Nghiên cứu thông tin và ra quyết định để sử dụng tốt nhất mọi tiềm năng cơ hội cho công tác quản lý tại phòng Y tế quận Dương Kinh
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (446.37 KB, 40 trang )
Tiểu luận Lớp QLKT1B
GVHD: TS. Nguyễn Thế Bình
UBND THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG
TIỂU LUẬN
KHOA HỌC QUẢN LÝ NÂNG CAO
dẫnCỨU THÔNG
: TS. NGUYỄN
BÌNH ĐỊNH
NGHIÊN
TIN VÀ THẾ
RA QUYẾT
ĐỀ Giáo
TÀI:viên" hướng
ĐỂ
SỬ
DỤNG TỐT: NHẤT
MỌI
NĂNG CƠ HỘI
Họ và tên
học
viên
Nguyễn
ThịTIỀM
Thùy Trang
Lớp
CHO CÔNG TÁC QUẢN LÝ TẠI PHÒNG Y TẾ ".
: Cao học quản lý kinh tế Khóa K1B
Hải Phòng, tháng 12 năm 2014
MỤC LỤC
A - CƠ SỞ LÝ LUẬN...............................................................................................................20
I. THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC...................................................................20
SVTH: Nguyễn Thị Thùy Trang
1
Tiểu luận Lớp QLKT1B
GVHD: TS. Nguyễn Thế Bình
1.1 Khái niệm cơ bản.................................................................................................................20
1.1.1. Thông tin và thông tin quản lý.........................................................................................20
Thông tin là các tin tức con người trao đổi với nhau (trao đổi qua vật, qua máy mọc, thiết bị)
rộng hơn thông tin bao gồm cả những tri thức về các đối tượng. Hiểu một cách tổng quát
thông tin là kết quả phản ánh các đối tượng trong tương tác và vận động của chúng...............20
Thông tin quản lý là hệ thống tri thức được thu thập và xử lý để phục vụ cho việc ban hành, tổ
chức
thực
hiện
và
kiểm
tra
đánh
giá
quyết
định
quản
lý.
Từ định nghĩa này, có thể thấy thông tin quản lý bao gồm:......................................................20
- Hệ thống tri thức được thu thập và xử lý (thông tin đầu vào)................................................20
- Thông tin trong tổ chức thực hiện quyết định quản lý (quá trình truyềnthông)......................20
- Thông tin cho việc kiểm tra, đánh giá quyết định quản lý (thông tin phản hồi).....................20
1.1.2. Đơn vị đo lường thông tin................................................................................................20
Ta sẽ dùng phương pháp xác suất để đo số lượng thông tin mà người nghiên cứu nhận được từ
một thông báo, dữ liệu về đối tượng xét theo một phương diện nghiên cứu nào đó.................20
- Độ đa dạng và độ bất định - Đơn vị đo....................................................................................20
Độ đa dạng V của hệ thống X phụ thuộc vào số trạng thái n của nó.........................................20
V = f (n) tháa mãn các điều kiện sau:........................................................................................20
+ Nếu hệ thống X chỉ có một trạng thái duy nhất ( n = 1 ) thì độ đa dạng bằng 0f (1) = 0.......20
+ Nếu 2 hệ thống X ( X1, X2, X-3,...Xn ) và Y ( Y1, Y2,...Yn ) độc lập với nhau nếu kết hợp
2 hệ thống này lại thì độ đa dạng của hệ thống mới bằng độ đa dạng của hai hệ thống thành
phần............................................................................................................................................20
Để đo độ bất định của hệ thống X ta đưa vào khái niệm entrobi...............................................20
1.1.3. Hệ thống thông tin...........................................................................................................21
Là một hệ thống bao gồm các yếu tố có quan hệ với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý,
lưu trữ và phân phối thông tin và dữ liệu và cung cấp một cơ chế phản hồi để đạt được một
mục tiêu định trước. ..................................................................................................................21
Các tổ chức có thể sử dụng các hệ thống thông tin với nhiều mục đích khác nhau. Trong việc
quản trị nội bộ, hệ thống thông tin sẽ giúp đạt được sự thông hiểu nội bộ, thống nhất hành
động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế cạnh tranh. Với bên ngoài, hệ thống
thông tin giúp nắm bắt được nhiều thông tin về khách hàng hơn hoặc cải tiến dịch vụ, nâng
cao sức cạnh tranh, tạo đà cho sự phát triển..............................................................................21
1.1.4. Hệ thống thông tin quản lý ..............................................................................................21
SVTH: Nguyễn Thị Thùy Trang
2
Tiểu luận Lớp QLKT1B
GVHD: TS. Nguyễn Thế Bình
là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức. Hệ thống bao gồm con người,
thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp
thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức.................................21
Đây cũng là tên gọi của một chuyên ngành khoa học. Ngành khoa học này thường được xem
là một phân ngành của khoa học quản lý và quản trị kinh doanh. Ngoài ra, do ngày nay việc xử
lý dữ liệu thành thông tin và quản lý thông tin liên quan đến công nghệ thông tin, nó cũng
được coi là một phân ngành trong toán học, nghiên cứu việc tích hợp hệ thống máy tính vào
mục đích tổ chức........................................................................................................................21
1.2. Đặc tính - vai trò của thông tin...........................................................................................21
1.2.1. 5 đặc tính của thông tin:...................................................................................................21
- Thông tin luôn “méo” phấn đấu đưa thông tin trở nên trung thực, thông tin méo sẽ đưa đối
tượng đến vất vả, khổ ải thậm trí triệt hạ, oan trái thị phi, oan nghiệt…, nâng giá trị của cá
nhân tổ chức hơn giá trị thực (thực phẩm chức năng…) vinh danh cá nhân thông qua tổ chức,
giúp nâng cao, chắp cánh cho mỗi cá nhân, cá thể trong tổ chức( chiến sỹ thi đua, anh
hùng….), giá trị này nâng cao đẳng cấp, đề cao vai trò của tổ chức nên chúng ta phải tận dụng
méo này......................................................................................................................................22
- Thông tin phụ thuộc vào trình độ, năng lực lĩnh hội của người thu nhận thông tin (bao gồm
cả tổ chức)..................................................................................................................................22
- Thông tin phải luôn đảm bảo tính thời sự (thông tin về thị trường trong ngày, thông tin về
bão, tin tức giao thông…)..........................................................................................................22
- Mọi sự vật hiện tượng đều có thuộc tính phản ánh là cơ sở gốc của thông tin.......................22
- Ai lắm được thông tin người đó có quyền lực ( một sự thật hiển nhiên người nghèo là người
nói không ai tin, bảo không ai nghe). ........................................................................................22
1.2.2. Vai trò của thông tin trong quản lý..................................................................................22
* Thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng trong quản lý. Trong mỗi tổ chức, để cho các hoạt
động quản lý có hiệu quả thì điều không thể thiếu được là phải xây dựng hệ thống thông tin tối
ưu.
Vai
trò
của
thông
tin
trong
quản
lý
thể
hiện
ở những nội dung cơ bản sau:....................................................................................................22
* Vai trò của thông tin trong việc lập kế hoạch và ra quyết định Lập kế hoạch và ra quyết định
là công việc phức tạp và khó khăn nhưng nó lại có ý nghĩa tiên quyết đối với các nhà quản lý.
