi về phần vần, về hệ thống phụ âm đầu và lỗi viết

hoa. Người soạn thảo văn bản luôn phải chú ý thao tác kiểm tra chính tả để đảm
bảo tính chuẩn mực của ngơn ngữ trong văn bản.
Ví dụ:

Nên dùng

Khơng nên

truy nã

truy nả

vãng lai

vảng lai

tín ngưỡng

tín ngưởng

cơng quỹ

cơng quỷ

kỹ thuật

kỷ thuật

Vấn đề viết hoa hiện nay cịn có nhiều bất cập: viết hoa tùy tiện, không
chuẩn xác, đặc biệt là khi viết hoa tên các cơ quan, tổ chức, các chức danh, khi

muốn bày tỏ lịng tơn kính. Để phần nào giải quyết vấn đề này, Bộ trưởng - Chủ
nhiệm Văn phịng Chính phủ đã ra Quyết định số 09/1998/QĐ-VPCP ngày 2211-1998 về việc ban hành Quy định tạm thời về viết hoa trong văn bản của
Chính phủ và Văn phịng Chính phủ quy định việc viết hoa trong văn bản cần
phải đảm bảo đúng với quy tắc ngữ pháp và chính tả tiếng Việt phổ thơng, theo
cách viết thông dụng trong các văn kiện của Đảng, Nhà nước đang được đa số
các cơ quan và các nhà ngôn ngữ học tiếng Việt chấp nhận, giảm tối đa các chữ
viết hoa và tạo thuận lợi cho cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
văn bản.
b) Dùng từ đúng phong cách
- Lựa chọn và sử dụng từ trung tính, khơng kèm theo sắc thái biểu cảm;
Ví dụ: “Chao ôi! Nạn tham nhũng vẫn chưa được đẩy lùi”.

21


Trong trường hợp này, từ “chao ơi” thể hiện tính biểu cảm rõ rệt, không
phù hợp với văn phong hành chính.
- Tránh sử dụng từ ngữ hoa mỹ, khoa trương;
Ví dụ: “Hoạt động xây dựng và ban hành văn bản của UBND phường Yên
Phụ còn gặp nhiều phong ba”.
Câu văn trên không nên dùng từ “phong ba” mà nên thay bằng “khó
khăn”.
- Khơng sử dụng thành ngữ, tục ngữ;
Ví dụ: “Phải huỷ bỏ lệnh cấm chợ ngăn sông”.
Không nên viết như ví dụ này trong văn bản QLNN vì “cấm chợ ngăn
sơng” vừa có nghĩa đen, vừa có nghĩa bóng, có thể tạo nên những cách hiểu khác
nhau.
- Khơng dùng từ ngữ thuộc phong cách khẩu ngữ, các hư từ tình thái: “à, ư,
nhỉ, nhé, thì , là, mà, rằng... ''; các từ ngữ diễn đạt ý cầu khiến như “đi, nào, nhé,
thơi”...

- Khơng dùng tiếng lóng, từ thơng tục.
Ví dụ 1: “ Nhận thấy những kẻ ăn mày, ăn xin thường gây lên hình ảnh bẩn
thỉu đập vào mắt người qua lại trên đường phố, yêu cầu các cơ quan có thẩm
quyền bắt nhốt cho kỳ hết để bảo vệ vẻ thẩm mỹ của thủ đô”.
Ngôn ngữ văn bản QLNN thể hiện tính trang trọng, lịch sự khơng phù hợp
với những từ thơng tục. Trong ví dụ này nên sửa lại như sau: “Nhận thấy những
người hành khất thường gây lên hình ảnh khơng đẹp mắt cho mỹ quan thủ đơ,
u cầu các cơ quan hữu trách có biện pháp phù hợp đảm bảo thẩm mỹ của thủ
đơ”.
Ví dụ 2: “Nghiêm cấm các hành vi buôn bán cơm đen”.
Trong ví dụ này, “cơm đen” là tiếng lóng, khơng phù hợp với văn phong
hành chính.

22


c) Sử dụng từ đúng quan hệ kết hợp
Để tạo nên câu và các đơn vị trên câu, các từ tiếng Việt được sử dụng ln
ln có mối quan hệ chặt chẽ với các từ đi trước và đi sau nó. Cần phải đặt từ
vào đúng vị trí ngữ pháp của nó trong quan hệ với những từ khác sao cho hợp lý
theo chuẩn ngữ pháp tiếng Việt. Chẳng hạn, danh từ có thể đứng sau những từ
chỉ loại như cái, con; sau số từ như một, hai, ba; hoặc có thể đứng trước những
từ để chỉ như này, ấy, đó...Vì vậy, cần lưu ý khơng sử dụng nhầm lẫn vị trí của
các từ loại khác nhau.
Ví dụ 1: “Lượng mưa năm nay kéo dài nên đã gây nhiều thiệt hại cho mùa
màng”.
“Lượng mưa” và “kéo dài” kết hợp với nhau trong câu này là không phù
hợp, bởi lẽ “lượng mưa” có thể lớn hay nhỏ, nhiều hay ít, chứ khơng thể kéo dài.
Có thể thay “lượng mưa” bằng “mùa mưa”, hoặc “kéo dài” bằng “lớn”.
Ví dụ 2: “Tiến độ nộp thuế thấp đã ảnh hưởng đến việc thu ngân sách”.

