Thiết kế phần mềm Kế toán vật tư tại Công ty cổ phần Thiết Bị Gốm sứ và khuôn ép Foshan

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của em.
Các số liệu, kết quả đƣợc đề cập trong đồ án là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế
của đơn vị thực tập.

Tác giả đồ án
Phạm Kiều Trang

Phạm Kiều Trang

Page i


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT

Phạm Kiều Trang

Tên viết tắt

Tên đầy đủ

BHXH

Bảo hiểm xã hội

BHYT

Bảo hiểm y tế

CSDL

Chứng từ ghi sổ

CTGS

Cơ sở dữ liệu

DN

Doanh nghiệp

GTGT

Giá trị gia tăng

HTTT

Hệ thống thông tin

NVL

Nguyên vật liệu

N-X-T

Nhập –Xuất –Tồn

QĐ-BTC

Quyết định – Bộ Tài Chính

TK

Tài khoản

TSCĐ

Tài sản cố định

VNĐ

Việt Nam Đồng

Page ii


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
DANH MỤC CÁC HÌNH
Hình số

Diễn giải

Trang

1.1

Cấu trúc của HTTT Quản lý

5

1.2

Mối quan hệ giữa 5 thành phần của HTTT Quản lý

6

1.3

Kế toán chi tiết vật tƣ theo phƣơng pháp ghi “Thẻ song
song”

23

1.4

Kế toán chi tiết vật tƣ theo phƣơng pháp ghi “Sổ số dƣ”

23

1.5

Kế toán chi tiết vật tƣ theo phƣơng pháp ghi “Số đối chiếu
luân chuyển”

24

1.6

Phƣơng pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu

25

1.7

Kế toán tổng hợp nhập – xuất vật tƣ theo phƣơng pháp kiểm
kê định kì

28

2.1

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty CP Thiết bị Gốm sứ và
Khuôn ép Foshan

35

2.2

Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty CP Thiết bị Gốm sứ và
Khuôn ép Foshan

36

2.3

Trình tự ghi sổ Kế toán theo hình thức Nhật ký chung

38

2.4

Quy trình Kế toán Vật tƣ

40

2.5

Sơ đồ quy trình lập và luân chuyển chứng từ nhập kho

41

2.6

Sơ đồ quy trình lập và luân chuyển chứng từ xuất kho

41

3.1

Biểu đồ ngữ cảnh Hệ thống thông tin Kế toán vật tƣ

50

3.2

Biểu đồ phân rã chức năng

51

3.3

Ma trận thực thể chức năng

53

3.4

Biểu đồ luồng dữ liệu vật lý mức 1

54

Phạm Kiều Trang

Page iii


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
3.5

Biểu đồ luồng dữ liệu vật lý mức 2:” Tiến trình 1.1 : Nhập
kho”

55

3.6

Biểu đồ luồng dữ liệu vật lý mức 2:” Tiến trình 1.2 : Xuất

kho”

56

3.7

Biểu đồ luồng dữ liệu vật lý mức 2:” Tiến trình 1.3 : Đối
chiếu- Kiểm kê”

57

3.8

Biểu đồ luồng dữ liệu vật lý mức 2:” Tiến trình 1.3 : Lập báo
cáo”

58

3.9

Mô hình thực thể liên kết E/R

63

3.10

Biểu đồ quan hệ của mô hình dữ liệu

Phạm Kiều Trang

Page iv


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

LỜI CẢM ƠN
Sau bốn năm học tập và rèn luyện tại trƣờng Học viện Tài Chính, đƣợc sự tận tình giảng
dạy của các thầy cô, đặc biệt là các thầy cô trong khoa Hệ Thống Thông tin Quản lý và
sau hơn ba tháng thực tập tại Công ty Cổ phần Thiết bị Gốm sứ và Khuôn ép Foshan, em
đã hoàn thành đồ án với đề tài: “Xây dựng phần mềm Kế toán vật tƣ tại Công ty Cổ phần
Thiết bị Gốm sứ và Khuôn ép Foshan”.
Đầu tiên em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy Hà Văn Sang, thầy là ngƣời trực tiếp
hƣớng dẫn em làm đồ án. Trong quá trình thực hiện đồ án, thầy luôn tận tình chỉ bảo,
giúp đỡ, động viên và cung cấp cho em những kiến thức quý báu để em có thể hoàn
thành đồ án.
Trong quá trình thực tập tại đơn vị, em cũng đã nhận đƣợc sự giúp đỡ rất nhiệt tình của
các cô chú, anh chị trong Công ty Cổ phần Thiết bị Gốm sứ và Khuôn ép Foshan. Em xin
chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo công ty và đặc biệt các anh, chị, cô, chú nhân viên
phòng kế toán của công ty, đã nhiệt tình giúp đỡ và tạo điều kiện cho em đƣợc thực tập tốt
nhất.
Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn tới gia đình, bạn bè, những ngƣời đã luôn bên cạnh em
để động viên, giúp đỡ và tạo điều kiện tốt nhất để em có thể hoàn thành đồ án.
Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, Ngày

Tháng

Năm 2013

Sinh viên

Phạm Kiều Trang

Phạm Kiều Trang

Page v


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN........................................................................................................................................... i
DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT ............................................................................................. ii
DANH MỤC CÁC HÌNH ............................................................................................................................ iii
LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................................................... v
CHƢƠNG 1 .................................................................................................................................................. 4
1.1.

