Đề cương môn Hành chính văn phòng

-

-

-

-

-



HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
A. TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG
 Khái niệm:
Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập. Xử lý và
tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm
bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan,
tổ chức đó.
 Chức năng của văn phòng:
 Chức năng tham mưu, tổng hợp:
Tham mưu: bao hàm nội dung tham vấn
Tổng hợp: là thống kê , xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý
Việc thu thập, phân tích và tổng hợp những ý kiến của các cấp quản lý, của
những người trợ giúp được thực hiện bởi bộ phận văn phòng. Hoạt động này
mang tính chất tham vấn và chuyên môn sâu nhằm giúp lãnh đạo lựa chọn
quyết định tối ưu. Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa
học, đầy đủ và chính xác thông tin đầu vào và đầu ra, kể cả những thông tin
phản hồi thu thập được.
 Tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu.
 Chức năng hậu cần:

Các điều kiện vật chất là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo vận
hành bình thường các công việc của mọi cơ quan, tổ chức. Chúng phải được
quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp
thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan, tổ chức đó. Đó chính là
chức năng hậu cần –hoạt động quan trọng giúp nâng cao hiệu quả hoạt động
của mỗi cơ quan, tổ chức.
 Nhiệm vụ của văn phòng
Xây dựng chương trình công tác; bố trí, sắp xếp chương trình làm việc của cơ
quan.
Thu thập, xử lý, quản lý va tổ chức sử dụng thông tin; đề xuất, kiến nghị các
biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng.
Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về
tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo VB của cơ quan ban hành.
Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ; giải quyết, tổ chức theo dõi việc giải
quyết các văn thư và tờ trình của đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ
quan.
Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại; giúp cơ quan tổ chức trong công tác thư
từ, tiếp dân.
Quản lý tài chính theo chế độ của Nhà nước và quyết định của thủ trưởng.
Mua sắm trang thiết bị; xây dựng, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, phương
tiện làm việc của cơ quan.
Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, trật tự an toàn cơ quan;
tổ chức phục vụ lễ nghi, khánh tiết, lễ tân, tiếp khách...
Thường xuyên kiện toàn bộ máy, từng bước hiện đại hóa công tác hành chính
– văn phòng, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng
cấp dưới hoặc đơn vị chuyên môn khi cần thiết.
 Các cách tổ chức văn phòng: (BTVN)
Thông thường, có ba hình thức tổ chức văn phòng được áp dụng phổ biến:
Tổ chức văn phòng theo hình thức tập trung: Chức năng xử lý thông tin
hành chính hỗ trợ của văn phòng đều tập trung về văn phòng. Các bộ phận

của văn phòng được phân công phụ trách từng mảng công việc theo từng
loại dịch vụ hay từng nhóm dịch vụ. Thường được áp dụng ở các tổng công ty
và hãng lớn.


 Tổ chức văn phòng theo hình thức phân tán: Các phòng ban được tách



-

-

-

riêng dựa theo chức năng và có tính chuyên môn hóa. Thường được áp dụng
trong các cơ quan, doanh nghiệp vừa và nhỏ, các phoàng ban chức năng làm
tham mưu cho lãnh đạo.
Tổ chức văn phòng theo hình thức hỗn hợp: vừa tập trung vừa phân tán.
Thường được áp dụng ở các cơ quan chính phủ, các doanh nghiệp lớn có quy
mô tổ chức phức tạp.
B. TỔ CHỨC LAO ĐỘNG VĂN PHÒNG
 Khái niệm tổ chức lao động VP: Là việc nghiên cứu và áp dụng
những kiến thức khoa học, nguyên lý và nguyên tắc phân công lao
động, hợp tác lao động, kỷ luật lao động, kích thích vật chất và tinh
thần đối với lao động cho hiệu suất cao, hợp lý hóa lao động.
 Nội dung hoàn thiện tổ chức lao động VP:
Thường xuyên trang bị, hoàn thiện và nâng cao trình độ chuyên môn hành
chính cho cán bộ, công chức.
Nghiên cứu, đánh giá các ảnh hưởng của môi trường xã hội đối với hoạt động

