GIÁO TRÌNH PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY

Ủy ban Nhân dân Thành
Th
phố Hà
à Nội
N
Sở Kế hoạch & Đầu tư Hà Nội

CÔNG TY CỔ
CỔ PHẦN SIS VIỆT NAM
(SIS VIETNAM JSC)

GIÁO TRÌNH
PHẦN
ẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY
(Dùng
Dùng cho khối các Doanh nghiệp vừa và nhỏ)

SAS INNOVA 6.8

Hà Nội – 06/2009

1


MỤC LỤC
Giới thiệu ................................................................................................................................... 3
Thư ngỏ ...................................................................................................................................... 4
Phần I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ SAS INNOVA 6.8 ............................................................. 5
1. SAS INNOVA và những phiên bản .................................................................................. 5
2. Mục tiêu chính của SAS INNOVA ................................................................................... 5
3. Những tính năng nổi bật của SAS INNOVA 6.8 .............................................................. 6

4. Các phân hệ chính của SAS INNOVA 6.8 ....................................................................... 7
5. Các phân hệ nghiệp vụ và mối quan hệ giữa các phân hệ của SAS INNOVA 6.8 ........... 9
6. Các chứng từ, báo cáo chính của SAS INNOVA 6.8 ..................................................... 10
7. Lựa chọn phương án tổ chức thông tin ........................................................................... 10
8. Chứng từ trùng và khử chứng từ trùng trong SAS INNOVA 6.8 ................................... 13
Phần II: PHẦN MỀM KẾ TOÁN SAS INNOVA 6.8.1.......................................................... 14
Chương 1: KHỞI ĐỘNG LÀM VIỆC VỚI SAS INNOVA 6.8.1 ...................................... 14
1. Cài đặt SAS INNOVA 6.8.1 ................................................................................................ 14
2. Khởi động SAS INNOVA 6.8.1 ........................................................................................... 14
3. Các phím chức năng sử dụng trong SAS INNOVA 6.8.1 .................................................... 14
4. Các công việc chuNn bị......................................................................................................... 15
5. Danh mục sử dụng trong SAS INNOVA 6.8.1 .................................................................... 15
6. Các thao tác xử lý khi cập nhật chứng từ ............................................................................. 24
7. Báo cáo trong SAS INNOVA 6.8.1 ..................................................................................... 25

Chương 2: CÁC PHÂN HỆ KẾ TOÁN TRONG SAS INNOVA 6.8.1 ............................ 26
1. Phân hệ Hệ thống ............................................................................................................ 26
2. Phân hệ Tổng hợp ........................................................................................................... 33
3. Phân hệ kế toán Vốn bằng tiền ............................................................................................. 39
4. Phân hệ kế toán Bán hàng (Bán hàng và công nợ phải thu) ................................................. 46
5. Phân hệ kế toán Mua hàng (Mua hàng và công nợ phải trả) ................................................ 55
6. Phân hệ Vật tư hàng hoá....................................................................................................... 62
7. Phân hệ Giá thành................................................................................................................. 69
8. Phân hệ Tài sản cố định........................................................................................................ 83
9. Phân hệ Báo cáo thuế, Báo cáo tài chính.............................................................................. 87

Phần II: PHẦN MỀM KẾ TOÁN SAS INNOVA 6.8.2.......................................................... 94
Chương 1: KHỞI ĐỘNG LÀM VIỆC VỚI SAS INNOVA 6.8.2 .......................................... 94
1. Cài đặt SAS INNOVA 6.8. 2 ............................................................................................... 94
2. Khởi động SAS INNOVA 6.8.2 ........................................................................................... 99

3. Các phím chức năng sử dụng trong SAS INNOVA 6.8.2 .................................................. 100
4. Các công việc chuNn bị....................................................................................................... 100
5. Danh mục sử dụng trong SAS INNOVA 6.8.2 .................................................................. 101
6. Các thao tác xử lý khi cập nhật chứng từ ........................................................................... 110
7. Báo cáo trong SAS INNOVA 6.8.2 ................................................................................... 111

Chương 3: CÁC PHÂN HỆ KẾ TOÁN TRONG SAS INNOVA 6.8.2 ........................... 112
1. Phân hệ Hệ thống ............................................................................................................... 112
2. Phân hệ Tổng hợp............................................................................................................... 120
3. Phân hệ kế toán Vốn bằng tiền ........................................................................................... 126
4. Phân hệ kế toán Bán hàng (Bán hàng và công nợ phải thu) ............................................... 132
5. Phân hệ kế toán Mua hàng (Mua hàng và công nợ phải trả) .............................................. 141
6. Phân hệ Vật tư hàng hoá..................................................................................................... 148
7. Phân hệ Giá thành............................................................................................................... 155
8. Phân hệ Tài sản cố định...................................................................................................... 170
9. Phân hệ Báo cáo thuế, Báo cáo tài chính............................................................................ 173

Phần III: BỘ SỐ LIỆU DEMO .............................................................................................. 181
Bài thực hành số 1: Cài đặt và thực hành phân hệ Hệ thống ............................................ 181
Bài thực hành số 2, 3: Thiết lập các danh mục từ điển và cập nhật số dư ban đầu. .......... 182
Bài thực hành số 4: Kế toán mua hàng và công nợ phải trả .............................................. 189
Bài thực hành số 5: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu. ............................................. 192
Bài thực hành số 6: Kế toán vốn bằng tiền ....................................................................... 193
Bài thực hành số 7: Kế toán hàng tồn kho, TSCĐ ............................................................ 195
Bài thực hành số 8: Kế toán tổng hợp, Giá thành sản xuất, Báo cáo tài chính ................. 198
2


Giới thiệu
Công ty Cổ phần SiS Việt Nam

Tên đầy đủ:
Công ty Cổ phần SIS Việt Nam
Tên Tiếng Anh:SIS Viet Nam Joint Stock Company
Tên giao dịch: SIS Việt Nam
Trụ sở chính: Số 17/183 Đặng Tiến Đông, Đống Đa, Hà Nội
Điện thoại:
+84-4-35117785
Fax:
+84-4-35117787
E-mail:

Website:
www.sisvn.com và www.phanmemketoan.net
Chi nhánh HCM: A917 CCHAGL, 357 Lê Văn Lương, Q7, HCM
+84-8-22230345
Điện thoại:
Fax:
+84-8-22230456
Sản ph m và dịch vụ chính của SiS Việt Nam
• Phần mềm Kế toán dành cho doanh nghiệp Nhỏ và Vừa SAS INNOVA 6.8
• Phần mềm Kế toán Quản trị Doanh nghiệp dành cho doanh nghiệp Vừa và
Lớn SAS ERP 6.8
• Phần mềm Quản trị Tổng thể Doanh nghiệp SIS ERP 6.0 .NET
• Tư vấn kế toán, thuế

Đối tượng đọc tài liệu
•
•
•
•

•

Kế toán các doanh nghiệp
Kế toán trưởng doanh nghiệp
Giám đốc tài chính
Giám đốc các doanh nghiệp
Các đối tượng có liên quan

Nhóm tác giả biên soạn
•
•
•
•

Thạc sỹ Lương Xuân Vinh, CEO, SIS Việt Nam
Kỹ sư Phạm Trọng Chiều, SIS-TECH Manager, SiS Việt Nam
Cử nhân Vũ Thị Dung, SAS INNOVA Consultancy Manager, SiS Việt Nam
Cử nhân Đỗ Thị Thu Hương, SAS INNOVA Consultancy Deputy Manager,
SIS Việt Nam

