Báo cáo thực tập tại công ty giao nhận AAAS.doc

Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Văn Hùng
A.A.A.S LOGISTICS SERVICE CO. , LTD
45 HỒNG SA, PHƯỜNG ĐA-KAO,Q.1, HOCHIMINH CITY
TEL : 84 – 8209536 FAX : 84 – 8209537
EMAIL :
CHƯƠNG I:
GIỚI THIỆU VỀ CƠNG TY TNHH DV GN AAAS:
1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CƠNG TY TNHH DV GN AAAS:
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của cơng ty:
an đầu cơng ty là chi nhánh của cơng ty 3A, được thành lập 12/3/1993. Và cơng ty
TNHH DV GN AAAS nắm bắt được cơ hội kinh doanh chính và để đáp ứng nhu
cầu phát triển của đất nước trong nền kinh tế Việt Nam tăng trưởng nhanh chóng
dẫn đến những dịch vụ trong ngoại thương cũng gia tăng vì vậy mà cơng ty đã tách ra hoạt
động riêng vào năm 2002
Cơng ty TNHH DV GN AAAS là cơng ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở
lên, có quyền kinh doanh XNK trực tiếp và thực hiện các dịch vụ xuất nhập khẩu, vận
chuyển hàng hóa trong và ngồi nước theo giấy phép kinh doanh số 4102017019/ Sở KH-
ĐT, ngày 31 tháng 7 năm 2002 cuả sở Kế Hoạch Đầu Tư TP.HCM.
* Giám đốc : Trần Độ
* Vốn điều lệ : 400.000.000 VND
* Tên cơng ty : CƠNG TY TNHH DỊCH VỤ GIAO NHẬN AAAS
* Tên giao dịch : A.A.A.S LOGISTICS SERVICE COMPANY LIMITED
* Tên viết tắt : A.A.A.S LOGISTICS CO., LTD
* Trụ sở chính : 45 Hồng Sa, Phường Đa-Kao, Q.1 Tp.Hồ Chí Minh
* Điện thoại : 84.8.8209536 Fax: 84.8.8209537
* Email :
* Tài khoản:
VND: 007.737.1293865 tại VIETCOMBANK TP.HCM
USD: 007.100.1293855 tại VIETCOMBANK TP.HCM
* Mã số thuế: 0303092786
1.2 Chức năng , mục tiêu và nhiệm vụ của cơng ty :

1.2.1 Chức năng :
Giao nhận hàng hố đến các cảng đến và nơi đến trên thế giới.
Mở hàng ngun Cont và hàng lẻ hàng tuần.
SVTT: Trang 1
B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Văn Hùng
Làm thủ tục khai hải quan, xuất khẩu, nhập khẩu.
Giao hàng door to door.
Vận chuyển hàng nội địa bằng đường biển, hàng khơng đến mọi địa điểm trong nước.
Giao dịch với các cơ quan nhà nước như Hải quan, Thuế, Ngân hàng … để thực hiện các
nghiệp vụ kinh doanh XNK, và đăng ký nộp thuế, vay vốn.
Được u cầu các cơ quan bảo vệ pháp luật, quản lý nhà Nước và Cơng Ty bảo vệ đảm
nhiệm các quyền và các nhiệm vụ cần thiết để cơng ty hoạt động có hiệu quả, thực hiện các
nhiệm vụ của Nhà nước theo luật định.
1.2.2 Nhiệm vụ
- Kinh doanh xuất nhập khẩu và hoạt động thương mại trong phạm vi ngành nghề được
ghi trong giấy phép kinh doanh của cơng ty.
- Chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ, chính sách quy định của nhà nước và chính quyền
địa phương nơi đặt cơng ty.
- Giám đốc cơng ty có trách nhiệm xây dựng và ban hành quy chế tổ chức hoạt động của
cơng ty, làm đầy đủ các thủ tục để kinh doanh.
- Tích cực chủ động trong việc tăng vốn hoạt động. Nghiên cứu, thực hiện các biện pháp
cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng kinh doanh, dịch vụ, mở rộng thị trường
trong nước và quốc tế, từng bước tăng dần hiệu quả kinh doanh.
1.2.3 Mạng lưới giao nhận hàng hố, bạn hàng và đối thủ cạnh tranh :

Thị trường giao nhận hàng hố của cơng ty phân bố khắp các tỉnh trong và ngồi nước
như ở Châu Âu, Châu Á.