Hệ thống thông tin. ...................................................................................................................... 4

1.1.1

Định nghĩa về Hệ thống thông tin. ..................................................................................... 4

1.1.2

Nhiệm vụ, vai trò của Hệ thống thông tin. ........................................................................ 7

1.1.3

Quy trình chung của Hệ thống thông tin. ......................................................................... 8

1.1.4

Quy trình phát triển Hệ thống thông tin. ........................................................................ 10

1.1.5

Quy trình phân tích và thiết kế Hệ thống thông tin. ...................................................... 12
Tổng quan về kế toán vật tƣ trong Doanh Nghiệp. ................................................................ 16

1.2.
1.2.1

Khái niệm Vật tƣ và Kế toán vật tƣ. ................................................................................ 16

1.2.2

Nguyên tắc Đánh giá và Phân loại vật tƣ. ....................................................................... 16

1.2.3

Nguyên tắc Hạch toán Vật tƣ trong Doanh nghiệp. ....................................................... 22

1.2.4

Kế toán vật tƣ, các tài khoản và chứng từ sử dụng trong kế toán vật tƣ. .................... 24

CHƢƠNG 2 ................................................................................................................................................ 32
2.1.

Khái quát chung về Công ty Cổ phần thiết bị Gốm sứ và Khuôn ép Foshan. ..................... 32

2.1.1

Giới thiệu về công ty.......................................................................................................... 32

2.1.2

Sơ đồ cơ cấu tổ chức. ......................................................................................................... 33

2.1.3

Tổ chức bộ máy kế toán của công ty. ............................................................................... 36

2.2. Thực trạng về HTTT kế toán Vật tƣ tại Công ty Cổ phần thiết bị Gốm sứ và Khuôn ép
Foshan. ................................................................................................................................................... 38
2.2.1

Tổ chức quản lý vật tƣ tại Công ty CP thiết bị Gốm sứ và Khuôn ép Foshan............. 38

2.2.2

Các chứng từ và quá trình luân chuyển chứng từ. ......................................................... 39

2.2.3

Đánh giá tình hình kế toán Vật tƣ tại công ty . ............................................................... 43

2.2.4

Một số giả pháp khắc phục. .............................................................................................. 45

CHƢƠNG 3 ................................................................................................................................................ 48
3.1.

Phân tích hệ thống ..................................................................................................................... 48

3.1.1

Mô tả và Xác định yêu cầu bài toán................................................................................. 48

3.1.2

Mục tiêu hệ thống .............................................................................................................. 49

Phạm Kiều Trang

Page vi


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
3.2.

Thiết kế hệ thống ....................................................................................................................... 50

3.2.1

Mô hình nghiệp vụ............................................................................................................. 50

3.2.2

Mô hình luồng tiến trình ................................................................................................... 54

3.2.3

Mô hình dữ liệu quan niệm hệ thống ............................................................................... 58

3.2.4

Thiết kế mô hình logic ....................................................................................................... 64

3.2.5

Thiết kế mô hình vật lý ..................................................................................................... 65

Phạm Kiều Trang

Page vii


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
MỞ ĐẦU
Cùng với sự phát triển vƣợt bậc của khoa học kỹ thuật, tin học đã trở thành một lĩnh vực
quan trọng, thiết yếu trong thời đại ngày nay. Hầu nhƣ trong mọi lĩnh vực, chúng ta đang
cố gắng tin học hóa tất cả các hoạt động, nghiệp vụ để nâng cao năng suất lao động. Đối
với các doanh nghiệp sản xuất thời gian luôn là vàng, với khối lƣợng công việc khổng lồ
đòi hỏi sự chính xác và nhanh chóng thì sự trợ giúp của máy tính điện tử là một nhu cầu
tất yếu, việc ứng dụng tin học vào trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
đã là một điều thiết yếu nếu doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển trên thị trƣờng. Việc

nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực hiện có của doanh nghiệp bằng cách ứng dụng hệ
thống thông tin để tối ƣu hóa hệ thống kế toán, tài chính, nhân sự, sản xuất, kinh doanh...
luôn là mối quan tâm hàng đầu của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp.
Tuy nhiên,việc xây dựng hệ thống thông tin kế toán sao cho phù hợp với hoạt động của
công ty lại là việc không hề dễ dàng. Các hoạt động của doanh nghiệp phần lớn vẫn đƣợc
thực hiện một cách thủ công nên cần một khoảng thời gian cho việc tin học hóa các mô
hình, nghiệp vụ vào trong công ty. Mặt khác, mỗi loại hình doanh nghiệp có một cơ chế
hoạt động khác nhau và không phải doanh nghiệp nào cũng tự có đủ nhân lực để thực
hiện xây dựng một hệ thống thông tin kế toán cho riêng mình. Thực tiễn đó đòi hỏi cần có
các công ty chuyên xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nói chung và hệ thống thông
tin kế toán nói riêng phù hợp với từng loại doanh nghiệp. Nắm bắt đƣợc nhu cầu đó từ
thực tiễn, hàng loạt các phần mềm phục vụ cho hoạt động kế toán, tài chính, quản trị đã ra
đời để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của các doanh nghiệp. Các phần mềm ngày càng phát
triển phong phú, đa dạng và hoàn thiện hơn. Một phần mềm hợp lý sẽ làm giảm chi phí
thực hiện các hoạt động, nghiệp vụ, giảm thời gian thu thập, xử lý thông tin, tiến tới làm
tăng năng suất lao động, tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trƣờng. Do
đó, doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ tăng tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở
rộng quy mô và phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Phạm Kiều Trang