3


Thư ngỏ
Các bạn kế toán thân mến, kế toán là một môn khoa học và không thể thiếu trong
nền Kinh tế đang phát triển hiện nay của Việt Nam. Doanh nghiệp nào cũng phải làm công
tác kế toán dù là nhỏ nhất. Hiện cả Nước đã có trên 350.000 doanh nghiệp và sẽ tăng lên
con số 1 triệu doanh nghiệp trong vòng 5-10 năm tới.
Các kiến thức về kế toán cơ bản cũng như nâng cao đều rất quan trọng để các bạn
hiểu được các khái niệm về kế toán. Tất cả các kiến thức đó cần được bổ sung thêm một kỹ

năng sử dụng và khai thác phần mềm kế toán. Lý do rất đơn giản là hầu hết các doanh
nghiệp đều đã trang bị máy tính và có đến trên 80% các doanh nghiệp đã trang bị internet.
Xu hướng cũng như thực tiễn là phần lớn các doanh nghiệp sẽ không thực hiện công tác kế
toán bằng thủ công hay excel nữa mà sẽ thực hiện công tác kế toán trên phần mềm. Có như
vậy công tác kế toán mới đáp ứng kịp nhu cầu của Ban Giám đốc doanh nghiệp cũng như
các Phòng ban khác.
Kiến thức kế toán căn bản kết hợp với kỹ năng sử dụng thành thạo phần mềm kế
toán sẽ giúp các bạn có đủ tự tin để làm nghề kế toán một cách vững vàng và chuyên
nghiệp. Dần dần, phần mềm kế toán sẽ là một phần không thể thiếu trong quá trình học và
làm kế toán, bởi lẽ kiến thức kế toán sẽ gắn liền với việc vận dụng trên môi trường và công
cụ thực hiện như thế nào, nếu không dù hiểu về kế toán nhưng cũng không thể vận dụng
được hoặc mất quá nhiều thời gian và không hiệu quả.
Với kinh nghiệm thực tế triển khai và đưa vào khai thác tại gần 2.000 doanh nghiệp
trên cả Nước, Công ty Cổ phần SiS Việt Nam đã giải quyết được rất nhiều bài toán kế toán
hóc búa và mang lại hiệu quả cao cho rất nhiều doanh nghiệp. Một mặt, qua khảo sát và
phân tích thực tế, chúng tôi nhận thấy phần lớn các doanh nghiệp đều chưa chú trọng đến
qui trình vận hành kế toán, các chuNn thông tin, các qui định và nghiệp vụ kinh tế phát
sinh, mà chủ yếu chú trọng công tác làm báo cáo đầu ra. Đây chính là điểm mấu chốt cần
tháo gỡ để vận hành công tác kế toán được nhanh chóng và hiệu quả nhất. Các doanh
nghiệp muốn công tác kế toán tốt, cần qui trình hóa và chuNn hóa thông tin kế toán, các qui
định cần thống nhất và đào tạo bài bản cho cán bộ kế toán. Và đặc biệt cần đưa các qui
trình kế toán này vào phần mềm để tự động hóa nhiều khâu thực hiện kế toán nhằm giảm
sai sót và có tính hướng dẫn cho từng người làm kế toán.
Bên cạnh đó, để phản ánh nghiệp vụ kế toán chính xác, người làm kế toán cần đọc
và tìm hiểu thêm các kiến thức về quản trị kinh doanh, bản chất vận hành của đồng tiền,
hàng hóa và các kiến thức có liên quan đến ngành đặc thù của doanh nghiệp mà sau này
mình sẽ tham gia làm kế toán tại đó.
Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về công tác kế toán. Bên cạnh đó, kế toán
là một trong những nghề tương đối đa dạng để có thể khai thác, các bạn có thể làm kế toán
cho một doanh nghiệp, có thể tham gia làm kiểm toán, tư vấn kế toán, kiểm định và định

giá. Đặc biệt, hiện nay trên Thế Giới cũng như tại các Thành phố lớn tại Việt Nam đã có
trào lưu làm thuê kế toán (Outsourcing) hay Đại lý thuế, như vậy các bạn có thể trở thành
những chuyên gia về kế toán và làm thuê kế toán cho nhiều doanh nghiệp một lúc hoặc là
các Đại lý thuế. Các công việc này rất thú vị mang lại nhiều tiền bạc, chủ động và tự do,
các bạn có thể ngồi một chỗ làm việc cho nhiều doanh nghiệp tại Việt nam hoặc thậm chí
các doanh nghiệp đặt ở Nước ngoài thông qua mạng Internet.
Chúc các bạn sẽ yêu thích môn kế toán máy và đặc biệt Phần mềm Kế toán Quản
trị SAS INNOVA 6.8 của chúng tôi. Hy vọng sẽ gặp lại các bạn tại một doanh nghiệp sử
dụng phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8 hoặc các bạn có thể trở thành đồng nghiệp của
chúng tôi trong tương lai.
Thân chào,
Thay mặt Công ty
Thạc sỹ Lương Xuân Vinh
CEO, SIS Việt Nam
4


Phần I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ SAS INNOVA 6.8
1. SAS INNOVA và những phiên bản
Trải qua thời gian phát triển 8 năm đến năm 2009 công ty phần mềm SIS Việt Nam
không ngừng nâng cấp và phát triển các dòng sản phNm của mình thể hiện qua các
phiên bản với các mốc thời gian như sau:
SAS 1.0: 10-2001
SAS 2.0: 03-2002
SAS 2.1: 06-2002
SAS 2.2: 10-2002
SAS 2.3: 03-2003
SAS 3.0: 01-2004
SAS 5.0: 05-2005
SAS INNOVA 5.5: 09-2006

SAS INNOVA 6.0: 07-2007
SAS INNOVA 6.8: 10-2007
SAS INNOVA 6.8.1: 10-2008
SAS INNOVA 6.8.2: 05-2009

2. Mục tiêu chính của SAS INNOVA
Giải thoát doanh nghiệp/chủ doanh nghiệp khỏi nỗi lo thường trực về các thông tin,
báo cáo kế toán, quyết toán, thuế, lãi/lỗ.
Trút bớt gánh nặng về quản lý điều hành các hoạt động tài chính, kế toán.
Quản lý kho, bán hàng, mua hàng, công nợ trở nên đơn giản, dễ kiểm soát.
Giải phóng bức xúc thường xuyên phải đau đầu với các thay đổi về chính sách, chế
độ kế toán, Báo cáo tài chính, Báo cáo thuế của Nhà Nước.
Phiên bản SAS INNOVA 6.8 được thiết kế và lập trình theo quy định mới nhất hiện nay
của Bộ Tài Chính như QĐ48, QĐ15 v/v ban hành Chế độ kế toán Doanh nghiệp nhỏ và
vừa; các Thông tư 60/2007/TT-BTC ra ngày 14 tháng 06 năm 2007 hướng dẫn thi hành
một số Luật quản lý thuế; Thông tư 32/2007/ TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định số
158/2003/NĐ-CP ngày 10/12/2003, Nghị định số 148/2004/NĐ-CP ngày 23/7/2004 và
Nghị định số 156/2005/NĐ-CP ngày 15/12/2005 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành Luật thuế giá trị gia tăng và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế giá trị
gia tăng… . Với sản phNm này, người sử dụng chỉ cần cập nhật các số liệu đầu vào phát
sinh, phần mềm sẽ tự động tính toán và đưa ra các sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo
thuế, thông tin về phân tích tài chính, thông tin quản trị sản xuất kinh doanh.
5


3. Những tính năng nổi bật của SAS INNOVA 6.8
Chương trình được thiết kế mở khả năng đáp ứng được nhu cầu hiện tại và tương lai
của doanh nghiệp.
Định khoản tự động
Tích hợp mã vạch hai chiều theo quy định của Tổng Cục thuế.

Tự động kiểm tra Mã số thuế (MST) hợp lệ của các hóa đơn và khách hàng
Tích hợp chương trình hướng dẫn sử dụng trực quan bằng hình ảnh và lời nói.
Thiết kế phục vụ kế toán quản trị, cho phép phân tích thông tin từ tổng hợp đến chi
tiết và ngược lại, hỗ trợ công tác điều hành và ra quyết định tức thời.
Quản lý số liệu theo nhiều đơn vị, nhiều xí nghiệp thành viên, nhiều mảng hoạt
động.
Quản lý số liệu theo nhiều năm làm việc, cho phép xem số liệu liên năm (đặc biệt
trong các công trình xây dựng và các dây chuyền sản xuất).
Theo dõi nhiều đơn vị tính của hàng hoá vật tư, cho phép tự động qui đổi đơn vị
tính.
Thêm nhiều trường tự do để người dùng tự định nghĩa. Khi có thay đổi về các qui
định, quyết định của Bộ Tài Chính hoặc thay đổi trong quản lý, khách hàng có thể tự
định nghĩa mà không cần Nhà sản xuất phải chỉnh sửa (giảm chi phí đáng kể về đầu
tư cho Doanh nghiệp).
Bổ xung thêm trạng thái của chứng từ nhằm mềm dẻo quá trình quản lý, giảm các
khâu công việc chồng chéo, theo dõi được tình trạng xử lý của công việc, phản ánh
chính xác tình trạng của công việc.
Phân quyền chương trình đến từng chức năng, từng thao tác của người sử dụng.
Hoàn thiện việc theo dõi dấu vết của người sử dụng, làm rõ trách nhiệm trong công
việc, chuyên nghiệp hoá trong các khâu xử lý chứng từ.
Tính giá vốn tức thời của từng hàng hoá, vật tư.
Cho phép khấu trừ lùi thuế, tiện ích cho người sử dụng có thể tính thuế xuôi hoặc
ngược.
Cho phép quản lý theo lô hàng
Có thể zoom màn hình làm việc với các chứng từ to nhỏ tuỳ ý
Tính quản trị ngược: cho phép truy xuất ngược dữ liệu từ tổng hợp đến chi tiết, từ
chi tiết xem và sửa chứng từ
Tính quản trị xuôi: cho phép xem báo cáo ngay khi đang lập chứng từ
Định khoản chênh lệch tỷ giá tự động
Tham số hoá chương trình, cho phép khai báo các thông số của hệ thống một cách

mềm dẻo: các hình thức ghi sổ, khai báo tính giá thành, phương pháp tính giá vốn,
các đồng tiền sử dụng trong hệ thống, v.v.
6