Bạn hàng của Cơng ty rất đơng đảo. Đó là các cơng ty có nhu cầu vận chuyển qua đường

biển, đường hàng khơng và các dịch vụ về xuất nhập khẩu. Trong đó, khách hàng lớn nhất
và thường xun của cơng ty là: cơng ty Vật tư – Tổng cơng ty thuỷ sản, cơng ty TNHH
Hợp Tấn, cơng ty Thiên Mã, cơng ty Vĩnh Ngun, …

Cho tới nay, cơng ty AAAS đã có quan hệ đại lý với nhiều hãng tàu lớn như MISC
HCM, China Shipping, dongnama, K-Line, Wan Hai, Hanjin, NYK, …… Cùng các hãng
bay như China Airline, Thai Cargo, Vietnam Airline, ….

Đối thủ cạnh tranh của cơng ty là các Cơng ty dịch vụ giao nhận trên cả nước. Cơng ty
phải cạnh tranh gay gắt về giá cả, cước phí vận chuyển. Cơng ty phải lựa chọn một mức
giá thích hợp, dịch vụ tốt để tạo niềm tin, uy tín để thu hút khách hàng và cạnh tranh lại các
cơng ty giao nhận khác.

SVTT: Trang 2
ĐAI
HOC
TRUNG
CAP
CAO
ĐĂNG
Giám
đốc
Phòng
chứng từ
Phòng
Kế Tốn-
Tài Vụ
Phòng
Kinh
Doanh

Phòng
giao
nhận
Phó
Giám
Đốc
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Văn Hùng
2. CƠ CẤU TỔ CHỨC NHÂN SỰ CỦA CƠNG TY:
2.1. Vài nét chung về cơ cấu:
2.1.1 Nhân sự :
Tổng số cán bộ cơng nhân viên : 45 người
Đại học – Cao đẳng : 45 người (100%)
Cơ cấu biên chế của cơng ty do Giám đốc quyết định theo ngun tắc: gọn nhẹ và
hiệu quả, phù hợp với thực tế hoạt động cụ thể của cơng ty trong thời kỳ hiện nay.
Tổng số nhân viên của cơng ty là 45 người, tất cả điều có trình độ cao đẳng đến đại
học, chun mơn nghiệp vụ và mọi nhân viên đều có trình độ về ngoại ngữ .
Cơng ty thực hiện cơng tác quản lý cán bộ chính sách, chế độ lao động – tiền
lương , bảo hiểm xã hội … theo qui định của nhà nước đối với các doanh nghiệp Nhà nước
và qui định chế phân cấp quản lý cán bộ của cơng ty.
2.1.2 Cơ cấu bộ máy :
Cơng ty được tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, đứng đầu cơng ty là giám đốc.
Giám đốc là người tồn quyền điều hành cơng việc kinh doanh của cơng ty, chịu trách nhiệm
trước pháp luật về kết quả kinh doanh, về tổ chức hoạt động của cơng ty. Với chế độ này, cơng
việc được quyết định, giải quyết nhanh gọn, kịp thời.
Phó giám đốc được giám đốc ủy quyền thay mặt giám đốc giải quyết các cơng
việc của giám đốc khi giám đốc vắng mặt.
Giám đốc và phó giám đốc có trình độ đại học Ngoại Thương và kỹ thuật, kế tốn
trưởng.
Các cán bộ chun mơn của chi nhánh phải có trình độ về chun mơn nghiệp vụ
tương ứng với từng chức doanh cơng tác được giao và phải biết ít nhất một mơn ngoại ngữ

(thơng dụng là tiếng Anh).

2.1.3 Cơ cấu tổ chức các phòng ban:
SVTT: Trang 3
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Văn Hùng
Giám đốc
Phòng Chứng từ Xuất – Nhập
Phòng Kế
Tốn
Phòng marketing
Phòng giao nhận
2.1.3.1 Phòng Giám Đốc :
' Điều khiển tất cả hoạt động kinh doanh tồn cơng ty theo đúng chính sách pháp luật
của nhà nước. Chỉ đạo trực tiếp các phòng – ban trong cơng ty.
' Lập kế hoạch và nghiên cứu mọi lĩnh vực của cơng ty, đồng thời theo dõi, quản lý
tồn bộ cơng ty. Thu nhập thơng tin và xử lý tình hình hoạt động trong bộ máy.
' Xây dựng cơ cấu tổ chức đảm bảo điều kiện làm việc và đời sống của cán bộ cơng
nhân viên.

