LÝ LUẬN cơ bản về CHI PHÍ bán HÀNG tại DOANH NGHIỆP THƯƠNG mại

Mục Lục
Chương 1: Tổng quan nghiên cứu của đề tài………………………………
1.1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu…………………………………...
1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài………………………………
1.3 Các mục tiêu nghiên cứu………………………………………………
1.4 Phạm vi nghiên cứu……………………………………………………
1.5 Ý nghiã của nghiên cứu………………………………………………..
1.6 Kết cấu báo cáo nghiên cứu……………………………………………
Chương 2: Lý luận cơ bản về chi phí bán hàng tại các doanh nghiệp

3
3
4
4
4
5
5

thương mại…………………………………………………………………
2.1 Một số khái niệm và lý thuyết về kế toán chi phí bán hang…………..
2.1.1 Khái niệm chi phí bán hàng……………………………………..
2.1.2 Lý thuyết cơ bản về kế toán chi phí bán hang…………………..
2.2 Tổng quan về tình hình nghiên cứu về kế toán chi phí bán hàng trong

6
6
6
6

doanh nghiệp thương mại qua các công trình nghiên cứu khoa học từ các
năm trước…………………………………………………………………. 8

2.3 Nội dung kế toán chi phí bán hàng…………………………………… 9
2.3.1 Kế toán chi phí bán hàng theo quy định của chuẩn mực kế toán
Việt Nam…………………………………………………………………. 9
2.3.2 Kế toán chi phí bán hàng theo quy định của chế độ kế toán Việt
Nam hiện hành……………………………………………………………
2.3.2.1. Chứng từ sử dụng ……………………………………………….
2.3.2.2. Tài khoản kế toán ……………………………………………….
2.3.2.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu …….
2.3.2.4. Sổ kế toán ………………………………………………………..
Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và thực trạng kế toán chi phí bán

11
11
13
14
19

hàng tại công ty TNHH Vĩnh Hà…………………………………………
3.1 Các phương pháp nghiên cứu…………………………………………
3.1.1. Phương pháp thu thập số liệu ……………………………………..
3.1.2. Ý nghĩa của phương pháp nghiên cứu ……………………………
3.2 Đánh giá tổng quan tình hình nghiên cứu và ảnh hưởng nhân tố môi

25
25
25
27

trường đến kế toán chi phí bán hàng tại công ty TNHH Vĩnh Hà………… 27
3.2.1. Tổng quan về công ty………………………………………………. 27

3.2.2. Đánh giá ảnh hưởng môi trường đến Kế toán CPBH tại Công ty 34
TNHH Vĩnh Hà……………………………………………………………
3.3 Thực trạng kế toán chi phí bán hàng tại Công ty TNHH Vĩnh Hà……
1

35


3.3.1 Đặc điểm kế toán CPBH tại Công ty ……………………………
35
3.3.2 Thực trạng kế toán chi phí bán hàng tại Công ty TNHH Vĩnh Hà.. 35
Chương 4: Các kết luận và đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán chi phí bán
hàng tại công ty TNHH Vĩnh Hà………………………………………… 40
4.1 Đánh giá nhận xét về kế toán chi phí bán hàng tại công ty TNHH Vĩnh
Hà………………………………………………………………………… 40
4.1.1 Những ưu điểm của công ty trong việc hạch toán chi phí bán hàng
theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành…………………….. 40
4.1.2 Một số mặt tồn tại cần khắc phục trong việc hạch toán chi phí bán
hàng……………………………………………………………………….
4.2 Quan điểm hoàn thiện kế toán chi phí bán hang………………………
4.2.1 Sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán chi phí bán hang………..
4.2.2 Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán chi phí bán hang……………
4.3 Các ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng tại công

42
43
43
44

ty TNHH Vĩnh Hà…………………………………………………………

KẾT LUẬN………………………………………………………………..

46
48

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
1.1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Trong nền kinh tế thị trường ngày nay, một doanh nghiệp muốn tồn tại,
đứng vững và khẳng định được mình là điều vô cùng khó khăn. Bởi lẽ, thị
trường luôn luôn chịu sự chi phối của các quy luật cạnh tranh, quy luật giá trị,
quy luật cung cầu…chính những sự thay đổi của các quy luật này tác động mạnh
mẽ đến tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với tất cả các
doanh nghiệp dù hoạt động trong lĩnh vực sản xuất hay trong lĩnh vực thương
mại thì đều muốn hướng tới mục tiêu lợi nhuận. Có lợi nhuận thì mới đảm bảo
sự duy trì hoạt động của doanh nghiệp, mở rộng kinh doanh, cải tiến sản phẩm
tăng cường khả năng cạnh tranh và khẳng định vị trí của mình được. Nhưng để