Khả năng ứng dụng cho nhiều hình thức kế toán khác nhau: nhật ký chung, nhật ký
chứng từ, chứng từ ghi sổ và nhật ký sổ cái.
Nhiều phương pháp tính giá: TB di động, TB tháng, NTXT, Giá đích danh. Có thể
khai báo tính giá vốn đến từng hàng hoá, vật tư.
Quản lý được nhiều loại tiền tệ với tỷ giá thay đổi hàng ngày: VND, USD, EURO,
NDT,..
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, có hướng dẫn sử dụng chi tiết.
Khả năng sử dụng hai ngôn ngữ Anh-Việt song song
Hệ thống từ điển chung thống nhất cho toàn hệ thống: danh mục đối tượng, danh
mục tài khoản, danh mục hàng hoá, vật tư, ...
Báo cáo bán hàng theo từng loại tiền tệ.

4. Các phân hệ chính của SAS INNOVA 6.8
4.1 Vốn bằng tiền
Quản lý, lưu trữ chứng từ tiền mặt, ngân hàng.
Truy xuất ngân quỹ tiền mặt, ngân hàng tức thời,
Quản lý phát sinh ngoại tệ, tỷ giá ngoại tệ từng ngày.
Cho phép theo dõi thanh toán tiền theo từng hoá đơn.
4.2 Kế toán mua hàng
Theo dõi tình hình mua hàng: số lượng, giá trị hàng hoá nhập, tồn kho. Theo dõi
thanh toán, công nợ với nhà cung cấp. Theo dõi hàng nhập khNu, chi phí mua hàng.
Theo dõi công nợ phải trả đến từng khách hàng, nhà cung cấp, từng lần phát sinh
giao dịch, hạn thanh toán. Theo dõi thanh toán bù trừ công nợ cho khách hàng, nhà
cung cấp. Theo dõi chi tiết tạm ứng..
4.3 Kế toán bán hàng

Theo dõi tình hình bán hàng: số lượng, giá trị hàng hoá tồn kho và bán hàng. Đánh
giá lãi/lỗ theo sản phNm, hàng hoá, vật tư. Theo dõi thanh toán công nợ của từng
khách hàng.
Theo dõi công nợ phải thu chi tiết từng khách hàng, theo từng lần phát sinh giao
dịch, theo dõi hạn thanh toán, bù trừ công nợ…
4.4 Kế toán vật tư hàng hóa
Theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn hàng hoá, vật tư thành phNm. Có nhiều phương
pháp tính giá vốn hàng hàng tồn kho như: NTXT, TB Tháng, TB di động, Giá đích
danh. Có thể áp dụng phương pháp tính giá vốn đến từng hàng hoá, vật tư.
4.5 Kế toán tài sản cố định và công cụ dụng cụ
Quản lý chi tiết từng tài sản, công cụ theo bộ phận sử dụng, theo nguồn hình thành
tài sản, theo mục đích sử dụng, đặc biệt tự động tính khấu hao và định khoản chi phí
khấu hao tài sản cố định.
7


Quản lý công cụ dụng cụ được khai báo trích phân bổ vào chi phí cho các kỳ
4.6 Kế toán chi phí, tính giá thành sản ph m
Theo dõi chi phí, tập hợp chi phí đến từng sản phNm, phân tích chi phí theo khoản
mục, yếu tố,... tự động phân bổ, kết chuyển chi phí và tính giá thành sản phNm. Khả
năng tính giá thành cho từng công đoạn cũng như sản phNm cuối cùng. Phương pháp
áp dụng: hệ số, định mức, số phát sinh và giá thành phân bước.
4.7 Kế toán thuế
Tờ khai thuế GTGT, bảng kê hàng hoá, dịch vụ mua vào, bán ra, các khoản thuế
phải nộp Nhà nước được cập nhật theo mẫu biểu mới nhất. Báo cáo thuế tích hợp
mã vạch hai chiều theo quy định Tổng Cục thuế.
4.8 Báo cáo, kế toán tài chính tổng hợp
Tự động kết sinh các báo cáo, sổ kế toán theo qui định mới nhất của Bộ Tài Chính
(khoảng 500 báo cáo các loại đã được thiết kế sẵn và dễ dàng sửa đổi). Tạo báo cáo
động, truy vấn báo cáo động theo các tiêu chí quản lý. Cho phép tổng hợp số liệu kế

toán ở mức từng công ty, từng mảng hoạt động. Cho phép tổng hợp từ các công ty
thành viên, từ các chi nhánh, các mảng hoạt động.

8


5. Các phân hệ nghiệp vụ và mối quan hệ giữa các phân hệ của SAS
INNOVA 6.8
5.1 Phân hệ nghiệp vụ: SAS INNOVA 6.8 có các phân hệ nghiệp vụ sau
Phân hệ nghiệp vụ

Phân hệ SAS INNOVA 6.8

Khai báo tham số hệ thống
Kế toán tổng hợp
Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Kế toán công nợ phải thu
Kế toán công nợ phải trả
Kế toán hàng tồn kho
Kế toán chi phí và giá thành
Kế toán tài sản cố định, CCDC
Báo cáo thuế
Báo cáo tài chính

Hệ thống
Tổng hợp
Vốn bằng bằng tiền
Bán hàng
Mua hàng
Vật tư hàng hóa

Giá thành
Tài sản, CCDC
Báo cáo thuế
Báo cáo tài chính

5.2 Mối liên hệ giữa các phân hệ trong SAS INNOVA 6.8

9


6. Các chứng từ, báo cáo chính của SAS INNOVA 6.8
Các phân hệ của SAS INNOVA 6.8 được hình thành dựa theo các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh theo cách như sau: Chứng từ gốc
Nhập vào chương trình
Các báo cáo phục vụ
quản lý. Từ đó người sử dụng có thể tra cứu nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương ứng với
chức năng của mỗi phân hệ.
Phân hệ

Chứng từ

- Phiếu thu
bằng - Phiếu chi
- Chứng từ thu chi ngoại tệ
- Chứng từ ngân hàng
- Hoá đơn bán hàng
- Hóa đơn bán dịch vụ
Bán hàng
- Hàng bán bị trả lại
- Bút toán bù trừ công nợ người

mua
- Hoá đơn mua
- Nhập khNu
- Hóa đơn mua dịch vụ
Mua hàng
- Hàng xuất trả lại nhà cung cấp
- Phiếu nhập chi phí
- Bút toán bù trừ công nợ người
mua
- Xuất kho
Vật tư hàng
- Nhập kho
hóa
- Phiếu xuất điều chuyển
- Khai báo tài sản
- Khai báo tăng, giảm TSCĐ,
CCDC
TSCĐ,
- Tính khấu hao TSCĐ, tính phân
CCDC
bổ CCDC
- Phân bố khấu hao
- Điều chỉnh khấu hao
- Xây dựng các mã vụ việc, mã
khoản mục và nhập định mức, hệ số
cho tính giá thành quản trị
Giá thành
- Xuất nhập kho vật tư, thành phNm
- Tập hợp, phân bổ, kết chuyển CP
- Tính giá thành sản phNm

- Phiếu kế toán
- Các bút toán khác, phân bổ, kết
Tổng hợp
chuyển.. để tạo ra báo cáo
Vốn
tiền