của cơ quan, đời sống, tâm tư và nguyện vọng của cán bộ, công chức.
Thường xuyên hoàn thiện phong cách người lãnh đạo, nâng cao tinh thần,
thái độ làm việc của của cán bộ, công chức, điều hòa hoạt động giữa lãnh
đạo và nhân viên nhằm đảm bảo tổ chức có hiệu quả công việc của đơn vị
nói riêng và của toàn cơ quan nói chung.
Xây dựng và phát triển có hiệu quả các kế hoạch trên cơ sở phối hợp, phát
huy vài trò, chức năng của các bộ phận trong đơn vị, tận dụng hết những khả
năng sáng tạo trong điều hành và thực thi công vụ.
Đảm bảo đầy đủ và sử dụng triệt để, có hiệu quả các công cụ và phương tiện
làm việc.
Làm tốt và luôn luôn hoàn thiện, đổi mới công tác văn thư – lưu trữ.
 Ý nghĩa hoàn thiện tổ chức văn phòng:
- Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, tổ chức:
Sự tồn tại và phát triển của mỗi cơ quan, tổ chức liên quan đến nhiều yếu tố,
trong đó có những yếu tố liên quan mật thiết đến nội dung của công tác văn
phòng, mà trước hết là việc thu thập, phân tích và xử lý thông tin để có thể
có được những dự báo chính xác, đúng đắn phục vụ cho việc quản lý, điều
hành của lãnh đạo đối với cơ quan, tổ chức.
- Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải
thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức
Mọi thắng lợi trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức được quyết định bởi
lợi thế về thông tin. Nhưng việc thu thập, xử lý và chuyển tải thông tin lại phụ
thuộc vào sự phân giao trách nhiệm, lề lối và phương pháp là làm việc cũng
như trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức văn phòng. => tổ chức khoa
học công tác văn phòng sẽ giảm bớt được thời gian lãng phí và những ách tắc
trong xử lý và lưu chuyển thông tin.
- Tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực:
Các nguồn lực chỉ có thể được huy động, sử dụng một cách có hiệu quả khi áp
dụng những phương thức tác động và vận hành chúng một cách khoa học.
- Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng:

Những chi phí hành chính văn phòng có thể chiếm khoảng 5% -10% tổng chi
phí cho hoạt động chung và sẽ được tính vào giá thành của sản phẩm. Việc
giản bớt chi phí này là hết sức cần thiết và việc đó có thể thực hiện được một
khi công tác văn phòng đươc kiện toàn và tối ưu hóa.
- Nâng cao năng suất lao động của cơ quan, tổ chức:


Năng suất lao động chịu ảnh hưởng và phụ thuộc rất nhiều vào nhiều yếu tố
liên quan đến tổ chức bộ máy, cơ cấu, nguyên tắc vận hành bộ máy đó, yếu
tố con người và vật chất phục vụ sự vận hành... các yếu tố nếu được tổ chức
một cách khoa học sẽ góp phần nâng cao hiệu quả năng suất lao động.
 Vì sao tổ chức lao động văn phòng lại nâng cao năng suất lao
động của cơ quan, tổ chức? (BTVN)
C. THÔNG TIN
 Những yêu cầu của thông tin trong quản lý:
-

-

-

Nội dung thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước phải được tổ chức quản lý
và sử dụng theo đúng các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Thông tin phải được tập hợp thành từng khối theo mục đích sử dụng nhằm
tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin và tránh được tình trạng quá tải hoặc
nhiễu thông tin không cần thiết.
Thông tin cần có tính chính xác (phản ánh các sự kiện khách quan), đầy đủ
và đồng bộ (phản ánh đầy đủ mọi mặt của sự kiện), tính dễ hiểu và dễ tiếp
thu (rõ ràng, mạch lạc, dễ hiểu, dễ đọc), tính kịp thời (kịp thời gian, thời
điểm, thời cơ, thời tiết và thời vụ).

Thông tin cần được tổ chức một cách khoa học, trên cơ sở tính toán nhu cầu
cần thiết, phù hợp với khả năng vật chất, nhân lực của cơ quan, tổ chức
nhằm mục tiêu phục vụ trực tiếp cho hoạt động thực tế của cơ quan, tổ chức
đó.
D. LẬP CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CÔNG TÁC
 Căn cứ xây dựng kế hoạch:

-

Các chỉ tiêu của NN và yêu cầu thực tế đặt ra trong từng giai đoạn lịch sử
tương ứng với chức năng, nhiệm vụ cụ thể của mỗi cơ quan.
Chủ trương, quyết định của cấp trên trực tiếp.
Kế hoạch hằng năm của cơ quan.
Ngoài ra, còn có thể căn cứ vào:
Tình hình giao dịch với cơ quan khác
Sự trưởng thành và phát triển của tổ chức công sở
Sự thay đổi nhân sự (lãnh đạo cũng như biên chế nói chung)
Tiến bộ khoa học kỹ thuật và thực trạng cải tiến chất lượng công việc
Những biến động chính trị, kinh tế, xã hội nói chung có tác động đến hoạt
động của cơ quan...
E. TỔ CHỨC HỘI HỌP
 Khái niệm hội họp: Là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc tiếp xúc