2


hoạt động kinh doanh đạt kết quả như mong đợi thì đòi hỏi rất nhiều yếu tố
nhưng trong đó phải kể đến một yếu tố vô cùng quan trọng đó chính là việc hạch
toán chi phí bán hàng. Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp thương mại bởi lẽ
chi phí bán hàng luôn là một trong những khoản chi phí chủ yếu quyết định đến
lợi nhuận, đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Đồng thời việc hạch
toán chí phí bán hàng đúng đắn sẽ giúp cho thông tin kế toán được chính xác
hơn, hiệu quả và phù hợp hơn với yêu cầu quản trị kinh doanh của doanh
nghiệp. Và việc hạch toán chi phí bán hàng tại doanh nghiệp thương mại là vô
cùng cần thiết. Đặc biệt khi mà hiện nay, trên thi trường có rất nhiều doanh
nghiệp tham gia vào hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Dẫn đến việc cạnh

tranh ngày càng khốc liệt thì việc hạch toán, quản lý chi phí bán hàng hợp lý là
điều cần thiết.
Mặt khác, hiện nay chuẩn mực kế toán Việt Nam đã đưa ra một số các
chuẩn mực như VAS 01, VAS 02… tạo ra khung pháp lý cho các doanh nghiệp
tuân thủ và hạch toán các khoản chi phí chính xác hơn.
Bên cạnh đó trong quá trình tìm hiểu thực tế công tác kế chi phí bán hàng
của công ty TNHH Vĩnh Hà chúng em nhận thấy một số hạn chế trong công tác
kế toán chi phí bán hàng như: về chứng từ, sổ sách, việc lập các khoản dự
phòng…Vì vậy việc hoàn thiện chi phí bán hàng là việc làm cần thiết, quan
trọng đối với công ty Vĩnh Hà trong thời điểm hiện nay.
1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài.
Từ thực tế công tác kế toán chi phí bán hàng kinh doanh tại một số các
doanh nghiệp thương mại mà cụ thể là tại công ty Vĩnh Hà, chúng em đã lập một
số bảng câu hỏi về tình hình hạch toán của công ty để các nhân viên kế toán của
công ty trả lời như: Doanh nghiệp vận dụng chuẩn mực kế toán đã phù hợp hay
chưa? Doanh nghiệp đã hạch toán đầy đủ và chính xác các khoản chi phí bán
hàng hay chưa? Doanh nghiệp có tiến hành việc lập các khoản dự phòng hay
không? Nếu có thì việc tiến hành lập các khoản dự phòng như thế nào?...

3


Để tìm ra câu trả lời cho những vấn đề đặt ra ở trên thì chúng em đã lựa chọn đề
tài: “Phân tích, hệ thống hóa các lý luận cơ bản về kế taons chi phí bán hàng
trong các doanh nghiệp thương mại”
1.3 Các mục tiêu nghiên cứu.
Với đề tài nghiên cứu trên nhóm em có các mục tiêu nghiên cứu như sau:
Phân tích,hệ thống hoá về kế toán chi phí bán hàng. Đưa ra những lý luận cơ bản
về chi phí bán hàng.
Trình bày phương pháp nghiên cứu và thực trạng kế toán chi phí bán hàng

tại một công ty cụ thể.
Đưa ra kết luận và đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng tại
các doanh nghiệp thương mại.
1.4 Phạm vi nghiên cứu.
Nghiên cứu kế toán chi phí bán hàng trong các doanh nghiệp thương
mại.cụ thể đi sâu phân tích phương pháp nghiên cứu và thực trạng kế toán chi
phí bán hàng tại công ty TNHH Vĩnh Hà.
Do thời gian thực tế tại công ty còn ngắn, trình độ chuyên môn còn hạn
chế nên chúng em lựa chọn nghiên cứu thực trạng kế toán chi phí bán hàng tại
công ty TNHH Vĩnh hà. Số liệu thực tế được lấy trong khoảng thời gian từ năm
2008 đến cuối năm 2009.
1.5 Ý nghĩa của nghiên cứu.
Đối với một doanh nghiệp, chi phí bán hàng là một bộ phận cấu thành căn
bản của chi phí kinh doanh, để đứng vững trên thị trường đòi hỏi các doanh
nghiệp phải tìm mọi biện pháp để tăng thu nhập và giảm chi phí một cách hợp lý
nhất.Chi phí bán hàng là một chỉ tiêu quan trọng trong chiến lược giảm chi phí
của doanh nghiệp vì vậy công tác kế toán chi phí cần phải tỏ rõ vai trò của mình
trong việc cũng cấp thông tin cho nhà quản trị doanh nghiệp giúp nhà quản trị
đưa ra những quyết định đúng đắn kịp thời đối với các hoạt động của doanh
nghiệp nghiên cứu công tác kế toán chi phí bán hàng giúp cho doanh nghiệp tiết

4


kiệm được các yếu tố chi phí không cần thiết đảm bảo tính chính xác, tính kịp
thời của các báo cáo kế toán.
1.6 Kết cấu báo cáo nghiên cứu.
Bố cục bài báo cáo nghiên cứu gồm 4 chương :
Chương 1: Tổng quan nghiên cứu của đề tài.
Chương 2 :Lý luận cơ bản về chi phí bán hàng tại doanh nghiệp thương mại.

Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và thực trạng kế toán chi phí bán hàng tại
công ty TNHH Vĩnh Hà.
Chương 4: Các kết luận và đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng tại
công ty TNHH Vĩnh Hà.

5


CHƯƠNG 2: LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CHI PHÍ BÁN
HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
2.1 Một số khái niệm và lý thuyết về kế toán chi phí bán hàng
2.1.1 Khái niệm chi phí, chi phí bán hàng:
-Chi phí: Là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán
dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh
các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản phân
phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu (theo VAS 01).
-Chi phí bán hang: là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động
sống, lao động vật hóa mà doanh nghiệp bỏ ra trong quá trình tiêu thụ hàng hóa
(trích bài giảng kê toán tài chính 2 Trường Đại học thương mại).
2.1.2 Lý thuyết cơ bản về chi phí bán hàng
* Nội dung chi phí bán hàng theo quy định về chế độ kế toán Việt Nam hiện
hành
Chi phí nhân viên bán hàng: các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng bao
gồm: tiền lương, phụ cấp cho cán bộ công nhân viên bán hàng, nhân viên đóng
gói, bảo quản, vận chuyển hàng hóa và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ,
…
Chi phí vật liệu bao bì: là các khoản chi phí vật liệu dùng cho việc dự trữ, tiêu
thụ sản phẩm hàng hóa, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bốc vác, vận
chuyển sản phẩm hàng hóa trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa
bảo quản TSCĐ.

Chi phí công cụ dụng cụ: bao gồm các khoản chi phí về công cụ đồ dùng
phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hóa như dụng cụ đo lường,
phương tiện tính toán, phương tiện làm việc…

6


Chi phí khấu hao TSCĐ: là chi phí khấu hao ở bộ phận bảo quản hàng hóa
như chi phí khấu hao nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, phương
tiện vận tải
Chi phí bảo hành: bao gồm các khoản chi phí bỏ ra để bảo hành, sửa chữa sản
phẩm hàng hoá trong thời gian quy định.
Chi phí dịch vụ mua ngoài: là những chi phí dịch vụ mua ngoài liên quan đến
khâu bán hàng như: chi phí thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định, thuê bốc vác,
vận chuyển, điện, nước, điện thoại...
Chi phí bằng tiền khác: gồm những chi phí chưa kể phát sinh ở khâu bán hàng
như: chi phí giới thiệu sản phẩm, chi phí quảng cáo chào hàng, chi phí hội nghị
tiếp khách hàng, chi phí tiếp khách…
* Phân loại chi phí bán hàng theo nội dung kinh tế: là việc phân chia chi phí
theo các khoản mục. Nó cho biết doanh nghiệp phải chi ra các khoản chi phí gì,
để làm cơ sở cho kế toán tập hợp chi phí bán hàng theo khoản mục, giám sát tình
hình thực hiện kế hoạch chi phí. Theo cách phân loại này, chi phí bán hàng được
chia ra thành các khoản mục sau:
Chi phí tiền lương: bao gồm lương chính và các khoản phụ cấp của công nhân
viên ở bộ phận bán hàng.
Chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn: là các khoản tiền
được trích theo tỷ lệ hiện hành trên số tiền lương thực tế trả cho số cán bộ công
nhân trong kỳ.
Chi phí công cụ dụng cụ đồ dùng: là toàn bộ giá trị công cụ dụng cụ, đồ dùng
bỏ ra phục vụ cho quá trình bán hàng của doanh nghiệp.

Chi phí khấu hao tài sản cố định: chỉ nói nội dung kinh tế của khoản mục chi
phí.
Chi phí vận chuyển: bao gồm chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ, tạp phí vận
chuyển phát sinh trong quá trình bán hàng của doanh nghiệp.

7


Chi phí bảo quản, chọn lọc, đóng gói: là những khoản chi phí phục vụ cho
việc phân loại, chọn lọc, đóng gói hàng hóa, đảm bảo chất lượng hàng hóa bán
ra.
Chi phí hao hụt trong định mức trong quá trình bán hàng: là toàn bộ các
khoản hao hụt, mất mát trong định mức phát sinh trong quá trình bán hàng của
doanh nghiệp.
Chi phí hoa hồng đại lý bán hàng và ủy thác xuất khẩu: là khoản tiền mà các
DN phải trả cho các đơn vị, cá nhân bán hàng đại lý hoặc xuất khẩu ủy thác cho
công ty.
Thuế, phí và lệ phí: là các khoản chi phí như thuế môn bài, thuế đất và các
khoản lệ phí như phí qua cầu phà…
Chi phí dự phòng: là khoản chi phí phản ánh khoản dự phòng các khoản nợ
phải thu khó đòi, khoản trích lập dư phòng mất việc làm.
Chi phí dịch vụ mua ngoài: là những khoản chi phí về điện nước, tiền điện
thoại, điện báo…..
Chi phí bằng tiền khác: là những khoản chi phí cần thiết cho hoạt động bán
hàng.
2.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu về kế toán chi phí bán hàng trong
doanh nghiệp thương mại qua các công trình nghiên cứu khoa học từ
những năm trước.
Đề tài chi phí bán hàng là một trong những đề tài đã được các sinh viên các
khóa trước nghiên cứu trong các luân văn tôt nghiệp như:

Luận văn tốt nghiệp của sinh viên: Nguyễn Thị Sự lớp K39D5 nghiên cứu đề
tài: “Hoàn thiện chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở Công ty Cổ
phần hỗ trợ phát triển tin học” thực hiện năm 2007.
Luận văn tốt nghiệp của Sinh viên Khuất Thanh Hương lớp K41D3 nghiên
cứu đề tài “Kế toán chi phí bán hàng tại Công ty Cổ phần thương mại Hà Tây”
thực hiện năm 2009.

8


Khi tham khảo cả hai đề tài chúng em đã nhận thấy được cả hai đề tài đã nêu lên
được thực trạng chung của các doanh nghiệp khi hạch toán chi phí bán hàng và
đã đưa ra các giải pháp hoàn thiện chi phí bán hàng theo một số quan điểm cụ
thể như sau:
Về tài khoản vận dụng: Công ty hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản
lý DN vào chung tài khoản 642, điều đó là không đúng với các quy định của nhà
nước. Công ty nên phản ánh đúng toàn bộ các chi phí ở bộ phận bán hàng vào
TK 641.
Về việc hạch toán chi phí cho các khoản BHXH,BHYT, KPCĐ. Hàng tháng
Công ty tiến hành tính lương cho nhân viên bán hàng qua ngân hàng nhưng việc
tính các khoản BH, KPCĐ lại không thống nhất trên một loại hình tính lương cụ
thể, điều đó làm chi phí tăng lên gây ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của
doanh nghiệp. Công ty nên hạch toán các khoản BH, KPCĐ trên tiền lương cơ
bản, hàng tháng phải trích lập các khoản này.
Về cách phân loại chi phí của Công ty, Công ty chỉ phân loại chi phí theo nội
dung kinh tế. Công ty nên phân loại chi phí theo mối quan hệ với khối lượng
hoạt động giúp nhà quản trị quản lý điều tiết được phù hợp.
Dựa trên cơ sở những mặt tồn tại chung thì hai đề tài trên cũng đã đưa ra rất
nhiều giải pháp cụ thể, chi tiết bám sát vào thực trạng của công ty cũng như bối
cảnh của nền kinh tế. Tuy nhiên chúng em cũng có một số quan điểm như sau:

Trong đề tài của sinh viên Khuất Thanh Hương đề tài này mặc dù đã đưa ra
được các giải pháp phù hợp tình hình tổ chức kế toán chi phí bán hàng của công
ty để giải quyết các hạn chế, tồn tại trong công tác tính chi phí bán hàng, song
các giải pháp đều mang tính lý luận chưa thực sự phù hợp với đặc điểm hoạt
động của các doanh nghiệp thương mại tại Việt Nam hiện nay.
2.3 Nội dung kế toán chi phí bán hàng.
2.3.1 Kế toán chi phí bán hàng theo quy định của chuẩn mực kế toán
Việt Nam.

9


*Một số nguyên tắc quy định về việc ghi nhận, đánh giá các khoản chi phí
của doanh nghiệp ( Theo chuẩn mực số 01)
- Cơ sở dồn tích: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan
đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi
sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc
thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền. Báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích
phản ảnh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ hiện tại và tương
lai.
- Phù hợp: Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. Khi ghi
nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có
liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó. Chi phí tương ứng với doanh thu gồm
chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả
nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó.
- Thận trọng:
a/

Phải

lập

các

khoản

dự

phòng

nhưng

không

lập

quá

lớn;

b/ Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập;
c/ Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí;
d/ Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả
năng thu được lợi ích kinh tế, còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng
về khả năng phát sinh chi phí.
*Khi ghi nhận hàng tồn kho ( Theo chuẩn mực số 02)
- Khi bán hàng tồn kho, giá gốc của hàng tồn kho đã bán được ghi nhận là chi
phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phù hợp với doanh thu liên quan đến chúng
được ghi nhận. Tất cả các khoản chênh lệch giữa khoản dự phòng giảm giá hàng
tồn kho phải lập ở cuối niên độ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm

giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước, các khoản hao hụt,
mất mát của hàng tồn kho, sau khi trừ (-) phần bồi thường do trách nhiệm cá
nhân gây ra, và chi phí sản xuất chung không phân bổ, được ghi nhận là chi phí
sản xuất, kinh doanh trong kỳ. Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn
10