Để có được những kế hoạch và những quyết định đúng đắn, các nhà quản lý cần rất nhiều
thông tin. Nhờ có thông tin mà các nhà quản lý có thể giải quyết đúng đắn và hiệu quả các vấn
đề sau: .......................................................................................................................................22
- Nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch và ra quyết định......................................................22
SVTH: Nguyễn Thị Thùy Trang
3
Tiểu luận Lớp QLKT1B
GVHD: TS. Nguyễn Thế Bình
- Xác định cơ hội cũng như thách thức đối với tổ chức.............................................................22
- Xác lập các cơ sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng các mục tiêu.................................22
- Lựa chọn các phương án để thực hiện các quyết định quản lý................................................22
* Vai trò của thông tin trong công tác tổ chức...........................................................................23
Trong quá trình thực hiện chức năng tổ chức, thông tin có vai trò quan trọng ở các phương
diện sau:.....................................................................................................................................23
- Nhận thức các vấn đề liên quan tới việc thiết kế mô hình cơ cấu tổ
chức, phân công phân nhiệm và giao quyền..............................................................................23
- Cung cấp các dữ liệu cần thiết về nhân lực, vật lực và tài lực................................................23
- Xây dựng các phương án để bố trí, sắp xếp, sử dụng nhân lực và phân bổ
các nguồn lực khác.....................................................................................................................23
- Giải quyết các vấn đề liên quan tới công tác tổ chức..............................................................23
* Vai trò của thông tin trong công tác lãnh đạo.........................................................................23
Khi thực hiện chức năng lãnh đạo, thông tin giúp các nhà quản lý giải quyết đúng đắn và hiệu
quả các nội dung sau:.................................................................................................................23
- Nhận thức các vấn đề liên quan tới động cơ thúc đẩy nhân viên............................................23
- Cung cấp các dữ liệu để làm cơ sở cho việc xây dựng nội quy, quy chế và chính sách của tổ
chức............................................................................................................................................23
- Lựa chọn các phương pháp và phong cách quản lý hiệu quả..................................................23
* Vai trò của thông tin trong công tác kiểm tra.........................................................................23
Là quá trình đo lường , so sánh phát hiện sai lệch trong hoạt động của tổ chức. Kiểm tra là
chức năng tất yếu trong quản lý nhưng kiểm tra quá mức sẽ gây sự hoang mang, thiếu tin
tưởng lẫn nhau tạo bầu không khi căng thẳng làm thui chột tính sáng tạo thậm chí làm cho hệ
thống gi kị lẫn nhau. Nếu buông láng kiểm tra làm tính phối hợp kém, hệ thống dễ rối loạn
làm mất ổn định hệ thống. Vì vậy cần kiểm tra đúng mức phù hợp nhưng không có một công
thức chung cho mọi đối tượng...................................................................................................23
Trong lĩnh vực kiểm tra, thông tin có vai trò quan trọng trên các phương diện:.......................23
- Nhận thức vấn đề cần phải kiểm tra........................................................................................23
- Cung cấp dữ liệu cho việc xây dựng các tiêu chuẩn................................................................23
- Xây dựng các phương án để đo lường và các giải pháp sửa chữa sai lầm của chủ thể. Như
vậy, có thể thấy rằng thông tin là mạch máu liên kết toàn bộ các chức năng của quy trình quản
SVTH: Nguyễn Thị Thùy Trang
4
Tiểu luận Lớp QLKT1B
GVHD: TS. Nguyễn Thế Bình
lý, là nhân tố không thể thiếu để xây dựng, triển khai thực hiện và kiểm tra đánh giá các quyết
định quản lý. Thông tin là cầu nối giữa tổ chức với môi trường...............................................24
1.3. Thông tin trong quản lý.......................................................................................................24
1.3.1. Quá trình thông tin cho việc xây dựng quyết định quản lý..............................................24
Quá trình này gồm: Thu thập thông tin; Xử lý thông tin và Sử dụng thông tin.........................24
Thu thập, xử lý và sử dụng thông tin liên quan tới những vấn đề về thực trạng, khả năng của tổ
chức và những thông tin bên ngoài nhằm xây dựng mục tiêu và các chương trình hoạt động
phù hợp......................................................................................................................................24
1.3.2. Quá trình thông tin triển khai thực hiện quyết định quản lý............................................24
- Ban hành các quyết định quản lý.............................................................................................24
- Truyền đạt việc thực hiện quyết định quản lý.........................................................................24
- Giải thích, hướng dẫn thực hiện quyết định............................................................................24
Đây chính là quá trình truyền tin trong quản lý. Quá trình này bao gồm:.................................24
+ Nguồn tin (Quyết định quản lý);.............................................................................................24
+ Thông điệp;.............................................................................................................................24
+ Mã hoá;...................................................................................................................................24
+ Truyền đạt qua các kênh;........................................................................................................24
+ Giải mã;..................................................................................................................................24
+ Nơi nhận;................................................................................................................................24
+ Thông tin phản hồi..................................................................................................................24
1.3.3. Quá trình thông tin cho việc kiểm tra, đánh giá việc thực hiện quyết định quản lý........24
- Thông tin cho việc xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra;............................................................25
- Thông tin về kết quả thực hiện quyết định quản lý;................................................................25
- Thông tin về kết quả đánh giá;................................................................................................25
- Những thông tin về các giải pháp điều chỉnh..........................................................................25
1.3.4. Những trở ngại của quá trình thông tin trong quản lý.....................................................25
Những trở ngại đối với quá trình thông tin trong quản lý:.........................................................25
- Những trở ngại trong việc thu thập, xử lý và sử dụng thông tin cho việc xây dựng quyết định
quản lý........................................................................................................................................25
+ Tình trạng quá tải hoặc thiếu thông tin hữu ích;.....................................................................25
SVTH: Nguyễn Thị Thùy Trang
5
Tiểu luận Lớp QLKT1B
GVHD: TS. Nguyễn Thế Bình
+ Hạn chế về năng lực và kĩ năng xử lý thông tin;....................................................................25
- Những trở ngại trong việc truyền đạt thông tin;......................................................................25
+ Đối với chủ thể truyền đạt......................................................................................................25
+ Đối chủ thể tiếp nhận;.............................................................................................................25
+ Kênh truyền đạt (phương tiện, hình thức.v.v);.......................................................................25
+ Nhiễu......................................................................................................................................25
- Những trở ngại trong việc xử lý thông tin phản hồi................................................................25
+ Cơ cấu tổ chức;.......................................................................................................................25
+ Phong cách quản lý;................................................................................................................25
+ Văn hoá tổ chức......................................................................................................................25
1.3.5. Những yêu cầu sử dụng thông tin trong quản lý..............................................................25
- Thông tin trong quản lý phải khách quan, chính xác, đầy đủ;.................................................25
- Thông tin trong quản lý phải kịp thời,không sử dụng thông tin đã lạc hậu.............................25
- Thiết lập hệ thống xử lý thông tin hữu hiệu............................................................................25
CHƯƠNG II: QUYẾT ĐỊNH VÀ RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN LÝ ..........................26
2.1. Khái niệm cơ bản................................................................................................................26
Quyết định là có ý kiến dứt khoát về việc làm cụ thể nào đó, chọn một trong các khả năng sau
khi đã có sự cân nhắc.................................................................................................................26
Quyết định hành chính là việc lựa chọn của chủ thể Quyết định về một hoạt động một số
phương án để thực hiện công việc cụ thể trong điều kiện hoàn cảnh nhất định nhằm hoàn thành