Báo cáo, sổ sách
- Sổ quỹ
- Sổ chi tiết tiền mặt tiền gửi NH
- Các nhật ký, bảng kê…
- Sổ chi tiết, tổng hợp công nợ phải
thu
- Bảng cân đối phát sinh công nợ
các khoản phải thu...
- Sổ chi tiết, tổng hợp công nợ phải
trả nhà cung cấp
- Bảng cân đối phát sinh công nợ các
khoản phải trả,...
- Thẻ kho
- Bảng kê nhập xuất kho,...
- Báo cáo tổng hợp NXT,...
- Báo cáo chi tiết TSCĐ
- Báo cáo tăng giảm TSCĐ
- Bảng phân bổ khấu hao
- Bảng tính khấu hao,...
- Báo cáo chi tiết CCDC,...
- Báo cáo theo vụ việc
- Bảng tập hợp giá thành cho
từng sản phNm

- Các báo cáo về giá thành,...
- Thẻ giá thành
Các hình thức ghi sổ: nhật ký chung;
Chứng từ ghi sổ; Nhật ký chứng từ

7. Lựa chọn phương án tổ chức thông tin
7.1 Lựa chọn tương ứng với các danh mục
Việc tổ chức thông tin có nhiều phương án khác nhau. Ví dụ, để theo dõi chi phí và doanh
thu của công trình ta có thể đưa công trình vào tiểu khoản hoặc đưa theo dõi công trình
thông qua trường vụ việc.
Dưới đây sẽ trình bày các phương án tổ chức thông tin khác nhau trong SAS INNOVA 6.8.
Trên cơ sở các phương án này, ta sẽ lựa chọn xem danh mục nào để quản lý đối tượng nào
cho phù hợp:

10


Đối tượng thông
tin cần quản lý
Tài khoản sổ cái
Khoản mục phí

Phương án quản lý trong
SAS INNOVA 6.8
Danh mục tài khoản
Danh mục tài khoản, tiểu
khoản
Danh mục từ điển tự do

Khai báo bút toán mặc định

cho nghiệp vụ hạch toán

Danh mục Nghiệp vụ hạch
toán

Khách hàng
Đối tượng công nợ phải thu
Đối tượng phải thu nội bộ
Đối tượng công nợ tạm ứng

Danh mục khách hàng
Danh mục phân loại khách
hàng
Danh mục khách hàng
Danh mục khách hàng
Danh mục khách hàng

Nhà cung cấp

Danh mục nhà cung cấp

Phân loại khách hàng

Phân loại nhà cung cấp
Đối tượng công nợ phải trả
Đối tượng phải trả nội bộ
Tài khoản ngân hàng
Vật tư, CCDC, hàng hoá,
thành phNm
Phân loại vật tư, hàng hoá

Kho hàng
Danh mục thuế suất
Bộ phận kinh doanh, nhân
viên kinh doanh
Danh mục giá bán
Danh mục giá xuất kho theo
giá hạch toán
Hạng mục công trình xây
dựng
Công trình, dự án
Đề án, dự án, vụ việc
Đơn hàng gia công, sửa
chữa, lắp ráp cần phải theo
dõi tính giá thành
Phân loại công trình, đề án,
dự án

Ghi chú

Vi dụ: định khoản sẵn cho
một nghiệp vụ “ thu lãi tiền
gửi Ngân hàng” Nợ TK
112/Có 515”
Ví dụ: Phân theo địa lý, đại
lý/khách lẻ.

Danh mục nhà cung cấp và
danh mục khách hàng là 1.
Danh mục phân loại nhà cung Ví dụ: Phân theo nước, bán
cấp

buôn/bán lẻ.
Danh mục khách hàng
Danh mục khách hàng
Dùng để cung cấp các
Danh mục tài khoản ngân
thông tin cần thiết khi in ủy
hàng
nhiệm chi từ chương trình
Danh mục vật tư, hàng hoá
Danh mục phân loại vật tư,
hàng hoá
Danh mục kho hàng
Danh mục thuế suất
Danh mục bộ phận, nhân viên
kinh doanh
Danh mục giá bán
Danh mục giá xuất kho theo
giá hạch toán
Danh mục vụ việc
Danh mục phân loại vụ việc
Danh mục vụ việc
Danh mục vụ việc
Danh mục phân loại vụ việc

Sản phNm: tập hợp chi phí và
Danh mục vụ việc
tính giá thành

Danh mục tài khoản, tiểu
khoản

11

Sử dụng trong trường hợp
phải tính giá thành sản
phNm và số lượng sản
phNm nhiều và hay thay
đổi.
Sử dụng trong trường hợp
chỉ tập hợp chi phí mà
không tính giá thành sản
phNm và số lượng sản
phNm không quá nhiều và


Hợp đồng (mua/bán)

TSCĐ
Phân loại TSCĐ
Nguồn vốn hình thành
TSCĐ
Lý do tăng giảm TSCĐ
Bộ phận sử dụng TSCĐ

Danh mục từ điển tự do
Danh mục vụ việc

ít thay đổi.
Đối với các doanh nghiệp
xây lắp, sản xuất trong
trường hợp đã sử dụng

trường vụ việc vào việc tập
hợp chi phí và tính giá
thành sản phNm.
Trong trường hợp danh
mục từ điển tự do đã dùng
vào việc khác.
Đối với các doanh nghiệp
dịch vụ hoặc thương mại.
Đối với các đơn vị sản xuất
có số lượng sản phNm
không nhiều và dùng các
tiểu khoản để tập hợp chi
phí và tính giá thành cho
các thành phNm.

Danh mục tài sản cố định
Danh mục phân loại TSCĐ
Danh mục nguồn vốn TSCĐ
Danh mục lý do tăng giảm
TSCĐ
Danh mục bộ phận sử dụng
TSCĐ

CCDC theo dõi việc phân bổ
Danh mục CCDC
vào chi phí
Các loại tiền ngoại tệ
Danh mục tiền tệ
Tỷ giá quy đổi ngoại tệ
Danh mục tỷ giá

Nhân viên

Danh mục từ điển tự do

Trong trường hợp theo dõi
các phát sinh chi phí hoặc
thu tiền liên quan đến từng
nhân viên.

Các bộ phận, đơn vị, chi
nhánh cần theo dõi hạch toán Danh mục tài khoản, tiểu
chi phí và doanh thu hoặc
khoản
công nợ
Danh mục từ điển tự do
Các bộ phận, đơn vị, chi
nhánh cần theo dõi để lên
Danh mục đơn vị cơ sở
được các báo cáo kế toán
như 1 đơn vị độc lập
7.2 Tổ chức thông tin để quản lý các đơn vị thành viên và tổng hợp toàn công ty
Trong phần này sẽ trình bày về phương án tổ chức thông tin để quản lý trong trường hợp
công ty có nhiều đơn vị thành viên (chi nhánh, công ty con) nằm ở các vị trí địa lý khác
nhau và số liệu được nhập tại các đơn vị thành viên rồi sau đó được chuyển về văn phòng
công ty.
Phương án 1, tại văn phòng công ty mỗi đơn vị thành viên sẽ có một cơ sở dữ liệu riêng và
có 1 cở sở dữ liệu chung lưu trữ số liệu của toàn công ty. Khi số liệu của đơn vị thành viên
gửi về thì sẽ import vào cơ sở dữ liệu của đơn vị thành viên và vào cơ sở dữ liệu chung của
toàn công ty.
12

Phương án 2, tại văn phòng công ty chỉ có 1 cơ sở dữ liệu chung của toàn công ty và khi số
liệu gửi về thì import vào cơ sở dữ liệu chung.
Cả 2 phương án đều cho phép xem số liệu của từng đơn vị thành viên và của toàn công ty.
Phương án 1 sẽ tiện lợi và nhanh hơn khi xem số liệu của từng đơn vị thành viên.

