Quy trình quản lý mua hàng trong doanh nghiệp cho quản lý cao cấp

Quy trình quản lý mua
Management Process

Slide số 1 trên 43


Chương trình mua


8 Yếu tố trong quá trình trình quản lý mua sắm

Đơn đặt
hàng

Yêu cầu
mua sắm

Hoạch định
sản xuất

Xác định
Nhà cung cấp

Phát hành
Lệnh mua

Quản lý
mua sắm

Kiểm soát
Mua hàng

Hiệu năng
nhà cung cấp

Sản xuất

Chất lượng
Mua sắm

Chuyển
hàng

Thanh toán
Mua hàng

Dịch vụ
Cho
khách hàng

Bản ghi
mua sắm


Yêu cầu
Mua sắm

Xác định
nhà cung cấp

Cấp lệnh

mua

Kiểm soát
Mua sắm

Chất lượng
Hiệu năng
nhà cung cấp mua sắm

1. Mở đầu yêu cầu mua đối với vật liệu thô :
•

Mở cây sản phẩm đã được thông tin hóa.

•

Lấy danh mục sản phẩm (BoM) cho sản phẩm.

•

Trừ lượng còn trong kho đối với BoM

•

Tính toán tượng vật tư cần mua

Thanh toán
mua hàng

Bản ghi

mua sắm


Xác định
nhà cung cấp

Yêu cầu
Mua sắm

Cấp lệnh
mua hàng

Kiểm soát
mua hàng

Chất lương
Hiệu năng
nhà cung cấp mua sắm

Thanh toán
\mua sắm

Bản ghi
mua sắm

2. Nội dung yêu cầu mua vật liệu thô:
Kỹ sư/kỹ thuật viên của phòng Hoạch định và Kiểm soát sản xuất (PP&C) cần điền các
thông tin yêu cầu mua sắm như sau:
•

Số catalô đối với vật phẩm yêu cầu

•

Tên/ ký hiệu của vật phẩm

•

Số lượng yêu cầu

•

Kế hoạch chuyển theo yêu cầu

•

Nguồn yêu cầu ( nếu có )

•

Yêu cầu/Đề xuất đặc biệt liên quan tới việc tiếp nhận

•

Số bản vẽ của vật phẩm (nếu cần thiết/có)

•

Số đặc điểm kiểm soát chất lượng của vật phẩm

•

Số tài liệu liên quan khác.


Yêu cầu
Mua sắm

Xác định
nhà cung cấp

Cấp lệnh
mua sắm

Kiểm soát
mua sắm

Chất lượng
Hiệu năng
nhà cung cấp mua sắm

Thanh toán
mua sắm

Bản ghi
mua sắm

3. Chuyển tiếp yêu cầu mua Vật liệu thô tới Phòng mua hàng:
•

Các tài liệu đi kèm theo yêu cầu mua hàng:
 Bản vẽ của vật phẩm (nếu cần thiết/có)
 Đặc điểm kiểm soát chất lượng của vật phẩm
 Tài liệu liên quan khác.

•

Trưởng phòng Hoạch định và kiểm soát sản xuất cần kiểm tra và thông quan nội
dung Yêu cầu mua trước khi

•

Kỹ sư/kỹ thuật viện phòng Hoạch định và kiểm soát sản xuất cần chuyển tiếp yêu
cầu mua hàng tới phòng Mua hàng


P

Yêu cầu
mua sắm

Xác định
nhà cung cấp

Cấp lệnh
Mua sắm

Kiểm soát
mua sắm

Chất lượng
Hiệu năng
nhà cung cấp mua sắm

Sơ đồ quy trình Yêu cầu mua sắm đối với vật liệu thô

Thanh toán
mua sắm

Lưu trữ
mua sắm


Yêu cầu
Mua sắm

Xác định
nhà cung cấp

Cấp lệnh
mua sắm

Kiểm soát
mua sắm

Chất lượng
Hiệu năng
nhà cung cấp mua sắm

Thanh toán

mua sắm

Lưu trữ
mua sắm

4. Yêu cầu mua sắm vật tư tiêu hao

Vật tư tiêu hao có thể quy về các đầu mục như sau:
•
•
•
•
•
•
•
•
•

Nguyên liệu nguy hiểm, dầu, hóa chất hòa tan,...
Đạn dược
Dụng cụ cắt
Trang thiết bị và máy móc
Bao gói
Thiết bị và dụng cụ đo
Cung ứng bảo trì kỹ thuật
Phần cứng & phần mềm
Cung ứng chung
Tiếp……