mục tiêu của tổ chức..................................................................................................................26
Quyết định hành chính nhà nước là mệnh lệnh điều hành của chủ thể Quyết định hành chính
nhà nước để thực hiện quyền lập pháp, hành pháp, tư pháp......................................................26
Quyết định quản lý hành chính nhà nước vừa được coi là phương tiện quản lý hành chính nhà
nước, vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Số lượng và chất lượng
của quyết định quản lý hành chính nhà nước sẽ phản ánh chất lượng hoạt động quản lý hành
chính nhà nước. Bởi vậy, muốn nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý hành chính nhà nước cần
nắm vững nguyên lý chung về quyết định quản lý hành chính..................................................26
Quyết định quản trị có các đặc điểm..........................................................................................26
- Các quyết định quản trị trực tiếp hướng vào các tổ chức; chỉ có nhà quản trị mới ra quyết
định............................................................................................................................................26
SVTH: Nguyễn Thị Thùy Trang
6
Tiểu luận Lớp QLKT1B
GVHD: TS. Nguyễn Thế Bình
- Các quyết định quản trị có thể làm cản trở sự hoạt động bình thường hoặc làm phát triển hoạt
động của hệ thống bị quản trị.....................................................................................................26
- Các quyết định quản trị liên quan đến việc sử dụng những thông tin về vấn đề cần phải giải
quyết...........................................................................................................................................26
- Các quyết định quản trị được xây dựng trên cơ sở sự hiểu biết về tính khách quan của sự vận
động và phát triển của hệ thống bị quản trị................................................................................26
Các chức năng của các quyết định quản trị................................................................................26
- Chức năng định hướng về mục tiêu của tổ chức.....................................................................26
- Chức năng đảm bảo các nguồn lực..........................................................................................26
- Chức năng hợp tác và phối hợp các bộ phận trong tổ chức.....................................................27
Phân loại các quyết định quản trị...............................................................................................27
- Phân loại theo tính chất của các quyết định: Quyết định chiến lược, Quyết định chiến thuật,
Quyết định tác nghiệp................................................................................................................27
- Phân loại theo thời gian thực hiện: Quyết định dài hạn, Quyết định trung hạn, Quyết định
ngắn hạn.....................................................................................................................................27
- Phân loại theo phạm vi thực hiên: Quyết định toàn cục, Quyết định bộ phận, Quyết định
chuyên đề...................................................................................................................................27
- Phân loại theo khía cạnh khác nhau trong hoạt động của tổ chức: Quyết định kỹ thuật, Quyết
định tổ chức, Quyết định kinh tế, Quyết định xã hội.................................................................27
Những yêu cầu đối với quyết định quản trị...............................................................................27
- Phải có căn cứ khoa học..........................................................................................................27
- Phải thống nhất, tuân theo các quy định, thể chế chung..........................................................27
- Phải đúng thẩm quyền.............................................................................................................27
- Phải có định hướng..................................................................................................................27
- Phải thật cụ thể về mặt thời gian.............................................................................................27
- Phải có định hướng..................................................................................................................27
- Phải thỏa mãn các yêu cầu kịp thời.........................................................................................27
Quá trình ra quyết định..............................................................................................................27
- Bước 1: biết chắc là có nhu cầu quyết định.............................................................................27
- Bước 2: nhận rõ tiêu chuẩn của quyết định.............................................................................27
- Bước 3: lượng hóa các tiêu chuẩn...........................................................................................27
SVTH: Nguyễn Thị Thùy Trang
7
Tiểu luận Lớp QLKT1B
GVHD: TS. Nguyễn Thế Bình
- Bước 4: phát hiện những khả năng lựa chọn...........................................................................27
- Bước 5: đánh giá các khả năng................................................................................................27
- Bước 6: lựa chọn khả năng tối ưu nhất....................................................................................27
2.2. Vai trò của việc ra quyết định ...........................................................................................28
Việc ra quyết định có vai trò cực kỳ quan trọng trong quản lý. Bởi vì:...................................28
- Các quyết định luôn luôn là sản phẩm chủ yếu và là trung tâm của mọi
hoạt động về quản trị. Không thể nói đến hoạt động về quản trị mà thiếu việc ra
các quyết định, cũng những không thể nói đến việc kinh doanh mà thiếu dịch vụ và
hàng hóa.....................................................................................................................................28
- Sự thành công hay thất bại trong các tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào các
quyết định của các nhà quản trị..................................................................................................28
- Xét về mặt tổng thể thì không thể thay thế các quyết định về quản trị
bằng tiền bạc, vốn liếng, sự tự phát, sự tự điều chỉnh hoặc bất cứ thứ tự đồng
bằng máy móc tinh xảo nào.......................................................................................................28
- Mỗi quyết định về quản trị là một mắt xích trong toàn bộ hệ thống các
quyết định của một tổ chức nên mức độ tương tác ảnh hởng giữa chúng với nhau
là cực kỳ phức tạp và hết sức quan trọng. Không thận trọng trong việc ra quyết
định thường có thể dẫn tới những hậu quả khôn lường.............................................................28
2.3. Các trường hợp ra quyết định.............................................................................................28
Thông thường việc ra quyết định xảy ra trong ba trường hợp sau:............................................28
2.3.1. Trường hợp có đủ thông tin.............................................................................................28
Việc ra quyết đinh sử dụng công cụ của bài toán kinh tế là tên gọi chung chỉ một nhóm các bộ
môn khoa học tiếp giáp giữa kinh tế học, toán học và điều khiển học: nó ra đời và phát triển
chủ yếu từ cuối những năm 1930, đầu những năm 1940 và có thể chia thành 3 nhóm:............28
B. ỨNG DỤNG THỰC TIỄN TẠI PHÒNG Y TẾ QUẬN......................................................33
I. TỔNG QUAN VỀ PHÒNG Y TẾ QUẬN.............................................................................33
1.1. Cơ cấu phòng Y tế:.............................................................................................................33
Phòng Y tế quận Dương Kinh hiện tại có 01 trưởng phòng và 03 nhân viên. Phòng Y tế hoạt
động theo chế độ thủ trưởng, Trưởng phòng y tế là người đứng đầu chịu trách nhiệm trước
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân quận, Giám đốc Sở Y tế và trước pháp luật về việc thực hiện chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan chuyên môn do mình phụ trách.................................33
1.2. Chức năng của phòng:........................................................................................................33
SVTH: Nguyễn Thị Thùy Trang
8
Tiểu luận Lớp QLKT1B
GVHD: TS. Nguyễn Thế Bình
Giúp Uỷ ban nhân dân quận quản lý và hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ các hoạt động
trong lĩnh vực y tế, dân số..........................................................................................................33
Phối hợp với các tổ chức chính trị, kinh tế - xã hội để thực hiện công tác tuyên truyền, giáo
dục, vận động và tổ chức cho mọi tầng lớp nhân dân tham gia các hoạt động trong lĩnh vực y
tế, BHYT, Dân số-KHHGĐ.......................................................................................................33
1.3. Nhiệm vụ của phòng:..........................................................................................................33
- Trình Ủy ban nhân dân quận ban hành các văn bản hướng dẫn thực hiện các chủ trương
chính sách, chế độ và pháp luật về lĩnh vực y tế, BHYT, Dân số-KHHGĐ..............................33
- Xây dựng kế hoạch tháng, quý, năm cho các chương trình mục tiêu, các dự án, đề án về công
tác y tế theo chương trình quốc gia, thành phố trình Ủy ban nhân dân quận phê duyệt............33
- Tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra giám sát và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các chủ trương,
chính sách của Đảng, pháp luật nhà nước về các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược dài
hạn, hàng năm, các chương trình mục tiêu, chương trình hành động, dự án về y tế, BHYT đó
được phê duyệt...........................................................................................................................33
- Xây dựng và trình Ủy ban nhân dân quận Kế hoạch phối hợp với các ngành, tổ chức chính