8. Chứng từ trùng và khử chứng từ trùng trong SAS INNOVA 6.8
8.1 Quy định về cập nhật chứng từ trùng, liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi
ngân hàng
Trường hợp có chứng từ trùng, liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng,
chỉ cập nhật một trong hai chứng từ phát sinh. Việc lựa chọn chứng từ để cập nhật vào
máy thực hiện theo trình tự ưu tiên sau:
Chứng từ ngoại tệ ưu tiên hơn so với chứng từ VNĐ
Chứng từ tiền mặt ưu tiên hơn so với chứng từ tiền ngân hàng
Giấy báo nợ (chi) qua ngân hàng ưu tiên hơn so với giấy báo có (thu), trong trường
hợp chuyển tiền giữa hai ngân hàng
8.2 Quy định cập nhật chứng từ trùng liên quan đến nghiệp vụ mua hàng, bán hàng
thanh toán tiền ngay
Trường hợp mua hàng, bán hàng thanh toán tiền ngay, chương trình xử lý như sau:
Khi cập nhật chứng từ Phiếu mua hàng, Hoá đơn bán hàng -> số liệu mới cập nhật
vào Sổ kho, chưa cập nhật vào sổ cái
Sau đó cập nhật vào Phiếu Chi, Thu -> số liệu sẽ được cập nhật vào Sổ cái
Để giải quyết hiệu quả tối ưu vấn đề này, chương trình cho phép tạo phiếu thu, chi
tự động ngay trên chứng từ Bán hàng, Mua hàng. Việc này giảm tải công việc, tiết
kiệm thời gian cho kế toán và đảm bảo được tính chính xác của số liệu. (Chi tiết
trong phân hệ Mua hàng, Bán hàng)

13

Phần II: PHẦN MỀM KẾ TOÁN SAS INNOVA 6.8.1
Chương 1: KHỞI ĐỘNG LÀM VIỆC VỚI SAS INNOVA 6.8.1
1. Cài đặt SAS INNOVA 6.8.1
•

•

•

Để cài đặt SAS INNOVA 6.8.1 bạn cần phải có bộ cài đặt SAS INNOVA 6.8.1 theo
các phiên bản của SAS INNOVA 6.8.1. Các bước thao tác cài đặt SAS INNOVA 6.8.1
được đặt ở chế độ tự động.
Để có được bộ cài đặt bạn có thể download miễn phí trên www.sisvn.com hoặc
www.phanmemketoan.net hoặc liên hệ trực tiếp với Công ty CP SIS Việt Nam để xin
đĩa cài demo.
Yêu cầu cấu hình tối thiểu đối với máy tính cài đặt SAS INNOVA 6.8.1
o Ram 256
o Pentium III 800
o Ổ cứng: chỗ trống 500 MB
o Windows XP, Windows 2000, Windows 2000 Server

2. Khởi động SAS INNOVA 6.8.1
•

Khi hoàn thiện cài đặt, trên màn hình máy tính xuất hiện hai biểu tượng của SAS
INNOVA 6.8.1
o Biểu tượng của SAS INNOVA
Sas.ico

•

o Biểu tượng của chương trình Hướng dẫn sử dụng trực tiếp SAS INNOVA 6.8.1
bằng hình ảnh và lời nói (Sử dụng bằng cách nháy chuột trực tiếp vào biểu
tượng)
Thao tác mở phần mềm:
o Khởi động máy tính
o Kích đúp vào biểu tượng SAS INNOVA 6.8.1
o Gõ tên và mật khNu để đăng nhập vào SAS INNOVA 6.8.1. (Mặc định ban đầu
của chương trình khi đăng nhập là Tên SAS hoặc ABC, Mật khNu để trắng)

3. Các phím chức năng sử dụng trong SAS INNOVA 6.8.1
Trong chương trình khi cập nhật và xử lý số liệu thường sử dụng một số phím chức năng.
Mỗi phím chức năng dùng để thực hiện một lệnh nhất định. Trong chương trình đã cố gắng
thống nhất mỗi phím chức năng chỉ sử dụng cho một mục đích duy nhất. Tuy nhiên để hiểu
rõ hơn công dụng của mỗi phím trong từng trường hợp cụ thể cần phải đọc rõ hướng dẫn
sử dụng trong từng trường hợp này. Dưới đây là công dụng của các phím chức năng được
sử dụng trong chương trình:
F1 - Trợ giúp
F3 - Sửa một bản ghi (khi làm việc với danh mục)
F4 - Thêm một bản ghi mới
F5 - Tra cứu theo mã hoặc theo tên trong danh điểm
- Xem số liệu chi tiết khi đang xem số liệu tổng hợp
- Xem các chứng từ liên quan đến chứng từ đang cập nhật.
F6 - Đổi mã
F7 - In
F8 - Xoá một bản ghi
14

F10 – Tính Tổng cộng trong báo cáo hoặc sắp xếp các thông tin trên báo cáo. Ví dụ khi
xem số liệu báo cáo ta muốn thay đổi các kiểu xem số liệu.
^F - Tìm một xâu ký tự trong màn hình xem số liệu (Ctrl + F)
^G - Tìm tiếp xâu ký tự đã được khai báo khi tìm lần đầu (^F) trong màn hình xem số liệu.

4. Các công việc chu n bị
4.1 Lựa chọn hình thức ghi chép sổ sách kế toán

•
•
•

SAS INNOVA 6.8.1 cho phép lựa chọn các hình thức ghi chép sổ sách kế toán sau:
Sổ kế toán theo hình thức nhật kí chung
Sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Sổ kế toán theo hình thức Nhật kí chứng từ

Sau khi các chứng từ gốc được cập nhật vào phần mềm, tuỳ theo sự lựa chọn hình thức sổ
sách kế toán của người sử dụng, SAS INNOVA 6.8.1 cho phép in ra tất cả các báo biểu
theo đúng mẫu và chế độ do BTC Việt Nam ban hành
4.2 Hệ thống, quy trình nghiệp vụ hạch toán nội bộ

•
•
•
•
•
•
•
•

Để khai thác tối đa hiệu quả của phần mềm SAS INNOVA 6.8.1, cần xác định rõ yêu
cầu quản lý, khả năng đáp ứng yêu cầu của phần mềm kế toán để lập ra quy định hạch
toán kế toán nội bộ.
Xác định rõ yêu cầu quản lý, các báo cáo quản lý
Xác định rõ tổ chức thông tin, quy trình xử lý số liệu
Quy định hạch toán cho các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, phát sinh đặc biệt
Quy định về quy trình luân chuyển chứng từ
Quy định về các báo biểu, báo cáo thực hiện theo thông tư quyết định nào
Phân công công việc cho từng nhân viên kế toán, phù hợp với phần mềm kế toán cần
áp dụng
Xây dựng quy trình nghiệp vụ hạch toán cho từng phát sinh cụ thể
Lập danh sách người sử dụng và phân quyền chi tiết cho từng người

5. Danh mục sử dụng trong SAS INNOVA 6.8.1
Khi thực hiện mã hóa một danh mục cần lưu ý các điểm sau:
•
•
•
•

Mã phải là duy nhất trong danh mục
Mã phải dễ nhớ để tiện cho việc cập nhật và tra cứu
Trong trường hợp danh điểm có phát sinh theo thời gian thì khi xây dựng hệ thống
mã phải tính đến vấn đề mã hóa cho các danh điểm sẽ phát sinh.
Trong một số trường hợp hệ thống mã hóa phải được xây dựng sao cho thật tiện lợi
cho việc xử lý và lên các báo cáo.

Dưới đây là một số gợi ý về cách thức xây dựng hệ thống mã hóa của các danh mục:
•

Có thể dùng phương pháp đánh số lần lượt tăng dần theo phát sinh của các danh
điểm mới bắt đầu từ 00001. Phương pháp này tiện lợi trong trường hợp số lượng
danh điểm lớn. Một tiện lợi khác của phương pháp này là các phát sinh mới bao giờ
cũng nằm ở phía dưới khi liệt kê theo vần ABC.

•

Trong trường hợp số lượng danh điểm không nhiều thì có thể mã hóa theo cách dễ
gợi nhớ đến tên của danh điểm. Ví dụ đối với khách hàng ta có thể mã hóa theo tên
giao dịch của khách hàng: Cty ABC có mã là ABC, Cty XYZ có mã XYZ...

•

Tùy theo nhu cầu xử lý số liệu, có thể áp dụng một số phương án khác nhau mà
chia thành các nhóm khác nhau và nhóm không chỉ có 1 cấp mà có thể có đến 2-3
15


cấp. Ví dụ đối với các đơn vị có khách hàng trải rộng trên toàn quốc thì có thể
nhóm theo tỉnh/thành phố, chẳng hạn các khách hàng trên địa bàn Hà nội thì đều
bắt đầu bằng HN, TP HCM bắt đầu bằng HCM...
•

Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị thành viên và số liệu được cập
nhập tại các đơn vị thành viên sau đó được gửi về và tổng hợp toàn công ty thì đối
với một số danh mục từ điển phải thống nhất trong toàn công ty, còn một số danh
mục từ điển phải xây dựng để tránh trùng lặp giữa các đơn vị thành viên.

