Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty cơ khí may gia lâm.DOC

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Chí Dũng

Phần I

những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán
vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất
I. NHững vấn đề chung về vật liệu
1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của vật liệu và yêu cầu quản lý vật
liệu trong sản xuất

* Khái niệm:
Quá trình lao đông là quá trình con ngời sử dụng t liệu lao động tác động
lên đối tợng lao động làm thay đổi hình dáng, kích thớc, tính chất lý hoá của
đối tợng lao động để tạo ra sản phẩm với chất lợng ngày càng cao. Theo Mác,
để một quá trình sản xuất diễn ra thì phải có ®đ ba u tè: t liƯu lao ®éng,®èi tỵng lao động, sức lao động.
Đối tợng lao động là một trong những điều kiện không thể thiếu đối với
qua trình sản xuất . Biểu hiện cụ thể của đối tợng lao động chính là các loại
nguyên vật liệu. Trong đó nguyên liệu là những đối tợng lao động cha qua chế
biến, vật liệu là những đối tợng lao động đà qua chế biến hay vật liệu là đối tợng lao động ®· ®ỵc thay ®ỉi do lao ®éng cã Ých cđa con ngời tác động.
* Đặc điểm của vật liệu :
- Vật liệu thuộc tài sản lu động, là tài sản dự trữ quan trọng nhất của
sản xuất.
- Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định. Dới tác động
của lao động, vật liệu sẽ bị tiêu hao hoàn toàn hoặc thay đổi hình thái vật chất
ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.
- Về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất, vật liệu chuyển dịch một lần
toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Điều này đợc thể hiện ở chỗ chi phí vật liệu là chi phí phân bổ một
lần.

* Vai trò của vật liệu trong sản xuất :
Doanh nghiệp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu mới tạo ra sản phẩm.
Vì vậy, đảm bảo cung ứng, dự trữ đồng bộ, kịp thời, chính xác nguyên vật liệu
là điều kiện có tính chất tiền đề để quá trình sản xuất diễn ra liên tục. Hơn nữa,
đảm bảo cung ứng vật liệu có chất lợng tốt còn là điều kiện nâng cao chất lợng
sản phẩm, góp phần sử dụng vật liệu tiết kiệm vật liệu, tăng năng suất lao động.
Kế toán 40A

1

Đại học Kinh tÕ Quèc d©n


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Chí Dũng

Mặt khác, do giá trị vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm
nên chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành
sản phẩm. Vì vậy, chỉ cần một sự biến ®éng nhá cđa vËt liƯu cịng ¶nh hëng trùc
tiÕp ®Õn những chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp nh doanh thu, giá thành,
lợi nhuận.
Về vốn, vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lu động đặc biệt là vốn
dự trữ. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cần phải tăng tốc độ luân chuyển của
vốn lu động và điều đó không thể tách rời việc dự trữ và sư dơng vËt liƯu hỵp lý,
tiÕt kiƯm. TiÕt kiƯm vËt liệu nghĩa là đà giảm đợc chi phí, hạ giá thành, tăng lợi
nhuận doanh nghiệp. Việc giảm chi phí vật liệu hợp lý có ý nghĩa lớn nhng yêu
cầu là không làm ảnh hởng đến chất lợng sản phẩm.
* Yêu cầu quản lý vật liệu:
Xuất phát từ đặc điểm quan trọng của vật liệu trong quá trình sản xuất

kinh doanh, đòi hỏi công tác quản lý phải chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua, bảo
quản, sử dụng và dự trữ.
- ở khâu thu mua:
Mỗi loại nguyên vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công dụng khác
nhau, mức độ và tỷ lệ tiêu hao khác nhau, do đó thu mua phải làm sao cho đủ số
lợng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chỉ cho phép hao hụt trong
định mức, đặc biệt quan tâm đến chi phÝ thu mua nh»m h¹ thÊp chi phÝ vËt liệu
một cách tối đa và phải đảm bảo đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- ở khâu bảo quản:
Phải tổ chức tốt kho tàng, bến bÃi, trang bị đầy đủ các phơng tiện cân, đo,
đong, đếm, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, tránh bị
h hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn.
- ở khâu dự trữ:
Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đợc mức dự trữ tối thiểu, tối đa để
đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng, không bị ngừng trệ,
gián đoạn do cung cấp không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự
trữ quá nhiều.
- ở khâu sử dụng:
Cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử
dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Cần sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm
trên cơ sở định mức và dự toán chi phí. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong

Kế toán 40A

2

Đại học Kinh tế Quốc dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Chí Dũng

việc hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, lợi nhuận
tích luỹ cho doanh nghiệp.
* Vai trò cđa vËt liƯu trong s¶n xt :
Doanh nghiƯp s¶n xt cần phải có nguyên vật liệu mới tạo ra sản phẩm.
Vì vậy, đảm bảo cung ứng, dự trữ đồng bộ, kịp thời, chính xác nguyên vật liệu
là điều kiện có tính chất tiền đề để quá trình sản xuất diễn ra liên tục. Hơn nữa,
đảm bảo cung ứng vật liệu có chất lợng tốt còn là điều kiện nâng cao chất lợng
sản phẩm, góp phần sử dụng vật liệu tiết kiệm vật liệu, tăng năng suất lao động.
Mặt khác, do giá trị vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm
nên chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành
sản phẩm. Vì vậy, chỉ cần một sự biến ®éng nhá cđa vËt liƯu cịng ¶nh hëng trùc
tiÕp ®Õn những chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp nh doanh thu, giá thành,
lợi nhuận.
Về vốn, vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lu động đặc biệt là vốn
dự trữ. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cần phải tăng tốc độ luân chuyển của
vốn lu động và điều đó không thể tách rời việc dự trữ và sư dơng vËt liƯu hỵp lý,
tiÕt kiƯm. TiÕt kiƯm vËt liệu nghĩa là đà giảm đợc chi phí, hạ giá thành, tăng lợi
nhuận doanh nghiệp . Việc giảm chi phí vật liệu hợp lý có ý nghĩa lớn nhng yêu
cầu là không làm ảnh hởng đến chất lợng sản phẩm..
Vai trò và nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất:
Kế toán vật liệu là việc ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình
thu mua, vËn chun, bấ qu¶n, nhËp, xt, tån kho vËt liệu. Hạch toán vật liệu
là công cụ đắc lực giúp cho lÃnh đạo doanh nghiệp nắm đợc tình hình cụ thể về
vật liệu để đề ra hớng chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Hạch toán vật liệu chính
xác, kịp thời, đầy đủ thì lÃnh đạo doanh nghiệp mới nắm đợc chính xác tình
hình thu mua, dự trữ, xuất dùng vật liệu từ đó đề ra biện pháp quản lý vật liệu

thích hợp. Cũng thông qua số liệu kế toán, các nhà quản lý biết đợc số lợng, giá
trị của từng loại vật liệu để có kế hoạch cung ứng kịp thời phục vụ cho sản xuất,
hạn chế sự hao hụt lÃng phí, đảm bảo sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm nhất
nhng vẫn đảm bảo chất lợng sản phẩm và tiến độ sản xuất.
Để phát huy hết vai trò của mình đối với việc quản lý vật liệu thì kế toán
vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Thực hiện đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu
cầu quản lý thống nhất và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
- Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phơng
pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp, để ghi chép, phân
Kế toán 40A