kho được lập ở cuối niên độ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá
hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước, thì số chênh lệch lớn hơn
phải được hoàn nhập ghi giảm chi phí sản xuất, kinh doanh.
- Ghi nhận giá trị hàng tồn kho đã bán vào chi phí trong kỳ phải đảm bảo
nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu.
- Trường hợp một số loại hàng tồn kho được sử dụng để sản xuất ra tài sản
cố định hoặc sử dụng như nhà xưởng, máy móc, thiết bị tự sản xuất thì giá gốc
hàng tồn kho này được hạch toán vào giá trị tài sản cố định.
* Theo chuẩn mực số 03: tài sản cố định hữu hình (Ban hành và công bố theo
Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng
Bộ Tài chính)
Khi nhượng bán và thanh lý tài sản cố định hữu hình.
-TSCĐ hữu hình được ghi giảm khi thanh lý, nhượng bán.
-Lãi hay lỗ phát sinh do thanh lý, nhượng bán TSCĐ hữu hình được xác định
bằng số chênh lệch giữa thu nhập với chi phí thanh lý, nhượng bán cộng (+) giá
trị còn lại của TSCĐ hữu hình. Số lãi, lỗ này được ghi nhận là một khoản thu
nhập hay chi phí trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ.
Khi nhượng bán và thanh lý TSCĐ vô hình:
- TSCĐ vô hình được ghi giảm khi thanh lý, nhượng bán hoặc khi xét thấy
không thu được lợi ích kinh tế từ việc sử dụng tiếp sau.
- Lãi hay lỗ phát sinh do thanh lý, nhượng bán TSCĐ vô hình được xác định
bằng số chênh lệch giữa thu nhập với chi phí thanh lý, nhượng bán cộng (+) giá
trị còn lại của TSCĐ vô hình. Số lãi, lỗ này được ghi nhận là một khoản thu

nhập hoặc chi phí trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ.
2.3.2 Kế toán chi phí bán hàng theo quy định của chế độ kế toán Việt
Nam hiện hành.
2.3.2.1 Chứng từ sử dụng :
- Bảng chấm công: Hàng ngày tổ trưởng (trưởng phòng, ban) hoặc người
được ủy quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công cho
11


từng người trong ngày, ghi vào ngày tương ứng trong các cột theo các ký hiệu
quy định trong chứng từ. Cuối tháng người chấm công và người phụ trách bộ
phận ký vào bảng chấm công và chuyển Bảng chấm công cùng các chứng từ liên
quan như Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, giấy xin nghỉ việc không
hưởng lương,…về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu quy ra công để tính lương
và BHXH. Kế toán tiền lương căn cứ cào các ký hiệu chấm công của từng người
tính ra số ngày công theo từng loại tương ứng.
- Bảng thanh toán tiền lương: Cuối mỗi tháng căn cứ vào chứng từ liên
quan, kế toán tiền lương lập Bảng thanh toán tiền lương chuyển cho kế toán
trưởng kiểm soát xét xong trình cho giám đốc hoặc người được ủy quyền ký
duyệt, chuyển cho kế toán lập phiếu chi và phát lương. Bảng thanh toán tiền
lương được lưu tại phòng kế toán của đơn vị.
- Phiếu nhập kho: phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng lập thành 2 liên đối
với vật tư hàng hóa mua ngoài đặt giấy than viết một lần, và người lập phiếu ký
(ghi rõ họ tên), người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư, dụng cụ,
sản phẩm hàng hóa. Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và
cùng người giao hàng ký nhận vào phiếu, thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho
và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và liên 1 lưu ở nơi lập
phiếu.
- Phiếu xuất kho: Do bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho
lập (tùy theo tổ chức quản lý và quy định của từng doanh nghiệp) thành 3 liên

đặt giấy than viết một lần. Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán
trưởng ký xong chuyển xuống cho giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt
giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho nhận hàng. Sau khi xuất kho, thủ kho
ghi vào cột số lượng thực xuất của từng mặt hàng và cùng người nhận hàng ký
tên vào phiếu xuất.
- Phiếu thu, phiếu chi: do kế toán lập thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung
trên phiếu và ký vào phiếu.
- Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT, giấy báo Nợ của ngân hàng,…
12