trị, chính trị - xã hội trong quận thực hiện các nhiệm vụ về lĩnh vực y tế, Hội chữ thập đỏ, chịu
trách nhiệm chính trong việc thực hiện kế hoạch, phối hợp sau khi được phê duyệt, chỉ đạo tổ
chức kỷ niệm ngày thầy thuốc Việt Nam 27/02.........................................................................34
- Phối hợp với các ngành, đoàn thể liên quan thực hiện chương trình mục tiêu về Y tế, BHYT,
VSATTP, chương trình phòng chống dịch bệnh, chương trình phòng chống mù loà, chương
trình chăm sóc tâm thần cộng đồng, chương trình xó hội hoá trong cụng tác khám chữa bệnh
và dịch vụ chăm sóc SKSS - KHHGĐ, Dân số - KHHGĐ, Hội chữ thập đỏ. Chủ trì với các
ngành đoàn thể liên quan tuyên truyền, thực hiện tháng hành động VSATTP để ngăn ngừa ngộ
độc thực phẩm............................................................................................................................34
- Tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin về công tác y tế, thực hiện
chế độ báo cáo định kỳ về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao cho Ủy ban nhân dân quận,
Sở Y tế và các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.........................................34
- Thực hiện chương trình dự án, xây dựng các đề án về lĩnh vực y tế, dân số -KHHGĐ ở quận
theo sự hướng dẫn của thành phố, Sở y tế Hải Phòng...............................................................34
- Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các nhiệm vụ về lĩnh vực y tế, BHYT, dân số ở cơ sở, Ủy
ban nhân dân các phường...........................................................................................................34
- Giải quyết khiếu nại tố cáo chống tham nhũng tiêu cực về lĩnh vực y tế, BHYT, dân số thuộc
thẩm quyền theo quy định của pháp luật...................................................................................34
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Uỷ ban nhân dân quận........................34
SVTH: Nguyễn Thị Thùy Trang
9
Tiểu luận Lớp QLKT1B
GVHD: TS. Nguyễn Thế Bình
Có rất nhiều việc bạn cần làm để xây dựng những thông tin nền tảng:.....................................36
* Đọc báo hoặc những website được đánh giá là có chất lượng................................................36
* Ở những nơi có thể, hãy nói chuyện với đối tượng và thu thập những điều họ muốn và không
muốn, những điều họ đang có được hoặc không có được.........................................................36
* Nói chuyện với các chuyên gia trong các lĩnh vực mà bạn tiến hành và những người có trình
độ ngay trong tổ chức của minhg và hiểu được tầm nhìn của họ với tổ chức...........................36
* Nói chuyện với các trưởng phòng của quận huyện khác để biết được điểm mạnh, điểm yếu
của họ và những kinh nghiệm học tập.......................................................................................36
* Hiểu biết tốt về đối tượng mình phục vụ, mình quản lý và đối tương mình áp dụng.............36
* Dành thời gian để "nghe ngóng" những điều người ta nói trong tổ chức, dù thông quan
nguồn tin chính thức hay không chính thức...............................................................................36
3 bước để thu thập những thông tin liên quan đến công việc....................................................36
* Hiểu xem chúng ta cần nghiên cứu nhiều hay ít.....................................................................36
* Đảm bảo là luôn hỏi những câu hỏi đúng...............................................................................36
* Tập hợp thông tin bạn cần.......................................................................................................36
LỜI MỞ ĐẦU
A - CƠ SỞ LÝ LUẬN...............................................................................................................20
I. THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC...................................................................20
1.1 Khái niệm cơ bản.................................................................................................................20
1.1.1. Thông tin và thông tin quản lý.........................................................................................20
SVTH: Nguyễn Thị Thùy Trang
10
Tiểu luận Lớp QLKT1B
GVHD: TS. Nguyễn Thế Bình
Thông tin là các tin tức con người trao đổi với nhau (trao đổi qua vật, qua máy mọc, thiết bị)
rộng hơn thông tin bao gồm cả những tri thức về các đối tượng. Hiểu một cách tổng quát
thông tin là kết quả phản ánh các đối tượng trong tương tác và vận động của chúng...............20
Thông tin quản lý là hệ thống tri thức được thu thập và xử lý để phục vụ cho việc ban hành, tổ
chức
thực
hiện
và
kiểm
tra
đánh
giá
quyết
định
quản
lý.
Từ định nghĩa này, có thể thấy thông tin quản lý bao gồm:......................................................20
- Hệ thống tri thức được thu thập và xử lý (thông tin đầu vào)................................................20
- Thông tin trong tổ chức thực hiện quyết định quản lý (quá trình truyềnthông)......................20
- Thông tin cho việc kiểm tra, đánh giá quyết định quản lý (thông tin phản hồi).....................20
1.1.2. Đơn vị đo lường thông tin................................................................................................20
Ta sẽ dùng phương pháp xác suất để đo số lượng thông tin mà người nghiên cứu nhận được từ
một thông báo, dữ liệu về đối tượng xét theo một phương diện nghiên cứu nào đó.................20
- Độ đa dạng và độ bất định - Đơn vị đo....................................................................................20
Độ đa dạng V của hệ thống X phụ thuộc vào số trạng thái n của nó.........................................20
V = f (n) tháa mãn các điều kiện sau:........................................................................................20
+ Nếu hệ thống X chỉ có một trạng thái duy nhất ( n = 1 ) thì độ đa dạng bằng 0f (1) = 0.......20
+ Nếu 2 hệ thống X ( X1, X2, X-3,...Xn ) và Y ( Y1, Y2,...Yn ) độc lập với nhau nếu kết hợp
2 hệ thống này lại thì độ đa dạng của hệ thống mới bằng độ đa dạng của hai hệ thống thành
phần............................................................................................................................................20
Để đo độ bất định của hệ thống X ta đưa vào khái niệm entrobi...............................................20
1.1.3. Hệ thống thông tin...........................................................................................................21
Là một hệ thống bao gồm các yếu tố có quan hệ với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý,
lưu trữ và phân phối thông tin và dữ liệu và cung cấp một cơ chế phản hồi để đạt được một
mục tiêu định trước. ..................................................................................................................21
Các tổ chức có thể sử dụng các hệ thống thông tin với nhiều mục đích khác nhau. Trong việc
quản trị nội bộ, hệ thống thông tin sẽ giúp đạt được sự thông hiểu nội bộ, thống nhất hành
động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế cạnh tranh. Với bên ngoài, hệ thống
thông tin giúp nắm bắt được nhiều thông tin về khách hàng hơn hoặc cải tiến dịch vụ, nâng
cao sức cạnh tranh, tạo đà cho sự phát triển..............................................................................21
1.1.4. Hệ thống thông tin quản lý ..............................................................................................21
là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức. Hệ thống bao gồm con người,
thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp
thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức.................................21
SVTH: Nguyễn Thị Thùy Trang
11
Tiểu luận Lớp QLKT1B
GVHD: TS. Nguyễn Thế Bình
Đây cũng là tên gọi của một chuyên ngành khoa học. Ngành khoa học này thường được xem
là một phân ngành của khoa học quản lý và quản trị kinh doanh. Ngoài ra, do ngày nay việc xử
lý dữ liệu thành thông tin và quản lý thông tin liên quan đến công nghệ thông tin, nó cũng
được coi là một phân ngành trong toán học, nghiên cứu việc tích hợp hệ thống máy tính vào
mục đích tổ chức........................................................................................................................21
1.2. Đặc tính - vai trò của thông tin...........................................................................................21
1.2.1. 5 đặc tính của thông tin:...................................................................................................21
- Thông tin luôn “méo” phấn đấu đưa thông tin trở nên trung thực, thông tin méo sẽ đưa đối
tượng đến vất vả, khổ ải thậm trí triệt hạ, oan trái thị phi, oan nghiệt…, nâng giá trị của cá
nhân tổ chức hơn giá trị thực (thực phẩm chức năng…) vinh danh cá nhân thông qua tổ chức,
giúp nâng cao, chắp cánh cho mỗi cá nhân, cá thể trong tổ chức( chiến sỹ thi đua, anh
hùng….), giá trị này nâng cao đẳng cấp, đề cao vai trò của tổ chức nên chúng ta phải tận dụng
méo này......................................................................................................................................22
- Thông tin phụ thuộc vào trình độ, năng lực lĩnh hội của người thu nhận thông tin (bao gồm
cả tổ chức)..................................................................................................................................22
- Thông tin phải luôn đảm bảo tính thời sự (thông tin về thị trường trong ngày, thông tin về
bão, tin tức giao thông…)..........................................................................................................22
- Mọi sự vật hiện tượng đều có thuộc tính phản ánh là cơ sở gốc của thông tin.......................22
- Ai lắm được thông tin người đó có quyền lực ( một sự thật hiển nhiên người nghèo là người
nói không ai tin, bảo không ai nghe). ........................................................................................22
1.2.2. Vai trò của thông tin trong quản lý..................................................................................22
* Thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng trong quản lý. Trong mỗi tổ chức, để cho các hoạt
động quản lý có hiệu quả thì điều không thể thiếu được là phải xây dựng hệ thống thông tin tối
ưu.