3

Đại học Kinh tÕ Quèc d©n


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Chí Dũng

loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật
liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp
chi phí và tính giá thành sản phẩm.
- Tham gia vào việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch
mua vật liệu, tình hình thanh toán với ngời bán và tình hình sử dụng vật liệu
trong quá trình sản xuất kinh doanh.
2. Phân loại vật liệu:
Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ, có vai
trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện

đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản
lý và phân loại vật liệu.
Trong thực tế quản lý và hạch toán vật liệu ở các doanh nghiệp , đặc trng
thông dụng nhất để phân loại vật liệu là vai trò và tác dụng của vật liệu trong
sản xuất. Theo đặc trng này, vật liệu ở các doanh nghiệp đợc chia thành các
loại:
+ Nguyên, vật liệu chính:
Là những nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình gia công, ché biến cấu
thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua vào)
+ Vật liệu phụ:
Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, đợc sử dụng kết
hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài của
sản phẩm hoặc đợc sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình
thờng hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, phục vụ cho lao động của
công nhân viên chøc(dÇu nhên, hå keo, thuèc nhuém, thuèc nhuém, thuèc tÈy,
thuèc chống rỉ , hơng liệu, xà phòng, rẻ lau,).
+ Nhiên liệu:
Vè thực chất, nhiên liệu là một loại vật liệu phụ nhng nó đợc tách ra
thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhien liệu chiếm tỷ trọng lớn
trong nền kinh tế quốc dân, mặt khác nó có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn
toàn khác với vật liệu phụ thông thờng. Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình sản xuất
kinh doanh diễn ra bình thờng. Nó có thể tồn tại ở thể rắn, thể lỏng và thể khí
nh than, củi, xăng, dầu, ga,...
+ Phụ tùng thay thế:

Kế toán 40A

4

Đại học Kinh tÕ Quèc d©n

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Chí Dũng

Là những vật t dùng để thay thế, bảo dỡng, sửa chữa cho máy móc, thiết
bị, phơng tiện vật tải,...
+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản:
Là các vật liệu và thiết bi( cần lắp và không cần lắp, vật kết cấu, công cụ,
khí cụ,...) mà doanh nghiệp mua vào để đầu t cho xây dựng cơ bản.
+ Phế liệu:
Là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuấ hay thanh lý tài sản,
có thể sử dụng hay bán ra ngoài( phoi bào, vải vụn, gạch, sắt,)
+ Vật liệu khác:
Bao gồm các lọai vật liệu còn lại ngoài các thứ khác cha kể trên nh bao
bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng,
Hạch toán theo cách phân loại trên đáp ứng đợc yêu cầu phản ánh tổng
quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu . Để đảm bảo thuận tiện, tránh
nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán về số lợng và giá trị từng lọai vật
liệu, trên cơ sở phân loại này các doanh nghiệp sẽ chi tiết mỗi loại vật liệu trên
thành từng nhóm, từng thứ vật liệu căn cứ vào đặc điểm sản xuất của từng
doanh nghiệp .
3. Tính giá vật liệu:
Tính giá vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán
vật liệu. Tính giá vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng theo những
nguyên tắc, phơng pháp nhất định. Lựa chọn phơng pháp tính giá trong kỳ hợp
lý để đảm bảo phản ánh chính xác chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm mới
và dự trữ vật liệu cuối kỳ. Vì vậy, tính giá vật liệu là nhiẹm vụ không thể thiếu
của tổ chức hạch toán, là tiền đề để hình thành hệ thống thông tin chính xác về

vật liệu sử dụng và dự trữ.
Trong công tác hạch toán vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu
đợc tính theo giá thực tế (giá gốc). Giá thực tế là giá đợc hình thành trên cơ sở
các chứng từ hợp lệ minh chứng các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để
tạo ra vật liệu.
a) Giá thực tế vËt liƯu nhËp kho:
Gi¸ thùc tÕ sÏ cã th GTGT nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp và không có thuế GTGT nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT
theo phơng pháp khấu trừ. Trong các doanh nghiệp sản xuất, giá thực tế vật liệu
nhạp kho đợc xác định theo từng nguồn nhập:
+ Đối với vật liệu mua ngoài:
Kế toán 40A

5

Đại học Kinh tế Quốc dân


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Chí Dũng

Giá thực tế nhập kho gồm giá mua ghi trên hóa đơn ngời bán cộng (+)
thuế nhập khẩu(nếu có) và các chi phí thu mua thùc tÕ(chi phÝ vËn chun, bèc
dì, chi phÝ nhan viªn thu mua, chi phÝ cđa bé phËn thu mua độc lập, chi phí
thuê kho , thuê bÃi, bảo hiểm, hao hụt trong định mức, tiền phạt lu kho, lu hàng,
lu bÃi,) trừ (-) các khoản giảm giá hàng mua đợc hởng.
+ Đối với vật liệu tự sản xuất:
Tính theo giá thành sản xuất thực tế
+ Đối với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến:
Giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí có liên

quan nh tiền thuê gia công, chế biến, chi phÝ vËn chun , bèc dì , hao hơt trong
định mức,)
+ Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần:
Giá thực tế vật liệu nhập kho là giá do các bên tự thỏa thuận (+) các chi
phí tiếp nhận ( nếu có)
+ Đối với vật liệu đợc tặng , thởng, viện trợ: Giá thực tế vật liệu nhập
kho đợc tính theo giá thị trờng tơng đơng cộng các chi phí liên quan đến việc
tiếp nhận.
+ Đối với phÕ liƯu thu håi:
Gi¸ thùc tÕ vËt liƯu nhËp kho là gía ớc tính có thể sử dụng đợc hay gía trị
thu hồi tối thiẻu.
b) Giá thực tế vật liệu xuất kho:
Tùy theo đặc điẻm hoạt động của từng doanh nghiệp và yêu cầu quản lý,
trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán mà doanh nghiệp có thể sử dụng một
trong các phơng pháp tính giá xuất sau nhng phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán
trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng.
* Phơng pháp giá thực tế đích danh:

Theo phơng pháp này, hàng đợc xác định theo đơn chiếc hay từng lôvà
giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến xuất dùng. Khi xuất dùng hàng nào(lô hàng
nào)sẽ xác định theo giá thực tế đích danh của hàng(lô hàng đó). Phơng pháp
này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật
liệu nhập kho.
+ Ưu điểm:
- Tính gía vật liệu xuất kho chính xác.
- áp dụng có hiệu quả trong các doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu
nhng có giá trị lớn và mang tính đặc thù.
+ Nhợc điểm :
Kế toán 40A

6

Đại học Kinh tế Quốc dân


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Chí Dũng

Đòi hỏi công tác quản lý phải chặt chẽ và hạch toán chi tiết, tỉ mỉ.
* Phơng pháp giá hạch toán:

Theo phơng pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ đợc phản ánh
theo giá hạch toán( giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ,
kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công
thức:
Giá hạch toán
Giá thực tế vật liệu
vật liƯu xt dïng
xt dïng trong kú(hc tån =
x HƯ sè giá vật liệu
trong kỳ(hoặc tồn
cuối kỳ)
cuối kỳ)
Hệ số giá có thể tính theo từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ
yếu tùy thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý của đơn vị hạch toán.
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật
liệu và trình độ kế toán cao.