2.3.2.2 Tài khoản kế toán
*Tài khoản sử dụng: TK641- Chi phí bán hàng
-Là toàn bộ các khoản hao phí về lao động sống, lao động vật hóa và các khoản
chi phí cần thiết khác phục vụ cho quá trình bảo quản và tiêu thụ hàng hóa.
-Chỉ phản ánh vào TK 641 những khoản chi phí gắn liền với quá trình hàng và
chuẩn bị hàng để bán theo đúng nội dung qui định trong chi phí bán hàng.
-Khi mở sổ chi tiết theo dõi theo từng nội dung chi phí, theo từng địa điểm phát
sinh chi phí.
-Cuối kỳ phải kết chuyển chi phí bán hàng cho hàng hóa đã tiêu thụ vào TK 911
để xác định kết quả hoạt động kinh doanh.
*Kết cấu tài khoản 641
-Bên Nợ: Các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hóa,
cung cấp dịch vụ.
-Bên Có: Kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 911( Xác định kết quả kinh
doanh) để tính kết quả kinh doanh trong kỳ.
-TK 641 không có số dư cuối kỳ.
*Tài khoản 641- Chi phí bán hàng, có 7 tài khoản cấp 2:
-Tài khoản 6411-Chi phí nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên
bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hóa,...bao

gồm tiền lương tiền ăn giữa ca, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội,
bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn....
-Tài khoản 6412- Chi phí vật liêu bao bì: Phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì
xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm , hàng hóa, dịch vụ, như chi phí
vật liệu đóng gói sản xuất, hàng hóa, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo
quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm hàng hóa trong quá trình tiêu thụ vật liêu
dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ,…dùng cho bộ phận bán hàng
-Tài khoản 6413- Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Phản ánh chi phí về công cụ, dụng
cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa như dụng cụ đo lường,
phương tiện tính toán, phương tiện làm việc,..
13


-Tài khoản 6414- Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở
bộ phận bảo quản, bán hàng, như nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc
dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất lương,…
-Tài khoản 6415- Chi phí bảo hành: Dùng để phản ánh khoản chi phí bảo hành
sản phẩm, hàng hóa. Riêng chi phí sửa chữa và bảo hành công trình xây lắp
phản ánh ở TK 627- chi phí sản xuất chung mà không phản ánh ở TK này.
-Tài khoản 6417- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua
ngoài phục vụ cho bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ phục vụ trực
tiếp cho khâu bán hàng, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển
sản phẩm, hàng hóa đi bán, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị
nhận ủy thác xuất khẩu,…
-Tài khoản 6418- Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí bằng tiền khác
phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí đã kể trên như chi phí tiếp
khách ở một bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, quảng
cáo, chào hàng, phí phí hội nghị khách hàng…
Ngoài ra còn sử dụng một số các Tài khoản khác như: TK152,TK153,TK142,
TK242, TK334, TK338, TK214, TK133,TK111,TK112,TK141,TK331, TK335,

TK352, TK521, TK 3331, TK338,TK911
2.3.2.3 Phương pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:
• Tính tiền lương , phụ cấp, tiền ăn giữa ca và tính, trích bảo hiểm xã hội, bảo
hiểm y tế, kinh phí công đoàn cho nhân viên phục vụ trực tiếp cho quá trình
bán các sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6411)
Có các TK 334, 338,…
• Giá trị vật liệu phục vụ cho quá trình bán hàng, ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6412)
Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
• Khi xuất công cụ, dụng cụ dùng trong bán hàng:
- Trường hợp xuất công cụ, dụng cụ thuộc loại phân bổ 1 lần, kế toán ghi:
14


Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6413)
Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ
- Trường hợp xuất công cụ, dụng cụ thuộc loại phân bổ nhiều lần, kế toán ghi:
Nợ TK 142 – Chi phí trả trước (1421)
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn
Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ
Hàng tháng phân bổ dần vào chi phí trong kỳ, kế toán ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6413)
Có TK 142 – Chi phí trả trước (1421)
Có TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn
• Trích thấu haoTSCĐ của bộ phận bán hàng, ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6414)
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ
• Hạch toán chi phí bảo hành hàng hóa, sản phẩm:
- Trường hợp doanh nghiệp không có bộ phận bảo hành độc lập:

Khi DN lập dự phòng chi phí bảo hành hàng hóa, kế toán ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6415)
Có TK 352 – Dự phòng phải trả
Khi phát sinh chi phí bảo hành, kế toán ghi:
Nợ TK 621, 622, 627
Có TK 111, 112, 331…
Cuối kỳ tập hợp chi phí trên TK 154, kế toán ghi:
Nợ TK 154
Có TK 621,622,627
Khi bảo hành sản phẩm hoàn thành, bàn giao cho khách, kế toán ghi:
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả
Có TK 154
Cuối năm, xác định lại mức dự phòng chi phí bảo hành:

15


+ Nếu mức dự phòng chi phí bảo hành năm sau > mức dự phòng chi phí bảo
hành còn lại năm trước, kế toán lập dự phòng thêm phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6415)
Có TK 352 – Dự phòng phải trả
+Nếu mức dự phòng chi phí bản hành năm sau < mức dự phòng chi phí bảo
hành còn lại năm trước, kế toán ghi giảm chi phí phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 352-Dự phòng phải trả
Có TK 641-chi phí bán hàng (6415)
- Trường hợp doanh nghiệp có bộ phận bảo hành độc lập:
+ Tại bộ phận bảo hành
Khi phát sinh chi phí bảo hành sản phẩm, kế toán ghi
Nợ TK 621 - chi phí nguyên liệu trực tiếp
Nợ TK 622 - chi phí nhân công trực