Vai
trò
của
thông
tin
trong
quản
lý
thể
hiện
ở những nội dung cơ bản sau:....................................................................................................22
* Vai trò của thông tin trong việc lập kế hoạch và ra quyết định Lập kế hoạch và ra quyết định
là công việc phức tạp và khó khăn nhưng nó lại có ý nghĩa tiên quyết đối với các nhà quản lý.
Để có được những kế hoạch và những quyết định đúng đắn, các nhà quản lý cần rất nhiều
thông tin. Nhờ có thông tin mà các nhà quản lý có thể giải quyết đúng đắn và hiệu quả các vấn
đề sau: .......................................................................................................................................22
- Nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch và ra quyết định......................................................22
- Xác định cơ hội cũng như thách thức đối với tổ chức.............................................................22
- Xác lập các cơ sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng các mục tiêu.................................22
- Lựa chọn các phương án để thực hiện các quyết định quản lý................................................22
SVTH: Nguyễn Thị Thùy Trang
12
Tiểu luận Lớp QLKT1B
GVHD: TS. Nguyễn Thế Bình
* Vai trò của thông tin trong công tác tổ chức...........................................................................23
Trong quá trình thực hiện chức năng tổ chức, thông tin có vai trò quan trọng ở các phương
diện sau:.....................................................................................................................................23
- Nhận thức các vấn đề liên quan tới việc thiết kế mô hình cơ cấu tổ
chức, phân công phân nhiệm và giao quyền..............................................................................23
- Cung cấp các dữ liệu cần thiết về nhân lực, vật lực và tài lực................................................23
- Xây dựng các phương án để bố trí, sắp xếp, sử dụng nhân lực và phân bổ
các nguồn lực khác.....................................................................................................................23
- Giải quyết các vấn đề liên quan tới công tác tổ chức..............................................................23
* Vai trò của thông tin trong công tác lãnh đạo.........................................................................23
Khi thực hiện chức năng lãnh đạo, thông tin giúp các nhà quản lý giải quyết đúng đắn và hiệu
quả các nội dung sau:.................................................................................................................23
- Nhận thức các vấn đề liên quan tới động cơ thúc đẩy nhân viên............................................23
- Cung cấp các dữ liệu để làm cơ sở cho việc xây dựng nội quy, quy chế và chính sách của tổ
chức............................................................................................................................................23
- Lựa chọn các phương pháp và phong cách quản lý hiệu quả..................................................23
* Vai trò của thông tin trong công tác kiểm tra.........................................................................23
Là quá trình đo lường , so sánh phát hiện sai lệch trong hoạt động của tổ chức. Kiểm tra là
chức năng tất yếu trong quản lý nhưng kiểm tra quá mức sẽ gây sự hoang mang, thiếu tin
tưởng lẫn nhau tạo bầu không khi căng thẳng làm thui chột tính sáng tạo thậm chí làm cho hệ
thống gi kị lẫn nhau. Nếu buông láng kiểm tra làm tính phối hợp kém, hệ thống dễ rối loạn
làm mất ổn định hệ thống. Vì vậy cần kiểm tra đúng mức phù hợp nhưng không có một công
thức chung cho mọi đối tượng...................................................................................................23
Trong lĩnh vực kiểm tra, thông tin có vai trò quan trọng trên các phương diện:.......................23
- Nhận thức vấn đề cần phải kiểm tra........................................................................................23
- Cung cấp dữ liệu cho việc xây dựng các tiêu chuẩn................................................................23
- Xây dựng các phương án để đo lường và các giải pháp sửa chữa sai lầm của chủ thể. Như
vậy, có thể thấy rằng thông tin là mạch máu liên kết toàn bộ các chức năng của quy trình quản
lý, là nhân tố không thể thiếu để xây dựng, triển khai thực hiện và kiểm tra đánh giá các quyết
định quản lý. Thông tin là cầu nối giữa tổ chức với môi trường...............................................24
1.3. Thông tin trong quản lý.......................................................................................................24
1.3.1. Quá trình thông tin cho việc xây dựng quyết định quản lý..............................................24
SVTH: Nguyễn Thị Thùy Trang
13
Tiểu luận Lớp QLKT1B
GVHD: TS. Nguyễn Thế Bình
Quá trình này gồm: Thu thập thông tin; Xử lý thông tin và Sử dụng thông tin.........................24
Thu thập, xử lý và sử dụng thông tin liên quan tới những vấn đề về thực trạng, khả năng của tổ
chức và những thông tin bên ngoài nhằm xây dựng mục tiêu và các chương trình hoạt động
phù hợp......................................................................................................................................24
1.3.2. Quá trình thông tin triển khai thực hiện quyết định quản lý............................................24
- Ban hành các quyết định quản lý.............................................................................................24
- Truyền đạt việc thực hiện quyết định quản lý.........................................................................24
- Giải thích, hướng dẫn thực hiện quyết định............................................................................24
Đây chính là quá trình truyền tin trong quản lý. Quá trình này bao gồm:.................................24
+ Nguồn tin (Quyết định quản lý);.............................................................................................24
+ Thông điệp;.............................................................................................................................24
+ Mã hoá;...................................................................................................................................24
+ Truyền đạt qua các kênh;........................................................................................................24
+ Giải mã;..................................................................................................................................24
+ Nơi nhận;................................................................................................................................24
+ Thông tin phản hồi..................................................................................................................24
1.3.3. Quá trình thông tin cho việc kiểm tra, đánh giá việc thực hiện quyết định quản lý........24
- Thông tin cho việc xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra;............................................................25
- Thông tin về kết quả thực hiện quyết định quản lý;................................................................25
- Thông tin về kết quả đánh giá;................................................................................................25
- Những thông tin về các giải pháp điều chỉnh..........................................................................25
1.3.4. Những trở ngại của quá trình thông tin trong quản lý.....................................................25
Những trở ngại đối với quá trình thông tin trong quản lý:.........................................................25
- Những trở ngại trong việc thu thập, xử lý và sử dụng thông tin cho việc xây dựng quyết định
quản lý........................................................................................................................................25
+ Tình trạng quá tải hoặc thiếu thông tin hữu ích;.....................................................................25
+ Hạn chế về năng lực và kĩ năng xử lý thông tin;....................................................................25
- Những trở ngại trong việc truyền đạt thông tin;......................................................................25
+ Đối với chủ thể truyền đạt......................................................................................................25
+ Đối chủ thể tiếp nhận;.............................................................................................................25
SVTH: Nguyễn Thị Thùy Trang
14
Tiểu luận Lớp QLKT1B
GVHD: TS. Nguyễn Thế Bình
+ Kênh truyền đạt (phương tiện, hình thức.v.v);.......................................................................25
+ Nhiễu......................................................................................................................................25
- Những trở ngại trong việc xử lý thông tin phản hồi................................................................25
+ Cơ cấu tổ chức;.......................................................................................................................25