+ u điểm:
Phơng pháp này kết hợp đợc hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp để
tính giá vật liệu, không phụ thuộc vào cơ cấu vật liệu sử dụng nhiều hay ít.
+ Nhợc điểm:
Yêu cầu hạch toán phải tỉ mỉ, khối lợng công việc dồn vào cuối kỳ hạch
toán ảnh hởng đến công tác quyết toán. Mặt khác phải xây dựng đợc giá hạch
toán khoa học.
Hệ số giá vật liệu

=

* Phơng pháp giá đơn vị bình quân:

Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính
theo giá trị bình quân( bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trớc hoặc bình
quân sau mỗi lần nhập).
Giá thực tế vật liệu xuất
Số lợng vật liệu
Giá đơn vị
=
x
dùng
xuất dùng
bình quân
Có ba phơng pháp xác định giá đơn vị bình quân:
. Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ( bình quân gia quyền )
Giá đơn vị bình
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
=
Lọng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

quân cả kỳ dự trữ
+ u điểm:

Kế toán 40A

7

Đại học Kinh tế Quốc dân


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Chí Dũng

- Việc tính giá xuất vật liệu không phụ thuộc vào tần suất nhập, xuất
trong kỳ.
- Đơn giản, dễ làm phù hợp với doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số
lần nhập, xuất nhiều.
. Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc:
Giá đơn vị
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trứơc)
bình quân
=
Lợng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trứơc)
cuối kỳ trớc
+ u điểm:
Đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ.
+ Nhợc điểm:
Độ chính xác không cao vì không tính đến sự biến động của cả vật liệu
kỳ này. Có trờng hợp gây ra bất hợp lý( tồn kho âm).

. Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập (bình quân liên hoàn)
Giá đơn vị bình quân
Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập
=
Lợng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập
sau mỗi lần nhập
+ Ưu điểm:
Phơng pháp này khắc phục đợc nhợc điểm của hai phơng pháp trên, vừa
đảm bảo tính kịp thời cđa sè liƯu kÕ to¸n , võa chÝnh x¸c, võa phản ánh đợc tình
biến động của giá cả.
+ Nhợc điểm:
Việc tính toán phức tạp, tốn nhiều công sức với doanh nghiệp áp dụng kế
toán thủ công bởi vì sau mỗi lần vật liệu nhập kho, kế toán lại phải tính lại giá
bình quân do vậy chỉ nên áp dụngvới những doanh nghiệp có ít danh điểm vật
liệu, số lần nhập, xuất không nhiều, thực hiện kế toán máy.
* Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc(FIFO):

Phơng pháp này giả thiết rằng số vËt liƯu nµo nhËp tríc sÏ xt tríc, xt
hÕt sè nhập trớc thì mới xuất đến số nhập sau theo giá thực tế của từng lô hàng
xuất. Nói cách khác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua
trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giáthực tế của vật liệu xuất trớc và do vậy, gía
trị vật liệu tồn kho cuối kỳ là giá thùc tÕ cđa sè vËt liƯu mua vµo sau cïng trong
kỳ.
+ u điêm:
Gần đúng với luồng nhập, xuất vật liệu trong thực tế. Phơng pháp này
gần với phơng pháp giá thực tế đích danh do đó sẽ phản ánh tơng đối chính xác
giá trị vật liệu xuất kho và tồn kho. Hơn nữa, giá trị vật liệu tồn kho sẽ đợc phản

Kế toán 40A

8

Đại học Kinh tế Quốc dân


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Chí Dũng

ánh gần sát với giá thị trờng bởi vì giá trị vật liệu tồn kho bao gồm giá trị của
vật liệu đợc mua ở những lần sau cùng.
+ Nhợc điểm:
- Làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí
hiện tạivì theo phơng pháp này doanh thu hiện tại đợc tạo ra bởi giá trị của vật
liệu đợc mua vào từ cách đó rất lâu.
- Khối lợng công việc hạch toán lớn.
Phơng pháp này chỉ áp dụng ở những doanh nghiƯp cã Ýt vËt liƯu, sè lÇn
nhËp kho cđa mỗi danh điểm vật liệu không lớn.
* Phơng pháp nhập sau, xuất trớc( LIFO ):

Phơng pháp này giả định rằng lô vật liệu nào nhập kho sau thì xuất trớc,
xuất hết lô vật liệu nhập sau mơí đến lô vật liệu nhập trớc. Phơng pháp này phù
hợp khi giá cả thị trờng có xu hớng tăng lênvì khi đó doanh nghiệp giảm đợc số
thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp cho nhà nớc.
+ Ưu điểm:
Làm cho doanh thu hiện tại phù hợp với những khoản chi phí hiện tại.
+ Nhợc điểm:
- Giá trị vật liệu tồn kho và vốn lu độngcủa doanh nghiệp đợc phản ánh
thấp hơn so với thực tế. Điều này làm cho khả năng thanh toán của doanh
nghiệp bi nhìn nhận kém hơn so với khả năng thực tế.

- Phơng pháp này bỏ qua việc nhập xuất vËt liƯu trong thùc tÕ.
- Chi phÝ qu¶n lý vËt liệu của doanh nghiệp có thể cao vì phải mua them
vật liệu nhằm tính vào giá vốn hàng hóa những chi phí mới nhất với giá cao.
Phơng pháp LIFO và phơng pháp FIFO có những tác đọng trái ngợc nhau
tới kết quả tài chính của doanh nghiệp . Phơng pháp FIFO cung cấp những
thông tin hợp lý, đúng đắn về giá trị vật liệu trên bảng cân đối kế toán (BCĐKT)
nhng lại làm doanh thu hiện tại không phù hợp với chi phí trên báo cáo kết quả
kinh doanh(BCKQKD). Ngợc lại, phơng pháp LIFO làm cho doanh thu phù hợp
với chi phí trên BCKQKD nhng lại phản ánh giá trị vật liệu ở mức lạc hậu so với
giá trị thị trờng của nó trên BCĐKT. Trong khi đó phơng pháp giá bình quân là
phơng pháp trung hòa giữa hai phơng pháp trên.
* Phơng pháp giá vật liệu tồn cuối kỳ:

Với các phơng pháp trên, để tính đợc giá thực tế vật liệu xuất kho đòi hỏi
kế toán phải xác định lợng vật liệu xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất. Tuy
nhiên, trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu với
mẫu mà khác nhau, giá trị thấp lại đợc xuất dùng thờng xuyên sẽ không có điền
kiện kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho. Trong điều kiện đó, doanh nghiệp phải
Kế toán 40A

9

Đại học Kinh tÕ Quèc d©n


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Chí Dũng

tính giá cho số lợng vật liệu tồn kho cuối kỳ,sau đó mới xác định đợc giá thực tế

của vật liệu xuất kho trong kỳ:
Giá thực tế vật liệu
Số lợng vật liệu
Đơn giá vËt liƯu nhËp kho
=
x
tån kho ci kú
tån kho ci kú
lÇn ci
Gi¸ thùc tÕ vËt
liƯu xt kho

