đề cương Kỹ năng văn phòng

PHOTO NGÂN SƠN
KỸ NĂNG VĂN PHÒNG

1

1


PHOTO NGÂN SƠN
Câu 1: Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ VP?
•

Khái niệm: VP là:

Nơi làm việc mà ở đó xảy ra các HĐ đối nội, đối ngoại.
1 bộ máy giúp việc cho thủ trưởng CQ trong ctac lđạo chỉ đạo, đhành đúng
chức năng của CQ đó. ở các CQ lớn đgl VP, ở các CQ nhỏ đgl p` hành
chính.
Nơi làm việc cụ thể của những ng có chức vụ tầm cỡ, như: thử tướng, tổng
bí thư,…
1 dạng HĐ của CQ tổ chức. trong đó, diễn ra các việc thu nhận, bảo quản,
lưu trữ các loại VB, giấy tờ.
1 bộ máy đhành tổng hợp của CQ, tổ chức, có trách nhiệm thu thập, xử lí
&tổng hợp thông tin, pvu cho sự điều khiển của lđạo, đảm bảo ĐK vchat,
kĩ thuật cho HĐ chung của toàn CQ, tổ chức đó.
•

Chức năng:

Tham mưu tổng hợp: - Tham mưu bao hàm ND tham vấn.
-

Tổng hợp: thu thập, thống kê, xử lí thông tin pvu cho HĐ qly.

Hậu cần: - Thực hiện các cviec sắp xếp, bố trí p` làm việc, cấp phát các
trang TBi, Cbi tài chính-VPP, qly các trang TBi, các tài sản cđịnh trong
VP`, qly VPP.
•

2

Nhiệm vụ:

2


PHOTO NGÂN SƠN
Tổng hợp, XD các Khoạch chg trình ctac of CQ & đôn đốc thực hiện các
Khoạch, chg trình đó. Bố trí sắp xếp các chg trình làm việc hàng tuần,hàng
tháng, hàng quí (6 tháng/năm).
Thu thập, xử lí, qly & tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo
cáo tình hình HĐ of các đvị trong CQ. Đề xuất các kiến nghị, các biện
pháp pvu sự chỉ đạo, đhành của thủ trg?
Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thử trg? & chịu trách nhiệm về
tính pháp lí, kĩ thuật soạn thảo VB? Của CQ ban hành.
Thực hiện ctac văn thư,lưu trữ. Giải quyết các văn thư, tờ trình of các đvị
cá nhân theo qui chế của CQ.
Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại giúp Cq tổ chức trong ctac thư từ, tiếp
dân và giữ vai trò là chiếc cầu nối giức CQ tổ chức mình vs các CQ, tổ
chức #, cũng như vs Nhân dân nchung
Lập Khoạch tài chính, dự toán kin phí hàng năm,hàng quí. Dự kiến phân

phối hạn mức kinh phí, báo cáo Kế toán hàng quí háng năm; chi trả tiền
lương, tiền thg?, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ of nhà nước & theo qđịnh
của thủ trg?
Mua sắm các trang Tbi XD cơ bản, XD sửa chữa qlis cơ sở, vchat, kĩ
thuất, phg tiện làm việc của CQ, đảm bảo các yx cầu hậu cần cho HĐ &
ctac của CQ.
Tổ chức & thực hiện ctac y tế, BVSK, BV an toàn CQ. Tổ chức pvu các
cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiện ctac lễ tân, tiếp khác 1 cách Khọc
văn minh.
3