+ Phong cách quản lý;................................................................................................................25
+ Văn hoá tổ chức......................................................................................................................25
1.3.5. Những yêu cầu sử dụng thông tin trong quản lý..............................................................25
- Thông tin trong quản lý phải khách quan, chính xác, đầy đủ;.................................................25
- Thông tin trong quản lý phải kịp thời,không sử dụng thông tin đã lạc hậu.............................25
- Thiết lập hệ thống xử lý thông tin hữu hiệu............................................................................25
CHƯƠNG II: QUYẾT ĐỊNH VÀ RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN LÝ ..........................26
2.1. Khái niệm cơ bản................................................................................................................26
Quyết định là có ý kiến dứt khoát về việc làm cụ thể nào đó, chọn một trong các khả năng sau
khi đã có sự cân nhắc.................................................................................................................26
Quyết định hành chính là việc lựa chọn của chủ thể Quyết định về một hoạt động một số
phương án để thực hiện công việc cụ thể trong điều kiện hoàn cảnh nhất định nhằm hoàn thành
mục tiêu của tổ chức..................................................................................................................26
Quyết định hành chính nhà nước là mệnh lệnh điều hành của chủ thể Quyết định hành chính
nhà nước để thực hiện quyền lập pháp, hành pháp, tư pháp......................................................26
Quyết định quản lý hành chính nhà nước vừa được coi là phương tiện quản lý hành chính nhà
nước, vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Số lượng và chất lượng
của quyết định quản lý hành chính nhà nước sẽ phản ánh chất lượng hoạt động quản lý hành
chính nhà nước. Bởi vậy, muốn nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý hành chính nhà nước cần
nắm vững nguyên lý chung về quyết định quản lý hành chính..................................................26
Quyết định quản trị có các đặc điểm..........................................................................................26
- Các quyết định quản trị trực tiếp hướng vào các tổ chức; chỉ có nhà quản trị mới ra quyết
định............................................................................................................................................26
- Các quyết định quản trị có thể làm cản trở sự hoạt động bình thường hoặc làm phát triển hoạt
động của hệ thống bị quản trị.....................................................................................................26
- Các quyết định quản trị liên quan đến việc sử dụng những thông tin về vấn đề cần phải giải
quyết...........................................................................................................................................26
SVTH: Nguyễn Thị Thùy Trang
15
Tiểu luận Lớp QLKT1B
GVHD: TS. Nguyễn Thế Bình
- Các quyết định quản trị được xây dựng trên cơ sở sự hiểu biết về tính khách quan của sự vận
động và phát triển của hệ thống bị quản trị................................................................................26
Các chức năng của các quyết định quản trị................................................................................26
- Chức năng định hướng về mục tiêu của tổ chức.....................................................................26
- Chức năng đảm bảo các nguồn lực..........................................................................................26
- Chức năng hợp tác và phối hợp các bộ phận trong tổ chức.....................................................27
Phân loại các quyết định quản trị...............................................................................................27
- Phân loại theo tính chất của các quyết định: Quyết định chiến lược, Quyết định chiến thuật,
Quyết định tác nghiệp................................................................................................................27
- Phân loại theo thời gian thực hiện: Quyết định dài hạn, Quyết định trung hạn, Quyết định
ngắn hạn.....................................................................................................................................27
- Phân loại theo phạm vi thực hiên: Quyết định toàn cục, Quyết định bộ phận, Quyết định
chuyên đề...................................................................................................................................27
- Phân loại theo khía cạnh khác nhau trong hoạt động của tổ chức: Quyết định kỹ thuật, Quyết
định tổ chức, Quyết định kinh tế, Quyết định xã hội.................................................................27
Những yêu cầu đối với quyết định quản trị...............................................................................27
- Phải có căn cứ khoa học..........................................................................................................27
- Phải thống nhất, tuân theo các quy định, thể chế chung..........................................................27
- Phải đúng thẩm quyền.............................................................................................................27
- Phải có định hướng..................................................................................................................27
- Phải thật cụ thể về mặt thời gian.............................................................................................27
- Phải có định hướng..................................................................................................................27
- Phải thỏa mãn các yêu cầu kịp thời.........................................................................................27
Quá trình ra quyết định..............................................................................................................27
- Bước 1: biết chắc là có nhu cầu quyết định.............................................................................27
- Bước 2: nhận rõ tiêu chuẩn của quyết định.............................................................................27
- Bước 3: lượng hóa các tiêu chuẩn...........................................................................................27
- Bước 4: phát hiện những khả năng lựa chọn...........................................................................27
- Bước 5: đánh giá các khả năng................................................................................................27
- Bước 6: lựa chọn khả năng tối ưu nhất....................................................................................27
SVTH: Nguyễn Thị Thùy Trang
16
Tiểu luận Lớp QLKT1B
GVHD: TS. Nguyễn Thế Bình
2.2. Vai trò của việc ra quyết định ...........................................................................................28
Việc ra quyết định có vai trò cực kỳ quan trọng trong quản lý. Bởi vì:...................................28
- Các quyết định luôn luôn là sản phẩm chủ yếu và là trung tâm của mọi
hoạt động về quản trị. Không thể nói đến hoạt động về quản trị mà thiếu việc ra
các quyết định, cũng những không thể nói đến việc kinh doanh mà thiếu dịch vụ và
hàng hóa.....................................................................................................................................28
- Sự thành công hay thất bại trong các tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào các
quyết định của các nhà quản trị..................................................................................................28
- Xét về mặt tổng thể thì không thể thay thế các quyết định về quản trị
bằng tiền bạc, vốn liếng, sự tự phát, sự tự điều chỉnh hoặc bất cứ thứ tự đồng
bằng máy móc tinh xảo nào.......................................................................................................28
- Mỗi quyết định về quản trị là một mắt xích trong toàn bộ hệ thống các
quyết định của một tổ chức nên mức độ tương tác ảnh hởng giữa chúng với nhau
là cực kỳ phức tạp và hết sức quan trọng. Không thận trọng trong việc ra quyết
định thường có thể dẫn tới những hậu quả khôn lường.............................................................28
2.3. Các trường hợp ra quyết định.............................................................................................28
Thông thường việc ra quyết định xảy ra trong ba trường hợp sau:............................................28
2.3.1. Trường hợp có đủ thông tin.............................................................................................28
Việc ra quyết đinh sử dụng công cụ của bài toán kinh tế là tên gọi chung chỉ một nhóm các bộ
môn khoa học tiếp giáp giữa kinh tế học, toán học và điều khiển học: nó ra đời và phát triển
chủ yếu từ cuối những năm 1930, đầu những năm 1940 và có thể chia thành 3 nhóm:............28
B. ỨNG DỤNG THỰC TIỄN TẠI PHÒNG Y TẾ QUẬN......................................................33