Gi¸ thùc tÕ vËt
=
liƯu nhËp kho

+

Giá thực tế vật
liệu tồn kho đầu
kỳ

Giá thực tế vật
- liệu tồn kho
cuối kỳ

+u điểm:
- Đơn giản, nhanh chóng, việc tính giá vật liệu xuất kho không phụ thuộc
vào tần suất nhập, xuất vật liệu trong kỳ.
+ Nhợc điểm:

Độ chính xác không cao, không phản ánh đợc sự bién động của giá cả.
II. Hạch toán chi tiết vật liệu:
Trong doanh nghiƯp s¶n xt , vËt liƯu bao gèm rÊt nhiỊu chủng loại khác
nhau với số lọng và giá trị khác nhau. Để qúa trình sản xuất diễn ra liên tục thì
phải thờng xuyên đảm bảo đủ lợng vật liệu cho tiêu dùng và dự trữ. Do đó các
doanh nghiệp phải tiến hành hạch toán chi tiết vật liệu để theo dõi thờng
xuyênông thôn tình hình nhập, xuất , tồn vật liệu cả ở kho và phòng kế toán trên
cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho ban đầu.
Hạch toán chi tiết vật liệu là việc các doanh nghiệp tổ chức hệ thống
chứng từ, mở sổ, thẻ kế toán chi tiết và vận dụng một phơng pháp kế toán chi
tiết vật liệu cho phù hợp để tăng cờng cho công tác quản lý vật liệu nói riêng,
quản lý tài sản nói chung.
Để tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu, các doanh nghiệp sử dụng một số
chứng từ ban đầu mang tính bắt buộc theo qui định của Bộ tài chính bao gåm:
+ PhiÕu nhËp kho(MÉu 01-VT).
+ PhiÕu xuÊt kho(MÉu 02- VT).
+ PhiÕu xt kho kiªm vËn chun néi bé(MÉu 03-VT).
+ Thẻ kho(Mẫu 06- Vt).
+ Biên bản kiểm kê VT, sản phẩm, hàng hóa(Mẫu 08- VT).
Ngoài các chứng từ trên, tùy theo yêu cầu quản lý và điều kiện cụ thể của
mỗi doanh nghiệp mà vận dụng thêm các chứng từ khác mang tính hớng dẫn
nh:
+ Biên bản kiểm nghiệm vật t(MÉu sè 04-VT).
+ PhiÕu xuÊt vËt t theo h¹n møc(MÉu số 04- VT).
+ Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ(Mẫu số 07-VT)
Các phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu bao gồm:
Kế toán 40A

10

Đại học Kinh tế Quốc dân


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Chí Dũng

+ Phơng pháp thẻ song song.
+ Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
+ Phơng pháp sổ số d.
Mỗi phơng pháp này đều có những u điểm, nhợc điểm và phạm vi áp
dụng riêng nhng đều nhằm mục đích theo dõitình hình nhập, xuất, tồn vật liệu
về số lợng và giá trị cả ở kho và phòng kế toán .
1. Phơng pháp thẻ song song:
Theo phơng pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho vật
liệu , ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lợng và phòng kế toán phải
mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lợng và giá trị.
Thẻ kho đợc mở cho từng danh điểm vật liệu và phát cho thủ kho sau khi
đà đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho.
* Tại kho:
Hàng ngày, khi nhận c¸c chøng tõ nhËp, xt vËt liƯu , thđ kho phải kiểm
tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ rồi tiến hành ghi số lợng thực nhập, thực
xuất vào chứng từ và thẻ kho, cuối ngày thủ kho tiến hµnh tỉng céng sè nhËp,
xt tÝnh ra sè tån kho trên thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho.
Đối với phiếu xuất vật t theo hạn mức, sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi
số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi một
lần.
Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số tồn kho trên thẻ kho với số liệu
thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau. Hàng
ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày một lần thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập,

xuất đà đợc phân loại cho từng thứ vật liệu cho phòng kế toán.
*Tại phòng kế toán:
Kế toán phải mở sổ(thẻ) kế toán chi tiết cho từng danh ®iĨm vËt liƯu t¬ng øng víi thđ kho më ë kho. Kế toán sử dụng thẻ(sổ) thẻ kế toán chi tiết vật
liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị.
Thẻ(sổ) kế to¸n chi tiÕt vËt liƯu cã néi dung gièng nh thẻ kho, nhng chỉ
khác là theo dõi cả về số lợng và giá trị của vật liệu . Hàng ngày hoặc định kỳ 3,
5 ngày một lần khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển
lên, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra chứng từ , đối chiếu các chứng từ
nhập, xuất kho với các chứng từ liên quan nh hoá đơn mua hàng, phiếu mua
hàng, hợp đồng vận chuyển,... ghi đơn giá và tính thành tiền trên từng chứng từ
nhập, xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho đà kiểm tra và tính thành
tiền, kế toán lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào các thẻ kế toán chi tiết
vật liệu liên quan giống nh trình tự ghi thẻ kho cđa thđ kho. Ci th¸ng, kÕ to¸n
céng sỉ chi tiết vật liệu và kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra, để có số
Kế toán 40A

11

Đại học Kinh tÕ Quèc d©n


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Chí Dũng

liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu kế toán
chi tiết từ các sổ kế toán chi tiết vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu
cả về số lợng và giá trị theo từng nhóm, loại vật liệu.
Sơ đồ 1:
hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song

Chứng từ nhập
Thẻ kho

Sổ chi tiết

Bảng tổng hợp
nhập, xuất, tồn

Chứng từ xuất
Ghi chú
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
+ u điểm:
Phơng pháp này đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu, đảm bảo
sự chính xác của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho kế toán
quản trị hàng tồn kho.
+ Nhợc điểm:
Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lợng.Ngoài ra,việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy
hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán.
Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu,
khối lợng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thờng xuyên và trình độ
nghiệp vụ của nhân viên kế toán cha cao.
2. Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Phơng pháp này đợc hình thành trên cơ sở cải tiến một bớc phơng pháp
thẻ song song.
* Tại kho:
Theo phơng pháp này, để hạch toán chi tiết vật liệu , tại kho vẫn mở thẻ
kho để theo dõi về mặt số lợng đối với từng danh điểm vật liệu nh phơng pháp

thẻ song song.
*Tại phòng kế toán :
Định kỳ, sau khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho từ thủ kho ,kế
toán thực hiện kiểm tra và mở sổ đối chiêú luân chuyển để ghi chép tình hình
Kế toán 40A

12

Đại học Kinh tế Quốc dân


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Chí Dũng

nhập, xuất, tồn kho về số lợng và giá trị của từng thứ vật liệu ở từng kho. Sổ đối
chiếu luân chuyển không ghi theo tõng chøng tõ nhËp, xuÊt kho mµ chØ ghi một
lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp nhập, xuất kho phát sinh trong tháng của
từng danh điểm vật liệu . Mỗi danh điểm vật liệu chỉ đợc ghi một dòng trên sổ
đối chiếu luân chuyển.
Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê
nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ do thủ kho
chuyển tới.Cuối tháng tiến hành kiểm tra, đối chiếu số lợng vật liệu trên sổ đối
chiếu luân chuyển với số lợng trên thẻ kho của thủ kho và đối chiếu số tiền của
từng loại vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số liệu kế toán tổng hợp.
Sơ đồ 2:
hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp
sổ đối chiếu luân chuyển