3


PHOTO NGÂN SƠN
Thường xuyên kiện toàn bộ máy, XD đội ngũ công chức trong VP`, từng
bc’ HĐH ctac hành chính VP`, chỉ đạo & hg’ dẫn nghiệp vụ VP` cho VP`
cấp dưới hay các đvi chuyên môn khi cần thiết.
Câu 2: tại sao fải tổ chức LĐ hợp lí trong VP?
tổ chức lao động khoa học trong văn phòng có thể được hiểu là việc
nghiên cứu và áp dụng các biện pháp tổng hợp, các phương tiện hợp lý
nhằm tạo điều kiện cho cán bộ đơn vị hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ của
mình với thời gian ngắn nhất, chi phí ít nhất nhưng hiệu quả quản lý nhà
nước được đảm bảo và không ngừng nâng cao.
ở một góc độ cụ thể hơn, thân thiết hơn tổ chức lao động khoa học trong
văn phòng sẽ phát huy được trình độ năng lực của các cơ quan, tổ chức và
giúp giải quyết được mối quan hệ giữa cơ quan tổ chức và công chức viên
chức tốt nề nếp, kỷ cương khoa học của văn phòng sẽ là những tiền đề
quan trọng, cần thiết để hoạt động điều hành quản lý chung diễn ra thông
suốt và đạt được hiệu quả cao. trên thực tế việc tổ chức lao động khoa học

trong văn phòng đem lại nhiều ý nghĩa hết sức thiết thực, tạo tiền đề phát
triển cho mỗi cơ quan tổ chức, giảm thời gian lãng phí và những ách tắc
trong giao tiếp nhận xử lý chuyển tải thông tin phục vụ cho sự phát triển
của cơ quan tổ chức, tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực, thực
hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng, nâng cao năng suất lao
động cho cơ quan tổ chức. trong điều kiện của công cuộc đổi mới hiện nay
về công tác văn phòng vấn đề hiệu quả được đưa lên hàng đầu thì tổ chức
lao động khoa học trong văn phòng được coi là hiến pháp thích hợp nhất.

4

4


PHOTO NGÂN SƠN
người ta đã nói đến vấn đề phát triển bền vững đối với các tổ chức trong
thời đại ngay nay. chính vì lẽ đó để cơ quan hành chính phát huy được vai
trò chức năng có được vị trí xứng đáng trong hệ thống chủ thể quản lý
người ta cho rằng tổ chức lao động văn phòng là vấn đề không thể không
quan tâm cần phải được tiến hành thường xuyên, năng động và sáng tạo.
công tác tổ chức lao động khoa học trong văn phòng cũng không nằm
ngoài những yêu cầu về tổ chức lao động khoa học trong cơ quan hành
chính nói chung, theo đó tổ chức lao động văn phòng.
-thường xuyên trang bị, hoàn thiện và nâng cao trình độ chuyên môn hành
chính cho cán bộ, công chức.
-nghiên cứu, đánh gía các ảnh hưởng của môi trường xã hội đối với hoạt
động của cơ quan, đời sống, tâm tư và nguyện vọng của cán bộ, công
chức.
-thường xuyên hoàn thiện phong cách người lãnh đạo nâng cao tinh thần,
thái độ làm việc của cán bộ, công chức, điều hoà quan hệ giữa lãnh đạo và

nhân viên nhằm đảm bảo tổ chức có hiệu quả công việc của đơn vị nói
riêng và của toàn cơ quan nói chung.
-xây dựng và triển khai thực hiện có hiệu quả các kế hoạch trên cơ sở phối
hợp, phát huy vai trò chức năng của các bộ phận trong đơn vị, tận dụng hết
những khả năng sáng tạo trong điều hành và thực thi công vụ.
-đảm bảo đầy đủ và sử dụng triệt để có hiệu quả các công cụ và phương
tiện làm việc.
-làm tốt và luôn luôn hoàn thiện đổi mới công tác văn thư - lưu trữ.
5

5


PHOTO NGÂN SƠN
cơ sở để tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là quy chế hoạt động.
thực tế cho thấy ở những nơi quy chế được xây dựng tốt nghĩa là các quy
định phù hợp với thực tế, với thẩm quyền được giao thì ở đó việc điều
hành có nhiều thuận lợi. trái lại ở các đơn vị không có quy chế hoặc quy
chế được xây dựng qua loa thì ở đó việc tổ chức điều hành công việc luôn
gặp khó khăn. khi đã có quy chế tốt,… mỗi cán bộ nhân viên trang cơ quan
sẽ xác định rõ trách nhiệm, công việc trong cơ quan sẽ xác định rõ trách
nhiệm, công việc mình phải làm và yêu cầu đối với công việc cũng như
đối với bản thân để phấn đấu thực hiện tốt. từ đó, năng suất lao động, quản
lý sẽ được nâng cao hơn.
Câu 3: thông tin có vai trò ntn trong HĐ qli’ Nhà nước? cách Ploai
thông tin?
•