2.1.3.2 Phó giám đốc :
Hồn thành những cơng việc mà giám đốc giao cho, chịu sự phân cơng của giám đốc, là
người hỗ trợ giám đốc trong cơng tác quản lý cơng ty, nhân sự phụ trách trực tiếp chỉ đạo
hoạt động của cơng ty.

2.1.3.3 Phòng chứng từ Xuất - Nhập :
Phát hành Bill of Lading, Delivery Order, cung cấp dịch vụ như một đại lý hãng tàu.
Cung ứng các dịch vụ xuất nhập khẩu theo u cầu khách hàng
2.1.3.4 Phòng Kế Tốn Tài Vụ :
Xây dựng kế hoạch tài chính hằng năm và dài hạn.
Cung cấp và xuất tiền cho việc trả cước phí, đồng thời thu tiền, tính lương và tính lời lỗ

từ các hoạt động.
Quản lý nợ trong và ngồi nước.
Báo cáo thuế và đóng thuế
2.1.3.5 Phòng kinh doanh :
Tìm kiếm và mở rộng nguồn khách hàng.
Chăm sóc khách hàng.
 Quảng bá về các dịch vụ của cơng ty.
2.1.3.6 Phòng giao nhận :
- Làm thủ tục hải quan.
- Đóng hàng, đóng cước, giao chứng từ.
SVTT: Trang 4
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Văn Hùng
III. TÌNH HÌNH, HOẠT ĐỘNG CỦA CƠNG TY:
1. Tình hình kinh doanh của trong những năm gần nay:
Vì mới thành lập và tham gia vào thị trường từ năm 2002, nên mục tiêu chính của cơng
ty trong thời gian qua là bước đầu xâm nhập, làm quen với thị trường, tìm kiếm khách hàng
mới và gia tăng nhanh thị phần. Do vậy, từ những mối quan hệ với các bạn hàng sẵn có ở
khắp nơi trên thế giới, trong thời gian qua AAAS đã đảm nhận vận chuyển được một khối
lượng hàng hóa rất đáng kể và đã thực sự có chỗ đứng khá vững chắc trên thị trường giao
nhận hàng hóa quốc tế ở Việt Nam.
3. Lợi thế và yếu điểm của cơng ty:
3.1 Lợi thế :
Hoạt động tích cực trong các lãnh vực giao nhận vận tải trên 5 năm, ngay từ ngày đầu
tiên thành lập, AAAS đã có những thuận lợi :
-AAAS có một Ban lãnh đạo có bề dày kinh nghiệm trong cơng tác giao nhận vận tải
quốc tế, có mối quan hệ rộng rãi với các khách hàng trong và ngồi nước, có nhiều đại lý ở
khắp nơi trên thế giới. Đối với các nhà XNK, AAAS ln được nhắc đến về chất lượng
dịch vụ tốt, sự tận tâm phục vụ và AAAS đã hồn tồn chiếm được sự tin cậy của khách
hàng và ngày càng trở nên một thế mạnh của Cơng ty.
- Cơng ty nằm ở quận 3, hướng ra sân bay Tân Sơn Nhất, cảng Sài Gòn, cảng Khánh