Chứng từ nhập

Bảng kê nhập

Thẻ kho

Sổ đối chiếu
luân chuyển

Chứng từ xuất
Ghi chú

Bảng kê xuất
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra

+ u điểm:
Phơng pháp này đơn giản, dễ làm, khối lợng ghi chép giảm bớt so với phơng pháp thẻ song song .
+ Nhợc điểm:
- Việc ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lợng .
- Việc kiểm tra, đối chiêú số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ đợc
tiến hành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế
toán .
- Nếu không lập bảng kê nhập, xuất vật liệu thì việc sắp xếp chứng từ
nhập, xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát
Kế toán 40A

13

Đại học Kinh tế Quốc dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Chí Dũng

sinh nhầm lẫn, sai sót. Nếu lập bảng kê nhập, xuất thì khối lợng ghi
chép vẫn lớn.
- Theo yêu câù cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản trị hàng tồn kho
thì các doanh nghiệp không nên sử dụng phơng pháp này, vì muốn lập
báo cáo nhanh hàng tồn kho cần phải dựa vào số liệu trên thẻ kho.
Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp không có nhiều nghiệp
vụ nhập, xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu do vậy
không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày.
2. Phơng pháp sổ số d
Phơng pháp naỳ là một bớc cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán
chi tiết vật liệu . Đặc điểm nổi bật của phơng pháp này là kết hợp chặt chẽ việc
hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán và trên cơ
sở kết hợp đó, ở kho chỉ hạch toán về số lợng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán
về giá trị cuả vật liệu , xoá bỏ đợc ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế
toán , tạo điều kiện kiểm tra thờng xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ
kho , đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời.
* Tại kho:
Hạch toán vật liệu tại kho do thủ kho thực hiện trên các thẻ kho nh các
phơng pháp trên. Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày theo qui định của doanh
nghiƯp , sau khi ghi thỴ kho xong, thđ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập,
xuất kho vật liệu phát sinh trong ngày hoặc trong kỳ theo từng nhóm vật liệu
qui định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ lập phiếu giao nhận chứng từ
kê rõ số lợng , số hiệu các chứng từ của từng loại vật liệu , lập riêng cho phiếu
nhập kho và phiêú xuất kho. Phiếu này sau khi nhập xong đợc đính kèm với các

tập phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho để giao cho kế toán.
Ngoài công việc hàng ngày nh trên thủ kho còn phải ghi số lợng vật liệu
tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu vào sỉ sè d. Sỉ sè d do kÕ to¸n më cho
từng kho v à dùng cho cả năm. Cuối tháng, kÕ to¸n giao sỉ sè d cho thđ kho ghi
sè lợng vật liệu tồn kho căn cứ vào các thẻ kho. Ghi xong, thủ kho phải chuyển
sổ về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền.
* Tại phòng kế toán :
Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép trên thẻ
kho của thủ kho và thu nhận các chứng từ nhập, xuất kho. Tại phòng kế toán ,
nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ , sau đó tổng
hợp giá trị vật liệu theo từng nhóm, loại vật liệu nhập, xuất để ghi vào cột thành
tiền của phiÕu giao nhËn chøng tõ . Sè liƯu" Thµnh tiỊn" trên phiếu giao nhận

Kế toán 40A

14

Đại học Kinh tế Quốc d©n


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Chí Dũng

chứng từ nhập, xuất theo từng nhóm, loại vật liệu đợc ghi vào bảng luỹ kế nhập
và bảng luỹ kế xuất vật liệu.
Cuối tháng, cộng số liệu trên các bảng luỹ kế nhập và bảng luỹ kế xuất
để ghi các phần nhập, xuất trên bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu, tính ra
số tồn kho cuối tháng của từng nhóm, loại vật liệu, rồi ghi vào cột "Tồn kho
cuối tháng" của bảng kê này.Đồng thời cuối tháng nhận đợc sổ số d do thủ kho

chuyển lên, kế toán tính giá hạch toán của hàng tồn kho để ghi vaò sổ số d cột
" thành tiền". Sau đó cộng theo nhóm, loại vật liệu trên sổ số d, số liệu này phải
khớp với số liêụ cột "tồn kho cuối tháng" của nhóm, loại hàng tồn kho tơng ứng
trên bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho cùng kỳ.
Sơ đồ 3:
hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d

Chứng từ nhập

Phiếu giao nhận
chứng từ nhập

Bảng luỹ kế xuất

Thẻ kho

Sổ số dư

Bảng tổng hợp
nhập, xuất tồn

Chứng từ xuất

Phiếu giao nhận
chứng từ xuất

Bảng luỹ kế xuất

Ghi chú
Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
+ u điểm:
Tránh đợc ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán , giảm bớt khối
lợng ghi chép kế toán , công việc đợc tiến hành đều trong tháng.
Kế toán thực hiện kiểm tra thờng xuyên đối việc ghi chép của thủ kho
trên thẻ kho cũng nh việc bảo quản hàng trong kho của thủ kho .
+Nhợc điểm:
Khó kiểm tra sai sót vì phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt gía trị của từng
nhóm vật liệu .

Kế toán 40A

15

Đại học Kinh tế Quốc dân


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Chí Dũng

Phơng pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật
liệu, nghiệp vụ nhập, xuất nhiều dùng giá hạch toán để ghi chép tình hình nhập,
xuất, tồn vật liệu và yêu cầu trình độ kế toán cao.
III. Hạch toán tổng hợp vật liệu
Để hạch toán vật liệu, kế toán có thể áp dụng phơng pháp kê khai thờng
xuyên hoặc phơng pháp kiểm kê định kỳ. Việc sử dụng phơng pháp nào là tuỳ
thuộc vào đặc điểm kinh doanh cuả doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác
quản lý, vào trình độ cán bộ kế toán, cũng nh vào quy định của chế độ kế toán