Yêu cầu
Mua sắm

Xác định
nhà cung cấp

Cấp lệnh
mua sắm

Kiểm soát
mua sắm

Chất lượng
Hiệu năng
mua sắm
nhà sản xuất

Thanh toán
mua sắm

Bản ghi
mua sắm

4. Yêu cầu mua vật liệu thô( tiếp )

Yêu cầu mua được đề xướng bởi những người sau:
• Trưởng phòng – Bất cứ khi nào thiếu nguyên vật liệu tại
dây chuyền sản xuất.
• Trưởng kho – Bất cứ khi nào lượng dự trữ dưới mức
cho phép.

• Trưởng phòng bảo trì - Bất cứ khi nào thiếu nguyên vật liệu tại
phòng bảo trì.


Xác định
nhà cung cấp

Yêu cầu
mua sắm

Cấp lệnh
mua sắm

Kiểm soát
mua sắm

Chất lượng
Hiệu năng
nhà cung cấp mua sắm

Thanh toán
mua sắm

Bản ghi
mua sắm

5. Nội dung yêu cầu mua vật tư tiêu hao:

Yêu cầu mua cần có các tất cả các thông tin cần thiết để mua chính xác vật liệu
yêu cầu:

•
•
•
•
•
•
•
•

Số catalô của vật tư tiêu hao
Tên/ ký hiệu của hàng hóa
Số lượng yêu cầu
Kế hoạch chuyển theo yêu cầu
Nguồn yêu cầu ( nếu có )
Yêu cầu/Đề xuất đặc biệt liên quan tới việc tiếp nhận
Đặc điểm kiểm soát chất lượng của vật phẩm
Tài liệu liên quan khác.

Sau đó trưởng phòng Kho và Bảo trì cần phê thông qua yêu cầu mua và
chuển tiếp yêu cầu này tới phòng Mua hàng thông qua hệ thống Priority thực
hiện việc đặt mua.


Yêu cầu
mua sắm

Xác định
nhà cung cấp

Cấp lệnh

mua sắm

Kiểm soát
Mua sắm

Chất lượng
Hiệu năng
nhà cung cấp mua sắm

Thanh toán
mua sắm

Sơ đồ quy trình thực hiện yêu cầu mua hàng đối với vật tư tiêu hao

Bản ghi
mua sắm


Yêu cầu
mua sắm

Xác định
nhà
cung cấp

Cấp lệnh
mua sắm

Kiểm soát
mua sắm

Chất lượng
Hiệu năng
nhà cung cấp mua sắm

Thanh toán
mua sắm

Bản ghi
mua sắm

1. Yêu cầu xác định nhà cung cấp:
•

Trưởng phòng Mua sắm cần yêu cầu trưởng phòng QA cung cấp các yêu cầu xác định
để chọn nhà cung cấp.

•

Các yêu cầu xác định nhà cung cấp cần có đầy đủ các thông tin do chính nhà cung cấp
đưa ra:
- Loại yêu cầu dịch vụ có thể đáp ứng
- Yêu cầu công nghệ
- Cấp hệ thống chất lượng
- Những yêu cầu khác.....

Còn tiếp……..