Hội và rất nhiều cơng ty giao nhận vận tải khác, cách sân bay 5km, thuận lợi trong giao
nhận hàng hố đường khơng trong hoạt động của cơng ty, đặc biệt cơng ty nằm tại Thành
Phố Hồ Chí Minh, vùng kinh tế trọng điểm của phía Nam, được bao bọc bởi các tỉnh Bình
Dương, Đồng Nai, Long An,Vũng Tàu…… với hàng trăm khu cơng nghiệp đang phát triển
với tốc độ nhanh chóng là điều kiện rất thuận lợi đề cơng ty tìm kiếm những khách hàng
mới trong mơi trường đầy năng động này.
- Cơng ty đã đào tạo được một đội ngũ nhân viên năng động, nhiều kinh nghiệm, quan
hệ rộng rãi với hải quan, cảng và hãng vận tải, nhạy bén với thị trường để có thể nhanh
chóng hồn tất mọi thủ tục với một chi phí phù hợp nhất, trong thời gian nhanh nhất có
trình độ và chất lượng cao. Họ là những cán bộ trẻ, hồn tồn có thể đảm đương và hồn
thành tốt nhiệm vụ được giao, ln nhanh nhạy nắm bắt tình hình và xu hướng biến động
giá cước trên thị trường để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp, tạo lợi thế trong cạnh tranh cho
cơng ty.
3.2 Yếu điểm:
Qua hơn 5 năm tham gia vào thị trường giao nhận hàng hóa quốc tế ở Việt Nam, AAAS
cũng phải đối mặt với những khó khăn:
- Các đối thủ cạnh tranh khác gần đây mới xâm nhập vào thị trường sẽ hoạt động dựa theo
đường mòn của người đi trước nên tốn ít thời gian, cơng sức và tiền bạc, có nhiều điều kiện
SVTT: Trang 5
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Văn Hùng
thuận lợi hơn để sửa chữa sai lầm và hồn thiện cơng nghệ vận tải. Chính điều này đã gây
nhiều sức ép khá căng thẳng đến mọi hoạt động của cơng ty.
- Mặt khác, với chính sách tồn cầu hố dịch vụ, các hãng lớn (liên doanh, cơng ty TNHH)
có thể chấp nhận lỗ tại một vài tuyến để đạt được hiệu quả và dành được những khách hàng
lớn trên những tuyến khác. Vì vậy những chính sách cạnh tranh theo hình thức này cũng
gây ra những khó khăn khơng nhỏ cho cơng ty.
- Cơng tác tiếp thị quảng cáo, quảng bá nhãn hiệu của cơng ty còn chưa mạnh, chưa phát
huy hết tác dụng nên còn có một số nhà XNK chưa biết đến khả năng to lớn về cung ứng
các dịch vụ giao nhận vận tải của cơng ty.
4. So sánh lợi thế và yếu điểm của cơng ty với các cơng ty cùng ngành:

Trong cơ chế hoạt động của nền kinh tế thị trường, cạnh tranh là điều khơng tránh khỏi
và là một yếu tố khơng thể tách rời trong hoạt động kinh doanh. Với nền kinh tế mới
chuyển hướng sang cơ chế thị trường, hoạt động cạnh tranh ở nước ta đang diễn ra mạnh
mẽ trên mọi lĩnh vực. Việc cạnh tranh tự do đã gây ra rất nhiều khó khăn cho các cơng ty,
doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói chung và kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa nói
riêng.
Tình hình cạnh tranh trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa ở Việt Nam đang diễn ra hết
sức gay gắt, khốc liệt. Có thể kể ra một vài ngun nhân chủ yếu:
- Kinh tế thế giới vừa trải qua giai đoạn suy thối khá dài, mới bắt đầu hồi phục. Trong khi
đó, xu hướng hình thành các liên minh kinh tế khu vực như EU, NAFTA, ASEAN, APEC...
đã làm giảm nhu cầu ln chuyển hàng hóa, giảm nhu cầu vận tải hàng hóa và do đó dẫn
đến tình trạng giảm việc cần đến các dịch vụ giao nhận.
- Do trong thời gian gần đây, người ta đã nhận ra rằng kinh doanh vận tải đường dài là một
lĩnh vực kinh doanh đầy hấp dẫn tại Việt Nam cùng với việc Việt Nam gia nhập WTO. Các
hãng tàu container, các Cơng ty giao nhận vận tải quốc tế tham gia vào thị trường Việt Nam
ngày càng nhiều đã khiến cho cuộc cạnh tranh ngày càng trở nên sơi động, giá cước vận
chuyển và giao nhận giảm mạnh. Nhiều hãng tàu lớn sẵn sàng chịu lỗ, tiếp tục hạ giá để
cạnh tranh.
- Hiện nay các hãng tàu, hãng giao nhận vận tải đều áp dụng các biện pháp cần thiết để
giành khách hàng, giành thị trường hàng như: nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận,
khuyến mãi, tặng q... Nhưng trong đó, hạ giá cước là biện pháp đơn giản nhất, đánh đúng
tâm lý khách hàng, đặc biệt là các nhà xuất nhập khẩu của Việt Nam.

SVTT: Trang 6
Baựo caựo thửùc taọp toỏt nghieọp GVHD: Nguyn Vn Hựng
CHNG II
QUY TRèNH NGHIP V GIAO NHN HNG XUT NHP KHU
I. GII THIU V NGHIP V GIAO NHN HNG HểA BNG CONTAINER:
Trong thp niờn va qua nn kinh t Vit Nam tng trng nhanh chúng dn n
nhng dch v trong ngoi thng cng gia tng. Trong ú nghnh nghip v giao nhn