-

-

có tổ chức và mục tiêu của 1 tập thể nhằm quyết định 1 vấn đề thuộc
thẩm quyền hoặc thảo luận ý kiến để tư vấn, kiến nghị.
 Quy trình tổ chức hội họp:

1) Chuẩn bị hội họp:
Xác định mục đích, tính chất và nội dung cuộc họp: Việc hội họp cần
phải được đưa vào lịch và chương trình làm việc để có sự chuẩn bị nội dung
chu đáo. Trong bản kế hoạch hội họp cần nêu rõ những vấn đề như: Tên buổi
họp, thời gian họp, thành phần tham dự họp, địa điểm họp, phương tiện kỹ
thuật phục vụ cho buổi họp, nội dung họp, các chương trình khác.
Quy định thành phần họp: Cần lập bản danh sách cụ thể để căn cứ vào đó
gửi giấy triệu tập hoặc giấy mời.
Xác định thời gian họp: ngày giờ khia mạc cuộc họp, thời gian tiến hành...


-












Lựa chọn và trang trí phòng họp: phòng họp cần đảm bảo đủ bàn ghế,
ánh sáng, âm thanh...
Chuẩn bị các phương tiện làm việc: các tài liệu, các trang thiết bị như
máy ghi âm, loa đài...
Làm và kịp thời gửi giấy mời
Chuẩn bị việc ghi biên bản và làm văn kiện cho hội nghị

Kiểm tra lần cuối tổng thể các công việc chuẩn bị
2) Tiến hành cuộc họp:
Đón đại biểu
Khai mạc, triển khai phát biểu và thảo luận
Ghi biên bản
Bế mạc
3) Công việc sau hội họp:
Hoàn thiện các văn kiện
Thông báo cho các cơ quan hữu quan kết quả cuộc họp
Lập hồ sơ cuộc họp
Thanh quyết toán những chi phí cho cuộc họp
Triển khai các nội dung đã được thông qua rút kinh nghiệm việc tổ chức hội
họp
 Các khâu chuẩn bị cuộc họp:
Xác định mục đích, tính chất và nội dung cuộc họp: Việc hội họp cần
phải được đưa vào lịch và chương trình làm việc để có sự chuẩn bị nội dung
chu đáo. Trong bản kế hoạch hội họp cần nêu rõ những vấn đề như: Tên buổi
họp, thời gian họp, thành phần tham dự họp, địa điểm họp, phương tiện kỹ
thuật phục vụ cho buổi họp, nội dung họp, các chương trình khác.
Ngay từ khâu lên chương trình, kế hoạch hội họp đã cần phải trả lời cho một
số câu hỏi sau:
- Tại sao phải tổ chức hội họp? Nội dung hội họp là gì? Hội họp nhằm mục
tiêu nào?
- Nội dung cần được chuẩn bị như thế nào? Có mấy báo cáo tham luận?
Những ai sẽ lên phát biểu?
- Cần mời những ai? Những ai sẽ là người đồng tình? Có thể có những ý kiến
phản đối nào? Trong trường hợp đó cần phản ứng ra sao?
- Hội họp sẽ được tổ chức như thế nào? Có chuẩn bị những điều kiện vật
chất gì? Cần bao nhiêu kinh phí, lấy ở đâu? Huy động nguồn nhân lực nào?
- Sau hội nghị sẽ triển khai công việc như thế nào?

Quy định thành phần họp: Cần lập bản danh sách cụ thể để căn cứ vào đó
gửi giấy triệu tập hoặc giấy mời.
Xác định thời gian họp: ngày giờ khia mạc cuộc họp, thời gian tiến hành...
Lựa chọn và trang trí phòng họp: phòng họp cần đảm bảo đủ bàn ghế,
ánh sáng, âm thanh...
Chuẩn bị các phương tiện làm việc: các tài liệu, các trang thiết bị như
máy ghi âm, loa đài...
Làm và kịp thời gửi giấy mời: Giấy mời cần có nội dung như: người được
mời, nội dung họp, thời gian, địa điểm họp, thành phần họp, cacs giấy tờ cần
thiết mang theo, yêu cầu nghỉ lại, các khả năng dịch vụ, dự kiến kinh phí...
Chuẩn bị việc ghi biên bản và làm văn kiện cho hội nghị
Kiểm tra lần cuối tổng thể các công việc chuẩn bị
 ND tiến hành cuộc họp. Tại sao phải có những c/v sau cuộc họp?
 Nội dung tiến hành cuộc họp:
• Đón đại biểu: Đón đại biểu và phát tài liệu( nếu có).
• Khai mạc, triển khai phát biểu và thảo luận.