I. TỔNG QUAN VỀ PHÒNG Y TẾ QUẬN.............................................................................33
1.1. Cơ cấu phòng Y tế:.............................................................................................................33
Phòng Y tế quận Dương Kinh hiện tại có 01 trưởng phòng và 03 nhân viên. Phòng Y tế hoạt
động theo chế độ thủ trưởng, Trưởng phòng y tế là người đứng đầu chịu trách nhiệm trước
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân quận, Giám đốc Sở Y tế và trước pháp luật về việc thực hiện chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan chuyên môn do mình phụ trách.................................33
1.2. Chức năng của phòng:........................................................................................................33
Giúp Uỷ ban nhân dân quận quản lý và hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ các hoạt động
trong lĩnh vực y tế, dân số..........................................................................................................33
SVTH: Nguyễn Thị Thùy Trang
17
Tiểu luận Lớp QLKT1B
GVHD: TS. Nguyễn Thế Bình
Phối hợp với các tổ chức chính trị, kinh tế - xã hội để thực hiện công tác tuyên truyền, giáo
dục, vận động và tổ chức cho mọi tầng lớp nhân dân tham gia các hoạt động trong lĩnh vực y
tế, BHYT, Dân số-KHHGĐ.......................................................................................................33
1.3. Nhiệm vụ của phòng:..........................................................................................................33
- Trình Ủy ban nhân dân quận ban hành các văn bản hướng dẫn thực hiện các chủ trương
chính sách, chế độ và pháp luật về lĩnh vực y tế, BHYT, Dân số-KHHGĐ..............................33
- Xây dựng kế hoạch tháng, quý, năm cho các chương trình mục tiêu, các dự án, đề án về công
tác y tế theo chương trình quốc gia, thành phố trình Ủy ban nhân dân quận phê duyệt............33
- Tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra giám sát và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các chủ trương,
chính sách của Đảng, pháp luật nhà nước về các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược dài
hạn, hàng năm, các chương trình mục tiêu, chương trình hành động, dự án về y tế, BHYT đó
được phê duyệt...........................................................................................................................33
- Xây dựng và trình Ủy ban nhân dân quận Kế hoạch phối hợp với các ngành, tổ chức chính
trị, chính trị - xã hội trong quận thực hiện các nhiệm vụ về lĩnh vực y tế, Hội chữ thập đỏ, chịu
trách nhiệm chính trong việc thực hiện kế hoạch, phối hợp sau khi được phê duyệt, chỉ đạo tổ
chức kỷ niệm ngày thầy thuốc Việt Nam 27/02.........................................................................34
- Phối hợp với các ngành, đoàn thể liên quan thực hiện chương trình mục tiêu về Y tế, BHYT,
VSATTP, chương trình phòng chống dịch bệnh, chương trình phòng chống mù loà, chương
trình chăm sóc tâm thần cộng đồng, chương trình xó hội hoá trong cụng tác khám chữa bệnh
và dịch vụ chăm sóc SKSS - KHHGĐ, Dân số - KHHGĐ, Hội chữ thập đỏ. Chủ trì với các
ngành đoàn thể liên quan tuyên truyền, thực hiện tháng hành động VSATTP để ngăn ngừa ngộ
độc thực phẩm............................................................................................................................34
- Tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin về công tác y tế, thực hiện
chế độ báo cáo định kỳ về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao cho Ủy ban nhân dân quận,
Sở Y tế và các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.........................................34
- Thực hiện chương trình dự án, xây dựng các đề án về lĩnh vực y tế, dân số -KHHGĐ ở quận
theo sự hướng dẫn của thành phố, Sở y tế Hải Phòng...............................................................34
- Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các nhiệm vụ về lĩnh vực y tế, BHYT, dân số ở cơ sở, Ủy
ban nhân dân các phường...........................................................................................................34
- Giải quyết khiếu nại tố cáo chống tham nhũng tiêu cực về lĩnh vực y tế, BHYT, dân số thuộc
thẩm quyền theo quy định của pháp luật...................................................................................34
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Uỷ ban nhân dân quận........................34
Có rất nhiều việc bạn cần làm để xây dựng những thông tin nền tảng:.....................................36
* Đọc báo hoặc những website được đánh giá là có chất lượng................................................36
SVTH: Nguyễn Thị Thùy Trang
18
Tiểu luận Lớp QLKT1B
GVHD: TS. Nguyễn Thế Bình
* Ở những nơi có thể, hãy nói chuyện với đối tượng và thu thập những điều họ muốn và không
muốn, những điều họ đang có được hoặc không có được.........................................................36
* Nói chuyện với các chuyên gia trong các lĩnh vực mà bạn tiến hành và những người có trình
độ ngay trong tổ chức của minhg và hiểu được tầm nhìn của họ với tổ chức...........................36
* Nói chuyện với các trưởng phòng của quận huyện khác để biết được điểm mạnh, điểm yếu
của họ và những kinh nghiệm học tập.......................................................................................36
* Hiểu biết tốt về đối tượng mình phục vụ, mình quản lý và đối tương mình áp dụng.............36
* Dành thời gian để "nghe ngóng" những điều người ta nói trong tổ chức, dù thông quan
nguồn tin chính thức hay không chính thức...............................................................................36
3 bước để thu thập những thông tin liên quan đến công việc....................................................36
* Hiểu xem chúng ta cần nghiên cứu nhiều hay ít.....................................................................36
* Đảm bảo là luôn hỏi những câu hỏi đúng...............................................................................36
* Tập hợp thông tin bạn cần.......................................................................................................36
SVTH: Nguyễn Thị Thùy Trang
19
Tiểu luận Lớp QLKT1B
GVHD: TS. Nguyễn Thế Bình
A - CƠ SỞ LÝ LUẬN
I. THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
1.1 Khái niệm cơ bản
1.1.1. Thông tin và thông tin quản lý
Thông tin là các tin tức con người trao đổi với nhau (trao đổi qua vật, qua máy mọc,
thiết bị) rộng hơn thông tin bao gồm cả những tri thức về các đối tượng. Hiểu một
cách tổng quát thông tin là kết quả phản ánh các đối tượng trong tương tác và vận
động của chúng.
Thông tin quản lý là hệ thống tri thức được thu thập và xử lý để phục vụ cho việc
ban hành, tổ chức thực hiện và kiểm tra đánh giá quyết định quản lý.
Từ định nghĩa này, có thể thấy thông tin quản lý bao gồm:
- Hệ thống tri thức được thu thập và xử lý (thông tin đầu vào)
- Thông tin trong tổ chức thực hiện quyết định quản lý (quá trình truyềnthông)
- Thông tin cho việc kiểm tra, đánh giá quyết định quản lý (thông tin phản hồi)
1.1.2. Đơn vị đo lường thông tin
Ta sẽ dùng phương pháp xác suất để đo số lượng thông tin mà người nghiên cứu
nhận được từ một thông báo, dữ liệu về đối tượng xét theo một phương diện nghiên
cứu nào đó
- Độ đa dạng và độ bất định - Đơn vị đo
Độ đa dạng V của hệ thống X phụ thuộc vào số trạng thái n của nó
V = f (n) tháa mãn các điều kiện sau:
+ Nếu hệ thống X chỉ có một trạng thái duy nhất ( n = 1 ) thì độ đa dạng bằng 0f (1)
=0
+ Nếu 2 hệ thống X ( X1, X2, X-3,...Xn ) và Y ( Y1, Y2,...Yn ) độc lập với nhau
nếu kết hợp 2 hệ thống này lại thì độ đa dạng của hệ thống mới bằng độ đa dạng
của hai hệ thống thành phần.
Để đo độ bất định của hệ thống X ta đưa vào khái niệm entrobi
SVTH: Nguyễn Thị Thùy Trang
20
Tiểu luận Lớp QLKT1B
GVHD: TS. Nguyễn Thế Bình
1.1.3. Hệ thống thông tin
Là một hệ thống bao gồm các yếu tố có quan hệ với nhau cùng làm nhiệm vụ thu
thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin và dữ liệu và cung cấp một cơ chế phản
hồi để đạt được một mục tiêu định trước.
Các tổ chức có thể sử dụng các hệ thống thông tin với nhiều mục đích khác nhau.
Trong việc quản trị nội bộ, hệ thống thông tin sẽ giúp đạt được sự thông hiểu nội
bộ, thống nhất hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế cạnh
tranh. Với bên ngoài, hệ thống thông tin giúp nắm bắt được nhiều thông tin về
khách hàng hơn hoặc cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo đà cho sự phát
triển.
1.1.4. Hệ thống thông tin quản lý
là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức. Hệ thống bao
gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối
những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết
định trong tổ chức.
Đây cũng là tên gọi của một chuyên ngành khoa học. Ngành khoa học này thường
được xem là một phân ngành của khoa học quản lý và quản trị kinh doanh. Ngoài
ra, do ngày nay việc xử lý dữ liệu thành thông tin và quản lý thông tin liên quan
đến công nghệ thông tin, nó cũng được coi là một phân ngành trong toán học,
nghiên cứu việc tích hợp hệ thống máy tính vào mục đích tổ chức.