Vai trò: - Chúng là những qui phạm PL& những điều đc nhận thức,
ghi nhận từ thực tiễn. cần tổ chức thu thập xử lí để tạo cơ sở cho việc

lựa chọn các phương án hành động, ban hành các qđinh qli.

Thông tin trong lĩnh vực qli Nhà nước là cơ sở khoa học đảm bảo tính
pháp lí, thự hiện đúng đg lối csach, đảm bảo tính hiệu quả cho qli nhà
nước. thông tin càng đầy đủ càng đc thu thập, xử lí 1 cách khoa học, kịp
thời, chính xác vs đầy đủ mọi yếu tố quan trọng đc xem xét giải quyết
trong 1 yếu tố tổng thế vs đầy đủ các yếu tố XH. Cùng vs sự tham gia
của các pp toán học thì thông tin càng có cơ sở khoa học chặt chẽ và
phù hợp vs QL ptrien? Khách quan, tạo sự thúc đẩy 1 cách hiệu quả các
hoạt động, cviec của nhà nước
•

6

Phân loại:
6


PHOTO NGÂN SƠN
Theo tính hệ thống: - TT có hthong’: là những TT xhien theo chu kì nhất
định
-

TT ko có hệ thống: là những TT xhien bki, rời rạc.

Theo lính vực: kinh tế- ctri- Vhoa- Xh…
Theo tính chất, ND, thời đ?:
-

TT quá khứ: là những TT lquan đến sviec đã xảy ra trong QK.

TT hiện hành: là những TT đã đc ban ra & đang áp dụng
TT dự báo

Theo gtri nguồn tin: - TT chính thức và TT ko chính thức
Theo quan hệ qli’: TT từ cấp trên gửi cấp dưới,…
Theo hình thức biểu đạt TT: TT văn bản và TT phi VB?
Câu 4: Ctac văn thư có ý nghĩa ntn trong HĐ qly nhà nước? ND của
ctac văn thư?
•

Ý nghĩa:

Đảm bảo việc cung cấp, kịp thời, đầy đủ những TT cần thiết pvu các
nhiệm vụ qli’ điều hành, các cviec ch.môn of mỗi CQ, tổ chức nchung.
Góp p` giải quyết các cviec của CQ, tổ chức đc nhanh chóng, cxac, năng
suất, chất lượng đúng csach, đúng chế độ; giữ gìn bí mật QG, hạn chế
bệnh quan liêu, giấy tờ.
Đảm bảo giữ lại đầy đủ mọi mặt chứng cử của CQ tổ chức.

7

7


PHOTO NGÂN SƠN
Ctac văn thư có nề nếp đảm bảo việc giữ gìn…tạo ĐK tốt cho ctac lưu trữ,
nguồn bổ sung TLLT chủ yếu là văn thư.
•

ND:

XD& ban hành VB: thảo VB, duyệt VB, sửa chữa bổ sung bản thảo đã
duyệt. Ktra pháp chế VB trc khi kí, ban hành & kí VB
Qli’ Vb & các TL #: qli’ & giải quyết VB đến, qli’ Vb đi.
Qli & sử dụng con dấu trong CQ: thực hiện đúng theo ng.tắc đóng dầu và
chế độ qli’ các TL trong CQ.
Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của CQ.
Câu 5: Tài liệu lưu trữ là j? vai trò TLLT trong qli nhà nước?
•

TLLT: là bản gốc, bản chính or bản sao có gtri pháp lí of những TL
có gtri đc lựa chọn từ trong toàn bộ khối TL đc hình thành trong
QTrinh HĐ of các CQ, tổ chức & cá nhân, đc bảo quản trong các
kho lưu trữ pvu mục đích ctri, kinh tế, khoa học, XH… của toàn bộ