hiện hành.
Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, khi hàng về đến nơi, doanh nghiệp có
trách nhiƯm lËp ban kiĨm nghiƯm ®Ĩ kiĨm nghiƯm vËt t thu mua cả về số lợng,
chất lợng, qui cách, mẫu mÃ. Ban kiểm nghiệm sẽ căn cứ vào kết quả kiểm
nghiệm thực tế để ghi vào "Biên bản kiểm nghiệm vËt t ", sau ®ã, bé phËn cung
øng sÏ lËp "Phiếu nhập kho vật liệu "trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và
biên bản kiểm nghiệm rồi giao cho thđ kho. Thđ kho sÏ ghi sỉ sè thùc tế nhập
kho vào phiếu rồi chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Trong trờng hợp
phát hiện thừa thiếu, sai qui cách thì thủ kho phải báo ngay cho bé phËn cung
øng biÕt vµ cïng ngêi giao hµng lập biên bản.
Khi xuất kho vật liệu với các mục ®Ých kh¸c nhau, kÕ to¸n sư dơng c¸c
chøng tõ kh¸c nhau. Trong trờng hợp xuất kho vật liệu không thờng xuyên với
số lợng ít thì sử dụng " Phiếu xuất vật t ". Phiếu này đợc lập thành 3 liên, 1 liªn
giao cho bé phËn lÜnh vËt t, 1 liªn giao cho bé phËn cung øng vËt t vµ 1 liên giao
cho thủ kho để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán.
Trong trờng hợp vật t xuất thờng xuyên trong tháng và doanh nghiệp đÃ
lập đợc định mức tiêu hao vật t cho sản phẩm thì sử dụng" Phiếu xuất vật t theo
hạn mức". Phiếu này đợc lập thành 2 liên,1liên giao cho thủ kho, 1liên giao cho
đơn vị lĩnh, sau mỗi lần xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho. Cuối
tháng hoặc sau khi đà xuất hết hạn mức, thủ kho phải thu lại phiếu của đơn vị
lĩnh, kiểm tra đối chiếu với thẻ kho, ký và chuyển 1 liên cho bộ phận cung ứng,
liên còn lại chuyển cho phòng kế toán.
Đối với trờng hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung ứng sẽ lập " Hoá đơn
kiêm phiếu xuất kho" lập thành 3 liên: 1 liên lu ở phòng cung ứng, 1 liên giao
cho khách hàng và 1 liên thủ kho ghi vào thẻ kho và chuyển lên cho phòng kế
toán.
Trờng hợp xuất kho vật liệu để gia công chế biến, di chun néi bé,
doanh nghiƯp sư dơng "PhiÕu xt kho kiêm vận chuyển nội bộ".

Kế toán 40A

16

Đại học Kinh tế Quèc d©n


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Chí Dũng

1. Hạch toán nhập xuất vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng
xuyên:
Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình
hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thờng xuyên, liên tục trên
các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phơng pháp này đợc sử dụng
phổ biến hiện nay ở nớc ta vì những tiện ích của nó. Tuy nhiên, với những
doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, hàng hoá có giá trị thấp, thờng xuyên
xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phơng pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức. Tuy
vậy, phơng pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho
một cách kịp thời, cập nhật. Theo phơng pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế
toán cũng có thể xác định đợc lợng nhập, xuất, kho từng loại hàng tồn kho nói
chung và vật liệu nói riêng.
Để hạch toán vật liệu kế toán sử dụng các tài khoản:
TK 151" Hàng mua đang đi đờng"
TK 331, 111, khoản này đợc sử dụng để theo dõi 152 loại nguyên, vật TK 621
TK các
Tài 112, 141...
liệu, hàng
hoá mà doanh nghiệp đà mua, đà chấp nhận mua, đà thuộc quyền sở hữu của
Xuất để chế tạo

doanh nghiệp nhng Tăngtháng cha về nhập kho.
cuối do mua ngoài
sản phẩm
Bên Nợ: Giá trị hàng hoá, vật t đang đi đờng cuối kỳ.
TK 1331
Bên Có: Giá trị vật t, hàng hoá mua ở các kỳ trớc nhập kho hoặc chuyển
TK 627, 641, 642, 241
giao thẳng cho khách hàng.
Thuế
D Nợ: Giá trị vật t, GTGT đang đi dờng cuối kỳ.
hàng hoá
Xuất dùng cho
TK 152" Nguyên được khấu "
liệu, vật liệu
phân xưởng tăng,
Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hìnhbán giảm của
trừ
hàng, quản theo
các loại nguyên, vật liƯu theo gi¸ thùc tÕ, cã thĨ më chi tiÕt lý, từng loại,
TK 621
XDCB
nhóm, thứ,...tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện tính toán.
Bên Nợ: - Giá thực tế nguyên, vật liệu nhập kho.
Hàng đi đường kỳ trước
TK
- Giá trị nguyên, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. 128, 222
nhập kho kỳ này
Bên Có: - Trị giá thực tế nguyên, vật liệu xuất kho.
Xuất góp vốn
- Giảm giá đợc hởng.

TK 411
liên doanh
- Trị giá thực tế nguyên, vật liệu thiếu hụt, h hỏng phát hiện khi
kiểm kê.
Nhận cấp phát, tặng thưởng
D Nợ: Trị giá thực tế liên doanh liệu tồn kho.
vốn góp nguyên, vật
TK 154
Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản
TK 336, 338
liên quan khác nh TK 133, TK 331, TK 111, TK 621,Xuất ngoài642,...
627, 641, gia
công chế biến
Các trường hợp tăng
vật liệu khác
TK 412
Sơ đồ 4:
hạch toán nhập, xuất vật liệu theo giảm
Đánh giá
TK 128, 222
phơng pháp kê khai thờng xuyên
Nhận lại vốn góp liên doanh
Kế toán 40A

17

Đại học Kinh tế Quốc dân
Đánh giá tăng

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Chí Dũng

2. Hạch toán nhập, xuất vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi thờng xuyên,
liên tục về tình hình biến động của các loại vật t, hàng hoá, sản phẩm trên các
tài khoản phản ánh từng loại hàng hoá tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho
đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho
thực tế và lợng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Độ
chính xác của phơng pháp này không cao mặc dù tiết kiệm đợc công sức ghi

Kế toán 40A

18

Đại học Kinh tÕ Quèc d©n


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Chí Dũng

chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những loại hàng hoá, vật t
khác nhau, giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán.
Theo phơng pháp này kế toán sử dụng các tài khoản sau:
- TK 611" Mua hàng"(Tiểu khoản 6111 - Mua nguyên, vật liệu "
Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên,
vật liệu theo giá thực tế ( giá mua và chi phí thu mua).
Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu tồn kho đầu kỳ và tăng

thêm trong kỳ.
Bên Có: Phản ánh giá thực tế vật liệu xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt trong
kỳ và tồn kho cuối kỳ.
TK 611 cuối kỳ không có số d và thờng đợc mở chi tiết theo từng loại vật
t.
- TK 152 " Nguyên vật liệu "
Dùng để phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng
loại.
Bên Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ.
Bên Có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ.
TK
TK 151, 152
TKD Nợ: Giá 153 tế vật liệu tồn kho cuèi kú. 152
151, 152, thùc
- TK 151" Hµng mua đang đi trên đờng"
D: xxx
Giá trị vật liệu tồn
Kết ánh trị giá số hàng
Dùng để phản chuyển giá trị vật liƯu mua(®· thc së kú cđa doanh
ci høu
tån®êng kú ®ang gửi tại kho ngời bán, chi tiết theo
đầu hay
nghiệp ) nhng đang đi trên
từng loại hàng, từng ngời bán.
TK 627, 641, 642, 241
Bên Nợ: Giá
TK 111, 112, 331 thực tế hàng đang đi đờng cuối kỳ.
Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đờng đầu kỳ. cho
Xuất dùng
Giá trị vật hàng đang đi đờng cuối

D Nợ : Giá thực tếliệu mua vào trong kỳ kỳ. sản xuất kinh
doanh
Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng các tài khoản
TK 1331
liên quan nh: TK 133, 331, 111, 112,...
TK 111, 112, 331
Thuế
Giảm giá được hư
GTGT
ởng và giá trị hàng
được khấu
mua trả lại
trừ
TK 411
Sơ đồ 5:

Nhận lại vốn góp liên doanh,
cấp phát, tặng thưởng

TK 241, 154...