hng xut nhp khu cng úng gúp mt phn quan trng trong s phỏt trin ca nn kinh
t.
Trong lnh vc vn chuyn giao nhn hng hoỏ, cụng ty AAAS thc hin giao nhn
vi rt nhiu phng thc khỏc nhau : hng nguyờn container ( FCL / FCL Full Container
Load), hng l ( LCL / LCL Less Than A Container Load), hng ri, vn ti a phng
thc nhng ph bin nht hin nay l giao nhn bng container.
Container ch hng, theo nh ngha ca T Chc Tiờu Chun Quc t (ISO) l mt
th thit b vn ti:
- Cú tớnh cht bn lõu, chc chn, cú th dựng i dựng li nhiu ln.
- c thit k c bit to thun li cho vic chuyờn ch hng húa qua mt
hay nhiu phng thc vn ti m khụng phi cht xp li gia chng.
- D nhi y v rỳt rng, cú th tớch bờn trong ln hn 1 m
3
.VD : cont 20l
33.18 m
3
, cont 40 l 67.67 m
3
,
S d vn ti bng container phỏt trin nhanh vỡ nú a li nhiu li ớch:
1. i vi ngi cú hng:
- Bo v tt hng húa, gim n mc thp nht tỡnh trng mt cp, h hng, m
t, nhim bn.
- Tit kim chi phớ bao bỡ. Cú nhiu loi hng do vn chuyn bng container bt
c khỏ nhiu g v carton dựng úng kin.
- Thi gian xp d hng cỏc cng gim thp, vũng quay tu nhanh hn, hng
luõn chuyn nhanh, tn ng, vn chuyn thun li, thỳc y mua bỏn phỏt
trin hn.
2. i vi ngi chuyờn ch:
- Gim thi gian xp d v ch i cng, phng tin vn ti quay vũng nhanh

hn. Ngi ta ó tớnh toỏn trờn mt tuyn tu nh tuyn, nh s dng container,
chi phớ xp d h t 55% xung 15% trong tng phớ kinh doanh.
- Tn dng c dung tớch tu do gim nhng khong trng trờn tu.
- Gim trỏch nhim v khiu ni tn tht hng húa.
SVTT: Trang 7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Văn Hùng
3. Đối với người giao nhận:
- Có điều kiện sử dụng container để làm dịch vụ thu gom, chia lẻ hàng hóa và
thực hiện vận tải đa phương thức, đưa hàng từ cửa đến cửa.
- Đỡ tranh chấp khiếu nại do tổn thất hàng hóa giảm bớt.
Các loại container:
- Container hàng tổng hợp
- Container hàng chở xá
- Container cách nhiệt
- Container bồn chứa
- Container mặt phẳng
- Container gấp
- Container xếp hàng máy bay
Về kích cỡ, có nhiều loại, thơng dụng hiện nay là loại 20 feet, chiều cao 8 feet
(2435mm), chiều rộng bên ngồi 8 feet (2435mm), chiều dài bên ngồi 19 feet 10 ½
(6055mm), sức chứa tối đa 20 tấn, và loại 40 feet (8 x 8 x 40 feet hay 2435 x 2435 x
12190 mm), sức chứa tối đa 30 tấn.
Container hàng tổng hợp có nhiều kiểu: đóng kín, mở nóc, mở cạnh, vừa mở nóc
mở cạnh, mở dầu hồi, nóc cứng, nóc mềm… Container cách nhiệt có loại chạy máy
làm nóng, có loại chạy máy làm lạnh.
Khi nhận hàng được chun chở bằng container, trước hết phải kiểm tra xem
container có ngun vẹn khơng, niêm chì còn ngun vẹn khơng, nếu khơng phải
lập biên bản kiểm tra cụ thể tổn thất hàng hố để buộc người chun chở chịu trách
nhiệm.
4. Phương pháp gửi hàng ngun container ( FCL / FCL – Full Container Load):