Page 1


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
Qua việc khảo sát hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Công ty Cổ phần Thiết Bị
Gốm sứ và Khuôn ép Foshan, em nhận thấy, Công ty Cổ phần Thiết Bị Gốm sứ và Khuôn
ép Foshan là công ty chuyên sản xuất các loại khuôn ép, vanh khuôn, hộp khuôn ngành
ceramic thì việc theo dõi chi tiết vật tƣ có hiệu quả là rất quan trọng, ảnh hƣởng lớn đến
doanh thu, lợi nhuận và quá trình phát triển của công ty. Hệ thống kế toán vật tƣ của công

ty vẫn chƣa đƣợc tin học hóa, kế toán vẫn còn gặp nhiều khó khăn trong việc định khoản
các nghiệp vụ . Vì vậy, em đã chọn đề tài “ Thiết kế phần mềm kế toán vật tƣ tại Công
ty Cổ phần Thiết Bị Gốm sứ và Khuôn ép Foshan ” nhằm mục địch phát triển hệ thống
thông tin kế toán chi tiết vật tƣ đáp ứng các yêu cầu sau:


Đƣợc ngƣời sử dụng chấp thuận.



Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng.



Tận dụng tốt tất cả các nguồn năng lực tài nguyên: hệ thống máy tính, công nghệ,

năng lực con ngƣời.


Hỗ trợ nhân viên kế toán và thủ kho quản lý nguyên liệu, vật liệu một cách dễ

dàng, khoa học và chính xác.
Việc phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác quản lý vật tƣ nhập kho
do mua ngoài và xuất kho phục vụ công tác sản xuất tại Công ty một cách tốt nhất cả về
số lƣợng và giá trị, giúp cho kế toán vật tƣ và thủ kho kiểm soát đƣợc tình hình nhập –
xuất – tồn kho vật tƣ, đƣa ra đƣợc những báo cáo cần thiết cho các nhà quản lý Công ty
để có những biện pháp kịp thời, nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của
Công ty trong hiện tại và tƣơng lai. Không nghiên cứu vật tƣ xuất nhập khẩu, thuê ngoài
gia công chế biến, nhận vốn góp liên doanh liên kết…
Để hoàn thành đồ án, em đã nhận đƣợc sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú,

anh chị trong phòng kế toán của Công ty Cổ phần Thiết Bị Gốm sứ và Khuôn ép Foshan .

Phạm Kiều Trang

Page 2


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
Em xin chân thành cảm ơn sự dạy dỗ, chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo trong cả quá
trình học tập và thực hiện đồ án, đặc biệt là thầy giáo – Ths. Hà Văn Sang đã hƣớng dẫn
em rất chu đáo và nhiệt tình trong thời gian qua.
Hà Nội, Ngày

tháng

năm 2013

Sinh viên

Phạm Kiều Trang

Phạm Kiều Trang

Page 3


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
CHƢƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VẬT TƢ
1.1. Hệ thống thông tin.

1.1.1 Định nghĩa về Hệ thống thông tin.
Hệ thống thông tin là một hệ thống đƣợc tổ chức để thu thập, xử lý, lƣu trữ, phân phối, …
dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định để quản lý, điều
hành hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.
Phân loại HTTT:
Có rất nhiều cách để phân loại các HTTT trong một tổ chức. Nếu lấy mục đích phục vụ
của thông tin đầu ra để phân loại thì HTTT đƣợc chia thành các loại chính nhƣ sau:
Hệ xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems)
Là hệ thống hỗ trợ cho những công việc hàng ngày nhờ việc duy trì những bản ghi thông
tin chi tiết. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp vì vậy sẽ giúp công ty giám
sát đƣợc công việc và duy trì mối liên hệ giữa những hoạt động trong kinh doanh.
HTTT quản lý (Management IS)
Là hệ thống trợ giúp các hoạt động của tổ chức. Chúng làm giảm nhẹ công việc quản lý
bằng cách đƣa ra những báo cáo tóm tắt có cấu trúc dựa trên cơ sở hoạt động có tính lặp
đi lặp lại và qui chuẩn.

Phạm Kiều Trang

Page 4


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

Dữ liệu
từ MIS

Chƣơng trình
MPS

Dữ liệu

từ TPS

Dữ liệu
từ TPS

Yêu cầu của
ngƣời dùng

Báo cáo

Hình 1.1 - Cấu trúc của HTTT quản lý
Một HTTTQL bao gồm 5 thành phần: (1) Con ngƣời, (2) Phần cứng, (3) Thủ tục, (4) Dữ
liệu, (5) Chƣơng trình.
(1)

Con ngƣời: Là yếu tố quyết định trong hệ thống, thực hiện biến đổi các thủ tục để

tạo ra thông tin.
(2)

Phần cứng (máy tính điện tử): Là một thiết bị điện tử có khả năng tổ chức và lƣu

trữ thông tin với khối lƣợng lớn, xử lý dữ liệu tự động với tốc độ nhanh, chính xác thành
các thông tin có ích cho ngƣời dùng.
(3)

Thủ tục: Là một tập hợp bao gồm các chỉ dẫn của con ngƣời.