Vật liệu
Hạch toán nhập, xuất vật liệu theo xuất dùng
phơng pháp kiểm kê định cho mục đích khác
kỳ

TK 336, 338,
412,...
Kế toán 40A

Các trường hợp tăng
19
vật liệu khác

Đại học Kinh tế Quốc dân


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Chí Dũng

Cả trờng hợp hạch toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu theo phơng pháp kê
khai thờng xuyên và phơng pháp kiểm kê định kỳ, doanh nghiệp tính thuế
GTGT theo phơng pháp khấu trừ và phơng pháp trực tiếp hạch toán khác nhau ở
trờng hợp tăng vật liệu do mua ngoài nhập kho, còn các trờng hợp tăng vật liệu
khác thì hạch toán là giống nhau. Cụ thể trờng hợp tăng vật liệu do mua ngoài
nhập kho đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp kế
toán ghi theo giá nhập là giá có thuế GTGT.
IV. Hạch toán vật liệu thừa thiếu sau kiểm kê
Kiểm kê vật liệu là một biện pháp nhằm bổ sung và kiểm tra hiện trạng
của vật liệu mà các phơng pháp kế toán cha phản ánh đợc. Thông qua kiểm kê,

Kế toán 40A

20

Đại học Kinh tế Quèc d©n


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Chí Dũng

doanh nghiệp nắm đợc thực trạng của vật liệu cả về số lợng và chất lợng, ngăn
ngừa hiện tợng lÃng phí, tham ô vật liệu, có biện pháp xử lý kịp thời những hiện
tợng tiêu cực nhằm quản lý tốt vật liệu. Tuỳ theo yêu cầu quản lý, kiểm kê có
thể đợc thực hiện theo phạm vi toàn doanh nghiệp hay từng bộ phận, đơn vị;
kiểm kê định kỳ hay kiểm kê bất thờng...Khi kiểm kê doanh nghiệp phải thành
lập hội đồng hoặc ban kiểm kê, hội đồng hoặc ban kiểm kê phải có thành phần
đại diện lÃnh đạo, những ngời có trách nhiệm vật chất về bảo quản vật t, phòng
kế toán và cán bộ nhân viên doanh nghiệp. Khi kiểm kê doanh nghiệp phải thực
hiện việc cân, đo, đong, đếm và phải lập biên bản kiểm kê(mẫu 08 - VT ), xác
định số chênh lệch giữa số liệu thực kiểm kê với số liệu trong sổ kế toán. trình
bày ý kiến đề xuất xử lý các chênh lệch.Việc xử lý kết quả kiểm kê đợc thực
hiện bởi hội đồng xử lý tài sản. Doanh nghiệp phải lập hội đồng hoặc ban xử lý
tài sản đảm bảo đầy đủ thành phần cần thiết để giải quyết các trờng hợp thừa,
thiếu vật liệu nói riêng và các tài sản trong kiểm kê nói chung. Hội đồng xử lý
tài sản có trách nhiệm phân tích, đánh giá các nguyên nhân cụ thể để đi đến kết
luận khách quan.
Sơ đồ 6 :
Hạch toán vật liệu thõa thiÕu sau kiĨm kª

TK 721

TK 721

TK 621, 627, 641, 642

(1)

(4)

TK 721

TK 338 (3381)
(5)

(2)

TK 111, 334, 138(1388)

TK 002
(6)

TK 138 (1381)
(7)

Ghi chú:
(1): Vật liệu thừa xác định là của doanh nghiệp .
(2): vật liệu thừa cha rõ nguyên nhân chờ xử lý.
(3): vật liệu thừa là của đơn vị khác.
Kế toán 40A

21

Đại học Kinh tế Quốc dân


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Chí Dũng

(4): vật liệu thiếu do cân, đong, đo đếm sai.
(5): Vật liệu thiếu trong định mức hay ngoài định mức nhng đợc cấp cã
thÈm qun cho phÐp tÝnh vµo chi phÝ kinh doanh.
(6): Yêu cầu ngời phạm lỗi bồi thờng số vật liệu thiếu.
(7): Vật liệu thiếu cha rõ nguyên nhân chờ xử lý.
V. Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trờng, để hạn chế rủi ro trong
quá trĩnh sản xuất kinh doanh và tôn trọng nguyên tắc thận trọng của kế toán,
các doanh nghiệp cần thực hiện việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trớc vào chi phí sản xuất
kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với giá trị ghi sổ kế toán
hàng tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp thiệt hại
xảy ra do vật t, sản phẩm, hàng hoá tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng phản
ánh đúng trị giá thực tế của hàng tồn kho của doanh nghiệp nhằm đa ra một
thông tin trung thực về tài sản của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính.
Theo qui định hiện hành của chế độ kế toán tài chính thì việc trích lập dự
phòng giảm giá hàng tồn kho đợc thực hiện vào thời điểm khoá sổ kế toán để
lập báo cáo tài chính năm. Số dự phòng đà trích lập tính vào chi phí quản lý
doanh nghiệp ở cuối niên độ kế toán trớc, đến cuối niên độ sau phải đợc hoàn
nhập toàn bộ vào thu nhập bất thờng.
Phơng pháp xác định dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Mức dự phòng cần lập năm
Số lợng hàng tồn kho i
Mức giảm giá hàng
=
x
tới cho hàng tồn kho i
cuối niên độ

tồn kho i
Kế toán sử dụng TK 159 " Dự phòng giảm giá hàng tồn kho" để theo dõi
tình hình trích lập, hoàn nhập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Sơ đồ 7:
hạch toán dự phòng giảm giá hµng tån kho

TK 721

TK 159

TK 642(6426)

(1)

(2)

Ghi chó:
(1): Hoµn nhËp dù phòng vào cuối niên độ kế toán.
(2): Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm sau.

Kế toán 40A

22

Đại học Kinh tế Quốc dân


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Chí Dũng

Phần II

Thực trạng tổ chức kế toán vật liệu tại
công ty cơ khí may gia lâm
I. Đặc điểm kinh tế kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản
lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty cơ
khí may gia lâm có ảnh hởng đến hạch toán vật
liệu
1.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công ty cơ khí may Gia Lâm là một trong những công ty mạnh của
ngành Dệt may ViƯt Nam trùc thc Tỉng C«ng ty DƯt may ViƯt Nam.
Tên gọi chính thức: Công ty cơ khí may Gia Lâm.
Tên giao dịch đối ngoại: Gia Lam Sewing Machine Company
Trụ sở chính: Thị trấn Sài Đồng - Gia Lâm - Hà Nội.
Điện thoại: 048276564-048276934
Fax: 8448276565.
Tài khoản giao dịch: 710A.00012 tại ngân hàng công thơng Chơng Dơng.
Công ty đà trải qua những bớc xây dựng và trởng thành tính đến nay là
25 nămvới nhiều thay đổi về nhiệm vụ trong sản xuất cũng nh sự thay đổi tên
gọi của công ty . Ngày 22/9/1977 theo quyết định số 731/CNN- TCLĐ của Bộ
Công nghiệp nhẹ , xí nghiệp cơ khí sửa chữa máy khâu ra đời từ một phân xởng
sửa chữa của xí nghiệp May 10(nay là công ty May 10) - tiền thân của Công ty
cơ khí may Gia Lâm ngày nay. Cuối những năm 80, cùng với sự phát triển
chung của ngành công nghiệp nhẹ trong đó có sự phát triển mạnh mẽ của ngành
may công nghiệp - chuyển sang may hàng xuất khẩu, xí nghiệp cơ khí sửa chữa
máy khâu đổi tên thành Xí nghiệp Cơ khí may Gia Lâm theo quyết định số 462/
CNN - TCLĐ ngày 7/5/1983 của Bộ Công nghiệp nhẹ và đợc xây dựng trên địa
điểm mới riêng biệt cùng với sự giúp đỡ của Cộng hoà dân chủ Đức cũ.
Những năm trong thời kỳ bao cấp, công ty cha phát huy đợc hết tiềm