FCL : Là hàng xếp trong ngun một container, người gửi hàng và người nhận hàng
chịu trách nhiệm xếp hàng và dỡ hàng ra khỏi container .
Khi người gửi hàng có khối lượng hàng hóa lớn và đồng nhất đủ chứa đầy một hoặc nhiều
container thì áp dụng phương pháp gửi hàng ngun container (FCL / FCL). Thơng thường
là hàng của một chủ.
Người gởi hàng u cầu người vận chuyển cung cấp vỏ container hoặc th vỏ
container mang về kho của mình đóng hàng, làm thủ tục hải quan và niêm phong lại.
Sau đó đưa container đến giao cho người vận chuyển tại bãi contaier (container yard
–CY) của họ hoặc đưa đến bến cảng xếp hàng lên tàu theo chỉ dẫn của họ.
Tiếp sau, hàng được chở đến cảng đích. Người vận chuyển đưa container về bãi
container (CY) của mình hoặc bãi cảng để giao cho người nhận hàng.
SVTT: Trang 8
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Văn Hùng
Người nhận hàng làm thủ tục hải quan và nhận hàng.
Như vậy, người chun chở chịu trách nhiệm từ khi nhận ngun container ngun
vẹn đến khi giao ngun vẹn container.
5. Phương thức gửi hàng lẻ bằng container ( LCL / LCL – Less Than A Container
Load):
LCL: những lơ hàng lẻ, khơng đủ cho một container đóng chung trong một
container mà người gom hàng dù là hãng tàu hay người giao nhận phải chịu trách
nhiệm xếp hàng vào và dỡ hàng ra khỏi container.
Khi người gửi hàng có khối lượng hàng hóa nhỏ khơng đủ để xếp đầy một container
thì áp dụng phương pháp LCL/LCL .
Theo phương pháp LCL / LCL thì trách nhiệm của chủ hàng ít hơn, chủ hàng đem
hàng đến các kho đóng hàng (kho CFS) giao cho người chun chở, người chun chở hay
người giao nhận đứng ra kinh doanh dịch vụ gửi hàng lẻ bằng container đựơc gọi là người
gom hàng, họ tập hợp những lơ hàng lẻ của nhiều chủ hàng thành lơ hàng hổn hợp đóng
vào chung một container chịu chi phí đóng hàng và xếp tàu và chun chở đến cảng đích.
Tại cảng đích, người chun chở lấy container đưa về kho CFS của mình lấy hàng
ra phân phối cho những người nhận hàng. Thủ tục hải quan đối với hàng hóa do người

nhận hàng đảm nhiệm.
Trách nhiệm của người chun chở trong trường hợp này bắt đầu từ khi nhận hàng
lẻ vào kho CFS của mình cho đến khi giao hàng cho người nhận hàng tại kho CFS ở cảng
đích.
II. QUY TRÌNH GIAO NHẬN TẠI CƠNG TY AAAS:
Sau khi người xuất khẩu giao hàng cho người chun chở (Shipping Lines) tại nước
xuất khẩu, đại lý của cơng ty AAAS ở nước ngồi (tại cảng xếp hàng - Port of Loading)
gửi về một thơng báo gọi là Shippment Advise ( S/A) thơng báo trước cho cơng ty AAAS
những chi tiết liên quan đến những lơ hàng nhập về như : tên hàng, chuyến tàu, ngày dự
kiến tàu đi ( Estimated time of Depature), ngày dự kiến tàu đến ( Estimated time of
Arrival), House Bill of Loading (H.B/L), Master Bill of Loading (M.B/L)…. Sau đó, trước
khi tàu về, đại lý này gửi tồn bộ chứng từ của lơ hàng, trong đó có M.B/L về cho cơng ty
AAAS. Nhân viên giao nhận của cơng ty AAAS thực hiện các cơng việc sau:
1. Chuẩn bị chứng từ:
Khi tàu sắp vào, đại lý của cơng ty AAAS ở nước ngồi (nước xuất khẩu) sẽ gửi chứng
từ có liên quan đến lơ hàng nhập khẩu & người nhận hàng. Bộ phận giao nhận lần lượt tiến
hành các bước sau:
SVTT: Trang 9
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Văn Hùng
- Thu thập tất cả các chứng từ ( M.B/L, H.B/L, Manifest...) có liên quan đến lơ hàng đã
được thơng báo đến để sắp xếp theo từng số vận tải đơn (Bill of Loading – B/L).
- Đối chiếu tất cả các chi tiết thể hiện trên B/L , Manifest & điện giao hàng (Telex Release)
của từng lơ hàng, nếu phát hiện thấy có sai sót hay khơng khớp nhau giữa các chứng từ thì
phải điện đến hỏi đại lý gửi hàng ngay. Trường hợp thời gian q gấp rút mà vẫn chưa có
điện trả lời từ phía đại lý thì tùy trường hợp xin ý kiến cấp trên hoặc u cầu khách hàng
làm cơng văn chỉnh sửa chứng từ trước khi tàu vào.
- Truy cập tất cả các số điện thoại, số fax để thơng báo ngày tàu đến, quan trọng là thơng
báo với các khách hàng là Forwarder gửi bảng liệt kê hàng hóa và tên người nhận thực tế
đính kèm (Attached List) có đóng dấu đại lý của họ
2. Chuẩn bị lệnh giao hàng