Yêu cầu

mua sắm

Xác định
nhà
cung cấp

Cấp lệnh
mua sắm

Kiểm soát
mua sắm

Hiệu năng
nhà
cung cấp

Chất lượng
mua sắm

Thanh toán
mua sắm

Bản ghi
mua sắm

1. Yêu cầu xác định nhà cung cấp ( tiếp ) :
•

Trưởng phòng QA cần chuyển tiếp các câu hỏi của phòng QA tới nhà cung cấp. Các
câu hỏi cần phải làm rõ theo các nội dung như sau:

- Mô tả được quy trình QA của nhà cung cấp.
- Mô tả Sơ đồ của Nhà cung cấp và Dây chuyền sản xuất.
- Mô tả các tiến trình công nghệ liên quan đối với yêu cầu cụ thể.

•

Nhà cung cấp cần phải điền đầy đủ các thông tin trong phiếu câu hỏi của phòng QA và
gửi cho trưởng phòng QA theo như hướng dẫn.

•

Sau khi tiếp nhận phiếu trả lời các câu hỏi, trưởng phòng QA phải nghiên cứu thông tin
trong đó, làm báo cáo đánh giá chi tiết và gửi cho phòng Mua hàng kèm theo các kiến
nghị, đề xuất để tiếp tục đánh giá nhà cung cấp hoặc từ chối nhà cung cấp không đạt
điều kiện.


Yêu cầu
mua sắm

Xác định
nhà
cung cấp

Cấp lệnh
mua sắm

Kiểm soát
mua sắm

Chất lượng
Hiệu năng
nhà cung cấp mua sắm

Thanh toán
mua sắm

Bản ghi
mua sắm

Câu hỏi QA - Đánh giá ban đầu của nhà máy Z1 về nhà cung cấp
Các ông/bà được yêu cầu điền chính xác thông tin vào phiếu câu hỏi và gửi cho phòng QA của Nhà máy Z1
Cho tới (+) _____________. Nếu cần thiết, bạn có thể đính kèm thêm các trang bổ sung để bổ sung mô tả hoặc giải thích.
Ngoài ra, phiếu câu hỏi này có thể được điền bởi đại diện của phòng QA tại từng dây chuyền Z1 ở nhà máy sản xuất.
Mục đích của phiếu câu hỏi này là cung cấp thông tin sơ bộ về dây chuyền và khả năng đáp ứng yêu cầu chất lượng cơ bản
cho nhà máy Z1.
Nhà máy Z1 sẽ sử dụng phiếu câu hỏi khi quản lý chất lượng trên từng dây truyền.

Thông tin cung cấp phải được bảo mật và không được chuyển cho bên thứ ba mà không có sự đồng ý của nhà cung cấp.
Nội dung của phiếu câu hỏi:
Phần 1 - Thông tin tổng quan
Phần 2 - Sản xuất
Phần 3 - Hệ thống kiểm soát chất lượng
Part 4 - Thông tin khác
Phần 1 - Thông tin tổng quan
•Tên đăng ký của nhà cung cấp ___________________________________________________
1.2
Địa chỉ nhà cung cấp :
________________ ________________ ________________ ________________ ________________
Thành phố

Vùng
Phố
Số
Hòm thư
1.3
1.4
1.4.1
1.4.2

Số điện thoại
Sản phẩm chính nhà cung cấp sản xuất
________________
________________

Số Fax
1.4.3
1.4.4

________________
________________
________________

Còn tiếp……..


Yêu cầu
mua sắm

Xác định
nhà

cung cấp

Cấp lệnh
mua sắm

Kiểm soát
mua sắm

Chất lượng
Hiệu năng
nhà cung cấp mua sắm

Thanh toán
mua sắm

Bản ghi
mua sắm

2. QA kiểm tra nhà cung cấp:
•

Trong trường hợp khuyến nghị của trưởng phòng QA là khẳng định, trưởng phòng QA
cần tham quan dây chuyền sản xuất của nhà cung cấp và xác nhận việc kiểm tra.

•

Việc kiểm tra của trưởng phòng QA cần được thực hiện theo danh sách kiểm tra.

•

Trưởng phòng QA cần cung cấp cho trưởng phòng Mua hàng báo cáo kèm theo đánh
giá, nhận xét hoặc từ chối xác nhận nhà cung cấp.
Còn tiếp……..