•

Lưu ý khi mã hoá không nên để xảy ra trường hợp mã của một danh điểm này lại là
một phần trong mã của một danh điểm khác (tức là phải số ký tự nếu cùng cấp). Ví
dụ không được mã KLABC và KLABC1. Trong trường hợp này phải mã là
KLABC1 và KLABC2. Nên mã hoá sao cho các mã đều có độ dài bằng nhau.

5.1 Danh mục tài khoản
• Chức năng: Hệ thống tài khoản là xương sống của toàn bộ hệ thống kế toán với hầu hết
các thông tin được phản ánh trên các tài khoản. Việc xây dựng danh mục tài khoản phụ
thuộc vào 2 yếu tố sau:
o Yêu cầu quản lý do cơ quan, tổ chức đặt ra
o Phương án tổ chức khai thác thông tin của phần mềm kế toán
• Đường dẫn: vào phần Tổng hợp\ Danh mục\ Tài khoản
• Các thông tin về tài khoản: Sử dụng các phím nóng F3, F4, F6, F8... để khai báo hoặc
sửa chữa thông tin. Các thông tin cần khai báo bao gồm:

Các thông tin phải khai báo khi xây dựng hệ thống tài khoản bao gồm:
•
•
•
•

Số hiệu tài khoản: Số hiệu tài khoản cần khai báo, chẳng hạn thêm tài khoản tiền
VNĐ ngân hàng cấp 2 : Tài khoản 11211
Tên tài khoản: Tên gọi của tài khoản, ví dụ tên gọi của tài khoản trên là: Tài khoản
tiền VNĐ NH ngoại thương VN
Tên ngắn: Tên tiếng anh của tài khoản, Gõ tên tiếng Anh nếu cần
Mã ngoại tệ: Loại tiền hạch toán
16

•
•

•

•

Tài khoản mẹ: Đối với những TK là TK cấp 2 thì mới cần khai báo TK mẹ là TK
cấp 1, ví dụ tài khoản mẹ của TK 11211 là 1121
Tài khoản có theo dõi công nợ hay không: Khai báo “0” là không theo dõi công nợ
chi tiết thì TK này sẽ không lên bảng cân đối công nợ hay theo dõi chi tiểt cho từng
đối tượng khách hàng; Khai báo “1” là TK theo dõi công nợ phải thu’ Khai báo “2”
là TK theo dõi công nợ phải trả.
Tài khoản là tài khoản sổ cái hay không phải là tài khoản sổ cái: Các tài khoản sổ
cái là các tài khoản được sử dụng khi lên các báo cáo quyết toán như bảng cân đối
kế toán, bảng báo cáo kết quả kinh doanh. Tính chất này của tài khoản còn phục vụ
việc lên sổ cái của tài khoản và khi in ấn một số bảng biểu tổng hợp chương trình
sẽ gộp số liệu của các tài khoản chi tiết hơn vào tài khoản sổ cái.
Loại tài khoản: Loại tài khoản dùng để chia tài khoản theo tính chất của các tài
khoản phục vụ cho việc phân tích số liệu kế toán. Loại của các tài khoản được chọn
trong danh mục phân loại các tài khoản.

5.2 Danh mục ngoại tệ, tỷ giá
•

Chức năng: Dùng để khai báo các loại ngoại tệ sử dụng trong quá trình hạch toán.

•

Tỷ giá: cho phép khai báo các mức tỷ giá theo từng loại ngoại tệ. từng thời gian cụ thể
(theo ngày)
Đường dẫn: Hệ thống\ Danh mục\ Ngoại tệ, Tỷ giá

5.3 Danh mục đơn vị cơ sở
• Chức năng: Sử dụng danh mục đơn vị cơ sở trong trường hợp một công ty có nhiều chi
nhánh, kinh doanh nhiều lĩnh vực khác nhau, cần theo dõi hoạt động chứng từ và lên
các báo cáo riêng biệt theo từng chi nhánh, từng lĩnh vực hoạt động.
• Đường dẫn: Hệ thống\ Danh mục\ Đơn vị cơ sở
5.4 Danh mục nghiệp vụ hạch toán
•

•

Chức năng: Định nghĩa các nghiệp vụ hạch toán cho các chứng từ bằng các mã hạch
toán. Ví dụ xây dựng mã hạch toán cho nghiệp vụ chi lương là Nợ 334 và Có 1111 và
khai báo bút toán này phát sinh cho chứng từ nào thì sau này khi chọn mã hạch toán.
Đường dẫn: Tổng hợp\ Danh mục\ Nghiệp vụ hạch toán.
Vào màn hình nhập nghiệp vụ hạch toán nhấn phím F4 thêm mới mã nghiệp vụ:

17

Mó nghip v: Khai bỏo mó
Tờn nghip v hch toỏn: Din gii tờn nghip v
Mó chng t: Khi enter qua trng ny chng trỡnh s m ra danh mc cỏc mó
chng t ó c khai bỏo Phõn h H thng, gn mó chng t no vo õy thỡ
khi lm loi chng t y s a lờn cỏc danh mc mó hch toỏn cú gn mó chng
t ny.
Ti khon N v Ti khon Cú: Khai bỏo cp bỳt toỏn nh khon cho mó hch
toỏn ny
Ti khon thu N v Tk thu Cú: Khai bỏo cho cỏc nghip v liờn quan n thu
u vo v thu u ra
Ti khon thu nhp kh u: Khai bỏo cho bỳt toỏn nhp khNu
Ti khon chit khu: Khai bỏo cho bỳt toỏn bỏn hng cú chit khu

5.5 Danh mc khỏch hng, nh cung cp


Chc nng: Cp nht, hiu chnh danh mc nhúm khỏch hng; Phõn khỏch hng thnh
cỏc nhúm tu theo yờu cu qun lý ca n v. Vớ d phn danh mc khỏch hng theo
cỏc nhúm

Cỏc khỏch hng cú th chia thnh tng nhúm khỏch. Chng trỡnh phõn cp n 3 mc
vớ d:

Tập hợp các khách hàng, nhà
cung cấp, cá nhân

M = MB
Miền bắc. (Loại nhóm = 1)

Hải dơng

Hải phòng

Miền nam (Loại nhóm = 2)

Hà nội

Cấp 2
M = HN

Đ.Đa

Cầu giấy

Công ty
Công ty
XD & đầu
Sản xuất
t phát triển que hàn Đại
HN
Tây Dơng

Ba đình

Cấp 2

Xí nghiệp
giấy và bao M = BD

bì hà nội

18

Đối tợng

Cấp 1


Theo mô hình trên nếu bạn muốn phân cấp quản lý đối tượng theo nhóm thì phải khai báo
mã nhóm trước và tên nhóm.
•

Đường dẫn: Bán hàng (mua hàng)\ Danh mục\ Danh mục phân nhóm khách hàng.

•

Các thông tin cập nhật

Kiểu phân nhóm: Chương trình xây dựng có 3 cấp nhóm, đặt các cấp 1,2,3 tương ứng. (Có
thể hiểu theo các cấp tăng dần hoặc giảm dần)
Mã nhóm khách hàng: Mã hoá nhóm khách hàng. Tuân thủ quy tắc mã hoá thông tin.
Tên nhóm khách hàng: Nhập tên nhóm khách hàng
Tên 2: Dùng đặt tên viết tắt hoặc tên tiếng Anh, hoặc ký hiệu riêng của nhóm khách hàng.
5.6 Danh mục khách hàng
•

•
•

Chức năng: Danh mục khách hàng, nhà cung cấp dùng để quản lý khách hàng, nhà
cung cấp và các đối tượng công nợ phải thu, phải trả (tk 131, 136, 1388, 141, 331, 336
và 3388).
Đường dẫn: Bán hàng (mua hàng)\ Danh mục\ Khách hàng.
Cập nhật các thông tin:

- Mã khách
- Tên khách hàng
- Tên 2
- Điạ chỉ
- Đối tác

: Mã khách hàng, mã nhà cung cấp, mã cá nhân
: Tên khách hàng, tên nhà cung cấp
: Tên viết tắt, bí danh, .. của khách hàng
: Địa chỉ của khách hàng
: Tên, địa chỉ của đối tác
19