(4)

Dữ liệu: Bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho việc xử lý trong

hệ thống, trợ giúp các quyết định cho nhà quản lý.
(5)

Chƣơng trình: Gồm một tập hợp các lệnh đƣợc viết bằng ngôn ngữ mà máy hiểu

đƣợc để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo thuật toán đã
chỉ ra.

Phạm Kiều Trang

Page 5


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
Cầu nối

CON NGƢỜI

MÁY TÍNH

Phần cứng

Chƣơng trình

Dữ liệu

Thủ tục

Con ngƣời

Chỉ dẫn
Thực thể hành động

Hình 1.2 – Mối quan hệ giữa 5 thành phần của HTTTQL
Hệ hỗ trợ quyết định (Decision Support Systems)
Là một phần của HTTT đƣợc thiết kế với mục đích trợ giúp các hoạt động ra quyết định
của các cấp quản lý.
Hệ thống chuyên gia (ES)
Là các HTTT đặc biệt, cung cấp lời khuyên và sự giúp đỡ về những vấn đề bán cấu trúc.
Hệ tự động văn phòng (Office Automation System)
Là những hệ thống tạo ra, lƣu trữ, biến đổi và xử lý những thông tin liên lạc giữa các cá
nhân dƣới dạng chữ viết, lời nói hoặc hình ảnh.
Hệ thống hỗ trợ quản trị (ESS)
Hệ thống này hỗ trợ thông tin cần thiết cho những nhà quản trị cấp cao bằng cách tóm tắt
và trình bày dữ liệu có mức tập hợp cao nhất.
Mỗi HTTT đều có 4 bộ phận: Bộ phận đƣa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ
phận đƣa dữ liệu ra. Đầu vào (Inputs) của HTTT đƣợc lấy từ các nguồn (Source) và đƣợc
xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng các dữ liệu đã đƣợc lƣu trữ từ trƣớc. Kết quả chƣa xử
lý đƣợc chuyển đến các đích (Destination) hoặc kho dữ liệu (Sviftore).

Phạm Kiều Trang

Page 6


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
1.1.2 Nhiệm vụ, vai trò của Hệ thống thông tin.
Nhƣ chúng ta đã biết, quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lƣợng

thông tin do các HTTT chính thức sản sinh ra. Chính vì thế, sự hoạt động kém của một
HTTT sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả xấu, nghiêm trọng.
Hoạt động tốt hay xấu của một HTTT đƣợc đánh giá thông qua chất lƣợng của thông tin
mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn chất lƣợng của thông tin nhƣ sau:
-

Tin cậy.

-

Đầy đủ.

-

Thích hợp.

-

Dễ hiểu.

-

Đƣợc bảo vệ.

-

Đúng thời điểm.

(1)

Độ tin cậy:

Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ tin cậy dễ gây
những hậu quả không tốt, làm ảnh hƣởng tới quá trình phân tích, xử lý để đƣa ra những
quyết định đối với một tổ chức.
(2)

Tính đầy đủ:

Tính đầy đủ của thông tin thế hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản
lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và
hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế.
(3)

Tính thích hợp và dễ hiểu:

Một HTTT không thích hợp hoặc khó hiểu do có quá nhiều thông tin không thích ứng với
ngƣời nhận, thiếu sự sáng sủa, dùng nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa, do các phần tử thông
tin bố trí chƣa hợp lý. Một HTTT nhƣ vậy sẽ dẫn đến hoặc làm hao tổn chi phí cho việc
tạo ra các thông tin không cần thiết hoặc ra các quyết định sai do thiếu thông tin cần thiết.
(4)

Tính đƣợc bảo vệ:

Phạm Kiều Trang

Page 7


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng nhƣ nguồn vốn và nguyên liệu.
Thật hiếm có doanh nghiệp nào mà bất kì ai cũng có thể tiếp cận đƣợc nguồn thông tin.
Do đó, thông tin phải đƣợc bảo vệ và chỉ những ngƣời đƣợc quyền mới đƣợc phép tiếp
cận tới thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho
tổ chức.
(5)

Tính kịp thời:

Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng, và đƣợc bảo vệ an toàn nhƣng vẫn không
có ích khi nó không đƣợc gửi tới ngƣời sử dụng vào lúc cần thiết.
Chính vì vậy, làm thế nào để có một HTTT hoạt động tốt, có hiệu quả cao là một trong
những công việc của bất kỳ một nhà quản lý hiện đại nào. Để giải quyết vấn đề đó cần
phải xem xét cơ sở kỹ thuật cho các HTTT và phƣơng pháp phân tích thiết kế và cài đặt
HTTT.
1.1.3 Quy trình chung của Hệ thống thông tin.
1.1.3.1.
Tại sao phải phát triển HTTTQL.
Hệ thống thông tin quản lý không những chỉ đóng vai trò là ngƣời cung cấp báo cáo liên
tục và chính xác, mà hơn thế nữa, các HTTT quản lý đã thực sự trở thành một công cụ,
một vũ khí chiến lƣợc để các doanh nghiệp dành đƣợc ƣu thế cạnh tranh trên thị trƣờng và
duy trì những thế mạnh sẵn có. Những ảnh hƣởng quan trọng của HTTT quản lý giúp
doanh nghiệp có đƣợc những ƣu thế cạnh tranh mà họ mong muốn.
-

Đầu tƣ vào việc phát triển HTTTQL sẽ giúp quá trình điều hành của doanh nghiệp

trở nên hiệu quả hơn. Thông qua đó, doanh nghiệp có khả năng cắt giảm chi phí, tăng chất
lƣợng sản phẩm và hoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm dịch vụ.
-

Xây dựng HTTTQL sẽ giúp doanh nghiệp có đƣợc ƣu thế cạnh tranh bằng cách

xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với ngƣời mua hàng và những ngƣời cung cấp nguyên vật
liệu.
-

Đầu tƣ vào phát triển HTTTQL sẽ tạo thành các chi phí chuyển đổi trong mối quan

hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng hoặc ngƣời cung cấp.