Yêu cầu
mua sắm

Xác định
nhà
cung cấp

Cấp lệnh
mua sắm

Kiểm soát
mua sắm

Chất lượng
Hiệu năng
nhà cung cấp mua sắm

Thanh toán
mua sắm

Bản ghi
mua sắm

2. QA Kiểm tra nhà cung cấp (tiếp) :

•

Việc xác nhận của QA cần chỉ rõ:
- Kiểu sản phẩm mà nhà cung cấp xác nhận có thể gửi
- Sự đồng ý từ phòng QA
- Khả năng giám sát quy trình sản xuất
- Khả năng thực hiện hoàn chỉnh sản phẩm để kiểm tra thời gian chính xác.
- Đáp ứng việc cung cấp thôgn tin cho từng quy trình sản xuất
- Một bản sao của Các viện cấp chứng chỉ ( Viện Tiêu chuẩn quốc gia ,…)
- Các kết quả kiểm tra khác


Yêu cầu
mua sắm

Xác định
nhà
cung cấp

Cấp lệnh
mua sắm

Kiểm soát
mua sắm

Hiệu năng
nhà
cung cấp

Chất lượng

mua sắm

Thanh toán
mua sắm

Bản ghi
mua sắm

Danh sách kiểm tra - Kiểm tra nhà cung cấp Z1
Số kiểm tra _______________
Ngày kiểm tra : _______________ Dây chuyền sản xuất kèm theo kiểm tra: _______________
Đầu mục kiểm tra
1
2
3
4
5

Trách nhiệm quản lý
Hệ thống chất lượng
Kiểm soát hồ sơ
Mua sắm
Xác nhân sản phẩm và truy vấn

6
7
8
9

Kiểm tra tiếp nhận QC

Kiểm tra trong sản xuất
Kiểm tra và giám sát cuối cùng
Kiểm tra, đo đạc và thiết bị kiểm
tra
Hoạt động hiệu chỉnh
Vận chuyển
Lưu trữ
Đóng gói và vận chuyển
Bản ghi chất lượng
Kiểm tra chất lượng nội bộ
Huấn luyện
Kỹ năng thống kê
Kiểm tra hiện tại – Tổng số :
Kiểm tra trước đó – Tổng số :

10
11
12
13
14
15
16
17

Đáp ứng
hoàn toàn

Cần thay đổi
nhỏ

Cần thay đổi
lớn

Không đáp
ứng

Không áp
dụng

Lưu ý : Đánh dấu X vào từng ô phù hợp – Tổng sốơở bảng đại diện tổng số dấu X của mỗi cột. Trong trường
hợp đã kiểm tra, viết kết của ở cột “Tổng kiểm tra trước đó” để so sánh với kết quả hiện tại.
Tên:
________________

Lưu ý


Yêu cầu
mua sắm

Xác định
nhà
cung cấp

Cấp lệnh
mua sắm

Kiểm soát
mua sắm

Hiệu năng
nhà
cung cấp

Chất lượng
mua sắm

Thanh toán
mua sắm

Bản ghi
mua sắm

3. Hoàn tất việc xác nhận nhà cung cấp :
•

Khuyến nghị có giá trị trong thời hạn 6 tháng hoặc một năm.

•

Trưởng phòng mua hàng cần chuyển tiếp kết quả kiểm tra QA của nhà cung cấp kèm theo
ý kiến đồng ý, loại trừ hoặc cần thực hiện công tác điều chỉnh.

•

Trưởng phòng Mua hàng phải chuyển cho nhà cung cấp Bản Cam kết không tiết lộ thông
tin ( NDA). Nhà cung cấp có trách nhiệm ký cam kết và gửi lại cho Trưởng phòng Mua
hàng.

•

Trưởng phòng Mua hàng cần tổng kết và số hóa các nhà cung cấp đạt yêu cầu thành
danh sách và liên kết yêu cầu bảng báo giá (RFQ) tới từng nhà cung cấp khi nhà cung
cấp này còn hiệu lực.