1.2. Đặc tính - vai trò của thông tin
1.2.1. 5 đặc tính của thông tin:
SVTH: Nguyễn Thị Thùy Trang
21
Tiểu luận Lớp QLKT1B
GVHD: TS. Nguyễn Thế Bình
- Thông tin luôn “méo” phấn đấu đưa thông tin trở nên trung thực, thông tin méo sẽ
đưa đối tượng đến vất vả, khổ ải thậm trí triệt hạ, oan trái thị phi, oan nghiệt…,
nâng giá trị của cá nhân tổ chức hơn giá trị thực (thực phẩm chức năng…) vinh
danh cá nhân thông qua tổ chức, giúp nâng cao, chắp cánh cho mỗi cá nhân, cá thể
trong tổ chức( chiến sỹ thi đua, anh hùng….), giá trị này nâng cao đẳng cấp, đề cao
vai trò của tổ chức nên chúng ta phải tận dụng méo này.
- Thông tin phụ thuộc vào trình độ, năng lực lĩnh hội của người thu nhận thông tin
(bao gồm cả tổ chức).
- Thông tin phải luôn đảm bảo tính thời sự (thông tin về thị trường trong ngày,
thông tin về bão, tin tức giao thông…)
- Mọi sự vật hiện tượng đều có thuộc tính phản ánh là cơ sở gốc của thông tin.
- Ai lắm được thông tin người đó có quyền lực ( một sự thật hiển nhiên người
nghèo là người nói không ai tin, bảo không ai nghe).
1.2.2. Vai trò của thông tin trong quản lý
* Thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng trong quản lý. Trong mỗi tổ chức, để cho
các hoạt động quản lý có hiệu quả thì điều không thể thiếu được là phải xây dựng
hệ thống thông tin tối ưu. Vai trò của thông tin trong quản lý thể hiện
ở những nội dung cơ bản sau:
* Vai trò của thông tin trong việc lập kế hoạch và ra quyết định Lập kế hoạch và ra
quyết định là công việc phức tạp và khó khăn nhưng nó lại có ý nghĩa tiên quyết đối
với các nhà quản lý. Để có được những kế hoạch và những quyết định đúng đắn,
các nhà quản lý cần rất nhiều thông tin. Nhờ có thông tin mà các nhà quản lý có thể
giải quyết đúng đắn và hiệu quả các vấn đề sau:
- Nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch và ra quyết định.
- Xác định cơ hội cũng như thách thức đối với tổ chức.
- Xác lập các cơ sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng các mục tiêu.
- Lựa chọn các phương án để thực hiện các quyết định quản lý.
SVTH: Nguyễn Thị Thùy Trang
22
Tiểu luận Lớp QLKT1B
GVHD: TS. Nguyễn Thế Bình
* Vai trò của thông tin trong công tác tổ chức
Trong quá trình thực hiện chức năng tổ chức, thông tin có vai trò quan trọng ở các
phương diện sau:
- Nhận thức các vấn đề liên quan tới việc thiết kế mô hình cơ cấu tổ
chức, phân công phân nhiệm và giao quyền.
- Cung cấp các dữ liệu cần thiết về nhân lực, vật lực và tài lực.
- Xây dựng các phương án để bố trí, sắp xếp, sử dụng nhân lực và phân bổ
các nguồn lực khác.
- Giải quyết các vấn đề liên quan tới công tác tổ chức.
* Vai trò của thông tin trong công tác lãnh đạo.
Khi thực hiện chức năng lãnh đạo, thông tin giúp các nhà quản lý giải quyết đúng
đắn và hiệu quả các nội dung sau:
- Nhận thức các vấn đề liên quan tới động cơ thúc đẩy nhân viên.
- Cung cấp các dữ liệu để làm cơ sở cho việc xây dựng nội quy, quy chế và
chính sách của tổ chức.
- Lựa chọn các phương pháp và phong cách quản lý hiệu quả.
* Vai trò của thông tin trong công tác kiểm tra
Là quá trình đo lường , so sánh phát hiện sai lệch trong hoạt động của tổ chức.
Kiểm tra là chức năng tất yếu trong quản lý nhưng kiểm tra quá mức sẽ gây sự
hoang mang, thiếu tin tưởng lẫn nhau tạo bầu không khi căng thẳng làm thui chột
tính sáng tạo thậm chí làm cho hệ thống gi kị lẫn nhau. Nếu buông láng kiểm tra
làm tính phối hợp kém, hệ thống dễ rối loạn làm mất ổn định hệ thống. Vì vậy cần
kiểm tra đúng mức phù hợp nhưng không có một công thức chung cho mọi đối
tượng.
Trong lĩnh vực kiểm tra, thông tin có vai trò quan trọng trên các phương diện:
- Nhận thức vấn đề cần phải kiểm tra.
- Cung cấp dữ liệu cho việc xây dựng các tiêu chuẩn.
SVTH: Nguyễn Thị Thùy Trang
23
Tiểu luận Lớp QLKT1B
GVHD: TS. Nguyễn Thế Bình
- Xây dựng các phương án để đo lường và các giải pháp sửa chữa sai lầm của chủ
thể. Như vậy, có thể thấy rằng thông tin là mạch máu liên kết toàn bộ các chức năng
của quy trình quản lý, là nhân tố không thể thiếu để xây dựng, triển khai thực hiện
và kiểm tra đánh giá các quyết định quản lý. Thông tin là cầu nối giữa tổ chức với
môi trường.
1.3. Thông tin trong quản lý
1.3.1. Quá trình thông tin cho việc xây dựng quyết định quản lý
Quá trình này gồm: Thu thập thông tin; Xử lý thông tin và Sử dụng thông tin.
Thu thập, xử lý và sử dụng thông tin liên quan tới những vấn đề về thực trạng, khả
năng của tổ chức và những thông tin bên ngoài nhằm xây dựng mục tiêu và các
chương trình hoạt động phù hợp.
1.3.2. Quá trình thông tin triển khai thực hiện quyết định quản lý
- Ban hành các quyết định quản lý
- Truyền đạt việc thực hiện quyết định quản lý
- Giải thích, hướng dẫn thực hiện quyết định
Đây chính là quá trình truyền tin trong quản lý. Quá trình này bao gồm:
+ Nguồn tin (Quyết định quản lý);
+ Thông điệp;
+ Mã hoá;
+ Truyền đạt qua các kênh;
+ Giải mã;
+ Nơi nhận;
+ Thông tin phản hồi.
1.3.3. Quá trình thông tin cho việc kiểm tra, đánh giá việc thực hiện quyết định
quản lý
SVTH: Nguyễn Thị Thùy Trang
24
Tiểu luận Lớp QLKT1B
GVHD: TS. Nguyễn Thế Bình
- Thông tin cho việc xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra;
- Thông tin về kết quả thực hiện quyết định quản lý;
- Thông tin về kết quả đánh giá;
- Những thông tin về các giải pháp điều chỉnh.
1.3.4. Những trở ngại của quá trình thông tin trong quản lý
Những trở ngại đối với quá trình thông tin trong quản lý:
- Những trở ngại trong việc thu thập, xử lý và sử dụng thông tin cho việc xây
dựng quyết định quản lý.
+ Tình trạng quá tải hoặc thiếu thông tin hữu ích;
+ Hạn chế về năng lực và kĩ năng xử lý thông tin;
- Những trở ngại trong việc truyền đạt thông tin;
+ Đối với chủ thể truyền đạt
+ Đối chủ thể tiếp nhận;
+ Kênh truyền đạt (phương tiện, hình thức.v.v);
+ Nhiễu.
- Những trở ngại trong việc xử lý thông tin phản hồi
+ Cơ cấu tổ chức;
+ Phong cách quản lý;
+ Văn hoá tổ chức.
1.3.5. Những yêu cầu sử dụng thông tin trong quản lý
- Thông tin trong quản lý phải khách quan, chính xác, đầy đủ;
- Thông tin trong quản lý phải kịp thời,không sử dụng thông tin đã lạc hậu
- Thiết lập hệ thống xử lý thông tin hữu hiệu.
SVTH: Nguyễn Thị Thùy Trang
25