- Mã số thuế VAT
: Nhập vào mã số thuế của đối tượng trên
- Tài khoản ngầm định: ta có thể đặt trước tài khoản ngầm định cho khách hàng đó để khi
vào các chứng từ của khách hàng đó thì sẽ tự động hạch toán
SAS INNOVA6.8.1 phân cấp các khách hàng có thể đến 3 cấp khác nhau. Nếu bạn đã
phân nhóm khách hàng theo hướng dẫn trên thì mục Nhóm khách hàng 1 nhập vào mã
nhóm cấp 1 (theo trên bạn nhập MB), Nhóm khách hàng 2 nhập vào mã nhóm cấp 2 (theo
trên bạn nhập HN), Nhóm khàch hàng 3 nhập vào mã nhóm thứ 3 (theo trên bạn nhập BD)
Các thông tin dưới đây là các thông tin không bắt buộc, nếu có bạn hãy nhập, còn không có
thể bỏ qua: Số điện thoại; Số Fax; Email; Ngân hàng giao dịch; Ghi chú

5.7 Danh mục vụ việc hợp đồng
- Chức năng: Khai báo danh mục vụ việc hợp đồng nhằm mục đích tập hợp chi phí giá
thành cho từng vụ việc hợp đồng hoặc quản lý các đối tượng khác. Thiết lập cơ sở ban đầu
để tính chi phí giá thành
- Đường dẫn: Giá thành\ Danh mục\Vụ việc, hợp đồng

Các thông tin cập nhật:
- Mã vụ việc : Mã vụ việc, hợp đồng
- Tên vụ việc : Đặt tên cho vụ việc, hợp đồng
- Tên 2
: Tên viết tắt, ký hiệu riêng hoặc tên tiếng Anh của vụ việc, hợp đồng
- Tài khoản : Tên tài khoản theo dõi vụ việc, hợp đồng
- Khách hàng : Mã khách hàng liên quan đến vụ việc, hợp đồng
- Ngày bắt đầu : Ngày bắt đầu của vụ việc, hợp đồng
- Ngày kết thúc: Ngày kết thúc của vụ việc, hợp đồng
- Tiền nguyên tệ: Giá trị nguyên tệ ghi trên hợp đồng
- Tiền VND : Giá trị VND (quy đổi) ghi trên hợp đồng
5.8 Danh mục kho hàng
•
•

Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục kho hàng trong đơn vị
Đường dẫn: Vật tư hàng hoá\Danh mục\ Danh mục kho:

20


Các thông tin cập nhật:
- Mã kho
: Khai báo mã kho

- Tên kho
: Khai báo tên kho
- Tên 2
: Tên tiếng Anh, viết tắt hoặc ký hiệu riêng của kho
- Kho/đại lý : Khai báo là kho của công ty hay đại lý
- Tài khoản hàng tồn kho tại đại lý: Khai báo tài khoản để theo dõi hàng tồn kho tai các đại
lý
5.9 Danh mục nhóm hàng hoá vật tư
•
•

Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục nhóm hàng hoá, vật tư. Phân loại danh mục
hàng hoá, vật tư theo yêu cầu quản lý của đơn vị
Đường dẫn: Vật tư hàng hoá\Danh mục\ Nhóm hàng hoá vật tư:

5.10 Danh mục hàng hoá vật tư
•
•

Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục hàng hoá vật tư. Khai báo theo dõi chi tiết
vật tư, hàng hoá, thành phNm.
Đường dẫn: Vật tư hàng hoá\Danh mục\ Hàng hoá vật tư:

21


Các thông tin cập nhật
- Mã vật tư
: Trường mã có 16 ký tự, có thể cả bằng chữ và số chú ý tạo mã sao cho
khoa học để dễ tra cứu, và phải lường trước được số lượng hàng hoá vật tư phát sinh sau

này
- Part number : Có thể dùng đối với những đơn vị theo dõi Part number của hàng hoá
- Tên vật tư : Khai báo tên vật tư hàng hoá, Tên VT hàng hoá và tên mã VT thường có
mối liên hệ với nhau để dễ theo dõi tra cứu
- Tên 2
: Tên viết tắt, tên tiếng Anh hoặc ký hiệu riêng của hàng hoá vật tư
- Đơn vị tính : Đơn vị tính của hàng hoá, vật tư
- Theo dõi tồn kho: Khai báo có theo dõi tồn kho hay không
0 – Không theo dõi tồn kho, sẽ không lên báo cáo tồn kho
1 – Có theo dõi tồn kho
Cách tính giá tồn kho: Khai báo cách tính giá tồn kho của các hàng hoá, vật tư
+ Tính tồn kho theo phương pháp giá trung bình
+ Tính tồn kho theo phương pháp giá đích danh
+ Tính tồn kho theo phương pháp giá nhập trước, xuất trước
+ Tính tồn kho theo phương pháp trung bình từng lần nhập
Khi khai báo trường này cần chú ý phải xác định trước và thống nhất cách tính giá của
hàng hoá, khai báo hàng hoá tính theo giá nào thì vào chương trình phải tính theo giá đó.
- Tk kho

: Khai báo tài khoản theo dõi tồn kho của hàng hoá, vật tư (ví dụ Vật tư thì
dùng TK 152, Thành phNm 155, Hàng hoá TK156 )
- Tk giá vốn : Khai báo tài khoản để hạnh toán giá vốn xuất cho hàng hoá, vật tư
- Tk doanh thu : Khai báo tài khoản doanh thu
- Tk hàng bán trả lại : Khai báo tài khoản hàng bán trả lại
- Tk sản ph m dở dang: Khai báo tài khoản sản phNm dở dang, dùng để hạch toán chi phí,
giá thành
22


- Nhóm vật tư 1

: Khai báo hàng hóa, vật tư có thuộc nhóm thứ nhất không
- Nhóm vật tư 2
: Khai báo hàng hóa, vật tư có thuộc nhóm thứ hai không
- Nhóm vật tư 3
: Khai báo hàng hóa, vật tư có thuộc nhóm thứ ba không
- Số lượng tồn tối thiểu: Khai báo số lượng tồn tối thiểu của hàng hoá vật tư.
- Số lượng tồn tối đa : Khai báo số lượng tồn tối đa của hàng hoá, vật tư
Lưu ý: Trong trường hợp không theo dõi tồn kho thì chương trình không cho khai báo Tk
kho và Tk doanh thu
5.11 Danh mục bộ phận nhân viên bán hàng
•
•

Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục bộ phận, phòng ban từ đó đưa ra được các
báo cáo liên quan đến doanh số bán hàng theo nhân viên.
Đường dẫn: Bán hàng\ Danh mục\ Hợp đồng bộ phận\ Bộ phận, nhân viên

Các thông tin cập nhật
- Mã bộ phận : Mã bộ phận, phòng ban
- Tên bộ phận : Tên bộ phận, phòng ban
- Tên 2
: Tên viết tắt, hoặc tên tiếng Anh hoặc ký hiệu riêng của bộ phận
5.12 Danh mục giá bán
•

•

Chức năng: Cho phép khai báo giá bán tương ứng của từng hàng hoá vật tư, theo từng
mốc thời gian. Danh mục giá bán chỉ dùng để hỗ trợ việc cập nhật giá bán hàng hoá.
Người sử dụng có quyền sửa đổi giá bán cho từng hoá đơn.

Đường dẫn: Bán hàng\ Danh mục\ Giá bán

Các thông tin về danh mục giá bán gồm có:
-

Mã vật tư
Ngày bán
Giá bán ngoại tệ
Giá bán theo đồng tiền hạch toán

Lưu ý là trong danh mục chỉ lưu giá bán cuối cùng cho từng mặt hàng.
5.13 Đổi mã và ghép mã các danh điểm trong các danh mục từ điển
Trong một số trường hợp sẽ có nhu cầu đổi mã một danh điểm thành một mã khác cho
đúng hoặc cho thống nhất.
Trong một số trường hợp khác thì do nhầm lẫn nên có thể xảy ra khả năng là một danh
điểm có tới 2 mã. Khi này thì sẽ có nhu cầu ghép 2 mã thành một mã hoặc là đổi một mã
thành mã khác.
Chương trình SAS INNOVA 6.8.1 cho phép đổi và ghép mã các danh điểm. Việc này được
thực hiện ở phần cập nhật danh mục từ điển tương ứng thông qua chức năng F6. Khi đổi
hoặc ghép mã chương trình sẽ tự động tìm kiếm mã hiện thời trong tất cả các dữ liệu và đổi
thành mã cần thiết.
5.14 Các thao tác khi cập nhật chứng từ
Khi cập nhật một chứng từ việc đầu tiên là xác định loại chứng từ để quyết định chọn
phân hệ kế toán cho phù hợp.
23


-

SAS INNOVA 6.8.1 bố trí màn hình cập nhật chứng từ gồm 4 phần:

Phần 1: Các thông tin liên quan chung cho toàn bộ chứng từ như ngày chứng từ, số
chứng từ, mã khách hàng...
Phần 2: Danh sách các định khoản, các mặt hàng trong chứng từ đó
Phần 3: Các tính toán như tổng số tiền, thuế GTGT, chi phí...
Phần 4: Các nút chức năng điều khiển quá trình cập nhật chứng từ như xem, sửa, xoá,
mới...