•

Trưởng phòng mua hàng cần yêu cầu Trưởng phòng QA thực hiện việc kiểm tra theo chu
kỳ nhất định hoặc bất cứ khi nào cần thiết.


Yêu cầu
mua sắm

Xác định
nhà
cung cấp

Cấp lệnh
mua sắm

Kiểm soát
mua sắm

Hiệu năng
nhà
cung cấp

Chất lượng
mua sắm

Thanh toán
mua sắm

Bản ghi
mua sắm

Bản cam kết không tiết lộ thông tin ( NDA ) - Cam kết bảo mật
Theo thỏa thuận giữa Z1 và __________________________________________ ( “Công ty” này), trong
việc Công ty này tiếp nhận thông tin từ Nhà máy Z1, như được chỉ rõ sau đây, liên quan tới việc phát triển
và/hoặc chế tạo của _________________________________________________ (ở đây gọi là, liên quan
tới “Sản phẩm”), được sử dụng với mục đích được chỉ rõ ở dưới đây:
CÁC ĐiỀU ĐƯỢC CÁC BÊN KHAI BÁO NHƯ SAU:
1.Công ty khai báo như sau:
1.1 Nhà máy Z1 đang và sẽ cung cấp thông tin cho Công ty này qua việc trao đổi hoặc bằng văn
bản, thông tin chính xác, bao gồm, không giới hạn, kể cả bản vẽ các chi tiết của Sản phẩm, (sau đây liên
quan tới, đồng thời và lần lượt, được gọi là “Thông tin”).
1.2 Thông tin đã và sẽ được cung cấp cho Công ty này để kiểm tra và đánh giá thông tin và xem
xét tính khả thi của thỏa thuận giữa Nhà máy Z1 và Công ty.
2. Xem xét việc Nhà máy Z1 tiết lộ và cung cấp cho Công ty này thông tin, Công ty nà sau đây cần cam
kết các điều sau:
2.1 Chỉ sử dụng các thông tin này cho mục đích đánh giá tính khả thi của thỏa thuận giữa các
bên như đã nêu trên.
2.2 Không sử dụng thông tin này cho các thí nghiệm tương tự hoặc mục đích chế tạo khác.
2.3 Không cạnh tranh hoặc hỗ trợ các đối tác khác cạnh tranh vớ Nhà máy Z1 trong việc phát
triển, sản xuất hoặc bán SẢn phẩm hoặc bất cứ chi tiết/cụm chi tiết của Sản phẩm đó.
2.4 Đảm bảo bảo mật thông tin và chỉ cho phép cá nhân thực hiện công việc được tiếp cận với
thông tin này và cá nhân này phải cam kết chỉ sử dụng thông tin với các mục đích đã được nêu rõ ở trên.
Còn tiếp……..

Yêu cầu
mua sắm

Xác định
nhà
cung cấp

Cấp lệnh
mua sắm

Kiểm soát
mua sắm

Chất lượng
Hiệu năng
nhà cung cấp mua sắm

Sơ đồ xác định nhà cung cấp

Thanh toán
mua sắm

Bản ghi
mua sắm


Yêu cầu
mua sắm

Xác định
nhà cung cấp

Cấp lệnh
mua sắm

Kiểm soát
mua sắm

Hiệu năng
nhà
cung cấp

Chất lượng
mua sắm

Thanh toán
mua sắm

Bản ghi
mua sắm

1. Nội dung lệnh mua sắm:
•

Tập tin lệnh: Tập tin số hóa bao gồm tất cả các văn bản có liên quan để tiến hành bước tiếp
theo liên quan đến hoạt động mua bán được đề cập đến.