d) Sử dụng thuật ngữ trong văn bản QLNN
Cùng với lối đặt câu, việc lựa chọn từ ngữ khi soạn thảo văn bản là rất
quan trọng. Từ ngữ trong văn bản soạn thảo phải trong sáng, dễ hiểu và đơn
nghĩa, khơng cần phải mầu mè, hình tượng. Phải cố gắng để từ được dùng phản
ánh chính xác vấn đề cần giải quyết trong hoạt động công vụ, không gây nên sự
nhầm lẫn cho người sử dụng.
Nếu trong văn bản phải sử dụng các thuật ngữ chuyên môn của một ngành
cụ thể thì cần có sự giải thích hoặc chỉ chọn các thuật ngữ thông dụng. Về
nguyên tắc, văn bản gửi đi cho các đối tượng càng rộng rãi thì càng phải hạn chế
sửdụng các thuật ngữ chun mơn. Mục đích là để cho người đọc văn bản hiểu
được nhanh chóng, không phải suy nghĩ nhiều. Nếu trong văn bản dùng các thuật
ngữ quốc tế thì ngồi từ được phiên âm cần có chú thích giải nghĩa.
e) Sử dụng các cụm từ khuôn mẫu
Thông thường trong văn bản QLNN thường dùng một số từ nhất định gọi là
từ “khoá”. Đây là loại từ được dùng theo công thức nhằm làm thuận lợi cho
người soạn thảo. Dưới đây là một số cụm từ khoá thường gặp nhất:
23


- Dùng để mở đầu văn bản:
+ Căn cứ vào…
+ Theo đề nghị (…) tại Công văn số…
+ theo đề nghị của…
- Dùng để liên kết giữa các phần của văn bản:
+ Dưới đây là…
+ Về vấn đề trên…
+ Tuy nhiên…
- Dùng để hỏi ý kiến cấp dưới:
+ Đề nghị các đồng chí cho biêt ý kiến về…
+ Yêu cầu các đơn vị trả lời cho Bộ biết…

- Dùng để trình bày quan điểm và hỏi ý kiến cấp trên:
+ Chúng tôi cho rằng…
+ Xin trân trọng đề nghị…
- Dùng để nhắc nhở và yêu cầu thực hiện:
+ Nhận được văn bản (thông tư, chỉ thị, quyết định…) này, yêucầu các đơn
vị…
+ Các đơn vị trực thuộc (…) có trách nhiệm thực hiện quyết định này (chỉ
thị, nghị quyết…).
- Dùng để trình bày những vấn đề cần phải hạn chế hay cần tiếp tục làm
sáng tỏ:
+ Xét về mặt…
+ với cương vị là…
- Dùng để kết thúc văn bản:
+ Xin trân trọng cảm ơn đồng chí.
+ Xin gửi tới quý cơ quan lời chào kính trọng.
Đối với văn bản quy phạm pháp luật, phần kết thúc là yêu cầu thực hiện
văn bản đã ban hành hoặc phạm vi hiệu lực pháp lý của văn bản. Ví dụ:
- Quyết định này có hiệu lực từ ngày ký ban hành.
- Thơng tư này được thực hiện trong tất cả các cơ quan có liên quan.
24


- Chỉ thị này thay cho Chỉ thị số 07/CT-UBND về vấn đề…
Xét về mặt nội dung, cụm từ khoá của một văn bản là các từ nói lên bản
chất của văn bản đó. Các loại cụm từ này phải được sử dụng hết sức chính xác vì
chúng có ý nghĩa chỉ đạo thi hành van bản.
1.2.2.2. Về sử dụng câu
a) Câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt, tức là có đầy đủ
hai thành phần nịng cốt
Ví dụ 1, câu sau đây là câu sai do thiếu thành phần chủ ngữ: “Được biết

quý cơ quan có kế hoạch tháo dỡ nhà trong khuôn viên do đơn vị quản lý”.
Ví dụ 2: “Tập thể UBND phường Yên Phụ”.
Câu văn trên sai do thiếu thành phần vị ngữ.
Tuy nhiên vẫn có câu đặc biệt, ví dụ loại câu đơn đặc biệt, tức là câu nòng
cốt một thành phần, chỉ sử dụng làm tiêu đề:
“2. Hàng đưa ra khỏi kho ngoại quan
2.1. Hàng đưa ra nước ngoài qua cửa khẩu thuộc hải quan tỉnh, thành phố
nơi có kho ngoại quan.
Thủ tục hải quan được tiến hành như quy định tại khoản 1 điều 9 Quy chế
kho ngoại quan”.
Hoặc có trường hợp câu đặc biệt là câu dùng khi đã xác định rõ chủ thể. Ví
dụ dùng trong trường hợp kết thúc văn bản:
“Xin gửi tới quý cơ quan lời chào kính trọng”.
b) Viết câu đảm bảo tính lơgíc
Ví dụ 1: " Trong nhân dân nói chung và trong cơng tác ban hành văn bản
nói riêng chúng ta đều đã làm được rất nhiều" .
Câu trên là câu sai, vì "văn bản nói riêng" khơng thuộc phạm trù lơ gíc
"nhân dân nói chung".
Ví dụ 2: “Cơng ty cổ phần quốc tế Triều Viên quyết định khen thưởng các
cán bộ ở phịng kinh doanh, phịng hành chính và ở Hải Dương”.

25