Nợ TK 627 - chi phí sản xuất chung
Có TK 111, 112,152, 153,214,334…
Cuối kì kết chuyển chi phí bảo hành thực tế phát sinh, kế toán ghi:
Nợ TK 154 - chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Có TK 621 - chi phí nguyên vật liệu tiếp
Có TK 622 - chi phí nhân công trực tiếp
Có TK 627 - chi phí sản xuất chung
Khi công việc sửa chữa bảo hành hoàn thành, bàn giao cho khách hàng, kế
toán kết chuyển giá thành thực tế trong kì:
Nợ TK 632 - giá vốn hàng bán
Có TK 154 - chi phí sản xuấtkinh doanh dở dang
Phản ánh doanh thu của bộ phận bảo hành:
Nợ TK111,112,136
Có TK 512 - doanh thu nội bộ
Có TK 3331 thuế GTGT (nếu có)
+ Tại bộ phận có sản phẩm hàng hóa phải bảo hành
16


Khi phát sinh số tiền phải trả cho bộ phận bảo hành của doanh nghiệp, nếu
doanh nghiệp không lập dự phòng chi phí bảo hành sản phẩm , hàng hóa, kế
toán ghi:
Nợ TK 641 – chi phí bán hàng (6415)
Có TK 111, 112, 336,…
Nếu doanh nghiệp lập dự phòng chi phí bảo hành hàng hóa thì hàng tháng kế
toán đã ghi:
Nợ TK 641 – chi phí bán hàng (6415)
Có TK 352 – dự phòng phải trả
Xác định số tiền phải trả cho bộ phận bảo hành của doanh nghiệp, kế toán
ghi:

Nợ TK 352 – dự phòng phải trả
Có TK 111, 112, 336
• Chi phí điện, nước mua ngoài, chi phí thông tin (điện thoại, fax…), chi phí
thuê ngoài sửa chữa TSCĐ có giá trị không lớn, được tích trực tiếp vào chi
phí bán hàng , ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng ( 6417)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)
Có các TK 111, 112, 141, 331,…
• Trường hợp sử dụng phương pháp trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:
Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí bán hàng, ghi :
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6418)
Có TK 335 – Chi phí phải trả.
Khi chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh , ghi :
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả
Có các TK 331, 241, 111, 112, 152,…
Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn và
liên quan đến việc bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ trong nhiều kỳ hạch toán,

17


doanh nghiệp không sử dụng phương pháp trích trước chi phí sửa chữa lớn
TSCĐ mà kế toán sử dụng TK 242 “Chi phí trả trước dài hạn”.
Định kỳ, tính vào chi phí bán hàng từng phần chi phí sửa chữa lớn đã phát
sinh, ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Có TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn
Đối với sản phẩm, hàng hóa tiêu dùng nội bộ cho hoạt động bán hàng, căn cứ
vào chứng từ liên quan, kế toán phản ánh doanh thu, thuế GTGT phải nộp của
sản phẩm hàng hóa tiêu dùng nội bộ:

Nếu sản phẩm, hàng hóa tiêu dùng nội bộ dùng vào hoạt động bán hàng hóa,
cung cấp dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính thuế theo phương pháp
trực tiếp thì kế toán ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng ( 6412, 6413, 6417, 6418)
Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ ( Ghi theo chi phí sản xuất
sản phẩm hoặc giá vốn hàng hóa xuất tiêu dùng nội bộ)
Nếu sản phẩm, hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương
pháp khấu trừ, tiêu dùng nội bộ dùng cho hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ
không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì số thuế GTGT phải nộp của sản
phẩm, hàng hóa tiêu dùng nội bộ tính vào chi phí bán hàng:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng ( 6412, 6413, 6417, 6418)
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước(3331)
Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ ( Ghi theo chi phí sản xuất sản
phẩm hoặc giá vốn hàng hóa xuất tiêu dùng nội bộ cộng thuế TGGT)
• Số tiền phải trả cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu về các khoản đã chi hộ
liên quan đến hàng ủy thác xuất khẩu và phí ủy thác xuất khẩu, căn cứ các
chừng từ liên quan, ghi:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng
Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)
Có TK 338- Phải trả, phải nộp khác(3338) Chi tiết cho từng đơn vị
nhận ủy thác xuất khẩu
18


• Hoa hồng bán hàng bên giao đại lý phải trả cho bên nhận đại lý, ghi:
- Trường hợp bóc tách hoa hồng phải trả khi xác định doanh thu:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6417)
Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 511- Doanh thu bán hàng
- Trường hợp chỉ xác định hoa hồng phải khi quyết toán với bên nhận đại lý:

Nợ TK 641 -Chi phí bán hàng (6417)
Nợ TK 133 -Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 131…
Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng, ghi:
Nợ các TK 111, 112…
Có TK 641 - Chi phí bán hàng
• Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ vào tài
khoản 911 “ xác định kết quả kinh doanh”, ghi
Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 641- Chi phí bán hàng
2.3.2.4 Sổ kế toán
* Hình thức kế toán nhật ký chung: hình thức này gồm các loại sổ chủ yếu như
− Sổ nhật ký chung
− Sổ nhật ký đặc biệt,
− Sổ cái TK 641
− Các sổ thẻ kế toán chi tiết.
* Hình thức kế toán nhật ký _ sổ cái: hình thức này bao gồm các loại sổ kế toán
sau
− Nhật ký sổ cái
− Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
* Hình thức sổ chứng từ ghi sổ: hình thức này bao gồm các loại sổ kế toán sau
− Chứng từ ghi sổ

19


− Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
− Sổ cái TK 641
− Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
* Hình thức nhật ký chứng từ: hình thức này bao gồm các loại sổ kế toán sau

− Nhật ký chứng từ,
− Bảng kê số 5
− Sổ cái TK 641
− Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
* Hình thức kế toán trên máy vi tính: các loại sổ của hình thức kế toán trên máy
vi tính là các phần mền kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có
các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế
toán ghi bằng tay.
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG

Chứng từ ghi sổ

Sổ nhật ký Đặc biệt

Sổ nhật ký chung

Sổ cái

Bảng cân đối
số phát sinh
Báo cáo tài chính

20

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết


Ghi chú:

ghi hàng ngày
ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
TRÌNH TỰ GHI SỔ THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ SỔ CÁI

Chứng từ kế toán

Sổ quỹ

Bảng tổng hợp
kế toán chứng từ
cùng loại

Sổ thẻ kế toán
chi tiết

Bảng tổng hợp
chi tiết

NHẬT KÝ SỔ CÁI

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Ghi chú:
ghi hàng ngày
ghi cuối tháng

21

Đối chiếu, kiểm tra

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ

Chứng từ kế toán
Sổ qũy
Bảng tổng hợp
kế toán chứng từ
cùng loại
Sổ đăng ký
chứng từghi sổ

Sổ, thẻ kế toán
chi tiết

CHỨNG TỪ GHI SỔ
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng cân đối số
phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Ghi chú:
ghi hàng ngày
ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra

22

Bảng tổng hợp
chi tiết

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHỨNG TỪ

Chứng từ kế toán và
các bảng phân bổ

Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Bảng kê

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ

Sổ cái

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Ghi chú:
ghi hàng ngày
ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra

23

Bảng tổng hợp
Chi tiết


TRÌNH TỰ GHI SỔ THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH

Chứng từ
kế toán

Bảng tổng hợp
Chứng từ kế toán
Các loại

Phần mềm
kế toán

MÁY VI TÍNH

Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ. báo cáo cuối tháng cuối năm
Đối chiếu, kiểm tra

24

SỔ KẾ TOÁN
Sổ tổng hợp
Sổ chi tiết

Báo cáo tài chính
Báo cáo kế toán
quản trị


CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ THỰC
TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY

TNHH VĨNH HÀ
3.1 Phương pháp nghiên cứu:
3.1.1 Phương pháp thu thập số liệu
Phương pháp thu thập nghiên cứu
Dù muốn làm một đề tài nghiên cứu hay một luận văn, thậm chí để học tốt môn
học của mình việc thu thập dữ liệu là rất cần thiết. Thu thập dữ liệu gồm 2
phương pháp:
Thứ nhất là phương pháp nghiên cứu tài liệu. Tài liệu được dùng cho việc
nghiên cứu gồm có 2 loại:tài liệu sơ cấp và tài liệu thứ cấp.
Thông qua phương pháp nghiên cứu sơ cấp như giáo trình kế toán tài
chính,chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán hiện hành, luật kế toán chúng em tìm
hiểu sâu hơn lí luận về đề tài của mình. Công việc đầu tiên là thu thập và phân
loại sơ bộ tài liệu các thông tin liên quan đến kế toán chi phí bán hàng.Các
nguồn thông tin cần thu thập có thể từ các cơ quan lưu chữ, phổ biến thông tin,
tiếp đó là các thư viện khoa học, các quầy sách chuyên ngành, giáo viên hướng
dẫn, bạn bè. Sau khi thu thập tiến hành phân loại sơ đồ các tài liệu chuẩn bị cho
quá trình đọc, thu thập thông tin từ các tài liệu đã có. Có nhiều phương pháp
phân loại tài liệu: phân loại theo tác giả, theo thời gian công bố, hình thức công
bố.
Ngoài ra, chúng em còn đọc các tài liệu mượn được từ công ty mình thực tập
để tìm hiểu tổng quan về công ty, các chứng từ, tài khoản, sổ sách mà công ty sử
dụng.Đây chính là nguồn tài liệu thứ cấp.
Thứ hai là phương pháp điều tra, phỏng vấn. Đây là phương pháp điều tra
bằng phiếu hỏi . Chúng em đã phát phiếu điều tra với nội dung là các câu hỏi

25