•

Tiếp theo việc nhận yêu cầu mua sắm, người mua nên xác nhận đầy đủ các thông tin cần
thiết để mở tập tin lệnh.
Còn tiếp………


Yêu cầu
mua sắm

Xác định
nhà
cung cấp

Cấp lệnh
mua sắm

Kiểm soát
mua sắm

Chất lượng
Hiệu năng
nhà cung cấp mua sắm

Thanh toán
mua sắm

Bản ghi
mua sắm

1. Nội dung lệnh mua sắm ( tiếp ) :
•

Tập tin lệnh nên được số hóa để bao gồm các văn bản và dữ liệu sau:









•

Bản vẽ được chấp nhận (của bản sửa mới nhất) của hàng hóa yêu cầu (nếu có)
Tài liệu kỹ thuật kiểm tra chất lượng
Tài liệu kỹ thuật nguyên liệu
Số lượng yêu cầu
Lịch vận chuyển yêu cầu
Đóng gói yêu cầu
Tham khảo các nguồn cung đạt yêu cầu (nhà cung cấp)
Các văn bản cụ thể khác hỗ trợ việc thu nhận

Trong trường hợp yêu cầu mua sắm bị thiếu bất cứ dữ liệu nào ở trên, người mua nên gửi trả
yêu cầu mua sắm đến người khởi đầu để hoàn thành.


Yêu cầu
mua sắm

Xác định

nhà
cung cấp

Cấp lệnh
mua sắm

Kiểm soát
mua sắm

Chất lượng
Hiệu năng
nhà cung cấp mua sắm

Thanh toán
mua sắm

Bản ghi
mua sắm

2. Yêu cầu bảng báo giá ( R.F.Q. )
Người mua nên chuẩn bị một Yêu cầu bảng báo giá (RFQ) và gửi đến các nhà cung cấp đủ điều
kiện.
•

RFQ cần bao gồm tất cả các thông tin liên quan trong tập tin lệnh cùng với miêu tả rõ ràng
của hàng hóa được yêu cầu, điểm giao hàng và nhãn của bao bì đóng gói.
Còn tiếp…….


Yêu cầu

mua sắm

Xác định
nhà
cung cấp

Cấp lệnh
mua sắm

Kiểm soát
mua sắm

Chất lượng
Hiệu năng
nhà cung cấp mua sắm

Thanh toán
mua sắm

Bản ghi
mua sắm

2. Yêu cầu bảng báo giá ( R.F.Q. ) ( tiếp )

•

RFQ nên được gửi đến ít nhất hai hoặc ba nhà cung cấp thích hợp cho việc cung cấp hàng hóa
yêu cầu theo các ưu tiên dưới đây:
-

•

Các nhà cung cấp mà công ty có Thỏa thuận khung.
Các nhà cung cấp đạt yêu cầu đã từng cung cấp cùng loại hàng hóa cho công ty.
Các nhà cung cấp đạt yêu cầu mà không có sự cung cấp trước đó hoặc
Các nhà cung cấp được khuyện nghị bởi Yêu cầu mua sắm.

Khi nhận được bảng báo giá, người mua cần điền thông tin vào hệ thống quản lý tài nguyên
doanh nghiệp.


Yêu cầu
mua sắm

Xác định
nhà
cung cấp

Cấp lệnh
mua sắm

Kiểm soát
mua sắm

Chất lượng
Hiệu năng
nhà cung cấp mua sắm

Thanh toán
mua sắm

Bản ghi
mua sắm

3. Đánh giá bảng báo giá
•

Việc đánh giá bảng báo giá cần được thực hiện bởi người mua và chấp nhận bởi trưởng phòng
mua hàng.

•

Việc đánh giá cần dẫn đến một sự lựa chọn chính bảng báo giá thỏa mãn yêu cầu.

•

Bất cứ một sự thỏa hiệp nào về việc thay đổi thông số cần được chấp nhận bởi Người đặt yêu
cầu đầu tiên và Kỹ sư sản phẩm.

•

Việc đánh giá bảng báo giá kiến nghị cần cân nhắc đến sự phản hồi của các nhà cung cấp
tương ứng đến các thông số yêu cầu bảng báo giá (RFQ) chính và giá kiến nghị.

•

Việc đánh giá cần cân nhắc đến các thành tích trong quá khứ của nhà cung cấp đối với các sản
phẩm mua sắm.