-

-

-

Trước lúc khai mạc cần tiến hành các nghi thức nhất định như chào cờ, tưởng
niệm các anh hung liệt sĩ…
Giới thiệu chủ tịch đòa, đoàn thư kí, các đại biểu tham dự.
Đọc diễn văn khai mạc hội họp (diễn văn cần ngắn gọn súc tích, rõ mục đích
tư tưởng hướng tới không bình luận, khẳng định những vấn đề có tính kết
luận). Cuối bài diễn văn là lời chào mững và chúc thành công.

Trình bày báo cáo và tham luận.
Tiến hành thảo luận về những vấn đề đặt ra…
• Ghi biên bản:
Biên bản có thể trình ngay sau khi kết thúc cuộc họp hoặc vào một thời gian
nhất định sau đó. Trong điều kiện cho phép có thể tiến hành hoàn thiện ngay
các văn kiện có liên quan.
• Bế mạc:
Báo cáo tổng kết, đưa ra kết luận. cuối cùng có thể diễn văn bế mạc.
 Phải có những công việc sau hội họp vì:
Vi sau cuộc họp thường có các công việc như: “Hoàn thiện các văn kiện,
thông báo cho các cơ quan hữu quan kết quả cuộc họp, Lập hố sơ cuộc họp,
thanh quyết toán các chi phí cuộc họp, triển khai các nội dung”. Nếu không
có các công việc sau cuộc họp thì những việc trên sẽ không xảy ra và kết
quả cũng như mọi nội dung, vấn đề của cuộc họp sẽ bị quên lãng và mọi thứ
sẽ trở nên vô nghĩa.
 Các hình thức tổ chức hội họp (BTVN)

-

Hội họp chính thức: được tổ chức công khai, theo quyết định của lãnh đạo.
Hội họp không chính thức: được tổ chức trong diện hẹp, không công khai,
hoặc mang tính chất nội bộ nhằm bàn bạc những vấn đề quan trọng có nội
dung bí mật hoặc không nên hay chưa cần phổ biến rộng rãi.
 Lập kế hoạch chuẩn bị 1 cuộc họp (BTVN)
F. TIẾP KHÁCH
 Yêu cầu khi tiếp khách có khiếu nại:

-

-

-

-

Nơi tiếp công dân tại đại điểm thuận tiện, khang trang lịch sự đảm bảo các
điều kiện vật chất cần thiết.
Tại nơi tếp phải niêm yết ngày, giờ tiếp, nội quy tiếp, niêm yết quy trình,
hướng dẫn công dân khiếu nại, tố cáo theo thủ tục pháp luật.
Các trụ sở tiếp dân phải được phối hợp tổ chức bảo vệ để đảm bảo an toàn,
trật tự nơi tiếp công dân.
Nơi tiếp cần phải thuận tiện vào 1 địa điểm chung để công dân trực tiếp đến
trình bày khiếu nại, tố cáo, phản ánh, kiến nghị được thuận tiện cho việc đi
lại, dễ tìm.
Cán bộ tiếp dân phải là người có phẩm chất tốt, liêm khiết, trung thực, có
năng lực chuyên môn, am hiểu thực tế, nắm vững những chính sách của
Đảng, pháp luật nhà nước, thực sự có nhiệt tình và trách nhiệm đối với nhiệm
vụ được giao.
Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm thực hiện việc tiếp để nghe,
xử lý và chỉ đạo giải quyết các khiếu nại, tố cáo, kiên nghị, phản ánh của
công dân thuộc lĩnh vực mình QL.
CB tiếp dân chỉ được tiếp công dân khiếu nại tại công sở, không được tiếp tại
nhà riêng.
Khi làm nhiệm vụ, cán bộ tiếp công dân phải mặc trang phục chỉnh tề, đeo
thẻ công chức theo quy định, tự giới thiệu chức vụ của mình


-

-

Khi tiếp cần lăng nghe, theo dõi đầy đủ nội dung nếu khiếu nại tốt cáo có căn
cứ đúng thẩm quyền của cơ quan mình phải giải quyết thì tiếp nhận đơn còn
không thì hướng dẫn công dân đến đúng cơ quan có thẩm quyền để giải
quyết.
Khi tiếp CB có quyền từ chối trường hợp đã được kiểm tra xem xét. Không
tiếp những người say rượu, tâm thần vi phạm quy chế...
Khi nhận các khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh chuyển đến thì thủ
trưởng cơ quan phải xem xét giải quyết đúng thời hạn. Nếu không đúng thời
hạn sẽ bị xử lý và bị công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng.
G. CÔNG TÁC HẬU CẦN
 Khái niệm: Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn

-

-

phòng cơ quan, đơn vị. Làm tốt công tác hậu cần sẽ góp phần nâng cao
hiệu quả của cơ quan, tổ chức.
 Nhiệm vụ của CT hậu cần:
Cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên
thực hiện nhiệm vụ.
Mua sắm, quản lý: bảo vẹ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan, đảm
bảo cho hoạt động của cơ quan được tiến hành liên tục.
Quản lý chi tiêu tài chính thoe đúng chế độ, chính sách NN quy định.
Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động trong cơ quan.
Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò cầu nối của đơn vị với các cơ
quan cấp trên, cấp ngang, cấp dưới và với nhân dân.
Đảm bảo môi trường sinh thái lành mạnh, hài hòa, tạo lập được diện mạo cơ
quan trang nghiêm, văn minh, hiện đại.

 Nội dung trong nghệ thuật công tác hậu cần:
Cần biết quý trọng thời gian của người khác, khong nên để đối tác phải chờ
đợi nhiều, mất thời gian vô ích.
Cần kết hợp sự công bằng và lịch lãm trong ứng xử, không gây căng thẳng
và có thái độ thô bạo.
Biết lắng nghe ý kiến của mọi người trong mọi hoàn cảnh.
Chọn hình thức ững xử thích hợp, không làm tổn thương danh dự của người
có lỗi.
Không nên hứa khi chưa tin chắc vào khả năng thực hiện.
Tránh thiên vị, phân biệt đối xử, gia đình chủ nghĩa.
Tránh ôm đồm, bao bện.
Tránh luộm thuộm, làm việc không khoa học, khai thác thong tin chậm chạp
không hiệu quả.
Tránh thái độ quan lieu cửa quyền, không lường trước hết các mỗi quan hệ
của quan lý, thổi phồng quá mức những xung đột nảy sinh trong công việc.
Mỗi cán bộ công nhân viên công tác trong tổ chức văn phòng cần tang cường
đoàn kết, đồng tâm hiệp lực cùng nhau phấn đấu cải tiến từng bước công tác
hậu cần để phục vụ tốt nhất cho mọi hoạt động của cơ quan.
 Giải thích tại sao công tác hậu cần là một nghệ thuật? (BTVN)
H. CÔNG TÁC VĂN THƯ
 Khái niệm: Công tác văn thư là toàn bộ quá trình quản lý văn bản phục

vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan. Mục đích chính của công tác văn
thư là đảm bảo thông tin cho quản lý.
 Ý nghĩa:
- Giúp cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính
xác, có năng suất cao và chất lượng đúng đường lối, chính sách, nguyên tắc


-

-

và chế độ, đảm bảo quản lý công việc của cơ quan được chặt chẽ và chính
xác.
Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ hoạt động của các cơ
quan một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác
Góp phần tiết kiệm được công sức, nguyên vật liệu chế tác và trang thiết bị
dùng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản.
Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan phục vụ
cho hoạt động kiểm tra, thanh tra, đánh giá hoạt động của các cơ quan.
Góp phần giữ gìn những tài liệu giá trị về mọi lĩnh vực để phục vụ việc tra
cứu thông tin quá khứ, là tiền đề của công tác lưu trữ.
 Nội dung công tác văn thư:
 Xây dựng và ban hành các văn bản với các công đoạn:
Soạn thảo văn bản
Duyệt văn bản
Đánh máy, nhân bản
Ký, ban hành văn bản
 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan:
Tổ chức và giải quyết văn bản đến
Tổ chức chuyển giao văn bản đi
Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ
Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật
Tổ chức công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ
 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:
Đóng dấu văn bản
Quản lý và bảo quản con dấu
CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ CHỦ YẾU CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ
 Quy trình xử lý VB đến và đi:

 Quy trình xử lý vb đến:
1. Nhận Vb đến:
Xem nhanh bì VB, kiểm tra xem có đúng địa chỉ và còn nguyên ven không.
2. Sơ bộ phân loại bao bì VB:
Loại không phải bóc bì: Thư riêng sách báo, bản tin, Vb mật…
Loại bóc bì: Vb còn lại.
3. Bóc bì VB
Vb có dấu “hỏa tốc” , “Thượng khẩn” , “Khẩn” bóc trước. Không làm rách,
mất địa chỉ, dấu bưu điện. Đối chiếu số, kí tự, số lượng ngoài bì với văn bản
trong bì nếu sai sót thì gửi lại.
4. Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến
5. Vào sổ đăng kí
Ghỉ lại những thông tin cơ bản và đảm bảo nguyên tắc không trùng lặp, bỏ
sót…
6. Trình VB
Tùy theo chế độ văn thư của mỗi cư quan , Văn thư sẽ trình chánh văn
phòng, trưởng phòng hành chính… và xin ý kiến.
7. Chuyển giao VB
Chuyển giao đúng thời gian, địa điểm, đúng người nhận.
8. Theo dõi việc giải quyết Vb đến.
 Quy trình xử lý vb đi:
1. Soát lại Vb:
Kiểm tra thể thức đã đúng với quy định pháp luật chưa. Nếu sai báo với người
gửi để sửa chữa, bổ sung.
2. Vào sổ đăng kí VB đi:

I.