Phạm Kiều Trang

Page 8


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
-

Đầu tƣ vào phát triển HTTTQL sẽ khuyến khích các hoạt động sáng tạo trong

doanh nghiệp.
-

Đầu tƣ vào phát triển HTTTQL còn có khả năng tạo ra một số dạng hoạt động mới

của doanh nghiệp nhƣ: Tổ chức ảo, tổ chức theo thảo thuận…
1.1.3.2.
Quy trình phát triển HTTTQL.
Có rất nhiều phƣơng pháp khác nhau để phát triển một hệ thống thông tin nhƣng sử dụng

phƣơng pháp nào đi chăng nữa thì nó cũng gồm 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn gồm một dãy
các giai đoạn và cuối mỗi giai đoạn phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay
chấm dứt sự phát triển của hệ thống đó. Tùy theo kết quả của một giai đoạn có thể và đôi
khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trƣớc khắc phục những sai sót.
Giai đoạn I: Đánh giá yêu cầu
1.

Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

2.

Làm rõ yêu cầu

3.

Đánh giá khả thi

4.

Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn II: Phân tích chi tiết
1.

Lập kế hoạch phân tích chi tiết

2.

Nghiên cứu môi trƣờng của hệ thống thực tại

3.

Nghiên cứu hệ thống thực tại

4.

Chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

5.

Đánh giá lại tính khả thi

6.

Sửa đổi đề xuất của dự án

7.

Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Giai đoạn III: Thiết kế logic
1.

Thiết kế cơ sở dữ liệu

2.

Thiết kế xử lý

3.

Thiết kế các luồng dữ liệu vào

Phạm Kiều Trang

Page 9


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
4.

Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

5.

Hợp thức hóa mô hình logic

Giai đoạn IV: Đề xuất các phƣơng án của giải pháp
1.

Xác định các ràng buộc của tổ chức và tin học

2.

Xây dựng các phƣơng án của giải pháp

3.

Đánh giá các phƣơng án của giải pháp

4.

Chuẩn bị và trình bày báo cáo về các phƣơng án của giải pháp

Giai đoạn V: Thiết kế vật lý ngoài
1.

Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

2.

Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra

3.

Thiết kế phƣơng thức giao tác với phần tin học hóa

4.

Thiết kế các thủ tục thủ công

5.

Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn VI: Triển khai kỹ thuật hệ thống
1.

Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

2.

Thiết kế vật lý trong

3.

Lập trình

4.

Thử nghiệm hệ thống

5.

Chuẩn bị các tài liệu cho hệ thống

Giai đoạn VII: Cài đặt và khai thác
1.

Lập kế hoạch cài đặt

2.

Chuyển đổi

3.

Khai thác và bảo trì

4.

Đánh giá

1.1.4 Quy trình phát triển Hệ thống thông tin.
1.1.4.1.
Khởi tạo và lập Kế hoạch Dự án.
Hai hoạt động chính trong khởi tạo và lập kế hoạch dự án là phát hiện ban đầu, chính thức
về những vấn đề của hệ thống và các cơ hội của nó, trình bày rõ lý do vì sao tổ chức cần

Phạm Kiều Trang

Page 10


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
hay không cần phát triển HTTT. Tiếp đến là xác định phạm vi cho hệ thống dự kiến. Một
kế hoạch dự án phát triển HTTT đƣợc dự kiến về cơ bản đƣợc mô tả theo vòng đời phát
triển hệ thống, đồng thời cũng đƣa ra ƣớc lƣợng thời gian và các nguồn lực cần thiết cho
việc thực hiện nó. Hệ thống dự kiến phải giải quyết đƣợc những vấn đề đặt ra của tổ chức
hay tận dụng đƣợc những cơ hội có thể trong tƣơng lai mà tổ chức gặp, và cũng phải xác
định chi phí phát triển hệ thống và lợi ích mà nó sẽ mang lại cho tổ chức.
1.1.4.2.
Phân tích hệ thống.
Phân tích hệ thống nhằm để xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, nó cung cấp những
dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế HTTT sau này, bao gồm các công việc:
+ Xác định và phân tích yêu cầu: Ngƣời thiết kế phải mô tả lại hoạt động nghiệp vụ của
hệ thống, làm rõ các yêu cầu của hệ thống cần xây dựng và mô tả các yêu cầu đó theo một
cách thức nhất định.
+ Nghiên cứu yêu cầu và cấu trúc: Để đảm bảo sự kết hợp hài hòa giữa các mối quan hệ
bên trong, bên ngoài và những giới hạn đặt lên các dịch vụ cần thực hiện.