- Dùng bộ Manifest để đánh lệnh giao hàng, các chi tiết thể hiện trên lệnh giao hàng
phải khớp với chi tiết thể hiện trên Manifest đã trình với hải quan.
- Khi đánh lệnh giao hàng phải chú ý số ngày có gía trị trên lệnh. Đối với container khơ
(Dry Container) ngày lệnh có gía trị được tính là 07 ngày kể từ ngày tàu cập cảng. Đối với
container chứa hàng q khổ, hàng cồng kềnh thì được tính là 03 ngày kể từ ngày tàu cập
cảng. Riêng đối với container lạnh (Reefer Container) thì trên lệnh giao hàng phải thể hiện
phí lưu bãi tính từ ngày tàu cập cảng.
- Đến hãng tàu nhận lệnh giao hàng, vận tải đơn, manifest… Tồn bộ chứng từ này được
photo và phân theo từng bộ cho từng khách hàng, bộ chứng từ này sẽ được giao cho khách
hàng khi họ đến nhận lệnh. Như vậy các chứng từ của cơng ty AAAS cấp cho khách hàng
bao gồm:
- 04 lệnh giao hàng (Delivery Order : D/O)
- 01 bộ manifest có đóng dấu HQ (nếu khách hàng có u cầu)
- 01 Master Bill of Loading (M.B/L)
- 01 House Bill of Loading ( H.B/L)
- 01 bản photo lệnh giao hàng của hãng tàu. ( D/O)
- 01 bản photo điện giao hàng (nếu có)
Tất cả các chứng từ phải được đóng dấu mộc của cơng ty AAAS.
3. Phát hành lệnh giao hàng:
+ Để phát hành lệnh giao hàng cho khách hàng cơng ty AAAS u cầu khách hàng phải
xuất trình giấy giới thiệu, giấy báo nhận hàng, nộp H.B/L (nếu là Original B/L). Cần chú ý
các H.B/L mà phần Consignee thể hiện là có ký hậu của Ngân hàng hoặc của Shipper thì
phải kiểm tra đầy đủ trước khi giao lệnh giao hàng.
SVTT: Trang 10
Baựo caựo thửùc taọp toỏt nghieọp GVHD: Nguyn Vn Hựng
+ Trng hp ngi nhn hng khụng cú H.B/L, ch cú th bo m, th cam kt ca
Ngõn hng s np li H.B/L khi h nhn c, thỡ cn kim tra tht k ni dung. Ch khi
th m bo ca Ngõn hng tht rừ rng & hp lý thỡ mi phỏt lnh giao hng.
+ i vi lụ hng m i lý cng bc hng cho phộp giao hng theo in B/L Express thỡ
phi thu giy gii thiu hoc chng minh nhõn dõn ca khỏch hng.

+ Trng hp khỏch hng thụng bỏo lụ hng h ó nhn c in Surrendered t phớa i
lý ti cng xp hng v yờu cu c lnh theo in ny thỡ cụng ty AAAS phi xem xột
ngy, gi bc in c gi, tờn ngi gi in, ng thi liờn h i lý ti cng xp hng
xỏc nhn in Surrendered. Khi ú, nu Original B/L ó c Surrendered, i lý s gi
in gii phúng hng (Telex Release). Lỳc ú , ta cú th phỏt lnh giao hng cho khỏch
hng.
+ Yờu cu khỏch hng ký nhn lnh giao hng, kim tra v thu cc vn chuyn (nu cú).
Trng hp chng t i lý gi th hin Prepaid thỡ giao lnh giao hng bỡnh thng.
Nhng nu th hin Collect thỡ phi thu thờm cc y trc khi phỏt lnh giao hng.
+ Trng hp khi khỏch hng n nhn lnh giao hng thng xin úng du hóng tu trờn
bng copy H.B/L m h ó phờ sn. Lỳc ny cn chỳ ý kim tra k nhng chi tit trờn bng
B/L copy ca h trc khi úng du phũng trng hp khỏch hng t ý chnh sa trờn
B/L.
+ Trng hp cc Collect m khỏch hng mun thanh toỏn bng chuyn khon thỡ lnh
giao hng ch c giao cho khỏch hng khi tin ó c chuyn vo ti khon theo thụng
bỏo ca phũng ti v. Trng hp tu cha cp cng m khch hng mun tr cc Collect
trc bng chuyn khon, thỡ vn cú th ghi húa n cho khỏch hng v cng giao lnh
giao hng khi ó c bỏo chuyn khon, sau ú mi giao húa n cho khỏch hng.
4. Xut hng bng ng khụng, ng bin:
- Nhn thụng tin t ngi gi hng.
- Thng lng giỏ vi ngi gi hng c thc hin t customer service
tớnh bng USD/kg.
- Fax cho ngi gi hng lch tu, t Shippers Letter of Instruction (mu ny
do forwarder phỏt hnh).
- Liờn h vi shipping lines v book ch, yờu cu h fax ngay lnh giao v
container rng (FCL) hoc lnh úng hng (i vi hng LCL), booking note/shipping note.
- Fax lnh giao v rng/lnh úng hng v shipping note nu cú yờu cu cho
ngi gi hng. Nu cú th, cp nhón HAWB hoc nhón Sea-Air ca forwarder dỏn lờn
cỏc kin hng trc khi xp hng vo container.
- Liờn h vi ngi gi hng xin s container, s seal v kim tra chi tit hng.