-

-

-

-

-


-

-

-

-

-

-

Ghi số Vb – Ghi ngày tháng Vb – Đóng dấu.
3. Chuyển Vb đi:
Vb được chuyển trong ngày hoặc chậm nhất là hôm sau. Những Vb khẩn phải
làm thủ tục phát hành ngay sau khi nhận từ các đơn vị bộ phận.
Có thể gửi Vb qua bưu điện hoặc đưa đến địa chỉ nơi nhận.
Những VB mật hay quan trong cần kèm theo phiếu gửi để tiện kiểm tra theo
dõi.
4. Sắp xếp lưu VB:
Mỗi Vb đi phải lưu ít nhất 2 Vb. Bản lưu phải là bản chính, tùy theo tính chất

nội dung công việc mà lưu them 1 số bản sao nhất định.
 Các bước sxếp bảo lưu VB trong VB đến và đi:
 VB đến:
Bước 4: Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến.
Dấu đến được đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng trống dưới sô và ký
hiệu, trích yếu hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề văn bản
Số đến ghi vòa dấu đến phải khớp với s[s thứ tự trong sổ ghi Vb đến; ngày
đến là ngyaf văn thư nhận Vb. Số đến ghi lien tục từ 001 bắt đầu từ ngày 0101 đến hết ngày 30-12 mỗi năm.
Bước 5: Vào sổ đăng kí.
Là sự ghi lại những thong tin cơ bản của VB , mục đích để năm được số lượng
VB, nội dung và đối tượng.
Khi đăng kí phải đảm bảo nguyên tắc: Không trùng lặp, bỏ sót, mỗi Vb đến
chỉ đăng kí 1 lần.
Có thể sử dụng 3 hình thức VB đến là vào sổ dung thẻ hoặc dung máy vi tính.
 VB đi:
Bước 2: Vào sổ đăng kí Vb đi:
Ghi số của Vb: Ghi số Vb theo từng loại nhất định.
Ghi ngày tháng của Vb: Vb gửi ngày nào thì ghi ngày ấy và gi trên đầu mỗi
Vb. Riêng VB quy phạm pháp luật và Vb cá biệt thì được để ngày tháng là
thời điểm ký ban hành.
Đóng dấu: Vb có chữ kí hợp lệ mới được dóng dấu.
Bước 4 : Sắp xếp lưu Vb:
Mỗi Vb đi phải lưu ít nhất 2 Vb. Bản lưu phải là bản chính, tùy theo tính chất
nội dung công việc mà lưu them 1 số bản sao nhất định.
Tất cả các CB, CC phải có trách nhiệm giữ gìn bảo quản. Hết giờ làm các Vb
phải được cất vòa tủ khóa. Kì nghỉ lễ phải niêm phong tủ đựng hố sơ…
 Nguyên tắc của công tác lưu trữ, VB đến, VB đi:
 Nguyên tắc QL công tác lưu trữ:

-

-

-

Công tác lưu trữ ở nước ta được QL theo nguyên tắc tập trung thống nhất thể
hiện trên 2 mặt:
Thứ nhất: Tập trung toàn bộ tài liệu phông lưu trữ quốc gia và bảo quản
trong mạng lưới các phòng kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương đặt
dưới sự chỉ đạo thống nhất của cục lưu trữ nhá nước.
Thứ hai: Tập trung chỉ đạo một cách thống nhất về tổ chức cơ quan lưu trữ,
pháp chế lưu trữ và nghiệp vụ lưu trữ.
 Nguyên tắc giải quyết và QL VB đến:
Tất các các VB đến đều phải qua văn thư cơ quan để đăng ksi vào sổ và QL
thống nhất.
VB phải được chuyển qua thủ trưởng cơ quan, chánh văn phòng hoặc trưởng
phòng hành chính trước khi phân phối cho đơn vị, các nhân giải quyết.