năng của mình : mọi kế hoạch sản xuất và tiêu thụ của công ty đều đợc thực
hiện theo chỉ tiêu pháp lệnh của nhà nớc. Nhiệm vụ mà nhà nớc giao cho công
ty giai đoạn này là sản xuất các phụ tùng thay thế và sửa chữa các máy khâu
công nghiệp, các loại máy chuyên dùng trong ngành may công nghiệp cho các

Kế toán 40A

23

Đại học Kinh tế Quốc dân


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Chí Dũng

xí nghiệp may thuộc Liên hiệp sản xuất xuất nhập khẩu May - Bộ Công nghiẹp
nhẹ hoặc các xí nghiệp may thuộc các Sở Công nghiệp trên toàn quốc.
Ngày 29/4/1993, để đáp ứng yêu cầu chung của xà hội, theo quyết định
số 445/QĐ - TCLĐ của Bộ Công nghiệp nhẹ, xí nghiệp đợc chuyên thành Công
ty cơ khí may Gia Lâm - một trong những đơn vị hạch toán độc lập trực thuộc
Tổng công ty Dệt May Việt Nam.
Với công nghệ sản xuất tiên tiến, thiết bị hiện đại đợc nhập của Công hoầ
Liên bang Đức, Italia, với đội ngũ cán bộ quản lý có năng lực, cán bộ chuyên
sâu nhiếu kinh nghiệm và đội ngũ công nhân lành nghề, đến nay công ty không
những sản xuất đơc phụ tùng thay thế mà còn vơn lên chế tạo đựoc các thiết bị
chuyên dùng của ngành may nh: máy cắt vải cố dịnh, máy đẩy tay, máy khoan
dấu, các loại chân bàn cắt vải , traỉ vải,Đặc biệt có một số máy móc thiết bị
đạt yêu cầu và chất lợng cao nh: bục là hơi, máy xén vải đầu bàn, máy dập cúc,
máy kiểm tra vải, hệ thống sấy giày, máy ép thuỷ lực,thay thế đợc hàng nhập

khẩu với giá chỉ bằng 60% đến 70% giá nhập khẩu . Ngoài việc sản xuất các
sản phẩm trong ngành may - da giầy, công tycòn sản xuất các sản phẩm cơ khí
khác nh : bàn ghế làm việc, tủ hồ sơ, cột đèn tín hiệu và một số sản phẩm dân
dụng khác.
Trong tình hình hiện nay, để phù hợp với nền sản xuất hàng hoá, một mặt
công ty tiến hành sản xuất theo yêu cầu của khách hàng (theo đơn đặt hàng
hoặc hợp đồng kinh tế) , mặt khác công ty tiến hành nghiên cứu, thiết kế, chế
tạo thử và chào hàng các sản phẩm làm đợc, từ đó làm cho khách hàng có thể
nhận biết đợc nhu cầu của mình và đặt hàng. Ngoài ra, công ty nhận cung cấp
những sản phẩm nhập khẩu theo yêu cầu của khách hàng nh nhận lắp đặt gọn cả
một dây chuyền may hoặc giày theo phơng thức chìa khoá trao tay.
Công ty luôn duy trì và phát triển sản xuất , sẵn sàng liên doanh liên kết
với các doanh nghiệp trong và ngoài nớc để đầu t thiết bị hiện đại, khoa học
công nghệ mới nhằm nâng cao năng lực sản xuất và chất lợng sản phẩm. Với
thời gian hơn 20 năm,công ty đang trên đà phát triển và tự khẳng định mình là
một doanh nghiệp nhà nớc luôn đi tiên phong trong lĩnh vực sản xuất các thiÕt
bi phơc vơ cho ngµnh DƯt May ViƯt Nam.

BiĨu sè 1

Một số chỉ tiêu kết quả và hiệu quả kinh doanh
của công ty cơ khí may gia lâm

Kế toán 40A

24

Đại häc Kinh tÕ Quèc d©n

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

STT
1
2
3
4
5
6

7

Chỉ tiêu
Doanh thu
thuần
Lợi nhuận
Vốn kinh
doanh
Nộp ngân
sách
Thu nhập
bình quân
Tỷ suất lợi
nhuận/vốn
kinh doanh
(6 = 2/3 )
Tỷ suất lợi
nhuận/
doanh thu
( 7 = 2/1 )

Nguyễn Chí Dũng

TH năm 2001

KH năm 2001

TH năm 2001

So sánh
với KH
năm
2001 (%)

31.075.300.877

33.000.000.000

31.160.040.816

94,42

100,27

388.636.051

495.000.000

514.870.389

104,01

132,48

12.954.535.030

13.711.911.362

13.729.877.329

100,13

105,98

1.840.774.587

1.956.000.000

869.127

101,73

108,01

737.890

750.000

0,0375

115,88

117,78

0.03

0.0361

0,016

103,88

125

0.012

0.015

106,67

133,3

So sánh
với năm
2000 (%)

2. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh taị công ty
Công ty Cơ khí may Gia Lâm là một doanh nghiệp nhà nớc hạch toán
độc lập trùc thc Tỉng c«ng ty DƯt May ViƯt Nam. Tỉ chức của công ty thóng
nhất từ trên xuống dới, mọi hoạt động đợc chỉ đạo thống nhất từ giám đốc tới

từng phòng ban nghiệp vụ và xuống các phân xởng sản xuất . Thông tin đợc
quản lý và kiểm tra chặt chẽ, việc xử lý thông tin cũng nhanh chóng và thuận
tiện đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đáp ứng đợc các yêu cầu đặt
ra.
Các phân xởng không có bộ máy quản lý riêng mà chỉ gồm:
+Quản đốc phân xởng.
+Phó quản đốc phân xởng
+Nhân viên kinh tế.
* Giám đốc công ty là ngời đại diện pháp nhân của công ty , điều hành
toàn bộ hoạt động của công ty theo chế độ một thủ trởng. Giám đốc chịu trách
nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng pháp luật.
Giúp việc cho giám đốc là phó giám đốc (kiêm trởng phòng kinh doanh).
Mỗi phòng ban nghiệp vụ của công ty đều có nhiệm vụ riêng , có chức
năng tham mu giúp giám đốc điều hành công việc. Nhiệm vụ cụ thể của từng
phòng ban do giám đốc công ty phân công nh sau:
* Phòng tổ chức hành chính:

Kế toán 40A

25

Đại học Kinh tế Quốc d©n