+ Lựa chọn các giải pháp: Từ các thiết kế ban đầu đạt đƣợc yêu cầu đặt ra, so sánh để
lựa chọn giải pháp thiết kế tốt nhất đáp ứng các yêu cầu với chi phí,

nguồn lực, thời

gian và kỹ thuật cho phép để tổ chức thông qua.
1.1.4.3.
Thiết kế hệ thống.
Có hai loại thiết kế hệ thống chính:
+ Thiết kế Logic : Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kỳ hệ thống phần cứng và
phần mềm nào, nó chỉ tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực.
+ Thiết kế vật lý : Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tƣợng thành bản thiết kế hay
các đặt tả kỹ thuật. Những phần khác nhau của hệ thống đƣợc gắn vào những thao tác và
thiết bị vật lý cần thiết để tạo thuận lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lý và đƣa ra thông
tin cần thiết cho tổ chức.
Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu trúc file tổ chức dữ
liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trƣờng mạng cần đƣợc xây dựng . Sản phẩm

Phạm Kiều Trang

Page 11


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
cuối cùng của phần thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng nhƣ nó tồn
cho nhà lập trình và kỹ sƣ phần cứng có thể dễ dàng chuyển

tại trên thực tế, sao

thành chƣơng trình và cấu

trúc hệ thống.
1.1.4.4.
Lập trình và kiểm thử.
+ Trƣớc hết chọn phần mềm nền (hệ điều hành, hệ quản trị Cơ sở dữ liệu, ngôn ngữ lập
trình, phần mềm mạng).
+ Chuyển các thiết kế thành các chƣơng trình ( phần mềm ).
+ Kiểm thử hệ thống cho đến khi đạt yêu cầu đề ra, từ kiểm thử các module chức năng,
các hệ thống và nghiệm thu cuối cùng.
1.1.4.5.
Cài đặt vận hành và bảo trì.
+ Trƣớc hết phải lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống .
+ Cài đặt phần mềm.
+ Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới: Chuyển đổi dữ liệu, bố trí,
sắp xếp ngƣời làm việc trong hệ thống, tổ chức hệ thống quản lý và bảo trì.
+ Viết tài liệu và tổ chức đào tạo.
+ Đƣa vào vận hành.
+ Bảo trì hệ thống : Sửa lỗi, hoàn thiện và nâng cấp hệ thống.
1.1.5 Quy trình phân tích và thiết kế Hệ thống thông tin.
1.1.5.1.
Khảo sát hiện trạng hệ thống.
Trong phần này sẽ trình bày các bƣớc thực hiện quá trình khảo sát các công cụ đƣợc sử
dụng để thu thập thông tin. Về nguyên tắc việc khảo sát hệ thống đƣợc chia làm 2 giai
đoạn:
+ Giai đoạn khảo sát sơ bộ: Nhằm hình thành dự án phát triển hệ thống thông tin, yêu
cầu thông tin làm cơ sở cho bƣớc thiết kế sau này.
+ Khảo sát thu thập thông tin: Quá trình khảo sát hệ thống cần trải qua các bƣớc sau:
-

Tiến hành thu thập thông tin bằng các phƣơng pháp khác nhau.

-

Củng cố, bổ sung và hoàn thiện kết quả khảo sát.

Phạm Kiều Trang

Page 12


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
-

Tổng hợp kết quả khảo sát.

-

Hợp thức hóa kết quả khảo sát.

1.1.5.2.

Xác định mô hình nghiệp vụ.

Mô hình nghiệp vụ là một mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức (hay một miền
đƣợc nghiên cứu của tổ chức), giúp chúng ta có thể hình dung đƣợc toàn bộ hệ thống thực
trong mối quan hệ giữa các yếu tố với nhau.
Một mô hình nghiệp vụ gồm có các thành phần sau:
a.

Biểu đồ ngữ cảnh

Các thành phần của biểu đồ ngữ cảnh:
+ Tiến trình hệ thống: Biểu tƣợng để mô tả toàn bộ hệ thống.
+ Luồng dữ liệu: Là các dữ liệu di chuyển từ nơi này đến nơi khác, từ nguồn đến đích.
Nguồn có thể là tác nhân, có thể là hệ thống.
+ Các tác nhân: Tác nhân của hệ thống phải có đủ các điều kiện sau:
-

Thứ nhất: Tác nhân phải là một ngƣời, nhóm ngƣời, tổ chức, một bộ phận của tổ

chức hay của hệ thống thông tin khác.
-

Thứ hai: Phải nằm ngoài hệ thống.

-

Thứ ba: Có tƣơng tác với hệ thống: gửi dữ liệu vào hệ thống hoặc lấy thông tin ra

từ hệ thống.
+ Tên gọi: Phải là danh từ chỉ các khái niệm trên.
b.

Biểu đồ phân rã chức năng
Chức năng: Là một tập hợp các công việc mà tổ chức cần phải làm mà không đề

cập đến thông tin nhƣ thế nào.
Biểu đồ phân rã chức năng là biểu đồ dùng để diễn tả chức năng của hệ thống cần nghiên
cứu dƣới dạng hình cây. Trong đó: Gốc của cây là chức năng chung cần thực hiện của hệ
thống; Mỗi chức năng đƣợc phân rã thành các chức năng con tƣơng đƣơng; Các chức

năng lá là các chức năng tƣơng đối cụ thể, đơn giản, dễ hiểu và dễ thực hiện.
c.

Mô tả chi tiết chức năng lá

Phạm Kiều Trang

Page 13


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
Việc mô tả chức năng lá của hệ thống giúp cho ngƣời đọc có cái nhìn đầy đủ hơn về trình
tự đƣợc xử lý các tiến trình cùng với các luồng thông tin, các kho dữ liệu.
d.