-

-

-

-

-

-

Khi tiếp nhận, chuyển giao VB phải được bàn giao, kí nhận rõ ràng.
Khi giải quyết các VB đến phải đảm bảo các yêu cầu: Nhanh chóng, chính
xác và giữ gìn bí mật theo các quy định của nhà nước.
 Nguyên tắc giải quyết và QL VB đi:
Mọi Vb di đều phải qua văn thư đăng kí, đóng dấu làm các thủ tục gửi đi.
Văn thư chỉ tiếp nhận để phát hành những Vb đã được đánh máy đúng quy
định, sạch sẽ, không sửa chữa, tảy xóa và phải kiểm tra thủ tục hành chính.
Đăng kí số, ngày tháng của Vb trước khi chuyển bộ phận đánh máy nhân bản
đúng số lượng và thời gian yêu cầu.
 ND và hình thức QL VB nội bộ:
 Nội dung:
VB nội bộ là những VB, giấy tờ, sổ sách sử dụng trong nội bộ cơ quan do
chính cơ quan ban hành.
VB nội bộ bao gồm: các quyết điịnh nhân sự, chỉ thị, thông báo, giấy công
tác, giấy giới thiệu, sổ saoVB.
 Hình thức: (Quy trình):
Mỗi loại Vb nội bộ cũng phải vào sổ sao đăng kí riêng và nêu rõ: Số, kí hiệu,
ngày tháng kí, người kí, trích yếu nội dung, người nhận, nơi nhận, kí
nhận...Tương tự như VB đi:
B1: Soát lại VB  B2: Vào sổ đăng kí VB đi  B3: Chuyển Vb đi  B4: Sắp xếp
bản lưu VB.
VB nội bộ được chuyển giao cũng phải vào sổ chuyển VB. Cán bộ các đơn vị
trong cơ quan khi nhận cũng phải kí nhận váo sổ chuyển giao VB.Các đơn vị,
bộ phận khi nhận được Vb nội bộ cũng tiến hành giải quyết như các VB đến
khác:
B1: Nhận VB  B2: Sơ bộ phận loại bao bì VB  B3: Bóc bì VB  B4: Đóng
dấu đến, ghi số đến và ngày đến  B5: Váo sổ đăng kí  B6: Trình VB  B7:
Chuyển giáo VB  B8: Theo dõi việc giải quyết Vb đến.
- VB nội bộ cũng được lưu như những VB khác.

 Trách nhiệm của văn thư trong QL và sử dụng con dấu:
Tổ chức và sử dụng con dấu là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong
công tác văn thư, vì nó khẳng định giá trị pháp lý của các VB, thủ tục hành
chính trong các quan hệ quản lý hành chính nhà nước.
 Văn thư có trách nhiệm sử dụng con dấu theo đúng chức năng luật định
 Văn thư phải tuân thủ theo các nguyên tắc đóng dấu:
Nội dung của con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành VB.
Con dấu chỉ được đóng lên các VB, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có
thẩm quyền.
Không đóng dấu vào các VB không hợp lệ; không được đóng dấu khống chỉ
hoặc VB chưa ghi nội dung.
Dấu được đóng rõ nét lên các VB và trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái.
Mực dấu thống nhất dùng màu đỏ do bộ công an hướng dẫn.
Trường hợp có các bản phụ lục hay VB dự thảo thì đóng dấu treo.
Dấu đóng mờ phải được đóng lại.
 Văn thư phải thực hiện các chế độ quản lý con dấu:
Con dấu khắc xong phải đăng kí lưu chuyển mẫu. Khi sử dụng con dấu mới
phải nộp lại con dấu cũ cho cơ quan công an.
Con dấu phải do thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng giáo cho 1 người
giữ và người đó phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng
dấu.


-

-

-

-

-

-

Con dấu phải được để lại cơ quan, đơn vị. có giá để con dấu bảo quản trong
két, tủ có khóa. Không đem về nhà hoặc đi công tác.
Không làm biến dạng con dấu. nếu làm mất sẽ bị truy tố trước pháp luật và
xử phạt hành chính.
Nghiêm cấm dùng con dấu giả, sử dụng con dấu không đúng quy định.
 Quy trình lập hồ sơ công việc, làm rõ việc nộp, lưu hồ sơ:
• B1: Mở hồ sơ:
Là việc Cán bộ được giáo nhiệm vụ lập hồ sơ vào đầu mỗi năm ghi tiêu đề hồ
sơ cần lập vào các bìa hồ sơ căn cứ vào bản danh mục hồ sơ của cơ quan.
• B2: Phân loại Vb giấy tờ đưa vào các hồ sơ:
Đặc trưng tên gọi: các VB có cùng tên gọi được xếp vòa 1 loại.
Đặc trưng vấn đề: Các Vb có cũng 1 nội dung được xếp vào 1 loại.
Đặc trưng tác giả: Các VB có cùng 1 tác giả được xếp vòa 1 loại.
Đặc trưng thời gian: Các VB được ban hành trong khaonrg thời gian nhất định
được xếp làm 1 loại.
Đặc trưng giáo dịch: Các VB, tài liệu giao dịch với một cơ quan khác được xếp
vòa cùng một hồ sơ.
Đặc trưng địa dư: Các VB có cùng 1 đại dư được xếp vào cũng 1 hồ sơ.
• B3: Sắp xếp Vb, giấy tờ trong hồ sơ:
Theo tên loại VB
Theo thứ tự thời gian.
Theo trình tự giải quyết vấn đề trong thực tiễn.
Theo tác giả kết hợp với thời gian.
Theo vấn đề kết hợp với thời gian
Theo vần chữ cái của tên người hoặc địa phương.