•

XH.
Vai trò:

Trong lĩnh vực chính trị
+ Tài liệu lưu trữ dùng để làm bằng chứng chứng minh chủ quyền quốc
gia, giải quyết các xung đột về biên giới lãnh thổ; làm sáng tỏ các chủ
trương chính sách của Đảng và Nhà nước về tôn giáo, dân quyền
+ Tố cáo tội ác chiến tranh
+ Bảo vệ an ninh quốc gia và trật tự an toàn xã hội
8

8

PHOTO NGÂN SƠN
Trong lĩnh vực kinh tế
Sử dụng tài liệu lưu trữ để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế (dài
hạn và ngắn hạn)
Sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ tìm kiếm, khai thác tài nguyên
khoáng sản
Sử dụng tài liệu lưu trữ để sửa chữa, nâng cấp các công trình xây dựng
Trong lĩnh vực văn hoá – xã hội
Tài liệu lưu trữ là cứ liệu đáng tin cậy để thế giới công nhận và xếp
hạng nhiều di sản văn hoá có giá trị.
Tài liệu lưu trữ để tổ chức triển lãm giới thiệu quá trình hình thành và
phát triển của các địa danh du lịch nổi tiếng
Tài liệu lưu trữ được dùng để thiết kế bối cảnh, làm phục trang về
những bộ phim lịch sử
Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin đáng tin cậy để nhà nươc giải quyết
chế độ cho những người có công, những đối tượng xã hội khác
Đối với hoạt động quản lý, tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin không thể
thiếu. Hàng ngày, hàng giờ các cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý ở các
cơ quan, tổ chức phải thường xuyên khai thác và sử dụng những thông
tin trong tài liệu lưu trữ để hoạch định các chương trình, kế hoạch và
ban hành các quyết định quản lý cho phù hợp. Bên cạnh đó, tài liệu lưu
trữ là bằng chứng, là căn cứ giúp các cơ quan, tổ chức trong việc thanh
tra, kiểm tra và xử lý những vi phạm trong quá trình hoạt động.
9

9


PHOTO NGÂN SƠN

Câu 6: trình bay các bước tổ chức 1 cuộc họp, hội nghị bki?
•
-

Chuẩn bị cho cuộc họp
Xác định mục tiêu và những kết quả mong đợi.
Xác định chủ đề và cách thức tốt nhất để thảo luận cho mỗi chủ đề.
Tạo ra một chương trình được mô tả cẩn thận, về:

+ Thời gian bắt đầu và kết thúc. Thời gian là tiền bạc, do đó phải lên kế
hoạch một cách khôn ngoan.
+ Xác định địa điểm họp.
+ Danh sách những người tham gia và khách mời.
+ Danh sách về vai trò của người tham gia và mong đợi gì từ họ. Điều này
sẽ cho phép họ thu thập tất cả các dữ liệu cần thiết để mang đến cuộc họp.
+ Chuẩn bị cấu trúc thảo luận để giới hạn mục đích, chủ đề và định hướng
cuộc họp.
-

Chuyển trước chương trình đó cho những người tham gia có thời

-

gian lên kế hoạch và chuẩn bị cho cuộc họp.
Làm cho mọi cuộc họp là một sự kiện để học hỏi: kết hợp sự sáng
tạo và đào tạo vào chủ đề tham gia bằng việc sử dụng sách, người
phát ngôn, băng video. Mọi người tham dự sẽ dành thời gian của họ

-

cho bạn, vì thế bạn phải mang lại cho họ điều gì đó.
Sử dụng các công cụ và hoạt động để làm cho cuộc họp hiệu quả và

•

vui vẻ, tiếp thêm sinh lực.
Chuẩn bị nơi họp

- Chọn nơi họp tiện nghi, đủ lớn và phục vụ cho mục đích.
- Tạo ra bầu không khí ấm áp và thu hút.