- Yờu cu khỏch hng cung cp 01 packinglist, 01 commerciall invoice, 01
export lience, 01 inspection certificate (nu cú), 01 healthy certificate (nu cú), 01
fumigination certificate (nu cú), Animals anytary certificate (nu cú) cho i lý ti im
chuyn ti (transit point) bng fax hoc l email.
SVTT: Trang 11
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Văn Hùng
- Căn cứ vào chi tiết bản nháp chứng từ vận tải hỗn hợp (combined transport
document: CTD, O.B/L.
- Khi nhận được bản fax của O.B/L từ shipping lines, phải kiểm tra tên đại lý
theo lệnh của đại lý, cảng dỡ hàng tại điểm chuyển tải. Ln u cầu shipping lines phát
hành cho mình Transhipment Advice và Telex Release khi container đến.
- Chuẩn bị các chứng từ cần thiết khác gồm có: Sea-Air freight pre-Advice,
Cargo manifest, hố đơn (Invoice/ Credit note). Nếu cước trả trước làm hố đơn thu tiền
cước ngừơi gửi hàng, ghi có cho đại lý nơi đến.
- Fax Sea-Air Freight Pre-Advice, CTD và O.B/L (nếu cần), packing list và
commercial invoice, export licence và các chứng từ cần thiết khác.
- Chuẩn bị 1 bì thư để gửi cho đại lý nơi đến bằng Airmail: CTD và O.B/L, hố
đơn ghi nợ, ghi có các chứng từ cần thiết khác như :packing list, commercial invoice,
export licence, certificate of origin… đã nhận từ người gửi hàng.
- Photo các chứng từ cần thiết .
- Hồn tất hồ sơ lưu trữ.
- Trả lời fax đối với vấn đề liên quan đến Operation.
- Hỗ trợ bộ phận sales & customer service tìm kiếm khách hàng hoặc thơng tin
để làm sales lead.
5. Nhập hàng bằng đường khơng, Đường biển:
o Chun trách về giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường khơng và đường
biển.
 NHẬP HÀNG BẰNG ĐƯỜNG BIỂN:
- Nhận thơng tin từ đại lý của forwarder ở nước ngồi bằng fax, liên hệ với
người nhận hàng bằng điện thoại, thơng báo cho họ các chi tiết về lơ hàng thật

đầy đủ.
- Chuẩn bị các giấy tờ thật cần thiết cho một lơ hàng gồm có:
Giấy báo nhận hàng, giấy uỷ quyền (do forwarder phát hành), hố đơn thu cước
(nếu cước trả sau).
- Liên hệ với shipping lines để nắm bắt tình hình về lơ hàng và/hoặc bổ sung
thêm tên người giao hàng thực sự ở Notify Party trên cargo manufest, O.B/L,
shipping mark và trên lệnh giao hàng (D/O) trước khi tàu đến cảng.
- Liên hệ với shipping lines và nếu OB/L của lơ hàng đã được đại lý nơi đi 
Surrendered  cho shipping lines thì xuất trình giấy giới thiệu của forwarder để
nhận hồ sơ nhận hàng .
- Photocopy tồn bộ các hứng tứ trên cho mục đích lưu trữ.
- u cầu người nhận hàng xuất trình các bản gốc H.B/L, giấy chứng minh
nhân dân, giấy giới thiệu hoặc xác nhận của ngân hàng (nếu là theo lệnh của
ngân hàng), thu cước vận chuyển hàng từ người nhận hàng nếu là collect.
SVTT: Trang 12