Theo thứ tự số của VB.
Theo mức độ quan trọng của VB…
• B4: Biên mục hồ sơ:
Biên mục hồ sơ gồm: biên mục bên trong và biên mục bên ngoài bìa.
Biên mục trong hố sơ:
+ Đánh số tờ nhằm cố định trật tự sắp xếp VB.
+Viết mục lục VB.
+ Viết tờ kết thúc.
Biên mục ngoài bìa hố sơ:
+ Viết tên cơ quan đơn vị tổ chức.
+ Ghi kí hiệu hồ sơ theo danh mục đã lập.
+ Ghi tiêu đề hồ sơ theo dự kiến trong danh mục.
+ Ghi ngày tháng bát đầu và kết thúc, số lượng tờ và thời hạn bảo quản.
• B5: Đóng quyển:
Cần đóng quyển để cố định hồ sơ và cần lưu ý kiểm tra toàn bộ tình trạng hồ
sơ, đóng hố sơ bằng chỉ bền, không đóng bẳng vật liệu kim loại.
• B6: Nộp lưu hồ sơ:
Bộ phận tiếp nhận hồ sơ nộp lưu phải đối chiếu với bản mục lục hồ sơ, kiểm
tra thiếu đủ, xém xét hồ sơ và nếu cần yêu cầu đơn vị nộp lưu bổ sung cho
đủ, xem xét hồ sơ và nếu cần yêu cầu đpn vị nộp lưu bổ sung cho đủ, rồi kí
nhận vào bản mục lục, trả lại đơn vị nộp lưu 1 bản, lựu tại phòng lưu trữ cơ
quan và phòng văn thư mỗi nơi 1 bản.
J.

CÔNG TÁC LƯU TRỮ:
 Khái niệm: Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa
học những văn bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình


-



-

-

-

hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông
tin quá khứ khi cần thiết.
 Chức năng:
Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu phông lưu trữ quốc gia,
phông lưu trữ cơ quan.
Tổ chức sử dụng tài liệu nhằm góp phần thực hiện tốt đường lối, chủ trương,
chính sách và những nhiệm vụ chính trị của Đảng và pháp luật của Nhà nước
đề ra trong từng giai đoạn.
Thực hiện tốt chức năng bảo quản tạo tiền đề thực hiện chức năng tổ chức và
sử dụng tài liệu.
 Tính chất:
Tính cơ mật: tài liệu lưu trữ chứa đựng rất nhiều bí mật của NN, kẻ thù luôn
dùng mọi thủ đoạn để đánh cắp, đánh tráo... nhằm chống phá NN về mọi
mặt. => đảm bảo an toàn tuyệt đối tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng
cũng là yêu cầu đòi hỏi nghiêm khắc đối với công tác lưu trữ từ TW đến địa
phương.
Tính khoa học: tài liệu lưu trữ chứa đựng rất 1 khối lượng thông tin rất lớn về
nhiều mặt trong đời sống xã hội, chính trị của đất nước. Để đảm bảo an toàn
và tổ chức sử dụng hiệu quả đòi hỏi các khâu nghiệp vụ cần tiến hành theo
những phương pháp khoa học, có tính hệ thống.
Tính chất nghiệp vụ: tài liệu lưu trữ luôn gắn liền với với từng ngành, lĩnh vực

cụ thể trong mọi hoạt động kinh tế, xã hội đất nước.
 ND của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:
- Tạo điều kiện tối ưu để kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ.
- Sắp xếp tài liệu trong kho 1 cách khoa học, thực hiện nghiêm túc quy chế
xuất nhập tài liệu.
- Kiểm tra tình trạng tài liệu thường xuyên để phát hiện hư hỏng.
- Nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu bao gồm:
+ Chất lượng nguyên liệu và quá trình chế tác.
+ Điều kiện thiên nhiên khắc nhiệt và các loại côn trùng hủy hoại tài liệu…
+ Điều kiện bảo quản và sử dụng.