Danh sách các hồ sơ sử dụng

Tập hợp tất cả chứng từ, sổ, báo cáo đƣợc sử dụng trong các hoạt động, nghiệp vụ của hệ
thống.
e.

Ma trận thực thể dữ liệu – chức năng:

Cấu trúc của ma trận gồm:
+ Các cột: Mỗi cột tƣơng ứng với một hồ sơ dữ liệu.
+ Các dòng: Mỗi dòng tƣơng ứng với một chức năng.
+ Các ô: Ghi vào một trong các chức năng sau:
: Nếu nhƣ chức năng ở dòng đọc hồ sơ ở cột.

-

R (Read)

-

U (Update) : Nếu nhƣ chức năng cập nhật dữ liệu vào cột.

-

C (Create)

: Nếu nhƣ chức năng ở dòng tạo hồ sơ ở cột.

-

Còn lại

: Để trống.

1.1.5.3.

Phân tích hệ thống và đặc tả yêu cầu.

Mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ (Modeling Businees Process) là sự biểu diễn đồ thị (
Biểu đồ luồng dữ liệu) các chức năng của quá trình để thu thập, thao tác, lƣu trữ và phân
phối dữ liệu giữa các bộ phận trong hệ thống nghiệp vụ cũng nhƣ giữa hệ thống và môi
trƣờng của nó. Một biểu đồ luồng dữ liệu bao gồm:


Luồng dữ liệu (Data Flow): Là một đƣờng truyền dẫn thông tin( hồ sơ, tập các mục

thông tin trong hồ sơ) vào hoặc ra một tiến trình nào đó.Tên luồng dữ liệu là một mệnh đề
gồm danh từ và tính từ.


Kho dữ liệu (Data Store): Là các dữ liệu đƣợc lƣu trữ tại một vị trí. Một kho dữ

liệu có thể biểu diễn các dữ liệu đƣợc lƣu trữ ở nhiều vị trí không gian khác nhau. Tên
kho dữ liệu là một mệnh đề danh từ kết hợp với tính từ.

Phạm Kiều Trang

Page 14


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP


Tiến trình (Process): Là một công việc của hệ thống nhằm thao tác trên các dữ liệu

đầu vào và cho kết quả dữ liệu ở đầu ra xác định. Tên tiến trình là một mệnh đề gồm
động từ và bổ ngữ.


Tác nhân(Actor): Là một thực thể ngoài hệ thống có quan hệ thông tin với hệ

thống, tác nhân có thể là con ngƣời hoặc hệ thống khác. Tên tác nhân là một mệnh đề
gồm danh từ kết hợp với tính từ.
1.1.5.4.

Thiết kế hệ thống.

+ Mô hình dữ liệu – khái niệm : Là mô hình mô tả dữ liệu của thế giới thực, gồm các
thực thể dữ liệu và mối quan hệ của chúng.
-

Thực thể và các thuộc tính của thực thể



Thực thể: Là khái niệm mô tả một lớp các vật thể của thế giới thực hoặc các khái

niệm độc lập và giữa chúng có đặc trƣng chung.


Thuộc tính của thực thể:Là những đặc trƣng của thực thể mà ta quan tâm.

-

Mối quan hệ giữa các thực thể: Là một khái niệm mô tả mối quan hệ vốn có giữa

các bản thể của các thực thể.


Bậc của mối quan hệ: Là số các thực thể tham gia mối quan hệ



Bản số của mối quan hệ: Là số các bản thể của một thực thể có thể tham gia vào 1

quan hệ cụ thể trong mối quan hệ.
+ Mô hình quan hệ:
Mô hình quan hệ gồm 2 thành phần cơ bản: Quan hệ (relation) và các thuộc tính của quan
hệ (attributes).
-

Quan hệ: Là một bảng dữ liệu hai chiều có các cột có tên, gọi là các thuộc tính, có

các dòng không có tên, gọi là những bộ dữ liệu (bản ghi).
-

Các thuộc tính của quan hệ: Tên của các cột.

Ngoài ra mô hình quan hệ còn có các chuẩn của các quan hệ: Đó là các đặc trƣng cấu trúc
cho phép ta nhận biết đƣợc các cấu trúc đó.

Phạm Kiều Trang

Page 15


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
1.2. Tổng quan về kế toán vật tƣ trong Doanh Nghiệp.
1.2.1 Khái niệm Vật tƣ và Kế toán vật tƣ.
Vật tƣ trong doanh nghiệp là những tài sản ngắn hạn dữ trữ cho quá trình sản xuất kinh
doanh bao gồm nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, công cụ, dụng cụ…
Doanh nghiệp cần phải có kế hoạch mua, dự trữ đầy đủ, kịp thời các loại vật tƣ cả về số
lƣợng, chất lƣợng và kết cấu nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đƣợc tiến
hành bình thƣờng. Kế toán vật tƣ trong doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ chủ
yếu sau:

+ Phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vật tƣ cả về
giá trị và hiện vật, tính toán chính xác giá gốc ( hoặc giá thành thực tế) của từng loại, từng
thứ vật tƣ nhập, xuất, tồn kho, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin phục vụ
cho yêu cầu quản lý vật tƣ của DN.
+ Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sử dụng từng loại vật tƣ
đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của DN
1.2.2 Nguyên tắc Đánh giá và Phân loại vật tƣ.
1.2.2.1.
Đánh giá vật tư.
a.