6. Các thao tác xử lý khi cập nhật chứng từ
Trong SAS INNOVA 6.8.1, khi cập nhật chứng từ có các chức năng như sau:
- Mới: vào chứng từ mới
- Lưu: lưu chứng từ
- In ctừ: in chứng từ trên máy. Với bản SAS INNOVA 6.8.1 nếu chọn in chứng từ hiện
thời. Nếu muốn in nhiều chứng từ đưa vào chức năng “tìm” ra các chứng từ sau đó mới đặt
lệnh in và ở màn hình in chọn ô ‘in tất cả hóa đơn”.
- Sửa: sửa chứng từ hiện thời
- Xoá: xoá chứng từ hiện thời
- Xem: liệt kê các chứng từ đang xử lý để chọn một chứng từ.
- Tìm: đưa vào các điều kiện để lọc các chứng từ đã cập nhật trước đó ra. Có thể
xem/sửa/xoá
- Copy: khi copy các nội dung của một chứng từ đã có rồi
- Quay ra: Chuyển sang nhập loại chứng từ khác (phải lưu chứng từ hiện thời trước): chuột
phải và chọn chứng từ cần chuyển.
Có một tiện lợi là tất cả các chức năng xử lý nêu trên đều nằm trên cùng một màn hình cập
nhật chứng từ. Người sử dụng chỉ việc ở trong một màn hình và có thể thực hiện tất cả các
xử lý cần thiết. Trong quá trình cập nhật chứng từ có thể dùng con trỏ nháy vào các ô trên
hoặc dùng phím nóng ALT+ chữ gạch chân trong ô sáng đó.
6.1 Quy trình vào mới một chứng từ
Dưới đây sẽ trình bày quy trình vào một chứng từ mới trên cơ sở ví dụ vào một “Hoá đơn
mua hàng”
-

-

Chọn menu cần thiết, ví dụ: " Mua hàng\ Sơ đồ\ Hoá đơn mua hàng"
Chương trình sẽ lọc ra 5 chứng từ được nhập cuối cùng và hiện lên màn hình cập nhật
chứng từ để biết là các chứng từ cuối cùng được nhập. Nhấn nút ESC để quay ra màn
hình nhập chứng từ. Chỉ có các nút <<Mới>>, <<Tìm>> và <<Quay ra>> là hiện còn
toàn các trường khác đều mờ. Con trỏ nằm tại nút <<Mới>>.
Tại nút <<Mới>> ấn phím Enter để bắt đầu vào chứng từ mới. Con trỏ sẽ chuyển đến
trường đầu tiên trong màn hình cập nhật thông tin về chứng từ.
Lần lượt cập nhật các thông tin trên màn hình: Các thông tin chung cho toàn bộ chứng
từ, các định khoản / mặt hàng trong chứng từ và các thông tin khác như thuế, chi phí,...
Tại nút <<Lưu>> ấn phím Enter để lưu chứng từ.

6.2 Tiện ích khi cập nhật chứng từ
Để tăng sự tiện lợi cho người sử dụng SAS INNOVA 6.8.1 cung cấp một loạt các tiện
ích sau:
- Dùng các phím Page Up, Page Down để xem các chứng từ trước hoặc sau chứng từ
hiện thời.
- Chọn nút <<Xem>> trên màn hình cập nhật để xem toàn bộ các chứng từ đã cập nhật
trong lần cập nhật hiện thời. Sau khi thoát ra khỏi màn hình xem thì bản ghi hiện thời
sẽ hiện trên màn hình cập nhật chứng từ.
- Để tìm nhanh một khách hàng, một vật tư,... trong khi cập nhật chứng từ ta có thể thực
hiện bằng các cách như sau. Nếu ta không nhớ mã thì ta chỉ việc ấn phím Enter và toàn
bộ danh mục cần thiết sẽ hiện lên cho ta chọn. Nếu ta nhớ một số ký tự đầu của mã thì
24


-

-

-

ta gõ các ký tự đầu này rồi ấn phím Enter, chương trình sẽ hiện lên danh mục cần thiết
và con trỏ sẽ nằm tại bản ghi có mã gần đúng nhất với mã ta gõ vào. Trong màn hình
danh mục ta có thể tìm một xâu ký tự đặc biệt mà tên khách hàng / vật tư có chứa.
Để vào thêm một khách hàng mới, một vật tư mới,... ngay trong khi cập nhật chứng từ
thì ta chỉ việc Enter qua trường mã cần thiết. Màn hình danh mục từ điển sẽ hiện lên và
trong màn hình này ta có thể thực hiện các thao tác với danh mục như thêm, sửa, xoá
các danh điểm trong danh mục.
Để chọn loại ngoại tệ giao dịch cần thiết ta chọn nút <<Chọn ngoại tệ>>.
Trong khi nhập chứng từ nếu cần xem một báo cáo nào đó ta có thể kích chuột vào nút
xem báo cáo và chọn báo cáo cần thiết để xem.

Trong khi nhập chứng từ nếu cần chuyển sang nhập chứng từ loại khác ta có thể kích
chuột phải và chọn loại chứng từ cần thiết để nhập (lưu ý phải lưu chứng từ hiện thời
lại rồi)

7. Báo cáo trong SAS INNOVA 6.8.1
7.1 Quy trình chung lên báo cáo
• Chọn phân hệ kế toán liên quan đến báo cáo cần kết xuất
• Chương trình sẽ hiện thị danh sách các báo cáo liên quan của phân hệ vừa chọn ->
chọn báo cáo cần thiết
• Đặt điều kiện lọc số liệu để lên báo cáo. Sau khi tính toán xong, chương trình sẽ hiển
thị kết quả dưới dạng bảng số liệu. Ta có thể dùng các phím con trỏ để di chuyển xem
các thông tin cần thiết.
• Trong đa số các báo cáo chương trình sẽ cho phép thay đổi các kiểu xem, ví dụ như sắp
xếp các dòng theo mã hoặc theo tên hoặc theo giá trị hoặc nhóm các vật tư, khách hàng
theo các tiêu chí khác nhau,... Để làm việc này ta dùng phím F10 để lựa chọn kiểu xem.

Chương trình sẽ hiện lên các lựa chọn để ta chọn kiểu xem cần thiết. Ta có thể thay đổi
các kiểu xem khác nhau. Nếu muốn xem theo một kiểu khác ta lại chỉ việc dùng phím
F10 một lần nữa.
• Nếu ta cần in số liệu hoặc kết xuất ra các tệp dữ liệu dạng EXCEL hoặc DBF thì dùng
phím F7. Chương trình hiện lên màn hình để ta chọn mẫu báo cáo vào đầu ra (máy in
hay tệp dữ liệu).
• Đặc biệt chương trình cho phép sắp xếp thứ tự các cột báo cáo, thay đổi độ rộng của
các cột hoặc dấu các cột số liệu để có thể lên một báo cáo nhanh theo yêu cầu.
7.2 Một số điểm cần lưu ý khi lên và xem báo cáo
•

•
•

Khi xem báo cáo nếu ta muốn thay đổi trật tự sắp xếp của các cột hoặc thay đổi độ rộng
của các cột hoặc muốn dấu bớt đi một số cột nào đó giống như trong EXCEL thì ta
thực hiện các thao tác như di chuyển cột, thay đổi độ rộng của cột, che cột và sau đó ấn
F7 để in và chọn chức năng báo cáo nhanh. Khi này chương trình sẽ đưa ra mẫu in
giống như ta sắp xếp.
Trong các báo cáo tổng hợp ta có thể xem các chi tiết phát sinh liên quan bằng cách
dùng phím F5.
Khi xem các chi tiết phát sinh ta có thể xem trực tiếp chứng từ gốc liên quan bằng cách
kích vào nút xem chứng từ gốc.
25