10

10


PHOTO NGÂN SƠN
- Mang lại sự mới mẻ phù hợp.
- Có những phương tiện hỗ trợ và phương tiện học tập phù hợp.
- Luôn luôn tạo ra một số điều khác biệt và mới mẻ dù nhỏ. Làm cho họ
vui khi họ đến.

•

Phân công người ghi chép biên bản về

- Những người tham dự
- Các vấn đề được thảo luận.
- Các quyết định chính.
- Các nhiệm vụ:

+ Ai cần để thực hiện nhiệm vụ - liệt kê các nhóm và các thành viên bên
ngoài.
+ Thời gian bắt đầu và kết thúc của nhiệm vụ.
+ Những điều nào mà họ cần thực hiện.

Các cuộc họp ở các tổ chức thường bị phàn nàn là không hiệu quả và lãng
phí thời gian. Để giảm bớt những lời phàn nàn, người tổ chức cuộc họp có
vai trò rất quan trọng.
•

11

Bắt đầu cuộc họp

11


PHOTO NGÂN SƠN
- Truyền đạt về mục đích và kết quả mong đợi với tất cả những người
tham gia.
- Làm rõ thành phần tham dự và các cuộc trao đổi được mong đợi.
- Thiết lập các quy định:
+ Thời gian nghỉ giải lao giữa cuộc họp và kết thúc.
+ Các thành viên sẽ được lắng nghe như thế nào.
+ Các xung đột sẽ được giải quyết như thế nào.
+ Mỗi thành viên được mong đợi những gì.
+ Các chủ đề bí mật
•

Điều khiển cuộc họp

- Làm rõ và vạch ra những ý kiến chủ chốt.
- Hỏi những quan điểm khác, bảo vệ những ý kiến mới.
- Sử dụng kỹ thuật vận dụng trí tuệ tập thể.
- Hỏi những câu hỏi cởi mở để khuyến khích các đóng góp.
- Giữ tập trung vào các ý kiến, không phải vào người nói.
- Phân công cụ thể các bước tiếp theo thông qua cuộc họp.
- Tập trung vào các chủ đề chương trình. Đừng lan man chủ đề.
Các chương trình có giá trị quan trọng, nhưng đừng dập tắt sự sáng tạo
hoặc lăng mạ những người có tham dự nhưng bỏ về giữa chừng trong giờ
nghỉ giải lao.
12

12


PHOTO NGÂN SƠN
Tiếp tục...
- Thu thập thông tin và tài liệu từ cuộc họp. Chắc rằng mọi người đều
được lắng nghe.
- Để mọi người mang đến nội dung, bạn hướng dẫn cho tiến trình.
- Thừa nhận và tăng cường những sự đóng góp có tính xây dựng.
- Sử dụng chương trình để theo dõi hoạt động.
- Làm cho cả nhóm nhận thức về vị trí của họ trong quy trình.
- Tóm tắt các điểm chính từng giai đoạn và hỏi sự đồng tình.
- Giúp các nhóm tiến tới sự đồng thuận và đi đến kết luận.
•

Bế mạc

- Giúp các nhóm xác định các bước tiếp theo.
- Xem lại các nhiệm vụ tiếp theo đã được phân công. Chắc rằng mỗi người
đều biết bổn phận của họ. Chắc rằng mọi người sẽ đi từ "họp" đến "làm".
- Kết luận bằng việc tóm tắt lại việc thực hiện của nhóm
- Cảm ơn các thành viên vì sự tham gia và đóng góp của họ.
•

Sau cuộc họp...

- Đánh giá cuộc họp. Điều gì hiệu quả? Điều gì cần phải cải thiện?
- Lên kế hoạch sau cuộc họp.

13

13


PHOTO NGÂN SƠN
- Sử dụng các ghi chép của thư kí, tạo ra một tài liệu mô tả rõ ràng về cuộc
họp. Sử dụng các lời nhận xét, các câu hỏi, lời phê bình và các quan điểm
để nâng cao chất lượng của các tài liệu.
- Phân phát các tài liệu cho tất cả những người tham gia và những người
chủ chốt trong tổ chức.
- Giám sát sự tiến bộ của các hoạt động sau đó.

14

14