Nguyên tắc đánh giá

Để có thể phản ánh một cách chính xác giá trị của vật tƣ và có thể so sánh giữa các kỳ
hạch toán phục vụ cho công tác quản lý, kiểm tra, lập kế hoạch, việc đánh giá vật tƣ phải
tuân theo 7 nguyên tắc kế toán cơ bản: nguyên tắc cơ sở dồn tích, nguyên tắc hoạt động
liên tục, nguyên tắc giá gốc, nguyên tắc trọng yếu, nguyên tắc phù hợp, nguyên tắc thận
trọng và nguyên tắc nhất quán. Trong đó quan trọng nhất là ba nguyên tắc:
+ Nguyên tắc giá gốc: Là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để có đƣợc những vật tƣ
đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
+ Nguyên tắc thận trọng: Thực hiện nguyên tắc này bằng cách trích lập dự phòng giảm
giá hàng tồn kho.
+ Nguyên tắc nhất quán: Kế toán chọn phƣơng pháp nào thì phải áp dụng phƣơng pháp
đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán.

Phạm Kiều Trang

Page 16

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
b.

Phƣơng pháp đánh giá vật tƣ nhập kho
+ Đánh giá vật tƣ theo trị giá vốn thực tế

Trị giá vốn thực tế đƣợc xác định theo từng nguồn nhập. Nguyên vật liệu đƣợc nhập kho
từ các nguồn khác nhau nên có những loại giá thực tế khác nhau.
-

Đối với vật tư mua ngoài:
Giá nhập kho = Giá mua thực tế + Các khoản thuế + Chi phí thu mua

Trong đó:
Giá mua thực tế: Giá ghi trên hoá đơn.
Các khoản thuế: Bao gồm thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) và thuế giá trị
gia tăng trong trƣờng hợp doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phƣơng pháp trực
tiếp.
Chi phí thu mua: Là tất cả chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo quản,
bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền bồi thƣờng…
-

Đối với vật tư thuê ngoài gia công:

Giá nhập kho = Giá NVL xuất kho đem gia công + Số tiền trả thuê gia công + Chi phí
phát sinh khi tiếp nhận.
Ví dụ: Xuất kho NVL đem ra ngoài thuê gia công, trị giá NVL xuất kho: 20 triệu. Chi phí
phải trả để gia công NVL: 5 triệu. Tiền công vận chuyển và bốc dỡ NVL:1 triệu. Khi
nhập kho số NVL thuê ngoài gia công thì giá trị của NVL nhập kho sẽ là: 26 triệu.
-

Đối với vật tư tự sản xuất: Giá nhập kho là giá thành sản xuất.

-

Đối với nguyên vật liệu nhập kho do nhận vốn góp liên doanh: Trị giá vốn thực tế

là giá trị hợp lý và các chi phí phát sinh sau khi đƣợc các bên tham gia liên doanh, góp
vốn chấp nhận.
-

Đối với nguyên vật liệu nhập kho do được cấp: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật

liệu là giá trị ghi trên biên bản giao nhận và các chi phí phát sinh sau khi giao nhận.
+ Đánh giá vật tƣ theo giá hạch toán
Giá hạch toán của nguyên vật liệu là giá do doanh nghiệp tự quy định và đƣợc sử dụng
thống nhất trong một thời gian dài. Hàng ngày kế toán chi tiết vật tƣ sử dụng giá hạch
Phạm Kiều Trang

Page 17


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
toán để ghi sổ chi tiết vật liệu nhập, xuất. Cuối kỳ kế toán tính ra trị giá vốn thực tế của
vật tƣ xuất kho theo hệ số:

c.

Phƣơng pháp đánh giá vật tƣ xuất kho

Đối với vật tƣ xuất kho, có thể sử dụng một trong các phƣơng pháp sau:
+ Phƣơng pháp đích danh: Trị giá nguyên vật liệu xuất kho sẽ là trị giá vốn thực tế của lô
hàng nhập nguyên vật liệu đó. Phƣơng pháp này tuân thủ nguyên tác phù hợp của kế toán,
chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá trị vật tƣ xuất kho đem bán phù hợp với
doanh thu mà nó tạo ra và giá trị vật tƣ tồn kho đƣợc phản ánh đúng theo giá trị thực tế
của nó. Tuy nhiên, phƣơng pháp này chỉ áp dụng cho những doanh nghiệp có ít loại vật
tƣ, vật tƣ tồn kho có giá trị lớn.
+ Phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc (FIFO): Phƣơng pháp này áp dụng dựa trên giả
định số vật tƣ nào nhập trƣớc thì xuất trƣớc và lấy giá thực tế của lần đó là giá của vật tƣ
xuất kho. Phƣơng pháp này giúp cho chúng ta có thể tính đƣợc ngay trị giá vốn vật tƣ
xuất kho theo từng lần xuất kho, do vậy sẽ đảm bảo cập nhật số liệu kịp thời. Tuy nhiên,
phƣơng pháp này làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện
tại( doanh thu hiện tại đƣợc tạo ra bởi giá trị vật tƣ, hàng hóa đã có đƣợc từ trƣớc đó).
Mặt khác nếu số lƣợng chủng loại vật tƣ nhiều, quá trình nhập xuất vật tƣ diễn ra liên tục
thì sẽ làm tăng khối lƣợng công việc và chi phí cho việc hạch toán.

Phạm Kiều Trang

Page 18